Intranet ou Internet: collaborer est plus facile avec une solution intégrée

mer., mars 25, '20 •

Intranet ou Internet: collaborer est plus facile avec une solution intégrée

Avez-vous entendu parler d’un nouveau lieu de travail numérique ? Savez-vous que la mise à niveau des systèmes intranet pourrait être la solution aux problèmes de communication interne et de collaboration de votre entreprise ? Qu’ils puissent désormais connecter tous vos employés du monde entier sur une seule et même plateforme centralisée ?

Alors... qu’en est-il du débat entre l’internet et l’intranet ?

L’internet ne répond-il pas à tous les besoins de votre entreprise en matière de communication ? Il offre une pléthore d’opportunités comprenant les mêmes fonctionnalités qu’un intranet, tout en connectant tout le monde sur un réseau en ligne. Est-il vraiment nécessaire d’acheter une solution logicielle intranet complète pour permettre à vos employés de collaborer et devenir plus productif ?

Il est vrai que les outils de collaboration internet et SaaS (logiciel en tant que service) fournissent des services modernes et pertinents, mais ce qui leur manque, c’est le facteur d’intégration de l’intranet. Rassembler tous les éléments crée de l’efficacité et de la simplicité sur votre lieu de travail, ce qui se traduit par un succès mesurable sur l’intranet et des gains de productivité pour votre entreprise.

Les bases : outils Internet vs solutions intranet

L’internet propose différents types d’outils SaaS (Logiciel en tant que Service) pour communiquer et collaborer. Ces outils et applications constituent la nouvelle façon d’obtenir et d’utiliser des logiciels dans l’ère numérique d’aujourd’hui. SaaS est un modèle de distribution de logiciel dans lequel les clients accèdent à un logiciel sur internet, évitant souvent de l’installer sur un ordinateur fixe.

L’hôte possède et distribue le logiciel, généralement grâce à un abonnement mensuel, et les clients y ont accès via internet en utilisant leur propre appareil. Ces applications ou logiciels sont régulièrement mis à jour et facilement accessibles avec tout appareil ayant une connexion internet. Les fonctionnalités communes fournies par ces solutions SaaS sont les suivantes :

  • Conférence vidéo/audio,
  • Chat/messagerie,
  • Annuaires et profils d’employés,
  • Gestion de documents,
  • Calendriers interactifs,
  • Gestion de projet,
  • La gestion des tâches.

Bien que ces outils soient révolutionnaires pour le monde des affaires, ils ne constituent toujours pas une solution globale du lieu de travail numérique. Même si certains outils SaaS s’intègrent à d’autres applications, vous vous retrouverez toujours, vous et vos employés, en train de vous connecter à dix plateformes différentes avant même le début de la journée. Les plateformes isolées créent des silos d’informations. Les outils SaaS ne se parlent pas, vous devez donc basculer entre eux, perdant du temps à rechercher des informations contextuelles essentielles à vos tâches. En fin de compte, vous perdez toute la productivité que ces solutions étaient censées apporter.

C’est là qu’intervient le logiciel intranet. La différence entre un intranet et l’internet réside dans le fait que le logiciel intranet décompose ces silos en créant une solution qui intègre tous vos outils. Ainsi, vous ne disposez plus de dix noms d’utilisateurs et mots de passe différents, qui ne fonctionnent pas ensemble. Au lieu de cela, vous avez un système complet qui rassemble toutes les parties fonctionnelles de votre lieu de travail numérique dans une plateforme centrale.

Que peuvent faire les outils SaaS pour une entreprise ?

Les outils SaaS offrent plusieurs options pour chaque outil de communication, de collaboration et de gestion de projet. Avec des centaines, voire des milliers, de solutions différentes, vous pouvez certainement trouver quelque chose qui correspondra aux besoins de votre entreprise. L’avantage des solutions SaaS est qu’elles peuvent être accessibles à tout moment, à partir de n’importe quel appareil, et qu’elles offrent des possibilités de collaboration sur l’ensemble de votre lieu de travail.

Voici quelques exemples d’outils SaaS :

  • Slack : un outil de communication considéré comme l’une des meilleures applications pour la messagerie en équipe.
  • Trello : une application de Kanban-Method app, est spécialisée dans la gestion de projets et de tâches.
  • Zoho Team Drive: se spécialise dans la gestion de fichiers en ligne et permet aux employés de collaborer sur des documents.

Ces outils peuvent rationaliser la communication de votre entreprise entre les services, faciliter la connexion, révolutionner la gestion de vos données et aider votre entreprise à entrer dans l’ère numérique moderne.

Les limites des logiciels SaaS

Si toutes les options disponibles peuvent être déroutantes, la plupart des outils SaaS ont une spécialité. Cela facilite la recherche et le choix du logiciel dont vous avez besoin, mais cela signifie également que vous devrez probablement comparer plusieurs solutions logicielles. Bien qu’une solution puisse être phénoménale pour répondre à un aspect spécifique des besoins de votre entreprise, vous devrez en obtenir d’autres pour répondre à tous vos besoins, et créer une solution globale. Ainsi, s’il peut sembler plus économique de souscrire à plusieurs outils SaaS, il pourrait couter bien plus cher à votre entreprise au long terme, car vous devrez acheter plus de logiciels que prévu. La combinaison d’outils SaaS isolés ne permettra pas à votre entreprise de réussir, contrairement aux logiciels intranet.

L’autre problème des solutions SaaS est qu’elles créent des silos sur le lieu de travail. Si vous choisissez cette route, votre entreprise aura des informations et des conversations stockées à plusieurs endroits, ce qui signifie que ces données risquent encore plus de passer inaperçues ou d’être dupliquées inutilement. En utilisant uniquement des outils SaaS, nous constatons une baisse au niveau de la collaboration. Sans un système unifié, vous commencerez à voir cette division se répartir dans toute votre entreprise. Un exemple : lorsqu’un département utilise DropBox pour sa plateforme de partage de données, et qu’un autre conserve leur donnée sur Google Drive ou Docs, il se peut que chacun possède plusieurs copies du même fichier. Ce manque de synchronisation dans leur partage d’informations baissera leur niveau de productivité que ces solutions sont censées apporte

Bien qu’il semble que l’internet devrait être en mesure de fournir tous les outils nécessaires pour gérer une entreprise moderne à l’aide d’un logiciel SaaS, le problème est que toutes ces options restent dispersées sur le Web.

Le soutien qu'apporte une solution intranet spécialisée à votre entreprise

La différence entre l’internet et un intranet réside dans le fait que les applications internet laissent votre entreprise éparpillée, tandis qu’un logiciel intranet performant regroupe tous vos outils dans un seul espace organisé et efficace. Les systèmes intranet couvrent l’ensemble de la communication et de la collaboration internes sous un seul et même grand parapluie, de sorte que chaque tâche est liée aux objectifs généraux et aux valeurs de l’organisation. Avec un logiciel intranet, c’est une connexion — c’est fait. À partir de là, vous pouvez accéder à tout ce que différents outils de gestion de projet peuvent offrir, mais au lieu de les séparer, tout est réuni dans un système intégré.

Pensez à un supermarché. Il contient un ensemble de tout ce dont vous pourriez avoir besoin dans un seul espace. Vous pouvez vous procurer des articles de toilette, des articles d’épicerie, des articles ménagers, des appareils ménagers, des cartes de vœux, des fournitures scolaires ou des vêtements. Tous réuni sous un même toit et nul besoin de se déplacer dans différents magasins spécialisés pour chaque produit. C’est exactement ce qu’offre un système intranet performant. Au lieu de voyager et de naviguer à travers différentes plateformes SaaS spécialisées qui finiront inévitablement par vous faire perdre du temps, vos employés peuvent se connecter au système intranet. C’est leur guichet unique pour la journée.

La plupart des logiciels intranet offrent ces fonctionnalités sur la même plateforme :

Gestion des documents et du contenu —Vous devez disposer d’un espace pour gérer tous les documents de votre entreprise, y compris les feuilles de calcul, les diaporamas et les éléments créatifs — en gros tout ce que vous pouvez stocker en ligne. Il devrait également inclure un moyen facile de créer du contenu pour vos employés.

Gestion des tâches —Il devrait exister un moyen simple, autant pour les employés que pour les gestionnaires, de suivre les tâches, de définir visuellement les projets et d’autoriser la collaboration entre départements.

Outils sociaux et recherche — chaque employé doit avoir son propre profil complet, exposant ses compétences spécifiques et toutes les informations pertinentes. Cet outil doit également être disponible pour que les employés puissent socialiser — pensez à des fonctionnalités telles que des commentaires, des modifications ou des réactions à tout type de publication dans le système intranet.

Application mobile —Pour être véritablement qualifiée en tant que « lieu de travail numérique », toute solution intranet performante doit inclure une fonctionnalité d’application mobile permettant aux employés de rester connectés, à tout moment, n’importe où. Cela devrait être une interface facile à utiliser et devrait inclure des éléments tels que les notifications pour faciliter la communication immédiate.

Intégration — non seulement les intranets sont complètement intégrés à leurs propres systèmes, mais une bonne solution intranet doit également être compatible avec les autres outils SaaS que votre entreprise utilise. L’avantage de les intégrer à votre intranet est de les combiner dans un seul login, ce qui réduit l’inefficacité de passer d’une application ou d’une page à une autre.

Avis des utilisateurs Intranet

Un utilisateur Happeo :

« Je pense que la meilleure caractéristique de Happeo, à part le côté social, est la section Communautés avec l’organigramme visuel. C’est quelque chose de très unique, utile et original. »

Un utilisateur Unily :

« Ce logiciel a la capacité de parfaitement refléter notre marque. Je ne pensais pas que nous pourrions créer un intranet aussi puissant ! Il est si facile à utiliser, tant du point de vue de la gestion de contenu que de son utilisation finale ; une plateforme vraiment intuitive. Il existe une multitude de widgets faciles à utiliser (et à déplacer) pour créer des pages vraiment attrayantes. La zone Applications et outils garantit que les employés accèdent d’abord à l’intranet pour trouver leurs autres applications. Puissante fonctionnalité de recherche. »

Avantages de l’intégration

Partage d’informations —Une solution intranet entièrement adoptée et mise en œuvre est l’endroit où vos employés se rendront pour effectuer leurs tâches quotidiennes. En partageant des informations sur l’ensemble de l’entreprise sur votre plateforme intranet, vous éviterez de basculer entre logiciels et simplifiez la localisation et l’accès aux informations. Lorsque tout est réuni au même endroit, tous les départements ont accès aux mêmes informations.

Communication interdépartementale — sur le plan de la communication, les logiciels intranet ne permettent pas aux différents départements de s’en tenir à certaines applications que d’autres départements pourraient ne pas aimer utiliser. Cela ouvrira un dialogue à l’échelle de l’entreprise qui soutiendra la collaboration au lieu de la division, créant une culture de communication ouverte et de confiance au sein de votre lieu de travail.

Soutenez les valeurs de l’entreprise —Les solutions silencieuses ne laissent aucune place au dialogue entre grandes entreprises. Plus il y a de logiciels, moins il est probable que tous vos employés se connecteront pour vérifier ce qui se passe dans l’ensemble de la société. Dans le cas où tous sont réunis au même endroit, les employés seront plus productifs et iront exclusivement sur le réseau intranet pour des informations et des tâches. Votre entreprise peut également montrer plus efficacement sa marque et ses valeurs fondamentales. Garder un dialogue pertinent et de qualité entre les employés peut également être bénéfique pour vous. Si les nouveaux employés peuvent entrer et avoir accès à toutes les communications qui se produisent au sein de l’entreprise, ils s’intègreront et comprendront beaucoup mieux comment fonctionne l’entreprise et quelle culture elle a adoptée.

Format global — Avoir une solution intranet vous permet de créer un format standard pour l’ensemble de votre entreprise, facilitant ainsi la création et le partage de contenu entre vos employés, en restant fidèle à l’image de votre marque. Le formatage prédéfini est également un moyen simple de s’assurer que votre portail intranet reste dégagé et a l’air professionnel.

Conclusion : trouver le logiciel qui vous convient

Bien qu’il puisse sembler que certains outils de communication et de collaboration soient meilleurs que d’autres, vous devez rechercher lesquelles conviennent le mieux à votre entreprise. Pensez aux avantages et aux inconvénients spécifiques de votre entreprise dans le débat opposant l’intranet à Internet. Posez-vous les questions suivantes et décidez quelles solutions répondront le mieux aux besoins :

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  • Quels sont les problèmes à résoudre?
  • Quelles sont les fonctions ou fonctionnalités clés nécessaires pour résoudre le problème?
  • Peut-on résoudre ce problème avec une solution SaaS ou faut-il un système intranet complet?
  • Quelles solutions seront plus bénéfiques à long terme ?
  • Quels sont les défis potentiels dans l’adoption ou de la mise en œuvre de la solution?
  • Comment pouvons-nous empêcher ces problèmes de se présenter complètement?

Si une ou deux solutions SaaS peuvent sembler parfaitement adaptées, veillez à comparer les couts de plusieurs logiciels en silo ne pouvant pas s’intégrer, contre une solution totalement intégrée, pouvant même résoudre des problèmes imprévus ou futur dans votre entreprise.

 

Author:

Stefan Wuethrich

Date:

mer., mars 25, '20

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