Les 4 impacts d'un système de knowledge management en entreprise

La façon dont les connaissances sont gérées impacte tous les aspects organisationnels, y compris le personnel, les processus internes, les produits ou les services de l'entreprise.

Dans cet article, nous examinerons comment un système de knowledge management en entreprise améliore la productivité du personnel et peut être un levier de transformation digitale pour une entreprise.

1. Faciliter le partage de connaissances et la collaboration

L’information et les connaissances internes sont principalement utilisées pour collaborer. Leur partage est au cœur de la collaboration : c'est là que commence la discussion, que des idées créatives sont générées, et que les tâches sont assignées. Ce processus est simple lorsque la même information est accessible à tous les membres de l’équipe; or cela n’est pas toujours le cas.

Généralement, des centaines de versions de documents circulent et les membres de l'équipe ne savent pas toujours quelle est la plus récente. Ce problème, on lui a donné un nom : le chaos de l’information. Ce chaos augmente fortement les chances que la collaboration devienne désordonnée, voire contre-productive.

Les silos d'informations sont un autre obstacle à la construction d'une culture collaborative, empêchant les membres de l'équipe de prendre des décisions en toute connaissance de cause.

Un silo d'informations est une équipe ou un département au sein d'une entreprise qui ne communique pas efficacement avec d'autres groupes. L’information est alors isolée, et incohérente par rapport aux flux d'informations connexes. C’est là le principal défi que doit relever le knowledge management. En moyenne, 54% des entreprises font face à ce problème, et cela peut leur coûter jusqu'à 1,5 million d’euros par an.

De plus, les silos de communication et de collaboration peuvent conduire à :

• Un désalignement des employés
• Des différences de priorités entre les membres de l’équipe

Les systèmes de knowledge management en entreprise vous aident à créer une culture de partage des connaissances. Ils assurent leur accessibilité au sein de l'organisation et facilitent la collaboration. Les informations sont organisées ce qui permet à tout le monde de facilement s'y retrouver. Ce qui fait du knowledge management un levier de transformation pour beaucoup d’entreprises.

2. Assurer une meilleure prise de décision

Un logiciel de knowledge management en entreprise diffuse les informations pour les rendre accessibles à tous au sein de l'organisation. Quel est alors l'impact du knowledge management sur la prise de décision ?

• Il crée une source unique de vérité, fournissant des informations pertinentes et à jour aux utilisateurs pour une prise de décision plus assurée (et généralement meilleure).
• Il rend les processus de décision plus agiles en accélérant et en simplifiant l'accès à l'information. À l’inverse, avoir plusieurs versions de documents circulant engendre une confusion et fait perdre un temps précieux qui pourrait être utilisé pour gagner en productivité.

Pour résumer : un système de knowledge management en entreprise permet aux membres d’une équipe de prendre de meilleures décisions, et ce plus rapidement.

3. Des employés plus motivés et productifs

Lorsque vous entendez « knowledge management » ou gestion des connaissances, vous avez probablement l'impression qu'il s'agit avant tout d'organiser des informations statiques. Mais cela va en fait au-delà du stockage et du partage de fichiers pour s'étendre aussi à la communication entière. Qu'il s'agisse de communication statique ou dynamique, une meilleure gestion des connaissances est synonyme de transparence dans vos communications.

À quoi peut ressembler une telle transparence avec un système de knowledge management quand il s’agit de communication descendante ?

• Les ressources sont accessibles à tous, peu importe l’endroit et le moment
• La création de contenu est ouverte à tout le monde dans l’entreprise
• La gestion de projet est simplifiée pour les équipes
• Chaque service peut avoir son propre wiki avec les informations importantes et les personnes à contacter pour chaque besoin.
• Similairement, les nouveaux employés ont accès à une page d’onboarding, où sont centralisées toutes les informations dont ils ont besoin pour bien commencer.
• Plus besoin de chercher l’information pendant des heures ou de demander à untel ou untel qui a la bonne version du document.

Les systèmes de knowledge management peuvent aussi faire office de hub de communication s'ils permettent une communication ascendante. Vous êtes dès lors assuré que l’information ne vienne pas que « d’en haut », mais que les employés puissent aussi communiquer leurs retours et opinions avec le reste de l’entreprise et la direction. Quel peut être alors l’impact d’une communication descendante sur la gestion des connaissances ?

• Les employés ont accès à des groupes et canaux de communication dynamiques pour partager leurs connaissances, et engager des discussions autour de celles-ci dans les commentaires.
• Les employés peuvent facilement exprimer leurs opinions, proposer des idées, ou tout simplement discuter de tout et n’importe quoi.
• Lorsque les employés se sentent impliqués dans l’entreprise et sont au courant de ce qui se passe en interne, ils sont alors plus motivés et productifs.

4. Passer d’une culture « de demande » à une culture « de recherche »

Nous parions que vous avez déjà eu (ou avez actuellement !) quelqu’un dans votre entreprise qui vous demande où trouver tel ou tel fichier car il a du mal à s’y retrouver. De votre côté, vous l’aidez à chaque fois par gentillesse. Cela fait perdre du temps à votre collègue, mais aussi (et surtout) à vous ! C'est ce qu’on appelle une culture « de demande », par opposition à une culture « de recherche » où la personne va chercher d’elle-même l’information.

Mettre en place une culture de recherche n’est possible que si l'information est organisée de manière à la rendre simple et rapide à trouver. Dès lors, tout le monde est à même de trouver seul ce qu’il recherche. Une telle culture est ce qu’il y a de plus performant en matière de gestion des connaissances, mais peut être difficile à mettre en place.

Heureusement, un système de knowledge management en entreprise peut vous aider à influer sur ce changement culturel :

• En servant d'outil wiki propre à votre entreprise et en rendant les informations dont vos employés ont besoin faciles à trouver sur des pages structurées et dynamiques.
• En prévenant la perte des connaissances. Celles-ci restent disponibles sur le système de knowledge management, même si vos employés quittent l’entreprise. Sans base de connaissances appropriée, chaque employé qui s’en va emporte avec lui ses connaissances.
• En proposant une fonctionnalité Search qui permet de trouver rapidement l’information sur la plateforme knowledge management. Point bonus si la fonctionnalité permet de rechercher dans des applications externes intégrées au système de knowledge management.

Pour résumer: un levier de transformation digitale

Lorsqu’une entreprise se développe, le volume de connaissances internes augmente également. Une bonne gestion de ces connaissances est alors cruciale, et détermine la façon dont ces informations sont trouvées, partagées et stockées dans votre organisation.

Il est alors nécessaire de mettre en place une stratégie de knowledge management dans votre entreprise pour assurer une bonne gestion de l’information. Une stratégie qui doit alors découler sur un système de knowledge management simple d’utilisation pour vos employés.

Ces derniers doivent d’ailleurs être impliqués dans ce processus, car ce sont eux qui interagissent principalement avec ces connaissances. Si votre système de knowledge management est basé sur les exigences et besoins de vos employés, vous avez alors toutes les chances de votre côté pour une bonne gestion des connaissances.

Un bon exemple de knowledge management en entreprise est l’entreprise Doctolib, qui a pu grâce à Happeo centraliser l’information importante et réduire le temps passé à essayer de trouver les bonnes informations et bien communiquer.