Les 15 meilleurs outils de knowledge management en 2023

Plus une organisation est grande, plus la gestion des connaissances devient importante. Une entreprise qui se développe est synonyme de plus d'employés, plus de clients, et donc plus de documents…

Ce processus de croissance peut devenir chaotique si les entreprises n’ont pas les ressources pour bien organiser leurs informations et leurs ressources. C'est là que les outils knowledge management deviennent utiles.

Dans cet article, nous expliquons ce que sont les outils knowledge management et comment les exploiter pour mieux gérer l’information. Vous découvrirez aussi une liste des meilleures plateformes de gestion des connaissances. C'est parti !

Qu’est-ce qu’un outil de knowledge management ?

Un outil de knowledge management est toute solution numérique qui stocke des informations et les organise de manière à ce que les utilisateurs puissent facilement les trouver et interagir avec elles.

Les entreprises utilisent une telle solution pour partager des informations à la fois externes et internes.

Un outil knowledge management peut aussi s’assimiler à une solution de gestion de l'apprentissage, un outil de gestion de la relation client, ou tout simplement une base de connaissances.

Pourquoi investir dans un outil knowledge management ?

Les chefs d'entreprise se rendent compte qu'à mesure que leur entreprise grandit, le volume de connaissances augmente également. Dès lors, pour organiser ces informations et assurer le bon fonctionnement des processus internes, les entreprises utilisent des outils de knowledge management.

Les solutions de knowledge management, et outils similaires, aident les entreprises à :

• Centraliser le contenu
  
  
• Rendre l'information accessible à tous
  
  
• Éviter les silos d'informations
  
  
• Améliorer la collaboration
  
  
• Maintenir le flux de communication interne

Comment choisir le meilleur outil de knowledge management ?

Voici quelques points à prendre en compte lors du choix d'une plateforme de knowledge management.

Simplicité d'utilisation

Si vos employés jugent un outil numérique compliqué, ils seront réticents à l'idée de l’utiliser, et votre organisation ne verra pas l'impact positif de son implémentation.

Assurez-vous de choisir un outil knowledge management intuitif et ne nécessitant pas de formation approfondie. Cette facilité d’intégration vous fait gagner du temps, ainsi qu’à vos employés.

Fonctionnalités disponibles

Voici les fonctionnalités à rechercher lors du choix d'un logiciel knowledge management :

Gestion de documents

Une gestion électronique des documents favorise le stockage des fichiers ainsi que le suivi des versions des documents et des modifications apportées par les personnes qui y ont accès. Moins vous utilisez de papier, mieux c'est : le monde d’aujourd’hui est numérique (et la Terre vous remerciera).

Base de connaissances

Une base de connaissances est un système qui contient des informations structurées et non structurées. Un outil de knowledge management doit proposer les fonctionnalités nécessaires à la création d’une base de connaissances interne.

Learning management

Le learning management favorise le suivi des résultats de vos initiatives de développement et de formation des employés. Au fur et à mesure que les employés sont formés à de nouvelles compétences et acquièrent de nouvelles connaissances, il est important de suivre leurs progrès.

Source de vérité unique

L'une des fonctions les plus importantes d'un logiciel de knowledge management est de pouvoir stocker les connaissances et de les rendre accessibles sur une seule et unique plateforme. Les employés doivent savoir où chercher les informations afin de faire de votre outil une source unique de vérité. 

Fonctionnalité de recherche

La fonctionnalité de recherche aide les employés à trouver les informations souhaitées. Pour ce faire, elle doit pouvoir effectuer une recherche à travers le système de knowledge management, ainsi que dans les outils tiers, pour fournir des résultats pertinents par rapport aux informations recherchées. Le but étant de rendre 100% des informations accessibles par l’outil knowledge management.

Fonctionnalités de collaboration

Un bon outil de knowledge management permet aussi aux utilisateurs d'aller plus loin en termes de collaboration. Ils doivent pouvoir partager, commenter, échanger, interagir avec les connaissances ; en d'autres termes, collaborer.

Ces fonctionnalités de collaboration permettent aussi de créer un système d'applications interconnectées et de supprimer les outils redondants dans une entreprise. 

Canaux de communication

Les outils knowledge management constituent aussi des centres de co-communication. Ils doivent favoriser une communication à la fois statique et dynamique, ainsi qu’un meilleur partage des connaissances dans l’entreprise.

Le flux de communication statique se présente sous forme de pages de référence que les employés peuvent utiliser comme source unique de vérité. Par exemple : page RH, page Finances, page Onboarding des nouveaux employés…

La communication dynamique se produit lorsque les employés peuvent partager des informations, faire des commentaires et proposer des idées à travers des groupes ou communautés sociales. Pensez à Facebook, mais pour le travail.

Gestion du cycle de vie

La fonctionnalité Gestion du cycle de vie vous avertit lorsqu'il est temps de mettre à jour un contenu (car celui-ci est obsolète). Dans les meilleurs logiciels de knowledge management, cette fonctionnalité permet aussi d’archiver automatiquement le contenu obsolète. 

Analytics de contenu et des utilisateurs

Les fonctionnalités Analytics vous permettent d'avoir un aperçu sur :

• Les pages et les canaux les plus consultés
  
  
• Les publications les plus engageantes
  
  
• Vos employés les plus impliqués en termes de communication interne et partage de connaissances
  
  
• Les mots-clés les plus recherchés

La direction peut utiliser ces informations pour comprendre ce que les employés recherchent, mais aussi comment ils interagissent avec la plateforme, son contenu, et leurs collègues. Elle comprend dès lors mieux le contenu ou les fonctionnalités à fournir pour accroître l'engagement.

Tarification

L'achat et la maintenance d'un outil knowledge management doivent rester dans votre budget. Les outils de knowledge management offrent généralement différents forfaits tarifaires. Ceux-ci varient selon les fonctionnalités et les modules complémentaires. Le prix dépend aussi généralement du nombre d'utilisateurs.

Sécurité

Lorsque vous travaillez avec toutes sortes d'informations (articles de blog, données client, contrats et documents de politique générale), il faut un outil pour les protéger. Les meilleures plateformes de knowledge management offrent des fonctionnalités de sécurité améliorées, telles que :

• Un stockage sécurisé basé sur le cloud
  
  
• Une certification ISO 27001
  
  
• Une conformité GDPR
  
  
• Une authentification SAML pour permettre l'utilisation de SSO (Single Sign-On)

Intégrations

Si votre entreprise travaille déjà avec des outils tiers, vous ne voulez pas avoir à les remplacer à l’arrivée d’un nouveau logiciel. Il est dès lors important de vérifier les fonctionnalités d'intégration, et plus particulièrement l'API.

Voici les questions à vous poser : Votre logiciel de knowledge management s'intégrera-t-il aux outils que vous utilisez au quotidien ? Si oui, ces intégrations sont-elles fluides ? Ou devez-vous installer des modules complémentaires ?

Top 15 des meilleurs outils de knowledge management en 2023

Nous avons recherché les outils de knowledge management qui, de notre point de vue, offrent les meilleures fonctionnalités. Voici la liste :

Happeo

Idéal pour : Base de connaissances, Communications internes, Gestion de documents

Clients notables : Randstad Sourceright, Pinterest, Decathlon, Virgin Red, Doctolib, State Auto, OneGoal, Marqeta, Trimble, Mint Dentistry

Happeo est un intranet social et un outil knowledge management combinant collaboration, communication et base de connaissances dans un seul système. Il s'intègre parfaitement à Microsoft 365, Google Workspace et aux outils tiers que votre entreprise utilise déjà.

Happeo améliore la gestion des connaissances tout en stimulant la productivité : les publications dans les Communautés peuvent être partagées directement dans Slack ou Teams pour que tout le monde soit averti. Par ailleurs, il est facile d’y joindre des documents stockés sur Google Drive ou OneDrive.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Recherche Globale pour effectuer une recherche à travers l'ensemble de la plateforme, mais aussi vos e-mails ou vos fichiers dans Google Workspace et Microsoft 365
• Recherche Fédérée qui va encore plus loin en vous permettant de rechercher dans tous les outils et bases de données de l'entreprise
• Pages intranet pour héberger une information statique (par ex. page RH, page Marketing, page Sécurité, etc…)
• Communautés intranet qui sont l'endroit idéal pour publier, commenter et engager des conversations
• Gestion du cycle de vie pour archiver le contenu obsolète ou vous rappeler de le mettre à jour
• Google Workspace et Microsoft 365 afin de rendre la collaboration plus fluide
• Articles pour écrire des blogs, des actualités ou tout type de contenu à publier dans les Communautés
• Analytics pour rendre compte des mesures importantes.

Tarification : Happeo propose trois plans tarifaires : "Essentiel", "Recommandé" et "Personnalisé". Le prix dépend du nombre d'utilisateurs, ainsi que des modules complémentaires et des fonctionnalités que vous choisissez.

« Notre onboarding des nouveaux employés s'est grandement amélioré grâce aux Pages intranet d'Happeo. Au lieu d'avoir à organiser une réunion et d'envoyer la présentation à chacun des nouveaux employés, nous avons dorénavant une Page intranet entière à laquelle ils peuvent facilement se référer. »

Calene Horton
Responsable des Opérations RH

Document 360

Idéal pour : Base de connaissances 

Clients notables : Virgin Red, Whatfix, LightBox, Bluescape, AlgoSec, Singlify, Sweeten, AutoRABIT, Microgaming

Document 360 est un outil qui permet aux organisations de créer des bases publiques et privées en libre-service, tant pour les utilisateurs que pour les clients. Leur base de connaissances permet de créer, publier et gérer des articles à tout moment. 

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Site base de connaissances
• Portail base de connaissances
• Assistant base de connaissances
• Plateforme API pour lire et écrire dans la base de connaissances

• Tarification : Document 360 propose 5 forfaits tarifaires

  • Gratuit, limité à 5 comptes, 50 articles, et 1GB de stockage
  • Standard – 99 €/projet/mois
  • Business – 249 €/projet/mois
  • Entreprise – 499 €/projet/mois
  • Entreprise plus – disponible sur demande

« Cette capacité à communiquer rapidement et à améliorer la collaboration n'est égalée par aucune autre solution. Nos collaborateurs du monde entier peuvent recevoir de l'information, collaborer, et communiquer en temps réel. Ils peuvent aussi répondre rapidement et publiquement aux questions pour éviter d'avoir à envoyer les mêmes emails plusieurs fois. »

Molly Quinn
Directrice Marketing et Communication

Confluence

Idéal pour : Gestion de documents, Base de connaissances  

Clients notables : Blend, HubSpot, Audi, Twilio, LinkedIn, The New York Times, NASA, Illumina, Docker, Morningstar, GoPro

Confluence est un logiciel wiki qui sert aux entreprises d’espace de travail numérique pour favoriser le partage de connaissances entre les équipes. Il s'agit d'une base de connaissances pour stocker, partager et réviser des informations, ainsi que pour fournir des commentaires.

Confluence favorise les intégrations tierces, l’ajout de modules complémentaires et la recherche de fichiers. Les utilisateurs peuvent produire de nouvelles "thématiques" en ajoutant des fichiers dans le wiki.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Fonctionnalité recherche
• Recherches de thématiques
• Gestion de documents
• Modèles de « meilleures pratiques »

Tarification : Confluence propose quatre forfaits tarifaires ; le prix annuel est :

• Gratuit, jusqu'à 10 utilisateurs
• Standard – 5,50 € par mois par utilisateur
• Premium – 10,50 € par mois par utilisateur
• Prix Entreprise disponible sur demande

Tettra

Idéal pour : Base de connaissances, Gestion de documents

Clients notables : Recteq, Everyday Speech, Techstars, Basis 365 Accounting, SmartBug

Tettra est une base de connaissances qui organise les données de l'entreprise afin que les employés puissent y accéder rapidement et facilement. Il doit son caractère spécial à son wiki Slack, qui permet de répondre aux questions dans Slack en utilisant la base de connaissances de Tettra. L'intégration fluide de Slack permet aux utilisateurs de rechercher, d'enregistrer et de partager des pages Tettra dans les chats.

Principales fonctionnalités de l’outil de knowledge management :

• Vérification de contenu
• Page et demande de mise à jour
• Suggestions de contenu
• Éditeur
• Fonctionnalité recherche
• Exportation du contenu

Tarification : Tettra propose trois forfaits : 

• Démarrage - gratuit, jusqu'à 10 utilisateurs
• Mise à l'échelle - 8 €/utilisateur/mois, jusqu'à 250 utilisateurs
• Entreprise – 16 €/utilisateur/mois

SharePoint

Idéal pour : Base de connaissances, Gestion de documents pour les grandes équipes

Clients notables : NASCAR, Goodyear, M&S, Hershey, Qantas, Coles

Ancêtre des intranets et des outils de knowledge management, SharePoint est une solution digitale permettant aux employés de rechercher, de télécharger des fichiers et de les partager avec leurs coéquipiers. La plateforme relie l'utilisateur à des documents, ou à des espaces partagés comme Teams et Microsoft 365, en conservant les connaissances de l'entreprise au même endroit. 

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Fonctionnalité de recherche
• Analyse de contenu
• Stockage et partage de fichiers
• Wiki des connaissances
  

Tarification : Vous pouvez choisir parmi trois options renouvelables automatiquement chaque année :

• Sharepoint Online (Plan 1) –  4,8 €/utilisateur/mois
• Sharepoint Online (Plan 2) –  8,40 €/utilisateur/mois
• Office 365 E3 à 22,6 €/utilisateur/mois

Helpjuice

Idéal pour : Gestion de documents

Clients notables : Amazon, Glovo, Organisation mondiale de la santé, TCL, Virgin Mobile, Viking, Hertz, Vacasa, Upstart

Helpjuice est un logiciel knowledge management basé sur le cloud. Ce qui est intéressant avec ce logiciel, c'est qu'il peut créer et gérer des bases de connaissances aussi bien en interne qu'en externe. Les entreprises de toutes tailles utilisent par ailleurs Helpjuice pour améliorer leur culture collaborative et leur support client. 

Principales fonctionnalités de gestion des connaissances :

• Création et formatage du contenu
• Analytics
• Fonctionnalité de recherche
• Base de connaissances

Tarification : Helpjuice propose quatre types de forfait, chacun offrant une période d'essai gratuite de deux semaines :

• Entrée - 115 €/mois, pour jusqu'à 4 utilisateurs
• Elan - 184 €/mois, pour jusqu'à 16 utilisateurs
• Premium Limité – 277 €/mois, jusqu'à 60 utilisateurs
• Premium illimité – 479 €/mois

ProProfs

Idéal pour : Gestion de l'apprentissage  

Clients notables : Adobe, Cisco, Université de Phoenix, Nations Unies, Sony, Ford, Dell, Nestlé, Croix-Rouge américaine, Shell

ProProfs est un outil numérique conçu pour les quiz et la formation. Ses analyses rapportent les résultats au créateur du quiz afin qu'il puisse voir comment son processus d'apprentissage évolue. L'outil rend aisé la conception de wikis, manuels et documents, sans oublier la base de connaissances. 

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Créateur de formation
• Base de connaissances
• Créateur de quiz
• Créateur d'enquêtes 

Tarification : À partir de 19 €/mois, essai gratuit inclus

Zendesk

Idéal pour : Support client et ventes

Clients notables : Siemens, Stanley Black & Decker, Tesco, Khan Academy, Uber

Zendesk est un outil CRM conçu pour faire évoluer les relations clients. Cette plateforme améliore les ventes et les communications avec les clients, en rationalisant le support grâce aux fonctionnalités comme les automatisations, les déclencheurs et le chat multiplateforme. Sa conception centrée sur l'utilisateur la rend facile à utiliser pour les clients et les agents de support.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Fonctionnalité de recherche
• Mises à jour en temps réel
• Collaboration des agents
• Automatisation du service d'assistance

Tarification : Zendesk propose deux services différents. 

Zendesk pour le service :

• Suite équipe : 47 €/utilisateur/mois
• Suite croissance : 76 €/utilisateur/mois
• Suite professionnelle : 95 €/utilisateur/mois
• Suite entreprise : 144 €/agent/mois/facturation annuelle
• Il va encore plus loin : 206 €/agent/mois/facturation annuelle

Zendesk pour les ventes :

• Vente Equipe : 18 €/utilisateur/mois
• Vente Professionnelle : 47 €/utilisateur/mois
• Vente Entreprise : 95 €/utilisateur/mois

HelpCrunch

Idéal pour : Support client

Clients notables: Statcounter, SE Ranking, European Sperm Bank, Halebop locall, Fitlap, Revenue Grid

HelpCrunch est une plateforme de communication client qui combine service d'assistance, chat en direct, base de connaissances et automatisation du marketing. Il assure le cycle de vie du client depuis le point de conversion, et aide les organisations à fidéliser les clients et à stimuler les ventes. 

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Base de connaissances
• Intégrations tierces
• Service d’assistance

Tarification : HelpCrunch propose trois forfaits tarifaires - Basique (11,5 € par utilisateur/mois), Pro (19,2 € par utilisateur/mois) et Entreprise (vous pouvez contacter HelpCrunch pour discuter de l'option personnalisée la plus appropriée pour votre entreprise)

Bit.ai

Idéal pour : Gestion de documents 

Clients notables : New Zealand Post, Canon, Massachusetts Institute of Technology, Harvard University, Georgetown University, University of Michigan, The New York Stem Cell Foundation

Bit.ai est une plateforme de collaboration documentaire qui réunit la création et la gestion de documents en un seul endroit. Nous apprécions la plateforme parce que chaque entreprise, service et équipe possède son propre ensemble d'outils numériques, de fichiers et de ressources Web.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Wiki/base de connaissances
• Bibliothèque de contenu
• Contrôle de contenu
• Fonctionnalité de recherche
• Accès à l’éditeur de documents

Tarification: 

Comme la majorité des outils knowledge management de cette liste, Bit.ai offre quatre packages différents :

• Plan gratuit - jusqu'à 5 utilisateurs
• Standard - 7,7 €/utilisateur/mois
• Plan business - 14,4 €/utilisateur/mois
• Tarif Entreprise disponible sur demande ; avec plan personnalisé pour le déploiement de l'équipe
  

SABIO

Idéal pour : Base de connaissances 

Clients notables : DPD, Commerzbank, Weleda, IONOS by 1&1, Deutsche Bahn

SABIO est un outil de partage des connaissances conçu spécifiquement pour les organisations spécialisées dans le service client. Le logiciel favorise une meilleure qualité de gestion de l'information et permet à chaque employé du service client d’accéder aux données de tous les départements. 

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Recherche pour l’auto-apprentissage
• Classement des recherches
• Filtres des recherches
• Téléchargement de formats de fichiers (Word, Excel, documents PowerPoint, PDF)

Tarification : SABIO offre trois forfaits :

• SABIO équipe pour 7,7 € utilisateur/mois, essai gratuit inclus
• SABIO business 11,5 € utilisateur/mois, essai gratuit inclus
• SABIO entreprise : demandez un devis sur https://www.getSABIO.com/pricing/
  

Bloomfire

Idéal pour : Base de connaissances

Clients notables : Conagra, Orvis, Insperity, Jackson Hewitt, DraftKings, Ogilvy, Vrbo 

Bloomfire est un système de knowledge management qui organise les informations pour briser les silos et rendre les entreprises plus efficaces. Son outil de partage des connaissances est utile pour l'apprentissage social, le service client, ainsi que l'alignement des ventes et du marketing.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Recherche basée sur l'IA
• Publication de textes, graphiques, images, audio et vidéo
• Flux personnalisé
• Analytique intégrée

Tarification : Bloomfire propose deux forfaits :

• Basique - 24 € par utilisateur/mois
• Forfait d'entreprise disponible sur demande

Notion

Idéal pour : Gestion de documents, base de connaissances

Clients notables : Pixar, TravelPerk, Cornershop, Spotify, Headspace

Comme vous pouvez le deviner à travers son nom, Notion est un outil de prise de notes. C'est également un logiciel de knowledge management conçu pour aider les organisations à mieux gérer leurs objectifs pour gagner en productivité.

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Prise de notes
• Fonctionnalité de recherche
• Base de connaissances

Tarification : Notion propose quatre forfaits :

• Personnel – gratuit, jusqu'à 5 utilisateurs
• Personnel Pro – 3,8 €/mois, essai gratuit inclus
• Équipe – 7,7 €/utilisateur/mois, essai gratuit inclus
• Tarification entreprise disponible sur demande

Quip

Idéal pour : Gestion de documents

Clients notables : Amazon, Facebook, Amgen, Citi, 21st Century Fox, Cisco, Electronic Arts 

Quip est une plateforme permettant de transformer les processus Salesforce. Elle est conçue pour standardiser, automatiser et intégrer des documents collaboratifs en temps réel dans les enregistrements Salesforce. L’outil favorise la formation de groupes et le travail collaboratif sur des feuilles de calcul. Quip est accessible depuis les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles, ce qui le rend idéal pour les employés en déplacement. 

Principales fonctionnalités de knowledge management :

• Création de document
• Création de feuille de calcul
• Modèles
  

Tarification : Quip a trois catégories de prix facturées annuellement :

• Quip Entrée – 9,6 €/utilisateur/mois
• Quip Plus – 24 €/utilisateur/mois
• Quip Avancé – 96 €/utilisateur/mois

Elium

Idéal pour : Base de connaissances

Clients notables : L'Oréal, In Extenso, EURA NOVA, BVA, Le Groupe Groupama, Pepsol

Elium est un outil knowledge management qui stocke les connaissances et aide les organisations à faciliter la communication numérique. Elium est à la fois une solution mobile et SaaS, conçue pour favoriser la circulation des connaissances et les conversations dans n'importe quel environnement de travail.

Principales fonctionnalités de knowledge management  :

• Marque-page Web
• Partage de document
• Catégories
• Répertoire d’utilisateurs
• Services de feedback

Tarification : 

Elium propose trois forfaits tarifaires :

• Équipe – 3,8 €/utilisateur/mois
• Corporate – 7,7 €/utilisateur/mois
• Tarif d'Entreprise disponible sur demande

Conclusion

L’outil knowledge management de Happeo permet à votre organisation de facilement trouver, partager et conserver les connaissances. Il fournit à vos collaborateurs une source unique de vérité et les encourage à travailler ensemble, tout en vous permettant d'analyser et d'optimiser le contenu. Cliquez ici pour en savoir plus.