L’arrivée de l’intranet G Suite :
Qu’est-ce qu’il représente pour la collaboration au travail ?

L’intranet du passé ne fait plus l’affaire ; Google s’empare du monde des réseaux intranet d’entreprise et apporte son propre style en matière de collaboration, de communication et de productivité.

Comment les employés peuvent-ils collaborer et rester informés avec G Suite?

PP Introduction

Introduction

L’intranet, devenu très modeste, a évolué depuis le jour où une actualité statique vous expliquait ce que, par exemple, Gerald avait fait dans la course locale de 5 km —L’intranet a beaucoup changé depuis. La révolution technologique a beaucoup touché le lieu de travail moderne, transformant la façon dont les employés se parlent, travaillent et accomplissent leurs tâches journalières.

Mais tout cela donne un air ennuyeux, ce qu’il a certes été par le passé. Mentionnez le mot « SharePoint » à une équipe de communication interne et vous remarquerez peut-être un changement dans l’humeur de vos interlocuteurs. La montée en puissance de l’environnement G Suite, d’abord à travers les applications Google pour le travail et maintenant grâce aux outils de collaboration Google et les solutions intranet Google. Ils transforment les méthodes de travail, de communication et de collaboration des entreprises. Les fonctionnalités qu’ils offrent ont un impact considérable sur la productivité et l’efficacité tout en répondant aux préférences d’une main-d’œuvre de plus en plus millénaire et de la génération Z.

Alors, qu'est ce que l'intranet G Suite ? Et pourquoi avez-vous besoin d'un intranet de toute façon ?

 

Continuez votre lecture pour découvrir les sujets ci-dessous :

  • En savoir plus sur le changement au lieu de travail numérique basé sur le cloud.
  • Comment les préférences technologiques changent avec le temps ?
  • Pourquoi les intranets sont bien plus que de simples réseaux de communication ?
  • Que représente G Suite et pourquoi sa popularité est en hausse ?
  • Comment utiliser les outils de collaboration de Google comme solution intranet…
  • ... mais pourquoi avez-vous besoin d’une intégration supplémentaire pour que cela fonctionne ?
  • Et comment d’autres entreprises exploitent la puissance des applications Google pour transformer leurs processus d’entreprise ?

PP Cloud

Le passage à la technologie Cloud

Des serveurs physique au bureau

Vous souvenez-vous des anciennes salles de serveurs ? Ces portes cachées, généralement au sous-sol ou dans un coin sombre du bureau, d’où émanaient des lumières rouges et vertes. Ils étaient généralement violemment protégés par le service informatique ; des panneaux d’avertissement « NE PAS ENTRER » étaient suspendus à l’avant et des hommes pâles fonçaient et en ressortaient d’un air inquiet chaque fois qu’il y avait une panne système.

Si le responsable informatique avait pu placer un chien de défense devant cette porte — et un système de climatisation dédié derrière celui-ci — il l’aurait fait, car ces salles de serveurs hébergeaient des milliers, voir même des millions de dollars d’équipement pour faire fonctionner l’entreprise.

Auparavant, les solutions de stockage numérique et intranet d’un lieu de travail étaient hébergées sur le lieu de travail, dans ces salles de serveurs. Les piles de lecteurs ont alimenté l’ensemble des systèmes du bureau, vous permettant de vous connecter en ligne pour accéder aux dossiers partagés et obtenir les actualités de la société à partir d’un ancien intranet maladroit et encombrant.

De nombreux responsables informatiques traditionnels apprécient toujours ces salles remplies d’équipements informatiques, car ils pensent qu’elles sont plus sures et moins sujettes aux attaques que leurs homologues à l’extérieur ou dans le cloud. La sécurité est toujours une priorité lorsqu’il s’agit de votre solution intranet et des outils que vous déployez pour que vos employés collaborent et restent informés. Ce système contient vos informations confidentielles, y compris les données des employés, la propriété intellectuelle, les détails financiers et les stratégies commerciales.

Sécuriser une solution physique sur le lieu de travail est une chose qui met à l’aise les informaticiens. Ils savent comment investir dans des pare-feux, des antivirus et des contrôles de confidentialité. Ils savent repérer les tentatives de piratage et les fraudeurs. Ils savent que le système sur site leur permet de superviser les tests et le déploiement des mises à jour. Le sentiment de contrôle qu’ils sont déjà à un certain niveau et sont au courant de tout ce qui se passe.


Déménager vers la technologie Cloud

Mais les solutions sur site sont couteuses - et le tout doit être payé au tout début. Même si vous disposez du budget nécessaire pour investir dans ce projet, par exemple, dans la plus récente suite Microsoft Office, y compris SharePoint, vous aurez probablement recours à cette même technologie pour la prochaine décennie. En revanche, il n’y a pas de mises à jour automatiques.

Il faut également beaucoup de temps pour déployer une nouvelle solution intranet personnalisée et utilisant des serveurs physiques. Vous aurez besoin de quelqu’un qui en soit propriétaire et qui construira votre site intranet, tout en restant à portée de main pour tout ajout, de changements et améliorations. Cela alourdit considérablement les couts, autant qu’en matière de ressources techniques que de ressources humaines. C’est pourquoi de nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour le stockage dans le cloud, avec des outils de collaboration et de communication.

Selon les prévisions, 83% des charges de travail des entreprises seront dans le cloud d’ici 2020. Les charges de travail sur site passant de 37 % à 27 % du total, même si la sécurité continue de préoccuper les DSI. Cette évolution découle non seulement de la montée en puissance des méthodes de travail flexible, mais également de la réduction des couts liés aux investissements et à la gestion des infrastructures et serveurs sur site, et à la fin du cycle des investissements obsolètes.

Pourtant, la fiabilité et la rentabilité voient beaucoup d’entreprises migrer leurs applications et leurs données vers des solutions basées sur le cloud à vitesse grand V. Le potentiel du cloud pour améliorer la productivité est clair, notamment avec des services tels que les applications Google pour le travail, les outils G Suite pour les entreprises et d’autres outils professionnels SaaS conçus spécialement pour faciliter la collaboration et la communication. Contrairement à leurs prédécesseurs sur site, les outils basés sur le cloud ont des couts de configuration inférieurs et un déploiement plus rapide.

Travailler dans le cloud ou utiliser G Suite pour des applications professionnelles pour le partage de documents, la communication et la collaboration permettent de travailler à distance et d’améliorer la connectivité — tout le monde peut accéder à ce dont il a besoin pour faire son travail, où qu’il se trouve dans le monde. Ceci signifie la fin des e-mails plus perdus ou des appels demandant si quelqu’un pouvait simplement envoyer un e-mail contenant certains documents à partir d’un dossier partagé parce qu’il a oublié de les télécharger avant de quitter le bureau…


G Suite vs Office 365

En ce qui concerne les logiciels de travail en Cloud, Microsoft est la force dominante traditionnelle des entreprises. Ils estiment que plus de 200 000 entreprises utilisent des équipes Microsoft sur 181 marchés dans le monde et qu’elles comptent plus de 135 millions d’utilisateurs commerciaux mensuels d’Office 365.

Dans son rapport sur l'état du secteur publié en 2018, (Anglais) Gatehouse, l’agence britannique de communications internes, note qu’un « effet Office 365 » se produit dans les entreprises. Microsoft est désormais passée au cloud : « Nous avons découvert comment le géant d’Office 365 continuait à prendre d’assaut notre secteur d’activité, ce qui a entrainé à beaucoup d’utilisateurs vers les produits Microsoft - que nous le leur demandions ou non, en tant que communicateurs internes, », écrivent-ils dans le rapport.

« En 2017, nous avons baptisé cet effet “Effet Office 365” et avons constaté que cela continue de croitre avec SharePoint et Yammer, dominant tous les deux le sujet de l’intranet et de la scène sociale, à l’exclusion de pratiquement toutes les autres technologies. L’arrivée très attendue de Workplace de Facebook a été minimale et d’autres plateformes numériques telles que Slack et Jive ont également échoué au cours des 12 derniers mois. De plus, nous constatons des corrélations cette année entre l’utilisation d’Office 365 et d’autres pratiques numériques : 56 % des utilisateurs envisageant d’améliorer leurs canaux numériques avec les services d’Office Pack. »

Toutefois, le CTO traditionnel avec son penchant pour Microsoft doit être prévenu, car il existe des perturbateurs sur le marché des outils de productivité pour les entreprises qui vaut aujourd’hui $15 milliards de dollars. De nouveaux acteurs arrivent en tête, notamment Google et sa panoplie d’outils
G Suite pour entreprises. Les utilisateurs, en particulier les plus jeunes, sont habitués à l’interface Google et la trouvent plus intuitive et facile à utiliser que les systèmes Microsoft utilisés par leurs prédécesseurs. Les anciens étudiants qui ont utilisé G Suite tout au long de leurs études grâce aux outils d’études Google, font leur entrée sur le marché du travail et doivent apprendre à utiliser Office, ce qui va à l’encontre de la productivité. Les solutions intranet de Google deviennent beaucoup plus attrayantes à mesure que la main-d’œuvre — et les fournisseurs de services — rajeunit.

Dans un communiqué sur les résultats de l'année (Anglais) communiqués sur les résultats de l’année dernière, Alphabet, la société mère de Google, a déclaré que le nombre d’organisations payant pour les services G Suite avait doublé, vers plus de 4 millions d’utilisateurs, dont la plupart étaient des petites et moyennes entreprises. Verizon, Nielsen, Airbus, Carrefour, Whirlpool et Colgate-Palmolive figurent parmi les grandes entreprises utilisant G Suite. Les outils du pack G Suite sont basés sur un abonnement, à bas prix, ce qui a poussé Microsoft à lancer Office 365, une version Cloud de son logiciel de bureau. En tant qu’offre utilisant uniquement le cloud, les applications Google avaient déjà une longueur d’avance dans le Nouveau Monde technologique.

« Les écoles et les startups étaient les principaux utilisateurs du pack entreprise de Google, depuis le lancement du progiciel en 2006 », décrit Paresh Dave pour Reuters (Anglais). « Ils ont apprécié les prix bas et les fonctionnalités collaboratives telles que la possibilité pour plusieurs utilisateurs de modifier simultanément un seul document… Cependant, environ 80 % des 250 nouvelles fonctionnalités de G Suite introduites l’année dernière, y compris un outil automatisé permettant de rédiger des données sensibles à partir de fichiers, étaient principalement destinés aux entreprises payantes selon Google ».

Intégration à d’autres outils basés sur le cloud

Un des avantages réels pour les entreprises utilisant le cloud et des outils tels qu’un intranet de G Suite, viens de leurs capacités d’intégration. Ces anciens systèmes sur site étaient la définition même d’un « silo » ; pour que les systèmes se parlent, le développeur passe souvent une éternité à rédiger des tonnes de lignes code afin que vous puissiez passer d’un outil à l’autre. L’intégration dans le cloud a révolutionné la manière dont les entreprises peuvent faire en sorte que plusieurs systèmes se parlent.

Tout d’abord, voici une explication brève de ce qu’est l’intégration dans le cloud selon LeBigData : « L’intégration dans le cloud est un système d’outils et de technologies qui connecte diverses applications, systèmes, référentiels et environnements informatiques pour l’échange en temps réel de données et de processus. Une fois combinés, les services de données et les services cloud intégrés peuvent ensuite être accédés par plusieurs appareils sur un réseau ou via Internet. »

En bref, l’intégration dans le cloud relie les différents outils, secteurs ou personnes et détruit les murs du silo isolé. Il était crucial d’optimiser les processus de travail avec la croissance des solutions SaaS. En intégrant des systèmes, vous améliorez la connectivité et la visibilité. Il est toutefois important de noter que l’intégration de systèmes et de processus dans le nuage améliore la communication et la collaboration internes.

G Suite et les applications Google pour le travail possèdent un marché en ligne complet pour les intégrations destinées à rendre les entreprises plus efficaces et plus intelligentes. Vous pouvez les mettre en place pour votre département des comptabilités, votre suivi de la productivité dans votre entreprise, vos systèmes de conférence et de webinaire, votre outil de courrier électronique marketing, votre intranet social ou espace de travail numérique. Si vous avez un besoin professionnel, vous pouvez probablement utiliser une intégration sur le marché de G Suite.

En intégrant vos outils et vos systèmes avec la technologie Cloud, vous bénéficiez d’une solution toujours opérationnelle, qui présente moins de problèmes, et nécessite moins de capital initial - une solution qui encourage et augmente réellement la collaboration entre les employés, car elle a été conçue pour la celle-ci, ainsi que le partage de fichiers. Comme le soutient Amazon.com, votre équipe peut être située n’importe où dans le monde et peut tout de même continuer à travailler ensemble.

« Le cloud computing offre un moyen simple d'accéder à des serveurs, à du stockage et à des bases de données, ainsi qu'à une large gamme de services applicatifs sur Internet. Le cloud vous permet de remplacer vos investissements en capital (centres de données, serveurs physiques, etc.) par des coûts variables et de ne payer que pour les services IT que vous utilisez. »

La flexibilité et l’adaptabilité des solutions Cloud deviennent de plus en plus nécessaires à mesure que le profil de la main-d’œuvre change. Nous voyons maintenant une nouvelle génération arriver sur le lieu de travail, ce qui pour la première fois ramène quatre générations de salariés côte à côte. En soi, cela pose des problèmes, ce qui rend la flexibilité technologique indispensable pour les entreprises.

PP Preferences

C’est une différence entre générations : les préférences technologiques changent avec l’âge

Gen Z : êtes-vous prêt ?

« La Génération Z arrive sur le marché du travail ! » À environ 36 % de la main-d’œuvre d’ici 2020, la génération Z a grandit et est natifs envers le numérique — ils ne se souviennent d’une époque sans Internet, smartphones ou réseaux sociaux — et chercheront donc à tirer parti de la technologie pour la collaboration. Ils reposent sur l’hypothèse de base selon laquelle les périphériques doivent être connectés.

De nature curieuse, la Génération Z souhaite faire partie de la solution. Et si vous pensiez que l’envie d’un équilibre entre le travail et la vie personnelle était difficile pour les Millénaires, les valeurs de la génération Z s’appuient bien plus ardemment sur ce désir : elles mettent davantage l’accent sur le bienêtre physique, mental et social, et veulent de la flexibilité et du contrôle dans leurs horaires et flux de travail. Ils ont également été éduqués dans un monde de « réaction instantanée » ainsi que de
« fléxibilité » , écrit Thuy Diep Nguyen pour « ChallengeS », et souhaitent des retours réguliers — s’ils ne sont pas quotidiennement en contact avec leur patron, ils pensent souvent avoir mal agi.

« Si vous n’êtes pas une start-up technologique, vous avez tout intérêt à préparer votre entreprise en vous dotant d’une stratégie logicielle de A à Z, ou d’un lieu de travail basé sur la technologie cloud et fonctionnant sur plusieurs appareils », écrit Debby Carreau (anglais) pour Entrepreneur. Les logiciels rapides et efficaces sont particulièrement importants, car la Génération Z possède une relation au temps différent des autres générations,  qui démontre qu'elle ne ferait pas appel à une application ou à un site Web si elle met trop de temps s'ourvrir. Ils accordent également la priorité à la possibilité d’accéder instantanément aux informations et aux personnes, et s’attendent à un travail d’équipe multifonctionnel. »

Pour survivre à l’apocalypse de la génération Z, assurez-vous de disposer d’un espace de travail numérique entièrement connecté. G Suite pour les entreprises et un intranet intégré avec G Suite peuvent fournir une connexion et une collaboration transparentes dans une interface développée par la génération Z : notamment, celui de Google.

Les Millenniaux et Google

La génération la plus nombreuse au monde aujourd’hui (plus de 80 millions de personnes aux États-Unis et la plus importante cohorte de tous les temps), les Millennials, ont dominé les discussions sur la culture dans le lieu de travail au cours de la dernière décennie. Il était vu comme des « narcissiques paresseux » (comme le disait la couverture du Time), toujours le nez cloué au téléphone. En d’autres termes, la génération « moi moi moi ».

Pourtant, l’impact de la génération du millénaire sur la collaboration dans le milieu de travail ne peut être sous-estimé. Ce sont des personnes qui ont supervisé la montée du coworking, des espaces de travail public, et ne voient pas une grande différence entre le temps de travail et le temps personnel. Ils sont férus de technologie, connectés et ont de multiples tâches — 19 % des jeunes employés au Royaume-Uni occupent deux emplois ou plus.

Ils veulent aussi une gratification instantanée et sont beaucoup moins fidèles que leurs prédécesseurs ; une étude générationnelle de Deloitte a révélé que 43 % des Millennials envisageaient de quitter leur emploi dans les deux ans — considérant que l’économie du divertissement était une solution viable — et que 28 % seulement se voyaient avec le même employeur au-delà de cinq ans.

Pour les conserver, essayez de "gamifier" vos communications internes, offrez des récompenses pour votre collaboration en ligne et assurez-vous que votre technologie est adaptée à vos besoins. Une solution intranet de Google peut servir de portail à tout ce dont ils ont besoin, en permettant aux travailleurs facilement distraits de devenir des travailleurs productifs.

La flexibilité de la Generation X

Il est facile de négliger leur impact sur le monde, considérant qu’ils sont pris en sandwich entre les baby-boomers et la génération du Millénaire, mais le rapport au travail différent de la génération X ainsi que les methodes pour les engager dans le lieu de travail, souvent oubliée, montre en réalité que cette génération était l’architecte d’une atmosphère plus productive du 21ème siècle — de nap pods, les espaces ouverts, les repas gratuits, la conception créative et les jardins somptueux étaient généralement instaurés par les dirigeants de la génération X.

Ils ont grandi en jouant à des jeux vidéos et se souviennent du moment où les lieux de travail ont commencé à passer au numérique — c’était au début de leur carrière, et c’était passionnant. Ils se souviennent que le télécopieur cédait la place du courrier électronique, puis à l’intranet social. Aujourd’hui, ils passent généralement plus de temps à brancher leurs appareils et ont moins d’équilibre entre leur travail et vie personnelle que leurs homologues du millénaire. Ils sont plus susceptibles que les membres de la génération Y de rester au téléphone à pendant le diner et apporte ce besoin intense de connectivité au lieu de travail.

Au risque de contredire les contradictions, les travailleurs de la génération X ont tendance à essayer d’éviter les distractions : ils sont des gestionnaires nonchalants, préférant leur travail aux distractions, grâce à une mentalité très différente des autres générations, déclare Daniel Ollivier dans son article. Après tout, leurs vies familiales étaient bien plus solitaires, où ils devaient se débrouiller pour rentrer de l’école à la maison, et étaient seuls jusqu’à ce que leurs parents rentrent du travail.

« Dès leur plus jeune âge, ils étaient libres de prendre des décisions et étaient livrés à eux-mêmes pour organiser leur temps, effectuer leurs tâches ménagères et faire leurs devoirs avant que leurs parents ne rentrent à la maison. Cela a rendu de nombreux chefs d'entreprise de la génération X entreprenants et indépendants dans leur style de gestion, ce qui peut constituer un défi pour leurs homologues du millénaire et leurs reporters directs qui ont souvent besoin de plus d'informations et d'interactions », écrit Gwen Moran de Fast Company (Anglais)

Un travailleur de la génération X est à l’aise avec la technologie et s’attend à un environnement complètement en ligne, axé sur la collaboration rapide. Il ne sera donc pas satisfait de devoir être au bureau pour parler à des collègues en ligne ou accéder à des documents pour la solution de dernière minute à minuit. L’utilisation des applications Google pour le travail leur donnera accès à Google Docs, à Google Drive, à la collaboration d’équipe Google et à un intranet dans le cloud, leur garantissant ainsi la flexibilité et la connexion dont ils ont besoin.

Les baby-boomers utilisent aussi la technologie

Pour la première fois, nous avons quatre générations sur le lieu de travail. La génération post-guerre des baby-boomers, autrefois appelée « la génération moi moi moi » pour son auto-implication, n’est pas prête à prendre sa retraite. Les entreprises doivent faire attention à ne pas se lancer dans le monde du travail numérique au point d’aliéner leurs travailleurs les plus âgés.

Ces gars-là ont une forte éthique de travail, travaillent de plus longues heures au fils des semaines, et aiment les entreprises hiérarchiques. Ils possèdent également une expérience de plusieurs décennies que les entreprises devraient exploiter grâce au partage des connaissances. Les baby-boomers aiment se sentir valorisés au sein de l’organisation — ils ont inventé le workaholism — mais préfèrent communiquer en personne, souvent de manière très formelle, ce qui peut frustrer les jeunes travailleurs.

«Entre l’éthique du travail et plusieurs années d’expérience sur le lieu de travail, les boomers représentent souvent une confiance inébranlable en connaissances organisationnelles», écrit Jasmine Gordon d’ADP pour Forbes (Anglais). «Contrairement à leurs collègues plus jeunes, les travailleurs âgés étaient moins susceptibles de changer d’employeur tout au long de leur carrière, selon EspressoJobs.

« En plus des préoccupations aux emplois de haut niveau laissés vacants par les baby-boomers dans des rôles de leadership et de technologie critiques, les responsables des ressources humaines devraient également valoriser les connaissances organisationnelles de leurs travailleurs âgés. En mettant en place de solides programmes de gestion et de transfert des connaissances, tels que la documentation, les transferts d’emplois et les relations de mentor, le leadership des ressources humaines peut garantir que l’expérience critique et les connaissances des baby-boomers ne sont pas perdues le jour où elles prennent leur retraite. »

Mais n’oubliez pas le changement que les boomers ont constaté dans leur vie professionnelle ; ils ont dû apprendre et s’adapter aux différentes technologies au fur et à mesure que le monde évoluait, et auront sans aucun doute des opinions sur les moyens les plus efficaces d’installer un système de collaboration et de communication dans le milieu de travail. Ne craignez pas de déployer un intranet G Suite ou des applications Google par peur que cela ne convienne pas à vos employés de Boomer ; vous serez surpris de voir à quel point ils sauront adopter ces nouveautés. N’oubliez pas que la plupart d’entre eux sont actuellement sur Facebook, la collaboration en ligne est donc une seconde nature.

Les meilleures pratiques pour communiquer entre générations

De nos jours, la grande majorité de la main-d’œuvre est capable d’utiliser la technologie, même si elle n’est pas à l’aise avec elle. Par conséquent, tout ce discours sur les préférences générationnelles est-il en fait un faux pas ? Helen Deverell, une experte en communications internes chez Helen Deverell Communications (Anglais). Voici ses à-propos :

«Ces dernières années, on a beaucoup discuté de la génération Y, de la génération Z et de leur impact sur le lieu de travail, en particulier en ce qui concerne la technologie en ligne. Oui, ils ont grandi en tant que natifs du numérique, mais la technologie a bouleversé le monde dans lequel nous vivons, et la plupart des gens, quel que soit leur groupe démographique, interagissent avec la technologie tous les jours », déclare Deverell.

« Je passe fréquemment en revue les systèmes de communication interne et les personnes qui n’utilisent pas d’outil de collaboration sociale ou d’espace de travail numérique au travail sont souvent disent n’avoir pas de temps, que le contenu n’est pas pertinent ou que personne n’a expliqué le but de cet outil. C’est très rarement le cas, car ils sont tout simplement mal à l’aise avec la technologie. »

Deverell suggère que segmenter vos audiences internes par génération est «trop simpliste» - les décisions en matière de communication sont plus susceptibles d’être influencées par des facteurs tels que le rôle, le service, le fait que les employés travaillent à distance ou par bureau, les informations dont ils auront besoin pour effectuer leur travail, etc.

« Des études ont montré que la génération millénaire est une génération qui travaille dur et qu’elle s’attend à ce que certaines choses du lieu de travail, telles que l’objectif, la progression rapide dans la carrière et la flexibilité. Cependant, il s’agit sans aucun doute de choses que beaucoup d’employés de tous âges aimeraient voir dans leurs organisations », a-t-elle déclaré.

« Je pense qu’il existe d’autres méthodes pour segmenter nos audiences qui auront beaucoup plus d’impact. Cependant, si vous introduisez des outils de communication numériques, je vous conseillerais toujours de dispenser d’une formation, de nommer des leadeur enthousiastes en tant que guide (cela ne veut pas nécessairement dire uniquement la génération Y et la génération Z) pour fournir un soutien continu. »

« S’ils sont mis en œuvre correctement, les outils de collaboration sociale peuvent constituer un excellent ajout à la suite de canaux de communication internes. Mais le défi auquel de nombreuses équipes de communication internes sont confrontées est de maintenir l’intérêt des employés après le lancement initial. »

« Et, bien sûr, il existe des organisations dans lesquelles le numérique n’est pas la bonne solution, que ce soit en raison d’une main-d’œuvre plus âgée ou que la façon ou les méthodes de travail et la culture de l’entreprise ne le justifient pas. Ne supposez jamais que, parce que le monde devient numérique, que votre organisation doit introduire davantage de canaux d’outils numériques. Faites vos recherches pour comprendre votre organisation et la façon dont vos employés préfèrent recevoir leur communication avant d’investir dans un outil qui pourrait ne pas convenir. »

PP Definition

Les intranets sont bien plus que des réseaux de communications

Attendez, qu'est-ce qu'un intranet?

Nous avons beaucoup parlé de cet intranet, mais vous vous demandez peut-être de quoi il s’agit. Après tout, l’intranet a eu tellement de vies au cours des 30 dernières années que tout le monde en a une compréhension différente.

Examinons la définition de G2 Crowd (Anglais), un site de comparaison de logiciels de premier plan, pour mieux comprendre ce qu’on veut dire exactement par un « intranet » :

Un intranet est un réseau de communication restreint et privé hébergé en ligne. Chaque intranet est généralement accessible à un groupe de personnes spécifique, tel que les membres d’une équipe ou d’une entreprise. Les intranets des employés existent pour fournir au personnel un emplacement centralisé pour travailler ensemble, partager des médias, communiquer, former, fournir et recevoir des commentaires, ou encore collaborer sur une variété de tâches. Les intranets des employés appartiennent à la catégorie principale de la collaboration et de la §1productivité. Alors que la collaboration en équipe et les outils de collaboration structurés rassemblent les utilisateurs sur une plateforme logicielle partagée, les intranets des employés rassemblent les utilisateurs par le biais d’un portail intranet partagé. Ces portails peuvent être configurés en fonction des besoins de chaque entreprise.

Ainsi, l’intranet d’un employé permet, via un portail tel qu’une solution intranet Google, de collaborer, de communiquer et de partager avec vos collègues, ce qui augmente la productivité. L’engagement numérique des employés par le biais d’intranets peut faire la différence entre un personnel engagé et désengagé et devrait faire partie intégrante du processus de transformation numérique de toute entreprise.

Le guide de comparaison intranet de Happeo résume ce problème en quatre facteurs : la collaboration, la communication, la communauté et l’information :

  • La collaboration permet à vos équipes de mieux travailler ensemble. Les outils et fonctionnalités incluent la possibilité de modifier des documents, de discuter et de faire du brainstorming, ainsi que la possibilité de le faire en déplacement avec une assistance mobile.
  • La communication consiste à transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment, ce qui est l’essence même de toute bonne équipe de communication interne. L’objectif est de s’assurer que tout le monde soit sur la même page, que tout le monde comprend les objectifs de l’entreprise et de créer un flux de communication à double sens.
  • Une communauté soudée est la clé. Les équipes les plus efficaces sont celles qui ont le sentiment de faire partie de quelque chose de grand et se sentent soutenues. Il est donc important de créer un sentiment de communauté au sein de votre base d’employés et de l’améliorer considérablement avec l’utilisation d’un outil de travail numérique.
  • L’information est la partie où votre personnel peut accéder à toutes données dont il a besoin pour faire leur travail de la meilleure façon possible — y compris par le biais de formations, de wikis, de schémas de processus, etc. Avoir des informations adaptées à chaque employé signifie que chaque connexion est pertinente et non une perte de temps.

Améliorer la communication et l’engagement avec une solution intranet

Seulement 15 % des employés (Anglais) dans le monde déclarent se sentir activement engagés au travail. Gloria Lombardi écrit pour Marginalia (Anglais) : « Fini le temps où le lieu de travail était simplement un espace physique utilisé par les employés pendant les heures normales de bureau. L’environnement d’accès instantané et toujours connecté du XXIe siècle s’est brouillé là où le travail se passe réellement. »

« Compte tenu des effets négatifs du désengagement, toute entreprise devrait rechercher des possibilités d’améliorer cet aspect pour les employés. Il devrait être évident qu’un intranet utile et facile à utiliser est une étape positive. Les salariés moyennement engagés qui font bon usage de l’intranet auront probablement de meilleurs résultats — et deviendront plus productifs et engagés — que ceux qui ne le font pas. »

Alors, comment un intranet améliore-t-il l’engagement des employés ? Une meilleure communication est le facteur premier et évident. Un intranet — qu’il s’agisse d’une solution intranet Google ou Office 365 ou d’une myriade d’autres plateformes — et les intégrations associées connectent les employés, où qu’ils se trouvent. Les fonctionnalités de partage de nouvelles et la capacité de publication aident à informer le personnel des nouveautés, des responsabilités et des activités générales. Cela aide grandement les employés à avoir une raison d’être et à être fiers de leur employeur.


Un outil pour augmenter la productivité et la collaboration

La productivité ne signifie pas seulement en faire plus, mais aussi la manière dont les tâches sont accomplies. Toute entreprise peut exiger davantage

résultats

de ses travailleurs, mais à moins que cela n’améliore l’efficacité opérationnelle, il est probable que des heures de travail plus longues et des travailleurs de plus en plus fatigués sont les seuls moyens de générer bien plus de résultats.

Un intranet bien connecté et bien planifié peut aider les employés à se connecter à la bonne personne pour résoudre un problème, au bon document pour cet emploi, ou au bon module de formation pour améliorer ses compétences. La fonctionnalité de recherche et une stratégie cohérente de gestion du contenu sont essentielles, tout comme le fait de veiller à ce que toute la documentation et tous les articles disposent de métadonnées fiables pour alimenter cette recherche.

Les intranets servent également de portail aux applications dont les utilisateurs ont besoin pour leur poste de travail. Une page d’accueil intranet doit les orienter vers leurs outils de création de documents, leurs outils de suivi du temps, leur annuaire de personnes ainsi que leurs systèmes de discussion. Tout cela fait gagner du temps à la recherche du bon outil ou de la bonne personne pour effectuer un travail rapide, mais efficace, donnant ainsi aux employés plus de temps pour se concentrer sur la productivité grâce aux applications Google pour le travail ou à l’application de leur choix.


La mobilité est essentielle — en particulier pour les employés ne travaillant pas dans des bureaux

L’intranet a pris un nouveau sens à l’ère du lieu de travail numérique. Auparavant, il était incroyablement difficile de communiquer avec une main-d’œuvre véritablement mobile — par exemple, les employées en déplacement toute la journée, ou qui travaillent dans une culture « sans bureau » — ou qui ne sont pas liés à un bureau (tels que des ouvriers d’usine). Le poste de travail numérique a construit ce pont, permettant aux travailleurs d’accéder aux informations de l’entreprise et de travailler ensemble sans devoir être présents dans les locaux de l’entreprise.

L’IWG a étudié (Anglais) plus de 18 000 hommes et femmes d’affaires dans 96 entreprises et a constaté que 70 % des employés travaillaient au moins une journée hors du bureau chaque semaine, et 11 % à l’extérieur du bureau principal cinq fois par semaine. L’étude a également révélé que les entreprises reconnues offrant des stratégies de travail flexibles leur apportaient des avantages, notamment une productivité accrue (82 %) et une compétitivité accrue (87 %).

L'ILO soutient que : « les nouvelles technologies de l’information et de la communication (TIC) ont révolutionné le travail et la vie de tous les jours au XXIe siècle. Elles permettent aux personnes de communiquer avec les amis et la famille — ainsi qu’avec les collègues de travail et les supérieurs — à tout moment… »

Grâce à des intranets et à des outils de collaboration dans le cloud, les collègues peuvent travailler ensemble sur le même document en temps réel. Ils peuvent souligner le travail accompli et remercier les gens pour leur aide ; ils peuvent accéder aux systèmes de ressources humaines pour réserver des vacances ou enregistrer des maladies. L’intranet G Suite permet toutes ces actions via Google Drive et des outils de collaboration Google, notamment Google Docs, Google Sheets et Google Forms. L’intranet moderne est bien plus qu’une chaine d’information : c’est l’élément vital de toute organisation, grande ou petite.


Les meilleures pratiques en matière de planification intranet, élaborées par un expert du domaine

Charles Fenoughty (Anglais), directeur numérique de Sequel Group (Anglais), une agence primée dans les communications internes, explique que l’intranet a parcouru un long chemin au cours des dernières décennies, mais que le terme lui-même est ancien et peut avoir différentes significations pour différentes personnes :

L’intranet des années 2010 est le lieu de travail numérique avec une activation sociale.

  • L’intranet des années 1990 était un portail d’entreprise central, permettant d’accéder à des outils pratiques.
  • L’intranet des années 2000 était un local de nouvelles, de formulaires, des politiques et de procédures.
  • L’intranet des années 2010 est le lieu de travail numérique avec une activation sociale.

Cependant, Fenoughty préfère considérer l’intranet comme un outil de publication informatif destiné aux entreprises, constituant la partie centrale d’un lieu de travail numérique. C’est un emplacement centralisé pour toute vérité officielle de l’entreprise, les méthodes de travail et l’information « dont j’ai besoin pour faire mon travail » — un moyen d’améliorer le travail des personnes dès le premier jour.

Il pense que même les plus petites entreprises ont besoin d’un intranet, car ces portails sont une partie vitale du travail. Les documents officiels, les processus politiques et autres procédures doivent être conservés dans un endroit central et facilement accessible.

Là où l’intranet ne s’est pas développé était pendant sa tentative à devenir tout pour tout le monde. De ce fait, les recherches sur les entreprises par Sequel Group pour le compte d’un client ont démontré que plus de 80 % des employés de cette société souhaitaient un intranet avec une focalisation sur leur travail, puis les choses plus légères comme les nouvelles et les informations.

« Chaque salarié a trois besoins pour faire son travail : l’information, la communication et la collaboration », déclare Fenoughty. « Tous ces éléments doivent être satisfaits, qu’il s’agisse d’un “intranet” ou d’un lieu de travail numérique. C’est la raison pour laquelle je dis que “l’intranet des entreprises” est la source officielle de vérité pratique gérée de manière centralisée et hautement gouvernée. Si ces caractéristiques sont respectées, elle engendre une confiance et est donc vitale et nécessaire. »

Un bon intranet a une hiérarchie de messagerie ; là où « les intranets de la bête mégalithique horrible de la fin des années 2000 et du début des années 2010 » ont échoué, et ont essayé de tout faire pour tout le monde. Cela a abouti à un monde complexe de confusion et de recherche sans fin. Le but de Sequel Group consiste à adopter une suite (G Suite vs Office 365) pour le poste de travail numérique, qui comprend les éléments suivants :

  • Un intranet d’entreprise pour des informations fiables et des annonces de nouvelles officielles.
  • Une zone plus attrayante pour des lectures avec des formats plus longues et plus approfondies, pour mieux connaitre les dirigeants, la direction et la stratégie.
  • Un endroit plus agréable ou les gens se soucient les uns des autres.

Cela s'appelle la stratégie des « mains, tête et cœur », où « les mains » sont des informations pratiques pour vous aider à travailler, « la tête » vous aide à comprendre la direction de l’entreprise et « le cœur » vous permet de devenir un véritable défenseur des droits des employés pour l’entreprise. Différents outils dans une suite numérique correspondent à différents messages, mais la sagesse de Fenoughty est de penser à votre défi dans cet ordre : définir vos besoins, travailler sur votre contenu et penser à la plateforme.

« La meilleure pratique est de ne rien installer avant d’avoir défini les bonnes méthodes pour vous. Tant que vous adhérez aux principes de définition claire du canal, de savoir quoi placer où et pour quel public, que vous produisez ensuite un contenu de grande qualité. La technologie que vous utilisez n’est pas importante. Les organisations doivent penser à leurs employés et à leurs besoins avant de choisir une solution.

« Une planification et une exécution correctes d’un objectif organisationnel clair dépassent de loin le choix de l’outil. »

PP Rise of G Suite

L’environnement G Suite et l'intranet G Suite

Google aussi aime la collaboration : qu’est-ce que la G Suite ?

Anciennement connu sous le nom de « Google Apps for work » jusqu’en 2016, il a été échangé avec « G Suite », le nom donné au groupe d’outils de productivité, de création et de collaboration de Google. C’est là que Gmail se trouve, ainsi que :

Les utilisateurs peuvent y accéder gratuitement, mais le point attractif pour les entreprises est la possibilité d’obtenir un domaine personnalisé, des outils d’administration supplémentaires et des paramètres avancés via le panneau d’Admin et Vault, ainsi que le tableau blanc interactif numérique Jamboard et la plateforme de développement d’applications App Maker disponibles sur certains plans.

Il existe trois packs de services G Suite différents, disponible pour les entreprises, avec un forfait qui dépend du nombre d’utilisateurs que vous possédez et de ce à quoi vous avez besoin. Par exemple, les forfaits business et entreprise vous donneront accès à un environnement de développement, et de stockage sur le cloud avec Google Drive, mais ces fonctionnalités ne sont peut-être pas adaptées pour une petite entreprise ou un start-up.

La montée en puissance de G Suite était si importante que Microsoft a lancé sa propre Suite, Office 365, basée sur le cloud en 2011.


À qui convient-il?

« L’écosystème d’applications et d’outils de collaboration de Google a été un facteur déterminant pour notre choix de travailler », déclare Lee Dobson, responsable de la stratégie chez Bulldog Digital Media (anglais). « G Suite était un choix logique pour nous en tant qu’entreprise, d’autant plus que notre croissance était si rapide que nous avions besoin d’un système évolutif aussi rapide que nous. C’est ce que fait G Suite pour les entreprises. »

Avec des membres de l’équipe répartis dans trois villes, la collaboration était un facteur clé dans les décisions opérationnelles de Bulldog : « En tant qu’agence, nous avons tendance à faire beaucoup de travail en collaboration et nous partageons généralement des documents entre nos services, afin de pouvoir travailler ensemble sur des documents, même si nous ne sommes pas dans les mêmes locaux. Ce genre de collaboration signifie que nous pouvons travailler de manière efficace et efficiente.»

Les différentes équipes de Bulldog utilisent différents outils G Suite, mais les logiciels principaux sont Google Drive, Gmail, Google Documents, Google Sheets et Google Agenda.

« Les outils de collaboration et de messagerie facilitent les tâches quotidiennes », déclare Dobson. « G Suite pour les entreprises intègres également certains de nos autres outils, tels que Hubspot, qui accélère encore davantage les tâches. »

Il en va de même pour Rock Salt Consulting (anglais), une start-up londonienne qui aide d’autres start-ups à se développer. « Nous avons commencé avec Microsoft Office », déclare la directrice, Jessica Williams-Chadwick, « mais la communauté freelance avec qui je travaille utilise G Suite, et j’ai été impressionnée par sa flexibilité et sa facilité d’utilisation.

« C’était un choix facile. Nous pouvons obtenir des adresses électroniques personnalisées qui paraissent plus professionnelles, et je préfère la “convivialité” de G Suite. Cependant, je suis issu d’une start-up et non d’une entreprise. Je n’ai donc pas dû m’habituer à un système différent, car j’utilisais déjà plusieurs applications Google dans ma vie personnelle. »

Pour Rock Salt Consulting, l’outil devait être un intranet avec des fonctionnalités de collaboration, utilisant la technologie cloud. Les outils de collaboration Google étaient donc le choix évident.

« Une solution basée sur le cloud était extrêmement importante pour nous, car toute notre entreprise est mobile et flexible ; nous travaillons dans des endroits différents : chez nous, dans des cafés, dans un espace de coworking, et partageons souvent des ordinateurs, parfois en cours de session. Tout ce qui est stocké en ligne, accessible et partagé facilement est la clé du succès de notre entreprise. Nous utilisons toujours Google Docs pour la collaboration, à la fois interne et externe, car il est beaucoup plus clair qu’un suivi par courrier électronique. »

It was a similar case for Rock Salt Consulting, a London-based startup helping other startups to grow. “We started off with Microsoft Office,” says Director Jessica Williams-Chadwick, “but the freelance community I am part of uses G Suite and I was impressed by its flexibility and ease of use.

« Comme avec beaucoup de choses et avec différents systèmes d’exploitation, les fonctionnalités sont devenues plus ou moins des standards pour tout logiciel. L’avantage en revient donc à l’expérience utilisateur globale ou même ce à quoi les gens sont à l’aise. En tant que start-up, G Suite pour business nous convenait parfaitement : la manière dont nous travaillons et collaborons avec les clients correspond au logiciel, et la flexibilité des applications Google pour le travail nous aide, en tant que parents qui travaillent, à maintenir un bon équilibre entre le travail et la vie privée, grâce aux différentes applications. »

Mais il n’ya pas que les start-ups et les agences en qui cela concerne ; la chaine de supermarchés britanniques Morrisons (anglais), la marque de mode GANT, le Conseil des Jeux du Canada, la marque FMCG, Colgate-Palmolive, et la compagnie d’assurance Generali Hungary démontre parfaitement la diversité des sociétés qui tirent le meilleur parti de la productivité et de la collaboration offertes par G Suite pour les entreprises.


Les avantages des connexions Google pour l’authentification unique (SSO)

Bien entendu, l’un des gros avantages de G Suite pour les entreprises est que vous pouvez utiliser vos identifiants Google pour tous les outils et toutes les applications. Cela permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité en éliminant le besoin de se connecter à plusieurs systèmes. En fin de compte, cela augmente la sécurité, car il n’y a pas de feuille de calcul ou de post-it qui traine contenant de nombreuses informations de connexion.

De plus, il est très facile de basculer entre vos comptes Gmail, que vous soyez sur un ordinateur de bureau ou sur un mobile — il vous suffit de cliquer sur votre icône et de choisir le compte que vous souhaitez voir. C’est de cette manière que les utilisateurs plus jeunes se ruent vers les outils de collaboration de Google.

L’authentification unique et les connexions Google sont une seconde nature pour la génération Y et la génération Z. Elles ont grandi et se sont habituées à un monde qui n’est pas structuré en silos, où elles peuvent basculer rapidement d’un site à l’autre sans avoir à se connecter à chaque fois, et toute entreprise qui essaie de les forcer à emprunter une voie traditionnelle est une entreprise qui ne prend pas son avenir en main.


Quel est l’impact de G Suite sur un business ?

Google a embauché Forester Consulting pour mener une étude d’impact économique total (TEI) sur l’intérêt que les clients de Google obtiennent en mettant en œuvre le système G Suite. Forrester a mesuré l’impact économique total sur une durée de trois ans à mesure que les entreprises passaient d’une infrastructure traditionnelle à une solution Web en interrogeant six clients G Suite. Ils ont ensuite créé une société annexe — une multinationale de services B2B comptant 10 000 employés utilisant G Suite avec chiffre d’affaires annuel de 4 milliards de dollars — en agrégeant les données.

L’organisation en question a obtenu d’énormes avantages :

  • Un retour sur investissement de 304 % sur trois ans, prenant en compte les risques financiers.
  • Une efficacité de collaboration de 8 millions de dollars US en travaillant ensemble en temps réel, permettant aux employés d’économiser jusqu’à deux heures par semaine.
  • La mobilité de 5 millions de dollars bénéficiant de la possibilité de travailler n’importe où et de participer à des réunions à distance.
  • Économies de couts informatiques de 4 millions de dollars US résultant du démantèlement de serveurs, logiciels et systèmes téléphoniques traditionnels.

PP Google Intranet Copy

Intranet Google : quel est le meilleur intranet pour G Suite ?

À quoi faire attention lors d’une recherche pour un intranet G Suite ?

Compte tenu de tous les outils de collaboration et de communication fournis avec G Suite pour les entreprises, vous vous demandez probablement si vous avez vraiment besoin d’un « intranet ». Il est vrai que tous vos besoins en matière de collaboration, de stockage et de communication sont pris en charge par les différentes applications et outils disponibles ici.

L’objectif principal de G Suite est que vous réunissiez tout ce dont vous avez besoin dans un pack de service — tout ce dont vous avez besoin pour effectuer votre travail de manière optimale, où que vous soyez dans le monde, avec l’appareil qui vous convient.

Les applications Google pour le travail s’articulent autour des quatre domaines que le service informatique et l’équipe de communication veulent pour une entreprise. Selon les propres mots de Google, il s’agit de :

  • Connectez-vous — pour communiquer vos collègues où qu’ils soient.
  • Créer — pour donner vie à vos projets.
  • Accès — pour stocker des fichiers et trouver ce dont vous avez besoin, instantanément.
  • Contrôle — pour gérer les utilisateurs, les appareils et les données en toute sécurité et facilement.

Passons en revue ces quatre aspects et analysons comment G Suite les gère.


Connecter vos effectifs

Ce sujet est en premier, car votre entreprise ne peut pas fonctionner sans connexion ; Gmail est peut-être l’outil le plus utilisé et le plus connu de Google au-delà du moteur de recherche. Dans G Suite, vous disposez d’un système de messagerie sécurisé, privé et sans publicité pour l’ensemble de la société.

Les administrateurs informatiques peuvent gérer de manière centralisée les comptes de l’entreprise et des périphériques, tandis que les données sont stockées en toute sécurité dans l’environnement Web de Google. Des outils de migration sont disponibles pour importer des données depuis d’autres environnements, y compris à partir des plus traditionnels de la société, Lotus Notes et Microsoft. Contrairement à l’offre personnelle de Gmail, G Suite vous donne un email personnalisé pour votre société, ainsi que la possibilité de créer des listes de diffusion de groupe.

En dehors de la messagerie électronique et du calendrier assez simple qui répond à vos attentes — notamment en vérifiant la disponibilité des collègues et en configurant des calendriers partagés —, G Suite connecte vos collègues grâce à son application Hangouts.

Hangouts Chat affirme être une plateforme de messagerie « conçue pour les équipes » afin de permettre une collaboration simple et efficace à l’aide des messages directs, et aux conversations de groupe. Des salles virtuelles dédiées aux projets peuvent également accueillir jusqu’à 8 000 membres, ce qui vous permet de suivre les progrès et de faire le suivi des tâches.

Hangouts Meet est l’application Google pour les conférences vidéos professionnelles. L’intégration poussée de la suite facilite grandement cette tâche. Il est beaucoup plus facile de configurer des salles sur des logiciels externes et de vérifier si les personnes disposent du bon lien (car cela peut retarder généralement le début d’une réunion d’au moins 10 minutes). Invitez des personnes directement à partir de l’appel vidéo, ou rejoignez directement un évènement dans le calendrier ou par courrier électronique, quel que soit le périphérique que vous utilisez. Il existe même du matériel spécifique Hangouts Meet pour votre salle de conférence afin de le rendre encore plus transparent.

Le tout fonctionne de manière profondément intégrée. Par exemple, vous pouvez collaborer à Google Docs à partir de votre chat Hangout. Le robot Meet s’intègre directement à votre agenda pour planifier des réunions à votre place. La configuration d’une réunion dans le calendrier ajoute automatiquement un Hangout. Vous pouvez également lancer un Hangout sous forme de chat ou de vidéo directement dans votre boite de réception Gmail pour les moments où il est plus facile de parler que d’envoyer un courrier électronique.


Créer et exécuter des projets de manière transparente

Une fois que vous pouvez communiquer, vous aurez besoin de la possibilité de créer des documents. G Suite pour les entreprises répond à vos attentes, mais elle ajoute une touche Google à la productivité :

  • Google Docs, la version enrichie de Microsoft Word, est un outil de création en ligne permettant une collaboration en temps réel sur des documents et un partage tout aussi facile, même si quelqu’un ne se trouve pas tout prés.
  • Google Sheets est un tableur collaboratif, intelligent et sécurisé basé sur le cloud qui vous permet d’obtenir des informations rapidement grâce à Google AI et à la capacité d’extraire des données de plusieurs sources, y compris BigQuery.
  • Google Slides est l’application de présentation qui vous permet de créer et de modifier des présentations raffinées directement dans votre navigateur. Il suit le thème de la collaboration en temps réel des autres applications G Suite et veille à ce que tout le monde utilise la même version.

G Suite propose également plusieurs options non disponibles par défaut avec d’autres systèmes de productivité et de collaboration :

  • Google Forms vous permet de créer facilement des enquêtes et des formulaires — le meilleur ami du communicateur interne !
  • Keep est la liste de tâches en ligne qui permet à la collaboration avec des coéquipiers, en synchronisant tous les appareils.
  • Google Sites est le créateur de sites Web pour les nuls de Google. Il permet à quiconque de créer un site Web sans savoir en programmation ou en création de contenu. Un modèle intranet est même disponible.
  • Jamboard est un tableau blanc sur le cloud ; bien que vous puissiez y accéder gratuitement via G Suite for business, écrire à la souris peut s’avérer un peu recommandables. Si vous n’avez pas accès à un stylet et à un écran tactile, vous devrez peut-être acheter un Jamboard spécial pour votre lieu de travail.
  • G Suite vous propose également App Maker, utilisant le glisser-déposer pour créer vos produits ; vous aurez besoin de compétences de codage, mais il s’agit d’un environnement de développement à code réduit inclus dans les éditions Business et Entreprise de G Suite.

Qu’est-ce que tout cela signifie pour votre entreprise ? Imaginez une équipe de communication interne pouvant créer un intranet, à mener des enquêtes, à organiser des concours, à informer les collègues des dernières nouvelles, à créer des stratégies dans tous les bureaux, à créer une stratégie et à la présenter ensuite à la première équipe via un appel vidéo, sans avoir à mémoriser un million de logins ou d’être face à des problèmes de réseau en cours d’appel. C’est ce que la solution G Suite et l’intranet Google vous donnent.


Accédez à n’importe quoi depuis n’importe où

Stocker des fichiers importants sur votre bureau local et envoyer plusieurs versions par courrier électronique n’est pas un moyen productif ni efficace de travailler, mais c’est la méthode généralement acceptée de nos jours. Le cloud computing efface le besoin de fonctionner de la sorte, et l’application Google Drive de G Suite constitue l’alternative parfaite.

Les entreprises peuvent stocker, accéder et partager des fichiers dans un seul endroit sécurisé avec Drive, et ces fichiers sont accessible de n’importe où sur n’importe quel appareil. La diffusion en streaming directement à partir du cloud permet également d’économiser de l’espace disque ou serveur, tout en réduisant les couts liés à une infrastructure informatique.

Les algorithmes de recherche de Google, y compris la recherche prédictive, facilitent la recherche de tout ce dont vous avez besoin, rapidement et simplement, dans toutes les applications de G Suite, y compris Gmail, Google Docs, etc. Cela signifie qu’il n’y a plus aucun besoin de défiler à travers les mauvais résultats de recherche pour trouver, par exemple, la politique en matière de maladie ou le document de stratégie que vous avez créée la semaine dernière.


Contrôlez l’accès des documents et les utilisateurs en toute sécurité

Vous vous demandez ce que dira le CTO lorsque vous présenterez un plan pour les opérations dans le cloud et les outils de collaboration Google, n’est-ce pas ? Essayez de les calmer : le panneau d’administration permet un contrôle centralisé à l’aide des fonctionnalités intégrées de Cloud Identity pour gérer les utilisateurs et configurer des options de sécurité, telles que la vérification en deux étapes et les clés de sécurité.

Et comme il s’agit de G Suite, tout est gérable depuis n’importe quel appareil, et depuis n’importe où. Vous avez une alerte au beau milieu de la nuit à propos d’une tentative d’hameçonnage ? Manipulez-le rapidement de votre lit au lieu de vous trainer dans la salle des serveurs de vos bureaux.

Qu’en est-il des données existantes ? Vous ne voulez pas que tout soit stocké pour toujours. Vault vous permet d’archiver les données d’entreprise à partir des produits G Suite, notamment Gmail, Google Drive, Teams Drive, Google Groupes et Google Hangouts. Définissez des stratégies de stockage sur le contenu pris en charge ou pour des unités spécifiques, puis suivez et conservez les données consignées pour les audits juridiques.

Ce n’est pas un système de cowboy ; G Suite pour les entreprises est un système à part entière, prêt à l’emploi, sûr et sécurisé, doté de tout le contrôle exigé par les CTO les plus exigeants.


Pourquoi Google Sites n’est-il pas suffisant ?

Vous aurez sans doute remarqué que nous avons déjà mentionné « Google Sites » à quelques reprises. En réalité, vous lisez cet article parce que vous recherchez un intranet G Suite. Vous devez donc avoir l’impression que vos prières sont exaucées. En tant qu’intranet, Google Sites est un moyen de « créer sans effort des sites d’équipe attrayants » qui « ont fière allure sur tous les écrans », « le tout sans apprentissage dans la création de contenu ou de codage ». Avec de tels critères en vente, il n’est pas étonnant que les utilisateurs y voient une solution répondant à leurs besoins en matière d’intranet.

Et il fonctionne bien — jusqu’à un certain niveau. Google Sites simplifie vraiment l’affichage du travail de votre équipe et le partage de nouvelles et d’informations, tout en rendant le reste de G Suite (Google Docs à Google Drive, en passant par le calendrier et plus encore) facile à utiliser et accessible aux utilisateurs pour une collaboration et la communication sans souci. L’outil utilise le glisser-déposer pour créer vos pages et tout est automatiquement réorganisé.

Mais cela ne se limite pas uniquement à vos employés ; lorsque vous publiez un site, vous devez choisir qui des internautes à tous les utilisateurs de votre domaine (votre réseau d’entreprise) à des personnes spécifiques, peut y accéder. Cela pourrait entrainer des problèmes, car une erreur humaine pourrait envoyer une diffusion en temps réel de l’intranet de votre société — et de toutes les informations de votre société — vers un domaine public, accessible au monde entier.

Bien que cette solution intranet vienne de Google, Google Sites constitue un moyen suffisant de mettre en place un intranet, mais est-il « suffisant » pour les besoins et critères de votre entreprise ? Il existe des solutions complémentaires, qui intègre G Suite, pour les entreprises qui veulent transformer un « assez bien » en « ne fais rien que pour moi ».

PP Market players

Quelles sont les options pour votre intranet G Suite ?

Tout compte fait… vous aurez besoin d’une intégration

Connaitre Google Sites était juste suffisant, mais les entreprises technologiques du monde entier ont commencé à développer leurs propres solutions intranet Google pour G Suite. Ces solutions s’intègrent parfaitement à lui, tout en offrant davantage de puissance et de collaboration aux entreprises. Une recherche rapide (Google) avec la question « quel est le meilleur intranet pour G Suite » apportera une foule de possibilités, toutes différentes les unes des autres.

« Nous essayons de montrer à nos clients une nouvelle façon de travailler. Par conséquent, il ne suffit pas de changer de système de messagerie ou d’utiliser un nouvel outil pour rédiger des documents. Il s’agit d’accroitre la collaboration et l’innovation au sein d’une l’organisation », a déclaré Fintan Murphy, PDG de Damson Cloud, une agence basée à Dublin qui collabore avec les entreprises pour assurer une bonne transition au numérique. Damson Cloud est un partenaire de Google depuis plus de 10 ans, son objectif étant de tirer parti au maximum du cloud pour un transfert vers des systèmes en ligne et digital.

Murphy note que, bien qu’il existe des milliers d’options d’espaces de travail numériques, peu d’entre elles s’intègrent aux outils de collaboration de Google. Il existe cependant des pionniers, des innovateurs du secteur qui peuvent adapter les sites de la Suite Google aux besoins de leur entreprise. La grille G2 Crowd pour intranet destiné aux employés peut donner quelques idées, mais examinons d’abord trois intégrations potentielles pour la collaboration au sein de l’équipe Google qui peuvent fournir une solution plausible. Bien sûr, nous allons aussi lancer Happeo dans l’analyse, car pourquoi pas, c’est notre site Web après tout.


Jostle

Nommé un leadeur par le groupe G2, Jostle se dit être « une plateforme d’engagement des employées » ou un « intranet complet et intuitif », le « lieu de prédilection de tous et de tous dans votre organisation ». Il ne nécessite aucune personnalisation et est quasiment prêt à l’emploi — ils disent pouvoir être opérationnels en une semaine avec le produit clé en main. Il est utilisé par les Hôtels Yotel, la société de services Sodexo et Warner Music Group.

Les utilisateurs estiment que l’outil tout-en-un a une bonne capacité à connecter des effectifs éparpillés, à communiquer et à travailler ensemble, et est une bonne alternative pour des discussions de projets. Jostle est intuitif et facile à mettre à jour. Cependant, ils affirment également que les analyses pourraient être plus robustes et que d’autres intégrations seraient utiles. Un utilisateur à exprimer que la responsabilité de récupérer des informations incombait à l’utilisateur, plutôt que d’être avertie de manière proactive. D’autres ont dit que la section admin peut être déroutante et que la bibliothèque est difficile à naviguer. L’incapacité de lier plusieurs domaines de messagerie Google s’est également révélée difficile pour certains utilisateurs de plusieurs divisions ou entités, les incitant à rechercher des concurrents de Jostle.

LumApps

En tant qu'alternative Jostle, Lumapps est une plateforme recommandée par Google pour un intranet G Suite, LumApps est une plateforme sécurisée construite sur le Cloud Google pour bénéficier des dernières innovations. Les utilisateurs peuvent accéder à toutes les applications de G Suite en un seul clic, depuis un portail unique, tandis que la recherche globale s’apparente non seulement à la plateforme intranet, mais également à l’ensemble de G Suite via Google Cloud Search. Il est utilisé par des groupes tels que Veolia, ETAM, Air Liquide et TIBC.

Les critiques de G2 Crowd notent que tout ce qui est créé par Google est bien sûr utile aux entreprises. Mais, basé sur des revues en ligne, Lumapps essaye de modeler son système pour faire plaisir à tout le monde. Les intégrations profondes avec G Suite, cependant, le rendent assez bon pour les autres.

Happeo

Puisqu’il s’agit de Happeo, nous allons être impartiaux pour cette partie.

En tant qu’alternative de LumApps et concurrent de Jostle, Happeo, anciennement connu sous le nom d’Universe, est également une plateforme de poste de travail numérique unifiée qui permet aux communicateurs internes d’entamer une conversation avec les employés de manière entièrement fluide et non unidirectionnelle, selon G2 Crowd. C’est un lieu de travail numérique conçu pour G Suite afin d’accroitre l’efficacité et l’engagement des employés. Il associe un contenu intranet statique à une collaboration dynamique, avec des fonctionnalités sociales permettant une productivité accrue et une expérience utilisateur moderne et familière.

Happeo cible non seulement sur les communications internes, mais également les équipes informatiques qui pourront bénéficier des outils de productivité existants et rendant l’intranet public à leur entreprise. Les utilisateurs seront en mesure de partager leurs idées et de rassembler les départements pour collaborer. Il s’agit donc d’augmenter la productivité dans le lieu de travail. Selon les analyses et chiffres des clients Happeo, la société a connu une croissance de 280 % et revendique plus de 200 000 utilisateurs avec un taux d’adoption de 92 %. Des entreprises telles que Randstad Sourceright, le South China Morning Post et Trimble Solutions l’utilisent.

Les utilisateurs qui ont laissé des revues assurent qu’il est facile à utiliser et simplifie le travail d’équipe, la collaboration et la productivité. L’outil « Communaités » se révèle particulièrement populaire en tant que moyen de discussion instantané et de collaboration sur des documents dans un espace de projet qui leur est dédié. Toutefois, ils ont aussi noté qu’il y avait encore de la place pour des améliorations et ont demandé que des outils tels que la création et la mise en page soient inclus en tant que modèles pour faciliter la mise en place de l’intranet.

PP Impact

Ce qu’il est possible de faire avec G Suite et un intranet Google

ZPG a transformé sa communication interne

Natalie Allen, responsable de l’engagement des employés chez ZPG, avait déjà testé de nombreuses plateformes, mais avait constaté que toutes les solutions se concentraient sur de nombreuses communications push, tout étant à sens unique ou les employés ne pouvaient en aucune manière interagir avec les informations visibles. En développant une plateforme intranet dédiée aux outils Google, M. Allen affirme que les communications ont été transformées : il s’agit d’offrir une plateforme d’interaction et de conversation, un endroit où les employés peuvent également partager leurs points de vue et idées.

Passer à un intranet G Suite était également une question de consolidation pour ZPG. Ils utilisaient plusieurs plateformes, comme Trello et Slack, pour la collaboration et des systèmes de stockage illimités pour garder des informations. Cela rendait la productivité et l’efficacité difficiles.

Allen cite le nouveau processus de démarrage comme un excellent exemple. Au lieu d’avoir à traiter chaque nouvel allumage de votre appareil individuellement, l’équipe de ZPG a rempli une page de groupe Google complète avec de nouvelles informations qui seront automatiquement diffusées lorsque cela est nécessaire. Cela rend le tout beaucoup plus évolutif, dit-elle.

« [Cette plateforme] a ajouté une nouvelle dimension à la manière dont nous communiquons avec notre et d’autres entreprises », a déclaré Allen. « Au sein de l’équipe des ressources humaines et de l’équipe de services partagés, cela a également changé la donne pour ce qui est de déplacer notre entreprise davantage vers le self-service. Nous automatisons les processus, ce qui permet aux utilisateurs d’être plus facilement indépendants, plutôt que de passer des heures à des tâches administratives, et à faire des allers-retours entre administrateurs. »

Randstad Sourceright a réuni 17 pays sur une seule plateforme

« Avant de lancer notre système, il était très difficile de savoir comment les employées de l’entreprise interagissaient les uns avec les autres », déclare Anna Tolley, responsable des communications internes chez Randstad Sourceright, un fournisseur mondial et gestionnaire de talents et acquisitions couvrant 17 pays.

Toutes les communications de la société étaient basées sur des courriers électroniques, qu’elles adressassent un niveau mondial ou local. L’équipe de Tolley n’avait aucun moyen de savoir qui lisait leur courrier ou qui était informe. Le déploiement d’une solution intranet Google nous a « donné l’occasion de vraiment comprendre à quel point nos employés sont réellement impliqués dans nos communications et leur a donné un endroit ou interagir les uns avec les autres », dit-elle.

Avant le lancement, Randstad Sourceright était totalement isolé de ses effectifs. Une chose aussi simple qu’une adresse électronique était bien plus dure à trouver si vous n’étiez pas basé dans le même pays. G Suite, incorporer dans une solution intranet qu’ils ont surnommée « Sourceity », a « vraiment rapproché la société ».


Trimble a rendu leur collaboration plus mobile

Taina Saarikoski possède de nombreuses responsabilités chez Trimble, une entreprise de technologie de positionnement (systèmes GPS), mais l’une de ses responsabilités était de s’occuper des communications internes. Elle essayait de se débarrasser des informations et des technologies obsolètes avant de transférer l’entreprise sur G Suite et un intranet de Google. Elle trouve la nouvelle solution à la fois facile à apprendre et à utiliser, ce qui lui a permis de travailler « beaucoup plus facilement et beaucoup plus rapidement » — ce qui est important lorsque cette responsabilité n’en est qu’une sur plusieurs !

L’intranet G Suite a également permis une interaction à l’échelle de toute l’entreprise, ce qui a entrainé une diminution du trafic de courrier électronique : « Les conversations sont faciles », déclare Saarikoski, soutenant qu’elles peuvent désormais suivre et stocker ces conversations pour s’y référer : beaucoup d’informations tacites étaient en quelque sorte cachées, car ces informations viennent peut-être des conversations entre personnes devant une machine à café, était un face à face sans notes. Aujourd’hui, nous avons un outil qui permet une visualisation facile de nos conversations. Ceci est un avantage énorme.

« Nous utilisions d’abord Microsoft », poursuit Saarikoski, parlant de leur débat entre G Suite et Office 365, « et plusieurs se plaignaient du fait que l’outil était trop compliqué et que la plateforme intranet contenait beaucoup d’informations anciennes et obsolètes. Avoir la possibilité d’interagir même en déplacement était une nouveauté pour nous : pouvoir accéder aux informations nécessaires via vos tablettes ou vos téléphones portables est un avantage considérable pour personnes se déplaçant et travaillant à distance. Cela nous a donné beaucoup plus de flexibilité. »


Conclusion

Un intranet G Suite permet aux employés de collaborer et de rester informés

L’effectif d’aujourd’hui est diversifié, dispersé, mais déterminé. Ceci est en grande partie d’origine numérique : l’intranet du passé ne fera plus l’affaire en matière de collaboration et d’engagement.

La révolution technologique nous a apporté plus d’applications et d’outils que nous ne pouvons imaginer, et votre personnel a sans aucun doute exploré chaque application à un moment donné. C’est, parce que la main-d’œuvre moderne fait face à plus de distractions que jamais et qu’elle a besoin d’un moyen de rester concentrée sur les tâches les plus importantes à accomplir. Par contre, ils s’attachent moins aux heures de travail standards (8 h à 17 h) et sont plus disposés que jamais à travailler des heures supplémentaires — si vous leur procurez les outils pour le faire.

G Suite pour les entreprises, ainsi que les plateformes intranet et outils de collaboration Google associés, constituent la solution idéale pour les entreprises souhaitant réunir ces effectifs très éloignés sur une même page, pour le bien de tous. Une plateforme intranet G Suite intégrant de manière approfondie les applications Google pour le travail, tel que Google Docs, Gmail et Hangouts, pour ainsi transformer votre façon de travailler en optimisant votre productivité et votre rentabilité.

À mesure que de plus en plus d’entreprises passeront d’une infrastructure locale à des solutions de stockage Cloud, le débat entre G Suite et Office 365 deviendra de plus en plus agressif. Choisissez l’outil qui convient le mieux à votre entreprise, sans oublier les préférences de vos employées. Ce sont eux qui les utiliseront tous les jours après tout. Assurez-vous de prendre en compte les aspects tels que :

      • L’interface utilisateur et la facilité de navigation.
      • La familiarité des utilisateurs avec le fonctionnement des choses — est-il intuitif ou faut-il une formation approfondie ?
      • La facilité de connexion et de basculement entre outils.
      • Quelle est la robustesse de l’outil de recherche ?
      • L’intégration avec les outils de collaboration que vous avez déjà en place - ou les besoins de votre entreprise en matière de collaboration, si vous n’en avez pas encore.
      • La méthode de communication avec votre base d’utilisateurs, et comment ils veulent recevoir des nouvelles et des informations
      • Mais plus important encore, rendra-t-il le travail plus facile, plus productif et plus amusant ?
  • Et si vous avez besoin d’aide pour déterminer ce qui vous convient, notre guide de comparaison intranet est un bon point de départ. Bonne collaboration !

Inspirez, imaginez and innovez - ensemble avec Happeo.