Le guide pour comprendre et améliorer la Communication Interne dans votre entreprise

Découvrez comment une communication interne efficace peut bénéficier à votre organisation en faisant en sorte que vos équipes soient connectées, investies et motivées.

Introduction

La communication interne est un moteur de l’activité d’une entreprise, capable de stimuler la productivité, la collaboration, l'engagement du personnel et même la défense des intérêts des employés si elle est utilisée judicieusement. Dans le cas contraire, une mauvaise stratégie de communication interne (ou l’absence de stratégie) peut nuire à votre société. Des études ont montré que jusqu'à 60 % des organisations n'ont pas implémenté de stratégie à long terme en termes de communication interne. Par ailleurs, 91 % des employés disent que leurs managers sont peu compétents en communication et 72 % des employés ne comprennent pas totalement la stratégie de leur entreprise. Une telle insuffisance peut avoir d’importantes ramifications : inefficacité ou improductivité des activités quotidiennes, manque de communications interdépartementales ou personnel désenchanté et déconnecté avec un fort taux de rotation. Poursuivez la lecture de cet article et découvrez comment améliorer la communication interne, la mesurer et son importance pour votre organisation.

Un triste état de fait est que le fossé qui existe dans beaucoup d’entreprises entre les meilleures pratiques de la communication interne et la situation sur le terrain est considérable. Nous sommes cependant bien conscients que transformer dans le bon sens votre stratégie de communication interne existante ou en créer une toute nouvelle peut constituer un chantier déconcertant, surtout si vous ne bénéficiez pas des bons conseils.

C’est pourquoi notre guide détaillé va vous aider à implémenter une stratégie de communication interne et un plan d'action efficace pour votre société. Nous évoquerons aussi quels peuvent être les obstacles internes à la communication et quelques conseils pour y remédier.

Vous trouverez ci-dessous les différentes problématiques que nous allons traiter dans ce guide. Pour aller directement à une section particulière, il vous suffit de cliquer sur le titre de la section qui vous intéresse.

Poursuivez la lecture de cet article pour découvrir :

Qu’est-ce que la communication interne ?
L’historique de la communication interne
Pourquoi la communication interne est-elle importante ?
Quels sont les obstacles à la communication interne
Comment améliorer votre communication interne ?
7 démarches pour une stratégie de communication interne réussie
Comment sélectionner le bon logiciel de communication interne
Quels doivent être les objectifs de la communication interne ?
Comment peut-on mesurer la communication interne ?

Qu’est-ce que la communication interne ?

Une bonne définition de la communication interne (CI) dans une entreprise est la manière dont celle-ci interagit avec ses collaborateurs pour clarifier les objectifs de l’organisation, tout en les aidant à œuvrer vers un objectif commun. Son but est aussi de façonner une culture d'entreprise qui favorise également ses valeurs institutionnelles en interne et en interne. La mission fondamentale de la CI est de profiter de tous les avantages d’une communication efficace entre l'entreprise et tous ses collaborateurs.

Comment cela se traduit-il concrètement et quelles sont les responsabilités d’une équipe de communication interne ?

Élaborer un planning de communication interne claire en partenariat avec la direction
Rédiger et transmettre des messages d'entreprise au nom de la direction
Faciliter le dialogue sur les dernières actualités : par exemple un événement, un nouveau logiciel ou une nouvelle politique
Planifier et rédiger tout le contenu en lien avec la communication interne, notamment celui pour l'intranet, la newsletter et les magazines
Développer une culture d'entreprise
Communiquer en interne avec les employés en utilisant les réseaux sociaux
Gérer la communication de crise
Créer et développer des campagnes d’engagement vis-à-vis des employés
Solliciter les commentaires du personnel sur l'entreprise auprès du personnel et préparer des solutions en conséquence
Implémenter les nouveautés liées aux communications numériques
Prendre en compte les différences culturelles dans la communication interne
Gérer les événements : rassembler les employés pour les aider à collaborer

Les responsabilités principales de l’équipe de communication interne peuvent donc se résumer à trois aspects:

Alignement : établir et entretenir un dialogue entre les employés et la direction
Expression : donner la parole au personnel et être à l’écoute de ses commentaires
Engagement : encourager les employés à participer à des événements ou à des formations

Découvrez-en plus sur les compétences les plus importantes pour la communication interne dans l'un de nos articles les plus populaires.

Historique de la communication interne

L’origine du concept de la communication interne vient des magazines pour le personnel. L'Institut de la Communication Interne au Royaume-Uni s'appelait à l'origine l’Association Britannique des Éditeurs Industriels, faisant ressortir l'importance initiale des bulletins d’informations internes. Il existe même des traces d’anciens journaux internes rédigés par des employés datant des années 1840.

Le Dr Kevin Ruck résume l’évolution de la communication interne en trois grandes phases :

Publication : le secteur est dominé par les éditeurs industriels entre les années 1840 et 1970, avec la publication de journaux et de magazines relatant les événements liés à la direction. Pour le Dr Ruck, cela reflète un type de management de « commande et de contrôle ».

Processus et Persuasion : le domaine s'élargit dans les années 1980 et 1990, au fur et à mesure que de nouveaux canaux de communications deviennent disponibles et que la planification et la mesure gagnent en importance. Les spécialistes de la communication interne mettent aussi l’accent sur l’idée de la persuasion, conséquence de la période de troubles et de transformations industrielles, notamment avec les balbutiements du numérique sur le lieu de travail.

Participation et Professionnalisme : la pratique de la communication interne du 21e siècle continue de se développer pour répondre aux changements de communication liés aux avancées technologiques. L’idée est davantage de permettre aux employés de s’exprimer, et les responsables de la communication interne peuvent obtenir des qualifications spécialisées. La stratégie de la communication interne devient hautement importante.

Le premier manuel sur la communication interne a été publié en 1942 (“Partager l'information avec les employés” d'Alexander Heron), qui a pris en compte les influences sociétales et culturelles sur les employés et les entreprises et a défini une nouvelle façon d’opérer. Mais les entreprises n'ont pas vraiment écouté son message, et une grande partie des années 40, 50, 60 et 70 s'est concentrée sur des communications descendantes et instructives. Les choses ont changé dans les années 1980 lorsque le monde de la publicité a infiltré de nouvelles parties de l'entreprise.

L'employé a commencé à devenir plus central pendant les années 1990, lorsque le bon engagement des employés a été ajouté à la liste des meilleures pratiques en matière de communication interne, avec des efforts menés pour que le personnel s'exprime physiquement, cognitivement et émotionnellement au travail. L’objectif était désormais que les employés soient fiers de ce qu'ils faisaient et pour qui ils le faisaient. Malheureusement, d’innombrables couches de cadres intermédiaires ont dilué ce message.

Le nouveau millénaire s’est traduit par l’arrivée de nouvelles technologies et de nouvelles solutions pour communiquer à un plus grand nombre de personnes. Ces bouleversements ont également impacté l’exercice de la communication interne. N'étant plus simplement chargées de transmettre diverses informations, les équipes de communication interne ont commencé à influencer les pratiques commerciales et les idées de campagne de communication interne choisie est devenue essentielle. Le concept de proposition de valeur pour les employés (EVP) a par ailleurs émergé en parallèle, et la CI travaille désormais en étroite collaboration avec les RH pour créer de la valeur et attirer les meilleurs talents dans l’entreprise.

Aujourd'hui, il s'agit plus d’une "conversation interne" que de communications exercées dans le cadre des meilleures pratiques de la communication interne : en termes de communication interne, les grandes entreprises ont reconnu l’importance de prendre en considération les dires de leurs employés.

Pourquoi la communication interne est-elle importante ?

Une communication interne efficace constitue la base d’une société bien portante, d’où l'importance fondamentale de l'intégrer à votre stratégie d’entreprise globale. Voici pourquoi la communication interne est importante :

Elle permet d’informer les employés
Elle est importante pour l'engagement du personnel
Elle renforce la culture d'entreprise
Elle apporte de la clarté
Elle favorise les commentaires et les échanges
Elle favorise la compétitivité de l’organisation

Une étude menée par Papirfly a fait des découvertes importantes sur l'importance de la communication interne. Jusqu'à 60 % des sociétés ne disposent pas de stratégie à long terme de communication interne. 21 % des professionnels de la communication interne n'utilisent pas de planning pour leur communication interne. Seuls 54 % d’entre eux disent étudier, quantifier et évaluer les objectifs de leurs processus de communication.

La communication internet permet aux employés d’être bien informés

Les employés souhaitent être tenus au courant des dernières actualités de leur société : un rapport de Bambu a montré qu'une grande majorité (79,8 % des participants) ont déclaré vouloir être tenus au courant et que la communication interne était un excellent moyen de le faire.

Elle permet également d’accroître la transparence au sein de l'entreprise, facilitant ainsi le travail de vos équipes. Pour prendre un exemple, dans le cadre de cette même enquête, la majorité des salariés disent que le fait d’être au courant des dernières actualités de l'entreprise leur permet de mieux travailler (66 %) et même d’améliorer leurs relations avec leurs collaborateurs (66 %).

La communication interne est importante pour l’engagement du personnel

70,1 % des employés disent ne pas être très impliqués dans leur travail. Or, un manque d’engagement impacte négativement la motivation et la productivité, ce qui risque de devenir un cercle vicieux. L'une des principales raisons de cette situation peut être une mauvaise stratégie de communication interne.
44 % des employés disent qu'une mauvaise communication interne a résulté en des retards ou des échecs de projets
18 % des employés disent qu’un manque d’informations a causé l’échec d'une vente
55 % des employés disent qu'une mauvaise communication interne les a forcés à consacrer plus de temps que nécessaire à leur travail

Toutefois, en suivant les meilleures pratiques de la communication interne, vous pouvez stimuler l'engagement des employés. En retour, ces employés engagés seront ceux qui vont pousser en avant votre organisation.

En effet, un niveau plus élevé d'engagement est un progrès qui va faire boule de neige sur les performances de l'entreprise.

La communication interne permet de construire une culture d’entreprise

Émuler un bon exemple de communication interne est une excellente façon de faire fleurir une culture d'entreprise positive. Pourquoi? Parce que chaque annonce, article ou message transmis aux employés influence comment ceux-ci interprètent les valeurs et les convictions de votre organisation.

Pourquoi la culture d'entreprise est-elle si importante ? Les statistiques ont montré qu'une culture positive sur le lieu de travail a un impact considérable sur la satisfaction et le niveau d'engagement au travail, ce qui permet une meilleure rétention du personnel. Une enquête Gallup a montré que les employés impliqués sont 59 % moins susceptibles de rechercher un poste dans une autre entreprise dans les 12 prochains mois.

La communication interne apporte de la clarté

Une meilleure campagne de communication interne permet de signaler des attentes claires aux collaborateurs sur ce qu'ils doivent faire, tout en leur permettant de rester au fait des informations importantes concernant l'entreprise.

34,7 % des employés disent que la stratégie de communication interne de leur grande entreprise ou autre était peu efficace parce que les informations importantes n'étaient pas clairement communiquées
IMB affirme que 72 % des employés ne comprennent pas entièrement la stratégie de leur entreprise
Gallup a découvert que 74 % des employés ont l’impression de manquer certaines informations importantes, comme par exemple les dernières actualités de l'entreprise

Une stratégie de communication interne claire peut aussi permettre d'éviter un éventuel manque de liaison entre les employés et les clients, et donc d’améliorer le service client.

La communication interne encourage les commentaires et les conversations

Une des raisons principales de l’importance de la communication interne est qu’elle peut faciliter le partage d’avis, d’échanges et de débats s’il est bien mise en œuvre. Elle peut donc constituer un bon moyen d’aider l'entreprise à s'améliorer et à éviter de retomber dans les mêmes travers que par le passé.

La communication interne aide les organisations à rester compétitives

Ajuster continuellement votre communication interne est indispensable si vous voulez rester compétitif et retenir vos meilleurs talents. C’est d’autant plus important aujourd’hui que l’idée d'un emploi à vie n’est plus très réaliste, forçant les entreprises à travailler encore plus dur pour conserver ses collaborateurs.

Les grands défis de la communication interne

Une bonne communication interne peut vous aider à bénéficier d’une main-d'œuvre plus productive et plus motivée, mais elle ne sera pas sans difficultés. Quels sont aujourd’hui les principaux obstacles de la communication interne auxquels doivent faire face les sociétés ?

Une stratégie obsolète
Les divisions intergénérationnelles
Un manque d'informations
Un non-suivi des systèmes de mesure
La non-implication des travailleurs à distance
Les contraintes budgétaires
Une communication à sens unique
L’absence de communication interdépartementale
La réputation de la communication interne
Les obstacles culturels

Défi numéro 1 : Une stratégie obsolète

Les emails restent encore et toujours le canal numéro un pour les communications internes de nombreuses entreprises, en dépit du grand choix d'applications et d'outils de communication interne qui peuvent être mis à profit pour une meilleure efficacité des workflows. 29 % des employés disent que leurs outils de communication interne actuels ne sont pas efficaces. 60 % disent aussi que les systèmes de communication interne mises à disposition des employés sont difficilement accessibles. Rassemblés, ces deux facteurs peuvent engendrer de nombreux obstacles pour l’organisation.

Par exemple, une étude du groupe Danwood a montré qu'il nous faut environ 64 secondes pour nous remettre de l’interruption que représente la réception d’un e-mail. Or, vu que nous recevons en moyenne 78 e-mails par jour, (dont seulement 38 % sont réellement importants), ils représentent donc une grande source de distraction dans nos efforts quotidiens.

Défi numéro 2 : Les divisions intergénérationnelles

Ne pas prendre en compte les différents moyens de communication utilisés par les générations peut être un obstacle à une communication interne efficace. En effet, les générations Y et Z vont plutôt utiliser les services de messagerie instantanée et les SMS comme méthodes de communication, après avoir grandi avec la révolution numérique. Les baby-boomers, quant à eux, ont souvent une préférence pour les moyens traditionnels, tels que les appels téléphoniques, les e-mails et les discussions en face à face. Ces préférences doivent être prises en compte pour cette main-d'œuvre qui est désormais multigénérationnelle.

Défi numéro 3 : Un manque d’informations

Une étude du cabinet McKinsey a montré que seulement 3 % des employés disent disposer de suffisamment d'informations sur leur organisation, service ou industrie. 72 % disent aussi ne pas avoir une compréhension totale de la stratégie de communication interne de leur entreprise. Cela représente un gros problème pour une communication interne qui se veut vraiment efficace.

Un manque d'information peut être une grande source de confusion et de frustration pour le personnel, ce qui finira par avoir un impact sur leur travail.

Quelles sont les craintes des employés quand la communication interne ne leur transmet pas suffisamment d’informations ? Un manquement de la communication interne peut les conduire à s'inquiéter ou à s’échanger des rumeurs pendant jusqu'à 2 heures par jour. La plus grande inquiétude des salariés est une baisse de salaire (33 % des salariés), suivie de près par une perte de leur emploi (30 % des salariés).

On voit bien que les conséquences peuvent être considérables. Une enquête ciblée sur le lieu de travail a montré les effets suivants d'une mauvaise communication interne :

52 % des employés disent avoir été plus stressés au travail
44% des employés disent ne pas avoir terminé leurs projets
31 % des employés disent ne pas avoir atteints leurs objectifs de performance
20 % des employés disent que l’innovation a été obstruée

Si une insuffisance d'informations perdure, elle peut pousser les employés à quitter l'entreprise, aux grands frais de celle-ci. Les remplacer généralement coûte à l'entreprise 150 % de leurs salaires annuels.

Défi numéro 4 : Un non-suivi des systèmes de mesure

Ne pas bien suivre les indicateurs de la communication interne est un obstacle majeur à la capacité à évaluer son succès. Une étude récente a montré qu'environ 19 % des communicants internes ne surveillent pas leurs indicateurs de mesure.

Même parmi ceux qui le font, il persiste un certain niveau d’incertitude quant aux indicateurs utilisés. Seuls 22 % d’entre eux ont dit être convaincus qu'ils utilisaient les bonnes métriques pour améliorer leur de communication interne, ce qui suggère qu’il existe de grandes possibilités d'amélioration.

Défi numéro 5 : La non-implication des travailleurs à distance

66 % des sociétés permettent désormais à leurs collaborateurs de travailler à distance. Cependant, ne pas intégrer ces télétravailleurs dans la communication interne, ou ne pas savoir comment s’y prendre, représente un grand défi pour nombre d’entreprises et risque d’avoir un impact négatif sur l'engagement.

Sur le sujet du lien entre les télétravailleurs et la stratégie de communication interne :

63 % des télétravailleurs disent disposer de toutes les informations nécessaires pour leur travail
36 % disent que leur supérieur hiérarchique est une source d'informations fiable
27 % disent ne pas avoir suffisamment d'informations sur leur entreprise

Défi numéro 6 : Les contraintes budgétaires

Les contraintes budgétaires sont souvent un un défi majeur pour les équipes de communication interne, ce qui a des répercussions négatives sur leur capacité à implémenter de nouveaux outils ou logiciels de communication interne. Cela est souvent lié à un mauvais alignement entre la stratégie de communication interne et les objectifs globaux de l'entreprise.

Défi numéro 7 : Une communication à sens unique

Une communication interne efficace se doit d’opérer dans les deux sens : l'écoute est tout aussi importante que la transmission d'informations aux employés. Des statistiques ont montré que les employés qui se sentent écoutés par leurs managers sont :

21 fois plus susceptibles d'être impliqués dans leurs activités
5 fois plus susceptibles d’être enthousiastes au travail

Défi numéro 8 : L’absence de communication interdépartementale

Pour assurer la prospérité d’une entreprise, la communication interne se doit d’avoir une portée interdépartementale. Et pourtant, plus de la moitié des sociétés déclarent avoir cloisonné leurs employés et 40 % disent que chaque département a ses propres motivations.

Défi numéro 9 : La réputation de la communication interne

Sa réputation comme n’étant pas forcément d’importance stratégique peut être désavantageuse, en plus du nombre de personnes qui ne savent pas forcément bien la communication interne c’est quoi. Cette réputation peut faire qu’un responsable de la communication interne est obligé de passer par des intermédiaires pour influencer le mode opérationnel de l'entreprise. Sans ligne directe avec la communication suite interne, ce travail devient immédiatement beaucoup plus délicat.

Défi numéro 10 : Les obstacles culturels

Un des autres obstacles à la communication interne peuvent être les barrières culturelles, et ce même si vous ne travaillez pas dans plusieurs pays. Notre société s’est en effet internationalisée et il est devenu de moins en moins probable que les employés d'un site appartiennent tous à la même culture.

Ne pas adapter vos communications et ne pas prendre en compte les nuances culturelles peut avoir un impact négatif. Cela peut décider si tous vos employés s’alignent bien sur votre ligne de conduite ou non.

Comment améliorer la communication interne ?

Nous avons parlé de l'importance de la communication interne et des obstacles potentiels, mais comment est-il possible de surmonter ces défis ? Étudions de plus près quelques-unes des meilleures pratiques de communication interne permettant que vos collaborateurs restent productifs et impliqués, et quelques méthodes de communication interne efficaces.

Actualisez vos méthodes de communication
L’importance des commentaires et des évaluations régulières
Dialoguez avec des effectifs multigénérationnels
Appuyez-vous sur la transparence de votre entreprise
Mettez l'accent sur des communications interculturelles
Célébrez les réussites de vos employés

Conseil numéro 1 : Actualisez vos méthodes de communication

Priorisez une méthode de communication interne moderne qui va faciliter la collaboration et le partage de documents et de fichiers, sans être obligé de passer par les e-mails.

N’oubliez pas cependant que certaines solutions ou outils de communication interne sont plus adaptés à certains types de messages que d’autres. Par exemple:

Les offres d'emploi sont plus efficaces sur les réseaux sociaux
Les systèmes de chat sont plus adaptés pour les messages instantanés pour le partage rapide de documents internes
Un logiciel basés sur le cloud est la meilleure solution pour partager des fichiers

Une approche multi réseaux faisant appel à un système intégré est la meilleure campagne de communication interne que vous puissiez mettre en œuvre.

Mettre à jour vos outils sociaux a été souligné comme un excellent moyen de tisser des liens au sein des équipes. Une étude de McKinsey sur l'utilisation des outils sociaux et des plateformes de communication a montré que 80 % des employés qui ont accès à des outils sociaux dans le cadre de leur travail communiquent régulièrement avec d'autres membres de leur équipe. À l’inverse, seulement 65 % de ceux qui n’en bénéficient pas le font.

Conseil numéro 2 : L’importance des commentaires et des évaluations régulières

L’envoi de commentaires et d’évaluations régulières sur votre communication interne de la part de vos employés doit être intégré à votre méthodologie pour améliorer vos performances et la satisfaction globale des employés. Cela peut se faire sous le format de rencontres individuelles, de discussions de groupe ou d'enquêtes anonymes en ligne. Les questions posées peuvent être par exemple :

Dans quels domaines pouvons-nous améliorer notre communication interne ?
Selon vous, quels sont les enjeux quotidiens de la communication interne ?
Trouvez-vous que notre communication interne est suffisamment transparente ?
Notre communication interne est-elle efficace ?
Quels sont les outils de communication interne que vous aimez le plus et le moins utiliser ?

Conseil numéro 3 : Dialoguez avec des effectifs multigénérationnels

En termes de communication, les préférences varient d'une génération à l'autre. Comme le spectre des effectifs est plus dynamique que jamais, votre seule solution est de réfléchir à la meilleure façon d’intéresser toutes ces générations et de l'intégrer dans votre système de communication interne. Cela peut être réalisé par exemple en utilisant différents outils de communication interne.

Conseil numéro 4 : Appuyez-vous sur la transparence de votre entreprise

65 % des employés disent que leur communication interne n'est pas suffisamment exhaustive. Faites en sorte de lutter contre le cloisonnement des informations dans la communication interne de votre startup ou autre entreprise.

Un manque de transparence peut avoir un impact négatif sur le moral de vos collaborateurs et sur leur implication dans votre entreprise.

Conseil numéro 5 : Mettez l’accent sur des communications interculturelles

Quand vous collaborez avec des effectifs internationaux, tenir compte des particularités culturelles dans votre communication interne est essentiel pour être sûr que le message que vous souhaitez transmettre est bien exprimé.

Essayez d'intégrer autant que possible la localisation et la transcréation à votre communication, de sorte que vos messages globaux soient correctement traduits en fonction du contexte local. Si les entreprises d’envergure multinationale ont les moyens de le faire en interne, vous pouvez aussi collaborer avec des spécialistes régionaux de la communication interne, ou faire appel à des partenaires locaux pour traduire vos annonces sur des canaux de communication internes dédiés.

Découvrez plus d’informations : Ces 7 spécialistes de la communication interne exercent une grande influence sur le monde non anglophone.

Conseil numéro 6 : Célébrez les réussites de vos employés

Si votre objectif est de créer une culture d'entreprise robuste, votre communication interne doit aussi tout faire pour fêter les accomplissements de vos employés. Si ceux-ci se sentent valorisés pour leurs contributions, cela aura un impact très positif sur leur motivation à œuvrer encore plus pour le bienfait de votre organisation.

Les 7 étapes d’une stratégie de communication interne réussie

Si votre objectif est de restructurer votre stratégie de communication interne existante, la route à suivre peut sembler bien sinueuse. Sur quelles tendances de communication interne pouvez-vous vous appuyer pour entamer cette refonte ?

Consultez ci-dessous une liste d'idées de communication interne. En adoptant notre stratégie en 7 étapes, vous parviendrez à implémenter un plan s’inspirant des meilleurs exemples de communication interne qui vous donnera des résultats concrets :

Repensez votre stratégie actuelle
Identifier les indicateurs importants
Ayez une stratégie claire pour chaque objectif
Établissez un échéancier réaliste
Étudiez et segmentez votre public
Expliquez le "pourquoi" de votre approche
Alignez-vous sur la stratégie de votre entreprise

Étape numéro 1 : Repensez votre stratégie actuelle

Avant de concevoir un nouveau plan de communication interne, vous devriez commencer par examiner votre plan actuel pour déterminer ce que votre nouvelle stratégie de CI doit apporter de plus. Les questions auxquelles vous devez répondre sont notamment :

Quel est le statut de votre stratégie de communication interne actuelle ?
Quels sont les meilleurs et les pires aspects de votre système de communication interne ?
Que pourriez-vous ajouter à votre stratégie de pour améliorer votre communication interne ?
Que souhaitez-vous que votre stratégie de communication interne devienne ?
Comment pouvez-vous atteindre vos objectifs de communication interne ?
Quelles sont les ressources dont vous aurez besoin ?
Quel est votre échéancier pour atteindre les objectifs de votre stratégie ?
Allez-vous devoir amplifier ou réduire l’ampleur de votre équipe de communication interne ?

Étape numéro 2 : Identifiez les indicateurs importants

Pour qu'une stratégie de communication interne soit un succès, vous devez savoir quels indicateurs vous importent le plus. Ce faisant, vous pourrez analyser quels aspects de la communication interne votre organisation nécessitent des efforts particuliers ou doivent constituer des objectifs majeurs de votre communication interne.

Les indicateurs que nous vous conseillons de surveiller sont notamment :

Les recommandations d'employés : combien en recevez-vous actuellement et comment pouvez-vous améliorer ce constat ?
Gestion de projet : quels sont les secteurs qui rencontrent toujours des problèmes ?
Engagement du personnel : vos employés consultent-ils, partagent-ils des commentaires ou discutent-ils avec votre contenu partagé en interne ? Ont-ils l’impression d’être entendus et partagent-ils les valeurs de l'organisation ?
Médias sociaux : avec quelle fréquence vos collaborateurs partagent-ils votre contenu, augmentant ainsi la notoriété de votre marque ?

Étape numéro 3 : Ayez une stratégie claire pour chaque objectif

Que vous ayez un ou plusieurs objectifs globaux, faites-en sorte de concevoir une stratégie claire et de déterminer comment atteindre ces objectifs. Cela peut être le fait de sélectionner les outils de communication interne dont vous allez vous servir pour remplir un objectif visé.

Étape numéro 4 : Établissez un échéancier réaliste

60 % des sociétés n'ont pas de planning de communication interne à long terme. Or, anticiper et mettre en place un échéancier réaliste est un aspect crucial pour une stratégie de communication interne efficace. Lors de l’élaboration de cet échéancier, vérifiez que vous avez bien défini à l’avance les différents rôles et responsabilités, y compris ce qui doit être réalisé, par qui et avec l’accord de quel(s) personne(s).

Étape numéro 5 : Étudiez et segmentez votre public

Le public doit évidemment être un élément essentiel au centre de vos idées de campagne de communication interne. Votre public cible ne peut pourtant pas juste être les “Employés” : réfléchissez plutôt aux différents rôles et emplacements géographiques , ou à leur place dans le cycle d’activité des employés. Une bonne segmentation est indispensable avant de vous attaquer à la communication en elle-même. Cartographier vos effectifs est donc un exercice crucial pour votre stratégie.

Étape numéro 6 : Expliquez le “Pourquoi” de votre approche

Lors de la préparation de votre stratégie de communication interne, il est important d'identifier exactement avec quel type de contenu vous voulez que les employés interagissent, et pourquoi cet engagement est important. Essayez de répondre aux questions suivantes :

Que souhaitez-vous que votre public sache pour qu'il mène à bien un changement ou une action particulière ?
Quel doit être le résultat final ? Que doivent faire vos employés pour y arriver ?
Quels ressentis devez-vous leur communiquer pour qu’ils implémentent le changement ou l'action souhaitée ?
Vos employés ont besoin de clarté en termes de signification et de vision pour s’investir pleinement dans leur travail et comprendre en quoi leur contribution est précieuse pour que votre organisation atteigne ses objectifs.

Étape numéro 7 : Alignez-vous sur la stratégie de votre entreprise

Une dimension clé de toute stratégie de communication interne efficace est de s'assurer qu'elle est bien alignée sur les valeurs et les objectifs commerciaux de l'entreprise. Les stratégies de communication interne que vous développez doivent être en phase avec les objectifs commerciaux de l’entreprise pour être considérées avec tout le sérieux qu’elles méritent en tant que levier de croissance.

Faites en sorte d’employer le même langage que votre direction et de comprendre ce qui est le plus important pour ces personnes. Ramenez vos actions à leurs objectifs : peu leur importe si l’intranet est très lu par les employés, si cela n'entraîne une hausse de la productivité et des bénéfices de l’entreprise.

L’utilisation des bons logiciels de communication interne

C’est vrai aussi bien pour les intranets, les plateformes de messagerie, les outils de visioconférence ou ceux de gestion de projet : utiliser des bons outils de communication interne peut solidifier la stratégie de communication d'une entreprise, améliorant ainsi l'engagement et l’efficacité des employés. Ceci dit, il n’existe pas de solution unique convenant à toutes les situations : certains outils vont mieux répondre aux besoins de certaines organisations que d'autres.

Compte tenu du vaste choix d'options qui s'offrent à vous, comment savoir quels seront pour vous les meilleurs systèmes de communication interne ? Consultez la liste que nous avons dressée ci-dessous pour en savoir plus sur le sujet :

Outils de chat
Outils de visioconférence
Outils de collaboration et de gestion des équipes
Logiciel intranet
Intranet traditionnel (Intranet 1.0)
Intranet social (Intranet 2.0)
Enterprise Social Networks (ESN)

Logiciel numéro 1 : Les outils de chat

La mission fondamentale de la communication interne est de faciliter la collaboration et le partage d'idées. Des outils de discussion comme Slack, HipChat, Chanty encouragent ces échanges, que ce soit dans des chats privés ou en groupe. Les outils de chat proposent aussi des fonctionnalités de chat en direct, de chat vidéo et une intégration facile avec les outils les plus populaires du marché.

Les meilleurs outils de chat

Slack
HipChat
Chanty

Les avantages des outils de chat

Meilleure collaboration
Facilite le partage des connaissances
Discussion en temps réel
Faciles à utiliser
Intégration possible avec les outils les plus populaires
Historiques des conversations

Les inconvénients des outils de chat

Risque de cloisonnement des communications entre les équipes
Pas d’accès à la base de données des documents de l'entreprise
Gêne potentielle en cas de de discussion simultanées trop nombreuses
Faible taux de participation des employés

Logiciel numéro 2 : Les outils de vidéoconférence

Les logiciels de visioconférence comme Google Meet, Zoom et BlueJeans sont devenus indispensables pour de nombreuses sociétés dans le monde entier, notamment suite à l'envolée du télétravail. Lorsqu'ils sont utilisés de façon judicieuse, les outils de visioconférence peuvent avoir un impact positif sur la productivité et l'engagement, tout en permettant au personnel travaillant à distance de se sentir plus connecté aux activités et aux employés de la société.

Les meilleurs outils de vidéoconférence

Google Meet
Zoom
BlueJeans

Les avantages des outils de vidéoconférence

Augmentation de la productivité
Productivité plus efficace
Amélioration de l'engagement
Forte participation

Les inconvénients des outils de vidéoconférence

Peu fiables en cas de mauvaises connexions Internet
Risque de diminution de l’engagement s’ils sont utilisés trop fréquemment
Peuvent être un peu impersonnels dans les grandes conférences ou webinaires

Logiciel numéro 3 : Les outils de collaboration et de gestion des équipes

Les logiciels de collaboration et de gestion d'équipe populaires comme Trello, Asana et Google Docs aident les équipes à collaborer facilement, en permettant à plusieurs utilisateurs de programmer et de gérer aisément tâches et projets. Tout cela grâce au partage facile des fichiers, à l’accès aux documents importants, à l’ajout de notes et au suivi de modifications. Ces outils simplifient grandement la mise en place d’un workflow capable.

Les meilleurs outils de collaboration et de gestion des équipes

Google Docs
Asana
Trello
G Suite

Les avantages des outils de collaboration et de gestion des équipes

Aident à créer des workflows efficaces
Une meilleure organisation des projets
Favorisent la collaboration
Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document
Stockages des projets au même endroit
Faciles à utiliser

Les inconvénients des outils de collaboration et de gestion des équipes

Capacités d'intégration limitées
Difficile d’ajouter des commentaires dans les outils de gestion de projet
Risques de sécurité à prendre en compte

Logiciel numéro 4 : Les logiciels intranet

Les intranets sont des digital workplaces tout-en-un facilitant une meilleure collaboration entre les équipes. Quels sont les différents types de logiciels intranet pour les différents types de communication interne ?

Les intranets traditionnels (Intranet 1.0)

Un intranet traditionnel va proposer les fonctionnalités auxquelles vous vous attendez d'un logiciel intranet standard : communication verticale des dernières actualités et informations et accès aux documents importants de l'organisation.

Les avantages des intranets traditionnels

Accès aux documents importants de l'entreprise
Possibilité de consulter les dernières nouvelles et informations

Les inconvénients des intranets traditionnels

Impossible de développer la base de connaissances des employés
Partage statique des informations
Faible engagement des employés

Social Intranet (Intranet 2.0)

Un intranet social est bien plus qu'une plate-forme de publication : c’est un canal de communication interne qui permet des discussions et des communications bidirectionnelles, une meilleure collaboration sur les projets et une productivité démultipliée. Là où un intranet social atteint son plein potentiel, ce n'est pas juste comme outil de publication d’actualités, mais en tant que ressource indispensable pour tous les processus et toutes les problématiques internes.

Les avantages d’un intranet social

Meilleure productivité
Amélioration de la communication à tous les niveaux
Partage des connaissances facilité
Favorise l’élaboration d’une culture d’entreprise
Optimise la collaboration
Réduit la surabondance des e-mails
Meilleur engagement des employés

Les inconvénients d’un intranet social

Nécessite d’ajuster la culture d’entreprise
Moins d'interactions en présentiel

Logiciel numéro 5 : Les Enterprise Social Networks (ESN)

Les ESN (Réseaux Sociaux d’Entreprise) sont l’équivalent professionnel des réseaux sociaux populaires comme Facebook et Twitter, les ESN les plus célèbres étant Workplace by Facebook et Yammer. Chaque employé a son propre profil sur un ESN, et ceux-ci peuvent être particulièrement utiles pour favoriser le networking et l’échange de messages instantanés.

Les meilleurs ESN

Workplace
Yammer

Les avantages des ESN

Messagerie instantanée
Renforce la culture d’entreprise
Facilite les échanges sociaux
Améliore la collaboration

Les inconvénients des ESN

Pas d’accès aux documents de l'entreprise
Risque de distraction

Les objectifs de la communication interne

Avoir des objectifs à la fois réalistes et bien définis est la pierre angulaire de tout plan de communication interne.

Pourquoi? Car si ni vous ni votre équipe de communication interne ne savez avec exactitude quels sont les objectifs que vous ciblez (ainsi que le rôle de chaque personne pour produire ces résultats), comment est-ce possible de les atteindre ? Sans avoir fixé des objectifs de communication interne mesurables, vous prenez le risque de ne pas clairement communiquer certaines informations importantes venant de la direction aux employés. Cela risque d’avoir des conséquences très fâcheuses pour la réussite de votre société.

Comment délimiter des objectifs mesurables ? Faites en sorte de suivre les 3 étapes suivantes avant de vous y attaquer :

Dressez un plan avec votre équipe de communication interne
Incorporez les remarques du personnel
Choisissez des objectifs SMART

Objectif numéro 1 : Concevoir un plan avec votre équipe de communication interne

Nous vous recommandons tout d’abord de débattre avec votre équipe sur les sujets suivants:

Quel est le principal résultat pour votre organisation que vous visez avec votre stratégie de communication interne ?
Quels sont les aspects de votre stratégie qui fonctionnent déjà et lesquels sont peu efficaces ?
Comment pouvez-vous pallier aux faiblesses de votre type de communication interne ?
Quand souhaitez-vous atteindre cette ambition ?
Disposez-vous des outils, des plateformes et du budget pour implémenter cette stratégie ?

Objectif numéro 2 : Incorporer les remarques du personnel

Comme nous l'avons évoqué plus haut, recueillir les avis des employés est également indispensable pour une stratégie de communication efficace, car c'est un très bon moyen de déterminer vos futurs objectifs. Pour cela, vous devez véritablement prendre en compte et intégrer toutes les remarques que vos collaborateurs vous transmettent. Il serait bien inutile de les recueillir pour ne pas les mettre à profit ensuite.

Objectif numéro 3 : Choisir des objectifs SMART

Votre stratégie de communication interne doit utiliser des objectifs SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels.

Ne vous contentez pas de dire que vous voulez « améliorer l'engagement des employés » : qu’entendez-vous précisément par « améliorer » ? Comment saurez-vous si cet engagement a vraiment progressé, comment allez-vous le mesurer ? Une fois que vous avez précisé dans quelle mesure vous voulez le développer et fixé un objectif, vérifiez que celui-ci est réaliste et réalisable : mieux vaut être modeste dans ses ambitions et progresser à partir de ce point. Pour finir, choisissez une date limite, sans quoi sinon vous ne saurez jamais si vous avez bien atteint votre objectif stratégique.

Comment mesurer la communication interne ?

Il est essentiel de mesurer la réussite de votre stratégie de communication interne, sans quoi vous ne pourrez pas déterminer si vous avez obtenu les résultats escomptés. En analysant vos indicateurs principaux, vous pourrez repérer quels sont les domaines d'amélioration possibles et, en vous servant de ces informations, prendre les mesures nécessaires pour concrétiser vos idées de communication interne.

Quelles sont les méthodes les plus efficaces pour mesurer la communication interne ?

Google Analytics peut vous aider à suivre quels aspects de votre stratégie de communication interne fonctionnent et quel contenu est consulté par les employés.
Les outils de chat comme Slack encouragent le dialogue sur votre stratégie de communication interne. Vous pouvez ainsi ajouter un canal pour les questions auxquelles la direction peut répondre
Un intranet G Suite permet de se synchroniser avec ces deux outils afin que vous puissiez aisément surveiller et mesurer vos communications internes en un seul espace.

Quels sont les indicateurs que vous devez examiner pour déterminer le succès de votre stratégie ? Nous vous conseillons d'utiliser les facteurs suivants comme base pour évaluer l'efficacité de votre communication interne :
Engagement des employés : par exemple les réponses aux enquêtes ou le taux de recommandation net des employés (eNPS).
Les taux d’ouverture et de clics des communications, pour vérifier que vos communications sont bien lues.
Réponses et commentaires : les échanges et discussions qui ont lieu au sein de vos canaux de communication.
Taux de rotation du personnel : une mauvaise communication peut être responsable d’une mauvaise culture d’entreprise. Même si la communication interne n’est jamais seule responsable du taux de rotation d’une entreprise, elle peut l’impacter en le maintenant à des niveaux faibles.

Conclusion

Comme nous nous sommes efforcés de l’expliquer dans ce guide, la communication interne est inextricablement liée à l'engagement des effectifs, car un personnel impliqué travaille jour après jour avec enthousiasme et détermination. Cela peut aussi impacter directement les résultats de la société, accentuant une fois de plus l'importance stratégique de la communication interne.

Quantifier l'impact réel de la communication interne est indispensable pour la prise de décisions plus stratégiques, mais choisir quels facteurs mesurer et comment le faire sont des choix tout aussi délicats. En fin de compte, vos propres conclusions vont dépendre des outils qui sont à votre disposition et de vos résultats stratégiques.