Trouver le meilleur intranet Google Workspace - 8 questions à se poser

Félicitations ! Vous appréciez manifestement une forte collaboration au sein de l'équipe et une culture d'entreprise qui encourage la communication et la transparence.

C'est pourquoi vous avez choisi Google Workspace, n'est-ce pas ? Mais vous avez maintenant un petit problème : même avec les outils de collaboration Google, votre environnement de travail n'est toujours pas à la hauteur du niveau de productivité espérée. Vous devez trouver un moyen de mieux d'intégrer ces outils et bénéficier d'un intranet google.

Pourquoi choisir le meilleur intranet est important?

Aujourd’hui, le monde du travail s’est tourné vers le télétravail ou le travail en déplacement et doit donc posséder des outils permettant un accès aux informations depuis un appareil mobile. Qu’il s’agisse de téléphones portables, de tablettes ou d’ordinateurs portables, avoir les bons outils de collaboration est un facteur important pour continuer à offrir un service impeccable à vos clients.

C’est pourquoi vous devez rechercher le meilleur intranet avec outil de collaboration Google : cet intranet doit non seulement permettre la collaboration d’équipe avec les applications Google, mais aussi soutenir votre stratégie d’engagement des employés en renforce la culture et la communication interne. Lorsque vous envisagez le meilleur intranet pour Google Workspace, posez-vous ces questions.

Infrastructure d'un intranet Google Workspace

Il existe plusieurs types d’intranets disponibles. Cependant, choisir la bonne solution peut s’avérer difficile, surtout si vous ne savez pas grand-chose sur eux. Le processus de sélection doit commencer en définissant les priorités de vos employés dans l’organisation. Après y avoir répondu, vous serez en mesure de choisir la catégorie de votre prochain intranet. La plupart des options intranet appartiendront à l’une de ces 4 catégories :

Intranet avec un serveur physique

Cette option procure aux organisations un logiciel qui leur ait vendu et leur appartient entièrement. Ils sont installés sur les serveurs de l’organisation et répondent aux besoins de l’entreprise. L’entreprise doit donc héberger l’intranet dans leur propre centre de données et est responsable des couts et gestions associés, y compris l’achat du matériel et d’autres infrastructures qui incluent l’installation, le test et le déploiement du logiciel, ainsi que sa maintenance et sa sécurisation.

Un logiciel intranet en Cloud

Les logiciels intranets avec technologie Cloud sont l’opposé des intranets avec serveur physique. Les données sont stockées sur un serveur sécurisé en ligne et géré très probablement par des fournisseurs telles que Google ou Microsoft ; de leur côté, ils hébergent, gèrent et maintiennent le logiciel intranet. L’utilisateur quant à lui, paie les frais de licence. Grâce aux données stockées dans le Cloud, les utilisateurs peuvent accéder à leurs données à tout moment et n’importe où dans le monde. En raison de la facilité de configuration et de maintenance, ainsi que des prix et pack de services adaptés, la majorité des organisations utilisent aujourd’hui des intranets entièrement ou partiellement dans le Cloud.

Certaines études démontrent que d’ici la fin de 2025, le marché mondial du
« cloud computing » devrait atteindre 650 milliards de dollars et que plus de 80 % des organisations mondiales devront migrer vers les outils numériques.

Il existe de nombreux logiciels Intranet Cloud. Les intranets Google Workspace sont tous dotés de la technologie Cloud. Ils s’intègrent directement aux fonctionnalités de Google et outils de collaboration pour créer un lieu de travail complet, connecté et intuitif. L’utilisation de Google Workspace intégré dans un intranet augmentera l’engagement de vos employés et la productivité de votre organisation.

Intranet gratuit ou Open Source

Certaines organisations décident de créer leur intranet open source respectif, car ils sont gratuits. Elles offrent aussi aux organisations une certaine qualité, liberté de faire des changements et sa durabilité. Cependant, cela entraine également des couts de gestion plus élevés et nécessite un soutien à plein temps et de nombreux services auxiliaires.

Intranet personnalisé de A à Z

Un intranet personnalisé est conçu sur mesure uniquement pour une organisation particulière. Tout aspect de sa mise en place — du codage, des tests, de la validation, de la formation et du déploiement à la mise en œuvre sont tous sous la responsabilité de l’entreprise. Puisqu’il a été fabriqué sur commande, le prix est très élevé et n’est donc pas des options intranet pour les petites entreprises, mais uniquement recommandées pour des organisations plus développées qui n’ont pas d’autre choix que de créer un système personnalisé pour soutenir leurs priorités et besoins.

Choisir le meilleur intranet Google Workspace

Pour un intranet utilisant la technologie Cloud, vous découvrirez tôt ou tard les outils de collaboration Google Workspace et les intranets associés. Si vous êtes déjà un utilisateur Google et que vous souhaitez tirer le meilleur parti de ces outils, vous verrez instantanément qu’un intranet intégrant Google Workspace est votre meilleure option. Vous pouvez choisir parmi de nombreux fournisseurs qui s’intègrent parfaitement à Google ; ils sont conçus pour améliorer la communication, la collaboration et la productivité. Mais votre intranet doit non seulement encourager la collaboration d’équipe, mais également prendre en charge l’engagement de vos employés et le développement de la culture interne. Pour vous aider dans le processus de prise de décision afin de trouver la meilleure option intranet pour Google Workspace, nous avons résumé 8 questions utiles que vous devriez considérer.

8 questions à se poser pour choisir le meilleur intranet Google Workspace

1. L'intranet est-il intégré avec Google Workspace ?

OK, c'est une première question vraiment évidente - mais elle est néanmoins essentielle. Votre entreprise utilise les applications Google pour travailler, donc la question la plus importante à poser en premier lieu est de savoir si une solution intranet peut fonctionner avec cela. Assurez-vous que votre intranet Google Workspace permet la collaboration depuis le portail lui-même, sans forcer les employés à quitter l'écosystème pour ouvrir d'autres outils.

La communication ne doit pas se faire et ne se fait pas dans un silo. Lorsque des collègues discutent de projets sur un canal ou une messagerie instantanée, vous voulez qu'ils puissent ouvrir le fichier et y travailler nativement, dans l'intranet lui-même. Vous voulez que l'intranet ne soit pas seulement la page d'accueil, mais qu'il soit le cadre de chaque tâche. Seul un intranet Google Workspace avec une intégration profonde aux applications Google pour le travail peut atteindre cet objectif.

2. Voulez-vous un intranet traditionnel, un intranet social, ou une digital workplace ?

Un détail important à décider dès le départ. Votre intranet n’est pas là pour son propre intérêt ; il est là pour résoudre les défis et les problèmes, comme une mauvaise communication ou le travail en silos. Mais il n’y a pas d’intranet général, mais des types d’intranets différents pour régler vos problèmes. Il faudra décider du type d’intranet dont vous aurez besoin : 

• Un intranet - un foyer d'informations statiques comme un simple billet de blog ou une image intégrée d'un organigramme.

• Un réseau social d'entreprise (ESN) - comme les réseaux sociaux que vous connaissez et que vous aimez, mais qui n'est accessible qu'à votre entreprise et à ses employés.

• Un intranet social - une combinaison de ces deux types de réseaux, permettant à la fois l'interaction et le partage d'informations statiques.

• Une digital workplace - inclut les fonction précédente, et une suite de productivité, généralement par le biais d'un outil global avec des intégrations comme Google Workspace.
  
  

De plus en plus d'entreprises optent pour ce dernier et font de la digital workplace une réalité. Cela fonctionne particulièrement bien lorsqu'il y a beaucoup de travailleurs à distance, ou lorsque les équipes sont dispersées dans des zones géographiques et des fuseaux horaires différents.

3. L'intranet est-il simple d'utilisation et facilite-t-il le télétravail ?

Votre intranet est essentiel pour la collaboration et la communication interne. Pourquoi ne pas offrir ces mêmes fonctionnalités lorsque vos collaborateurs sont hors du bureau ? Quand vous recherchez le meilleur intranet Google Workspace entreprise, assurez-vous que l’outil facilite le télétravail. Votre intranet Google Workspace doit être réactif — il doit être simple à utiliser et s’adapter à la taille de l’écran sur lequel il est utilisé.

4. Voulez-vous un intranet cloud ou sur site ?

Autrefois, toute solution intranet aurait été hébergée dans les locaux d’une entreprise, quelque part dans une pièce sombre et froide remplie de serveurs dans lesquels seul un technicien du département IT était autorisé à enter. Mais l’arrivée des intranets et des intégrations basées sur le cloud a rendu cette infrastructure remplaçable ; à la place, le CTO peut économiser de l’argent et de l’espace de bureau en choisissant de placer les données de l’entreprise dans le cloud.

Cela dit, toutes les entreprises n’ont pas opté pour le changement vers le cloud ; certains directeurs techniques évoquent les risques de sécurité et la protection des données pour justifier leur décision de rester sur des serveurs tangible. Si votre directeur technique est l’un d’entre eux, un intranet Google Workspace ne vous conviendra pas. Cela dit, si l’entreprise a déjà adopté les outils Google, alors elle a déjà fait le premier pas vers un intranet Google Workspace sur le cloud. 

5. Dans quelle mesure votre choix est-il à l'épreuve du temps ?

Ce sujet concerne les mises à jour et le budget : assurez-vous de choisir une solution qui ne fonctionne pas seulement pour aujourd’hui, mais qui s’adaptera au changement de l’entreprise. Cela signifie que vous avez non seulement besoin d’analyser vos priorités actuelles, mais aussi les mises à jour et obstacles dans les cinq à dix prochaines années à venir. Anticipez les défis à venir, trouvez le meilleur intranet pour Google Workspace qui s’adapte aux priorités de votre entreprise et trouvez un fournisseur qui est prêt à travailler avec vous dans le cadre d’un partenariat pour répondre à ces besoins à venir.

6. Comment vos employés utiliseront-ils l'intranet ?

Bien qu'il existe de nombreuses façons d'encourager et de favoriser une plus grande adoption et utilisation de votre intranet Google Workspace, rien de tout ca n'aura d'impact si les employés n'aiment pas l'utiliser.

Posez-vous les questions : comment vos employés utilisent-ils l’intranet Google Workspace ? Quelles tâches devront-ils accomplir ? Comment vont-ils se connecter et accéder à la plateforme ? Quels seront les Pages et Channels essentiels auxquels vous souhaitez qu’ils accèdent régulièrement ? La plateforme est-elle facile à naviguer ? Les outils importants sont-ils cachés derrière de multiples clics ou facilement accessibles ? Comment vont-ils accéder à leurs outils de productivité et de collaboration ? En fin de compte, ce sont les utilisateurs qui passeront le plus de temps sur l’intranet. Alors, n’oubliez pas de prendre en compte leurs habitude et préférence lorsque vous analysez les options.

7. Quelles données analytics seront disponibles ?

Vous optez pour un intranet Google Workspace, car vous voulez améliorer l’engagement de votre personnel, remonter leur moral et développer la culture interne. Toutes ces choses sont mesurables avec l’intégration Google Workspace dans votre intranet. Vérifier si la plateforme possède des fonctions advanced analytics qui donnera un aperçu des niveaux d’engagement de votre entreprise, et s’il sera facile de partager ces rapports avec d’autres. Ce n’est que lorsque vous pourrez repérer les tendances et analyser les taux d’engagement et d’utilisation que vous verrez l’impact de l’Intranet Google Workspace dans votre entreprise.

8. Comment voulez-vous organiser la communication interne ?

Si tout se passe comme prévu, votre intranet Google Workspace sera si populaire que vous pourriez vous perdre dans les conversations. C'est une bonne chose - en quelque sorte. En réalité, si tout le monde parle en même temps, cela devient très bruyant et très difficile d'identifier ce qui est important pour vous.

Un intranet Google Workspace vous permettra de créer des Communautés Collaborative Intranet ou Channels pour organiser vos espaces de discussion par sujets ou projet spécifiques — qu’il s’agisse d’un sujet professionnel ou un Chanel pour planifier un événement interne  - et de les laisser se développer de façon organique. Organiser les conversations n’a pas pour but de l’étouffer ; au contraire, il permettra à la conversation de s’épanouir de manière naturelle.

Happeo : un intranet intégrant les outils google

Happeo : L'intranet Google Workspace
Naturellement, c'est ici que nous vous disons que l'intranet social et le lieu de travail numérique unifié de Happeo est le meilleur intranet pour Google Workspace. Oui, nous sommes partiaux, mais nous y croyons vraiment aussi.

Nous savons qu'une organisation moderne s'appuie sur de nombreux outils pour rester productive, et nous avons donc construit un intranet, un réseau social d'entreprise et une plateforme de collaboration en un seul pour vous aider à engager, informer et connecter votre main-d'œuvre mondiale.

Notre objectif est d'ajouter de la simplicité au lieu de travail numérique, de connecter les personnes qui ne sont pas connectées et de créer des cultures d'entreprise collaboratives et innovantes.

Un avis publié sur Capterra à déclaré ceci : « Nous utilisons Happeo pour rapprocher les départements, les connecter et établir un échange de connaissances à travers toute l’entreprise. C’est notre plateforme communautaire interne, mais sans le flux incontrôlé des réseaux sociaux connus.  »