Votre organisation gère, crée et partage activement des connaissances ? Vos employés perdent souvent du temps à rechercher des informations sur différents outils ?
Selon une enquête récente, 75 % des entreprises déclarent que créer et gérer des connaissances de manière efficace contribue à leur succès. Et pourtant, seules 9% se sentent « tout à fait prêtes » à le faire.
Pour bien se préparer, les entreprises doivent mettre en œuvre divers outils. Ceux-ci aident leurs employés à partager, organiser et accéder librement aux connaissances. Un wiki d'entreprise pourrait être la solution idéale.
Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise ?
Un wiki d'entreprise est une base de données centrale où les employés d'une organisation peuvent stocker et organiser du contenu. Cela peut inclure des manuels d'employés, des informations concernant les produits, des plans de projet, des listes de contrôle d'intégration et des processus internes.
Fondamentalement, ce sont les employés d'une entreprise qui créent et utilisent le wiki d’entreprise, et non l’équipe de knowledge management. N'importe qui au sein de l'entreprise peut le modifier ou le compléter lorsqu'il a des informations à partager. Une base de connaissance wiki fonctionne alors comme la version privée et interne de Wikipédia dans votre organisation.
Base de connaissances vs wiki d’entreprise
Les wikis d’entreprise et les bases de connaissances internes sont des systèmes permettant de stocker et d'organiser le contenu interne. Toutefois, il ne faut pas confondre ces deux termes. Alors qu'un wiki entreprise est conçu pour être développé (et enrichi) de manière organique par les employés d'une organisation, une base de connaissances se fait de manière plus délibérée et structurée.
Ce sont quelques employés spécifiques qui créent et entretiennent le contenu d'une base de connaissances. Ils peuvent accorder à d'autres employés, notamment les chefs de service, le droit de créer ou de modifier le contenu. Cela permet aux organisations d'avoir plus de contrôle sur les informations stockées et d'éviter la confusion que causent des informations obsolètes ou éparpillées.
Un wiki d'entreprise est quant à lui destiné à encourager la collaboration et à faciliter le partage de connaissances à tous les niveaux de l’organisation, de manière moins restreinte. La base de connaissances offre néanmoins un meilleur moyen de structurer et organiser le contenu de manière logique. Vous pouvez même définir des règles, comme une taxonomie et des conventions de dénomination, pour que les employés trouvent plus facilement le bon contenu.
Les wikis d'entreprise et les bases de connaissances peuvent s’avérer très utiles pour stocker et gérer les connaissances en entreprise. De nombreuses solutions modernes offrent le meilleur des deux mondes en combinant un module wiki, auquel tous les membres du personnel peuvent contribuer, avec la structure et le contrôle d'une base de connaissances.
Pourquoi utiliser un logiciel de wiki interne ?
Selon une étude de McKinsey, les professionnels passent en moyenne 19 % de leur temps à rechercher des informations. Pour un employé à temps plein, cela représente une journée de travail entière par semaine.
Utiliser un logiciel de wiki interne peut aider votre équipe à trouver plus facilement les informations dont elle a besoin.
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles il faut adopter les systèmes wiki d'entreprise pour organiser l'information :
Le wiki d'entreprise aide à mieux gérer et retenir les connaissances
Les connaissances d'une organisation figurent parmi ses meilleurs atouts. Il est essentiel de créer un wiki d’entreprise et d’encourager vos employés à documenter leurs connaissances. Cela vous permet de vous assurer que les connaissances organisationnelles restent accessibles à tous. Cela vous aide aussi à conserver vos savoirs, même lorsque les meilleurs talents s’en vont.
Le wiki d'entreprise fournit une base de connaissances consultable
Il n'y a aucun intérêt à documenter toutes les connaissances clés de votre organisation si personne ne peut les trouver. Un bon logiciel de wiki d'entreprise permet aux employés de rechercher un contenu spécifique. Cela fait de votre wiki un référentiel de contenu en libre-service. Les employés peuvent dès lors y trouver les informations nécessaires sans avoir à demander de l'aide.
Le wiki d'entreprise élimine la confusion
Dans de nombreuses organisations, les informations sur l'entreprise sont dispersées sur diverses plateformes. Il peut alors être difficile de trouver la bonne information. Un wiki bien organisé rassemble toutes les connaissances de votre organisation en un seul endroit. Grâce à cette source unique de vérité, vos employés savent toujours où chercher les informations dont ils ont besoin.
Le wiki d'entreprise accélère l'onboarding des nouveaux employés
S’intégrer dans une nouvelle entreprise peut être compliqué si on n’est pas bien orienté. Il faut se familiariser avec différentes personnes, politiques et procédures. Concevoir un processus d'intégration efficace est alors essentiel. Cela peut contribuer à augmenter la rétention des employés jusqu'à 82 %.
À travers un wiki d'entreprise, vos nouvelles recrues peuvent facilement accéder à toutes les directives et aux guides pratiques. Cela inclut aussi les supports de formation et autres documents nécessaires pour être productifs le plus rapidement possible. Les managers et dirigeants peuvent aussi gagner du temps car ils n'ont plus besoin de répondre aux mêmes questions que posent tous les nouveaux employés.
Le wiki d'entreprise améliore la productivité des employés
Créer un wiki d'entreprise permet d’obtenir une source unique de vérité permettant de rationaliser les informations au sein de l’entreprise. Les employés peuvent dès lors travailler de manière indépendante et économiser du temps pour se concentrer sur leur travail. Ils n’ont plus à chercher sur plusieurs canaux ou à solliciter l'aide de leurs collègues.
Le wiki d'entreprise favorise la collaboration d'équipe
Rechercher un exemple de wiki d’entreprise et le déployer est un effort de collaboration auquel tout le monde peut contribuer. Cet outil encourage les membres de votre équipe à partager leurs connaissances, leur expérience et leurs idées pour aider les autres. Cela permet de créer une culture collaborative axée sur le travail d'équipe où chacun peut grandir.
Le logiciel de wiki peut aussi contribuer à briser les silos d'informations au sein de votre organisation. Avec un wiki d'entreprise en place, chaque membre de votre équipe peut puiser dans les connaissances partagées, quel que soit son poste.
Le wiki d'entreprise s'intègre aux processus existants
Les organisations utilisent quotidiennement différents outils de travail. C’est pourquoi la plupart des solutions wiki d'entreprise modernes peuvent s'intégrer à vos outils et processus existants.
Happeo, par exemple, s'intègre à la fois à Google Workspace et à Microsoft 365. Autrement dit, les résultats des recherches que vous effectuez dans votre wiki d'entreprise incluent vos fichiers Google Drive ou OneDrive. Vous pouvez même intégrer des fichiers Drive ou OneDrive dans vos pages pour les contextualiser. Les employés peuvent alors plus facilement trouver les informations souhaitées.
Le wiki d'entreprise réduit le taux de roulement
Les employés des entreprises avec une culture de collaboration et de soutien sont moins susceptibles de vouloir démissionner. Créer un wiki interne peut vous aider à y parvenir. Cet outil offre aussi à vos employés toutes les informations dont ils ont besoin pour qu’ils ne perdent pas leur temps à rechercher les faits et chiffres. Ils ont alors plus de temps pour faire leur travail, ce qui réduit les niveaux de stress et d'épuisement professionnel.
Les avantages de créer un wiki d’entreprise, et d’encourager tous les employés à apporter leurs connaissances et leur expertise, vont plus loin. Ce faisant, vous vous assurez aussi que les employés se sentent valorisés et écoutés au travail.
Inconvénients d’un wiki d’entreprise traditionnel
Un logiciel de wiki d'entreprise peut être un outil précieux pour gérer les connaissances dans votre organisation. Les solutions wikis traditionnelles présentent toutefois certains inconvénients.
En voici quelques-uns :
Besoin de surveillance
Créer un wiki interne, favorisant la culture de partage des connaissances et de collaboration, peut avoir des limites. Lorsque n'importe qui ajoute des informations au wiki, sans l'approbation d'experts en la matière, on peut finalement se retrouver avec des informations incorrectes ou obsolètes.
Grâce aux fonctionnalités, comme l'approbation du contenu, les solutions wiki d'entreprise modernes assurent le juste milieu entre utilisation libre et qualité des informations.
Une autre fonctionnalité importante est la gestion du cycle de vie qui alerte les dirigeants lorsqu'un élément de contenu n'a pas été mis à jour depuis longtemps, et semble obsolète.
Fonctionnalité de recherche restreinte
La fonctionnalité recherche des solutions wiki d'entreprise traditionnelles n’est pas toujours très intuitive ou puissante. Les employés peuvent alors perdre du temps à rechercher les informations dont ils ont besoin.
En revanche, les solutions wiki d'entreprise modernes combinent un logiciel wiki fonctionnel avec une puissante option de recherche. Certaines d’entre elles (comme Happeo) vous permettent même de rechercher dans plusieurs applications tierces depuis votre environnement numérique.
Ralentissement des processus existants
La gestion d'un wiki interne peut nécessiter beaucoup de travail supplémentaire pour vos employés. Ils doivent notamment ajouter, mettre à jour et rechercher des informations sur votre wiki d'entreprise. Cela peut les éloigner de leurs tâches habituelles, entraînant une perte de temps et de productivité.
Pour éviter cela, recherchez des solutions wiki d'entreprise qui fonctionnent de manière fluide avec vos outils et plateformes existantes. De cette façon, vos employés peuvent éviter de perdre du temps à passer d'une plateforme à l'autre, et intégrer simplement votre wiki dans leur workflow quotidien.
Aucune fonction analytics
Les wikis d'entreprise traditionnels n'offrent pas beaucoup d'informations sur la façon dont vos employés les utilisent. Vous pouvez dès lors vous retrouver avec des tonnes de pages de contenu auquel personne n'accède. Il peut aussi être difficile de savoir si vos employés manquent d’informations clés.
Un wiki moderne peut vous fournir des analyses précieuses, vous indiquant ce que vos employés recherchent (ou non). Cela vous permet de supprimer le contenu redondant qui encombre votre wiki. Vous pouvez aussi vous assurer de répondre aux questions les plus courantes de votre équipe.
Exploitez les logiciels modernes de wiki d'entreprise
Les wikis d'entreprise traditionnels semblent ne plus convenir aux réalités du monde du travail actuel. Heureusement, il existe une solution. Happeo regroupe à la fois un wiki d'entreprise moderne, une base de connaissances et un intranet social sur une plateforme intuitive.
Voici pourquoi Happeo pourrait être le logiciel wiki d'entreprise moderne dont votre organisation a besoin :
- Pages d'accueil personnalisées : Personne n'a besoin de voir l'ensemble des connaissances d'une entreprise d’un seul coup. Avec Happeo, vous pouvez facilement personnaliser votre page d'accueil afin qu'elle affiche uniquement le contenu, les Communautés et les widgets dont vous avez besoin.
- Gestion du cycle de vie du contenu : La fonctionnalité gestion du cycle de vie d’Happeo envoie des alertes automatiques aux dirigeants lorsque le contenu devient obsolète. Cela vous permet de prendre des mesures pour le mettre à jour ou le supprimer.
- Analytics approfondies : Les fonctionnalités d’analytics d'Happeo vous permettent par exemple d’identifier facilement les publications et pages suscitant le plus d'engagement. Nul besoin de deviner le contenu que vos équipes veulent voir. Les analytics Search vous aident à repérer les questions récurrentes, et à vous assurer que tous les manques en matière de connaissances sont comblées.
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