L'époque où tous les employés étaient rassemblés autour du bureau du directeur pour entendre les dernières nouvelles de l'entreprise est bel et bien révolue.
Une stratégie de communication interne moderne se doit de faire appel à la technologie, car l’employé moderne n'est plus connecté de la même manière à un bureau, ni même à un espace de travail. Elle doit aussi être élaborée en se fondant sur une analyse interne et en s’alignant avec les objectifs généraux de l’entreprise.
L’élément le plus important d’un guide de stratégie de communication interne est que cette stratégie soit conforme à la stratégie de l'entreprise. Faute de quoi, tout le travail de l'équipe de communication interne aura été réalisé en vase clos, sans apporter de vrais bénéfices à l'entreprise ou contribuer à ses objectifs.
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Qu’est-ce qu’une stratégie de communication interne ?
Une stratégie de communication interne est un plan d'action conçu pour atteindre vos objectifs en termes de communication interne. Elle vous permet de définir les objectifs au sein de votre organisation, ainsi que la démarche mise en œuvre pour les atteindre.
Quelle est l’utilité d’une stratégie de communication interne ?
Le développement d’une stratégie de communication interne permet de bénéficier de la clarté nécessaire pour que tous les employés soient sur la même longueur d’onde et pour la productivité de vos équipes. Elle est également importante pour les personnes en charge de la communication interne de l’entreprise, afin de montrer aux dirigeants qu'ils contribuent à la réalisation des objectifs généraux de l'entreprise et que leur communication interne n’est pas qu’un assemblage de décisions aléatoires.
Si de nombreuses approches différentes existent pour élaborer une stratégie tout en respectant les meilleures pratiques de la communication interne, tout comme il existe une grande variété de stratégies institutionnelles, certaines étapes sont indispensables pour déployer une stratégie de communication interne robuste.
Les 7 étapes pour développer une stratégie de communication interne
Étape Nº1 : Commencez par une phase d’introspection
Vous ne pouvez pas concevoir de stratégie de communication interne avant d’avoir déterminé :
- Votre positionnement actuel
- Le positionnement auquel vous souhaitez aboutir
- Les obstacles potentiels à cette transformation
Une solution intéressante est de concevoir un sondage demandant aux employés ce dont ils ont besoin et ce qu'ils pensent des méthodes de communication actuelles. De même, vous devez également demander aux dirigeants de l’entreprise quelles sont leurs propres demandes et attentes en matière de communications internes. Ce dernier point est particulièrement important, car il vous aidera à aligner votre stratégie de comm interne sur les objectifs de la direction de la société. Il peut aussi être avantageux de bénéficier d’un point de vue externe sur cette question. Si vous disposez du budget nécessaire, vous pouvez faire appel à un spécialiste de la communication interne qui sera chargé de l’élaboration d’un benchmark impartial pour votre stratégie de communication interne.
Étape Nº2 : Analysez votre public
Votre communication interne n'a pas pour cible « les employés ». Tout comme votre équipe marketing ne va pas dépenser des millions d’euros dans le cadre d’une campagne ciblant « les femmes » ou « les retraités », votre stratégie de communication interne ne doit pas utiliser la même approche et les mêmes objectifs pour communiquer avec tous les individus que rassemble votre entreprise.
Analysez les différents types de responsabilités présentes dans votre masse salariale, les lieux à partir desquels les employés travaillent, s'ils sont éloignés les uns des autres, où ils se situent dans l'organigramme de la société, etc. La segmentation fait partie des meilleures pratiques de la communication interne, tout comme la cartographie des intervenants. Vous devez aussi réexaminer régulièrement cette analyse du public pour être sûr que vous continuez d’obéir aux meilleures pratiques de la communication interne et que votre stratégie reste pertinente sur le long terme.
Étape N°3 : Définissez des objectifs S.M.A.R.T
Les objectifs S.M.A.R.T sont des objectifs qui sont Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et Temporellement définis. Par exemple, plutôt que de dire que votre objectif est d’augmenter de 50% le trafic sur l’intranet, soyez plus précis : cela peut être d’augmenter chaque mois le nombre d'employés ou de messages d’un canal spécifique de 10 %, afin de doubler l'engagement d'ici la fin de l'année. Cela peut être aussi de suivre l'impact qu’a eu une campagne de communication interne au sujet de la gestion des frais sur le comportement des employés, en faisant le lien entre la hausse des demandes réalisées correctement avec votre contenu en interne.
Mieux vaut viser un objectif modeste et se développer à partir de ce point. Dans un même ordre d’idée, essayez de fixer une date butoire, sans laquelle vous ne saurez jamais si vous avez atteint votre objectif. Il sera impossible d’améliorer votre plan stratégique de communication interne sans avoir défini ces objectifs en premier lieu.
Étape N°4 : Examinez vos canaux de communication
Si le choix des canaux de communications est avant tout une décision stratégique, essayez d'intégrer une discussion sur les communautés dans votre stratégie de communication interne, surtout si vous comptez utiliser cette stratégie pour obtenir une adhésion et un budget pour votre communication. Examinez les principaux canaux de communication interne de votre boîte à outils de communication interne, quelles parties de votre public cible sont les plus susceptibles d'être atteintes et comment vous pouvez utiliser ces canaux pour renforcer vos efforts et votre stratégie.
Chaque canal de communication, que ce soit votre intranet Google, vos groupes sur Slack, les conférences téléphoniques avec tout le personnel, votre application intranet mobile, vos panneaux d'affichage, vos réunions publiques, etc… a un impact différent sur les employés et suscite un engagement qui est lui aussi légèrement différent. Il est donc essentiel d'évaluer avec précision comment vous pouvez utiliser les canaux de communication Internet qui sont à votre disposition.
Étape N°5 : Alignez-vous avec votre stratégie institutionnelle
On ne le répétera jamais assez : tous les conseils précédents doivent s'aligner sur votre stratégie institutionnelle. Si le PDG souhaite se développer sur un marché X, rien ne sert d’élaborer toute votre communication interne pour faire connaître le service D si ce service n’est pas essentiel pour le marché X. S’aligner avec les objectifs généraux de votre entreprise vous aidera également à démontrer la valeur ajoutée de la communication interne, ce qui peut vous aider à développer votre équipe et votre budget pour l'année prochaine.
Étape N°6 : Créez un calendrier avec des rôles et des dates butoires
Envisagez d’intégrer un échéancier ou un calendrier pour respecter les meilleures pratiques de la comm interne. Ils peuvent vous aider à clarifier qui est responsable de quoi, pour qui et pour quand.
Soyez clair sur quelle personne doit donner son autorisation et à quel moment, afin que tout cela soit intégré dans la stratégie et ne constitue pas un obstacle de dernière minute. Les communications internes sont souvent approuvées en groupe, tous vos plans risquent donc de tomber à l’eau si vous n’êtes pas en mesure de contacter les personnes responsables où si celles-ci ont tout bonnement oublié de donner leur accord. La solution ? Désignez clairement dans votre stratégie les différents rôles et responsabilités pour sa bonne exécution.
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Étape N°7 : évaluez votre réussite
Votre évaluation doit être réalisée en fonction de vos objectifs S.M.A.R.T. Vous avez déjà déterminé comment quantifier ces objectifs lors de leur élaboration, faites donc en sorte de définir un calendrier régulier pour ces évaluations, tous les mois par exemple. Testez de nouvelles approches et jaugez leur succès pour voir si elles méritent vraiment d'être poursuivies. Pareillement, surveillez les indicateurs qui peuvent vous montrer quels canaux et tactiques sont peu ou pas efficaces pour ne plus gaspiller de temps et de ressources sur eux.
Une autre idée judicieuse est de créer un rapport de mesure et de le transférer à la direction de votre société pour montrer la progression et l’impact de votre stratégie de communication interne sur l'ensemble des effectifs.
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La technologie peut-elle assister votre stratégie de communication interne ?
Dans votre stratégie de communication interne, n'oubliez pas de vous concentrer sur vos résultats plutôt que sur votre production. Disposer de statistiques liées à l’intranet est utile, mais il est plus important encore d’observer les changements de comportement et les impacts tangibles de votre stratégie sur l’entreprise.
À cet égard, les technologies peuvent appuyer votre stratégie de communication interne de plusieurs façons :
- Elles vous aident en ce qui concerne les mesures. Google Analytics analyse ainsi le parcours de l'utilisateur sur votre intranet ou peut juste mesurer les visites de pages.
- Elles contribuent à l'engagement de vos effectifs. Les communautés intranet représentant pour vos employés un hub central pour toutes leurs communications.
- Elles encouragent les communications, en fournissant une structure et un lieu d’échange bidirectionnel et d'apprentissage collectif.
- Elles vous aident à mieux comprendre votre public, car vous avez la possibilité de lui poser des questions, d’effectuer des recherches et d’observer les interactions qui y ont lieu.
Tout cela permet de mettre à l’épreuve la validité de votre stratégie, car vous pouvez segmenter votre communication et la piloter en tirant des enseignements des réussites et des échecs de votre approche.
Comme nous l'avons évoqué initialement, une stratégie de communication interne moderne doit s’appuyer sur la technologie, car l'employé moderne n'est plus forcément connecté à son bureau ni même à son lieu de travail. Faites en sorte que votre plan stratégique de communication interne s'intègre dans un plan général, s'aligne sur les objectifs de votre entreprise, témoigne d’une bonne compréhension de votre public et tire avantage de la technologie pour atteindre ce public. En procédant ainsi, vos démarches auront les meilleures chances possibles d’être couronnées de succès sur le long terme.
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