5 bonnes raisons d'utiliser un intranet basé dans le Cloud

mer., avr. 29, '20 •

5 bonnes raisons d'utiliser un intranet basé dans le Cloud

Nous avons dors et déjà entamé l’ère de la transformation numérique, les entreprises qui ne l'ont pas encore fait sont à la traine de leurs concurrents (et du reste du monde). Même en ayant des connaissances dans le numérique, le Cloud porte toujours en lui des doutes : à qui appartient-il ? Que se passe-t-il si vous résiliez votre contrat ? Quelles sont ses vulnérabilités face aux pirates ?

« La peur du Cloud » a tendance à freiner les entreprises, et les renvoient vers la sécurité d’un intranet physique dans leurs locaux », écrit Edward Boute pour L’Echo. La sécurité envers les cyberattaques ainsi que le vol de données sont les facteurs les plus redoutés des entreprises qui ne veulent pas nécessairement utiliser la confiance en tant que monnaie courante. Une transparence absolue et nécessaire, concernant le contrôle et la visibilité du service Cloud. Mais comme dit par Edward, la question sur la sécurité est mal comprise.

« L’entreprise doit pouvoir contrôler et décider qui, sur demande extérieure, peut avoir accès à ses données, que celles-ci soient chiffrées ou non », écrit-it, « avec une visibilité qui fait partie des contrôles exercés sur l’accès aux données, de l’interne, du fournisseur certifié pour des raisons clairement stipulées ou de l’externe. » D’autre part, les solutions sur site nécessitent des investissements plus importants en ce qui concerne le matériel, la maintenance continue et l’investissement en capital pour les entreprises.

Aujourd’hui, la plupart des entreprises modernes se lancent dans le Cloud : « la gestion intelligente et la valorisation des données permettent une innovation confiante au sein de l’entreprise. Il existe belle est bien des solutions sécurisées, avec des contrôles renforcés, qui pourraient convaincre les leadeurships informatiques que le Cloud est une solution viable. »

Rentabilisation d’un intranet basé sur le Cloud

Pour communiquer les valeurs du Cloud, il est important de parler le même langage que vos employeurs. Selon LeMagIT il y a plusieurs facteurs importants dans une décision entre 2 solutions : la tarification, la capacité informatique et les besoins mobiles. Nous ajoutons aussi la nécessité de prendre en compte la culture de votre entreprise et les besoins de collaboration de l’équipe.

Pour plus de détails, voici cinq raisons convaincantes pour un intranet basé sur le Cloud, et les différences avec un équivalent local, pour vous aider à construire votre analyse de rentabilisation.

1. Coûts initiaux Intranet

OL’un des principaux facteurs de décision en matière d’investissement intranet est le budget - naturellement, et d’autant plus que le budget des communications internes est généralement minuscule, et vous devez vous associer avec l’informatique et souvent les RH juste pour que cette chose appeler intranet fonctionne. Le facteur budgétaire peut entrainer le blocage de votre projet dans les discussions aux niveaux supérieurs pendant des éons. Voici pourquoi : il coute cher.

Un intranet physique peut imposer une lourde charge aux serveurs internes, dont beaucoup nécessiteront une mise à niveau, une licence ou un remplacement après un certain temps. Il y a ensuite le cout d’installation, du fonctionnement, le cout de maintenance, ainsi que du soutien informatique. Vous devez avoir un personnel à portée de main qui comprend le système, ce qui peut signifier des programmes de formation pour les employées. Et pour terminer, une chose qui n’est pas souvent prise en compte dans l’équation des couts : l’électricité. Quelle puissance votre infrastructure va-t-elle aspirer du système ? Et à quoi cela ressemblera-t-il dans votre rapport RSE ?

Le tout ainsi que vos couts d’installation et de fonctionnement au cours de la première année peuvent encore grimper. Avec un intranet basé sur le Cloud, un cout mensuel y est généralement associé, par utilisateur ou par niveaux, sans aucune prime additionnelle, de maintenance en cours ou de correctif en plus. Il est financièrement logique d’externaliser l’entretien et d’opter pour un intranet basé sur le Cloud.

2. Infrastructure limitée et manuelle

Parfois, la politique de l’entreprise, , les problèmes de conformité ou les problèmes généraux du passé vous donnent l’impression que vous n’avez pas le choix ; vous devez abandonner les solutions basées sur le Cloud et vous y remettre a un intranet physique. Non seulement cela implique une énorme dépense initiale comme mentionnée ci-dessus, mais aussi que cela vous enferme totalement dans le système que vous choisissez à ce moment-là ! Les dévelopements technologiques aujourd’hui gagnent en vitesse. Voulez-vous vraiment être une société bloquée sur Windows XP alors que les restes du monde discutent aisément avec Alexa de Amazon ?

En raison de la dépense initiale, tout investissement dans une infrastructure physique sur site pour alimenter votre intranet et vos communications internes doit inclure une pensée pour le long terme. Il s’agit de l’intranet que vous utiliserez pendant au moins les cinq prochaines années, voire plus. Vous devez donc vous assurer qu’il est adapté à l’usage prévu. Mais sera-t-il encore d’usage si votre service informatique doit corriger des erreurs aux fils des années ?

Avec un intranet dans le Cloud, quelqu’un d’autre gèrera la maintenance, l’entretien, la sécurité — toutes ces choses que vous auriez à faire vous-même, avec un investissement assez élevé. Sans ces taches, vous aurez l’occasion de vous concentrer sur votre stratégie de communication interne, votre soutien informatique essentiel (plus de panique du gestionnaire de communications à propos d’une section intranet manquante, car quelqu’un a appuyé sur le mauvais bouton), et essentiellement, faire fonctionner votre lieu de travail numérique du mieux qu’il peut.

3. Assez d'espace de stockage

Les serveurs physiques que vous auriez à acheter, l’infrastructure dans laquelle vous investissez, tout cela aura besoin d’une maison, dans vos locaux. Il arrivera un moment où vos chefs de bureau et votre service d’exploitation envisageront de meilleures pratiques de travail pour la prochaine génération, là où beaucoup d’entre nous ne sont pas basés dans des bureaux et où les entreprises n’investiront plus autant dans un immobilier.

Une salle de serveurs et le type d’infrastructure informatique requis pour un nouvel intranet local n’ont pas seulement besoin d’un bureau dans un coin isolé, mais aussi de salles spécialement équipées avec un système de climatisation et une surveillance constante. Comparé au Cloud, lui n’a pas besoin d’espace — juste une connexion wifi décente et la possibilité de se connecter à partir d’un ordinateur portable ou d’un appareil mobile.

4. Considéré votre culture d'entreprise

Votre décision concernant un intranet basé sur le Cloud devrait être motivée par votre culture de travail. Il existe des cas où opter pour un serveur interne fonctionnera mieux — par exemple, dans des entreprises où tous les employés sont basés dans un seul bureau, ou bien quand la sécurité est d’une importance primordiale et le CTO doit avoir un accès rapide à n’importe quelle partie de l’infrastructure informatique.

Cela dit, de plus en plus d’entreprises se dirigent vers un lieu de travail numérique qui privilégie la collaboration en temps réel, le travail inter-équipes et la suppression des silos départementaux. Un intranet local peut devenir un obstacle, voir même un moyen de perpétuer les silos. L’intranet basé utilisant la Technologie Cloud, en revanche, est conçu pour la transparence, le flux d’informations et les communications authentiques sont les éléments constitutifs d’un intranet basé sur le Cloud. La culture de votre lieu de travail se penchera vers l’un ou l’autre, et c’est là que réside votre réponse.

5. Le Travail en déplacement

Parfois, le CTO cite que l’entretien des serveurs en ligne est l’obstacle qui soutient la réticence d’adopter une solution Cloud. Chacun a son avis et sa façon de faire, mais comme nous l’avons dit au point précédent, de plus en plus d’entreprises se dirigent vers un lieu de travail numérique ouvert et transparent, donnant aux employés la liberté de travailler où bon leur semble - cela pourrait être leur bureau, tout aussi bien que depuis de chez soi, ou d’un espace de partagé comme dans un café ou de la plage. (Si vous trouvez l’entreprise qui vous permet de travailler depuis la plage, vous avez décidément trouvé le meilleur poste de travail).

Travailler à partir d’un intranet basé sur le Cloud — en particulier celui qui s’intègre de manière transparente avec un système de collaboration et de productivité d’équipe telle que G Suite — donne à vos employés une liberté de mouvement inégalée. Il leur permet de collaborer en temps réel où qu’ils se trouvent ; pour publier, discuter avec des collègues en déplacement, faire avancer la conversation grâce aux intégrations de messagerie et de toujours avoir accès aux informations avec les applications mobiles. Comparez cela à l’intranet local qui nécessite un jeton VPN complexe ou d’un accès à distance irrégulier si vous n’êtes pas basé au bureau. Vous verrez pourquoi l’intranet dans le Cloud est une proposition convaincante.

Un lieu de travail numérique + un intranet basé dans le Cloud - une entreprise moderne

Dans notre récent rapport sur L’arrivée de l’intranet G Suite, nous avons demandé leurs avis à quelques entreprises sur les méthodes de travail basées sur le Cloud. Jessica Williams-Chadwick de Rock Salt Consulting, une start-up qui aide d’autres startups à se développer, était très claire : « Une solution basée sur le Cloud était extrêmement importante pour nous, car toute notre entreprise est mobile et flexible. Nous travaillons à différents endroits, à la maison, dans des cafés, dans un espace de coworking et sur des ordinateurs partagés, en changeant souvent de milieu. Tout ce qui est stocké en ligne, accessible et partageable est la clé du succès de notre entreprise. »

Comme votre personnel exige plus de flexibilité et de contrôle sur ses propres méthodes de travail, vous ne pouvez plus les soumettre à une culture de bureau traditionnelle — cela signifie que vous devez leur permettre de collaborer et d’être productifs où qu’ils se trouvent. Un intranet basé sur le Cloud est le moyen idéal pour activer et encourager votre lieu de travail numérique.

Author:

Stefan Wuethrich

Date:

mer., avr. 29, '20

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