Les entreprises qui aujourd’hui ne misent pas sur le digital sont à la traîne par rapport à leurs concurrents (et au reste du monde).
Mais il est vrai que lorsqu’on décide d’accorder une place de choix au numérique, le Cloud peut susciter beaucoup de craintes.
Qui en est le véritable propriétaire ? Où sont hébergées les données ? Que se passe-t-il si vous résiliez votre contrat ? À quel point est-il vulnérable aux hackers ?
Mais avant tout cela :
Qu’est-ce qu’un logiciel Cloud intranet ?
Un logiciel intranet basé sur le Cloud, ou « Cloud intranet software » en anglais, est hébergé sur Internet plutôt que sur un serveur. Puisqu’il est à la demande, le client ne paie que pour le service.
Pourquoi choisir un intranet sur le Cloud ?
Aujourd'hui, de nombreuses organisations se tournent vers les solutions Cloud intranet. Elles y voient une alternative plus fiable et plus rentable aux logiciels intranet on-premise ou sur site.
La capacité de stockage illimitée du Cloud répond aux besoins des organisations à croissance rapide. Elle réduit aussi les coûts de maintenance et les investissements matériels requis par l'intranet on-premise.
Mais dans quelle mesure un Cloud-based intranet est-il sécurisé ?
La sécurité constitue la plus grande préoccupation de 66 % des professionnels de l'informatique en matière de Cloud computing. Cette méfiance s’étend jusqu’à l’intranet sur le cloud. Néanmoins, la question de la sécurité est mal comprise.
Si votre charge de travail est basée sur le Cloud, il est clair que votre intranet devrait l'être aussi. Alors, comment convaincre la direction informatique que c'est la meilleure chose à faire en 2023 ?
Les 5 avantages d’un intranet basé sur le Cloud
Pour plaider votre cause auprès de la direction, et mettre fin au débat intranet sur site vs Cloud, vous devez parler leur langue. Il y a quatre différences significatives entre les deux options :
- Tarification
- Capacité IT
- Besoins mobiles
- Votre culture d'entreprise et vos besoins en matière de collaboration.
En prenant en compte ces différences, voici cinq avantages convaincants d'un logiciel intranet sur le Cloud par rapport à une version on-premise, afin de vous aider dans votre analyse ROI intranet.
1. Des coûts initiaux plus bas et stables
Le budget est l'un des principaux facteurs de décision en matière d'investissement intranet. Cela est tout à fait normal, puisque le budget des communications internes est généralement minuscule. Il faut par ailleurs s’associer à l'informatique, et souvent aux RH, pour que cela fonctionne.
Ce facteur budgétaire peut bloquer votre projet dans les pourparlers aux niveaux supérieurs durant une éternité, car le coût est très élevé. D'autant plus pour une solution sur site.
Un logiciel intranet on-premise peut constituer une énorme charge pour les serveurs internes. Il faudra remplacer beaucoup d’entre eux, les mettre à niveau, ou sous licence.
Ensuite, viennent les coûts d'installation, de fonctionnement, de maintenance et de support. Vous devez disposer d'un personnel qui comprend le système, ce qui peut nécessiter des programmes de formation. Ou même un recrutement IT spécifique à la solution.
L'électricité est un autre élément souvent oublié dans cette équation des coûts. Mais avec les prix qui flambent en ce moment, il s'agit là d'une variable de plus en plus importante. Pensez-donc à :
- Quelle quantité d'énergie votre infrastructure va-t-elle consommer ?
- Dans quelle mesure cela sera-t-il respectueux de l'environnement dans votre rapport RSE ?
Additionnez tout cela, et vos coûts d'installation et de fonctionnement durant la première année peuvent grimper considérablement.
Un intranet Cloud implique quant à lui un coût beaucoup plus stable et mesurable, avec un tarif de déploiement unique plus un coût mensuel, généralement par utilisateur ou par niveau de fonctionnalités. Et c’est tout. Plus besoin de vous soucier du support, de la maintenance, de mises à jour, ou des prix de l'énergie qui fluctuent. Il est dès lors plutôt judicieux financièrement d'externaliser la solution et sa maintenance et d'opter pour un intranet Cloud.
2. Une solution on-premise est très restrictive
Parfois, vous n’avez pas le choix à cause de la politique d'entreprise, de problèmes de conformité ou de blocages généraux survenus par le passé. Vous devez alors abandonner l’idée du Cloud et emprunter la voie on-premise.
Non seulement cela implique une énorme dépense initiale (voir le point 1 ci-dessus), mais vous restez par ailleurs totalement enfermé dans le système pour lequel vous optez à ce moment-là. En cette ère d’avancée rapide en matière de technologie, voulez-vous vraiment être l'entreprise bloquée sur Windows XP alors que le reste du monde parle à Alexa ?
Tout investissement dans une infrastructure physique sur site pour alimenter votre intranet et vos communications internes implique une dépense initiale. C’est pourquoi la vision doit être à long terme. Vous utiliserez cet intranet pendant au moins cinq années, voire plus. Il faut dès lors vous assurer qu'il soit adapté à votre objectif sur le long terme. Sera-t-il toujours en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise et de vos employés d'ici quelques années ?
Avec un logiciel intranet basé sur le Cloud, la maintenance, l'entretien et la sécurité de votre solution sont pris en charge par votre prestataire. Toutes ces choses, vous devez les faire en interne si vous investissez vous-même dans une infrastructure sur site. Grâce au Cloud intranet, vous économisez non seulement du temps (et de l'argent) pour vous concentrer sur votre stratégie de communication interne et votre support IT, mais vous pouvez vous assurer d'avoir une solution à long terme qui continuera à repondre à vos besoins en matière de digital workplace.
3. Une solution Cloud ne prend pas de place
Pensez aux serveurs que vous allez devoir acheter, et à l'infrastructure dans laquelle vous allez devoir investir. Tout cela va nécessiter un espace, sur place, quelque part dans vos locaux professionnels.
Et cela en pleine période où les entreprises envisagent les meilleures pratiques en matière de travail hybride, dans un monde où de plus en plus de gens sont en distanciels et où les entreprises cherchent à se débarrasser de (ou du moins diminuer) leur portefeuille immobilier.
Une salle de serveurs et le type d'infrastructure informatique requis pour un nouveau logiciel intranet on-premise ne requièrent pas seulement un petit bureau dans un coin à l'écart. Il vous faut des salles entières spécialement dotées de climatisation, et avec une surveillance constante pour éviter tout problème.
De l'autre côté, un Cloud intranet n'a besoin d’aucun espace. Il vous suffit d’avoir une connexion WiFi décente, et de vous connecter à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile. Et tout ce qui tourne autour de la sécurité et fiabilité serveurs est pris en charge par le fournisseur.
4. Tenez compte de votre culture d’entreprise
Votre culture d’entreprise doit être un facteur de décision concernant l’adoption d’un intranet Cloud. Dans certaines situations, un serveur interne fonctionne mieux. C’est par exemple le cas des entreprises où tous les employés sont basés dans un seul local, où tout le monde travaille en présentiel, et où l'équipe IT est déjà prédisposée et formée aux intranet. Cela peut aussi convenir si la sécurité est d'une importance primordiale et que le directeur technique veut avoir un accès direct et rapide à n'importe quelle partie de l'infrastructure IT.
Cela dit, de plus en plus d'entreprises tentent de se diriger vers une digitale workplace. Celle-ci privilégie la communication interne, la collaboration en temps réel et la suppression de silos d'information dans l'entreprise. Si ces sujets sont importants pour votre entreprise, un intranet sur site pourrait agir comme une barrière, et comme un moyen de perpétuer les silos.
Un logiciel Cloud intranet est justement conçu dans le but précis d'améliorer tous ces éléments dans une entreprise en privilégiant une transparence, une communication ouverte, et une simplification de la collaboration en interne.
5. Un logiciel Cloud intranet est accessible partout
Un directeur technique explique parfois sa réticence vis-à-vis du Cloud par le fait qu’il est préférable de gérer et de maintenir ses propres serveurs. Rien de mal à cela, chacun sa méthode.
Néanmois, comme nous l'avons dit au point précédent, de plus en plus d'entreprises s'orientent vers une digitale workplace ouverte et transparente. Ce faisant, elles offrent aux collaborateurs la liberté de travailler où cela leur convient. Hormis le bureau, ils peuvent travailler de chez eux, d'un espace de coworking dans une autre ville, ou même depuis une plage.
Un Cloud intranet offre à vos employés la liberté ultime de travailler d'où ils le souhaitent, sans limiter leur accès à l'information interne ou au reste de l'entreprise. Un intranet Cloud est d’autant plus avantageux lorsqu'il s'intègre de manière native à vos applications collaboratives existantes. Cela permet à vos employés :
C’est tout le contraire avec un intranet on-premise, qui nécessite un jeton VPN complexe ou un accès à distance si vous n'êtes pas basé au bureau. Qui plus est, vous aurez à créer de toutes pièces les intégrations avec vos outils existants. Encore un coût de plus !
Le Cloud : pilier d’une digitale workplace connectée
Pour notre article sur l'essor des intranets Google, nous avions demandé à des entreprises leur avis sur les méthodes de travail basées sur le Cloud. Il s'avère que les solutions Cloud intranet sont extrêmement importantes pour les entreprises mobiles et en pleine croissance.
Leurs employés signalent avoir besoin de flexibilité pour travailler à partir de différents endroits. Il arrive même qu’ils utilisent des ordinateurs partagés, et qu'ils doivent alors changer de session en cours de travail. Il est alors crucial au succès de l'entreprise de pouvoir proposer des solutions en ligne, partageables, et accessible depuis tout endroit (ou appareil).
Étant donné que les collaborateurs exigent de plus en plus de flexibilité et de contrôle sur leurs méthodes de travail, vous ne pouvez plus les forcer à adopter une culture présentielle. Autrement dit, vous devez leur permettre de collaborer et d'être productifs, peu importe où ils se trouvent. Et pour cela, les solutions Cloud sont la seule et unique solution.
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