7 utilisation de l’intranet recommandé pour les entreprises

mer., juil. 28, '21 •

7 utilisation de l’intranet recommandé pour les entreprises

Les logiciels intranet étaient la prochaine grande nouveauté pour les entreprises - mais comment fonctionne-t-il en vrai ? Comment ça marche réellement ?

Les exemples d’intranet précédents étaient structurés à un espace physique spécifique, en fonction de l’emplacement du serveur. Ils devaient — littéralement — être branchés au système. Aujourd’hui, les intranets ont évolué pour devenir des solutions basées sur la technologie Cloud. Cela signifie que les utilisateurs peuvent accéder à un site Web et se connecter à leur compte intranet à partir de n’importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu.

Alors que la plupart des intranets ont progressé dans cette nouvelle ère numérique, peuvent être utilisées de différentes manières. Les diverses caractéristiques et fonctions du logiciel intranet donneront à chaque plateforme intranet un aspect unique pour ses utilisateurs. Pour comprendre à quoi cela ressemble en action, vous devez comparer les solutions en fonction de leurs capacités.

 

Comment fonctionne un logiciel intranet ?

 

Voici quelques exemples de l'utilisation d’un intranet qui explorent divers exemples intranet, chacun présentant une fonctionnalité différente qui donne un aperçu de ce à quoi une solution intranet ressemblera et de la manière dont elle aide votre entreprise.

Utilisation de l'intranet n ° 1 : Gestion du contenu avec un CMS Intranet Entreprise

Une CMS Intranet Entreprise met l’accent sur la création et la gestion du contenu numérique pour votre entreprise et gère également les différents éléments de votre site web. Ces systèmes de gestion existent depuis les années 90, mais sont devenus plus conviviaux et flexibles, et peuvent être intégrés à votre solution intranet. Un intranet utilisé comme un logiciel CMS vous apportera les avantages suivants :

  • Gestion de documents et stockage de données — centraliser les informations pour les employés
  • Publication d’informations dans l’entreprise
  • Plan du site et navigation et des modules personnalisables
  • Intégration avec des outils tiers
  • Espace de travail collaboratif pour les employés, y compris un espace de réunion virtuel
  • Amélioration des outils de recherche et de navigation pour l’information
  • Fonctions de gestion du format pour assurer la cohérence de la publication

 

Un Logiciel intranet CMS fournira à votre équipe une plateforme distincte et facile à utiliser. Avec toutes les informations et le contenu stockés dans un seul endroit, les intranets CMS permettent aux données d’être rapidement accessibles à tous les utilisateurs de la plateforme. Votre entreprise verra une baisse des couts d’impression et de papier, une augmentation de l’efficacité, la réduction des pertes de temps et une augmentation de la productivité et du partage d’informations au niveau de l’entreprise. Les Logiciels Intranet CMS permettent la collaboration, la coopération, le stockage de contenu et l’accès au contenu sur une seule plateforme centrale.

Utilisation de l'intranet n ° 2 : Logiciel Intranet Social

Les réseaux sociaux imprègnent la culture moderne, et les intranets ne font pas exception. Pour améliorer l’efficacité de votre lieu de travail et améliorer la collaboration des employés, les intranets peuvent être utilisés comme une plateforme intranet sociale pour votre entreprise : il intégrera des outils de communication avec des profils unique à chaque utilisateur, un moteur de recherche et des fonctionnalités de partage et de réaction. Le tout dans un seul espace numérique. Un outil intranet social offrira une expérience collaborative en même temps que sociale. Voici quelques exemples de fonctions :

  • Une page d’accueil similaire aux réseaux sociaux, affichant les dernières nouvelles ou mise à jour.
  • Fonctionnalités de réseaux sociaux modernes telles que @mentions, commentaires, J'aime, etc.
  • Création et partage facile de contenu multimédia
  • Une application mobile pour rester connecté même en déplacement

 

Imaginez que vous preniez toutes les fonctionnalités des réseaux sociaux et que vous les placiez dans le contexte d’un lieu de travail ; commenter, publier et partager des informations instantanément permet aux employés de rester à jour, tout en utilisant des outils avec lesquels ils sont familiers. Cela renforcera l’engagement de vos employés et augmentera le moral avec un espace pour d’expression libre.

Les conclusions du groupe Nielsen Norman sur l’intégration des outils sociaux indiquent qu’aucune formation n’est nécessaire et que les communautés se « contrôlent » de sorte que les sujets restent sur la bonne voie grâce aux « gestionnaires de communauté » et que « même les quelques contributeurs peuvent apporter une valeur substantielle à l’ensemble de l’entreprise. » Il est donc clair que l’utilisation des outils semblables aux réseaux sociaux motive les employés. « Il ne fait aucun doute que les fonctionnalités sociales sont encore plus utiles au sein de l’entreprise pour soutenir la collaboration et la gestion de connaissance. »

La collaboration et les outils intranet sociaux sont particulièrement utiles pour les entreprises mondiales qui cherchent à connecter leurs utilisateurs intranet à travers le monde entier. Un espace social virtuel ouvrira une voie de communication entre les employés dans le cas où ils veuillent trouver une personne possédant une compétence spécifique.

L’idée principale d’une plateforme intranet sociale est de pouvoir opter pour une communication transversale et non une communication descendante.

Utilisation de l'intranet n ° 3 : Logiciel Télétravail

L’utilisation des appareils respectifs des employés sur le lieu de travail est devenue la norme. Avec ce changement de culture, on s’attend à avoir accès à tout ce dont vous avez besoin pour accomplir votre travail, depuis n’importe quel appareil, y compris votre téléphone portable. Les intranets peuvent désormais fournir des applications mobiles qui permettent à vos employés de se connecter au réseau de l’entreprise et continuer leurs tâches. C’est là que les logiciel télétravail entre en scène et donne aux employés une flexibilité de choisir leur lieu de travail. Une application mobile intranet fournira :

  • Accès complet au système intranet depuis le périphérique mobile de l’employé
  • Interface Web et application conviviales et fluides à utiliser
  • Répertoire interactif et fonctionnalités sociales complètes
  • Les notifications de mise à jour de l’entreprise envoyées aux appareils mobiles 24/7
  • Utilisation et engagement intranet accrus en raison d’une accessibilité simplifiée
  • Intégration avec d’autres applications et logiciels mobiles

 

Intranet 2.0 a pour objectif de garder vos employés connectés à tout moment, et la fonction d’une application mobile continue de faire avancer ce mouvement. Les employés en déplacement ou loin de leur bureau peuvent rester connectés grâce à leur appareil mobile. Cela crée un flux de communication ouvert et bien plus cohérent dans l’ensemble de l’organisation, en réduisant les pertes de temps. De nombreux exemples d’applications mobiles intranet permettront également l’intégration d’autres applications sur votre téléphone (Google Agenda, Google Documents, Email), de sorte que le portail intranet reste le guichet unique pour tous vos employés.

 

Découvrez toutes les fonctionnalités d'un logiciel intranet

 

Utilisation de l'intranet n° 4 : renforcer la culture et les valeurs par le biais d’un système centralisé

Vous travaillez dur pour créer une marque identifiable, mais sans soutien, votre culture interne n’aura aucune chance de se propager. Les solutions intranet créent un espace pour renforcer, de manière positive, la culture entreprise grâce à la possibilité de gestion d’informations spécifiques et ciblées et à des interactions partagées. Cela aide non seulement à développer votre marque, mais donne également aux employés un sentiment d’apparence en faisant partie d’un objectif à l’échelle de la société. Voici quelques exemples de fonctionnalités de logiciels intranet susceptibles de stimuler la culture :

  • Façons rapides de célébrer rapidement les succès des employés
  • Possibilité de publier du contenu aux employés démontrant les valeurs de votre entreprise
  • Permets aux nouveaux venus de voir et comprendre les habitudes de la société
  • Décompose les silos et divisions entre départements créés à cause des outils isolés

 

Même après avoir renforcé l’importance de la communication interne à l’aide d'un logiciel intranet social ainsi qu’avec des méthodes de communication dynamiques à deux sens, une solution intranet ne peut pas créer une culture d’entreprise solide. L’utiliser avec discernement sera la première étape à prendre pour créer un hub et renforcer les valeurs culturelles de votre société. Fondamentalement, votre solution intranet est le canal de communication de vos valeurs. Lorsque la positivité est maintenue sur l’intranet, les employés suivront la tendance établie par la culture intranet. Le contenu de l’intranet généré par l’utilisateur reflètera l’attitude générale du lieu de travail. Si l’intranet est utilisé pour apprécier et valoriser les employés, il continuera donc à être appliqué dans toute l’entreprise.

Utilisation de l'intranet n° 5 : un digital workplace accessible et convivial

Avoir une entreprise dynamique signifie avoir un effectif possédant un éventail de compétences. Les intranets sont l’exemple parfait d’une solution qui s’applique à l’ensemble d’une organisation, de sorte que tout employé de tout service puisse facilement utiliser le logiciel intranet. Les outils et les modèles de mise en forme permettent un travail et un contenu cohérents et réduisent également le temps nécessaire à la création et à la mise en forme de documents.

Avec toutes vos données dans un emplacement centralisé, l’accès aux informations est simplifié. Le digital workplace solution peut aussi être personnalisé pour refléter la marque de votre entreprise ou être structuré en fonction des besoins spécifiques de votre effectif. Voici des exemples de fonctionnalités d’accessibilité dans un logiciel intranet :

  • Personnalisez l’apparence de votre intranet en y ajoutant les couleurs et visuels de votre marque
  • Possibilité de créer, formater et partager du contenu sans codage ni HTML
  • Des moteurs de recherche plus précis
  • Accès à tous vos formulaires tels que PTO, rapports de dépenses, formulaires d’assurance, etc.
  • Navigation conviviale et interface utilisateur
  • Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) pour une assistance virtuelle

 

Une solution intranet centrée sur l’utilisateur peut être un avantage énorme pour votre entreprise. La création, la conception ou le choix d’un logiciel prendra en compte l’opinion de vos employés, pour qu’ils soient non seulement guidé à travers le processus d’adoption, mais aussi plus productive dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.

Utilisation de l'intranet n° 6 : avantage d'une plateforme tierce

Construire un système intranet à partir de zéro peut être une option viable pour de nombreuses entreprises. Il vous permet de personnaliser complètement votre système et vous donne un contrôle total sur ce que vous créez du début à la fin. Cela signifie également que votre entreprise doit avoir la capacité de créer ce système, notamment en matière de personnel, d’espace, de temps, de systèmes et de connaissances. La création de votre propre solution intranet a ses avantages, mais le fait de travailler avec un fournisseur de services Cloud tiers présente également des avantages. Voici quelques exemples de ce qu’un fournisseur de solutions intranet peut offrir à votre entreprise :

  • Travailler avec des experts pour créer une solution intranet personnalisée
  • Des modèles faciles à utiliser et personnalisables pour répondre à vos besoins
  • Mise en œuvre et déploiement rapides
  • Service clientèle et assistance pour le dépannage et la résolution des problèmes
  • Soutiens informatique interne minimale
  • Mises à niveau et développement intégrés du fournisseur
  • Collaboration avec le fournisseur de la solution pour des informations et des feedbacks
  • Intégration testée et approuvée avec le logiciel SaaS

 

Il existe maintenant près de 100 solutions Cloud différentes que toutes les entreprises peuvent utiliser pour comparer et acheter des logiciels. Chacune de ces solutions peut être entièrement personnalisable pour répondre à vos besoins, vous laissant de nombreuses options. Même si vous utilisez déjà des outils logiciels SaaS spécifiques, il est très probable que vous trouviez un fournisseur qui les intègrera dans votre solution intranet. Par exemple, la solution intranet de Happeo est spécialisée dans l’intégration des outils Google Workspace pour tous vos calendriers, documents, présentation etc.  Intégrez aussi Slack à la plateforme Happeo si vous le préférez comme outil de communication.

Les systèmes intranet modernes incluent pratiquement tout, et votre entreprise est pratiquement assurée de trouver quelque chose de déjà créé, qui vous ira comme un gant. Bien que vous deviez faire votre propre comparaison de budget, l’achat d’une solution intranet est généralement la solution la plus économique à long terme, lorsque vous prenez en compte le temps et les ressources nécessaires pour créer le vôtre.

Utilisation de l'intranet n° 7 : Integrations intranet

Si votre entreprise utilise actuellement des logiciels SaaS individuels pour ses outils de collaboration, vous pouvez être confronté à la formation de silos sur le lieu de travail. Au lieu de garder tous vos logiciels de communication dans un seul endroit, vous créez des fragments d’entreprise et un désordre sur le lieu de travail. Une solution intranet intègrera et combinera toutes ces applications dans un seul et même espace.

De nombreux logiciels intranet incorporent les outils que votre entreprise utilise déjà. Cela aide à piloter et à simplifier le processus d’adoption, tout en regroupant tous les outils d’exploitation sous un même toit. Les intranets peuvent devenir un hub permettant à vos employés d’accéder à toutes les applications dont ils ont besoin, en y intégrant des applications externes et hébergées par une autre société. Voici des exemples de ce qu’une solution intranet intégrée peut apporter à votre entreprise :

  • Décomposer les silos créés par plusieurs plateformes
  • Augmenter la productivité en logeant tous les outils de travail dans le même espace
  • Conservez les outils avec lesquels vos employés sont déjà habitués
  • Améliorer la connectivité au sein de votre organisation
  • Évitez les dépenses qui peuvent s’accumuler à partir de plusieurs abonnements logiciels

 

Bien que les outils SaaS puissent couvrir toutes les bases des besoins de votre entreprise en matière de collaboration, si vous ne les intégrez pas dans un système intranet, vous manquez d’attendre leur potentiel optimal. Vous pouvez rationaliser vos communications, votre stockage de données et votre contenu en les hébergeant dans une unité central qui connectera votre main-d’œuvre au lieu de la diviser.



Découvrez comment Happeo peut aider votre entreprise ?


Le fait de placer tous ces outils dans un emplacement centralisé augmentera également la productivité et l’efficacité des employés. Cela réduit le temps nécessaire aux employés pour basculer d’une plateforme à l’autre pour rechercher la tâche ou les informations dont ils ont besoin. Si vous souhaitez que votre lieu de travail soit cohésif et collaboratif, alors votre solution est d’investir dans une solution intranet entièrement intégrée.

Avez-vous besoin d’un intranet ?

Après avoir lu ces exemples d’utilisation d’un intranet, réfléchissez au scénario le plus pertinent et le plus logique pour votre entreprise. Est-elle en difficulté dans l’un de ces domaines ? Pourriez-vous envisager un intranet comme solution à vos problèmes internes ? Évaluez ce dont vous avez besoin pour utiliser votre solution intranet et faciliter le processus de recherche et d’achat. Posez des questions spécifiques aux fournisseurs sur les fonctionnalités intranet dont votre entreprise pourrait avoir besoin et assurez-vous que cette solution peut les satisfaire. Un logiciel intranet moderne est vaste et complet. Quels que soient vos besoins, il existe une fonctionnalité intranet qui pourra vous aider à le résoudre.

Author:

Stefan Wuethrich

Date:

mer., juil. 28, '21

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