En plus des questions générales ou de la réaction de vos employés à l’implémentation d’un intranet, vous devez utiliser des techniques d’analyse des besoins intranet spécifiques pour évaluer votre entreprise et sa stratégie intranet optimale, le tout pour accomplir les objectifs du nouveau système. Voici quelques exemples de ces techniques :
- Enquêtes
- Groupes de discussion
- Interviews avec le personnel et fournisseurs financiers
- Observation du lieu de travail
- Enquête contextuelle
- Analyse des tâches de l’entreprise
Enquêtes
Les enquêtes sont utiles pour évaluer les opinions du personnel, plutôt que leurs besoins. Cela signifie qu’ils fonctionnent bien pour évaluer la satisfaction à l’égard du réseau intranet actuel, intranet, mais pas pour l’amélioration du site.
Un soin particulier doit être apporté à la structure des questions d’enquête. Ils doivent être spécifiques, en mettant l’accent sur les expériences récentes des personnes concerné, plutôt que sur la collecte d’opinions ou des perceptions du site actuelles. Les enquêtes doivent toujours être utilisées parallèlement à d’autres techniques de collecte de données pour augmenter la validité des réponses.
Groupes de discussion
Les groupes de discussion peuvent être un bon moyen d’obtenir des opinions plus détaillées des employés, mais doivent être surveillés de près pour s’assurer que certains individus ne dominent pas l’ensemble du groupe.
Le groupe doit être composé d’employés de même niveau dans l’entreprise et se concentrer sur les évènements actuels plutôt que sur les souhaits futurs.
Entrevues avec le personnel et les intervenants
Les entretiens individuels sont un moyen très efficace de recueillir des informations sur les besoins et les problèmes du personnel. Associés à des entretiens avec des parties prenantes, notamment des auteurs d’intranet et des cadres supérieurs, ces entretiens peuvent donner une vision globale des fonctions de l’entreprise à tous les niveaux
Ces entretiens doivent se porter sur l’utilisation actuelle de l’intranet au quotidien. Cela vous donnera une idée de l’ensemble des activités et une meilleure compréhension des environnements de travail. Contrairement aux enquêtes, les questions d’entrevue peuvent être plus ouvertes et plus générales afin d’explorer des sujets susceptibles d’être abordés naturellement.
Observation du lieu de travail
Cela implique qu’une personne « se rende sur le terrain » pour observer les activités du personnel et l’environnement dans lequel ils travaillent. Cette technique d’analyse intranet s’applique moins aux lieux de travail dans lesquels un observateur ne peut ou ne peut pas voir grand-chose (c’est-à-dire un poste dans un bureau où l’essentiel du travail est effectué sur Word ou par courrier électronique).
De plus, l’observation permet une compréhension objective de l’environnement de travail et des modèles de travail développés qui ne pourraient pas être rassemblés par d’autres techniques. Cette technique vous montrera également sur quelles informations les employés se basent quotidiennement et comment ils les obtiennent.
Enquête contextuelle
Il s’agit d’un mélange entre un interview avec le personnel et une observation sur le lieu de travail pour discuter des problèmes avec un membre du personnel lorsqu’il se trouve dans son environnement de travail quotidien. En faisant une interview contextuelle, vous pouvez voir quelles ressources l’employé utilise pendant qu’il travaille.
Vous pouvez également demander à l’employé de vous montrer sa manière dont il exécute ses tâches en temps réel. Dans une enquête contextuelle, le membre du personnel doit assumer le rôle d’enseignant tandis que le chercheur devient l’étudiant qui essaie de comprendre le travail de son supérieur temporaire. Cette technique peut être un excellent moyen d’obtenir des détails plus spécifiques sur les fonctions quotidiennes des employés.
Analyse des tâches
Cette technique consiste à identifier les tâches commerciales clés et à les examiner pour mieux comprendre les étapes et les informations requises à chaque étape. Les résultats seront ensuite utilisés pour déterminer comment l’intranet peut être utilisé pour aider le personnel dans ses activités quotidiennes. Cela peut avoir un impact direct sur les résultats de l’entreprise et constitue souvent le moyen le plus clair de démontrer un retour sur investissement (ROI) pour la croissance d’un intranet.
Conseils d’analyse des besoins intranet
Avec les techniques d’analyse intranet, il est important d’utiliser plusieurs méthodes pour mieux comprendre les opérations de votre entreprise. S’appuyer uniquement sur une technique aboutira à un biais, et à des résultats peu clairs. Utilisez un large éventail de membres du personnel et sélectionnez-les avec soin. Vous devez poursuivre vos recherches jusqu’à ce qu’aucune nouvelle information ne soit trouvée et que vous obteniez des résultats clairs.
Analyse des résultats
L’analyse de toutes les données collectées produira des résultats montrant une tendance dans le lieu de travail. Pour le développement d’un intranet, l’équipe doit rechercher :
- Les sources principales d’information et les besoins primaires en information.
- Le ou les problèmes majeurs affectant la capacité du personnel à faire son travail.
- Les problèmes culturels ou organisationnels ayant une incidence sur le succès de l’adoption de l’intranet.
- Les processus commerciaux clés nécessitant un soutien d’informations.
- Les possibilités d’améliorer la gestion ou la diffusion de l’information.
- Des tâches ou des processus frustrants.
Pour la mise en œuvre d’un intranet, les résultats de l’analyse des besoins intranet doivent être utilisés pour créer un tableau des problèmes actuels, de l’urgence à laquelle il faut les changer et de la manière dont les problèmes peuvent être résolus.
Puisqu’il s’agit d’une approche plus personnelle, les résultats doivent donc également être personnels, et comporter des citations directes ou des exemples donnés par des membres de l’entreprise. Un plan concret pour une stratégie intranet devrait être proposé basé sur ces résultats, et il devrait mentionner les avantages commerciaux spécifiques qu’il apportera.
Conseils pour choisir un outil intranet
- Posez-vous les questions les plus importantes, au bénéfice de votre entreprise
- Recueillez autant de données que possible et analysez-les pour obtenir des résultats concrets
- Établissez vos objectifs, à la fois abstraits et concrets.
- Consultez votre équipe de direction et un expert sur l’intranet.
- Discutez-en avec votre personnel pour qu’ils prennent part au changement.
- Mise en place d’une formation (préliminaire et continue).
- Continuez à promouvoir votre solution intranet pour un processus d’adoption sans problèmes.
Avec ces informations, vous devriez avoir une image claire de l’intranet de vos souhaits, dans son ensemble, de son évolution, de son fonctionnement sur le lieu de travail et de la manière de la mettre en œuvre pour votre propre entreprise.
Utilisez-le comme guide pour trouver la solution intranet idéale, mais sachez que pour trouver une solution à long terme, vous devez savoir ce qui convient le mieux à votre lieu de travail. Examinez les critiques d’autres entreprises à travers votre objectif spécifique pour savoir quelles fonctionnalités seront bénéfiques à votre entreprise et vous aideront à atteindre vos objectifs.
Une solution intranet peut jouer un rôle important dans la résolution de nombreux problèmes de communication au sein de votre entreprise. La technologie ne fonctionnera pas si la culture de l’entreprise ne la prend pas en charge ou si les employés ont du mal à l’accepter. Trouvez une solution qui s’adapte ou peut s’adapter à tous, et l’implémentation de votre intranet sera un succès.