Il était une fois, dans le monde d’aujourd’hui, l’intranet fut créé. Un trou noir vers ou toute information y va périr. Au fil des années, une nouvelle ère digitale commença, ou toute interaction entrepreneuriale se passe à travers un écran.
Jusqu’où ira l’intranet ?
Partager des photos, des histoires, des messages instantanés, des notes de présentation, des mises à jour, des conversations, des annonces : voici comment nous communiquons avec le monde entier. Alors que ces formes de communication prolifèrent dans nos interactions, quelles sont leurs importances pour le lieu de travail ?
Cela signifie que les gestionnaires et les dirigeants d’entreprise doivent utiliser et intégrer ces services pour rationaliser nos sociétés et augmenter l’efficacité dans le lieu de travail.
Cela signifie également que l’intranet et un lieu de travail numérique deviennent essentiels pour les entreprises modernes. Il est temps de laisser le trou noir de côté et donner naissance à un nouveau type d’intranet.
Avez vous déjà tapez les lettres « WWW » pour accéder a un site Web ? Si oui, vous savez donc ce qu’est l’Internet, au World Wide Web. Il s’agit d’un réseau global et accessible à tous. Tandis qu’un intranet, lui, représente le contraire :« un réseau informatique privé fonctionnant au sein d’une entreprise. Du moins, c’était ce à quoi il était limité à l’époque. »
Imaginez un intranet comme étant un espace de travail numérique, où vous et vos collègues pouvez vous « rencontrer », discuter, échanger des idées/des documents et collaborer sur des projets... en utilisant une plateforme intranet de qualité, vous pouvez rapprocher vos effectifs éparpillés à travers des sites différents et améliorer vos processus de gestion de manière spectaculaire.
L’implémentation d’un intranet organise votre entreprise de manière efficace et se distingue par son accessibilité, peu importe où se trouve votre main-d’œuvre. Les employés peuvent échanger des idées entre les services, et les responsables peuvent diffuser des informations importantes. Toutes les technologies utilisées par une entreprise sont regroupées au même endroit, le tout fermé dans un réseau sécurisé.
Les intranets fournissent une variété de services au sein du réseau. Les fonctions de base d’un intranet doivent avoir des fonctionnalités de messagerie électronique, de discussion en ligne, de publication, de formulaires électroniques, de répertoires et de graphiques.
Les premiers intranets ont été mis en place en 1994 et fournissaient ces services dans leur espace privé et sécurisé.
Presque 25 ans plus tard, nous assistons à une rénovation complète des intranets. Leur modernisation incorpore les caractéristiques technologiques de l’ère numérique qu'est aujourd'hui, et utilise les technologies existante pour créer une structure et des systèmes de communication pour un lieu de travail plus efficace. En tant qu’employé ou propriétaire d’entreprise, vous êtes à la recherche de cette nouvelle adoption de l’intranet.
Comme vous le savez maintenant, la définition d’un intranet est un espace de travail numérique privé, accessible uniquement au personnel d’une organisation. Mais comment fonctionne-t-il exactement ?
Bertrand Duperrin dénote que les intranets traditionnels du passé utilisaient un serveur Web pour héberger l’intranet, et que la machine elle-même dépendait du contenu et du nombre d’utilisateurs. Cela signifie qu’une machine externe est amenée pour prendre en charge ce réseau. Ils utilisent ce qu’on appelle un réseau local (LAN), un groupe d’ordinateurs et des périphériques interconnectés par le biais d’un système de communication spécifique. Cela peut être une ligne particulière ou un lien vers un serveur sans fil.
Généralement, un réseau local est également limité par une zone géographique. Pensez à une école, une université, ou un bureau. Cela veut dire que vous aurez besoin de déterminer le type de serveur dont vous aurez besoin, le nombre d’utilisateurs sur ce même serveur intranet, et son utilité. Il suffit ensuite d’installer et de maintenir le serveur dans la zone physique dans laquelle vous travaillez.
Heureusement, les temps ont changé. La technologie moderne a rendu ces serveurs obsolètes. Tout peut être fait numériquement avec la technologie « Cloud ».
Les intranets en Cloud sont toujours sécurisés. Ils sont également efficaces et conviviaux, car les utilisateurs peuvent facilement se connecter avec un appareil compatible, une connexion Internet, un nom d’utilisateur et mot de passe.
En choisissant un logiciel intranet préexistant, votre entreprise peut acheter un compte pour ensuite donner aux employés les données nécessaires pour se connecter — où qu’ils se trouvent — et utiliser la plateforme. Il n’est plus nécessaire de disposer d’une machine centrale physiquement connectée, c qui facilite l’installation et le processus de mise en œuvre. Plus besoin de câbles ou cordons pour vous connecter. Installez-vous n’importe où avec votre appareil, et travaillez sans encombrement.
Dans un communiqué de presse récent, le cofondateur de Happeo a déclaré :
« Les intranets traditionnels pour employés sont morts, car ils hébergent des informations statiques, souvent obsolètes et sans valeur aux utilisateur. »
~ Perttu Ojansuu, Cofondateur et PDG de Happeo
Les logiciels Intranet intègrent désormais des moteurs de recherche, des profils utilisateur, des blogues, des applications mobiles avec notifications et un calendrier pour la planification d’évènements dans leur infrastructure. Les meilleurs exemples de logiciels intranet sont compatibles avec des applications déjà existantes qui fournissent un service nécessaire ou créent leur propre version de ce service qui fonctionne dans une structure intranet plus large.
Nous ne cherchons plus à utiliser des intranets obsolètes qui sont souvent négligés par les employés. Au lieu de cela, nous voyons des façons interactives, sociales, efficaces et familières de travailler et de partager des idées, pour stimuler une nouvelle manière de travailler.
Les intranets réussis incitent les employés à revenir chaque jour pour vérifier les tâches et rester au top de leur travail. Leur niveau d'activité élevée permet une adoption intranet fluide à l’échelle de l’entreprise.
L’adoption intranet au niveau de la base fournit un réseau numérique sécurisé pour votre entreprise et pour que vos employés puissent interagir. Cependant, l’adoption d’un système intranet moderne présente de nombreux autres avantages.
Nous avons expliqué la différence entre un intranet et Internet (espace privé vs publique), mais qu’est-ce qu’un extranet et où intervient-il ici ?
Un extranet est un réseau privé qui permet un accès contrôlé aux vendeurs et aux fournisseurs, ou à un ensemble autorisé de clients ou de partenaires. Un extranet est un sous-ensemble d’un intranet. Il permet à un groupe spécifique d’accéder à une partie du réseau intranet d’une entreprise sans accorder l’accès à l’ensemble.
Pensez à votre entreprise. Un intranet peut fournir une communication incroyable entre les employés de votre entreprise, mais toute compagnie devra un jour s’engager avec des industries externes. Si votre communication interne est rationalisée, numérique et efficace, l’ajout d’un extranet sera votre moyen d’étendre ce réseau à vos partenaires commerciaux de confiance.
Un intranet est une zone exclusive où seuls vos employés sont invités à y interagir et ont accès à tout type de document nécessaire. Un extranet, lui, est incorporé dans cette zone, mais est limité à une plus petite partie de l’espace où les membres ne sont qu’autorisés à voir une portion spécifique des données de l’entreprise. Cela est utile si vous travaillez avec un grand nombre de fournisseurs ou si votre société tourne autour de la revente de produits par le biais de partenaires.
Les premiers intranets créés au début des années 90 étaient uniquement utilisés comme méthode de communication privée et sécurisée à l’échelle de l’entreprise. L’élément de base était une page d’informations générales et volumineuses qui inspiraient peu d’intérêt aux utilisateurs. Un exemple de ce type d’intranet est un mémo de base — numérique — défilant de haut en bas.
Au fil du temps, cette structure s’est développée: les intranets ont commencé à évoluer et à intégrer des tableaux d’affichage numériques, des annuaires, des applications simples et certains supports en libre-service.
Nous comprenons le « comment » et le « pourquoi » des intranets et de leur évolution parallèle avec la technologie. CMS Wire et Adimoe affrime que des fonctionnalités haut de gamme qui simplifie la vie des utilisateurs, des applications mobile, complets et modernes sont les éléments essentiels vers une adoption optimale de l’intranet. Recherchez-les si vous comptez comparer des intranets.
Voici 6 fonctionnalités essentielles que vous devez rechercher dans un intranet :
Les premiers intranets étaient compliqués, maladroits et peu efficaces. Ils nécessitaient un serveur séparé, une maintenance quotidienne, et le contenu n’était pas adapté pour tous. L’objectif initial de la mise en œuvre d’un système intranet était de fournir un réseau sécurisé qui augmenterait la productivité des employés en facilitant l’accès aux documents et en améliorant la communication dans l’ensemble de l’entreprise.
Mais sans un plan d’adoption ou un intranet adapté aux besoins des utilisateurs, cela peut rapidement dégénérer en un manque de contrôle et de gestion du contenu, ce qui a comme conséquences la détérioration de la productivité dans le lieu de travail. Il était donc difficile d’adopter un système désordonné. Dans ces cas-ci, les intranets apportent peu de valeur dans un lieu de travail.
Le paragraphe précédent décrit un exemple de système intranet des années 1990. Dans les années 2000, à l’époque de l’invention des moteurs de recherche, nous avons assisté à une montée en puissance des applications de gestion de contenu, de libre-service et de la productivité au sein des systèmes intranet.
Ces anciens systèmes sont tous des exemples d’intranet 1.0, aussi décrit comme l’intranet traditionnel basé sur un serveur. Frank Hamm, (Allemand), consultant en communication et collaboration qui accompagne les entreprises dans leur transition vers le numérique, décrit l’intranet 1.0 comme « Publication et transmissions d’informations officielles par l’organisation ou les unités organisationnelles ».
De nombreuses entreprises restent figées dans la période des intranets statique, qui manque terriblement de contenu pertinent et d’applications adapté et important pour leurs employés.
CMS Wire (Anglais) partage un rapport disant : « selon les derniers résultats de notre enquête sur intranet2.0 en 2010, seulement 15 % des organisations disposent d’une solution de portail complète ». Cette solution fait référence à l’autorisation, à l’authentification, à l’application et l’intégration de bases de données dans un système intranet. Ceci est un exemple de « l’intranet 1.5 », qui est encore inférieur à ce à quoi ressemble un lieu de travail numérique moderne.
L’importance de l’intranet 2.0 réside dans l’implémentation des fonctionnalités sociales, popularisées par des plateformes telles que Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn et plus encore.
Un réseau social en tant qu’outil augmente rapidement le niveau d’interaction dans le monde des intranets ; aujourd’hui, la fusion de l’aspect social et d'un réseau intranet se dénomme « lieu de travail numérique ».
Pourquoi est-il important et pourquoi est-il crucial d’adopter l’intranet 2.0 ?
Un article écrit par le magazine COM'IN atteste que :
« L’idée : en allumant leurs ordinateurs, les collaborateurs atterriraient dans un espace de travail numérique (digital workplace) où ils pourraient réaliser toutes leurs activités de travail, de communication et de collaboration ».
L’implémentation de l’Intranet 2.0 est importante pour les raisons suivantes:
Un intranet exemplaire regroupe tout ce dont vos employés ont besoin. Cela crée une communauté solide sur le lieu de travail et renforce l’efficacité et le niveau de productivité au sein de votre entreprise.
Michael Grothus (Anglais) émet l’hypothèse que les intranets feront partie intégrante de notre société et qu’à l’avenir, nous examinerons les intranets comme nécessaires dans les stratégies commerciales. De plus, il est même possible d’avoir un intranet national à la place de l’Internet mondial que nous utilisons actuellement.
Dans son article surFastCompany, il prédit que l’avenir comme étant:
« Un monde dans lequel la norme est une série d’intranets nationaux ; des jardins murés avec différentes règles et structures sur différentes technologies qui, selon les gouvernements, assurent une plus grande sécurité nationale. C’est un monde dans lequel certaines nations seront complètement coupées du réseau Internet d’un autre pays, rendant une chose aussi simple que d’envoyer un email impossible, à moins que ces deux pays concluent un marché autorisant un d’accès quelconques au réseau de l’autre. C’est un monde dans lequel une autorisation d’accès aux utilisateurs en ligne d’un pays est utilisée comme un outil économique, voire géopolitique. »
Dans ce scénario, la mise en œuvre d’un intranet ne sera plus une option, mais un élément vital de la vie quotidienne. Si la société tourne dans cette direction, il sera important d’apprendre et d’adopter dès maintenant les systèmes intranet pour que les entreprises soient au top de leur forme, pour être prêt le moment venu.
Bien qu’il ne s’agisse que d’une hypothèse prospective, il est important de garder l’esprit ouvert, en prenant en compte les possibilités de l’avenir des réseaux intranet et de leur orientation.
En optant pour un réseau intranet, une entreprise souhaite anticiper les tendances modernes pour s’assurer qu’elle aura une longueur d’avance dans l’industrie. De cette façon, vous ne serez pas obligé de mettre à jour ou de réorganiser votre logiciel pour rester à la une des avancées technologiques.
Quelles tendances devriez-vous rechercher pour être au-devant lors de l’adoption d’un intranet ? Quels sont les exemples de bon usage d’un intranet ? Quelles fonctionnalités continueront d’évoluer à l’avenir ?
Certaines fonctionnalités améliorent les performances de l’intranet à tous les niveaux. En comparant différents logiciels intranet, veillez à prendre en compte les critères suivants :
Accès total
Les intranets les plus performants utilisent une application téléchargeable pour faciliter l’accès aux informations disponible à tout moment, n’importe où, depuis n’importe quel appareil.
Sam Marshall de Clearbox Consulting explique sur CMS Wire,(Anglais), que de nos jours, de nombreux utilisateurs n’ont accès qu’à un smartphone. Ceci souligne l’importance des fonctionnalités mobiles de l’application pour qu’il soit « simple à utiliser et contienne tout ce dont le personnel a besoin ». C’est ainsi que la plupart des employés se sentent à l’aise pour travailler. Une application mobile bien conçue permettra une adoption plus facile de l’intranet, ainsi qu’une productivité accrue, particulièrement lors des déplacements.
Engagement social pour les employés
Un portail d’engagement social est ce qu’est l’intranet 2.0: cette rénovation un moyen pour les employés d’une entreprise d’avoir des conversations rapides, concises, à deux ou plus, encourageant la collaboration et la créativité sur le lieu de travail. Alison Davis, qui s’intéresse particulièrement aux commentaires des employés sur les méthodes de communications, affirme que : « même si vous n’avez pas un budget alloué à l’assistance informatique et à l’ajout de nouvelles technologies, vous pouvez tout de même apporter des modifications qui rendront vos stratégies de communication plus intéressante, plus vivante et plus efficace. »
Des fonctionnalités telles que des revues, des commentaires, des likes, ou un bouton de partages permettent aux employés de faire part de leurs opinions et idées. Avec plus d’engagements, les employés peuvent eux-mêmes entreprendre le processus d’adoption intranet, et cela de manière transparente. Les logiciels Intranet continueront à développer leur engagement social afin de renforcer la culture de l’entreprise et l’aspect social.
Collaboration interdépartementale
Les intranets continuent à évoluer, éloignant les utilisateurs des outils tangibles tels que les feuilles de papier, et plus vers les systèmes « Cloud », pour stocker et gérer leurs projets. Bryan Adams (Anglais) a écrit un article chez Inc. disant : « Les réactions régulières et constructives entre deux individus favorisent la collaboration. Ce type de communication entre vos employés à une influence sur le travail produit dans l’ensemble de l’entreprise. »
Alors que de nombreuses entreprises mettront du temps à s’éloigner de la collaboration sur papier, ce mode de travail se poursuivra vers un mouvement « en ligne ». Cela produira une collaboration plus efficace et globale entre les employés de toute une société.
Une approche individualisée
Les tableaux de bord personnels, les répertoires d’utilisateurs photo, des profils personnalisables, des flux d’actualités personnalisés, etc. Toutes ces fonctionnalités offriront une meilleure expérience personnalisée.
Intelligence artificielle
L’intelligence artificielle est la nouvelle fonctionnalité courante du monde technologique. Elle offre une toute nouvelle manière de façonner le lieu de travail. Un bon logiciel intranet attendra avec impatience cette technologie, en proposant des solutions IA qui ressembleront à des assistants personnels pour chaque employé. Personnellement, nous espérons que la technologie d’intelligence artificielle sur un intranet aidera à automatiser les tâches les plus banales, rendant le travail plus attrayant, et bien plus pratique.
L’intégration des applications
De nombreuses entreprises possèdent déjà des applications afin de gérer leurs opérations quotidiennes, mais dans la plupart des cas, il s’agit d’applications individuelles, sans interface les liant les uns aux autres. Les intranets peuvent combiner et consolider ces applications dans un seul espace numérique, augmentant le niveau de productivité et l’efficacité dans le lieu de travail. Essayez d’adopter un intranet compatible avec les applications que votre entreprise utilise déjà.
Interface utilisateur conforme et innovante
Les concepts de design modernes sont très importants pour l’adoption et l’engagement d’utilisateur. Cherchez quelque chose de simple et attrayant pour les employés modernes.
Nous avons maintenant les bases de l’intranet — ce qu’il fait, comment il fonctionne et les fonctionnalités à rechercher — mais à quoi ressemble-t-il après sa mise en œuvre ?
Après avoir examiné des études de cas spécifiques d’entreprises utilisant ce nouveau type d’intranet — ou intranet 2.0 —, pour les comparer et lister des exemples de la mise en œuvre d’un intranet. Jetez un d’œil aux entreprises ci-dessous :
Randstad Sourceright est une société internationale avec plus de 2500 employés en main, dont le but vise à soutenir le développement des entreprises dans plus de 70 pays. La compagnie est un leader mondial, fournissant des solutions et une expertise qui aident les sociétés à se positionner d’une façon à pouvoir accélérer leur croissance, optimiser leur stratégie et améliorer leur agilité sur le marché. Randstad Sourceright fait partie de Randstad N.V., une entreprise de services en ressources humaines dotées de plus de 30 000 employés répartie dans plus de 4 800 bureaux et recours à plus de 600 000 personnes chaque jour.
Après leur transition d’une entreprise régionale vers une organisation véritablement mondiale, couvrant toutes les fonctions de l’entreprise, la société a chargé leur équipe de communication de mettre en place une stratégie de communication interne cohérente et attrayante. Dans le cadre de cette solution, l’équipe a également dirigé la sélection d’un nouvel espace de travail numérique, intégrant complètement un intranet global 5 happeo.com et une plateforme sociale, dans le but d’encourager le partage d’idées et d’avoir une connexion mondiale.
Les objectifs de la nouvelle initiative étaient les suivants :
Solution Intranet
Une décision a été prise en prenant compte des résultats de la recherche publiée par Randstad, le « 2018 Talent Trends Report » a, qui recommande de privilégier une solution de poste de travail numérique centrée sur l’utilisateur.
Happeo a entièrement satisfait cette exigence et a été choisi pour sa capacité à combiner une fonctionnalité intranet statique, des fonctionnalités de collaboration, un réseau social et une méthode de diffusion ciblée pour les nouvelles, le tout dans une solution unique.
Avantages et Résultats:
« Happeo a vraiment dépassé nos attentes lors de sa mise en œuvre. Bien que notre infrastructure informatique soit vraiment compliquée, la plateforme a été installée en moins de trois mois.
En tant que leader mondial dans la gestion des talents et de la technologie des ressources humaines, Randstad Sourceright sait que le succès commercial aujourd’hui, repose entièrement sur les talents. La nouvelle solution intranet répond aux besoins de l’organisation et a apporté des avantages inimaginables.
Music Retail Holding est la chaine principale Scandinave d’appareils de musique avec 34 magasins et environ 400 employés répartis en Suède, en Norvège et au Danemark.
Avec une telle distance entre eux, Music Retail se débattait avec une communication en temps réel entre le siège primaire de la compagnie et les magasins annexes. Leur ancienne stratégie était d’envoyer l'employé de service des ventes dans chaque magasin. Au fur et à mesure que Music Retail grandissait, ils privilégièrent l’option numérique des courriels et des appels téléphoniques au lieu des visites. Ils ont vite appris de leurs erreurs passées et ont adopté une nouvelle stratégie bien plus efficace.
Le personnel du magasin ne s’est pas senti soutenu, car il lui manquait un accès facile à un ordinateur ou le temps nécessaire pour prendre un appel téléphonique. Le quartier général a donc décidé qu’une application mobile pourrait optimiser leurs méthodes de communication.
Peter Felldin, responsable du marketing chez 4Sound, explique la difficulté de la situation :
« Les directeurs de magasin se sentaient frustrés car ils ne savaient pas à qui s’adresser quand leur personnel avait besoin de soutien pour les campagnes marketing, ou ne trouvaient pas d’informations commerciales pertinentes pour eux. Les départements des ventes et du marketing ont également fait part de ces mêmes sentiments, car ils ont consacré beaucoup de temps et d’efforts à communiquer avec les magasins, mais sans outils pour évaluer le succès cet l’effort. »
Leurs exigences pour une solution étaient les suivants :
Solution intranet
Music Retail a examiné différentes options, mais a finalement choisi de mettre en œuvre la solution intranet de Happeo basée principalement sur son interface ergonomique et intuitive, et à sa compatibilité avec G Suite de Google. L’équipe de Music Retail a testé Happeo, en commençant par des communications légères, en partageant de reportages brefs et des images.
« Il existe une demande croissante pour de meilleures solutions intranet. Les clients qui ont migré vers G Suite estiment souvent que l’étape suivante consiste à remplacer leurs anciens intranets, qui sont difficiles à utiliser et coutent cher. Nous leur avons recommandé Happeo en raison de son interface utilisateur intuitive et de ses fonctionnalités avancées. »
~ Ronald Haagensen, directeur du développement commercial chez Avalon Solutions
Avantages et résultats:
« En tant que responsable du marketing, ma préoccupation principale concerne nos campagnes : seuls 20 % des effectifs les connaissaient. Avec Happeo, la situation a complètement changé : 80 % des magasins sont informés de ce qui se passe. C’est un changement remarquable ! »
Peter Felldin, responsable marketing chez 4Sound
DORMA est une société mondiale fournissant des solutions d’accès prémium à l’industrie immobilier pour bâtiments. Son quartier général est en Allemagne, mais emploie 7000 personnes et collabore avec 50 entreprises différentes à travers le monde. DORMA a plus de 100 ans d’expérience dans la construction de systèmes de portes exceptionnels répondant à divers besoins.
DORMA est fier de son esprit innovateur qui lui permet de devancer ses concurrents. Ils voulaient maintenir cet avantage et décidèrent d’opter pour une solution intranet pour les aider.
Leurs exigences étaient les suivants :
Solution intranet:
DORMA a adopté Unily — un intranet utilisant la technologie Cloud, comme solution, ce qui a augmenté leur productivité à un niveau supérieur.
Unily a été en mesure de se mettre rapidement en place et a également développé un logiciel spécifique aux besoins de DORMA, poussant la société à le choisir plutôt qu’un autre.
Unily a fourni à DORMA une page d’accueil contenant un centre de presse, un système de gestion de contenu (CMS) personnalisé, une plateforme et un répertoire de médias sociaux, un gestionnaire de documents ainsi qu’une application mobile pour répondre aux besoins compagnie.
Avantages et résultats :
En adoptant la solution intranet basée sur le cloud
Bien que les intranets sont un succès pour de nombreuses organisations, ils rencontrent toujours certains problèmes en cour de route. Comment se parer à l’éventualité de ces défis et trouver les solutions qui conviendront le mieux à votre entreprise ? Dans un premier temps, nous verrons côte à côte comment certains avantages d’un logiciel intranet peuvent également présenter des inconvénients.
Avantage 1: sécurité
La différence entre l’Internet et un intranet réside dans la protection de la vie privée. Les intranets sont utilisés pour limiter l’accès aux informations aux employés et membres de l’entreprise, ainsi que pour adapter votre réseau aux besoins du lieu de travail.
Défi 1 : Faille potentielle de sécurité
Bien que les intranets soient des réseaux fermés, il est important d’installer un système de sécurité en raison de la nature délicate du contenu sur le système de votre entreprise. Sans cette précaution, une faille dans la sécurité pourrait mettre votre entreprise en danger.
Avantage 2 : Augmenter la productivité et économiser de l’argent
Toute information sur un intranet est à portée de main de vos employés et augmente la productivité et permet à l’entreprise d’économiser de l’argent en réduisant les délais. L’adoption complète de l’intranet signifie que les employés sont en mesure de travailler plus intelligemment et rapidement.
Défi 2 : Engagement de temps et couts cachés
Bien que la configuration réelle d’un intranet puisse être relativement simple et rentable après sa mise en œuvre, des tâches doivent être attribuées aux équipes pour la configuration de l’intranet dans votre organisation. Cela peut vouloir dire ajouter du personnel ou réaffecter certains employés. Il est également important d’éduquer le personnel à l’utilisation du logiciel, sans quoi son efficacité serait perdue.
Cette stratégie inclut des heures de formation initiale et continue dédiées au système intranet. Pour une adoption complète, votre entreprise devra prendre le temps nécessaire pour que cela se produise. Parallèlement à la formation, des membres spécifiques du personnel doivent être nommés en tant que gérant pour entretenir et maintenir le contenu, ce qui prendra des heures allouées à d’autres projets.
Cela dit, les meilleures plateformes intranet n’ont pas toujours besoin d’une formation complexe, voire aucune, pour que le personnel puisse l’utiliser efficacement.
Avantage 3 : Accès aux données et communication des employés
L’intranet de votre entreprise doit contenir un guichet unique permettant d’accéder à toutes les informations nécessaires à n’importe quels projets entrepris par les employés. Ils peuvent accéder instantanément aux données de tous les départements, permettant également une prise de décision plus éclairée dans un délai plus court.
En parallèle de l’accès ouvert aux données, les employés ont également la possibilité de communiquer avec tous les employés de l’entreprise de manière directe et efficace. Un intranet favorise l’entretien de relations de travail productives et une créativité accrue en raison de la collaboration entre employés.
Défi 3 : Une quantité abondante d’information qui devient inefficace
L’idée même d’un intranet est de rendre accessible toute information nécessaire aux employés, quel que soit leur statut ou leur service, mais cela peut potentiellement entrainer une surcharge d’information.
Une grande quantité d’informations peut devenir excessive et déroutante, ce qui entraine une communication et une collaboration médiocres entre les employés. En outre, il faudra plus de temps aux employés pour effectuer une recherche si les informations ne sont pas organisées. La frustration nuit à la productivité quand il est impossible de trouver des informations importantes.
Avantage 4 : Une interface utilisateur simple et attrayante pour les employés
Un logiciel intranet doté d’une interface utilisateur simple et facile à utiliser sera bien plus engageant pour les employés qui investiront un niveau de productivité plus élevé dans la compagnie.
Cela se traduira par une adoption sans failles du système intranet, et maximisera l’efficacité globale.
Défi 4 : Motiver vos employés à adopter le logiciel intranet
Malgré tous vos efforts, il se peut que vos employés aient du mal à adopter un nouveau système. Premièrement, les gens ne sont pas toujours aux premiers rangs pour accepter un changement d’habitude, qu’il soit dans leur vie privée ou professionnelle, et peuvent simplement ne pas vouloir rompre avec leurs vieilles méthodes de travail.
Deuxièmement, si une interface est une source de confusion pour les employés, ceux-ci refuseraient probablement de l’adopter. Et enfin, si l’intranet n’est pas synonyme d’un lieu privilégié d’information, ou si l’information n’est pas pertinente et désorganisée, les employés risquent de l’ignorer.
Cette comparaison démontre qu’il peut y avoir des inconvénients cachés, qui s’ajoutent aux avantages de la mise en œuvre d’un intranet. Ce qui est important ici est de reconnaitre les problèmes existants des deux côtés et de prédire de quelle façon votre organisation les résoudra. Tenez-en compte lorsque vous souhaitez utiliser un intranet en tant que solution.
Bien que la comparaison ci-dessus montre les avantages avec leurs inconvénients potentiels, voici quelques avantages non mentionnés:
Un accès global et une communication fluide :
L’implémentation d’un intranet avec des fonctionnalités telles que les applications mobiles peut faciliter la communication et la gestion des tâches. Il peut également connecter les employés numériquement pour une meilleure collaboration entre équipes, et un processus d’adoption plus rapide.
Une technologie moderne et à jour :
On ne peut nier ni combattre le fait qu’en tant que société, nous entrons dans l’ère numérique. Les logiciels et copies tangibles de logiciels étant quasi inexistants, il est avantageux de prendre une longueur d’avance dans la course vers l’innovation et d’adopter un poste de travail numérique afin que votre entreprise puisse rester pertinente aux yeux de tout le monde.
Comment éviter les problèmes potentiels liés à l’adoption d’intranet :
En examinant les comparaisons des avantages et inconvénients potentiels, il est difficile de savoir dans quelle direction votre entreprise se développera. Dans ce cas-ci, la chose la plus importante à faire lors de la mise en place d’un intranet est d’être conscient des défis potentiels (Anglais) et de prendre des mesures proactives (Anglais) pour les combattre.
Voici quelques mesures que votre entreprise peut entreprendre pour garantir le succès d’une mise en œuvre ainsi qu’un taux d’adoption élevé:
Les listes et conseils précédents sont toutes des spéculations basées sur des scénarios hypothétiques suivant l’implémentation d’un système intranet sur votre lieu de travail.
En réalité, il est impossible de définir exactement le déroulement suite à l’introduction d’un nouveau système dans votre compagnie. Vous pourrez prendre toutes des mesures de précaution, mais il peut encore y avoir des défis imprévus. La meilleure chose à faire est d’examiner ces listes en prenant le point de vue de votre entreprise.
Discutez des avantages, des inconvénients ainsi que vos propres trouvailles avec votre équipe de direction et posez-vous ces questions avant d’envisager la mise en œuvre d’un intranet :
Lorsqu’il s’agit d’un système intranet, une méthode ne convient pas à tous. Prenez une minute pour évaluer votre entreprise, ses besoins, sa capacité — vous serez ensuite en mesure de prendre une décision concise concernant la mise en œuvre de votre intranet.
Beaucoup de logiciels intranet en option sont disponibles avec chacune, différentes caractéristiques pouvant être personnalisées pour répondre aux besoins de votre entreprise. Après vous être posé ces questions, envoyez vos réponses à des professionnels qui peuvent s’assurer que le packet logiciel que vous recevrez respecte chacun de vos besoins.
Alors que vous vous posez toutes ces questions, évaluez le pour et le contre avant d’opter pour un intranet, vous aurez commencé à regarder le niveau de succès de votre solution. Mais comment s’y prendre ? Comment mesurer les performances de votre intranet ? Bien qu’il puisse exister des statistiques et des données concrètes, le succès est également fortement mesuré par les caractéristiques fonctionnelles, la convivialité et l’interaction des employés avec le logiciel intranet.
Chaque année, le Groupe Nielson Norman (Anglais) organise un concours du meilleur logiciel intranet au monde. Lors des « Intranet Awards 2018 », ils ont constaté que les exemples d’intranet les plus réussis « provenaient de petites organisations, faites de petites équipes intranet qui dépendaient de ressources internes et d’une aide-externe pour créer les meilleurs intranets. » Si vous êtes une grande entreprise, vous pouvez utiliser des petites équipes spécialisées dans ce domaine pour reproduire cet effet positif.
Dans l’ensemble, le groupe a constaté la notion comme une tendance commune que les organisations utilisent. Chacun ont dédié leur intranet comme un lieu où les personnes peuvent se connecter, communiquer et collaborer pour réussir.
CMS Wire (Anglais) a déclaré que « les meilleurs intranets de cette année ont permis à leurs équipes de créer des pages conformes à la marque de leur entreprise et cohérentes, sans faire appel à des compétences techniques ni d’expertise Web ».
Voici quelques exemples spécifiques d’intranets à succès des « Intranet Awards 2018 » et de la manière dont ils ont optimisé leurs performances intranet :
Ces exemples d’intranet sont mis en évidence pour vous donner une idée du contexte que constitue un intranet « réussi » aux yeux du monde des affaires et comment votre entreprise peut également atteindre ce niveau de succès grâce à l’adoption de l’intranet.
Il est important de savoir que le succès de chaque solution dans chacune des compagnies était différent les uns des autres. En fonction de la société, la solution choisie à bénéfice leur demande grâce à des fonctionnalités conçues spécialement pour leur cas. Cela est dû en grande partie au fait qu’une bonne partie du succès mesurable de votre implémentation Intranet proviendra de son utilisation, de la satisfaction, de la collaboration et de la communication des employés.
Pour créer un intranet performant, vous devez évaluer les objectifs de votre entreprise et répondre aux besoins démographiques de vos employés.
Créer un plan pour mesurer le succès de votre intranet peut être difficile, car il consiste à évaluer et améliorer plusieurs éléments compliqués tels que l’engagement des employés, la collaboration et une communication efficace. Ces facteurs peuvent être difficiles à quantifier.
Voici quelques éléments à prendre en compte ors cette planification, afin de mesurer les performances de l’intranet et de faire le compte sur son succès.
Ces exemples d’indicateurs de performance clé d’un intranet de eXo montrent comment avoir des mesures concrètes et quelle réussite aura l’amélioration de la performance de l’intranet :
Voici des exemples de statistiques permettant de quantifier le succès des performances intranet :
Après tous ces exemples et informations sur l'intranet d'une entreprise, il est quand même nécessaire de comprendre son apparence. Quelles sont les applications et fonctionnalités spécifiques incluses sur un intranet? Comment fonctionnent-ils? Comment seront-ils utilisés par les employés?
Communautés : Différentes Communautés permettent aux employés de communiquer et de collaborer. Voici des exemples de ce que proposent les Canaux :
Pages : Une fonctionnalité de pages combinant tout le contenu pertinent pour les utilisateurs dans un seul espace. Voici des exemples de ce que propose Pages :
Profils d’employés/répertoire : Les informations personnalisées sur les employés sont essentielles pour connecter votre personnel sur la plateforme intranet. Voici des exemples de fonctionnalités de répertoire :
Application mobile : Où que soient vos employés, ils peuvent rester informés en permanence et soit alertés à l’arrivée de nouveau contenu à tout moment. Voici ce qu’une application mobile peut faire :
Intégration : Si votre entreprise utilise déjà des applications qui vous plaisent et que vous souhaitez les intégrer à votre intranet, vous pouvez le faire. Les intranets sont compatibles avec beaucoup d’applications existantes. Voici quelques exemples d’applications pouvant être intégrées :
Analyses de statistique du logiciel : Avec une fonctionnalité d’analyse implémentée dans votre intranet, vous pouvez facilement transformer vos données en tableaux de bord informatifs et en rapports faciles à lire, à partager et à personnaliser. Voici quelques exemples de ce que cette fonctionnalité peut accomplir :
Recherche : un moteur de recherche rationalisé peut aider les utilisateurs à trouver rapidement ce dont ils ont besoin, ce qui optimise leur efficacité. Voici ce que fait un bon moteur de recherche :
Bien que toutes ces fonctionnalités sont aimables, l’élément le plus important est de constater la manière dont les employés interagissent avec le logiciel intranet. Capterra (Anglais) a rassemblé des exemples de différentes solutions intranet et a permis à de vrais utilisateurs d’intranet de laisser une revue ou un commentaire de à propos de leur expérience d’adoption avec ces systèmes.Voici ce que les utilisateurs avaient à dire :
Points Positifs :
« Une flexibilité des fonctionnalités pour créer des sites et s’intégrer à SharePoint pour soutenir les communautés de pratique. La prise en charge de la localisation d’expertise en utilisant le répertoire de personnes, les profils et la fonctionnalité Insights. Extrêmement facile à utiliser grâce à des widgets glissés-déposés et à un CMS intuitif. Facile à administrer avec le contrôle des autorisations. L’expérience utilisateur est transparente. La navigation à travers les métadonnées, les zones dédiées à différentes fonctionnalités telles que les liens, les nouvelles, les documents, les canaux sociaux et la recherche sont puissants. Le soutien utilisateur est fantastique, Brightstarr aide ses clients à chaque étape du processus. Mon objectif était de mettre en œuvre une technologie qui constituerait un mécanisme permettant le partage des connaissances, la collaboration, la communication et les bases de notre lieu de travail numérique à travers l’intégration à Office 365. Unily fait tout cela ! »
Point négatif :
« Je compte beaucoup sur les métadonnées pour piloter la recherche, la navigation et le marquage dans Unily. Les métadonnées Unily sont tirées du magasin de termes SharePoint, ce qui est excellent, car je n’ai besoin que de gérer un magasin de termes et il se synchronise du jour au lendemain avec Unily. Ce serait bien si la synchronisation était plus fréquente ; à la place, nous planifions simplement la synchronisation de nuit. La fonctionnalité de métadonnées Unily est superbe, mais il a parfois été difficile de trouver le juste équilibre lors de la construction du magasin de termes pour s’adapter aux environnements Unily et SharePoint. »
Points Positifs :
« Happeo nous permet de tirer le meilleur parti de nos systèmes G Suite existants. L’adoption par les utilisateurs a donc été relativement simple, car leurs collègues étaient déjà habitués à Drive, Agenda, Gmail et G +. L’équipe de Happeo nous a été d’une grande aide pour la mise en place de notre premier système de communication interne. Pour nous, il y avait beaucoup d’inconnues n’ayant jamais fait cela auparavant, mais l’équipe nous a clairement expliqué chaque étape, pour nous assurer que nous posions les bonnes questions au bon moment. »
Points Négatifs :
« Il y a trop d’options en ce qui concerne la structure de la plateforme et des pages. Ce serait plus facile s’il y avait quelques modèles de page à utiliser plutôt que de tout faire sur mesure. »
Points Positifs :
« SharePoint est relativement simple à utiliser pour configurer des sites, des groupes d’utilisateurs, etc. Comme la plupart des CMS, il présente une “apparence” par défaut sur à peu près tous les aspects d’un site ou d’un groupe de sites. Son intégration à Office 365 est complète. Si vous avez des besoins élémentaires pour l’hébergement d’un site interne, sans besoin particulier d’intégration ou de flux de travail complexes, SharePoint Online est une option viable. »
Points Négatifs :
« Contrairement à la version sur-place de SharePoint, SharePoint Online comporte un certain nombre de restrictions. L’accès à certains journaux pour le dépannage est limité. Il n’y a pas de passage direct à la base de données qui pilote le site. Certains processus automatisés ont une portée et une fréquence limitées. »
Un intranet a de nombreux usages différents, des portails, des plateformes, des fonctionnalités, des menus, des liens, etc. Cependant, le but de la mise en œuvre de ce nouveau logiciel est d’engager et de collaborer avec les employés d’une entreprise.
Si toutes ces fonctionnalités sont organisées et accueillantes, votre expérience de la mise en place d’un intranet devrait être très positive pour les employés, ce qui profitera à votre entreprise dans l’ensemble et stimulera le processus d’adoption. Les possibilités de la fonction d’un intranet sont vastes. Il est important de garder les caractéristiques de votre société l’esprit, ainsi que ses objectifs Intranet et votre profil d’utilisateur, pour en déduire le nombre et le type appropriés de fonctionnalités et d’intégrations adaptées à vos besoins.
Que votre société dispose d’un système intranet obsolète ou que vous n’en ayez jamais implémenté un auparavant, les précurseurs et le temps de transition sont essentiels. Voici quelques étapes préliminaires permettant d’assurer une adoption réussie d’un nouvel intranet.
Étape 1 : Examinez le fonctionnement actuel de votre entreprise. Quelles applications utilisez-vous ? Si vous possédez déjà un intranet, à quelle fréquence est-il utilisé ?
Étape 2 : Examinez les problèmes de communication auxquels votre entreprise est actuellement confrontée et qui, selon vous, pourraient être résolus par un intranet moderne. Quelles stratégies pouvez-vous mettre en œuvre pour améliorer vos performances ? Avez-vous une méthode traditionnelle « top-down » ? Donnez-vous à vos employés les outils et des informations nécessaires pour bien accomplir leurs tâches ?
Étape 3: Une fois que vous avez identifié ces défis spécifiques,
Étape 4 : Parlez à votre personnel. Répondez à des enquêtes et encouragez les utilisateurs à laisser des commentaires pour mieux répondre à leurs besoins avec le logiciel intranet de votre choix. Assurez-vous de poser des questions spécifiques pour des résultats spécifiques et optimaux. Utiliser des techniques de collecte de données, pour en tirer des conclusions basées sur les demandes et besoins des participants.
Étape 5 : Comparez
Étape 6 : Rapportez ces résultats à un consultant. Que vous souhaitiez créer votre intranet à partir de rien ou travailler avec un fournisseur préexistant, vous pouvez consulter un expert sur vos besoins spécifiques et sur la manière dont un système intranet pourrait y répondre.
Comme indiqué dans la section « Avantages et défis de l’intranet », vous connaissez déjà les étapes à suivre pour tenter d’éviter les problèmes éventuels lors de la mise en place d’un nouvel intranet. Cette liste est basée sur les suggestions concernant des mesures que votre société devrait prendre en compte pour vous préparer à son implémentation.
Correctement, jauger votre budget
Après avoir jugé les points positifs et négatifs de vos objectifs, ainsi qu’avoir comparé les différents logiciels intranet, vous devriez avoir une bonne idée des types de fonctionnalités que votre entreprise souhaite obtenir. Comparez les prix de différents fournisseurs d’intranet personnalisés (tels que Happeo) pour avoir une bonne idée de la taille requise pour votre budget. Assurez-vous également de compter tout cout additionnel envers le personnel supplémentaire nécessaire pour la mise en œuvre du système.
Connaissez vos employés
Avant de choisir votre solution, soyez certain qu’il s’agit de la meilleure option intranet pour vos employés. Votre entreprise correspond-elle aux profils ayant une adoption intranet réussie ? Vous devez connaitre les données démographiques de vos salariés, car ce sont eux qui doivent accepter et adopter la solution intranet, sinon, il échouera, quel que soit son degré de modernité. Déterminez les difficultés actuelles des employés et les domaines dans lesquels vous prévoyez des difficultés lors du processus d’adoption intranet.
Trouvez la bonne équipe
Avez-vous des personnes dans votre entreprise qui pourraient vous aider dans l’implémentation d’un intranet, ou devrez-vous trouver une nouvelle équipe pour défendre ce projet ? Déterminez si votre entreprise a des membres du personnel pouvant prendre en charge la mise en œuvre de l’intranet et veillez à ce qu’elle soit exécutée d’une manière à garantir une adoption réussie du système.
Prévenez votre staff au changement
Si vous êtes sérieux au sujet de votre implémentation intranet, vous devez commencer à préparer vos employés à ce qui les attend, en particulier ceux qui occupent une position dans la direction. Prévenez les gens aux changements à venir et suscitez leur enthousiasme pour participer au processus. Commencez par proposer sa possibilité et voyez quel type de réaction vous recevez. À partir de ces commentaires, vous pouvez répondre aux peurs ou aux doutes que vos employés pourraient avoir avant la mise en place d’un intranet.
Déterminez vos IPC intranet
Assurez-vous d’analyser des besoins d’un intranet pour déterminer vos indicateurs de performance clé, afin de mesurer le succès de vos performances intranet. Avant même de décider de sa mise en œuvre, vous devez commencer à examiner les performances actuelles de votre intranet pour identifier les points à améliorer et assurer votre succès lors de l’adoption de l’intranet.
En plus des questions générales ou de la réaction de vos employés à l’implémentation d’un intranet, vous devez utiliser des techniques d’analyse des besoins intranet spécifiques pour évaluer votre entreprise et sa stratégie intranet optimale, le tout pour accomplir les objectifs du nouveau système. Voici quelques exemples de ces techniques :
Enquêtes
Les enquêtes sont utiles pour évaluer les opinions du personnel, plutôt que leurs besoins. Cela signifie qu’ils fonctionnent bien pour évaluer la satisfaction à l’égard du réseau intranet actuel,
Un soin particulier doit être apporté à la structure des questions d’enquête. Ils doivent être spécifiques, en mettant l’accent sur les expériences récentes des personnes concerné, plutôt que sur la collecte d’opinions ou des perceptions du site actuelles. Les enquêtes doivent toujours être utilisées parallèlement à d’autres techniques de collecte de données pour augmenter la validité des réponses.
Groupes de discussion
Les groupes de discussion peuvent être un bon moyen d’obtenir des opinions plus détaillées des employés, mais doivent être surveillés de près pour s’assurer que certains individus ne dominent pas l’ensemble du groupe.
Le groupe doit être composé d’employés de même niveau dans l’entreprise et se concentrer sur les évènements actuels plutôt que sur les souhaits futurs.
Entrevues avec le personnel et les intervenants
Les entretiens individuels sont un moyen très efficace de recueillir des informations sur les besoins et les problèmes du personnel. Associés à des entretiens avec des parties prenantes, notamment des auteurs d’intranet et des cadres supérieurs, ces entretiens peuvent donner une vision globale des fonctions de l’entreprise à tous les niveaux
Ces entretiens doivent se porter sur l’utilisation actuelle de l’intranet au quotidien. Cela vous donnera une idée de l’ensemble des activités et une meilleure compréhension des environnements de travail. Contrairement aux enquêtes, les questions d’entrevue peuvent être plus ouvertes et plus générales afin d’explorer des sujets susceptibles d’être abordés naturellement.
Observation du lieu de travail
Cela implique qu’une personne « se rende sur le terrain » pour observer les activités du personnel et l’environnement dans lequel ils travaillent. Cette technique d’analyse intranet s’applique moins aux lieux de travail dans lesquels un observateur ne peut ou ne peut pas voir grand-chose (c’est-à-dire un poste dans un bureau où l’essentiel du travail est effectué sur Word ou par courrier électronique).
De plus, l’observation permet une compréhension objective de l’environnement de travail et des modèles de travail développés qui ne pourraient pas être rassemblés par d’autres techniques. Cette technique vous montrera également sur quelles informations les employés se basent quotidiennement et comment ils les obtiennent.
Enquête contextuelle
Il s’agit d’un mélange entre un interview avec le personnel et une observation sur le lieu de travail pour discuter des problèmes avec un membre du personnel lorsqu’il se trouve dans son environnement de travail quotidien. En faisant une interview contextuelle, vous pouvez voir quelles ressources l’employé utilise pendant qu’il travaille.
Vous pouvez également demander à l’employé de vous montrer sa manière dont il exécute ses tâches en temps réel. Dans une enquête contextuelle, le membre du personnel doit assumer le rôle d’enseignant tandis que le chercheur devient l’étudiant qui essaie de comprendre le travail de son supérieur temporaire. Cette technique peut être un excellent moyen d’obtenir des détails plus spécifiques sur les fonctions quotidiennes des employés.
Analyse des tâches
Cette technique consiste à identifier les tâches commerciales clés et à les examiner pour mieux comprendre les étapes et les informations requises à chaque étape. Les résultats seront ensuite utilisés pour déterminer comment l’intranet peut être utilisé pour aider le personnel dans ses activités quotidiennes. Cela peut avoir un impact direct sur les résultats de l’entreprise et constitue souvent le moyen le plus clair de démontrer un retour sur investissement (ROI) pour la croissance d’un intranet.
Avec les techniques d’analyse intranet, il est important d’utiliser plusieurs méthodes pour mieux comprendre les opérations de votre entreprise. S’appuyer uniquement sur une technique aboutira à un
Analyse des résultats
L’analyse de toutes les données collectées produira des résultats montrant une tendance dans le lieu de travail. Pour le développement d’un intranet, l’équipe doit rechercher :
Pour la mise en œuvre d’un intranet, les résultats de l’analyse des besoins intranet doivent être utilisés pour créer un tableau des problèmes actuels, de l’urgence à laquelle il faut les changer et de la manière dont les problèmes peuvent être résolus.
Puisqu’il s’agit d’une approche plus personnelle, les résultats doivent donc également être personnels, et comporter des citations directes ou des exemples donnés par des membres de l’entreprise. Un plan concret pour une stratégie intranet devrait être proposé basé sur ces résultats, et il devrait mentionner les avantages commerciaux spécifiques qu’il apportera.
Avec ces informations, vous devriez avoir une image claire de l’intranet de vos souhaits, dans son ensemble, de son évolution, de son fonctionnement sur le lieu de travail et de la manière de la mettre en œuvre pour votre propre entreprise.
Utilisez-le comme guide pour trouver la solution intranet idéale, mais sachez que pour trouver une solution à long terme, vous devez savoir ce qui convient le mieux à votre lieu de travail. Examinez les critiques d’autres entreprises à travers votre objectif spécifique pour savoir quelles fonctionnalités seront bénéfiques à votre entreprise et vous aideront à atteindre vos objectifs.
Une solution intranet peut jouer un rôle important dans la résolution de nombreux problèmes de communication au sein de votre entreprise. La technologie ne fonctionnera pas si la culture de l’entreprise ne la prend pas en charge ou si les employés ont du mal à l’accepter. Trouvez une solution qui s’adapte ou peut s’adapter à tous, et l’implémentation de votre intranet sera un succès.
27 septembre 2021