Les fondamentaux de l’Intranet : Tout ce que vous devez savoir sur les intranets

Introduction aux intranets

Partager des photos, des images, des instantanés, des présentations, des actualités, des messages, des annonces : tels sont désormais nos modes de communication avec le monde. Mais si ces formes de communication prolifèrent dans nos échanges quotidiens, quel impact ont ces transformations sur nos lieux de travail ?

Elles signifient que les managers et les chefs d'entreprise doivent désormais employer et intégrer ce type de services pour standardiser leurs organisations et améliorer l'efficacité des employés au travail.

Elles signifient également que les logiciels intranet et les solutions de digital workplace sont devenus essentiels pour les sociétés modernes. Le moment est donc venu pour ce big bang numérique de donner naissance à un nouvel univers et donc à une nouvelle génération d'intranets.

Poursuivez la lecture de cet article pour découvrir :

• Qu’est-ce qu’un intranet ?
• Intranet VS Internet
• Intranet VS Extranet
• Un bref historique de l’Intranet : Ancien VS Nouveau modèle
• 6 éléments essentiels d’un intranet
• Pourquoi votre entreprise a besoin d’un Intranet 2.0
• Qu’est-ce qu’un Intranet 2.0 ?
• Les bénéfices d’un Intranet 2.0
• Les tendances futures de l’intranet social
• Les défis de l’intranet et quelques idées pour les surmonter
• Comment choisir un intranet
• Comment déterminer si vous avez besoin d’un intranet : 6 questions à vous poser
• 7 conseils pour bien choisir votre intranet
• 5 étapes pour implémenter un intranet
• Comment analyser la performance de votre intranet
• 3 exemples de cas d’utilisation réussis d’un intranet 
• Quelques avis d’utilisateurs sur les intranets

Les notions de base sur les intranets

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est un “réseau informatique privé au sein d'une organisation. Plutôt que d’être un réseau auquel tout le monde peut accéder, celui-ci est privé.” Telle était du moins la définition assez limitée d’un intranet il y a quelques années.

Vous pouvez considérer un intranet comme étant un espace de travail numérique, au sein duquel "vous et vos collègues avez la possibilité d’organiser des meetings, d’échanger des idées ou des documents et de collaborer sur les projets en cours... En utilisant un intranet de haute qualité, vous serez en mesure de simplifier sensiblement vos méthodes de travail".

Implémenter un intranet permet de rassembler les membres de votre organisation de manière efficace et organisée, quel que soit les lieux où ils se trouvent. Les employés peuvent ainsi partager leurs idées entre les différents départements, les managers et les dirigeants peuvent communiquer des informations importantes, et toutes les technologies utilisées par cette société sont centralisées au même endroit. Le tout dans le cadre d'un réseau sécurisé.

Les intranets intègrent de nombreux services dans leur réseau. Parmi les capacités de base d'un intranet doivent figurer des fonctionnalités de messagerie, de tchat, de publication, de formulaires électroniques, d'annuaire et de graphiques.

Intranet vs Internet

Quelle est la différence entre un Internet Extranet et un Intranet ?

Avez-vous déjà tapé trois fois W pour accéder à une page web ? En faisant cela, vous accédez à l’internet, au World Wide Web. Il s’agit d’un réseau mondial accessible à tous, tandis qu'un intranet est le réseau informatique privé d'une société.

Intranet vs extranet

Quelle est la différence entre un intranet internet et un extranet ?

Une question qui vous vient peut-être à l’esprit est de savoir qu'est-ce qu'un extranet et quel est son rôle ?

Un extranet est un réseau privé qui peut être accédé de façon contrôlée par des vendeurs, des fournisseurs, ou par un nombre choisi de clients ou de partenaires. Il s’agit d’un sous-ensemble d'un intranet. Il permet à un groupe spécifique d'accéder à une partie du réseau intranet d'une organisation, sans pour autant y accéder dans son intégralité.

Prenons l’exemple de votre entreprise. Si un intranet permet à vos employés de communiquer bien plus efficacement, l’objectif de toute société est de faire affaire avec des organisations extérieures. Si vous disposez d’une communication interne uniformisée, efficace et numérique, la complémenter avec un extranet est un moyen d'étendre ce réseau aux partenaires commerciaux auxquels vous faites confiance.

On peut comparer ces différents réseaux à différents types de fêtes. Un intranet est une fête exclusive, à laquelle seuls vos employés sont invités à se joindre, et à laquelle ils peuvent participer dans son entièreté. Un extranet est une entité qui a elle aussi été invitée à la fête, sauf qu’elle ne peut entrer que dans certaines zones pour parler à certaines personnes. Il est ainsi particulièrement utile si vous collaborez avec de nombreux fournisseurs ou si votre activité consiste à revendre des produits en passant par des partenaires commerciaux.

Un bref historique de l’intranet : anciens vs nouveaux modèles

Les tout premiers intranets ont été créés vers 1994. Ils proposaient des services de base dans un réseau privé et sécurisé pour les entreprises. À cette époque, les intranets étaient des systèmes de gestion des connaissances réservés à la communication verticale. Cela signifie qu’ils étaient principalement utilisés par les ressources humaines ou par la direction afin de diffuser des informations internes au personnel, et non pour favoriser la collaboration. Les employés, eux, utilisaient l'intranet pour accéder à des informations de base sur l'entreprise, à des documents et à des newsletters. En plus des intranets utilisant un modèle de forfait mensuel, des intranets open source gratuits ont également fait leur apparition.

Dans les années 2000, les intranets se sont transformés pour devenir des portails d'entreprise plus complets et des intranets sociaux, proposant des fonctionnalités sociales supplémentaires, ainsi que la possibilité d'écrire des articles de blog. En plus de cela, les employés pouvaient accéder à plusieurs fonctionnalités en libre-service et à une assistance centralisée pour trouver des réponses à leurs questions. Les intranets se sont ainsi métamorphosés en outils de gestion de contenu.

Les années 2010 ont marqué le début d’une nouvelle ère pour la collaboration sur le lieu de travail. L’intégration d’applications externes (G Suite, Slack, etc.) a permis aux entreprises d’accéder à des outils de communication plus complexes via les intranets. Les réseaux sociaux ont désormais intégré la routine quotidienne des employés, stimulant leur engagement et la collaboration entre les différents départements.

Alors qu’une nouvelle décennie a commencé dans les années 2020, les intranets se sont développés pour offrir des fonctionnalités à la fois descendantes et ascendantes, améliorant ainsi la possibilité pour les employés de faire entendre leurs opinions. Il est désormais possible d’utiliser un intranet pour voter en faveur des publications d'autres individus, partager, commenter, liker, et de suggérer de nouvelles idées à promouvoir en interne. L’intranet d'aujourd'hui est multiforme : c'est à la fois un outil social, une base de connaissances et un annuaire d’employés.

Près de 25 ans après leur origine, nous sommes en train d’assister à une refonte complète des intranets. Ces intranets nouvelle génération sont en phase avec la modernisation du numérique et se servent des technologies existantes pour créer au sein du lieu de travail la structure et les systèmes de communication les plus efficaces possibles. Que vous soyez un employé ou un dirigeant d'entreprise, l’incorporation de ce nouvel intranet est quelque chose qui serait dans votre plus grand intérêt d’envisager.

La question, maintenant que vous savez comment les intranets ont évolué au fil des décennies, est la suivante : comment leur fonctionnement s’est-il modifié concrètement ?

Sur la question des équipements requis pour héberger un intranet, Beaming note que "avec les intranets traditionnels, un serveur Web est utilisé pour héberger l'intranet et la machine elle-même va dépendre du type de contenu et du nombre d'utilisateurs". Cela signifie donc qu'une machine externe est intégrée pour s’occuper de ce réseau. Les intranets font appel à un réseau local (LAN), un groupe d'ordinateurs et de périphériques interconnectés en utilisant un système spécifique de communication partagée. Celui-ci peut être une ligne dédiée ou une liaison sans-fil vers un serveur.

Traditionnellement, un réseau local est également restreint à une certaine zone géographique. Cela peut être une école, une université, des bureaux ou bien d’autres établissements  encore. Ainsi, vous allez devoir déterminer de quel type de serveur vous avez besoin, combien d'utilisateurs auront accès à votre intranet et quelles seront ses missions. Après quoi, vous pourrez installer et entretenir le serveur sur le lieu physique dans lequel vous travaillez.

Bien heureusement, les choses ont bien changé depuis cette époque. Grâce aux technologies modernes, ces serveurs sont désormais obsolètes. Vous pouvez en effet tout faire numériquement en utilisant « le cloud ».

Les intranets qui utilisent le cloud restent cependant sécurisés. Ils ont aussi l’avantage d’être efficaces et faciles à utiliser, étant donné que les utilisateurs n’ont besoin que d’un appareil connecté à Internet pour y accéder.

En utilisant un intranet préexistant, votre organisation doit juste acheter un compte. Tous vos employés pourront alors se connecter et utiliser le service intranet, où qu’ils se trouvent. Disposer d’un système central relié physiquement à tous vos appareils n’est plus nécessaire, ce qui rend l'installation et la mise en œuvre d’un intranet extrêmement simples. Vous avez désormais la possibilité de vous débarrasser des câbles et de vous connecter partout où vous avez entre les mains un appareil connecté à Internet.

Dans un communiqué de presse récent, le co-fondateur de Happeo a ainsi déclaré :

"Les intranets pour employés traditionnels ne sont plus, car ceux-ci ne font que héberger des informations statiques et bien souvent obsolètes de manière isolée, et n'offrent donc aucune valeur aux employés."

~ Perttu Ojansuu, Co-Fondateur et PDG de Happeo

Les intranets d’aujourd’hui intègrent des moteurs de recherche, des profils d'utilisateurs, des blogs, des applications mobiles avec notifications et des planificateurs d'événements. Les intranet les plus sophistiqués sont compatibles avec des applications qui existent déjà et qui vous fournissent un service indispensable, ou alors ils proposent leur propre version de ce service dans l’architecture de l’intranet.

Nul d’entre nous ne souhaite plus utiliser les intranets obsolètes dont les employés se désintéressent bien souvent. À leur place, nous recherchons des solutions interactives, sociales, efficaces et faciles d’utilisation pour travailler et partager des idées, le tout pour stimuler l’intérêt d’une nouvelle génération d’employés.

Un intranet efficace va inciter les employés à le consulter quotidiennement pour vérifier leurs tâches et gérer leur travail. Une participation élevée du personnel permet la bonne adoption de l’intranet par l’ensemble de l'organisation.

Les 6 aspects essentiels d’un intranet

Que se doit de proposer un intranet ?

Une étude récente a mis en évidence 5 tendances majeures liées aux défis auxquels les employés sont confrontés en utilisant leur intranet. 43 % des employés ne partagent pas de fichiers avec leurs collègues car ils ont du mal à les trouver rapidement. Seuls 30 % des employés savent comment demander des informations aux autres équipes. 25 % des travailleurs savent où et comment accéder à la brochure institutionnelle de leur société. 29 % des travailleurs savent comment proposer une idée en utilisant l'intranet et seulement 50 % des employés savent comment envoyer une demande de vacances ou une requête auprès du service informatique.

Nous avons déjà vu pourquoi et comment les intranets ont vu le jour et qu'ils se sont développés en émulant les grandes tendances technologiques. Mais si nous souhaitons un intranet haut de gamme, facile à maîtriser, exhaustif et moderne, à quoi celui-ci ressemble-t-il ? Tech Republic a publié ses conclusions sur les fonctionnalités essentielles d’un intranet, et CMS Wire a présenté quelques années après une liste mise à jour des 5 objectifs principaux d’un intranet. Tous deux s'accordent sur 6 aspects essentiels pour le choix de votre intranet. C’est eux que vous devez garder en tête quand vous comparez différentes solutions intranets.

Voici les 6 fonctionnalités essentielles que vous devez rechercher dans un logiciel intranet :

1. Proposer du contenu pertinent

Une équipe dédiée à l’intranet doit surveiller le contenu et bien réfléchir à ce qu'elle publie sur l’intranet. Ce contenu doit être précis et pertinent pour inciter les gens à y réagir.

2. Être un instrument de communication indispensable

Implémentez un intranet facile à utiliser, organisé par groupes ou par importance des utilisateurs, et permettant de nombreux dialogues pour accélérer son adoption.

3. Intégrer les applications existantes

Choisissez un intranet compatible avec les applications déjà utilisées par votre organisation pour garantir une transition fluide.

4. Favoriser la collaboration et la socialisation

Intégrer des réseaux sociaux dans votre intranet permet de cultiver un sentiment de communauté, de faciliter son adoption et de rassembler des employés appartenant à des secteurs différents.

5. Consolider votre culture

En utilisant un intranet, les entreprises ont la possibilité de renforcer leur culture et le message qu’elles souhaitent communiquer à leur personnel.

6. Être interactif

Les intranets efficaces fonctionnent comme des outils de travail essentiels pour automatiser les principales tâches et processus. Ils contribueront aussi à la simplification et à l’automatisation des processus internes et des pratiques de travail.

Si vous êtes en train de sélectionner un nouvel intranet, vous devez également prendre en compte les tendances futures. Pour plus d'informations sur ce sujet, consultez l’article de blog dans lequel nous avons résumé les tendances les plus importantes en matière d’ intranet.

Créer un intranet social

Pourquoi votre entreprise a besoin d’un Intranet 2.0

Les premières générations d’intranet étaient compliquées à utiliser, peu commodes et peu efficaces. Ils nécessitaient d’avoir un serveur séparé, une équipe de maintenance, une gestion permanente et le contenu qu’il proposait était ignoré par beaucoup d’employés. L'objectif de base de l’implémentation d'un système intranet était de proposer un réseau sécurisé qui améliorerait la productivité du personnel en facilitant l’accès aux documents et en simplifiant la communication dans toute l'organisation.

Tout cela s’est vite dégradé en raison d'un manque de contrôle ou de gestion du contenu, ce qui a conduit à ce qu’on a pu penser être la fin des intranets et de leur efficacité dans les entreprises. La bonne adoption d’un intranet n'était en effet pas un objectif très important, étant donné que ce système n’apportait pas grand chose de concret. Comme leur adoption était rarement couronnée de succès, les intranets avaient donc très peu de valeur en termes de performance au travail.

Ces systèmes sont tous des exemples des anciens intranets, qu’on pourrait appeler "intranets 1.0" : ce que nous avons présenté comme l'intranet traditionnel qui dépendait d’un serveur. Frank Hamm, consultant en communication et en collaboration qui accompagne les sociétés dans leur transformation numérique, décrit l'intranet 1.0 comme des systèmes de "publication et de mise à disposition d'informations officielles par l'organisation ou par des unités administratives".

De nombreuses sociétés sont encore coincées au stade de ces intranets 1.0, qui pêchent par un manque de contenu pertinent et d'applications pratiques pour les employés.

Qu’est-ce qu’un Intranet 2.0 ?

Un intranet 2.0 est l’autre nom des intranets sociaux. Le principal atout d'un Intranet 2.0 est de proposer des solutions de collaboration telles que les blogs, les forums et les wikis, ainsi que des fonctionnalités de publication, de likes, des commentaires et de balises que nous connaissons tous sur des sites comme Facebook, Twitter, Instagram et LinkedIn.

Pourquoi le digital workplace est-il devenu si important et pourquoi l'adoption d’un intranet 2.0 est-elle maintenant indispensable ?

Lors de la présentation de ses conclusions sur les principales tendances liées aux intranets, Analytics Insight rapporte que :

"Les organisations cherchent à tirer profit des intranets dans leur initiative de digital workplace et s'attendent à ce que ces intranets résultent en de nombreux bénéfices en termes d'engagement des employés."

Les avantages d’un Intranet 2.0

Selon McKinsey, améliorer la communication et la collaboration grâce aux technologies sociales comme les intranets résulte en une hausse de la productivité des employés de 20 à 25 %. Par ailleurs, l'utilisation d’un intranet social peut grandement améliorer l'engagement et l'expérience des collaborateurs. C’est ainsi que Google est parvenu à augmenter de 37 % le bien être de ses employés grâce à ses initiatives pour favoriser l'engagement, y compris l'utilisation d'outils en ligne.

Voici quelques-uns des avantages liés à l’utilisation d’un intranet 2.0 :

• Améliorer la communication interne
  
  
• Booster la productivité
  
  
• Favoriser l'expansion et la mondialisation administrative
  
  
• Permettre de connecter votre société à travers différents lieux et fuseaux horaires
  
  
• Aider les employés à trouver les informations nécessaires
  
  
• Reconnaître et récompenser le personnel
  
  
• Parfaire la clarté organisationnelle
  
  
• Simplifier l’accès aux informations pertinentes
  
  
• Renforcer la culture d’entreprise
  
  
• Diminuer le volume d’e-mails, de réunions et de documents obsolètes
  
  
• Augmenter l'engagement des employés
  
  
• Enrichir l'expérience des employés
  
  
• Soigner la satisfaction des employés

Vous cherchez à booster la collaboration, l'engagement et la productivité ?

Faites le choix d’un intranet social

Un intranet modèle va combiner tout ce que vos employés recherchent en matière de communication. Il permet aussi de créer une vraie communauté sur votre lieu de travail et de la dynamiser pour favoriser l’efficacité et la productivité de votre organisation.

L’avenir des intranets sociaux

Les tendances futures de l’intranet social

Pour Michael Grothaus, les intranets pourraient devenir une partie tellement essentielle de nos sociétés qu'à l'avenir, nous aurons recours à des intranets nationaux plutôt qu’à l'Internet mondial que nous utilisons aujourd’hui.

Dans un article qu’il a publié sur FastCompany sur l'avenir d'Internet, il dévoile sa vision de l’avenir :

“Un monde dans lequel la norme serait une série d'intranets nationaux ; des univers clos avec des standards différents et qui ont été construits en utilisant différentes technologies qui, d’après les gouvernements, vont dans le sens d’une meilleure sécurité nationale. Un monde dans lequel certaines nations sont complètement coupées des autres pays en ligne, ce qui fait qu’il est impossible par exemple d'envoyer un e-mail à un ami situé dans un autre pays, à moins que ces deux pays n'aient conclu des accords d'accès numérique. C’est aussi  un monde où la possibilité d'accéder aux utilisateurs en ligne d'un pays est devenue une arme économique, voire même géopolitique.”

Dans un tel scénario, implémenter un intranet n’est plus un choix, mais un aspect essentiel de notre vie quotidienne. Si c’est bien dans cette direction que se dirigent nos sociétés, il est essentiel d'apprendre à utiliser et d'adopter dès maintenant des systèmes intranet pour que toutes les organisations soient pleinement opérationnelles si et quand cette éventualité se concrétise. Par chance, de nombreux individus, influenceurs de la tech notamment, sont en train de constituer une communauté pour accélérer ce développement.

Quelles tendances pour la bonne performance de votre intranet ?

Quelles sont les tendances que vous devrez surveiller pour avoir une longueur d’avance sur l’avenir en choisissant un intranet ? Lesquels vont bénéficier d’un développement continu dans les années qui viennent ?

Certaines fonctionnalités permettent d’améliorer les performances d’un intranet à tous les niveaux. Lorsque vous comparez plusieurs intranets, faites en sorte d’exiger les éléments suivants :

• Un accès total

Les intranets les plus performants proposent une application mobile pour accéder aux informations à tout moment, partout et depuis n'importe quel appareil. C'est via cet outil que la majorité des employés sont le plus à l'aise pour travailler. Une application mobile bien conçue permettra de faciliter l’adoption de l'intranet, ainsi qu'une meilleure productivité, en particulier pour les employés en déplacement.

• L’engagement social de vos employés

Un portail de participation sociale réside au cœur d’un intranet 2.0. Les fonctionnalités comme les avis, les commentaires, les likes, les partages, etc. permettent de récolter plus de feedback et que les employés aient une voix dans l'organisation. En améliorant l'engagement des employés, l’adoption de l'intranet sera bien plus naturelle.

• La collaboration transversale

Les intranets sont de plus en plus numériques, ce qui permet de réduire la dépendance au papier et d'avoir des projets qui utilisent principalement le cloud. Une telle transformation facilite la collaboration.

• Une approche individualisée

Cela peut être l’intégration de tableaux de bord personnels, d’annuaires avec photographies, de profils personnalisables, d’un fil d'actualité personnalisé ou de bien d’autres outils encore. Tout cela pour obtenir une expérience personnalisée en fonction de vos besoins.

• L’intelligence artificielle

L'IA est la nouvelle propriété de ce monde technologique, et elle est en train de transformer nos lieux de travail. Un bon intranet s’appuie sur cette orientation en proposant des systèmes basés sur l’IA qui feront office d’assistants personnels pour vos collaborateurs.

• L’intégration de vos applications

Nombreuses sont les entreprises qui ont installé des applications pour gérer les opérations quotidiennes. Les intranets permettent d'harmoniser et de consolider ces applications dans un même espace numérique, augmentant ainsi la productivité et l'efficacité au travail. Essayez d’adopter un intranet compatible avec les applications déjà utilisées par votre entreprise.

• Une interface adéquate et innovante

Les principes de design modernes sont très importants pour favoriser l'adoption et l'engagement des utilisateurs. Optez pour une solution facile à utiliser et en adéquation avec les travailleurs d'aujourd'hui. N’hésitez pas à demander à votre fournisseur à combien de Designers d'Expérience Utilisateur il fait appel pour concevoir son logiciel.

Les défis de l’Intranet et quelques pistes pour y remédier

Les défis d’implémentation d’un Intranet 

Si l’implémentation d’intranets a représenté une grande réussite pour de nombreuses sociétés, ils peuvent également s’accompagner de certains défis. Comment pouvez-vous vous préparez au mieux à relever ces défis et comment déterminer la solution la plus adaptée à votre entreprise ?

Défi numéro 1 : Les risques de faille de sécurité

Même si l’accès aux intranets est limité, il demeure essentiel de prévoir l’installation d’un système de sécurité, compte tenu de la nature sensible du contenu qui se trouve sur l'intranet de votre organisation. Sans une telle mesure, vous vous exposez à un risque de faille de sécurité, qui pourrait représenter un vrai danger pour vos données.

Défi numéro 2 : Le temps nécessaire et les coûts indirects

L’installation d'un intranet a beau être assez à la fois assez simple et rentable, une fois celui-ci mis en place, des équipes vont devoir s’occuper de certaines tâches pour configurer l'intranet de votre organisation. Cela peut impliquer un ajout de personnel ou la réaffectation de certains employés. Il est également crucial de former le personnel à l'utilisation de l'intranet pour garantir son efficacité.

Il s’agit à la fois de prévoir des heures de formation initiale et une formation continue dédiées au système intranet. Si vous voulez certifier l'adoption de l'intranet, votre entreprise va devoir y consacrer le temps nécessaire. Conjointement à cette formation, certains membres du personnel doivent être sélectionnés pour gérer et entretenir le contenu de la plateforme, ce qui signifie des heures de travail en moins pour d'autres projets.

Défi numéro 3 : Une surabondance d’informations est contre-productive

Le principe même d'un intranet est de faire en sorte que les informations soient accessibles aux employés, quel que soit leur statut ou leur service. Le risque est que cela conduise à un trop-plein d'informations.

Une telle quantité d'informations peut devenir surabondante et déroutante, conduisant ainsi à une piètre communication et collaboration entre les employés. Par ailleurs, si ces informations sont mal organisées, ces mêmes employés mettront plus de temps à dénicher ce qu’ils recherchent. S’il y a bien quelque chose qui nuit à la productivité, c’est d’être dans l’incapacité de trouver l’objet de nos recherches.

Défi numéro 4 : Convaincre les employés d’adopter l'intranet

En dépit de toute votre bonne volonté, il y a toujours la possibilité que les employés s'opposent à l'adoption d’un intranet. Cela vient d’une part de la résistance inhérente des gens au changement, et du fait que certains rechignent tout simplement à changer leurs anciennes façons de travailler.

En deuxième lieu, si les employés trouvent l'interface du logiciel déroutante, ils seront peu enclins à l'adopter. Enfin, si l'intranet ne constitue pas le hub central des informations, ou si celles-ci sont peu pertinentes ou mal organisées, les collaborateurs risquent alors de l'ignorer.

7 étapes pour surmonter les défis liés à l’implémentation d’un intranet

Voici quelques procédures que votre organisation peut mettre en oeuvre pour une implémentation et une adoption réussie de votre solution intranet :

Étape numéro 1. Soyez réaliste en termes de budget : Selon un article de socPub sur l’implantation d'un projet intranet, « plus des deux tiers des projets intranet font face à des problèmes de dépassement de coûts ». Faites en sorte que votre entreprise budgétise tous les aspects compris dans la mise en place d'un intranet, y compris les coûts d'installation initiaux et ceux de gestion à long terme. Vérifiez que votre fournisseur est transparent en ce qui concerne son modèle de paiement.

Étape numéro 2. Impliquez vos dirigeants dans le processus : vous connaissez déjà le principe consistant à montrer l’exemple. Si les cadres de la société continuent à envoyer des e-mails au lieu d'utiliser les fonctionnalités de l'intranet, l'adoption de l'intranet risque d’être plus compliquée. Faites en sorte que les managers participent au processus d'adoption et le reste du personnel suivra.

Étape numéro 3. Proposez une formation et une promotion continues de votre intranet : même les intranets les plus simples peuvent être difficiles à naviguer et à comprendre pour certaines personnes. Avant d'implémenter votre nouvel intranet, assurez-vous que tout le monde en comprend les fonctionnalités et les spécificités. Vous pouvez y parvenir en offrant au personnel une formation sur comment bien l’utiliser l'intranet, ce qui facilitera son adoption. Vous pouvez organiser des ateliers ou former une équipe dédiée pour soutenir les employés qui éprouvent des difficultés avec ce changement. Vous pouvez par la même occasion promouvoir des fonctionnalités particulières de l'intranet.

Étape numéro 4. Sélectionnez des employés dédiés à la maintenance et au support du contenu : que tout le monde soit connecté et contribue à la plateforme a beau être formidable, cela signifie aussi que vous devrez faire face à une surcharge d'informations. Une grande partie de ces informations sont ou finiront par devenir peu pertinentes. Pour éviter cela, désignez des membres du personnel pour s’occuper de l'entretien et de la gestion du contenu de l'intranet. En procédant ainsi, vous êtes sûr que tout ce contenu reste pertinent, à jour et utile.

Étape numéro 5. Faites en sorte qu’il soit aisé pour vos employés de contribuer : il est important que certains employés soient dédiés à la gestion du contenu de votre intranet, mais il ne faut pas que la responsabilité de tout ce contenu ne dépende que de ces quelques personnes.

Étape numéro 6. Facilitez le partage de contenu de la part de tous les employés pour réduire la charge de travail des gestionnaires de contenu en termes de contribution. Cela permettra à tous vos collaborateurs d’en apprendre plus sur les autres services et les aidera à adopter ce nouvel intranet.

Étape numéro 7. Créez un canal de discussion pour les commentaires de vos employés : ceux-ci auront des attentes spécifiques par rapport à l’intranet, et si celles-ci ne sont pas satisfaites, il est possible qu’ils ne veuillent pas adopter ce système. Demandez-leur leur point de vue avant d’implémenter un intranet et essayez de répondre au mieux à ces attentes. Conservez également ces remarques une fois l’installation terminée, de façon à mieux pouvoir répondre à toute préoccupation future.

Les idées à retenir : Analysez vos besoins en termes de communication d’entreprise

Ces listes ne sont au bout du compte que des spéculations sur des scénarios possibles sur l’implémentation d’une solution intranet dans votre société.

La réalité est que vous ne pourrez jamais prédire à 100 % comment ce processus se déroulera pour votre organisation jusqu'à ce que vous le mettiez en marche. Vous avez toujours la possibilité de prendre des mesures de précaution, mais l’émergence de challenges inattendus est toujours possible.

La démarche la plus recommandable est d’étudier ces listes à travers le prisme de votre société. Organisez un meeting avec votre équipe de direction et cherchez les réponses à ces questions avant d'envisager l’implémentation d'un logiciel intranet :

• Quel est le budget disponible pour l’adoption d’un intranet ?
  
  
• Est-il suffisant par rapport aux objectifs de notre intranet ?
  
  
• Disposons-nous des ressources humaines nécessaires pour soutenir et pérenniser ce processus?
  
  
• Comment pouvons-nous nous assurer d’avoir un processus d'adoption réussi?
  
  
• Quelle est la démographie de notre masse salariale ? Quelles seront les fonctionnalités d’un intranet dont ils auront besoin ? Quelles risquent d’être leurs réactions ?

Comment choisir un intranet

Les fonctionnalités et les modules essentiels d’un intranet efficace

Communautés

Les communautés favorisent la communication et la collaboration entre les employés. 

Voici quelques exemples des fonctionnalités offertes par les Communautés :

• Publication de messages, partage de fichiers, commentaires et likes, étiquettes d’utilisateurs et discussion des fonctionnalités.
  
  
• Annonces où il est possible de voir qui a lu le message et d’envoyer des rappels en un clic.
  
  
• Chronologie personnalisée qui affiche uniquement les actualités pertinentes pour chaque utilisateur.
  
  
• Collaboration sur les fichiers avec des outils d'édition et de partage.

Pages

Un système de pages intranet qui regroupe au même endroit tout le contenu utile pour les utilisateurs. 

Voici quelques exemples des fonctionnalités offertes par les Pages :

• Partage de fichiers Google Drive actualisés continuellement, modifications du calendrier de votre équipe et utilisation de widgets dynamiques.
  
  
• Fonctionnalités d'édition faciles pour créer et actualiser vos pages intranet sans faire appel au service informatique.
  
  
• Page d'accueil personnalisée pour chaque employé.
  
  
• Widgets de contenu qui utilisent des informations tirées de vos réseaux sociaux et de vos fichiers ou dossiers Google Drive.
  
  
• Navigation facile dans l’interface des pages.

People - Annuaire des employés

Annuaire/profils des employés : Regrouper des informations personnalisées sur les employés est important pour fédérer votre personnel sur l'intranet.

Voici quelques exemples des fonctionnalités offertes par un annuaire:

• Organigramme élaboré à partir des informations existantes sur les employés.
  
  
• Profils personnels avec coordonnées, compétences et biographie de chaque employé.
  
  
• Moteurs de recherche utilisant les informations des profils pour pouvoir trouver les employés requis pour réaliser une tâche.

Application mobile intranet

Application intranet : Où que soient vos employés, ils seront tenus au fait des dernières actualités et pourront contribuer à tout moment avec le contenu mis à disposition.

Voici ce que peut apporter une application mobile :

• Une interface intuitive familière et facile à utiliser pour les utilisateurs sur leur mobile, facilitant une adoption rapide de l'intranet en imitant des interfaces connues.
  
  
• L’envoi de notifications push pour alerter les employés à tout moment.

Les intégrations intranet

Intégrations intranet : Si votre société utilise déjà des applications qui vous conviennent et que vous voulez les intégrer à votre intranet, vous en avez la possibilité. Les intranets sont compatibles avec les applications et solutions existantes comme Google Workspace et Microsoft 365.

Voici quelques exemples d'applications qui peuvent être intégrées :

• Google Analytics
  
  
• Twitter et autres réseaux sociaux
  
  
• Google calendar
  
  
• Slack
  
  
• API
  
  
• Google Drive
  
  
• Gmail

Analytics intranet

Analytics : En utilisant une fonctionnalité analytics intranet intégrée à votre intranet, vous pouvez facilement transformer vos données en tableaux de bord et en rapports éclairants et faciles à lire, partager et personnaliser.

Voici quelques exemples de ce que cette fonctionnalité peut apporter :

• Intégration de Google Analytics pour étudier comment vos employés utilisent l'intranet.
  
  
• Connexion avec Google Data Studio pour créer des rapports agréables analysant l'efficacité et les réussites des employés.

La recherche globale

Recherche globale : Un moteur de recherche simplifié permet d’aider les utilisateurs à trouver rapidement ce dont ils ont besoin, optimisant ainsi l'efficacité au travail.

Voici quelques exemples de ce qu’un bon moteur de recherche peut apporter:

• Après avoir saisi une requête, vous pouvez accéder à une liste agrégée de résultats.
  
  
• Effectuez des recherches sur l'intranet, les applications et tous les composants de votre intranet.
  
  
• Supprimez les informations peu pertinentes et affichez en résultat de recherche le contenu le plus à jour et le plus pertinent.

6 questions pour déterminer si vous avez besoin d’un intranet

Il existe différents moyens de déterminer si votre organisation a vraiment besoin d'un intranet. Ces questions peuvent aussi vous aider à établir vos besoins actuels en matière d'intranet :

1. Quelles applications utilisez-vous actuellement ?
   
   
2. Quelles stratégies intranet pouvez-vous mettre en œuvre pour améliorer votre communication en interne ?
   
   
3. Quels sont vos besoins intranet qui peuvent remédier à vos principaux problèmes de communication ? (Faites-en une liste)
   
   
4. Quels sont les besoins de vos employés ? (Recueillez leurs demandes)
   
   
5. Quel intranet convient le mieux à votre société ? (Faites une liste de vos priorités)
   
   
6. Souhaitez-vous acheter ou fabriquer une solution intranet ? (Discutez avec un expert)

7 conseils pour bien choisir votre logiciel intranet

Un plan d’action concret relatif à votre stratégie intranet doit être proposé sur la base des résultats à cette enquête. Il doit être en phase avec les avantages commerciaux spécifiques qu'il apportera. Cela vous permettra également de créer un appel d’offre en rapport.

Quelques recommandations pour sélectionner un intranet :

1. Posez-vous les questions les plus importantes.
   
   
2. Récoltez autant de données que possible et analysez-les pour obtenir des résultats concrets.
   
   
3. Déterminez quels sont vos objectifs, abstraits comme concrets.
   
   
4. Consultez votre équipe de direction ainsi qu’un expert en intranet.
   
   
5. Commencez à discuter avec votre personnel pour l’intégrer au processus de transition.
   
   
6. Mettez en place une formation (préliminaire et continue).
   
   
7. Continuez la promotion de votre intranet pour garantir la fluidité du processus d'adoption.
   
   

Vous souhaitez obtenir plus de conseils sur comment sélectionner votre nouvel intranet ? Consultez notre guide de l'acheteur et suivez nos 5 conseils.

Maintenant que vous disposez de ces informations, vous devriez avoir une vision plus exhaustive de l'intranet dans son ensemble : son évolution et son développement, son fonctionnement dans l’entreprise et comment l’implémenter dans votre société.

En plus de vous interroger de façon générale ou de vous faire une première idée de la réaction de vos employés à un changement ou à une implémentation d'un intranet, il existe des techniques pour analyser vos besoins d’intranet auxquelles, que vous pouvez utiliser pour analyser votre organisation et sa stratégie intranet optimale. Voici quelques exemples de ces techniques :

• Sondages
  
  
• Groupes de discussion
  
  
• Entretiens avec votre personnel et les différents acteurs
  
  
• Étude de votre lieu de travail
  
  
• Enquêtes contextuelle
  
  
• Analyse des tâches

Implémentez un système intranet en 5 étapes

Vous savez déjà quelles mesures vous pouvez prendre pour éviter les écueils potentiels lors de la mise en place d'un nouvel intranet. Voici une liste de démarches basée sur ces suggestions que votre organisation doit réaliser pour vérifier que vous êtes prêt à introduire votre nouvel intranet.

1. Le budget avant tout

Une fois que vous avez choisi les objectifs de votre système intranet, vous devriez avoir une meilleure idée de quelles sont les fonctionnalités recherchées par votre entreprise. Comparez les prix de différents fournisseurs proposant des intranets sur mesure (tels qu'Happeo) pour mieux appréhender le budget requis pour cet intranet.

Votre société correspond-elle au profil de celles qui ont réussi l’adoption d’un intranet dans vos recherches ? Soyez conscient des spécificités démographiques de votre personnel, car s’il n’accepte pas l’intranet, quel que soit son degré de sophistication technologique, celui-ci sera un échec. Recherchez quels sont les points de friction pour vos employés et à quel niveau vous anticipez des difficultés dans le processus d'adoption.

Des collaborateurs faisant partie du projet pourraient-ils vous épauler dans la phase de mise en service, ou aurez-vous besoin de faire appel à une nouvelle équipe pour parrainer ce projet ? Déterminez si des membres  de votre personnel peuvent s’occuper de la mise en œuvre de l'intranet et accompagnez-la tout du long pour garantir sa bonne adoption.

Préparez les employés à ce changement et incitez-les à participer au processus. Commencez par parler du projet comme une simple possibilité et analysez les réactions à cette annonce. En utilisant ces commentaires, vous serez en mesure de répondre aux craintes et aux doutes que vos collaborateurs exprimeront peut-être lors du processus d'adoption du système.

Avant de prendre une décision finale sur l’implantation d’un intranet, évaluez les performances actuelles de votre intranet et identifiez les points d'amélioration pour être en mesure de cartographier votre réussite après l’adoption de l'intranet.

Comment suivre la performance d’une solution intranet

Planifier l’analyse de l’intranet

Élaborer un plan pour évaluer la réussite de votre intranet n’est pas toujours aisé, car les facteurs que vous cherchez à améliorer sont difficiles à quantifier : engagement des employés, travail en équipe, collaboration et communication efficace.

Voici une liste d’éléments à utiliser lorsque vous préparez la mesure des performances de l'intranet et l’appréciation de sa réussite.

1. Déterminez la stratégie et les objectifs de votre intranet. Les objectifs de l’intranet doivent s'aligner sur les objectifs de votre entreprise. En conséquence, la mise en place du système intranet se doit d’avoir un impact direct et mesurable sur la réalisation des objectifs de la société.

2. Choisissez les KPI de votre intranet. Discutez avec votre équipe de direction et évoquez les domaines dans lesquels vous souhaitez voir des améliorations et comment les administrer. Des KPI intranet judicieux doivent être : spécifiques, mesurables, atteignables (en ce qui concerne les cibles), pertinents et limités dans le temps. Si vous avez l’impression d’avoir déjà entendu ces critères et que vous ne les trouvez pas suffisamment vendeurs, remplacez les KPI par des OKR (Objectives Key Results - Résultats Principaux des Objectifs).

3. Entamez l’implémentation des KPI de l’intranet avant le lancement du nouveau système, et faites en sorte de récolter autant de données que possible sur votre ancien système afin de mesurer les améliorations obtenues avec le nouvel intranet. Testez vos KPI avant de finaliser l'implantation de votre nouveau système.

4. Sélectionnez un point de comparaison pour mesurer la performance de l’intranet. Vous pouvez utiliser le lancement du logiciel comme point de référence pour mesurer ses performances. Vous pouvez recueillir les données du dernier mois d’utilisation de votre ancien intranet ou du premier mois de votre nouveau logiciel. Google Analytics peut vous être d’une grande aide dans cette démarche. Analysez 12 semaines de données continues et faites-en la moyenne : vous possédez maintenant votre point de comparaison.

Quelques exemples de KPI pour les intranets

Ces KPI pour intranet vont vous indiquer comment mesurer de façon concrète vos KPI intranet et comment vous saurez si cet intranet a bien améliorer vos performances :

• Finance : Il peut s'agir, par exemple, de la réduction des frais de déplacement, étant donné que les meetings ont lieu sur l'intranet. Les résultats de la performance de l'intranet peuvent ainsi être constatés dans un rapport trimestriel sur les frais de déplacement.

• Comportement : Ces KPI peuvent être par exemple le nombre de fois où les employés ont conservé efficacement des documents sur l'intranet. Les résultats de la performance de l'intranet peuvent ainsi être constatés via la réduction du nombre de demandes rejetées ou par un processus similaire.

• Réaction : Ces KPI peuvent être par exemple une amélioration de la satisfaction des collaborateurs et la simplification des communications internes liées aux nouvelles stratégies intranet. Les résultats de la performance de l'intranet peuvent être constatés via des enquêtes auprès des employés.

• Technologie : Ces KPI peuvent être par exemple une réduction des requêtes auprès du service informatique et un chargement plus rapide des documents. La performance de l'intranet se traduit par une diminution des requêtes IT, du temps de chargement des pages et des fichiers.

• Expérience : Ces KPI peuvent être par exemple le fait que vos clients reçoivent des informations plus pertinentes et précises, ainsi qu’une baisse de la durée nécessaire pour l’envoi de documents. La performance de l'intranet se traduit donc par une diminution des plaintes des clients.

3 exemples de cas d’utilisation réussis d’un intranet

Maintenant que nous savons tout sur les fondamentaux d’un intranet, ce qu'il apporte, comment il fonctionne et quelles fonctionnalités rechercher, à quoi va ressembler concrètement une organisation après l’implémentation d’une telle solution ?

Nous avons examiné quelques études de cas spécifiques de sociétés utilisant ce nouveau type d'intranet (intranet 2.0), pour illustrer comment s’est passée la mise en place d’un intranet. Découvrez ci-dessous leur processus d’implémentation et d'adoption.

Cas d’étude numéro 1 : Yle

Yle est l'organisme national de radiodiffusion publique finlandais, fondé en 1926. La société Yle a quatre chaînes de télévision nationales, 9 chaînes et services de radio et 25 stations de radio régionales. L’organisation regroupe près de 3000 employés sur 25 sites.

Yle a décidé il y a quelques années qu'il était temps de passer à un nouvel intranet en raison de l'obsolescence de l'ancien système. La société cherchait un produit SaaS à forfait mensuel plutôt qu’un intranet gratuit, qui aurait nécessité la construction de son propre intranet en open source. Après avoir effectué une collecte de données approfondie pour déterminer le nouveau système voulu capable de répondre aux besoins de tous les collaborateurs, Yle a sollicité Happeo pour créer un intranet répondant spécifiquement à leurs besoins.

Leurs exigences :

• Accessible depuis différents appareils
  
  
• Recherche et partage d'informations facilités
  
  
• Intranet facile à utiliser au quotidien
  
  
• Enterprise Social Network (ESN) - Réseau social d'entreprise (RSE)
  
  
• Fonctionnalités d’intranet social

Un exemple d’intranet :

Comme Yle est une institution appartenant majoritairement à l'État, ils ont dû faire un appel d'offres public pour remplacer leurs anciens outils de collaboration utilisant IBM et Microsoft.

Yle a examiné tous les choix possibles d’intranets gratuits et payants pour élaborer son intranet préféré. Ils ont décidé d’implémenter Google for Work pour la gestion des e-mails, des calendriers et des documents, et Happeo pour les communications, la collaboration et pour leur site web interne.

L’implémentation a été divisée en 3 phases, qui faisaient également appel à un «super groupe» qui a été le premier à tester les solutions. Ce groupe a ensuite aidé à déterminer comment cet intranet devrait être mis en place à l'échelle de toute l'entreprise.

Voici les résultats de la mise en place de Happeo chez Yle :

• Plus de partenaires externes et une plus grande variété de solutions de collaboration qu’auparavant
  
  
• Une réduction des coûts grâce à la transition aux solutions utilisant Google
  
  
• Un système pour discuter du travail et des projets, partager des fichiers, trouver des informations et planifier des événements en passant par une seule interface.
  
  
• La possibilité de publier et de partager des informations en utilisant une interface efficace et facile à utiliser.
  
  
• Une recherche d'informations facilitée grâce à la fonctionnalité de recherche de Happeo, qui recherche du contenu dans toutes les applications Google, et pas uniquement le titre du fichier.
  
  
• Une assistance pour restructurer le lieu de travail et la possibilité de rester en contact avec des collègues et de travailler ensemble depuis des sites différents.
  
  
• Une meilleure indépendance des employés par rapport aux problèmes informatiques grâce à l’utilisation de Google Tips Channel.

Cas d’étude numéro 2 : Music Retail Holding

Music Retail Holding est l’entreprise d’appareils de musique N°1 en Scandinavie, avec 34 magasins et environ 400 employés situés en Suède, en Norvège et au Danemark.

Compte tenu de son envergure, Music Retail avait des problèmes de communication entre son siège social et ses magasins. Auparavant, leur mode de fonctionnement était que le service des ventes se déplace dans tous ces magasins, mais au fur et à mesure que Music Retail a gagné en efficacité, la société a privilégié l’utilisation des e-mails et des appels téléphoniques aux visites. Ils ont cependant vite compris que ce n'était pas une solution idéale.

Les employés travaillant dans les magasins ne se sentaient pas soutenus car ils n’avaient pas accès à un ordinateur, ni le temps nécessaire pour passer des appels. Le siège de la société a alors décidé qu'une application mobile pourrait les aider à surmonter ces problèmes de communication et s’est donc mis à la recherche d’une solution.

Peter Felldin, Marketing Manager chez 4Sound explique la complexité de cette situation :

« Les directeurs de magasin étaient frustrés parce qu'ils ne savaient pas à qui s’adresser quand les employés avaient besoin d'aide pour des campagnes marketing ou quand ils ne trouvaient pas les informations sur les ventes dont ils avaient besoin. Les départements des ventes et du marketing du siège social ressentaient eux-aussi de la frustration, car ils consacraient beaucoup de temps et d'efforts à communiquer avec les magasins de la chaîne alors que ces efforts passaient inaperçus. »

Leurs exigences :

• Un système très intuitif et facile à utiliser par un grand nombre d'employés
  
  
• Une communication ouverte et transparente à tous les niveaux
  
  
• Un outil permettant de façonner et de communiquer une culture partagée
  
  
• Un produit SaaS et non une solution open source d’intranet gratuit

Un exemple d’intranet :

Music Retail a envisagé différents intranets, pour finalement choisir d'implémenter l'intranet de Happeo, principalement en raison de son interface intuitive et facile à utiliser, et de sa compatibilité avec G Suite de Google. Music Retail a d’abord commencé par un essai avec Happeo, avec quelques communications simples, le partage de brèves actualités et d’images.

« Il existe une demande croissante pour l’utilisation d’intranets de meilleure qualité. Les clients qui ont migré vers G Suite considèrent souvent que la prochaine étape est de remplacer leurs anciens intranets, qui sont souvent coûteux et difficiles à utiliser. Nous leur avons recommandé Happeo à cause de son interface utilisateur intuitive et de ses fonctionnalités avancées. »

~ Ronald Haagensen, Directeur du Business Development chez Avalon Solutions

Avantages et résultats :

• Une communication facilitée entre le siège et les magasins
  
  
• Une recherche d'informations simplifiée et un meilleur partage d'informations
  
  
• Une amélioration de la collaboration entre les employés grâce aux différents canaux

"En tant que responsable marketing, ma plus grande préoccupation concerne nos campagnes. 20 % de nos magasins étaient au fait de nos campagnes marketing. Avec Happeo, cet état de fait s'est complètement inversé et 80 % de nos magasins sont désormais au courant de nos activités. Il s’agit d’une amélioration assez remarquable !

Peter Felldin, Responsable Marketing chez 4Sound

Cas d’étude numéro 3 : DORMA

DORMA est une entreprise présente à l’international qui propose des systèmes d’accès premium pour les bâtiments. Son siège social est situé en Allemagne, mais elle compte 7 000 collaborateurs et travaille avec 50 organisations différentes à travers le monde. DORMA a plus de 100 ans d'expérience dans la construction de systèmes de portes d’exception répondant à tout type de besoins.

DORMA tire une grande fierté de ses innovations, grâce auxquelles elle préserve une longueur d'avance sur ses concurrents. L’entreprise avait besoin d'un intranet pour soutenir et perpétuer ce modèle. Les dirigeants ont donc décidé de mettre en place une toute nouvelle solution intranet pour que DORMA accède à un rang supérieur en termes de leadership du marché de l'innovation et de la technologie.

Leurs exigences :

• Un accès facile pour tous les collaborateur, en phase avec leur vision d’un «Accès à l'Innovation»
  
  
• Une amélioration de la communication et des liens entre les employés dans le monde entier
  
  
• Une implémentation rapide
  
  
• Un engagement et un soutien pour stimuler la gestion du contenu des employés

Un exemple d’intranet :

DORMA a choisi Unily : une solution intranet qui a décuplé sa productivité.

Unily est parvenu à mettre en place ce système rapidement, et ils ont également développé des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux besoins de DORMA, ce qui a motivé l'organisation à opter pour Unily.

Unily a fourni à DORMA une page d'accueil centrale regroupant les dernières actualités, un système de gestion de contenu intranet personnalisé, des outils de réseaux sociaux et un annuaire, une meilleure gestion des documents et une application mobile pour satisfaire leurs besoins intranet.

Avantages et résultats :

• Les employés restent informés et connectés grâce au hub d’actualités et au système de messagerie d'entreprise.
  
  
• La création et la gestion de contenu ont été simplifiées, ce qui permet aux employés de se concentrer sur le contenu qu'ils créent plutôt que sur le processus de création.
  
  
• Une communication entre les employés plus efficace et de meilleure qualité grâce à l'intégration de Yammer, à un annuaire et à des profils personnels.
  
  
• Les collaborateurs bénéficient à tout moment du soutien et des outils dont ils ont besoin grâce à l'application mobile.
  
  
• En utilisant un intranet basé sur le cloud d'Unily, DORMA a pu procéder au lancement de sa nouvelle valeur centrale : l'Accès à l’Innovation. Cette solution intranet innovante a permis à DORMA d'étendre cette valeur institutionnelle fondamentale à tous ses employés dans le monde.

Avis d’utilisateurs sur les intranets

Si toutes ces fonctionnalités sont attrayantes, le plus important reste comment les employés utilisent l'intranet. Capterra recense de nombreux exemples d’intranets différents et permet à des utilisateurs réels de partager leurs avis sur leur expérience d'adoption de ces systèmes intranet. Voici ce que qu’ils en ont pensé :

Janine W., utilisatrice d’Unily

Ce qu’elle a apprécié :

« Toute l’idée d’un intranet est d’avoir la flexibilité en termes de fonctionnalités pour créer des sites et de pouvoir s'intégrer à SharePoint pour soutenir des communautés de pratique. Il doit faciliter la localisation de l'expertise grâce à un annuaire, à des profils et à une fonctionnalité éclairages. Il est facile à utiliser grâce à des widgets pour glisser-déposer et à un système intuitif de gestion de contenu intranet. Il est simple à administrer grâce à un contrôle des autorisations. L'expérience utilisateur doit être fluide (et donc l’intranet facile à utiliser) ; tout comme la navigation dans les métadonnées. Il a des zones dédiées pour différentes fonctionnalités telles que les liens, les actualités, les documents, les canaux sociaux et un outil de recherche puissant. Le support utilisateur est impeccable, Brightstarr est à côté de ses clients à chaque étape du processus. Mon objectif était d’implémenter une solution technologique qui permettrait de soutenir le partage des connaissances, la collaboration, la communication et d’être la base de notre digital workplace grâce à l'intégration avec Office 365. Unily nous a permis de concrétiser tout cela ! L'intranet n'est pas gratuit, mais sa tarification est basée sur le nombre d'utilisateurs.

Ce qui l’a moins convaincue :

« J’utilise beaucoup les métadonnées pour piloter la recherche, la navigation et le balisage dans Unily. Les métadonnées d’Unily utilisent la bibliothèque de termes SharePoint, ce qui est parfait parce que je n'ai besoin de gérer qu'une seule bibliothèque de termes et qu’elle se synchronise quotidiennement avec Unily. Ce serait bien si la synchronisation était plus fréquente. Pour l’instant, nous planifions la synchronisation entre deux journées de travail. La fonctionnalité de métadonnées d'Unily est très utile, mais il est parfois difficile de trouver le bon équilibre lors de la création de la bibliothèque de termes pour qu’elle soit adaptée à la fois à Unily et à SharePoint.

Jamie B., utilisateur de Happeo

Ce qu’il a apprécié :

"L'intranet social de Happeo nous permet d’optimiser l’utilisation des systèmes G Suite que nous employons déjà. Cela signifie que l'adoption a été relativement simple, car nos collaborateurs étaient déjà habitués à Drive, Calendar et Gmail. Par ailleurs, Happeo est un intranet très simple à comprendre et facile à utiliser. La collaboration avec l'équipe de Happeo a été formidable lors de la création de l’intranet et de l’élaboration de notre premier système de communication interne. Ce fût un chantier nouveau pour nous, qui présentait donc beaucoup d'inconnues, mais l'équipe nous a guidés à chaque étape du processus pour vérifier que nous nous posions les bonnes questions au bon moment.

Ce qui l’a moins convaincu :

« Il y a trop de choix en termes de structure de la plateforme et des pages. Il serait plus simple d’avoir juste quelques modèles de pages plutôt que tout soit sur mesure.

Tom R., utilisateur de SharePoint

Ce qu’il a apprécié :

« SharePoint est assez facile à utiliser pour configurer des sites, des groupes d'utilisateurs, etc. Comme c’est le cas pour la majorité des solutions de gestion de contenu intranet, on peut utiliser une apparence par défaut pour à peu près tous les aspects d'un site ou d'un groupe de sites. Son intégration avec Office 365 est complète. Si vous avez des besoins simples pour héberger d'un site en interne, sans besoin particulier d'intégrations ou de workflows complexes, SharePoint Online est un outil de communication interne viable.

Ce qui l’a moins convaincu :

« Contrairement à la version non-cloud de SharePoint, SharePoint Online présente un certain nombre de limitations. Il n’est pas possible d’accéder à certains historiques pour résoudre des problèmes techniques. Il n’est pas non plus possible d’accéder directement à la base de données qui pilote le site. L’étendue et la fréquence de certains processus automatiques est limitée. Son coût est supérieur à celui d’un intranet open source gratuit, mais je trouve ce coût est tout à fait justifié.

Ce qu’il faut retenir

Un intranet social propose une grande variété d’utilisations, de portails, de fonctionnalités, de menus, de liens, etc. Cependant, implémenter ce nouvel intranet a pour premier objectif d'engager, de connecter et de permettre à tous les employés d’une organisation de collaborer.

Si toutes ces fonctionnalités sont à la fois bien organisées et agréables à utiliser, la mise en place de votre intranet social devrait être très positive pour vos collaborateurs, ce qui bénéficiera à l’ensemble de votre société et précipitera son adoption. Les possibilités qui s’offrent à vous pour créer un intranet et ses fonctionnalités sont vastes. Le plus important est de placer au cœur de votre processus décisionnel votre organisation, ses objectifs en matière d’intranet et son profil d'utilisateur afin de trouver le bon nombre et le bon type de fonctionnalités et d'intégrations pour votre situation professionnelle.