Les 5 phases de l'évolution des logiciels intranet

Aujourd'hui, les intranets peuvent être une solution intuitive pour la collaboration, la gestion de contenu et plus encore.

Les logiciels d'intranet sont devenus faciles à utiliser et à installer, car les fournisseurs tiers basés sur le cloud ont grandement simplifié le processus de mise en œuvre de l'intranet.

Il n'en a pas toujours été ainsi. L'évolution des systèmes intranet s'est faite sur plusieurs décennies et les premiers intranets n'étaient pas les solutions conviviales qu'ils sont aujourd'hui. D'où viennent donc les intranets et comment en sommes-nous arrivés là où nous sommes aujourd'hui ?

Les 5 étapes de l'évolution des intranets :

1. Communication et information internes (avant internet)
2. Outils de travail et applications (intégration internet)
3. Collaboration et logiciels de groupe
4. Intranet social
5. Digital Workplace (Intranet 2.0)

Les débuts : communication et information interne

Les débuts des systèmes de type intranet remontent aux années 60, avant même l'émergence du World Wide Web. Des fonctions comme le chat, la messagerie, les forums et le courrier électronique étaient disponibles dans un espace et un groupe confinés. Comme il s'agissait d'une technologie révolutionnaire, elle est restée assez exclusive, ce qui a empêché son adoption en masse.

À la fin des années 80, le développement de l'Ethernet a marqué une nouvelle étape sur la voie de l'intranet. Les Ethernets offrait une solution de réseau local (LAN) pour le travail collaboratif, mais la gestion de ce réseau était encore coûteuse et déraisonnable pour les affaires courantes.

Ce n'est qu'en 1994 que le terme "intranet" a été inventé pour la première fois. Ce terme a coïncidé avec l'émergence de l'internet dans une tentative de créer un système internet pour un groupe défini et limité. Si la définition du groupe de l'intranet était un facteur important, l'objectif principal de l'intranet était d'ordre commercial, et plus précisément d'accroître la productivité des employés grâce à un accès plus facile aux documents et à une communication plus efficace. Cet objectif principal est resté inchangé tout au long du processus d'évolution de l'intranet - un système centré sur les employés qui stimule la productivité et crée un débouché pour une communication aisée dans toute l'entreprise.

Percées dans le domaine des logiciels et des technologies intranet : fin des années 90

L'année 1996 a provoqué un changement dans cette solution coûteuse et presque élitiste, avec la sortie de "Intranet Genie". Intranet Genie était un produit construit par Frontier Technologies, et c'était le premier logiciel de type intranet spécifiquement orienté vers la communication et la collaboration entre employés. Il comportait des applications de partage de documents, de messagerie, etc. C'est la première véritable étape qui a fait évoluer les intranets de la structure traditionnelle descendante vers une plateforme plus horizontale et interactive.

Si "Intranet Genie" a constitué une percée pour les logiciels intranet, il s'agissait en fait d'un ensemble de logiciels qui devaient être installés par l'intermédiaire d'un serveur, ce qui les rendait facilement obsolètes, surtout avec l'essor de l'internet à l'horizon. À peu près à la même époque, les moteurs de recherche d'informations sont apparus sur la toile mondiale

Le blogueur Tomasz Sobczak le mentionne dans son article sur Findwise:

"Doté d'un moteur de recherche, un intranet est devenu un outil de travail inestimable dans pratiquement tous les secteurs, en particulier dans des départements spécifiques comme le service clientèle ou l'administration".

Lorsqu'il a été adopté dans un système intranet, il a soudain été possible de rechercher tout le contenu stocké sur le serveur. Vous pouviez enfin trouver ce dont vous aviez besoin. Mais, avec les nouveaux développements viennent de nouveaux défis et de nouvelles difficultés. Alors que tout le monde reconnaissait la nécessité d'une fonctionnalité de moteur de recherche, les employés devenaient frustrés par des moteurs de recherche mal structurés qui généraient des résultats non pertinents au sein de l'intranet.

Adoption de l’intranet au début des années 2000 : outils de travail et applications

Bien que l’idée d’un intranet ait été formée pour la première fois au milieu des années 90, il a fallu plusieurs années avant qu’elle ne soit adoptée par le monde de l’entreprise dans son ensemble. Au fur et à mesure que son adoption se propage, les entreprises ont commencé à s’habituer à de nouvelles normes de travail ; les premiers développeurs intranet ont réalisé que ce type logiciel devait prendre en charge les fonctions principales de l’entreprise, que le personnel devait être en mesure de le maintenir et qu’il devait être dirigé par l’utilisateur lui-même.

Malheureusement, les avantages d’un logiciel intranet pour entreprise ne se sont pas concrétisés au début. Bien que l’arrivée de l’internet ait également contribué au lancement de l’intranet, le contenu trouvé sur le « World Wide Web » était généralement plus pertinent pour les employés que l’intranet. Les premiers intranets n’étaient rien de plus qu’une page Web statique où les informations seraient distribuées de haut en bas, de la direction vers la population générale des employés. Il n’y avait pas de processus pratique pour l’adoption de l’intranet, car il n’y avait aucune pratique existante, et c’est justement cela qui a créé le besoin d’une base de données et d’applications centralisées, au sein de l’entreprise.

Les logiciels intranet d’entreprise du passé utilisaient des serveurs externes complexes et tangibles, connectés grâce à un réseau local pour prendre le réseau en charge. Ainsi, pour mettre en œuvre un système intranet, vous deviez acheter ou construire ce matériel, l’installer et le maintenir. À cause de nécessité, les intranets n’étaient bénéfiques et pratiques que pour les grandes entreprises. Les systèmes intranet ne pouvaient être pris en charge que par les compagnies qui pouvaient accorder du temps et des ressources pour maintenir l’infrastructure physique d’un intranet.

Alors que les logiciels intranet gagnaient en popularité, le groupe californien Neilsen Norman (anglais) a commencé à développer ses premières lignes directrices pour les futurs rapports du Intranet Design Award, qui a été — et continue d’être — l’évaluateur principal de productivité et des statistiques pour les solutions intranet.

Premiers exemples de l’évolution de l’intranet

Par exemple, Jive Software a été fondée en 2001 en tant que plateforme de solutions de communication et de collaboration pour les entreprises. Au début, il servait uniquement de plateforme de discussion.

Bien que Jive ait tenté de faire évoluer sa solution intranet à l’aide d’intégration de logiciels intranet d’entreprise et l’incorporation de réseaux sociaux, elle reste encore proche de son origine. De nombreux clients précédents de Jive recherchent une plateforme sociale moderne et intégrée avec les outils de collaboration d’aujourd’hui.

De même, Microsoft a publié SharePoint en 2001, mais n’a pas été entièrement adoptée. À l’époque, son objectif principal était de stocker des documents et des données, et c’était à peu près l’étendue de celui-ci. Mais, au fur et à mesure que la technologie et l’intranet se développaient, il en était de même pour Microsoft. En 2003, ils ont publié une nouvelle version de Sharepoint qui comprenait un moyen d’intégrer les sites Web d’équipe dans un portail d’entreprise plus grand.

En 2007, Microsoft a poursuivi la tendance d’intégrer sa solution avec une plateforme de publication de sites Web. Après avoir ajouté cette fonctionnalité, leur taux d’adoption intranet a augmenté d’environ 50 %. Mais, de nombreuses entreprises ont signalé que les récentes mises à jour du logiciel intranet présentaient des problèmes de convivialité, ce qui a amené Microsoft à consacrer du temps et de l’énergie à sa refonte.

Bien que ces premiers exemples de logiciel intranet aient été les premiers à devenir les meilleurs outils de leur catégorie, le fait qu’ils aient été créés dans les jours précédant l’arrivée de l’Intranet 2.0 les désavantage quelque peu ; ces outils semblent centrés sur une mentalité traditionnelle des fonctions intranet et doivent constamment se réinventer pour rester pertinents aux utilisateurs et augmenter leur taux d’adoption.

Progrès dans la technologie intranet : un logiciel de collaboration social

Les années 2000 signalent l’arrivée des réseaux sociaux ; une révolution Internet qui allait changer l’interaction et communiquons en ligne, ainsi que le taux d’information partagé. Les logiciels intranet entreprise sont passés d’un simple outil de communications centrées sur le chat à des profils complets incorporés à des plateformes entièrement sur le web. MySpace et Xanga étaient populaires au début du millénaire, jusqu’à ce que Facebook entre en scène en 2008 et remporte le prix de popularité.

Alors que les réseaux sociaux gagnaient de plus en plus de tractions, les logiciels intranet n’avaient toujours pas rattrapé leur retard. À ce stade, l’intranet avait ajouté des outils de gestion de projets et de documents, et des fonctionnalités telles que des calendriers partageables et des outils de gestion de tâches. Logiquement, combiner l’intranet avec des aspects sociaux était la prochaine étape pour augmenter l’engagement des employés.

Les premières étapes de la transformation intranet vers un outil plus sociale ont commencé lorsque les entreprises ont réalisé que la collaboration augmentait l’efficacité au travail. Nous avons ensuite constaté une hausse dans l’utilisation des outils de collaboration permettant aux collaborateurs de partager et de travailler simultanément sur le même document. Les fonctions primaires des logiciels intranet ont changé ; les entreprises ont accepté qu’un aspect social dans leur espace de travail interne encourage les employés à travailler ensemble, mais aussi de les connecter d’une façon plus intime.

En 2008, Jeremiah Owyang a commenté sur la socialisation croissante des intranets, déclarant que ce mouvement crée « le capital social d’une entreprise (les contacts et l’influence interne) grâce aux besoins de partager les contacts et les connaissances à travers toute l’entreprise, quel que soit le lieu ou l’équipe. »

Avec des fonctions sociales, l’utilisation de l’intranet par les employés s’est améliorée ; le niveau d’interaction lui aussi a augmenté, ce qui a transformé l’intranet en un outil pertinent pour l’ensemble du personnel. Le groupe Nielsen Norman a constaté que cette intégration est « essentielle pour soutenir la collaboration et la gestion des connaissances ». La raison est que
« certaines personnes contribueront quotidiennement au contenu intranet, en rédigeant des blogs, des commentaires, en “Liker” des publications, et en partageant des mises à jour de statut. »

Avec de plus en plus de contribution venant des employés, le contenu pertinent et les informations restent à jour aux grâces à un flux continu de contenu jour après jour. Nul besoin que quelques personnes placées en haut de la hiérarchie entreprise envoient des données en masses vers les employés. Au lieu de cela, un effort de collaboration venant de tout côté de l’entreprise est possible grâce à une seule plateforme centrale.

Software as a Service (SaaS)

Les années 2000 ont également vu une augmentation de l’utilisation du Logiciel « SaaS », à commencer par Salesforce. Il s’agit du premier SaaS intégré, qui a rapidement atteint les sommets de la popularité dans le monde de la technologie. L’aspect révolutionnaire de cet outil était sa plateforme « sans installation de logiciel » ; le service et la mise en place ont été fournis entièrement par Internet. Les débuts de Salesforce offraient des solutions telles qu’un système de gestion de la relation client (CRM), des services basés sur le cloud, sa plateforme Force.com, un service chat, l’intégration d’applications, et la configuration et les services Web.

Salesforce a également contribué à l’augmentation des ventes SaaS grâce aux développements technologiques. Avec le temps, il a ouvert ses portes à plus d’intégration d’outils SaaS. Les entreprises technologiques de tous genres ont sauté sur cette occasion pour se réinventer. Les solutions SaaS sont alors devenues les outils principaux pour la collaboration, les réseaux sociaux, le service client, le CRM, les ressources humaines, la gestion, le développement de logiciels, l’analyse, etc.

Les outils SaaS nous ont libérés des habitudes traditionnelles et de l’installation des serveurs physique et nous ont lancés dans l’ère des solutions numériques basées sur le cloud.

Digital Workplace : L’intranet 2.0 et son histoire jusqu’à présent

La révolution de la socialisation de l’intranet, ainsi que la création de solutions basées sur le cloud ont ouvert une voie parfaite pour un système intranet modernisé, et adapté aux besoins des entreprises d’aujourd’hui.

Alors, quelles fonctionnalités font qu’un intranet atteigne le niveau « 2.0 » ?

Évolution de l’intranet avant la « 2.0 »

Années 90:

Des systèmes intranet de base font leur apparition, composé d’une communication statique et descendante, et d’informations essentielles sur l’entreprise. À l’époque, seules les grandes entreprises avec un budget colossal pouvaient posséder de telles ressources.

Début des années 2000:

Les entreprises tentent de créer un logiciel intranet plus viable et accessible, dans le but d’encrouter la collaboration, mais la dépendance sur des serveurs et le manque d’engagement des employés ont entravé l’adoption généralisée de l’intranet.

Fin des années 2000:

L’arrivée des plateformes de réseaux sociaux et d’outils de communication a attiré l’attention de la société : les entreprises et leur lieu de travail se sont rendu compte qu’il pouvait exploiter l’aspect social des bureaux d’entreprise pour augmenter la productivité des employées. Ceci engendre l’abandon du matériel coûteux et compliqué qu’il fallait auparavant pour exécuter un système intranet, et a rendu les intranets plus accessibles aux entreprises, en se concentrant bien sûr, sur les besoins des employés.

Logiciel Intranet 2.0 ou Intranet Social

Les fonctionnalités sociales ont élevé l’intranet jusqu’au niveau 2.0. Jusqu’à présent, vous pouvez y voir des fonctionnalités telles que les répertoires d’employés, les services d’assistance, les intégrations d’applications simples et même un sentiment d’identité d’entreprise dans la solution intranet. Cependant, le début d’Intranet 2.0 est marqué par ces premières intégrations de médias sociaux — à commencer par les blogs et les forums de discussion.

En réalité, la plupart des entreprises sont sur le point d’intégrer l’intranet 2.0 dans leur lieu de travail. La plupart sont encore bloqués avec des intranets traditionnels et inefficaces du passé, car ils n’ont pas assimilé qu’un élément social est crucial pour l’engagement et la productivité des employés.

Depuis ces simples éléments de socialisation vient le lancement d’une intégration complète des réseaux sociaux, avec des profils utilisateur pour chaque employé, des flux d’activité et des fonctionnalités sociales comme les emoji, commentaire ou les « like ». Vos employés peuvent facilement créer du contenu, ce qui le rend plus interactif et pertinent ; plus le logiciel social est sophistiqué, plus l’engagement des employés sera présent, ce qui se traduira par une meilleure adoption de l’intranet, une productivité accrue et un meilleur retour sur investissement (ROI).

L’intranet aujourd’hui : Outils Internet ou Solutions Intranet

Un autre élément crucial des systèmes intranet modernes est l’intégration. Vous vous souvenez de ces outils SaaS ? De nombreuses entreprises ont adopté l’utilisation d’outils de collaboration et de productivité SaaS alors que les solutions intranet étaient encore bloquées dans la phase pré-2.0. Cela signifie que les entreprises disposaient déjà d’un logiciel intranet qu’elles avaient implémenté à l’échelle de l’entreprise et qu’il fonctionnait pour elles. La prochaine étape logique dans la création d’une solution intranet était l’incorporation de ces outils SaaS dans le système intranet à plus grande échelle.

Le logiciel intranet le plus avancé aujourd’hui permet une intégration avec des outils de collaboration tels que G Suite et Office 365 ; tous les outils Google et Microsoft pouvant être utilisés directement dans la plateforme de l’entreprise pour une intégration et une coopération numériques complètes.

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises n’utilisent leurs outils SaaS que pour leurs plateformes de collaboration et de communication. Même si cela fonctionne, leur intégration dans une solution intranet est le seul moyen de briser les silos de communication ; les outils SaaS existent souvent indépendamment les uns des autres, et ne sont pas connectés au niveau du partage des informations ou de la communication. Ceci représente la création d’un silo numérique. L’intégration des outils SaaS dans les logiciels intranet évite l’utilisation de plusieurs plateformes déconnectée, et les réunit toutes dans un point central : une Solution Intranet.

Par exemple, vous pouvez avoir un outil SaaS pour la communication, un autre pour la gestion des tâches de projet, et enfin, les outils G Suite pour la collaboration et le stockage de documents. Lorsque vous utilisez plusieurs outils, le conteur présent dans l’un n’est pas directement partagé avec les autres, ce qui engendre le manque de transparence et la création de silos. De plus, les employés sont obligés de se connecter à différentes plateformes tout au long de la journée ; faire des aller-retour entre plusieurs logiciels diminue la productivité et le niveau de concentration pour terminer une tâche. De plus, sans transparence où un accès plus organise, les documents, fichiers ou autre contenu deviennent introuvables, ce qui peut engendrer de la frustration et confusion parmi les employés.

Une solution envisageable : un espace de travail numérique. Un logiciel intranet entrepris moderne entièrement intégré aux outils SaaS de collaboration, axés sur les utilisateurs, avec des fonctions similaires aux plateformes sociales et la possibilité pour l’utilisateur de générer du contenu. Ajouter le tout sur un serveur cloud, et voilà ; vos employés possèdent tout ce dont ils ont besoin dans un hub centralisé et accessible depuis n’importe où. Le processus d’adoption de l’intranet est facilité grâce à ces fonctionnalités conçues pour une expérience utilisateur optimale (UX), qui permettra à vos employés d’être bien plus actif sur votre plateforme intranet en utilisant des outils simples, mais attractifs.

La renaissance de l'Intranet

Les outils intranet ont beaucoup progressé depuis leur format statique et simple. Il y a dix ans, de nombreuses entreprises auraient condamné l’intranet comme une solution mourante et obsolète, car leur utilité était limitée aux grandes entreprises, mais elles ne voyaient pas non plus les bénéfices de l’outil dans leur lieu de travail.

Les anciennes fonctions des logiciels intranet pour entreprise ont su s’adapter aux besoins et priorités des industries d’aujourd’hui. Il est de plus en plus clair qu’un logiciel intranet, agissant comme un point central pour vos outils, utilisable à distance et optimal pour collaboration, est devenu la norme pour le lieu de travail. Ils utilisent à bon escient la ressource qui est l’homme, en connectant les employés grâce à un aspect social intégré à la collaboration et à la création contenue. Les intranets sont aussi dotés des derniers progrès technologiques pour propulser votre entreprise aux premières lignes de l’ère numérique. Ils continueront donc d’évoluer et de révolutionner notre façon de travailler pendant les prochaines années à venir.