Qu'est-ce qui fait d’un intranet…. un intranet?

Le terme « intranet » est aujourd'hui relativement générique. Un logiciel intranet peut prendre la forme d'un système de gestion de contenu, d'un outil de communication, etc... Mais à quoi tout cela ressemble-t-il vraiment ?

Comme l'explique Frank Hamm dans son article pour Seibert Media, « un intranet , ce n’est pas un logiciel mais une plateforme de communication et de collaboration qui englobe divers composants ». Ces différents éléments sont alors rassemblés pour créer un système global et centré autour de l’utilisateur.

Dans cet article, nous allons détailler les éléments essentiels d’un intranet et expliquer pourquoi ils sont essentiels. Tout en vous proposant douze fonctionnalités intranet essentielles au succès de chacun de ces éléments.

Éléments Intranet: comprendre le fonctionnement 

Étant donné qu’intranet est un terme générique, nous devons analyser chaque élément séparément pour donner des exemples du fonctionnement de votre logiciel intranet. Il existe de nombreuses façons d’utiliser un intranet, mais une fois réunies, elles permettent de créer un environnement de travail numérique unifié et efficace.

Système de Gestion de Contenu (CMS)

Un logiciel intranet performant vous procurera un sentiment d’organisation dans votre système de gestion de documents. Les intranets fournissent un emplacement centralisé de stockage pour faciliter l’accès aux données d’une entreprise, ainsi que faciliter sa gestion. Les informations peuvent être rangées et partagées sur la même plateforme de manière fluide et organisée. Chaque employé pourra, par exemple, accéder aux formulaires importants et aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches quotidiennes.

Le contenu obsolète et non pertinent sur votre intranet ne sera plus qu’un mauvais souvenir. Les documents sur un système intranet sont facilement téléchargeables, accessibles et simples à utiliser, grâce à une plateforme commune ou chaque document, informations ou image peuvent être mises à jour à travers tout le système intranet. Ils resteront donc pertinents, et utiles pour les employés.

Les diaporamas, feuilles de calcul, documents de texte, formulaires des employés et manuels peuvent tous être organisés sur l’intranet et accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Les anciennes copies des documents mis à jour peuvent être conservées, si une consultation d’anciennes informations est nécessaire. Il permet aussi aux employés de compiler et partager des informations et créer leur propre contenu. Si votre système de gestion de documents est bien structuré et organisé, vos employés auront un meilleur niveau productivité en ayant un accès rapide aux documents nécessaires.

Une communication interne et une plateforme social

Les intranets sont des exemples de moyens efficaces pour connecter vos employés entre les différents départements, fuseaux horaires et distances géographiques.

Chaque employé peut créer un profil personnalisé qui répertorie ses compétences et ses projets. Ainsi, un moteur de recherche performant pourra rechercher des collègues pour discuter, échanger des idées, collaborer sur des tâches communes et établir de nouvelles connexions. Parallèlement à cela, le logiciel intranet intègre des fonctionnalités similaires a vos réseaux sociaux préférés, tels que les commentaires, les likes et les @mentions.

Ces fonctions intranet de communication transforme la méthode traditionnelle de communication « descendante » et permettent une connexion instantanée et transversale vers tous les utilisateurs. Le membre du haut de la chaine de commande peut distribuer des informations importantes aux employés et, avec les fonctions sociales en place, chaque salarié peut réagir et laisser un commentaire de manière à se laisser entendre. Tous les utilisateurs ont une chance égale de communiquer les uns avec les autres, indépendamment de leur ancienneté ou de leur poste de travail. Cela va au-delà d’une augmentation de la productivité sur le lieu de travail, mais aussi vers un changement dans la culture de l’entreprise. Les employés commenceront à considérer la communication comme une priorité absolue pour l’entreprise et une culture de communication efficace s’épanouira.

Une collaboration numérique

Un intranet comme système de gestion de contenu, associé à une communication simple, vous fournira une plateforme de collaboration optimale. Avec un accès aux documents et aux informations, ainsi qu’une connexion avec vos collègues, vos employés peuvent collaborer numériquement sur n’importe quels tâche ou projet. Vous pouvez également créer des Communautés d’équipe spécifiques conçues autour d’un sujet, d’un problème ou d’un projet où les employés peuvent avoir des conversations ou travailler ensemble sur des tâches. Ces lieux de travail sont centralisés, efficaces, consultables et peuvent être publics ou privés.

La collaboration sur une plateforme numérique permet également aux membres de l’équipe situés à différents endroits de travailler et de communiquer facilement. La direction peut créer des équipes et les unir simplement en fonction des compétences ou du projet sans avoir à prendre en compte des facteurs extérieurs. Vous pouvez également coordonner des calendriers et des gestionnaires de tâches pour que votre équipe reste concentrée et sur la bonne voie. Pendant ce temps, la modification, les commentaires et la création de contenu en temps réel sur des documents partagés dans ces espaces de travail désignés offrent à tous les employés un moyen productif de mener à bien leurs tâches.

Une solution intégré

Si vous utilisez actuellement plusieurs outils de collaboration pour vos communications internes, vous rencontrez peut-être des problèmes. Bien qu’il existe un grand nombre d’options pour les outils SaaS (Logiciels en tant que service), le problème commun est qu’aucun d’entre eux ne communique les uns avec les autres. Ils restent des entités séparées, ce qui peut diviser votre lieu de travail. Un exemple d'un intranet intégré consiste à combiner les fonctions et les caractéristiques de tous ces outils distincts en un système entièrement intégré. Ainsi, il n’agit pas uniquement comme un outil de messagerie, ou de stockage de données, mais comme une fusion équilibrée de tous ces éléments. Tout ce dont vous avez besoin est réuni sous un même toit et chaque fonctionnalité de l’intranet s’intègre parfaitement aux autres.

De nombreux logiciels intranet intègrent aussi des outils en dehors des outils SaaS et les intègrent dans votre solution intranet pour un processus d’adoption plus fluide et des outils de travail optimaux pour votre équipe.

Lorsque vous pouvez intégrer toutes vos solutions dans un hub centralisé, vous éliminez les pertes de temps aux employés causés par les changements constants vers une autre plateforme. Un système central augmentera également la productivité. C’est pour cela que Happeo est là.

12 Fonctionnalités Intranet importantes

Les composants Intranet représentent la façon dont ils fonctionnent dans votre lieu de travail, mais certaines fonctionnalités doivent être incluses pour optimiser ces fonctions. Ici, nous allons passer en revue douze fonctionnalités différentes du logiciel intranet pour donner un exemple des outils que vous devez inclure pour fournir la meilleure solution possible.

1. Capacités sociales

Comme nous l’avons mentionné, la transformation de la communication interne est fondamentale pour les logiciels intranet, et l’une des façons d’y parvenir consiste à renforcer les capacités sociales de votre entreprise. Avec une communication plus fluide et efficace, vos collègues auront l’occasion de discuter et communiquer leurs idées plus efficacement.

Les exemples d’intranet social incluent :

• Une page d’accueil d’un portail social proposant une recherche de profils des employés, affichant des informations sur les réseaux sociaux de l’entreprise.
• Des caractéristiques sociales modernes telles que @mentions, commentaires, sympathies, etc.
• Une intégration avec d’autres outils de réseaux sociaux existante.
• Facile à créer et partager du contenu multimédia
• Inclusion d’applications mobiles et capacité de connexion continue
• Des forums et zones de discussions

2. Recherche intelligente

L’un des avantages principaux d’une solution intranet réside dans le fait que toutes les informations d’une société et des employés sont stockées sur la même plateforme unifiée. Cependant, sans un moteur de recherche puissant et intuitif, la richesse de cette information pourrait être perdue. Inclure un moteur de recherche bien conçu va vous donner des résultats au niveau de la productivité en réduisant le temps nécessaire pour trouver des informations et en aidant les employés à trouver les personnes dont ils ont besoin pour un travail. Voici des exemples de moteurs de recherche intranet:

• Effectuez une recherche dans les catégories « étiquetées » dans le contenu pour obtenir des résultats.
• Effectuez une recherche dans le répertoire des employés pour trouver des personnes associées à des mots-clés, des catégories ou des compétences.
• Effectuez des recherches dans tout le système intranet (documents, fichiers, diaporamas, profils, etc.).
• Triez les résultats en commençant par lister les informations les plus pertinentes

3. Interface utilisateur Simple

Semblables à un moteur de recherche intelligent, si votre interface utilisateur est une source de confusion, les employés ne pourront pas accéder au contenu ni aux données stockées sur votre intranet. L’interface utilisateur comprend des aspects de votre intranet qui se rapportent à ses fonctionnalités, telles que les menus déroulants, la présentation, les boutons, les pages, etc. Ne pas investir dans une interface utilisateur logique peut être contreproductif, car les employés passeront plus de temps à essayer de comprendre comment créer ou modifier un document au lieu de consacrer ce temps à leur tâche. Une interface utilisateur intranet devrait comporter :

• Une page d’accueil attrayante et pertinente avec fil d’actualité personalisé
• Des liens rapides dans un menu ou une barre latérale vers toutes les fonctionnalités intranet
• Des alertes et notifications pour les conversations ou les tâches à venir
• Une barre de moteur de recherche
• Une liste des utilisateurs actuellement en ligne
• Un moyen facile de publier, partager ou créer
• Un design intuitif, rationalisé et créatif

4. Plateforme de création et de gestion de contenu

Le moteur de l’intranet est centré sur l’utilisateur. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de leur donner l’espace et la liberté de créer du contenu sur votre intranet. Vos employés peuvent s’exprimer et le contenu reste en lier aux thèmes, tendance et aux problèmes auxquels les employés s’intéressent.

Cela dit, vous aurez besoin d’éduquer vos employés sur la manière de créer du contenu de « qualité », afin de publier le style de contenu souhaité. Donnez-leur les outils dont ils ont besoin, désignez des membres de l’équipe pour gérer la qualité du contenu et laissez-les s’exprimer. Voici des exemples de contenu intranet :

• Axé sur l’utilisateur, généré et géré
• Court, concis, engageant et pertinent
• Interactif pour les utilisateurs (commentaires, préférences, partage)
• Uniforme à l’entreprise et facile à créer sur une plateforme désignée
• Étiqueté avec des mots-clés pour la recherche
• Organisé dans l’intranet de manière conviviale

5. Une interface personnalisée

Les logiciels Intranet ont maintenant la capacité d’apprendre de leurs utilisateurs et de les laisser créer le site qu’ils souhaitent avoir. Avec autant de touches de personnalisation intégrées telles que des profils uniques, des balises vers des projets et des compétences, ainsi que du contenu créé ou lié, il est important d’avoir un logiciel intranet personnalisable pour que vos employés puissent créer l’espace de travail numérique qui leur convient le mieux. Votre intranet devrait contenir :

• Permettre aux employés de personnaliser les pages d’accueil, les raccourcis et l’organisation du contenu
• Des widgets de fonctionnalités qui apportent un contenu spécifique sur la page d’accueil d’un employé à partir de différentes zones de l’intranet qui sont pertinentes
• Présenter un widget qui permet aux employés de dicter ce qu’ils veulent voir davantage
• Autoriser l’accès à des utilisateurs spécifiques uniquement pour des contenus sensibles ou pertinents

6. Zones de commentaire pour employés

Dans un espace de travail numérique, la satisfaction et l’expérience des employés sont les piliers passant avant tout. Nous analysons de moins en moins la mesure du succès de l’intranet avec des statistiques de KPI rigides. Cela signifie que votre logiciel intranet devrait comporter des options intégrées de commentaires/réactions des employés. En créant un système organisé pour gérer ce contenu continu, vous devriez pouvoir résoudre les problèmes de vos employés et créer un environnement de travail qu’ils souhaitent utiliser. Voici quelques exemples d’intranet pour les commentaires intégrés :

• Inclure des fonctionnalités de commentaires dans les courriers électroniques ou les messages de votre entreprise, ou créez un lien vers l’intégralité de l’article sur l’intranet, où les employés peuvent s’exprimer
• Créer des forums pour que les employés puissent exprimer leurs opinions sur des sujets spécifiques
• Mener des enquêtes régulières pour évaluer la satisfaction des employés en ce qui concerne la facilité d’utilisation de l’intranet.
• Mettez en place un système de gestion ou d’organisation pour suivre les commentaires et y répondre

7. Administration et gestion des tâches

Un logiciel intranet efficace permet aux employés de devenir des administrateurs intranet de base, ce qui réduira la charge de travail au département informatique. Le choix des tâches administratives simples pouvant facilement être déléguées à des employés améliorera la fonction et la maintenance de l’intranet dans son ensemble. En ce qui concerne la gestion des tâches administratives, les employés doivent également disposer d’un espace de gestion des tâches de projet leur permettant d’organiser leurs projets en cours de manière productive. Les domaines de travail devraient :

• Fournir des liens vers les outils dont les employés ont besoin pour faire le travail
• Créer des processus généraux pour des procédures commerciales simples et uniformes
• Inclure des flux de travail ou les délais
• Connecter les employés avec d’autres collègues travaillant sur le même projet
• Permettre aux employés de personnaliser l’organisation de leurs tâches

8. Une moyen de partager des documents et des idées

Bien que la communication avec les employés soit largement couverte par les outils sociaux de votre intranet, il est important de prévoir un espace réservé à l’intention des employés pour leur permettre de partager des idées et des documents pertinents. Cela va au-delà de la création de contenu et vers un brainstorming virtuel pour vos employés. Ceci aidera votre intranet à optimiser ses performances. Si vous construisez un domaine où les employés peuvent librement créer et partager des idées, cela encourage l’innovation, la créativité et la collaboration sur tout le lieu de travail. Les exemples de plateformes d’idéation d’intranet devraient inclure :

• Un espace pour les employés pour créer et partager des idées originales librement
• Un Espace de gestion permettant d’entamer des discussions autour d’un sujet ou d’un nouveau produit afin de susciter un brainstorming
• Des outils pour relier et partager des documents relatifs au sujet
• Intégration à la gestion de documents à des fins de partage

9. Centre d’aide

Même avec une recherche intuitive et une interface utilisateur bien conçue, il y aura toujours des utilisateurs qui auront besoin d’aide pour naviguer dans le système intranet. La création d’un centre d’aide permettra à ces employés de résoudre eux-mêmes les problèmes et d’apprendre par la pratique. Il s’agit d’une zone d’instruction générale fournissant aux utilisateurs des guides pratiques tout en aidant à résoudre des problèmes spécifiques sur l’intranet. Un centre d’aide intranet devrait contenir :

• FAQ, vidéos pédagogiques et avis d’utilisateurs pour guider les employés
• Des fonctions de discussion permettant aux utilisateurs de dialoguer virtuellement avec un membre du département informatique
• Une section pour les commentaires où les utilisateurs peuvent laisser des conseils et leurs opinions
• Pages organisées et contenu trié par catégories

10. Application mobile

Les intranets sont conçus pour faire basculer votre entreprise dans l’ère numérique en connectant les employés d’une entreprise à travers le monde, où qu’ils se trouvent. Une application mobile incorporée dans votre solution intranet offre aux utilisateurs des fonctionnalités « instantanées » leur permettant de rester connectés à tout moment pour terminer leurs tâches ou participer aux conversations de travail. Cela vous permet également d’envoyer des notifications push pour vous assurer que les employés soient au courant de toutes les mises à jour ou informations cruciales les concernant. Votre application mobile devrait fournir :

• Un accès complet au système intranet depuis le périphérique mobile de votre employé
• Une interface conviviale et réactive
• Les notifications envoyées par la direction aux appareils mobiles pour tenir les employés au courant 24/7
• Une intégration avec d’autres applications et logiciels mobiles

11. Renforcer la culture de l’entreprise

Bien qu’il ne s’agisse pas nécessairement un aspect productif pour les utilisateurs, la culture d’une entreprise est l’un des rôles essentiels donnés par un réseau intranet dans le lieu de travail. Les intranets vous permettent de personnaliser votre entreprise d’éduquer vos employés sur la mission, la vision, les objectifs et les valeurs de votre entreprise. Un système intranet rassemble les employés et leur donne l’ambition de travailler au quotidien. Ce sentiment d’appartenance à un groupe crée une culture centrée sur l’expérience des employés. Cette base permettra à votre lieu de travail de s’épanouir. Voici quelques exemples d’utilisation de l’intranet renforçant la culture :

• L’utilisation d’éléments visuels dans votre interface utilisateur qui renforcent ou renforcent la vision de l’entreprise
• La création de normes ou de lignes directrices pour un contenu respectant les valeurs de l’entreprise
• Assurez-vous que les cadres supérieurs et l’équipe de direction donnent l’exemple pour renforcer la culture de l’entreprise
• Travailler pour connecter et unir les employés par le biais de la reconnaissance des employés, d’activités en dehors du bureau et de la promotion des relations internes

12. Un espace de travail pour collaborer

Les espaces de travail d’équipe vont main dans la main avec le partage d’idées et la gestion des tâches. Il est tout de même important de mettre l’accent sur l’attachement particulier des espaces de collaboration aux équipes.

Les espaces de travail peuvent être partagés entre départements, entre équipes organisées autour d’un projet spécifique ou entre thème de travail où les employés collaborent sur des projets différents. Vous pouvez même créer des espaces de travail pour réunir les employés qui assistent tous au même évènement ou qui facilitent le déménagement. Un bon espace de travail d’équipe devrait :

• Être consultable, collaboratif et avoir la capacité d’être public ou privé
• Autoriser les utilisateurs à contrôler le contenu et la conversation avec des fonctionnalités complètes de partage de documents et de création de contenu
• Être entièrement autonome par le groupe spécifique
• Donner accès aux informations nécessaires par le biais de liens internet ou une intégration d’outils de productivité