La communication interne se situe au cœur de la révolution numérique. Un logiciel intranet d'entreprise est un outil important pour éliminer les barrières de communication, améliorer la collaboration et stimuler la productivité.
74% des salariés ont le sentiment de passer à côté des informations et actualités liées à leur entreprise. Ils risquent de se sentir frustrés s’ils ne sont pas informés des dernières nouvelles de l'organisation. À l’inverse, la productivité d'une organisation augmente de 20 à 25 % lorsque les employés sont connectés. Pour les entreprises, cela signifie qu’elles doivent repenser comment elles communiquent et interagissent avec leurs employés.
Comment fonctionne un logiciel intranet ?
Pourquoi un intranet et dans quelles situations ?
La plupart des intranets d'entreprise ont d’ores et déjà fait la transition au numérique. Les intranets peuvent être utilisés pour des objectifs différents : améliorer les communications, la collaboration entre les employés, gérer les connaissances et améliorer globalement les workflows et la productivité.
Les différentes caractéristiques et fonctionnalités des solutions intranet d’entreprise font que chaque intranet est perçu différemment par ses utilisateurs. Pour mieux comprendre ce que cela signifie concrètement, vous devez comparer les logiciels intranet d'entreprise en fonction de leurs capacités. Dans cet article, nous allons présenter plusieurs exemples d'intranet ainsi que leurs utilités respectives. Chaque cas d'utilisation met en exergue une fonctionnalité différente illustrant l’agencement d’un intranet et comment celui-ci peut être utile à votre entreprise.
7 cas d’utilisation pour choisir le bon intranet d’entreprise
Cas d’utilisation Nº1 : un intranet CMS
La mission principale d’un Intranet CMS (Content Management System - Système de Gestion du Contenu) est la création et la gestion du contenu numérique de votre entreprise, ainsi que celui de votre site Web. Si les CMS existent depuis les années 90, ils ont beaucoup évolué depuis et sont désormais des systèmes en ligne flexibles, facile à utiliser et capables de s'intégrer à votre intranet. Un intranet CMS vous apporte les avantages suivants :
Là où les informations d'entreprise étaient autrefois dispersées aux quatre vents, une solution intranet CMS représente une solution intranet d’entreprise unique qui sera facile à utiliser et à naviguer pour toutes vos équipes. Comme toutes les informations et les contenus sont centralisés, avec un intranet CMS les données sont rapidement accessibles à tous les utilisateurs de l'intranet. Les employés ont la possibilité de créer et de contribuer facilement en publiant du contenu, ce qui améliore la communication au sein de société.
En utilisant un logiciel intranet CMS, votre entreprise bénéficiera d’une baisse des coûts d'impression et de papier, une meilleure efficacité de vos employés en termes de gestion de leur temps et de leur productivité, ainsi que d’un meilleur partage contrôlé des informations dans toute l'entreprise. Les intranets CMS favorisent la collaboration et la coopération, tout en simplifiant le stockage et l’accès au contenu au sein d’un même digital workplace.
Cas d’utilisation Nº2 : un intranet social
Les réseaux sociaux sont indissociables de la culture moderne, ce qui est aussi le cas pour les intranets. Pour une meilleure efficacité dans votre lieu de travail et une meilleure collaboration entre vos employés, les intranets d'entreprise peuvent être utilisés comme des systèmes de socialisation pour vos employés. Un des atouts d’un logiciel intranet social est le fait d'intégrer des outils de communication comme des profils personnels, un moteur de recherche et des outils de partage et de réaction. Toutes ces fonctionnalités sont centralisées au sein d’un seul espace numérique, offrant ainsi à vos effectifs une expérience sociale et collaborative complète. Ce type de solution intranet social propose notamment :
- Une page d'accueil du portail permettant de rechercher des profils d'employés
- Des fonctionnalités sociales modernes telles que les @mentions, les hashtags, les commentaires, les “likes”, etc.
- Une intégration avec d'autres plateformes de réseaux sociaux existantes
- La création et le partage facile de contenu multimédia
- Des applications intranet mobiles et la possibilité de s’y connecter en continu
Pour illustrer l’utilité d’un logiciel intranet social, prenez les fonctionnalités issues des applications de réseaux sociaux les plus populaires et pertinentes et transposez-les au lieu de travail. Le fait de commenter, de publier et de partager des informations de façon instantanée permet à vos employés de rester informés, tout en utilisant des outils qu’ils connaissent déjà. Cela permet de stimuler l'engagement de vos employés et d’améliorer le moral de l’entreprise en proposant un espace pour s’exprimer.
Concernant les différentes normes et tendances en matière d'intranet, le groupe Nielsen Norman a conclu que l'intégration d’outils sociaux nécessite peu de formation, que les communautés s’administrent toutes seules pour faire en sorte que les sujets de discussion ne s’égarent pas grâce aux "managers de communautés", et que "la seule présence de quelques contributeurs actifs peut représenter une valeur ajoutée substantielle pour l'ensemble de l'organisation.” Ils ont confirmé la valeur des outils de réseaux sociaux pour impliquer les employés et ont déclaré qu'il n'y avait "pas de doute sur le fait que les fonctionnalités sociales sont encore plus utiles dans le cadre des entreprises, pour encourager la collaboration des employés et le partage des connaissances".
Les outils de collaboration entre employés et d’intranet social sont particulièrement utiles pour les entreprises d’envergure mondiale qui cherchent à relier les utilisateurs de l'intranet disséminés dans le monde entier. Un espace social et virtuel permet de stimuler la communication entre les employés qui peuvent être à la recherche d’une personne aux compétences particulières. Les réunir permet d’augmenter aussi bien la productivité que l'efficacité de la société.
Le principe d’un logiciel social collaboratif est de faciliter les discussions au sein de votre entreprise et de tourner la page des communications unilatérales et verticales de jadis.
Cas d'utilisation N°3 : une application mobile intranet
Les lieux de travail d’aujourd’hui ont bien changé. Les employés sont plus éparpillés et, avec le développement du télétravail, ceux-ci peuvent désormais travailler où et quand ils le souhaitent. Cette transformation culturelle se double d’une demande d'accès au nécessaire pour effectuer son travail en utilisant n'importe quel appareil, y compris son téléphone mobile. Les intranets modernes peuvent proposer des applications mobiles intranet qui permettent à vos employés de consulter et de contribuer aux enjeux de l'entreprise où qu'ils se trouvent. L’amélioration de la connectivité des intranets facilite la connexion et le travail depuis n'importe quel lieu. Une appli intranet propose notamment :
- Un accès complet au système intranet depuis l'appareil mobile de votre employé
- Une interface Web et une application réactives et faciles à utiliser
- Un répertoire des employés et des fonctionnalités sociales complètes
- Des notifications sur les appareils mobiles, envoyées par la direction pour informer les employés 24h/24 et 7j/7
- Une plus grande utilisation de l'intranet et un meilleur engagement des employés grâce à son accessibilité accrue
- Une intégration avec d'autres applications mobiles et d’autres outils professionnels
Permettre à vos employés de se connecter à tout moment est l’objectif principal d'un intranet 2.0, et une appli intranet va dans le sens de cette orientation. Les employés qui sont souvent en déplacement, en voyage ou loin de leur bureau ont la possibilité de rester connectés aux activités majeures de leur société via leur téléphone. Cela permet un meilleur flux et une meilleure cohérence des communications dans toute l'organisation, ainsi qu’une augmentation du rendement temporel.
De nombreuses applications intranet permettent également l'intégration avec d'autres applications mobiles (Google Calendar, Docs, Email), transformant ainsi le portail intranet d'entreprise en guichet unique pour tous les besoins de vos employés en termes de travail et d’informations.
Cas d'utilisation N°4 : changer votre culture d’entreprise
La construction d’une image de marque nécessite beaucoup d’efforts, mais sans soutien adéquat cette image risque d’être compromise en interne. Les intranets d'entreprise institutionnalisent un espace pour solidifier l’esprit d’équipe et changer votre culture d’entreprise grâce au partage d’informations et d’échanges spécifiques. Cela vous permet non seulement d’affiner votre image de marque, mais aussi de vous assurer que vos employés se sentent inclus et impliqués dans votre orientation et dans vos objectifs. Voici quelques exemples des fonctionnalités d’un intranet qui peuvent enrichir votre culture d’entreprise :
- Des outils pour mettre en avant les réussites de vos employés
- La possibilité de publier du contenu illustrant les valeurs de votre entreprise à vos employés
- La possibilité pour les nouveaux venus de découvrir le fonctionnement de l’entreprise et les moyens d’interaction entre les employés
- Le décloisonnement des silos et des divisions qui peuvent résulter de l’utilisation d’outils de collaboration SaaS distincts
- Le renforcement d’une culture d’entreprise mettant l’accent sur la communication grâce aux réseaux sociaux et à des méthodes de communication dynamiques et bidirectionnelles
S’il est évident que ce n’est pas un intranet d'entreprise à lui seul qui va vous permettre de créer une vraie culture d’entreprise dans votre lieu de travail, en l’utilisant intelligemment, vous aurez la possibilité de construire un portail qui va consolider les valeurs de votre entreprise. Votre intranet constitue en quelque sorte vos artères culturelles. Si vous parvenez à entretenir une attitude positive dans l’ensemble de votre intranet, vos employés l’utiliseront comme exemple et perpétueront la culture d’entreprise dans l’intranet.
Les contenus générés par les utilisateurs et publiés sur l’intranet refléteront ainsi cette démarche d’entreprise. En utilisant votre intranet pour encourager et valoriser vos employés, c’est cette culture qui sera entretenue dans toute la société.
Cas d'utilisation N°5 :un environnement de travail convivial et accessible
Une entreprise dynamique est une entreprise qui sait combiner les différentes compétences et expertises de ses employés. Un intranet est l'exemple parfait d'un logiciel de digital workplace accessible par tout votre personnel qui permet aux employés de n'importe quel service de l’utiliser en toute simplicité. Les outils et les modèles de formatage garantissent la cohérence du travail et du contenu, tout en réduisant le temps nécessaire pour créer et pour formater des documents.
Grâce à la centralisation des connaissances, l'accès aux informations est par ailleurs simplifié et uniformisé. Un logiciel intranet d'entreprise peut également être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de vos employés, ce qui signifie que vous pouvez l’ajuster à leurs compétences lors de son implémentation. Voici quelques exemples de dispositifs d'accessibilité inclus dans un logiciel intranet :
- Des outils d’image de marque pour sa promotion professionnelle et cohérente
- La possibilité de créer, de formater et de partager du contenu sans passer par du codage ou par HTML
- Des moteurs de recherche de plus grande précision
- L’accès à de nombreux formulaires d'employés tels que ceux de demande de congé, de notes de frais, les formulaires d'assurance, etc.
- Une interface utilisateur simple et une navigation facile
- Des fonctionnalités d’assistance virtuelle s’appuyant sur une intelligence artificielle (IA)
Le fait qu’une solution intranet d’entreprise mette les utilisateurs au cœur de l’expérience peut représenter un grand atout pour votre société. La création, la conception ou le choix d'un logiciel sur mesure pour vos employés permet non seulement d’accélérer son adoption, mais facilite aussi toutes leurs tâches quotidiennes.
Cas d'utilisation N°6 : les solutions intranet tierces
Concevoir un intranet d'entreprise de toutes pièces peut être une bonne solution pour de nombreuses entreprises. Cela vous permet de personnaliser intégralement votre système et de disposer d’un contrôle complet sur votre création. Pour cela, il faut cependant que votre société dispose des capacités nécessaires pour échafauder ce système, notamment le personnel, l'espace, le temps, les systèmes et le savoir-faire nécessaires à cette entreprise. Si la création de votre propre intranet présente plusieurs avantages, vous en trouverez d’autres en travaillant avec un fournisseur de services cloud tiers. Voici quelques exemples des prestations qu'un fournisseur de services intranet est en mesure d’offrir à votre société :
- La collaboration avec une équipe d'experts dans la création de services intranet pour des entreprises aux exigences différentes
- Des modèles faciles à utiliser et à personnaliser pour répondre à vos besoins
- Une mise en œuvre et un déploiement rapides
- Un service client et une assistance en cas de panne, une aide aux employés et à la résolution des problèmes
- Une charge de travail minime pour votre service informatique
- Des mises à jour intégrées et un développement pris en charge par votre fournisseur
- Une collaboration avec le prestataire de services pour les retours et les commentaires
- Une intégration testée et validée avec les logiciels SaaS
Il existe à l’heure actuelle près de 100 intranets différents disponibles qui utilisent le cloud. Les entreprises ont donc la possibilité de comparer tous ces logiciels intranet d'entreprise et chacun de ces services peut être intégralement personnalisé pour s’adapter à vos besoins, vous donnant ainsi accès à un vaste éventail d’options. Même si vous utilisez déjà des logiciels SaaS particuliers, vous avez toutes vos chances de trouver un fournisseur capable de les intégrer dans votre intranet. L'intranet de Happeo par exemple est spécialisé dans l'intégration avec Google Workspace (anciennement G Suite) pour gérer tous vos événements, calendriers, documents, etc. Ils proposent également un partenariat avec l’outil de messagerie Slack.
Les solutions intranet d'entreprise modernes regroupent tous vos besoins en un seul service, et vous pouvez être quasiment sûr que vous trouverez un service qui correspond à chacun des besoins commerciaux de votre société. Même s’il vous revient de réaliser une comparaison avec votre budget financier, l’achat d’un logiciel intranet correspond souvent à la solution la plus économique possible, compte tenu du temps et des ressources nécessités par la construction de votre propre intranet.
Cas d'utilisation N°7 : une Digital Workplace
Si votre entreprise utilise actuellement des logiciels SaaS différents comme outils de collaboration, il est possible que vous ayez des problèmes de cloisonnement dans votre lieu de travail. Plutôt que d’utiliser plusieurs logiciels de communication fonctionnant de façon isolée et conduisant à un morcellement et à un manque d'organisation du lieu de travail, un intranet intègre et regroupe toutes ces applications au même endroit, sous la forme d'une unique solution de digital workplace.
De nombreuses solutions intranet sont capables d’intégrer les outils que votre entreprise utilise d’ors et déjà. Vous pouvez ainsi accélérer et simplifier son adoption, tout en centralisant tous vos outils sous un seul et même toit. Les intranets d'entreprise peuvent ainsi devenir la clé de voûte permettant à vos employés de se connecter à toutes les applications dont ils ont besoin, notamment les applications intégrées hébergées par une entreprise différente. Voici quelques exemples de ce qu’une solution intranet intégrée peut offrir à votre entreprise :
- Démanteler les silos créés par l’utilisation de plusieurs logiciels
- Améliorer la productivité en hébergeant tous les outils de travail au même endroit
- Conserver les outils avec lesquels vos employés ont déjà l’habitude de travailler
- Une meilleure connectivité au sein de votre organisation
- La baisse des dépenses liées à l’abonnement à de multiples logiciels
Les outils SaaS que vous utilisez permettent probablement de répondre aux exigences de base de vos employés en matière de collaboration, mais vous risquez de passer à côté de leur potentiel réel si vous ne les intégrez pas au sein d’un système intranet d’entreprise. En les regroupant dans un hub central qui tissera des liens entre vos employés plutôt que d’ériger des barrières entre eux, vous pourrez simplifier votre communication, le stockage de vos données et celui de votre contenu.
Découvrez comment Happeo peut aider votre entreprise
Le fait de rassembler tous ces outils au même endroit et de proposer une solution de digital workplace contribue également à la productivité et à l'efficacité de vos effectifs. Vous réduisez en effet le temps nécessaire pour passer d’une application à l’autre ou pour rechercher les éléments ou les informations requis. Si vous souhaitez préserver l’esprit cohésif et collaboratif de votre digital workplace, investir dans une solution intranet intégrée est le meilleur choix qui s’offre à vous.
Comment déterminer si vous avez besoin d’un intranet
Après avoir consulté ces différents cas d'utilisation d’un intranet, réfléchissez au scénario le plus pertinent pour votre société. Votre entreprise fait-elle face à certaines difficultés dans l'un de ces domaines ? Pensez-vous qu’un logiciel intranet pourrait constituer une solution à ces problèmes ? Identifier quelle serait pour vous l’utilité d’un intranet vous permettra d’orienter votre recherche et votre achat. Interrogez les fournisseurs sur des fonctionnalités spécifiques d’un intranet requises par votre entreprise et vérifiez que leurs solutions sont en mesure d’y répondre. Les logiciels intranet d’entreprise modernes sont vastes et exhaustifs. Quels que soient vos besoins, une des fonctionnalités de l'intranet devrait donc vous aider à les satisfaire. Vous souhaitez en savoir davantage sur les solutions Intranet ? Planifiez un appel avec un de nos experts pour obtenir une démonstration.
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