L’intranet en action : 7 cas d’utilisation pour un intranet d’entreprise

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L’intranet en action : 7 cas d’utilisation pour un intranet d’entreprise

Les logiciels intranet étaient la prochaine grande nouveauté pour les entreprises - mais comment fonctionne-t-il en vrai ? Comment ça marche réellement ?

Les exemples d’intranet précédents étaient structurés à un espace physique spécifique, en fonction de l’emplacement du serveur. Ils devaient — littéralement — être branchés au système. Aujourd’hui, les intranets ont évolué pour devenir des solutions basées sur la technologie Cloud. Cela signifie que les utilisateurs peuvent accéder à un site Web et se connecter à leur compte intranet à partir de n’importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu.

Alors que la plupart des intranets ont progressé dans cette nouvelle ère numérique, peuvent être utilisées de différentes manières. Les diverses caractéristiques et fonctions du logiciel intranet donneront à chaque plateforme intranet un aspect unique pour ses utilisateurs. Pour comprendre à quoi cela ressemble en action, vous devez comparer les solutions en fonction de leurs capacités.

Voici quelques exemples de l'utilisation d’un intranet qui explorent divers exemples intranet, chacun présentant une fonctionnalité différente qui donne un aperçu de ce à quoi une solution intranet ressemblera et de la manière dont elle aide votre entreprise.

Cas d'utilisation n ° 1 sur l'intranet: un système de gestion de contenu intégré

Une plateforme de gestion de contenu met l’accent sur la création et la gestion de ce même contenu numérique pour votre entreprise. Il gère également le contenu de votre site web. Ces systèmes de gestion existent depuis les années 90, mais ils ont évolué pour devenir un système web convivial et flexible, pouvant être intégrés à votre solution intranet. Un intranet conçu comme un CMS vous apportera les avantages suivants :

  • Gestion de documents et stockage de données — centraliser les informations pour les employés
  • Publication d’informations dans l’entreprise
  • Plan du site et navigation et des modules personnalisables
  • Intégration avec des outils tiers
  • Espace de travail collaboratif pour les employés, y compris un espace de réunion virtuel
  • Amélioration des outils de recherche et de navigation pour l’information
  • Fonctions de gestion du format pour assurer la cohérence de la publication

 

Là où les informations sur la société étaient autrefois dispersées, un intranet CMS fournira une plateforme intranet distincte, facile à utiliser et a navigué pour votre équipe. Avec toutes les informations et le contenu stockés dans une zone centrale, les intranets du CMS permettent aux données d’être rapidement accessibles à tous les utilisateurs de l’intranet. Les employés peuvent créer et contribuer facilement au contenu, ce qui ouvre les portes de la communication sur votre lieu de travail. Avec l’utilisation d’un intranet CMS, votre entreprise verra une baisse des couts d’impression et de papier, une augmentation de l’efficacité en ce qui concerne la réduction de perte de temps et de productivité des employés, ainsi qu’une augmentation du partage contrôlé d’informations au niveau de l’entreprise. Les intranets CMS permettent la collaboration, la coopération, le stockage de contenu et l’accès au contenu sur une seule et même plateforme.

Cas d'utilisation n ° 2 sur l'intranet: une plateforme de collaboration sociale

Les réseaux sociaux imprègnent la culture moderne, et les intranets ne font pas exception. Pour améliorer l’efficacité de votre lieu de travail et améliorer la collaboration des employés, les intranets peuvent être utilisés comme une plateforme sociale pour votre personnel. Un exemple de ce qu’un intranet social peut faire est d’intégrer des outils de communication avec des profils personnels, un puissant moteur de recherche et des fonctionnalités de partage et de réaction. Tout cela dans un seul espace numérique, offrant une expérience sociale et collaborative holistique à votre personnel. Vous verrez les caractéristiques spécifiques d’un intranet social tel que :

  • Une page d’accueil de portail social proposant une recherche de profils d’employés et affichant des informations sur les réseaux sociaux
  • Fonctionnalités de réseaux sociaux modernes telles que @mentions, commentaires, sympathies, etc.
  • Intégration avec d’autres outils de médias sociaux déjà utilisés
  • Facile à créer et partager du contenu multimédia
  • Une applications mobiles et la possibilité de travailler avec une connexion continue

 

Imaginez que vous preniez toutes les fonctionnalités des applications populaires et pertinentes des réseaux sociaux et que vous les placiez dans le contexte d’un lieu de travail. Commenter, publier et partager des informations instantanément permet à vos employés de rester à jour, tout en utilisant des outils avec lesquels ils sont familiers. Cela renforcera l’engagement de vos employés et contribuera au moral général en offrant aux personnes un espace pour s’exprimer.

En ce qui concerne les tendances et les normes de l’intranet, les conclusions du groupe Nielsen Norman sur l’intégration des outils sociaux indiquent qu’il faut peu de formation et que les communautés se « contrôlent » de sorte que les sujets restent sur la bonne voie grâce à l’utilisation de « gestionnaires de communauté » et que « même les quelques contributeurs peuvent apporter une valeur substantielle à l’ensemble de l’entreprise. » Ils ont compris qu’il était utile d’utiliser des outils semblables aux réseaux sociaux pour motiver les employés. « Il ne fait aucun doute que les fonctionnalités sociales sont encore plus utiles au sein de l’entreprise pour soutenir la collaboration des employés et la gestion de connaissance. »

La collaboration et les outils intranet sociaux sont particulièrement utiles pour les entreprises mondiales qui cherchent à connecter des utilisateurs intranet à travers le monde entier. Un espace social virtuel ouvrira une voie de communication entre les employés susceptibles de rechercher une personne possédant un ensemble de compétences spécifique. La connexion de ces derniers augmentera la productivité et l’efficacité sur le lieu de travail.

L’idée principale d’une plateforme de collaboration sociale est de démarrer une conversation au sein de votre entreprise et de s’éloigner de la communication unilatérale et descendante du passé.

Cas d'utilisation n ° 3 de l'intranet: le bureau mobile

L’utilisation des appareils respective des employés sur le lieu de travail est devenu la norme. Avec ce changement de culture, on s’attend à avoir accès à tout ce dont vous avez besoin pour accomplir votre travail, depuis n’importe quel appareil, y compris votre téléphone portable. Les intranets peuvent désormais fournir des applications mobiles qui permettent à vos employés à s’inscrire sur le réseau et continuer leurs tâches journalières, où qu’ils se trouvent. Les capacités de connexion intranet améliorées et plus rapides facilitent la connectivité et le travail hors du bureau. Par exemple, une application mobile intranet fournira :

  • Accès complet au système intranet depuis le périphérique mobile de l’employé
  • Interface Web et application conviviales et fluides à utiliser
  • Répertoire interactif et fonctionnalités sociales complètes
  • Les notifications envoyées par la direction aux appareils mobiles pour les mis à jour et nouvelles de l’entreprise 24/7
  • Implication accrue de l’utilisation de l’intranet et de l’engagement des employés en raison de l’accessibilité accrue
  • Intégration avec d’autres applications et logiciels mobiles

 

Intranet 2.0 a pour objectif de garder vos employés connectés à tout moment, et la fonction d’une application mobile continue de faire avancer ce mouvement. Les employés en déplacement ou loin de leur bureau peuvent rester en contact avec les activités les plus importantes de l’entreprise par le biais de leur appareil. Cela crée un flux de communication ouvert, meilleur et bien plus cohérent dans l’ensemble de l’organisation, en réduisant les pertes de temps. De nombreux exemples d’applications mobiles intranet permettront également l’intégration d’autres applications sur votre téléphone (Google Agenda, Google Documents, Email), de sorte que le portail intranet reste le guichet unique pour tous vos employés.

Cas d’utilisation n° 4 sur l’intranet : créer une culture et renforcer des valeurs par le biais d’un système centralisé

Vous travaillez dur pour créer une marque identifiable, mais sans soutiens, l’objectif de la marque peut être perdu au sein d’une grande entreprise. Les solutions intranet créent un espace pour renforcer, de manière positive, la culture à l’échelle de la société grâce à la possibilité de gestion d’informations spécifiques et ciblées et à des interactions partagées. Non seulement cela aide à développer votre marque, mais aide également vos employés à se sentir inclus et à faire partie d’un objectif plus large. Voici quelques exemples de fonctionnalités de logiciels intranet susceptibles de stimuler la culture :

  • Façons rapides de célébrer rapidement les succès des employés
  • Possibilité de publier du contenu aux employés démontrant les valeurs de votre entreprise
  • Permets aux nouveaux employés de voir comment la société fonctionne et comment les employés interagissent
  • Décompose les silos et divisions entre départements créés à cause des outils isolés

 

Même après avoir renforcé l’importance de la communication à l’aide de réseaux sociaux ainsi qu’avec des méthodes de communication dynamiques à deux sens, une solution intranet ne peut pas créer une culture d’entreprise solide. L’utiliser avec discernement sera la première étape à prendre pour créer un hub et renforcer les valeurs culturelles de votre société. Fondamentalement, votre solution intranet est votre canal de communication de vos valeurs. Lorsque la positivité est maintenue sur l’intranet, les employés suivront la tendance établie par la culture intranet. Le contenu de l’intranet généré par l’utilisateur reflètera l’attitude générale du lieu de travail. Si l’intranet est utilisé pour apprécier et valoriser les employés, il continuera donc à être appliqué dans toute l’entreprise.

Cas d’utilisation n° 5 de l’intranet : un lieu de travail accessible et convivial

Avoir une entreprise dynamique signifie avoir un effectif possédant une variété de compétences. Les intranets sont l’exemple parfait d’une solution qui s’applique à l’ensemble d’une organisation, de sorte que tout employé de tout service puisse facilement utiliser le logiciel intranet. Les outils et les modèles de mise en forme permettent un travail et un contenu cohérents et réduisent également le temps nécessaire à la création et à la mise en forme de documents.

Avec tout dans un emplacement centralisé, l’accès aux informations est rationalisé et simplifié. Le logiciel Intranet peut également être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre effectif, ce qui signifie que vous pouvez adapter les compétences de vos employés à la mise en œuvre d’un intranet. Voici des exemples de fonctionnalités d’accessibilité dans un logiciel intranet :

  • Options pour placer l’apparence de votre marque pour conserver votre nom de manière cohérente et professionnelle
  • Possibilité de créer, formater et partager du contenu sans codage ni HTML
  • Des moteurs de recherche plus précis
  • Accès à tous les types de formulaires d’employés tels que PTO, rapports de dépenses, formulaires d’assurance, etc.
  • Navigation conviviale et interface utilisateur
  • Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) pour une assistance virtuelle

 

Une solution intranet centrée sur l’utilisateur peut être un avantage énorme pour votre entreprise. La création, la conception ou le choix d’un logiciel prendra en compte l’opinion de vos employés, pour qu’ils soient non seulement guidé à travers le processus d’adoption, mais aussi plus productive dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.

Cas d’utilisation n° 6 de l’intranet : avantage de la plateforme tierce

Construire un système intranet à partir de zéro peut être une option viable pour de nombreuses entreprises. Il vous permet de personnaliser complètement votre système et vous donne un contrôle total sur ce que vous créez du début à la fin. Cela signifie également que votre entreprise doit avoir la capacité de créer ce système, notamment en matière de personnel, d’espace, de temps, de systèmes et de connaissances. La création de votre propre solution intranet a ses avantages, mais le fait de travailler avec un fournisseur de services Cloud tiers présente également des avantages. Voici quelques exemples de ce qu’un fournisseur de solutions intranet peut offrir à votre entreprise :

  • Travailler avec une équipe d’experts dans la création de solutions intranet pour diverses entreprises
  • Des modèles faciles à utiliser et personnalisables pour répondre à vos besoins
  • Mise en œuvre et déploiement rapides
  • Service clientèle et assistance pour le dépannage, l’aide autonome aux employés et la résolution des problèmes
  • Soutiens informatique interne minimale
  • Mises à niveau et développement intégrés du fournisseur
  • Collaboration avec le fournisseur de la solution pour fournir des informations et des commentaires d’améliorations
  • Intégration testée et approuvée avec le logiciel SaaS

 

Il existe maintenant près de 100 solutions Cloud différentes que toutes les entreprises peuvent utiliser pour comparer et acheter des logiciels. Chacune de ces solutions peut être entièrement personnalisable pour répondre à vos besoins, vous laissant de nombreuses options. Même si vous utilisez déjà des outils logiciels SaaS spécifiques, il est très probable que vous trouviez un fournisseur qui les intègrera dans votre solution intranet. Par exemple, la solution intranet de Happeo est spécialisée dans l’intégration des outils G Suite pour tous vos évènements, calendriers, documents, etc. Ils s’associent également à Slack en tant qu’outil de communication.

Les systèmes intranet modernes incluent pratiquement tout, et votre entreprise est pratiquement assurée de trouver quelque chose de déjà créé, qui vous ira comme un gant. Bien que vous deviez faire votre propre comparaison de budget, l’achat d’une solution intranet est généralement la solution la plus économique à long terme, lorsque vous prenez en compte le temps et les ressources nécessaires pour créer le vôtre.

Cas d’utilisation n° 7 de l’intranet : une solution totalement intégrée

Si votre entreprise utilise actuellement des logiciels SaaS individuels pour ses outils de collaboration, vous pouvez être confronté à la formation de silos sur le lieu de travail. Au lieu de garder tous vos logiciels de communication dans un seul endroit, vous créez des fragments d’entreprise et un désordre sur le lieu de travail. Une solution intranet intègrera et combinera toutes ces applications dans un seul et même espace.

De nombreux logiciels intranet incorporent les outils que votre entreprise utilise déjà. Cela aide à piloter et à simplifier le processus d’adoption, tout en regroupant tous les outils d’exploitation sous un même toit. Les intranets peuvent devenir un hub permettant à vos employés d’accéder à toutes les applications dont ils ont besoin, y compris les applications intégrées et hébergées par une autre société. Voici des exemples de ce qu’une solution intranet intégrée peut apporter à votre entreprise:

  • Décomposer les silos créés par plusieurs plateformes
  • Augmenter la productivité en logeant tous les outils de travail dans le même espace
  • Conservez les outils avec lesquels vos employés sont déjà habitués
  • Améliorer la connectivité au sein de votre organisation
  • Évitez les dépenses qui peuvent s’accumuler à partir de plusieurs abonnements logiciels

 

Bien que les outils SaaS puissent couvrir toutes les bases des besoins de votre entreprise en matière de collaboration, si vous ne les intégrez pas dans un système intranet, vous manquez d’attendre leur potentiel optimal. Vous pouvez rationaliser vos communications, votre stockage de données et votre contenu en les hébergeant dans une unité central qui connectera votre main-d’œuvre au lieu de la diviser.

Le fait de placer tous ces outils dans un emplacement centralisé augmentera également la productivité et l’efficacité des employés. Cela réduit le temps nécessaire aux employés pour basculer d’une plateforme à l’autre pour rechercher la tâche ou les informations dont ils ont besoin. Si vous souhaitez que votre lieu de travail soit cohésif et collaboratif, alors votre solution est d’investir dans une solution intranet entièrement intégrée.

Savoir quand un intranet vous convient

Après avoir lu ces exemples d’utilisation d’un intranet, réfléchissez au scénario le plus pertinent et le plus logique pour votre entreprise. Est-elle en difficulté dans l’un de ces domaines ? Pourriez-vous envisager un intranet comme solution à vos problèmes internes ? Évaluez ce dont vous avez besoin pour utiliser votre solution intranet et faciliter le processus de recherche et d’achat. Posez des questions spécifiques aux fournisseurs sur les fonctionnalités intranet dont votre entreprise pourrait avoir besoin et assurez-vous que cette solution peut les satisfaire. Un logiciel intranet moderne est vaste et complet. Quels que soient vos besoins, il existe une fonctionnalité intranet qui pourra vous aider à le résoudre.

Trouver ici le lien vers la version anglaise de cet article.

Author:

Stefan Wuethrich

Date:

Wed, Mar 6, '19

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