Soyons honnêtes : dans le contexte actuel d’intensification du télétravail, de nouvelles structures du travail et d’un rythme de vie qui s’accélère toujours plus, notre niveau de productivité n’est pas forcément toujours au top.
Combien de fois vous êtes-vous vu défilé sur Instagram au lieu de finir l' e-mail que vous étiez en train d’écrire il y a dix minutes ? Combien de fois avez-vous fait la vaisselle, les lits, le ménage, au lieu d’élaborer les dernières étapes pour le bouclage définitif d’un projet ? Comment améliorer la productivité du travail? Ne vous inquiétez pas, on en est tous là. Et une solution est d'utiliser un intranet pour améliorer la productivité au travail
Que veut-on dire par productivité des employés ?
Quand on parle de productivité des employés, cela veut dire le nombre de tâches réalisées sur une période de temps définie. Souvent, les entreprises structurent leurs objectifs en utilisant les KPI (Key performance indicators) . Ils sont un très bon moyen pour se rendre compte si certains objectifs ont été atteints et si les tâches ont été accomplies. L’éventail des tâches dépend surtout du type d’entreprise pour laquelle vous travaillez. La productivité au travail n’est pas seulement quelque chose qui doit être accompli dans le but de prouver vos performances à un employeur, mais elle est aussi vitale pour votre bien-être et votre état d’esprit en général.
Comment améliorer la productivité du travail ?
La productivité a ses hauts et ses bas, mais comment l’augmenter ? La meilleure façon d’augmenter votre productivité au travail est d’avoir une structure bien définie. En cette période de télétravail, les distractions sont nombreuses et la motivation moins évidente. Créez une liste de tâches que vous souhaitez accomplir pour la fin de la semaine et mettez du temps de côté pour celles qui pourraient vous déconcentrer. La productivité est avant tout une question de structuration, sous la forme de bonnes vieilles listes écrites, de programmes virtuels ou d’intranets d’entreprise avec des outils qui augmentent la productivité automatiquement.
Happeo : le meilleur intranet pour booster votre productivité
Chez Happeo, on sait que le manque de productivité ne provient pas d’un seul et unique membre de l’équipe, mais plutôt de l’environnement auquel vous êtes confronté au sein de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Nous avons tous besoin de meilleures structures, en commençant par notre propre vie personnelle jusqu’aux structures du travail au sein de l’entreprise. Et c’est pourquoi nous avons commencé à développer un intranet for remote work intelligent qui boost la productivité automatiquement.
Dans cet article, nous vous montrerons comment l’intranet peut en fait vous aider à augmenter votre productivité au travail et à assister votre équipe entière. Nos 10 astuces vous aideront à améliorer non seulement les canaux de communication internes, mais également les projets qui demandent beaucoup de temps, les processus en RH, les obstacles en IT et les conversations à la pause-déjeuner auxquelles vous ne participez plus quand vous travaillez de chez vous. Prêt ? Voici donc nos 10 astuces intranets pour augmenter la productivité au travail.
10 façons dont un intranet augmente la productivité au travail
1. Il vous offre une directive auquel vous pouvez vous raccrocher.
Dans un contexte où tout le personnel de l’entreprise travaille dans des endroits, pays ou même fuseaux horaires différents, une chose devient de plus en plus inévitable : posséder un pôle central de communication, de stockage de dossiers, de planning, de contrôle et de surveillance est crucial. En d’autres termes : une source de connaissances et un endroit où tout le monde dans l’entreprise se rencontre, interagit et, surtout, collabore. Nous appelons ça le pôle directeur. D’autres l’appellent l’intranet. Jetez un coup d’œil sur notre intranet pour le télétravail.
2. Il permet une communication interne simple
Combien de fois vous êtes-vous demandé qui contacter lorsque vous avez besoin d’une traduction rapide, d’un avis de la part d’un expert en marketing ou peut-être juste d’une opinion ? Le manque de communication est souvent jugé comme l’un des obstacles principaux dans la productivité personnelle et professionnelle en entreprise.
Imaginez : le Washington Post a révélé qu’en 2020 les employés passent en moyenne 4,1 heures par jour à vérifier leur boite e-mail. Insensé, non ? Nous passons bien trop de temps sur des outils de communication inefficaces, alors que ce dont nous avons besoin est d’un simple outil qui facilite une communication rapide entre nous tous au sein de l’entreprise, quel que soit l’interlocuteur, l’heure ou l’endroit.
3. Il aide à stocker votre information intelligemment.
Vous êtes-vous déjà perdu dans Google Docs ? Alors que la façon de travailler numériquement a apporté de nombreux avantages, elle peut aussi amener au chaos le plus pur où vous passez une bonne partie de la journée à cliquer sur de nombreux dossiers de documents dans des clouds virtuels, sur votre propre ordinateur, sur de vieux disques durs ou tout autre sorte d’endroit de stockage de données. Mettons un arrêt définitif à tout cela parce que ça vous empêche de façon disproportionnée de mener une journée productive. Pour travailler de manière structurée, vous avez besoin de mettre en place votre stockage de dossiers et c’est là que l’intranet est sans aucun doute l’une des nombreuses idées pour améliorer la productivité au bureau. Lisez-en davantage sur l’Intranet CMS (content management system).
4. Il centralise vos connaissances.
Que votre entreprise possède deux, cinq ou 500 employés, c’est un pôle de connaissance. Néanmoins, il fonctionne en tant que tel une fois que vous avez un moyen structuré d’accéder à cette connaissance. Comment ? Et bien, par un stockage de dossiers intelligent avec une documentation et des guides pratiques provenant des divers départements de votre entreprise, mais aussi par un répertoire des employés bien organisé dans lequel chaque membre de votre entreprise peut être contacté en passant par de simples barres de recherche. Faites-nous confiance, vous n’avez même pas besoin d’une encyclopédie pour acquérir de nouveaux savoirs, la connaissance est à portée de la main, vous n’avez besoin que d’ouvrir les yeux.
5. Il limite le temps de recherche autant que possible.
« Laissez-moi vite chercher la photo de notre dernier événementiel en équipe. » Combien de fois avez-vous déjà dit ça ? Combien de fois « vite fait » s’est transformé en trois heures de votre précieux temps de travail ? Et vous n’êtes pas le seul. On en est tous passé par là, mais il existe aussi un meilleur moyen de sortir de ces recherches sans fin : un intranet. Un intranet bien structuré vous offrira l’opportunité de chercher et de trouver rapidement des documents, des personnes, canaux, photos et bien plus de choses encore que vous ne pouvez l’imaginer.
Et oui, dans ce cas, rapidement signifie vraiment rapidement quand un intranet mène les recherches intelligemment au travers de barres de recherche qui, en termes de l’Universal Search d’Happeo, fonctionne même avec une fonctionnalité d’auto-suggestion, mot clé et recherche automatisée. Effectuer une recherche n’a jamais été aussi simple !
6. Il supprime les obstacles.
Qu’est-ce qu’on veut dire par obstacles ? Et bien, imaginez-vous que vous avez transporté votre lieu de télétravail à Bali, mais votre ordinateur portable ne supporte pas les 35° de ce paradis. Et bien, dans ce cas, vous avez besoin d’un outil qui vous mettra en relation avec les bonnes personnes, afin d’accéder à des dossiers importants dont vous avez besoin pour rendre votre travail dans les délais et le compte-rendu des étapes qu’il vous restait à finir d’un grand projet en cours. Dans ce cas, l’entreprise a besoin de pouvoir être contactée, par application intranet mobile. 2021 n’est pas une année pour créer des obstacles, mais pour créer des moyens de travailler de manière flexible à partir de n’importe où dans le monde.
7. Il connecte les personnes.
Un des pièges majeurs du télétravail effectué à partir de n’importe où dans le monde est qu’il y a un moment où vous vous sentez seul et isolé. Les jours se suivent et se ressemblent, vous assis à votre bureau chez vous, tout seul, à accomplir des tâches qui semblent être toutes les mêmes de mois en mois. La solitude peut facilement mener à l’ennui et il faut le dire, l’ennui mène à un énorme manque de productivité qu’il faut combattre.
Un moyen intelligent d’empêcher l’ennui pour tous en entreprise est en connectant les personnes. Vous pouvez le faire à travers les communautés collaboratives intranet qui peuvent être facilement implémentées dans votre plateforme. Les Channels n’ont pas toujours à être liés au travail, mais peuvent (et devraient) promouvoir l’agréable, surtout dans un contexte où les personnes ont du mal à faire face aux nouveaux challenges. Offrez l’occasion aux membres de votre équipe d’interagir au sein de canaux informels, d’organiser des déjeuners virtuels, de rencontres autour d’une pause-café et beaucoup d’autres activités fun pour les aider à se sentir intégrés, motivés et, surtout, productifs.
8. Il vous aide à connaître vos collègues.
Nous vous avons déjà dit que quelques fois vous n’avez pas besoin d’utiliser Google pour apprendre quelque chose de nouveau, parce qu’il existe tellement de sources de connaissance autour de vous auxquelles vous risquez de passer à côté. Un intranet avec un répertoire de personnes peut vous aider à connaître vos collègues et leur expertise.
Au sein du répertoire des employés Happeo, par exemple, tous les employés ont leur propre fiche virtuelle avec leurs détails personnels, expertise, département et responsable. Donc, une fois que vous aurez besoin du prochain champion RH pour une promo, vous pourrez tout simplement utiliser la barre de recherche dans le répertoire des employés et trouver le parfait candidat en quelques secondes. Ça vous paraît intéressant ? Bien sûr ! Le temps où on passait des heures et des heures à rechercher des articles d’experts est dépassé, échangeons tout simplement avec nos collègues parce qu’ils sont de bien meilleurs (et plus éloquents) experts dans des domaines divers.
9. Il convient à tous les départements.
Un intranet peut en fait booster la productivité d’équipes entières. Regardons le département IT de plus près. La plupart du temps, ce sont eux qui sont débordés par tous ces tickets individuels créés à longueur de journée. La plupart d’entre eux sont presque toujours du même type et se concentrent autour des mêmes problèmes. Pas étonnant que c’est surtout le département IT qui paraît être le plus souvent mécontent, car ils en ont tout simplement assez de ce genre de tâches répétitives. Au sein d’un intranet, le département IT pourrait, par exemple, créer des guides pour leurs collègues, dans lesquels ils expliqueraient comment résoudre au mieux des problèmes courants. Cela réduirait, non seulement leur propre volume de travail, mais établirait également un mini centre de connaissance IT pour tous, et nous savons combien cela est motivant d’apprendre quelque chose de nouveau par nous-même, vous ne trouvez pas ?
La même chose va pour les équipes de marketing, de RH, et même les équipes des services commerciaux. Les intranets sont un très bon moyen de connecter les personnes, créer des pôles de connaissance et stimuler la collaboration à travers le monde.
10. C'est un assistant virtuel bien à vous
Combien de listes de “choses à faire” avez-vous déjà écrites aujourd’hui ? Arrêtez-vous, les intranets travaillent comme assistant virtuel 24h sur 24. Ils vous aident à savoir où vous en êtes par rapport à vos échéances par des outils de gestion de missions bien organisés, ils vous rappellent vos délais prochains par des entrées de calendrier, ils vous connectent aux personnes qu’il faut, ils stimulent l’échange entre collègues et ils vous aident à vous sentir intégrés, où que vous soyez.
Et la prochaine fois que vous défilez votre Instagram pendant les heures de travail, pourquoi ne pas contacter un collègue pour une pause-café virtuelle ? Une petite conversation peut en fait vraiment vous aider à vous concentrer et booster votre productivité en entreprise, automatiquement.
Comment Happeo peut aider votre entreprise ?
Comment implémenter un intranet dans votre entreprise ?
Est-ce toujours plus facile en théorie ? Et bien, on ne croit pas. Quand on réfléchit au moyen d’augmenter la productivité de vos employés en entreprise, les options sont illimitées. Surtout dans le contexte du télétravail en plein essor, la plupart des membres de votre équipe travaillent probablement chez eux. Vous avez besoin de réfléchir à des innovations numériques qui boosteront la productivité de tous.
Un logiciel intranet moderne est une base parfaite pour implémenter un moyen de travailler structuré, qui peut alors améliorer la productivité de votre équipe. Un intranet d'entreprise, tel qu’Happeo, vous offre un vaste choix d’outils, d’intégrations et d’extensions, tous adaptés individuellement aux besoins de votre entreprise pour réussir au mieux et le tout-en-un seul outil. Ça ne paraît pas trop compliqué, non ?
Voulez-vous en apprendre davantage sur les logiciels intranet ? Regardez une vidéo sur les intranets ou demandez un démo avec l’un de nos experts intranet.
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