Digital Workplace: Définition, Avantages & Solutions

La digital workplace se compose de toutes les technologies utilisées par les équipes au quotidien, comme Zoom, Slack et les logiciels de gestion de projet.

Les digital workplaces utilisent une méthode pour connecter ces ressources pour que chacun ait accès aux informations où qu'il se trouve. Cependant, les entreprises ont souvent du mal à prendre le contrôle de la digital workplace, ce qui peut laisser leurs employés confus et déconnectés.

Dans cet article, découvrez comment tirer parti d’une digitale workplace pour notamment offrir une meilleure expérience à vos employés et comment la choisir. Allons-y !

Qu’est-ce qu’une digital workplace? (digital workplace définition)

Par définition, une digital workplace est un bureau virtuel qui intègre les applications et les systèmes que les entreprises utilisent pour leur travail. Ces plateformes basées sur le cloud remplacent virtuellement le bureau physique. Elles incluent généralement des fonctionnalités de communication interne, de stockage de fichiers et de gestion de contenu.

Une digital workplace est une plateforme similaire à un intranet, mais en plus sophistiquée. Elle permet généralement de personnaliser des pages, de définir des groupes d'utilisateurs et d'interagir (aimer et partager des publications) avec d'autres utilisateurs.

Source : Évolution de la Digital Workplace

La digital workplace permet aux membres de l'équipe d’automatiser les tâches administratives et de générer des rapports riches en données sur l'engagement des utilisateurs. Ils peuvent par ailleurs être plus efficaces en gestion de projet.

Le plus grand avantage d'une digital workplace est qu'elle améliore considérablement la communication. Cela va des directives descendantes aux échanges quotidiens entre les employés collaborant sur un projet.

Une digital workplace centralisera les technologies et les outils dont les employés ont besoin pour effectuer leur travail efficacement. Ceci inclut :

• Les applications de communication et de messagerie
  
  
• Les systèmes de gestion de contenu
  
  
• Les systèmes de gestion des connaissances (knowledge management)
  
  
• Le stockage et partage de documents
  
  
• Les plateformes intranet
  
  
• Les outils collaboratifs
  
  
• Le partage de contenu et la collaboration
  
  
• Et bien plus encore…

Quels sont les principaux types de communication digitale en entreprise ?

Demandez à quelqu'un de définir la communication digitale dans un contexte professionnel, et il pensera probablement aux applications de messagerie et aux e-mails. Mais la communication d'entreprise est bien plus vaste que cela.

Voici les différents types de communication que les entreprises peuvent utiliser au jour le jour :

Communication ascendante

Ce type de communication provient d'employés de niveau inférieur. Ce peut être des rédacteurs rendant des comptes aux rédacteurs en chef ou des assistants administratifs faisant des rapports aux responsables.

La communication ascendante peut impliquer une cadence régulière, à l’instar des vérifications quotidiennes ou hebdomadaires.

Communication descendante

La communication descendante provient de la direction de l'entreprise, souvent sous forme d'annonces.

Dans les environnements traditionnels sans digital workplace, ce type de communication ne permet pas aux employés de réagir aux actualités de l'entreprise ni de demander plus d'informations.

Communication latérale

Ce type de communication se produit entre pairs, et parfois entre départements. Il peut s’agir de discussions entre les concepteurs UX et les développeurs qui implémentent les créations.

Avec de grandes équipes, la communication latérale peut rapidement devenir écrasante. Plusieurs conversations peuvent en effet avoir lieu dans différents formats ou plateformes.

Communication externe

La communication externe a lieu entre les employés de l'entreprise et les non-employés, comme les clients et les fournisseurs. Cela peut inclure des appels téléphoniques, des e-mails, des réunions en personne et autres.

La plupart des entreprises ont des difficultés avec certains aspects de la communication, notamment lorsque celle-ci se fait presque toujours à distance.

En appliquant certains principes de communication directe, comme l’écoute active et l’usage d’éléments visuels, vous pouvez améliorer les interactions digitales. Les digital workplaces prévoient d’ailleurs une multitude de fonctionnalités pour optimiser les échanges virtuels.

Quels sont les avantages d’une digital workplace ?

Maintenant que nous avons couvert les types de communication d'entreprise, voyons comment les solutions de digital workplace peuvent notamment rationaliser la communication et améliorer l'environnement de travail numérique.

Meilleure expérience employé

Les travailleurs à distance sont sujets à l'isolement et à la solitude. Cela se manifeste souvent par le non-respect des délais, une baisse de la qualité du travail et des demandes de congés excessives.

Une digital workplace peut aider les employés distants à se sentir plus impliqués et encourager leur participation aux discussions en cours.

Transparence accrue

Les employés apprécient la transparence. Les chefs d'entreprise qui reconnaissent cela n'ont pas toujours les moyens de partager les connaissances de manière efficace. Les dirigeants peuvent utiliser un logiciel de digital workplace pour partager des nouvelles, exprimer des préoccupations ou simplement offrir des anecdotes personnelles.

La digital workplace aide également les employés à comprendre la hiérarchie du leadership. Elle fournit à tous les employés un organigramme visuel, ainsi que des photos et des informations de contact.

Collaboration cohésive et partage des connaissances

La collaboration est un élément essentiel de nombreux processus métier. Avec plusieurs « parties mobiles » (personnes, plateformes et ressources), les tâches peuvent souvent s'enliser dans les échanges. Il arrive aussi que les employés gaspillent d'innombrables heures dans la recherche de fichiers ou d’informations dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail.

Une digital workplace conserve toutes les communications et informations sur une seule plateforme. Cela signifie que les employés n'ont pas besoin que quelqu'un d'autre partage un fichier à partir de son disque dur ou fournisse des commentaires par e-mail. Toutes les informations utiles sont accessibles à tout moment.

Meilleure capacité de travail à distance

Les employés peuvent accéder aux données et aux applications métier de n'importe où, à tout moment, tant qu'ils disposent d'une connexion Internet. Ce type d'accès permet aux collaborateurs de rester productifs depuis n'importe quel emplacement ou fuseau horaire.

Selon une récente étude américaine de Gallup sur l'état de la main-d'œuvre, 91 % des employés ayant fait du télétravail de manière partielle ont dit souhaiter que cette méthode de travail flexible persiste après la pandémie.

Les entreprises qui adoptent une digital workplace et continuent d’admettre le télétravail constateront sans doute une plus grande satisfaction des employés. Cela contribuera aussi à réduire de façon subséquente le roulement coûteux.

Processus automatisés

L'automatisation des tâches offre plus de temps libre aux employés pour que ces derniers puissent se consacrer à des objectifs plus importants.

L’automatisation de la gestion du cycle de vie garantit par exemple l'archivage automatique du contenu obsolète. Personne n'a dès lors besoin de surveiller les dates d'expiration ni d’archiver manuellement le contenu.

Intégrations d'applications

Les employés utilisent généralement plusieurs applications différentes chaque jour. Ils perdent dès lors en efficacité à force de basculer entre les onglets de navigateur tout au long de la journée.

Une digital workplace peut s'intégrer à ces plateformes, permettant aux employés d'exécuter tout leur travail dans un seul espace de travail en ligne.

Mieux encore, il y a des chances que vous n’ayez pas besoin de toutes ces autres applications à usage unique une fois que votre digital workplace sera opérationnel.

Meilleur recrutement et rétention des talents

Une digital workplace offre l'environnement de travail flexible connu et attendu par les meilleurs talents aujourd'hui. Cela contribue non seulement au processus de recrutement, mais aide aussi à augmenter le taux de rétention de ces talents au sein de l’entreprise.

Des employés ont été interrogés à travers le monde au cours de l'enquête EY 2021 Work Reimagined Employee. Plus de 54 % d’entre eux ont indiqué qu’ils pourraient envisager de quitter leur entreprise actuelle si cette dernière n'offrait pas une certaine forme de flexibilité (lieu et horaires de travail) après la pandémie.

Rentabilité accrue

Les digital workplaces aident les organisations à augmenter leur rentabilité, principalement de deux manières :

• Une digital workplace peut remplacer diverses applications et abonnements qu'une organisation paie inutilement.
  
  
• La digital workplace améliore l'accès et le partage des connaissances. Autrement dit, les employés économisent du temps dans la recherche d’informations pour se consacrer à leurs principales responsabilités et générer une valeur réelle pour l'organisation.

Comment choisir sa digital workplace ? (6 critères à prendre en considération)

Une digital workplace peut vous aider à créer un environnement de travail cohérent et engageant. Vous recherchez encore sans doute ces fonctionnalités supplémentaires qui vous convaincront que l'investissement en vaut la peine.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous voulez choisir un logiciel de digital workplace :

1. Personnalisation

Parmi les premiers logiciels intranet, certains n'offraient que les fonctionnalités les plus élémentaires, avec une apparence et une convivialité peu engageantes. Le fait de pouvoir personnaliser l'apparence de votre logiciel de digital workplace augmente les chances que vos employés acceptent de l’utiliser.

En plus d'une personnalisation de haut niveau, il serait peut-être intéressant qu’une plateforme permette aux utilisateurs de personnaliser leur interface.

Happeo permet par exemple aux employés de définir leurs propres préférences linguistiques et de configurer leur propre calendrier, pour voir uniquement les informations les plus pertinentes pour eux. Cela signifie un engagement plus élevé, ainsi que moins de distractions.

2. Fonctionnalités d'intégration

Une solution de digital workplace peut grandement améliorer l'expérience d'intégration des nouveaux employés.

Les administrateurs peuvent configurer des pages pour guider les nouveaux utilisateurs à travers les politiques, les processus, les contacts clés et d'autres informations importantes.

3. Fonctionnalités sociales

Vos employés surfent peut-être déjà sur les réseaux sociaux pendant la journée de travail. Ceci est encore plus vrai pour les travailleurs à distance en quête d’une interaction sociale.

Un intranet digital workplace offre le même type d'engagement. Les utilisateurs peuvent aimer, commenter et partager des éléments, ainsi que rechercher et se connecter avec d'autres employés de votre organisation.

4. Communication mobile

Les entreprises qui emploient des commerciaux sur le terrain ou d'autres travailleurs dont le travail implique des déplacements apprécieront une expérience mobile robuste.

Les applications mobiles iOS et Android de Happeo permettent aux travailleurs de rester facilement connectés, de voir les annonces importantes et de collaborer avec leurs pairs.

5. Analyses exploitables

Une digital workplace devrait vous fournir les données dont vous avez besoin pour mesurer l'engagement.

Avec Advanced Analytics d'Happeo, vous pouvez voir quels employés sont les plus engagés, quel contenu suscite le plus de conversations, et identifier vos principaux influenceurs sociaux. Grâce à cette information, vous pouvez continuer à affiner votre stratégie en vue d’améliorer l'expérience des employés.

6. Sécurité

Toutes vos communications et tous vos documents étant stockés dans une plateforme basée sur le cloud, il est naturel que votre DSI ou CIO digital workplace s’assure d’une protection contre tout accès non autorisé.

Happeo détient la certification ISO 27001, la norme de référence en matière de sécurité Internet. L'équipe Happeo surveille aussi la sécurité de la plateforme et gère toutes les mises à niveau de sécurité.