Un intranet est un site interne de votre entreprise, accessible uniquement à vos employés. Il contient bien plus que de simples informations ; vous pouvez accéder aux fichiers, organiser votre travail et collaborer avec des collègues, ainsi qu’être au courant des actualités de l’entreprise. Les intranets modernes intègrent des fonctionnalités sociales. Il est tout simplement un bureau numérique équipé avec tous les outils nécessaires.
Les plateformes intranet sont un moyen efficace pour les entreprises de stocker des connaissances, de connecter les employés, de rechercher et de stocker des fichiers, de partager des mises à jour concernant votre entreprise et de collaborer plus facilement au sein d’une équipe, ou d’un groupe, partout à travers le monde. La plupart des intranets sont utilisés pour accroitre l’engagement des employés, les rendant plus visibles à l’entreprise, ou tout simplement pour leur donner une voix pour s’exprimer.
Lorsque les intranets ont vu le jour et ont commencé à être couramment utilisés, ils ont principalement servi pour la communication de haut en bas ainsi que le stockage de fichiers. Les opinions négatives sur l’efficacité d’un intranet sont généralement associées à une communication unilatérale. De nos jours, les logiciels intranet se concentrent plus sur une communication bilatérale. Une approche descendante est nécessaire pour aligner les employés sur la vision et la mission de l’entreprise, où la communication ascendante est incontournable pour un véritable engagement des employés. Les meilleurs logiciels intranet permettent à la direction et aux employés de communiquer de manière organique, pour promouvoir la transparence d’information.
Qu’il soit basé sur le Cloud ou sur un site fixe, l’accès à un intranet signifie que vous pouvez dialoguer avec toute votre entreprise et collaborer avec vos collègues, à tout moment, et depuis n’importe où. En fonction de la sécurité de votre entreprise, cela signifie un accès 24 h/24 et 7/7 à l’environnement de travail numérique de votre entreprise - depuis votre bureau, votre maison ou dans un Starbucks.
L’agilité est le mot à la mode du nouveau siècle pour le succès des entreprises. S’adapter rapidement signifie agir vite, agir vite signifie communiquer rapidement, et communiquer rapidement signifie avoir un avantage. Le meilleur logiciel intranet rassemble et unifie votre entreprise, peu importe où elle se trouve. Les intranets permettent à chacun de communiquer, ce qui est nécessaire dans le cas de très grande entreprise — que ce soit le PDG ou le concierge. Il est possible d’y ajouter des intégrations d’autres applications d’entreprise les plus utilisées, une adoption rapide, une interface conviviale et sécurisée, et vous disposez d’une plateforme intranet gagnante pour une entreprise plus agile. Tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web et un accès Internet.
Votre plateforme intranet s’intègrera avec les solutions de partage de fichiers existantes (par exemple, Google Drive, Dropbox, OneDrive ou autres) ou disposera de son propre système de stockage.
Étant donné que vous stockez beaucoup d’informations sur votre intranet, la recherche est l’une des fonctionnalités les plus fréquemment utilisées dans un intranet. Les meilleurs intranets ne se contentent pas de rechercher des informations dans des pages ou des publications, mais également à trouver des noms de fichiers.
Lorsque vous avez une grande organisation, il peut être difficile de trouver la personne dont vous avez besoin. Presque toutes les plateformes intranet ont un répertoire de personnes — les plus utiles sont générées automatiquement. Vous pouvez y rechercher des personnes en filtrant le lieu, le titre du poste ou même l’ensemble des compétences, en fonction de votre solution intranet.
Un outil de création de pages est essentiel pour la communication statique, mais il peut faire beaucoup plus que simplement informer les membres d’un groupe. Automatisez votre parcours d’installation, hébergez les actifs de votre marque, créez des pages wiki ou configurez un site pour demander de l’assistance informatique.
Les systèmes intranet modernes vous permettent de travailler directement sur des documents fréquemment utilisés durant votre journée de travail. Plutôt que de créer un lien vers un fichier stocké dans le Cloud, le modifier directement sur la plateforme facilite la conversation et la collaboration pour se concentrer sur le plus important : le travail.
La plupart des intranets modernes proposent une application mobile vous permettant de rester connecté où que vous soyez. Aujourd’hui, le travail dépend de moins en moins de votre appareil ou du lieu. Une application mobile signifie simplement que les employés peuvent rester engagés, où qu’ils soient.
Les explications listées au-dessus sont les critères à prendre en comptes pour une utilisation optimale de votre solution intranet. Il n’est pas facile de réunir des effectifs dispersés à travers le monde, et il est essentiel de les fidéliser. Un sondage une fois par an ne fait aucun mal : vous avez besoin d’une solution évolutive pour permettre aux employés de faire part de leurs préoccupations et de les écouter. C’est ce qui est formidable avec un intranet : grâce à de puissantes fonctions d’analyse, vous serez en mesure de quantifier le sentiment qui entoure votre entreprise, une publication spécifique ou une campagne interne. En d’autres termes : cela mesure vraiment l’engagement des employés.
Il est le site Web privé de votre entreprise, réservé au personnel, et inaccessible au grand public via le Web. Imaginez un intranet comme le lieu où les employés se rencontrent, se connectent, travaillent sur des projets, dialoguent avec l’entreprise et se connaissent. Un intranet social introduit des fonctionnalités populaires des réseaux sociaux célèbres, destinées à améliorer la communication transversale.
Explication brève : L’internet est accessible au public. Un intranet est uniquement accessible aux membres de votre organisation.
La version légèrement plus longue : L’internet propose de nombreux outils SaaS (Software as a Service ou Logiciel en tant que service) pour atteindre vos objectifs commerciaux. Un intranet devrait fonctionner comme lieu de travail numérique qui les réunit tous.
Habituellement, la question est de savoir quelles sont les fonctionnalités qui différencient les logiciels en tant que solutions.
Même si certains outils SaaS et de collaboration s’intègrent à d’autres applications, vous vous retrouverez toujours, vous et vos employés, à vous connecter à dix plateformes différentes avant même le début de la journée. Les plateformes isolées créent des silos d’informations. Les outils SaaS ne communiquent pas entre eux. Vous devez donc basculer entre chaque solution, perdant du temps à rechercher des informations essentielles à vos tâches journalières. En fin de compte, vous perdez toute la productivité que ces solutions étaient censées apporter.
C’est là qu’intervient un logiciel intranet. La différence entre l’intranet et Internet réside dans le fait que le logiciel intranet décompose ces silos en intégrant les différents logiciels de productivités. Ainsi, vous ne disposez plus de dix connexions différentes qui ne fonctionnent pas ensemble, mais un seul système complet qui intègre toutes les parties fonctionnelles de votre lieu de travail numérique.
L’intranet n’est accessible qu’aux membres de votre organisation. Un extranet est une sous-catégorie avec une liberté partielle aux membres externes de votre organisation et permet de sélectionner le niveau d’autorisation et d’accès de ces personnes. Un extranet est utile si vous avez des revendeurs ou d’autres groupes partiellement impliqués dans le bon déroulement de votre entreprise.
Il existe de nombreuses études de cas Intranet par les entreprises. Nous allons donc vous mettre en relation avec quelques-uns : Randstad Sourceright, une société de recrutement qui utilise un intranet pour connecter son effectif mondial. Trimble Solutions utilise les leurs pour améliorer sa productivité. ZPG, la société derrière Zoopla et uSwitch, n’a jamais eu un centre d’information interne et de communication transversale. Aujourd’hui, l’organisation dispose d’un réseau central pour accéder à tout.