Guide pour comprendre et améliorer la communication interne au sein de votre entreprise

Apprenez comment les bénéfices d’une communication interne efficace aideront votre organisation et vos équipes, en le gardant connecté, engagé et motivé.

Introduction

La communication interne est le moteur de l’entreprise qui stimule la productivité, la collaboration, l’engagement du personnel, et même les revendications des employés. Cela dit, seulement si elle est correctement menée. À l’inverse, une stratégie de communication en place mal pensée (ou totalement absente) peut faire grand tors à votre entreprise. Une recherche a montré que 60 % des organisations ne possèdent aucune stratégie de communication à long terme en place. De plus, 91 % des employés déclarent que leurs responsables manquent de savoir-faire en communication et 72 % d’employés n’ont pas de vision claire de la stratégie de leur entreprise. Qu’il s’agisse d’opérations au jour le jour inefficaces ou improductives ou du manque de communication interdépartementale et de personnel désenchanté et déconnecté avec un fort taux de rotation, l’impact peut se faire ressentir à tous les niveaux. Lisez ci-dessous et apprenez-en davantage sur l’importance de la communication interne, comment l’améliorer et la mesurer au sein de votre organisation.

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Malheureusement, pour bon nombre d’entreprises, le fossé entre les bonnes pratiques en communication interne et la réalité est parfois profond. Néanmoins, nous comprenons qu'apporter des changements à votre stratégie de communication interne en existence, ou de créer une stratégie de communication interne à partir de zéro peut représenter un défi, surtout si vous n’avez pas de ligne directrice dès le départ. C’est justement pourquoi notre guide par étape va vous aider à élaborer une stratégie de communication interne et un plan d'action pour votre entreprise. Nous adresserons également la question des obstacles internes à la communication et fournirons des conseils afin de les surmonter.

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Qu’est-ce que la communication interne?

La communication interne (CI) au sein des entreprises définit la manière dont celles-ci interagissent avec leurs employés en apportant de la clarté aux objectifs de l’organisation afin d’œuvrer dans un but commun. Il est aussi présent pour créer partager une culture entreprise avec tous ses membres.. L’objectif global de la CI est d’exploiter une communication d’entreprise efficace destinée à tous les membres du personnel. 

Mais qu’est-ce que cela signifie exactement et en quoi l’équipe de communication interne est-elle responsable?

  • Élaborer avec la direction une stratégie de communication interne précise

  • Créer et diffuser les messages de l’entreprise de la part de la direction

  • Faciliter un dialogue au sein de l’entreprise sur les mises à jour et les dernières  nouvelles telles que l’annonce d’un événement, l’utilisation d’un nouveau logiciel ou une nouvelle politique

  • Planifier et écrire l’ensemble du contenu des objectifs de communication interne, y compris sur l’Intranet, la newsletter et les magazines

  • Encourager une culture d’entreprise

  • Communiquer avec les employés à l’interne par les réseaux sociaux

  • Prendre la responsabilité de la communication centrale dans la gestion de crise

  • Créer et développer des campagnes afin d’encourager la participation du personnel

  • Solliciter les avis du personnel concernant l’entreprise et implémenter des solutions

  • Implémenter des changements en relation avec la communication numérique

  • Prendre en compte les différences culturelles dans la communication interne

  • Gérer l’événementiel afin d’amener les employés à collaborer entre eux


En résumé, les responsabilités principales de l’équipe de communication peuvent se voir couvrir trois aspects :

  1. Alignement : créer des lignes de communication entre les employés et direction

  2. Voice : donner aux employés une voix et écouter leurs avis

  3. Involve : encourager la participation active des employés aux événements et aux formations

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Pour entrer dans les détails, cliquer le lien ici pour apprendre davantage sur les compétences en matière de communication interne.


L’histoire de la communication interne

C’est par le magazine d’entreprise que le concept de communication interne a véritablement commencé à se forger. En fait, l’Institute for Internal Communications au Royaume-Uni s’est d’abord appelé le British Association of Industrial Editors, portant l’emphase sur l’importance des newsletters à l’interne. Il existe même des traces de journaux internes créés et rédigés par des employés datant des années 1840.

Group 2Dr. Kevin Ruck définit trois grandes phases dans l’évolution de la communication interne :

Publication: la pratique est dominée par les éditeurs industriels entre les années 1840 et 1970 qui ont publié des journaux et des magazines pour rapporter des nouvelles centrées sur la direction. Dr Ruck qualifie cela d’une gestion de type « commande et contrôle ».

Processus et persuasion :  le domaine de la pratique s’étend dans les années 1980 et 90 au fur et à mesure qu’un plus grand nombre de canaux sont devenus disponibles et que la planification et l’évaluation ont grandi en importance. Il y a également un plus grand accent mis sur la persuasion de la part des spécialistes de la communication interne. Ceci prend tout son sens si on se souvient de ces années dominées par des mouvements sociaux et des changements, surtout avec les débuts de l’économie numérique au sein des entreprises.

Participation et professionnalisme : la pratique de la communication interne au XXIème   siècle continue à s’élargir au fur et à mesure que la technologie transforme la façon dont nous communiquons. On se tourne de plus en plus vers les employés à qui on donne les moyens de s’exprimer et ceci devient une priorité. Désormais, les experts de la communication interne peuvent accéder à des qualifications spécialisées. Le premier manuel traitant de la communication interne a été publié en 1942, Sharing Information With Employees (Partager l’information avec les employés) d’Alexandre Heron, qui prit en compte les influences sociétales et culturelles sur les employés et les entreprises et définit une nouvelle façon de mener une entreprise. Mais celles-ci ne sont pas vraiment à l’écoute, et pendant la grande majorité des années 40, 50, 60 et 70, elles se concentrent sur un style de communication verticale et didactique. Les choses ont changé dans les années 80 lorsque le monde de la publicité a infiltré les nouveaux domaines de l’entreprise.

L’employé a commencé à prendre plus de place dans les années 90 quand l'engagement du personnel a émergé au sein d'une meilleure pratique en communication interne, avec un fort encouragement du personnel à s’exprimer physiquement, cognitivement et émotionnellement au travail. L’idéal visé consistait à lier l’estime des employés à la nature de leur travail et pour qui ils travaillaient. Néanmoins, les nombreuses couches de management intermédiaires diluèrent le message. 

Le nouvel millénium a apporté avec lui une nouvelle technologie et de nouveaux moyens d’atteindre le public, et cela s’est bien entendu infiltré au sein des pratiques de com interne. Le concept de proposition de valeur de l'employé (EVP) a également émergé, et la CI a travaillé main dans la main avec les RH afin de créer de la valeur et d’attirer les meilleurs talents. 

Aujourd’hui, il s’agit de « conversation interne » plutôt que de communication dans le domaine des pratiques de com interne : les bonnes entreprises reconnaissent le besoin de prendre l’avis du personnel très au sérieux.

L’importance de la communication interne

Une communication interne robuste constitue le fondement de n’importe quelle entreprise saine, ce qui est pourquoi il est tellement important de l’incorporer dans votre stratégie d’entreprise globale. Voici pourquoi la communication est importante :

  • Les employés sont tenus informés
  • Important pour l’engagement du personnel
  • Établit une culture d’entreprise
  • Fournit de la clarté
  • Encourage les avis et la discussion
  • L’entreprise reste compétitive

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Une enquête de Papirfly apporte d’importantes conclusions sur l’importance de la communication interne. Jusqu’à 60 % des organisations ne possèdent pas de stratégie à long terme pour leur communication interne. 21 % des professionnels de la communication interne n’utilisent aucun niveau de planning professionnel pour la communication interne. Seuls 54 % des communicants internes déclarent que les objectifs de communication sont recherchés, mesurés et évalués. 

La communication interne tient les employés informés

Les employés souhaitent être tenus au courant des dernières nouvelles concernant leur entreprise, un rapport Bambu montre une majorité écrasante (79,8 % des personnes interrogées) ont déclaré qu'ils souhaitaient être tenus au fait, et la communication interne est un excellent moyen d’y parvenir. 

Ceci établit également de la transparence au sein de l’entreprise, ce qui renforcera aussi votre équipe. Par exemple, dans la même enquête, la majorité des employés ont déclaré que de connaître les dernières nouvelles concernant leur entreprise les aiderait à mieux travailler (66 %) et même à entretenir de meilleures relations avec les autres employés (66 %).

La communication interne est importante pour l’engagement du personnel

  • 70,1 % des employés disent ne pas être très engagés auprès de leur travail, et un manque d’engagement affecte la motivation et les taux de productivité, et pourrait finalement mener à un cercle vicieux. Malheureusement, une des principales raisons pourrait être due à une communication interne défaillante.

  • 44 % des employés disent qu’une mauvaise communication interne a eu pour conséquence des délais ou l’échec de projets

  • 18 % des employés ont causé la perte d’une vente dû à un manque d’information

  • 55 % des employés disent qu’une mauvaise communication interne les ont amenés à passer plus de temps que nécessaire sur des tâches

 

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Mais en implémentant de meilleures pratiques de communication interne, vous facilitez l’engagement des employés, et des employés engagés sont ceux qui encourageront l’entreprise à aller de l’avant.

La communication interne établit une culture d’entreprise

Implémenter un grand plan de communication interne est le moyen qui garantira la naissance d’une culture d’entreprise dynamique. Pourquoi ? Chaque annonce, article de blog ou message communiqué au personnel influence la façon dont les employés interpréteront les valeurs de votre entreprise et les convictions de celle-ci.

Mais pourquoi la culture d’entreprise compte-t-elle autant ? Les statistiques montrent qu’une culture sur le lieu de travail a un impact considérable sur leur environnement et les niveaux d’engagement vis-à-vis du travail, augmentant ainsi le taux de rétention. Une enquête Gallup montre que les employés engagés sont 59 % moins enclins à rechercher un emploi dans une autre entreprise dans les 12 mois suivants.

La communication interne fournit de la clarté

Une stratégie de communication interne robuste fournit des objectifs clairs au personnel quant à ce qu’on attend d’eux et les informe très simplement sur l’importance de l’actualité de l’entreprise. 

  • 34, 7 % des employés ont déclaré que la stratégie de CI de leur organisation ne fonctionnait pas car les nouvelles importantes n’étaient pas clairement annoncées.

  • IMB dit que 72 % des employés ne possèdent pas une totale compréhension de la stratégie de l’entreprise.

  • Gallup a trouvé que 74 % des employés ont l'impression de rater d’importantes informations telles que l’actualité de l’entreprise.

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Une stratégie de CI claire empêche également le risque d’une déconnexion possible entre les employés et la clientèle, et améliore le service après-vente.

 

La communication interne encourage les avis et la discussion

Une des principales raisons qui explique pourquoi la communication interne est si importante est que si elle est menée de manière efficace, elle peut faciliter les retours, la discussion et le débat. Ceci peut se révéler être une excellente façon pour l’entreprise de s’améliorer et d’éviter de refaire les mêmes erreurs dans le futur.

La communication interne aide les entreprises à rester compétitives

Apporter des modifications constantes à votre communication interne est vital si l’on veut rester compétitif et retenir les meilleurs. Ceci est devenu encore plus pertinent à l’heure actuelle, maintenant que la sécurité de l’emploi est une chose du passé, signifiant que les entreprises ont besoin de travailler encore plus intensément pour rester dans la course.

Défis de la communication interne

Une excellente communication interne peut aider à créer une force de travail plus productive et plus motivée, mais ceci ne va pas sans difficulté. Mais quels sont les défis principaux auxquels la communication interne doit faire face aujourd’hui ? 

  • Une stratégie dépassée
  • Le fossé générationnel
  • Un manque d’information
  • Aucun contrôle des paramètres clés
  • Négliger la prise en compte des travailleurs en télétravail
  • Les limitations budgétaires
  • La communication à sens unique
  • Absence de communication interdépartementale
  • La réputation de la communication interne
  • Les barrières culturelles

 

Défi 1 : Une Stratégie dépassé

Le courriel reste le canal numéro un de la communication interne pour bon nombre d’entreprises, malgré l’énorme variété d’appli de com et d’outils de communication interne qui peuvent être utilisés pour des flux de travail bien plus efficaces. 29 % des employés disent que leurs outils de communication interne actuels ne sont pas efficaces, avec 60 % déclarant que les moyens de communication interne sont difficiles d'accès, les deux pouvant mener à un certain nombre de blocages.

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Par exemple, une enquête par Danwood Group montre que de reprendre là où on en était après une interruption par e-mail prend environ 64 secondes. Quand on considère que nous recevons environ 78 emails par jour, - et que 30 % en moyenne seulement sont importants, cela signifie quotidiennement un temps perdu considérable.

Défi 2 : Le fossé générationnel

Négliger de prendre en compte les différents moyens de communiquer parmi les générations pourrait constituer un handicap à une communication interne efficace. Par exemple, les milléniums et la génération Z tendent plutôt vers les messageries instantanées et les textos pour leurs principales méthodes de communication, ayant grandi durant la révolution numérique. Tandis que les boomers préfèrent en général les méthodes traditionnelles de communication telles que les appels téléphoniques, les e-mails et le face-à-face. Ces préférences ont besoin d’être prises en compte au sein d’une force de travail multigénérationnelle.

Défi 3 : Le manque d’information

Une étude McKinsey montre que seulement 3 % du personnel dit avoir assez d'information au sujet de leur organisation, département ou industrie. 72 % des employés déclarent également qu'ils n'ont pas une totale connaissance de la communication interne de leur entreprise dans sa globalité. Ceci constitue un gros handicap pour la communication interne.

À quelles inquiétudes les employés sont-ils sujets en général quand il y a un manque d’information au sein de la communication interne ? En fait, un manque de communication interne peut mener les employés à se préoccuper et à discuter jusqu’à 2 heures par jour. Le plus gros souci des employés est la baisse des salaires (33 % des employés), suivi par la perte d’emploi (30 % des employés).

Les conséquences peuvent être très variées. Une enquête sur les lieux de travail par Smarp a montré le résultat d'une mauvaise communication interne peut se manifester ainsi :

 

  • 52 % des employés ont dit faire l’expérience de plus forts niveaux de stress

  • 44 % des employés n’ont pas terminé leurs projets

  • 31 % d’employés ont manqué leurs objectifs de  performance

  • 20 % des employés ont trouvé qu’il y avait des obstacles à l’innovation

Si un manque d’information continue sur le long terme, cela peut mener les employés à quitter la firme pour de bon, pour un coût élevé. Il coûte une entreprise en général 150 % de leurs salaires annuels pour les remplacer.

Défi 4 : Aucun contrôle des paramètres clés 

Failing to track internal communication metrics is a major roadblock for a company’s ability to measure success. A recent study showed that approximately 19 % des communicants internes n'exerce aucun contrôle sur les paramètres clés

Et même parmi ceux qui le font, il subsiste un doute sur les paramètres utilisés. Juste 22% déclarent dans un rapport qu’ils étaient sûrs de mesurer les bons paramètres afin d’améliorer les communications internes, ce qui laisse une très large place aux améliorations à apporter.

Défi 5 : Négliger la prise en compte des travailleurs à distance

66 % des entreprises autorisent maintenant les possibilités du télétravail, mais négliger d’incorporer les travailleurs en télétravail dans leur communication interne, ou ne pas savoir comment, est un gros problème pour nombre d’entreprises et pourrait avoir un impact négatif sur les niveaux d’engagement.

Lorsqu’il s’agit de la relation entre les stratégies de communication interne et les travailleurs en télétravail:

  • 63 % des employés en télétravail ont dit avoir toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler

  • 36 % des employés en télétravail ont dit que leur supérieur hiérarchique représente une source d’information fiable

  • 27 % des employés en télétravail ont dit ne pas avoir assez d’information sur leur entreprise

    Défi 6 : Les limitations budgétaires 

Les limitations budgétaires peuvent souvent poser des difficultés pour les équipes de communication interne, impactant leur capacité à implémenter de nouveaux outils ou logiciels de communication à large échelle. Ceci est presque toujours dû au fait d’avoir négligé d’aligner la stratégie de communication interne de leur entreprise aux grands objectifs de celle-ci.

Défi 7 : La communication à sens unique

Une communication interne robuste marche dans les deux sens : écouter est tout aussi important que de communiquer des informations aux employés. Les statistiques montrent que le personnel qui se sent écouté par sa direction est:

  • 21 fois plus enclin à être engagé dans son travail
  • 5 fois plus enclin à manifester un fort niveau d’enthousiasme pour son travail

 

Défi 8 : Absence de communication interdépartementale

Afin qu’une entreprise reste dynamique, la communication interne a besoin de se manifester à un niveau interdépartemental. Malgré ça, plus de la moitié disent que leurs forces de travail travaillent en silo, et que 40 % disent que leurs départements suivent leurs propres politiques.

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Défi 9 : La réputation de la communication interne

La réputation de l’industrie de la communication interne comme étant non-stratégique est parfois néfaste. Cette réputation peut signifier que le spécialiste en communication interne doit passer par des responsables intermédiaires afin d’influencer l’industrie. Sans ligne directe à la direction, la tâche est rendue beaucoup plus difficile.

Défi 10 : Les barrières culturelles

Les barrières culturelles peuvent poser problème pour les spécialistes de la communication interne, même si vous ne travaillez pas à l’international, le monde dans lequel nous vivons est global, et il est très probable qu’un seul lieu de travail abrite des cultures multiples.

Négliger la localisation de la communication et de considérer les nuances culturelles quand il est nécessaire peut être avoir des effets néfastes. Cela peut être la différence entre un employé prenant les bonnes décisions, ou non.

Comment améliorer la communication interne ?

Nous avons débattu de l’importance de la communication interne, et des obstacles potentiels, mais comment surmonter ces défis ? Regardons quelques-unes des meilleures pratiques en communication interne pour une force de travail productive et engagée, et les méthodes que vous pouvez utiliser pour une communication interne efficace.

  • Mettez à jour vos méthodes de communication
  • Les avis et les évaluations régulières sont clés
  • Dialoguer avec une force de travail multigénérationnelle
  • Favorisez la transparence
  • Concentrez-vous sur la communication interculturelle
  • Soulignez les succès

Conseil 1 : Mettez à jour vos méthodes de communication

Donnez la priorité à la mise à jour de vos méthodes de communication qui facilitent la collaboration et le partage de document et dossiers, sans le besoin d’aller et retour par e-mails.

Mais gardez à l’esprit que selon le message que vous voulez faire passer, il existe des outils ou des canaux de communication qui seront mieux adaptés que d’autres. Par exemple :

  • les opportunités d’embauche pourraient être mieux communiqués sur les réseaux sociaux
  • les outils de chats sont mieux adaptés pour les messages instantanés ou pour le partage rapide de documents internes
  • les logiciels du cloud sont mieux adaptés pour le partage de dossier

Une approche multicanale avec un système intégré est la meilleure stratégie de communication interne.

Mettre à jour votre utilisation d'outils sociaux a été souligné comme une très bonne façon de stimuler les connections inter équipe. Une étude McKinsey sur l'utilisation des outils et des plateformes de communication sociales montre que 80 % d'employés qui possèdent des outils sociaux au travail communiquent régulièrement avec d'autres au sein de leur équipe. En comparaison, seul 65 % du personnel sans outils sociaux le font.

Conseil 2 : Les avis et les évaluations régulières sont clés

Les avis et les évaluations régulières de votre communication interne provenant de vos employés devraient être incorporés dans le flux de travail pour une CI à performance optimale et pour améliorer la satisfaction globale des employés. Ceci pourrait prendre la forme d’entrevues en face-à-face, de discussions de groupe ou d’enquêtes anonymes en ligne. Les questions des enquêtes de satisfaction pourraient comprendre :

  • Quels domaines peut-on améliorer dans notre communication interne ?
  • Quels sont les défis de la communication interne au quotidien pour vous ?
  • Pensez-vous que notre communication interne est assez transparente ?
  • Communique-t’on bien au niveau interne ?
  • Quels outils de communication interne aimez-vous/n’aimez-vous pas utiliser ?

Conseil 3 : Connecter des employés de différentes générations

Les préférences de moyens de communication varient entre les générations, et lorsque le paysage de la force de travail est si dynamique, il n’existe tout simplement aucun autre moyen que d’étudier la façon de dialoguer du mieux possible avec toutes les générations d’une manière efficace, et de l’incorporer dans votre stratégie de communication interne. Cela signifie peut-être d’utiliser une variété d’outils de communication interne par exemple.

Conseil 4 : Favoriser la transparence

65 % des employés disent que la communication interne n'est pas assez complète.

Assurez-vous de briser les silos d’information au sein de la communication interne de votre entreprise.

Un manque de transparence impactera le moral des employés et leur niveau d’engagement avec votre entreprise.

Conseil 5 : Concentrez-vous sur la communication interculturelle

Au sein d’une force de travail internationale, prendre en compte les particularités culturelles en communication interne est vital, afin de garantir que le message désiré soit livré en bonne et due forme.

Essayez d’incorporer la localisation et la transcréation, afin que les messages soient globalement traduits dans leur contexte local. Où les multinationales sont capables de gérer cette ressource, il est important de penser à des spécialistes en communication interne régionaux pour vous aider dans ce domaine, ou de faire appel à des personnalités locales afin d’aider à faire passer le message global au travers des canaux de communication interne spécialisés. 

Apprenez-en davantage : ces 7 spécialistes en communication interne qui influencent le monde non-anglophone.

Conseil 6 : Soulignez les succès

Si vous souhaitez construire une culture d’entreprise solide, votre communication interne devrait alors porter une attention toute spéciale à célébrer la réussite de vos employés. Si le personnel se sent valorisé pour leurs contributions, ceci aura des conséquences positives pour les motiver à travailler encore plus pour votre entreprise.

7 étapes pour une stratégie de communication interne réussie

Si vous cherchez à réorganiser votre stratégie de communication interne existante, rien que d’y penser peut vous faire peur : par où commencer ?

Jetez un coup d’œil sur notre liste d’idées en communication interne. Suivez tout simplement notre stratégie en 7 étapes ci-dessous afin de mettre en place un plan de communication interne réussi qui portera ses fruits :

  1. Réévaluez votre stratégie existante
  2. Identifiez les paramètres les plus importants
  3. Définissez une stratégie claire à chaque objectif
  4. Fixez un calendrier réaliste
  5. Recherchez et segmentez votre audience
  6. Définissez le « pourquoi »
  7. Un alignement avec la stratégie de l’entreprise est essentiel

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Étape 1 : réévaluez votre stratégie existante 

Avant de développer un nouveau plan de communication interne, vous devriez commencer par regarder le plan déjà en place afin de déterminer ce que votre stratégie devrait comprendre. Les questions à considérer sont les suivantes :

  • Quel est la situation exacte de votre stratégie de CI ?
  • Quels sont les meilleurs et les pires aspects de votre stratégie de CI ?
  • Qui pourrait être ajouté à la stratégie de CI afin de l’améliorer ?
  • Vers quoi voulez-vous aller avec votre stratégie de CI ?
  • Comment atteindrez-vous vos objectifs de CI ?
  • De quelles ressources allez-vous avoir besoin ?
  • Quel est votre calendrier pour atteindre les objectifs de votre stratégie ?
  • Devriez-vous ajouter ou soustraire des membres de votre équipe de CI ?

 

Étape 2 : Identifiez les paramètres les plus importants

Pour qu’une stratégie de communication interne réussisse, vous aurez besoin de connaître vos paramètres les plus importants. Ce faisant, vous pourrez analyser quels domaines de CI au sein de votre organisation requiert votre attention, ou ce qui peut être défini en tant qu’objectifs de communication interne.

Les paramètres que nous vous conseillons d’observer sont :

  • Références d’employés : combien en recevez-vous actuellement et comment améliorer la situation ?

  • Gestion de projet : existe-t-il des domaines qui présentent des problèmes constants ?

  • Engagement du personnel : est-ce que les employés lisent, commentent ou engagent des discussions de manière fréquente sur les contenus internes ? Est-ce que les employés se sentent écoutés ou partagent-ils les valeurs de l’entreprise ?

  • Réseaux sociaux: à quelle fréquence les employés partagent-ils votre contenu, participant ainsi à la notoriété de la marque ?


Étape 3 : définissez une stratégie claire à chaque objectif

Que vous ayez un seul objectif de communication interne global ou un certain nombre d’entre eux, assurez-vous d’établir une stratégie claire et définir comment ceux-ci peuvent être atteints. Il s’agira peut-être aussi de nommer les outils de communication interne que vous utiliserez afin de réussir à atteindre l’objectif souhaité.

Étape 4 : établissez une calendrier réaliste

60 % des entreprises ne possèdent pas de stratégie de communication interne à long terme, mais asseoir des prévisions, et concevoir un calendrier réaliste sont des aspects importants d’une stratégie de communication interne efficace. Ce faisant, prenez garde à définir les rôles et les responsabilités clairement dès le départ, y compris ce qui doit être fait, qui doit le faire, et qui a besoin de l’approuver.

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Étape 5 : recherchez et segmentez votre audience

Les audiences forment également un élément clé de la stratégie. Les « employés » ne constituent pas une une audience ciblée, pensez plutôt rôles, lieus, et où ils en sont dans le cycle de leur vie d’employé. Une segmentation est nécessaire avant de commencer de communiquer, et un recensement des acteurs peut aussi être un exercice important pour votre stratégie.

Étape 6 : définissez le « pourquoi »

Lors de la conception de la stratégie de communication interne, il est important d’identifier l’objet avec lequel vous souhaitez vos employés s’engagent, et aussi définir la raison pour laquelle ils devraient. Essayez de penser aux questions suivantes :

  • De quelle information souhaitez-vous que votre audience prenne connaissance pour qu’ils puissent implémenter un changement ou une action ?
  • Quel est le but ultime, quelle décision souhaitez-vous que vos employés prennent ?
  • Qu’ont-ils besoin de ressentir pour qu’ils implémentent le changement ou l’action désirée ?
  • Les employés ont besoin d’une raison et d’une vision claire pour s’engager totalement avec la tâche et pour comprendre pourquoi leur participation a de la valeur afin que l’entreprise réalise ses objectifs.


Étape 7 : un alignement avec la stratégie de l’entreprise est essentiel

Un aspect clé de n’importe quelle stratégie de communication interne est de s’assurer qu’elle s’aligne avec les valeurs et les objectifs fondamentaux de l’entreprise. Quelle que soit la stratégie de communication interne, elle doit s’aligner aux objectifs de l’entreprise définis par la direction pour être prise au sérieux en tant que stimulateur de croissance. 

Assurez-vous de parler un langage de leadership et de comprendre ce qui compte le plus pour eux. Faites le lien avec leurs objectifs, ils ne liront pas vos articles sur l’intranet à moins que cela conduise à un plus de productivité et de profit.

Les logiciel de communication interne adéquat

Qu’il s’agisse d’ intranets, de plateformes de messagerie, d’outils de vidéo conférence ou d’outils de gestion de projet : utiliser les bons outils de communication interne permet de faciliter une stratégie de communication robuste au sein d’une entreprise, améliorer l’engagement du personnel et l’efficacité globale. Mais une formule universelle n’existe pas lorsqu’il s’agit de s’en servir, certains outils peuvent mieux convenir à votre entreprise que d’autres. 

Néanmoins, avec tant d’options à votre disposition, comment savoir quels sont les meilleurs outils à utiliser ? Jetez un coup d’œil à notre liste ci-dessous :


Logiciel #1 : outils de chat

La communication interne est surtout destinée à faciliter la collaboration ouverte et le partage d’idée et les outils de chat comme Slack, HipChat, Chanty le permettent aux employés, soit en mode privé ou social. Les outils de chat permettent également les fonctionnalités de chat en direct, les chats vidéo et une intégration fluide avec les outils populaires.

LES MEILLEURS OUTILS DE CHAT

  • Slack
  • HipChat
  • Chanty

LES AVANTAGES DES OUTILS DE CHAT

  • Collaboration accrue
  • Facilite le partage de connaissance
  • Chat en temps réel
  • Facilité d’utilisation
  • Intégration avec les outils populaires
  • Trace écrite des conversations

LES INCONVÉNIENTS DES OUTILS DE CHAT

  • Peuvent mener à une communication en silo entre les équipes
  • N’ont pas l’accès aux documents de la base de données de l’entreprise
  • De trop nombreux chats en simultané peuvent être déconcentrants
  • Médiocre taux de participation du personnel
  • Logiciel #2 : les outils de vidéo conférence

Les outils de vidéo conférence comme Google Meet, Zoom et BlueJeans sont devenus une nécessité pour de nombreuses entreprises à travers le monde, grâce à la montée sans précédent du télétravail. Quand ils sont utilisés correctement, un logiciel de vidéo conférence peut avoir un impact positif sur la productivité et l’engagement, et aussi permettre aux travailleurs en télétravail de se sentir plus connectés.

LES MEILLEURS OUTILS DE VIDÉO CONFÉRENCE


LES AVANTAGES DES OUTILS DE VIDÉO CONFÉRENCE

  • Augmente la productivité
  • Améliore la productivité
  • Améliore l’engagement
  • Participation élevée

LES INCONVÉNIENTS DES OUTILS DE VIDÉO CONFÉRENCE

  • Manque de fiabilité due à la lenteur des connexions Internet
  • Si utilisées trop fréquemment, peut diminuer l’engagement
  • Peuvent paraître impersonnel au sein d’une conférence ou d’un webinaire à large participation


Logiciel #2 : outils de collaboration et de gestion d’équipe

Les outils de collaboration et de gestion d’équipe populaires tels que Trello, Asana et Google Docs permettent aux équipes de collaborer avec aisance, en autorisant de multiples utilisateurs de concevoir et de gérer divers projets et tâches sans problème. Et cela grâce aux fonctionnalités de partage de dossiers, d’accès aux documents importants,  d’insertion de notes et également d’historique des changements. De tels outils rendent les flux de travail efficaces plus faciles à implémenter.

LES MEILLEURS OUTILS DE COLLABORATION ET DE GESTION D’ÉQUIPE


LES AVANTAGES DES OUTILS DE COLLABORATION ET DE GESTION D’ÉQUIPE

  • Participent à l’efficacité des flux de travail
  • Meilleure organisation des projets
  • Permettent la collaboration
  • Autorisent de multiples utilisateurs à travailler sur le même document en simultané
  • Projets sauvegardés au même endroit
  • Simples à utiliser

LES INCONVÉNIENTS DES OUTILS DE COLLABORATION ET DE GESTION D’ÉQUIPE

  • Capacités d’intégration limitées
  • Difficultés pour ajouter des commentaires sur les outils de projet de gestion
  • Les risques à la sécurité doivent être pris en compte


Logiciel #3: logiciel d'Intranet

Les logiciels Intranets fonctionnent comme des lieux de travail numériques tout-en-un qui facilite une meilleure collaboration entre les équipes. Mais quels sont les différents types de logiciel d’Intranet pour la communication Intranet ?

Intranet traditionnel (Intranet 1.0)

Un Intranet traditionnel incorpore les fonctionnalités auxquelles vous êtes habitué au sein d’un logiciel Intranet standard, tel qu’un déroulé des communications sur les dernières nouvelles et mises à jour, aussi bien que l’accès à d’importants documents de l’entreprise.

LES AVANTAGES D’UN INTRANET TRADITIONNEL

  • Accès à d’importants documents de l’entreprise
  • On peut consulter les dernières nouvelles et mises à jour

LES INCONVÉNIENTS D’UN INTRANET TRADITIONNEL

  • Manque d’opportunité pour accroître la base de connaissance du personnel
  • Partage statique des informations
  • Les employés ne sont pas activement engagés

Intranet social (Intranet 2.0)

Un Intranet social est plus qu’une simple plateforme de publication sur ordinateur. En tant que canal de communication interne, il permet les discussions et les communications dans les deux sens, la collaboration sur des projets, et une productivité rationalisée. Où un Intranet social devient vraiment utile et pas simplement propagateur de nouvelles, c’est lorsqu’il devient la source suprême pour tout ce qui est processus internes et questions.

LES AVANTAGES D’UN INTRANET SOCIAL

  • Meilleure productivité
  • Communication horizontale améliorée
  • Facilite le partage des connaissances
  • Participe à la création d’une culture de travail
  • Accroît la collaboration
  • Réduit l’accumulation d’e-mails
  • Des employés engagés

LES INCONVÉNIENTS DE L’INTRANET SOCIAL

  • Demande un changement de culture de travail
  • Moins d’interaction en face-à-face

Logiciel #4 : réseaux sociaux d’entreprise (ESN)

Les ESN sont les versions entreprise de sites de réseaux sociaux populaires tels que Facebook et Twitter, avec les ESN les plus utilisés étant Workplace par Facebook ou Yammer. Chaque employé.e possède son propre profil ESN, et ces ESN peuvent se montrer particulièrement utiles en ce qui concerne les opportunités pour le networking et les messageries instantanées.

LES MEILLEURS ESN

  • Workplace
  • Yammer

LES AVANTAGES D’UN ESN

  • De grandes capacités en messagerie instantanée
  • Bon pour une culture de travail robuste
  • Communication sociale simple
  • Facilite la collaboration

LES INCONVÉNIENTS D’UN ESN

  • Manque d’accès aux documents d’entreprise
  • Peut déconcentrer

Objectifs de la communication interne

Décider d’objectifs réalistes clairement définis, c’est la pierre d’angle de n’importe quel plan de communication interne.

Pour quelle raison ? Si vous et votre équipe de communication interne n’ont pas une idée claire sur ce que vous visez exactement (aussi, quel est leur rôle individuel pour produire ces résultats), alors comment allez-vous réussir à atteindre vos objectifs ? Sans définir des objectifs de communication interne mesurables, vous risquez que d’importantes informations ne soient pas clairement communiquées par la direction aux employés, et ceci pourrait avoir des conséquences néfastes pour les résultats de votre entreprise. 

Mais par où commencer si l’on souhaite définir des objectifs mesurables ? Suivez ces 3 étapes avant de définir vos objectifs :

  • Planifiez avec votre équipe de communication interne
  • Incorporez les avis de vos employés
  • Définissez des objectifs intelligents

Objectif 1 : Planifiez avec votre équipe de communication interne

Pour commencer, nous recommandons de discuter avec votre équipe de CI des questions suivantes :

  • Quel est l’objectif principal que vous souhaitez que votre stratégie de communication interne atteigne pour votre entreprise ?

  • Quels domaines de votre stratégie fonctionnent déjà bien, et lesquels ne fonctionnent pas ?

  • Comment pouvez-vous apporter des améliorations aux lacunes de votre stratégie de communication interne ?

  • Quand souhaitez-vous réaliser cet objectif ?

  • Possédez-vous les outils, les plateformes et les budgets pour implémenter la stratégie en question ?

Objectif 2 : Incorporez les avis de vos employés

Comme nous l’avons déjà souligné, obtenir les avis de vos employés est aussi un élément vital d’une stratégie de communication efficace. L’une des raisons les plus importantes est que cela peut être une excellente façon de déterminer de futurs objectifs. Concrètement, cela signifie que vous avez besoin de prendre en compte et d’incorporer les avis des employés que vous recevez. En effet, il ne sert pas à grand-chose de conduire des questionnaires de satisfaction avec les employés si vous ne les utilisez pas à bon escient.

Objectif 3 : Définissez des objectifs intelligents

Votre stratégie de communication interne devrait comprendre des objectifs INTELLIGENTS, de type spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et daté dans le temps.

Il ne sert à rien de dire que vous souhaitez d’ « accroître l’engagement des employés » :  qu’est-ce qu’ « accroître » signifie exactement ? Comment saurez-vous s’il s’est accru, comment le mesurer ? Une fois que vous avez spécifié précisément de combien vous souhaitez l’accroître et avez défini un objectif, assurez-vous que cet objectif est réaliste et réalisable, car il vaut mieux viser modestement et élargir son objectif à partir de là. Et finalement, fixez-vous un délai autrement vous ne saurez jamais si vous avez réalisé votre objectif stratégique.

Comment mesurer la communication interne ?

Mesurer le succès de votre stratégie de communication interne est essentiel, autrement, vous n’avez aucun moyen de savoir si vous avez atteint les résultats souhaités. En analysant vos paramètres de base, vous serez capable de déterminer des domaines d’amélioration actionnables et à partir de ces prévisions, prendre les décisions nécessaires afin d’atteindre vos objectifs de communication interne.

QUELS SONT LES MOYENS LES PLUS EFFICACES DE MESURER LA COMMUNICATION INTERNE ?

  • Google Analytics peut vous aider à contrôler ce qui fonctionne au sein de votre communication interne, et quel contenu est lu.

  • Les outils de chat tels que Slack aident à encourager le dialogue concernant votre stratégie de communication interne, ceci peut comprendre un canal pour des questions auxquelles la direction peut répondre.

  • Un Intranet G Suite peut se synchroniser avec ces deux outils afin que vous puissiez facilement contrôler et mesurer la communication interne en un seul endroit.

    Mais quelles mesures devez-vous observer pour déterminer le succès de votre stratégie? Nous recommandons que vous suiviez les conseils suivants comme départ pour jauger l’efficacité de votre CI :

  • L'engagement du personnel — tel que les réponses aux questionnaires de satisfaction ou aux taux de recommandation du personnel  (eNPS)

  • Les taux de clic liés à vos communications : indiquant que vos communications sont lues.

  • Les Réponses et avis : le dialogue et la conversation qui se poursuit au sein de votre canal.

  • Le taux de rotation du personnel : une communication médiocre peut déboucher sur une culture médiocre. Alors que la CI n’est pas entièrement responsable pour le phénomène de rotation elle peut exercer un impact en contribuant à ralentir la tendance.

Conclusion

Comme nous l’avons expliqué dans ce guide, la communication interne est inextricablement liée à l’engagement du personnel, et un personnel engagé a une passion pour son travail et s’y rend quotidiennement en y trouvant de bonnes raisons de le faire. Ceci peut également avoir un impact direct sur le profit, ce qui rend l’importance de la communication interne encore plus évidente. 

Mesurer l’impact de la communication interne est clé pour agir plus stratégiquement, mais déterminer les moyens et les paramètres à mesurer peut se révéler être une décision difficile à prendre. En fait, ceci sera impacté par les outils dont vous disposerez, et ce que seront vos résultats stratégiques.

 

July 22, 2021

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