13 avantages et inconvénients des intranets en 2023

Éplucher toutes les informations disponibles sur les dernières actualités et les meilleurs logiciels intranet peut être assez fastidieux.

Au point que ces informations risquent de devenir plus déroutantes que réellement utiles pour vous. Toutes les options, questions, évaluations et informations disponibles ont tendance à compliquer la réponse à une question, à savoir si votre société est prête ou non à utiliser un portail intranet.

Quels sont les avantages et inconvénients d’un logiciel intranet?

Qu’est-ce qu’un portail intranet ? Ce sont des logiciels qui proposent des fonctionnalités très utiles permettant aux sociétés de gagner en productivité. Mais si les intranets présentent de nombreux avantages, certains de leurs inconvénients limitent leur attrait pour certaines organisations. Dans cet article, nous allons détailler certains des avantages et des inconvénients potentiels des intranets, pour que vous soyez en mesure de déterminer s’ils représentent la bonne solution pour votre entreprise.

Les avantages des portails intranets

Avantage Nº1 - Amélioration de la productivité et de l’engagement des employés

L’utilisation d’un intranet au travail présente plusieurs avantages, aussi bien pour les employés que pour les managers. L’un des plus importants est qu’ils permettent une hausse de la productivité et de l’engagement des employés. L’implémentation d’un portail intranet pour employés est une façon d’unifier vos collaborateurs et de les inviter à s’exprimer dans un espace dans lequel leur voix sera entendue et leur opinion prise en compte. Une étude menée par Gallup a démontré que 65% des employés ne sont pas impliqués au travail. Une autre étude de McKinsey a récemment conclu que la productivité augmente de 20 à 25% dans les entreprises dans lesquelles les employés sont connectés entre eux et avec leur société. Cette hausse de la productivité peut représenter un vrai retour sur investissement pour votre entreprise, en vous permettant d’accroître vos recettes rien qu’en offrant à vos employés une plateforme à laquelle ils sont connectés. Cette plateforme regroupe aussi au même endroit tout ce dont vos employés ont besoin dans le cadre de leurs missions, éliminant ainsi le fait de devoir constamment passer d’une plate-forme à une autre, ce qui représente là aussi un gain de productivité.

La raison pour laquelle un portail de collaboration employé améliore l’implication et les liens entre vos employés est la possibilité pour eux d’y publier du contenu généré par des utilisateurs. En effet, l’avantage d’un intranet est qu’il institue un espace interactif au sein duquel les employés peuvent contribuer. L’époque des messages statiques envoyés par les dirigeants au reste de la société est derrière vous. À ces messages se sont substitués des échanges bidirectionnels entre les employés de chaque département, facilitées par des solutions intranet. Les employés particulièrement créatifs ou ayant de nombreuses remarques à contribuer disposent ainsi d’un vecteur de communication, contribuant à une plus grande satisfaction et à une utilisation pertinente de votre portail intranet. Des mises à jour régulières et instantanées garantissent également que les employés consultent et interagissent avec celui-ci.

Avantage Nº2 - Une plateforme qui intègre un réseau social

Le monde numérique tourne autour des réseaux sociaux, c’est pourquoi intégrer les aspects appropriés des plateformes de réseaux sociaux dans votre portail intranet pour employés peut être très bénéfique. Offrir à vos employés un espace dans lequel ils peuvent tisser des liens permet de renforcer les relations dans le cadre du lieu travail, ce qui peut conduire à une plus grande satisfaction générale. Un networking en interne peut aussi favoriser la réalisation de certaines tâches. Des études ont montré que 82% des employés pensent que les réseaux sociaux peuvent améliorer leur relation avec des collègues, et que 60% des employés pensent que les réseaux sociaux favorisent la prise de décisions au travail. Un portail intranet dit social représente une solution aux besoins de vos employés en les aidant à coordonner des événements, en se félicitant lors de leurs réussites et en s’échangeant des informations.

La Harvard Business Review a découvert que « les réseaux sociaux au sein et à l’extérieur des entreprises améliorent la capacité des individus à s’unir et à se coordonner de leur propre initiative ». Des éléments comme des profils personnalisés pour chaque employé, une page d’accueil équipée d’un moteur de recherche et des fonctionnalités sociales (commentaires, likes, @mentions) aident vos employés à créer des liens. Ils contribuent également à instituer un sentiment de communauté et de relationnel au travail.

Avantage Nº3 - Améliorer la collaboration et la communication

Un des autres bénéfices de l’intranet est l’espace qu’il représente pour une collaboration, une communication et un travail en équipe de meilleure qualité. Les fonctionnalités de partage de document, de commentaire et de révision permettent aux employés de collaborer ensemble sur des projets, quelle que soit la distance qui les sépare. Un portail intranet pour employés efficace propose non seulement des espaces distincts de partage d’information et de collaboration pour chaque département, mais il simplifie également les communications entre ces départements. Cela permet de profiter de la richesse des savoirs, qui risquent autrement d’être méconnus à cause d’une mauvaise communication et collaboration dans l’entreprise.

L’avantage d’un portail intranet est qu’il met la communication au centre de l’entreprise, ce qui améliore la transparence et transmet à vos employés l'idée qu’une communication efficace fait partie de vos priorités en tant qu’entreprise.

Avantage Nº4 - Des outils externes intégrés

Si les solutions de portails intranet intègrent de nombreuses fonctionnalités, elles doivent fondamentalement jouer le rôle de hub rassemblant tous les outils informatiques requis par votre société. Un des avantages d’un intranet d'entreprise est qu’il regroupe tous les logiciels utilisés par votre société en un seul endroit. Quelles que soient les applications que vous utilisez actuellement pour consolider l’efficacité et la productivité de votre entreprise - Google Workspace (autrefois connu sous le nom de G Suite), Microsoft 365, Skype, Yammer, Slack, ou Trello - tous peuvent être agrégés dans un portail intranet pour employés.

Si vous disposez déjà de ces outils et qu’ils vous servent efficacement, un des avantages cachés d’un intranet quand vous intégrez tous vos outils dans un système englobant est d’éviter toute compartimentation des logiciels. Quand vous utilisez de nombreux outils différents qui ne sont pas regroupés, les données présentes dans ces systèmes sont localisées dans des espaces séparés du reste de votre entreprise. Cela signifie que les informations sont aisément perdues ou existent en double entre ces différentes plate-formes. Regrouper ces outils permet de centraliser aussi toutes ces informations, simplifiant l’accès et l’utilisation de ces données. L’intégration des outils améliore aussi votre productivité en réduisant le temps nécessaire pour passer d’une plate-forme à une autre. À la place, vos employés ont désormais la possibilité de réaliser l’intégralité de leurs tâches au sein du portail intranet.

Avantage Nº5 - La possibilité de personnaliser les logiciels

Un des autres avantages des portails intranet est qu’ils vous permettent de personnaliser votre solution pour qu’elle s’aligne parfaitement avec vos besoins commerciaux. Compte tenu du grand nombre d’outils et de solutions disponibles en termes de portails intranet d’employés, c’est à vous d'identifier vos besoins particuliers et d’élaborer un portail intranet correspondant. En procédant ainsi, vous disposerez d’un outil vous apportant uniquement des solutions à vos besoins et rien de superflu. Vous pouvez également estampiller votre logiciel intranet avec votre marque pour renforcer l’unité de votre société et illustrer sa présentation auprès de vos employés. La plupart des fournisseurs de portails intranet vous offrent la possibilité de modifier leur logiciel en fonction de vos besoins, n’hésitez-donc pas à leur poser la question avant d’implémenter leur portail.

Chaque société opère à sa façon et un “custom intranet portal” vous permet de personnaliser votre contenu en conséquence. Un des autres bénéfices d’un intranet est qu’après son implémentation, vos employés seront en mesure de personnaliser eux-mêmes le logiciel sans faire appel à des experts ou au service informatique. La nouvelle génération d’intranets est fluide, fonctionnelle et évolutive pour mieux s’adapter aux transformations de votre organisation.

Avantage Nº6 - Un stockage des documents intégré (CMS)

S’ils n’ont pas d’autre choix que d’utiliser des systèmes de gestion et de connaissances dépassés, vos employés risquent de perdre de nombreuses heures de travail. Ils risquent de se perdre en essayant de se rappeler l’emplacement exact d’un document ou d’une information, ou en fouillant dans une pile de documents pour le retrouver. Dans ce genre de situation, l’avantage d’un intranet est que toutes les données et tous les documents sont stockés au même endroit. En utilisant un moteur de recherche efficace, tous vos employés n’auront plus qu’à effectuer une recherche dans le portail intranet pour retrouver l’élément souhaité. Cela se traduit par une hausse de la productivité et par une gestion simplifiée des données pour toute votre société.

Non seulement les documents de travail essentiels deviennent plus accessibles, mais d’autres éléments importants comme votre guide des employés et votre formulaire de demande de congé peuvent être stockés de façon plus facile et efficace. Avec ce genre d’informations et de documents à portée de main, les employés deviennent ainsi plus autonomes, ce qui allège la charge de travail de leurs collègues. En outre, si l’intégralité de vos contenus et de votre documentation est hébergée en un seul et même lieu, celui-ci se transforme alors pour devenir une grande base de connaissances, utilisable par vos employés lorsqu’ils ont besoin d’informations pour mener à bien une tâche.

Avantage Nº7 - Une disponibilité à tout moment et à tous les endroits

Une fois que votre société a implémenté un portail de collaboration pour employés, ceux-ci peuvent dès lors s’y connecter et y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à internet et à n’importe quel moment. Ils ne dépendent plus d’un ordinateur de bureau situé sur leur lieu de travail, car les portails basés sur le cloud permettent d’accéder partout à tout ce dont ils ont besoin. Cela représente un immense avantage et une solution idéale pour les employés qui sont toujours en déplacement dans le cadre de leur travail.

Toujours en ce qui concerne la mobilité, la plupart des intranets proposent également une application mobile intranet. Pour quelle raison ? Parce que les entreprises sont conscientes du temps que les gens passent sur leurs téléphones de nos jours. Plus de 6,6 milliards de personnes possèdent un smartphone en 2022. Selon une étude, ceux-ci passent plus de 76 500 heures de leur vie sur leur mobile, soit presque neuf années entières. Cette étude révèle également que ce sont les millenials qui utilisent le plus leur mobile, avec en moyenne 3,7 heures par jour.

L'utilisation d’une application mobile permet de transmettre toute information ou actualité à tous les membres d’une entreprise. Elles apparaissent de façon instantanée sur les téléphones des employés grâce aux notifications. Ainsi, ils restent connectés avec les activités de la société et peuvent maintenir un lien avec leur lieu de travail grâce à des flux d’informations et à des outils de réseaux sociaux personnalisés dans l’application.

Les inconvénients des portails intranets

Inconvénient Nº1 - Les risques de sécurité

Les portails intranet ont beau présenter un grand nombre d’avantages et représenter un outil de collaboration très efficace, ils ont aussi quelques inconvénients. L’un des plus importants est lié à la sécurité de l’intranet. À partir du moment où vous décidez de regrouper toutes vos données et informations les plus importantes au même endroit, vous les exposez à un risque. Les fournisseurs d’intranet font tout pour garantir la sécurité de leurs systèmes intranet, mais un système de pare-feu ou de passerelle doit être mis en place. Vous devez également mettre en œuvre des politiques et des processus bien spécifiques sur l'utilisation de l’intranet au sein de votre société. Il vous faut notamment élaborer un “Code de Conduite” lié à l’intranet, pour que toute votre organisation soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne l'utilisation de votre nouveau portail intranet.

Inconvénient Nº2 - Une surabondance d’informations

Un trop plein d'informations peut avoir des conséquences négatives. Si l'implantation réussie d’un intranet doit être accompagnée d’un système de gestion de l'information bien organisé, un des défis liés aux logiciels intranet est la gestion et le stockage d'une quantité abondante d'informations sur cette plate-forme. Une superfluité d'informations ou de contenus risque d’être source de confusion et de nuire à la productivité de vos employés. Si ces employés se sentent perdus dans la vaste quantité de contenus présents sur le portail intranet, ils risquent de s’en détourner. Sans une bonne organisation, vous vous retrouverez dans la même situation qu’avant l’implémentation de votre intranet : à perdre du temps à fouiller dans des montagnes de données et de documents pour dénicher ce dont vous avez besoin.

Inconvénient Nº3 - Les problématiques de temps et de coût

Un autre inconvénient des intranets concerne les demandes de temps et de frais qu’ils entraînent. Si la plupart des portails intranet pour employés promettent une mise en œuvre aussi rapide que facile, chaque société a ses propres spécificités. Un des défis des portails intranet est de savoir quelle sera sa durée réelle de mise en place. Chaque employé doit être formé pour assurer une adoption réussie, et certaines personnes doivent être sélectionnés pour opérer en tant que gestionnaires de certains aspects de l’intranet. C’est pour cette raison que, même après la fin du processus d’implémentation, la maintenance de votre système intranet risque de demander à vos employés beaucoup de temps et de conduire à des coûts récurrents.

Les fournisseurs d'intranet vont vous communiquer un coût unique ou des frais d'abonnement pour leur solution, mais n'oubliez pas d’enquêter sur les coûts récurrents potentiels après sa mise en place. Renseignez-vous sur les services supplémentaires qui risquent de vous être facturés plus tard. La majorité des fournisseurs d'intranet proposent une démonstration et une offre adaptées aux besoins de votre société. Vous pouvez également faire une demande de devis avant de sélectionner un portail intranet particulier.

Inconvénient Nº4 - Une gestion suivie importante

Les intranets sont souvent vendus comme étant des portails très faciles d’utilisation, mais cela ne veut pas dire que la gestion de certaines solutions est automatique. Certains portails nécessitent en effet que vous ayez des employés dédiés à la gestion de tâches spécifiques pour assurer le bon fonctionnement quotidien de votre portail intranet. Votre défi sera donc de sélectionner, de former et de responsabiliser ces employés. Le portail doit faire l’objet d’une surveillance constante pour garantir la continuité de son opération, et le contenu de l'intranet lui-même doit également faire l'objet d’une gestion attentive. Cette gestion vous permettra d’éviter toute surcharge d'informations et de contrôler que votre matériel informatique est conforme aux normes de votre entreprise. Inutile de trop vous inquiéter sur ce point cependant, les meilleures plateformes intranet utilisent une interface très simple à utiliser que même les employés sans formation technique peuvent utiliser.

Inconvénient Nº5 - Les difficultés du processus d’implémentation et d’adoption

Si le portail intranet de votre société est trop compliqué à utiliser, vos employés risquent tout simplement de le laisser de côté. Même si toutes les informations dont ils ont besoin sont sur votre plateforme intranet, si vos employés ne savent pas comment y accéder, celle-ci deviendra complètement inutile. Si la phase d'adoption se solde par un échec, ce sera aussi le cas pour toute votre solution intranet. Un bon fournisseur d'intranet se doit donc de vous offrir une assistance pour sa mise en œuvre. Demandez la possibilité d’obtenir des formations à l’intranet avant de sélectionner un fournisseur.

Deloitte a estimé que seuls 25 % des employés utilisent réellement les réseaux sociaux d'entreprise. Ce qu’il faut retenir, c’est que les employés n'utilisent un portail intranet que si celui-ci est à la fois utile et facile à utiliser. Si vous ne formez ou ne préparez pas correctement vos employés, l'adoption d’un intranet représentera un vrai challenge. Pareillement, si vous ne prenez pas le temps de sélectionner un portail qui correspond au type et aux besoins de votre société, vous risquez de compliquer son adoption par vos employés.

Inconvénient Nº6 - Les mises à jours continuelles et les problèmes de logiciel

Vous devez sélectionner un portail intranet pour employés qui est facile à mettre à jour et qui présente le moins de problèmes d'accessibilité. L'objectif de l'utilisation d'un intranet 2.0 est d’oublier les intranets statiques d'ancienne génération, même si trouver un intranet qui reste en phase et pertinent pour votre entreprise est loin d’être aisé. Les intranets qui proposent une intégration avec Google peuvent être une bonne option si vous êtes déjà sur Google Workspace. Si par contre vous utilisez Microsoft 365, privilégiez un intranet intégré à Microsoft 365 et Teams.

Il est aussi possible que le logiciel soit victime de bugs que vous allez devoir corriger, ce qui n’est pas nécessairement un problème insurmontable. Par contre, si vous choisissez un système qui en est truffé, vos employés ont peu de chance de l’adopter. Si le logiciel intranet que vous envisagez ne propose et n’effectue pas des mises à jour régulières, tout en n’offrant pas d’assistance client robuste, c’est que vous devez peut-être envisager un autre choix.

11 questions à vous poser pour déterminer vos besoins intranet

Après avoir soigneusement examiné les avantages et les inconvénients liés à l’implémentation de votre nouvel intranet, et si vous déterminez que votre entreprise à besoin d’un nouveau portail intranet d’entreprise, vous devez ensuite vous poser des questions sur vos besoins internes en termes d'intranet. Cela vous aidera à évaluer les avantages d'un portail intranet pour employés et à éviter les problèmes liés à sa mise en œuvre. Voici quelques questions auxquelles vous devrez répondre avant de choisir un portail intranet :

1. Quelle est la fréquence d’utilisation de votre intranet si vous en utilisez déjà un ?
2. Si le nombre d'utilisateurs ne cesse de baisser, quelles peuvent en être les explications ? Comment pourriez-vous améliorer cette situation ?
3. Quels outils pourriez-vous proposer à vos employés pour les aider à réaliser leurs missions quotidiennes ?
4. Quel est le style de communication de votre société ? Comment vos employés communiquent-ils entre eux ?
5. Disposez-vous de personnes capables de vous aider dans la mise en œuvre de cet intranet, ou aurez-vous besoin d’une nouvelle équipe pour ce projet ?
6. Quel sera le degré de difficulté du processus d'adoption auprès de vos employés ?
7. Quel est votre budget pour cette implémentation ?
8. Comment envisagez-vous la formation au logiciel et qui en aura la responsabilité ?
9. Quel est votre délai pour l’intégration de ce portail intranet ?
10. Combien de temps allez-vous devoir consacrer à ce projet ?
11. Quels besoins ou problèmes spécifiques pourraient être améliorés en utilisant un portail intranet pour employés ?

Dans le cadre de cette analyse de vos besoins intranet, vous devez garder en ligne de mire votre objectif final. Exigez des résultats quantifiables que vous pouvez transformer en objectif opérationnel pour votre portail intranet.

Faites en sorte de communiquer et de recueillir les opinions de vos employés. Ne faites pas l’erreur d’en parler uniquement avec vos responsables, managers ou chefs d'équipe. Il est évidemment essentiel de les intégrer au processus, mais vous devez discuter avec tous les niveaux d'employés de chacun de vos départements. Les portails intranet sont des systèmes dont l’utilisation dépend entièrement de l'utilisateur, ce qui signifie que c’est lui qui va déterminer leur succès éventuel. Les souhaits et les besoins de vos employés sont les facteurs les plus importants à prendre en compte quand vous choisissez votre portail intranet d'entreprise.