12 KPIs intranet à mesurer dans votre entreprise en 2023

Le succès des solutions intranet fait un véritable buzz dernièrement. Mais est-il réellement possible de mesurer l'impact d'un intranet ?

Les nouvelles digital workplaces sont axées sur une amélioration constante de l'expérience des employés, mais cela reste un facteur difficile à mesurer. Or, vous devez rendre des comptes à de nombreux investisseurs, dirigeants, et autres personnes importantes. Il faut dès lors des faits concrets pour prouver le réel impact de votre logiciel intranet.

Malgré les apparences extérieures, il est possible, et même important, de mesurer et de suivre le succès de l'intranet. Après tout, un intranet implémenté avec succès peut améliorer l'engagement des employés jusqu'à 92%, et la productivité au travail de 25%.

Alors, quelles métriques intranet devriez-vous suivre pour mesurer le succès ?

Dans cet article, découvrez 12 KPIs intranet que votre entreprise peut utiliser pour mesurer les résultats et les chiffres de ROI. Mais avant cela, qu'est-ce qu'un KPI intranet ? Ou encore une métrique intranet ?

Que sont les KPIs intranet ?

Les KPIs intranet, ou ICP intranet (Indicateurs Clés de Performance), sont les données permettant de suivre les performances d'un intranet. Les KPI aident aussi à déterminer si l'intranet a atteint les objectifs que l'entreprise s'est fixés.

Les métriques intranet représentent quant à elles les mesures utilisées pour suivre l'activité de l'intranet et évaluer son efficacité. En pratique, les KPIs intranet reposent sur les métriques.

Attention : pour que ces chiffres soient utiles, ou aient un sens, vous devez disposer d'une référence. Lorsque vous effectuez l'analyse de votre intranet, assurez-vous d'avoir une idée de vos KPIs avant la mise en œuvre de votre intranet. Ceux-ci vous servent de référence pour comparer les résultats après le déploiement de la solution. Vous pourrez alors mesurer l'augmentation ou la diminution de certains chiffres. Cliquez ici si vous voulez être convaincu de l'importance de mesurer les performances des communications internes.

12 KPIs pour mesurer l'impact de votre intranet

1. Satisfaction des employés

Il s’agit probablement du point le plus subjectif des KPIs intranet mesurables. Néanmoins, c’est toujours un excellent moyen de mesurer le succès d'une plateforme intranet. La satisfaction des employés est importante pour faire des conclusions, et l’implémentation d'une plateforme intranet vise généralement à augmenter la productivité en améliorant l'expérience des employés.

Comment mesurer cela ?

Utilisez des enquêtes sur la satisfaction des employés, diffusées directement auprès du personnel, pour vous donner une idée des résultats sur les performances de votre intranet. Posez des questions sur le contenu, les outils, la conception, l'interface utilisateur, le moteur de recherche et l'efficacité globale de l'intranet. Vous pourrez alors transformer ces données en faits concrets.

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• La satisfaction des employés a augmenté de 47% après l’implémentation du nouveau logiciel intranet
• 26% des employés déclarent que la communication au sein de l'entreprise s'est améliorée
• 4 employés sur 5 déclarent que la nouvelle interface utilisateur intranet est simple à utiliser
• 45% des employés disent qu'il est plus facile de collaborer avec des collègues grâce aux nouveaux outils intranet.
  
  

2. Nombre de connexions et temps d'utilisation

Pour prouver le succès d'un logiciel intranet, vous devez démontrer que le système est pertinent et fréquemment utilisé par les employés. Analysez notamment le nombre d'utilisateurs qui se connectent, ainsi que la fréquence et la durée de connexion. C’est un indicateur solide de l'engagement des employés avec votre logiciel intranet.

Vous pouvez également faire ce suivi pour l'application intranet mobile. Ces résultats vous permettront aussi de connaître les endroits à partir desquels les employés se connectent et travaillent.

Comment mesurer cela ?

Les connexions et le temps d'utilisation peuvent être suivis via des analytics intranet intégrées à votre logiciel. Cela est aussi possible à partir d'un outil externe d'analyse des performances intranet, comme Google Analytics.

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• 87% des employés se connectent quotidiennement à la plateforme intranet
• 45% des employés restent connectés pendant plus de 5 heures
• Les utilisateurs d'applications mobiles se connectent 4 fois par jour
• Il y a une augmentation de 37% des connexions des employés depuis l’implémentation
  
  

3. Engagement et clics

Le suivi des connexions est un outil utile, mais il ne vous dit pas nécessairement si les utilisateurs interagissent réellement avec le logiciel intranet. Ils sont connectés, mais interagissent-ils avec l'interface ? C'est là qu'intervient le suivi du nombre de clics et de commentaires.

Vous pouvez analyser le nombre de fois que chaque utilisateur clique sur des liens au sein de votre intranet, ou contribue au contenu de la plateforme. Cela vous donnera une image précise de l'engagement et du taux d'adoption de l'intranet par les employés. Vous pourrez aussi évaluer la performance globale de l'intranet à travers l'amélioration de la communication interne.

Comment mesurer cela ?

• Suivi des commentaires des employés sur les actualités, les blogs ou autres contenus
• Suivi des clics "J'aime" ou des réactions
• Suivi des tags internes des collègues
• Suivi du CTR (taux de clics) des annonces ou des articles
• Suivi des utilisateurs éditant et créant du contenu
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• 11 employés créent du contenu par jour sur l'intranet
• La communication interne et la collaboration ont augmenté de 58%
• 78% des utilisateurs interagissent avec la plateforme intranet pendant plus de 5 heures par jour
• 4 employés sur 5 s'engagent socialement (j'aime, commentaire...) sur la plateforme intranet
  
  

4. Réduction des coûts

Une augmentation de l’engagement des employés est un avantage évident de la mise en place d'un intranet. Mais certains avantages sont moins évidents : l'amélioration de la productivité est généralement corrélée à une diminution des coûts dans l'entreprise.

Le passage au numérique peut réduire les coûts des entreprises de diverses manières (comme la réduction des dépenses de papier, d'impression et de distribution).

Les plateformes intranet peuvent aussi vous faire économiser de l'argent ailleurs. Grâce aux opportunités de collaboration, les dépenses liées aux voyages d'affaires peuvent diminuer.

De plus, les réductions de coûts peuvent être observées dans les efforts de main-d'œuvre. En donnant aux employés un accès numérique aux formulaires, vous pouvez réduire les frais généraux des RH.

La mesure des heures économisées par les employés peut par ailleurs être estimée d’un point de vue monétaire lorsque correctement suivie.

Laurie Brownson, responsable du programme de transformation numérique de Framatome, a témoigné sur le sujet sur CMSWire. Elle explique que dans son organisation : « les heures économisées (à partir d'un système de mesure préétabli) sont évaluées en argent, et rapportées sur une base trimestrielle à la gestion. » Envisagez d'établir un système d'analyse capable de créer ce type de résultats pour générer des métriques KPIs intranet.

Comment mesurer cela ?

• Suivi du temps consacré aux tâches administratives comme la paie, la gestion du temps, la documentation des employés
• Suivi des coûts d'impression
• Suivi du temps consacré aux efforts d'installation
• Suivi du temps IT consacré à répondre aux préoccupations des employés
• Suivi des budgets de frais de déplacement
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• Les coûts d’impression ont diminué de 18% après l’implémentation de l'intranet
• Le temps passé par le service IT à répondre aux préoccupations des employés a diminué de 43%
• 390€ sont économisés en supprimant 20 heures de réunions internes par semaine
• Le budget de frais de déplacement est réduit de 50 000 €

5. Taux de roulement

Le taux de roulement va de pair avec la satisfaction des employés. Les solutions intranet sont un système et un service dédié aux employés. Lorsqu’elles fonctionnent bien, les employés font mieux leur travail et sont par conséquent sont plus satisfaits de leurs postes. Ils se sentent responsabilisés sur leur lieu de travail et soutenus par l'entreprise.

Suivre le taux de roulement de votre entreprise vous donne un aperçu de la satisfaction des employés et de l'efficacité de votre communication interne. Lorsque celle-ci est efficace, vos employés se sentent informés et entendus. Ils restent alors enthousiastes à l’égard de l'entreprise. A l’inverse, s'ils se sentent mis à l’écart, ils perdront probablement leur satisfaction professionnelle et passeront à autre chose.

Comment mesurer cela ?

Les taux de roulement peuvent être suivis grâce aux données RH. Essayez de trouver des liens entre les résultats de votre communication interne et vos taux de roulement. Examinez également les nouvelles recrues, ainsi que leur taux de rétention avant et après la mise en place de l'intranet.

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• Une diminution de 14% des taux de roulement après la mise en œuvre de l'intranet
• Le taux de rétention des employés augmente de 10% après la mise en œuvre de l'intranet
• Une diminution de 13% des employés qui quittent l'entreprise en raison de difficultés de communication interne.
  
  

6. Le « reach » interne

Les anciennes versions de logiciels intranet étaient inaccessibles pour beaucoup d'employés. Pensez à vos télétravailleurs ou aux voyageurs en déplacement. Ce sont les employés qui se connectent probablement le moins fréquemment au logiciel intranet comparé aux autres. Si vos employés peuvent se connecter de n'importe où et profiter des fonctionnalités de l'application mobile, ils sont alors plus joignables et se sentent plus inclus dans l'entreprise.

Recherchez et documentez le nombre d'employés que vous pouvez désormais atteindre avec vos communications internes grâce à votre intranet. Cela peut être une preuve évidente de vos résultats.

Comment mesurer cela ?

Suivez le nombre de visiteurs uniques utilisant la plateforme intranet et divisez ce chiffre par le nombre total d'employés pour une période spécifique (par exemple un mois). Vous obtiendrez alors votre pourcentage de reach interne. Vous pouvez également diviser le nombre total de visites par le nombre de visiteurs uniques pour obtenir le nombre moyen de visites par employé. Comparez cela aux nombres d'utilisateurs précédents pour démontrer une augmentation de la portée globale.

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• Au mois de mai, nous avons eu 3 000 visiteurs uniques sur 4 200 dans l'intranet, pour un reach de 71%.
• 35% de télétravailleurs supplémentaires se connectent quotidiennement sur l'intranet
• En une semaine, nous avons eu 5 000 visites, dont 50 visiteurs uniques, pour un total de 100 visites moyennes par employé
• 273 employés utilisent l'application intranet mobile lorsqu'ils ne sont pas au bureau
  
  

7. Chiffre d’affaires

La facilité d’accès à l'information pour votre équipe commerciale entraînera à coup sûr une augmentation de la productivité. Vos commerciaux pourront en effet réaliser des ventes avec plus de rapidité et d’efficacité. Une meilleure communication et collaboration peuvent également se traduire par une augmentation des ventes.

Fournissez un espace aux membres de votre service commercial pour qu’ils puissent partager des idées et des informations, collaborer entre eux et faire des suggestions. Cela entraînera davantage de prospects et de ventes pour votre équipe.

Un meilleur stockage des données client et un suivi des ventes organisé augmenteront également la productivité et simplifieront le processus de vente.

Comment mesurer cela ?

• Suivi des ventes et comparaison avec les ventes pré-intranet
• Enquêtes auprès de l'équipe commerciale et retour d'information sur la productivité globale
• Temps passé à conclure une vente
• Suivi spécifique de l'engagement de l'équipe commerciale
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• Les ventes ont augmenté de 40% après la mise en œuvre de l'intranet
• Deux tiers des commerciaux déclarent une augmentation de la collaboration
• Le temps moyen pour conclure une vente a diminué de moitié
• 90% des employés des ventes interagissent quotidiennement avec le logiciel intranet
  
  

8. Productivité

La productivité et le temps sont certes des concepts abstraits, mais ils peuvent également être quantifiés. Une étude du groupe Nielsen Norman a démontré qu'une entreprise de 10 000 employés gagne 15 millions d'euros par an en productivité si son intranet est simple d'utilisation (dans le top 25% des intranets), comparé aux intranets moins qualitatifs. Cela représente des économies énormes en temps et en argent, réalisées uniquement grâce aux performances de l'intranet.

Dans cette étude, ils ont suivi différentes données relatives aux employés de 14 entreprises à travers le monde. Celles-ci incluent notamment la gestion de l'intranet, les tendances de conception, la convivialité de la recherche, le contenu et l'utilisation.

Vous pouvez traduire ces facteurs en études internes pour créer des statistiques de productivité mesurables pour votre logiciel intranet.

Il est également possible de suivre le comportement des employés pour avoir des résultats intranet clairs. Ce peut être une diminution des erreurs sur les documents de routine ou une augmentation des documents stockés sur l'intranet.

Comment mesurer cela ?

• Suivi du moteur de recherche et du temps passé à rechercher des documents
• Suivi des appels effectués au service IT
• Suivi du temps de réponse de l'IU intranet
• Suivi des tâches spécifiques des employés et du temps d'exécution (avant et après l'intranet)
• Suivi de l'utilisation de la fonction Help Desk sur la plateforme intranet
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• Le total des heures mensuelles consacrées à la soumission des notes de frais a diminué de 25%
• Le temps de réponse typique est de 14 minutes, contre 27 minutes avant l'intranet
• Les documents en doublon ont diminué de 45 %
• Il y a eu 45 appels de moins au service IT le mois dernier concernant l'intranet
  
  

9. Mobilisation et Ambassadeurs

Lorsque vous investissez dans la satisfaction des employés à travers l’implémentation d'une plateforme intranet, vous devez avoir des ambassadeurs de votre marque. Ces employés qui se sentent liés à la mission et à la vision de l'entreprise sont de fervents défenseurs auprès de leurs pairs, aussi bien en externe qu’en interne. Leur engagement contribue à augmenter la satisfaction, la productivité et la rétention de tous employés.

Le travail de social marketing et de relations publiques se fait presque tout seul : le contenu et les actualités générés sur la plateforme intranet sont ensuite partagés sur les réseaux sociaux par les employés.

Comment mesurer cela ?

• Suivi du nombre de partages externes sur les réseaux sociaux à partir de l'intranet
• Enquête auprès des employés pour mesurer leur probabilité de partager des actualités ou de promouvoir l'entreprise
• Suivi de l'augmentation du contenu généré par les utilisateurs
• Enquête auprès des employés sur le lien avec la mission de votre entreprise
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• 3 000 employés ont partagé des articles de l'entreprise ou des campagnes marketing sur leurs pages personnelles de LinkedIn le mois dernier
• 43% des employés déclarent qu'ils partageraient personnellement un article ou des nouvelles de l'entreprise pour contribuer aux efforts de promotion
• Les articles de blog créés par les employés ont augmenté de 23% au cours du mois dernier
• 4 employés sur 5 se disent passionnés par la mission de l'entreprise et partageraient cette information avec leurs pairs ou collègues
  
  

10. Taux d’adoption par les employés

Le taux d'adoption d'Happeo est de 78%, il s'agit donc d'un intranet accessible et que les gens aiment réellement utiliser. Tout comme l’engagement et la mobilisation des employés, le taux d'adoption est un KPI qui peut vous aider à mesurer vos résultats intranet. En effet, une bonne adoption de votre intranet est en soi déjà un objectif important.

Vous pouvez aller au-delà et examiner les fonctionnalités plus nuancées, susceptibles d’indiquer une adoption globale sur le lieu de travail. Ne mesurez pas seulement les clics ou la quantité de contenu créé, mais examinez le nombre de documents téléchargés sur une période donnée. C’est la preuve que vos employés comptent réellement sur le système pour s'informer, au lieu de simplement l'utiliser.

Comment mesurer cela ?

• Suivi des outils intranet et de l'utilisation des applications
• Suivi de la pertinence des documents et du contenu
• Suivi des métriques entre plusieurs sites pour prouver l'adoption globale
• Suivi du remplissage des profils des employés
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• 4 salariés sur 5 ont complété leur profil et le mettent à jour régulièrement
• 68% du contenu intranet a été généré par les utilisateurs au cours des 3 dernières semaines
• L'intranet affiche un taux d'adoption global de 78%
• 82 employés ouvrent l'application Pages Intranet quotidiennement
• Deux tiers des employés déclarent utiliser le logiciel de l'intranet pour accomplir des tâches quotidiennes
  
  

11. Boost marketing

La plupart des mesures de résultats intranet sont des données collectées en interne. Il est cependant aussi avantageux de regarder les stratégies marketing qui ont pu découler de l’implémentation de votre intranet. Cela va de pair avec le « brand advocacy ». Néanmoins, au lieu de mesurer les comportements des employés, vous mesurez le comportement des consommateurs externes suite aux actions des employés.

Everyone social recommande de suivre « les clics supplémentaires [externes] sur le site Web générés à partir de ces partages sociaux, l'engagement sur ce contenu (nombre de j'aime sur les réseaux sociaux, partages, commentaires) ou les prospects générés à partir d'un élément de contenu spécifique ». Ces résultats conduiront à une amélioration globale et mesurable de l'image de marque et du marketing, en raison des performances de l'intranet.

Comment mesurer cela ?

• Suivi des actions des employés du contenu de l'intranet aux médias sociaux
• Suivi des clics externes à partir des publications partagées par les employés
• Suivi des prospects, des clients ou des ventes en fonction de ces clics
• Suivi et évaluation de la sensibilisation globale des consommateurs après la mise en œuvre de l’intranet
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• 86 clics externes provenant des partages des employés sur les réseaux sociaux
• La base de clients a augmenté de 5%, dont 23% déclarent nous avoir trouvés via une publication sur les réseaux sociaux
• 21 publications sur l'intranet sont liées au marketing
• Les stratégies de marketing ont 20% de ROI en plus après la mise en œuvre d'efforts de collaboration sur l'intranet
  
  

12. Quantité de contenu interne

Mesurer et suivre la quantité de contenu généré par les utilisateurs donne un aperçu du niveau d'adoption du logiciel intranet et de l'engagement des employés. Vous devriez néanmoins aller plus loin que la quantité ou la fréquence de ce contenu, et examiner le contenu lui-même.

À quel niveau les utilisateurs contribuent-ils le plus au contenu ? Quels sujets sont à la mode ? Les employés ont-ils acquis des compétences en matière de création de contenu ?

En examinant le contenu généré en interne par les utilisateurs, vous pouvez évaluer l'amélioration des performances des employés, et la qualité globale du contenu de votre plateforme intranet.

Comment mesurer cela ?

• Suivi du contenu généré par les employés sur toute la plateforme
• Suivi des endroits où les employés contribuent le plus
• Suivi des sujets en vogue
• Suivi du temps consacré à la création de contenu
• Suivi du nombre de fois où un contenu spécifique fait l’objet d’un clic ou partage en interne
  
  

Exemple de métriques & KPIs intranet :

• Le contenu généré par les employés a augmenté de 45% après l’implémentation
• 4 employés sur 5 déclarent qu'il est dorénavant plus simple de créer du contenu sur la plateforme intranet
• Le temps passé à créer du contenu a diminué de 12%
• 694€ ont été économisés grâce à la réduction du temps nécessaire aux employés pour créer du contenu
  
  

Aller plus loin que les KPIs intranet : l’importance d’un feedback qualitatif

Vous venez de découvrir toute une liste de moyens pour mesurer le succès de votre solution intranet. Sachez cependant que ces métriques quantitatives ne font pas tout. Oui, elles sont importantes pour prouver le succès de votre entreprise et de votre logiciel intranet aux personnes importantes. Mais de bons résultats intranet se traduisent surtout par une amélioration du fonctionnement et des communications internes de votre entreprise.

Parallèlement à la transformation de votre intranet, pensez dès lors aussi à modifier la façon dont vous mesurez et définissez le succès si nécessaire.

Les communications internes doivent profiter au personnel. Vous devrez donc vous assurer d'introduire une approche plus qualitative pour évaluer la satisfaction et l'utilisation. Voici quelques suggestions d'approches pour une vision centrée sur l'utilisateur du succès d'un logiciel intranet :

Ajoutez des témoignages d'utilisateurs. Bien que les chiffres puissent raconter une histoire, ils peuvent également induire en erreur ou omettre des informations. Ajouter des témoignages d'utilisateurs de l'intranet peut donner un contexte à vos chiffres. Cela donne aussi une vue globale des performances et de l'impact de votre intranet, et donne à vos employés une voix dans l'entreprise.

Définissez votre expérience employé idéale. Au début de votre parcours sur la plateforme intranet, demandez-vous ce que vous voulez offrir à vos utilisateurs via ce nouveau logiciel. Quel genre d'expérience souhaitez-vous qu'ils aient ? Concentrez-vous sur cet objectif et définissez comment l'intranet aide l'entreprise à amener cette expérience aux employés de manière plus simple.

Établissez des relations. Une meilleure qualité des relations sur votre lieu de travail est l'un des principaux avantages de l'amélioration de la communication interne. Il est facile de briser la glace sur les plateformes de médias sociaux, cela donne ensuite aux gens assez de confiance pour avoir des interactions en face à face.

Certes, la qualité des relations ne peut pas véritablement être mesurée. Néanmoins, trouver un moyen de mettre en évidence ce facteur est important pour prouver la valeur de votre intranet. Encore une fois, n'hésitez pas à demander un retour à vos collaborateurs avec par exemple un questionnaire.