Införande av intranät: hur man får medarbetarna att ta till sig ett nytt intranät

Fördelarna med att använda ett intranät på arbetsplatsen är uppenbara. Intranät förbättrar den interna kommunikationen, samarbetet i teamen, medarbetarnas engagemang, lagarbetet och produktiviteten.

Även om fördelarna verkar uppenbara lyckas ändå 40 % av intranäten inte ge någon avkastning på investeringen på grund av bristande användning. Att intranätet inte används beror ofta på att man inte tar hänsyn till medarbetarnas behov och att det saknas utbildning i intranätet, följt av oengagerade chefer och ett oklart syfte.

Hur får man medarbetarna att använda intranätet?

Hur kan man då komma till rätta med de grundläggande orsakerna till att intranät misslyckas? Hur kan man uppmuntra användningen av intranätet? Användningen av intranätet kommer inte av sig själv. Organisationer behöver en införandeplan och ledningen måste prioritera processen för att få medarbetarna att använda intranätet. Här är några tips för din strategi för att få medarbetarna att använda intranätet och hur du får hela teamet att anamma den nya intranätprogramvaran – från ledningen till projektgrupperna.

6 tips för en strategi för att få medarbetarna att använda intranätet

1. Få ledningen med på tåget när det gäller införandet av intranätet

Det första steget för att få hela företaget med på tåget är att få ledningen med sig. Det är avgörande att ha denna grupp på sin sida under införandet av intranätet, inte bara för att de har stort inflytande över företagsledningen, utan också för att medarbetarna kommer att följa deras exempel.

Medarbetarna ser ledningen som ett föredöme. Som Hannah Price på CMS Wire uttrycker det: ”Om VD:n fortfarande skickar interna e-postmeddelanden med ’svara alla’ istället för att använda intranätets chattfunktion, eller lagrar filer på en hårddisk istället för i intranätssystemet, kommer andra att göra samma sak.” Om ledningen använder intranätet från första dagen kommer medarbetarna att följa efter, vilket leder till att intranätet används i hela företaget. Så, hur får man detta att hända?

För att få ledningens stöd måste du rådgöra med dem och övertyga dem innan implementeringen påbörjas. De bör vara delaktiga i alla möten som rör intranätets planering och strategi. Men du måste börja med en presentation. Det första ledningen vill se är konkreta fakta och data som stöder dina påståenden. Du måste bevisa för dem att detta kommer att vara värt deras investering.

Det finns massor av statistik som stöder och bekräftar den framgång och avkastning du kommer att uppnå genom att införa ett intranätsystem. Till exempel har McKinsey undersökt social teknik på arbetsplatsen och funnit att ”användning av social teknik för att förbättra samarbete och kommunikation inom och mellan företag kan höja produktiviteten hos interaktionsarbetare med 20 till 25 procent.” Denna statistik åtföljs av en graf som förklarar hur de har kvantifierat siffran.

En annan rapport från IDC visar att informationsarbetare lägger mycket tid på att söka och bearbeta information – vilket medför mycket höga kostnader:

• E-post: 13 timmar per vecka (kostnad: 21 000 dollar per år)
  
  
• Sökning efter information: 9 timmar per vecka (kostnad: 14 000 dollar per år)
  
  
• Analys av information: 8 timmar per vecka (kostnad: 13 000 dollar per år)
  
  
• Kommunikation/samarbete med kollegor: 6,5 timmar per vecka (kostnad: 10 000 dollar per år)
  
  
• Skapa innehåll: 6 timmar per vecka (kostnad: 10 000 dollar per år)
  
  
• Publicera information: 4 timmar per vecka (kostnad: 6 000 dollar per år)

Rapporten drar slutsatsen att medarbetarnas produktivitet kommer att öka och vinsterna skjuta i höjden när företag gör det lättare att hitta information. Enligt rapporten är en programvara för sociala intranät det rekommenderade verktyget för att öka medarbetarnas produktivitet.

Kort sagt: gör din research och ta fram statistik som övertygar ledningen. Se till att anpassa statistiken till just ditt företag genom att inkludera siffror som visar hur intranätet kan förbättra interna processer.

När du har imponerat på ledningen med siffror och statistik är det dags att visa dem hur införandet av ett intranätssystem faktiskt kommer att förändra er arbetsplats.

I grunden är intranätssystem användarcentrerade och syftar till att förbättra medarbetarupplevelsen på arbetsplatsen. När du har engagerade medarbetare har du en stark personalstyrka som kommer att förverkliga företagets mål och vision. Så efter att du har presenterat de konkreta siffrorna som visar det ekonomiska värdet är det dags att visa dem hur även arbetsplatskulturen och medarbetarnas tillfredsställelse kommer att förbättras.

Även om siffror kan vara imponerande finns det faktiskt en aktuell trend bort från kvantifierbara intranät-KPI-statistik till mer kvalitativa data som mäter intranätets framgång ur medarbetarupplevelsens perspektiv. Det finns många intranätfunktioner som stärker medarbetarna och hjälper dem att få jobbet gjort, till exempel:

• Full tillgång till företagets data och dokument
  
  
• Mobila intranätappar
  
  
• Strömlinjeformat och relevant innehåll
  
  
• Samarbetsytor för grupparbete
  
  
• Ömsesidig direktkommunikation
  
  
• Sociala funktioner
  
  
• Fullständiga medarbetarprofiler
  
  
• Integration med andra verktyg

Samla in synpunkter från dina medarbetare om hur den interna kommunikationen fungerar idag (vi rekommenderar en behovsanalys av intranätet), dela med dig av dessa berättelser och presentera sedan för ledningen hur ett intranätssystem kan vara en lösning. Detta underbygger all din statistik med mänskliga erfarenheter och värden och visar hur införandet av ett intranät kan vara en helhetslösning. Och om din ledning inte verkar förstå kopplingen kan du förklara sambandet mellan en förbättrad medarbetarupplevelse och ökad kundnöjdhet – något som företag som Forbes har publicerat – för att fånga deras uppmärksamhet.

När du väl har fått ledningen med dig genom din fantastiska presentation, se till att lägga fram din implementeringsplan för dem och gå igenom hur användningen av intranätet kommer att ta itu med och lösa varje problem du har identifierat i företagets kommunikation. Gå igenom den grova, steg-för-steg-planen för implementeringen, men se till att de vet att de kan och kommer att ha inflytande över processen. Planera för uppföljningar med dem och fortsatta samtal. Kom ihåg att du behöver få dem att gå längre än att bara tro på din plan – du måste få dem att bli förespråkare och ivriga intranätanvändare. Låt dem veta att de är en integrerad del av varje aspekt av denna process för att införa intranätet.

När ledningsgruppen är med på tåget är det dags att nå ut till alla medarbetare.

Innan du faktiskt lanserar intranätet måste du förbereda personalen på förändringen för att säkerställa en smidig införandeprocess. Du bör tydligt kommunicera din avsikt att införa ett intranät till hela personalen, samla in deras synpunkter och ta med deras åsikter i lösningen samt hålla utbildningar så att de kan använda intranätprogramvaran med självförtroende.

Kommunikation är det första steget för att få med dig ditt team och förbereda dem på förändringen. Så snart ledningen är med på tåget och du har fått klartecken måste du börja kommunicera med medarbetarna exakt vad som kommer att hända så att de kan känna sig engagerade. Som tidigare nämnts måste medarbetarna känna att de har en röst och är delaktiga i processen.

När du kommunicerar planen för införandet av intranätet bör du inkludera statistik från behovsanalysen av intranätet och medarbetarundersökningen om missnöje bland medarbetarna, samt hur du kommer att hantera detta genom intranätlösningen. Visa dem resultaten av vad de sa att de ville ha från ett intranätssystem och visa sedan hur du tar till dig den feedbacken.

Du bör besvara medarbetarnas frågor om ”hur” och ”varför” denna lösning införs innan du implementerar intranätssystemet.

Medarbetarna kommer att vilja veta vilka fördelar ett intranät har och vad de själva har att vinna på det. Att därför presentera en övergripande bild av företagets framtid – där det tydligt framgår hur användningen av intranätet direkt kommer att gynna deras dagliga arbete – kommer att väcka deras entusiasm för de möjligheter som intranätet erbjuder. Det är också bra att redan från början utse några intranätambassadörer. Vilka medarbetare kan hjälpa till att samla trupperna och vägleda er genom införandeprocessen?

Se sedan till att utbilda, utbilda och utbilda igen! Håll möten för att diskutera den kommande förändringen, besvara så många frågor och farhågor som möjligt och inled sedan utbildningsprocessen. Erbjud korta, effektiva utbildningar för hela personalen för att gå igenom intranätets allmänna funktioner, skapa förväntningar och vänja sig vid användargränssnittet. Och fortsätt utbilda, även efter implementeringen!

Du har gjort allt för att förbereda införandet av intranätet, och nu är det dags att se till att användningen av intranätet blir bestående. Det finns potentiella hinder för användningen av intranätet:

Organisatoriska (intern struktur och rutiner)

• Oförmåga att samarbeta över företagets silor
  
  
• Rädsla för att ersätta ett äldre system
  
  
• Brist på budgetering
  
  
• Oorganiserade kund- och affärsdata
  
  

Personal (interna medarbetare och personalavdelningen)

• Motstånd från medarbetarna
  
  
• Interna ledningsresurser
  
  
• Brist på kompetens eller kunskap
  
  

Externa faktorer (krafter utanför företaget)

• Säkerhet
  
  
• Negativ reaktion från kunder eller intressenter
  
  
• Att hitta rätt leverantörer och lösningar
  
  

På grund av eventuella hinder är det viktigt att betrakta införandet av intranätet som en helhetsprocess och en intern kulturförändring, inte bara som den senaste tekniken. Förklara för medarbetarna vilken förändring som kommer att ske och vägled dem genom den. De har nu full tillgång till information och fullständiga kommunikationsmöjligheter med all personal, vilket innebär att hierarkin på arbetsplatsen kommer att upplösas och personalen kommer att enas. Medarbetarna kommer att stärkas av dessa verktyg, och intranätsystemets framgång ligger i deras händer.

Du kan hjälpa medarbetarna att smidigt anpassa sig till denna process och hålla dem engagerade genom att successivt lansera nya funktioner, samt göra det roligt med tävlingar eller belöningar. Fortsätt att samla in feedback och gör ändringar eller anpassningar när det behövs för att visa dina medarbetare att de har en röst i detta system och att de i slutändan har ansvaret. Se också till att inrätta intranätledningsgrupper som ansvarar för att övervaka innehållet för att säkerställa att det är relevant och användarorienterat, och så att medarbetarna har en kontaktperson för frågor eller funderingar.

Att upprätthålla intranätanvändningen: tips för en social lösning

När den inledande implementeringen och införandet av intranätet är klart bör du inrätta processer för att säkerställa att allt håller i sig och inte avtar med tiden. Du vill ha en hållbar, långsiktig lösning för ditt företag. Här är några sätt på vilka du kan uppmuntra fortsatt användning av intranätet:

• Gör det oumbärligt
  
  Minns du när du fick ledningen med på tåget? Det är avgörande att de fortsätter att använda intranätet regelbundet. Om företagets chefer använder intranätet för att tilldela uppgifter, dela information och publicera innehåll kommer medarbetarna att tvingas logga in. Se till att viktiga affärsprocesser endast är tillgängliga via intranätportalen, liksom viktiga affärsdokument och information som hjälper medarbetarna.
  
  
• Se till att innehållet är relevant och engagerande
  
  Se till att innehållet på intranätet är intressant och användbart för medarbetarna, samt visuellt tilltalande och dynamiskt. Du kan också dela ansvaret för innehållet över hela organisationen så att varje avdelning är representerad och intranätanvändarna kontinuerligt loggar in för att skapa sitt eget innehåll. På så sätt vet du att medarbetarna ser det de vill se, eftersom det är de som skapar det.
  
  
• Utnyttja de sociala funktionerna
  
  Det finns många inbyggda sociala funktioner i ett intranät som underlättar för att få dina medarbetare att använda intranätsystemet. Chatt, kommentarer, delning, gilla-markeringar, @-omnämnanden, ämnestaggar och forumprenumerationer meddelar medarbetarna när de personligen omnämns på intranätet, vilket sannolikt får dem att logga in och se vad som händer. Utnyttja dessa sociala aspekter och lägg till roliga funktioner som frågesporter som inte är arbetsrelaterade eller rent sociala gruppforum för att hålla dem engagerade.

Även när du sätter dessa idéer i praktiken kommer du troligtvis fortfarande att stöta på en rad potentiella utmaningar med intranätet. Men det som är viktigt att komma ihåg när du står inför utmaningar är att de går att övervinna. Om du förbereder dig för, identifierar och kommunicerar dessa intranätutmaningar med ditt team kommer ni tillsammans att hitta lösningar och sätt att hantera dem.

Att kommunicera fördelarna med att använda intranätet

För att få med sig medarbetarna på att införa ett intranät gäller det att fokusera på fördelarna med intranätet för teamet, den enskilde medarbetaren, chefen och företaget som helhet. Det är ganska enkelt att fokusera på detta, eftersom fördelarna med en intranätlösning är många.

Eftersom intranätets framgång avgörs av användaren är det utformat för att vara användarcentrerat och användarvänligt. Ta dig tid att utvärdera de utmaningar eller behov som finns inom varje avdelning eller hos olika typer av medarbetare, och hitta ett sätt att specifikt ta upp detta i din presentation. Om du kan förmedla intranätets fördelar till användarna och hur de personligen kommer att gynnas oavsett vilken position de har, kommer de att ställa sig bakom lösningen.

Vanliga frågor

Varför misslyckas så många intranätinföranden?

Cirka 40 % av intranäten lyckas inte ge avkastning på investeringen på grund av bristande användning, vilket oftast beror på att man inte har tagit hänsyn till medarbetarnas behov, otillräcklig utbildning, oengagerade chefer och ett oklart syfte.

Varför är ledningens engagemang så viktigt för att intranätet ska tas i bruk?

Medarbetarna följer ledningens exempel, så när ledningen aktivt använder intranätet från första dagen istället för att förlita sig på e-post eller delade mappar är det mycket mer sannolikt att medarbetarna tar till sig det i hela företaget.

Vad bidrar till att medarbetarna faktiskt börjar använda ett nytt intranät?

Medarbetarna anammar ett intranät när de involveras tidigt genom feedback och behovsanalys, får tydlig utbildning och får se hur verktyget direkt gynnar deras dagliga arbete, snarare än att bara bli tillsagda att använda det.

Hur kan organisationer upprätthålla intranätets användning efter lanseringen?

Organisationer upprätthåller användningen genom att göra intranätet oumbärligt för centrala affärsprocesser, se till att innehållet är relevant och regelbundet uppdaterat samt utnyttja sociala funktioner som kommentarer och omnämnanden för att hålla medarbetarna engagerade.