Intranetacceptatie: hoe zorg je ervoor dat medewerkers een nieuw intranet omarmen?

De voordelen van het gebruik van intranetsoftware op het werk liggen voor de hand. Intranetten verbeteren de interne communicatie, de samenwerking binnen teams, de betrokkenheid van medewerkers, het teamwerk en de productiviteit.

Hoewel de voordelen duidelijk lijken, slaagt 40% van de intranetten er niet in een ROI te realiseren vanwege onvoldoende acceptatie. Het uitblijven van acceptatie van het intranet wordt vaak veroorzaakt door een gebrek aan aandacht voor de behoeften van medewerkers en ontbrekende voorlichting over het intranet, gevolgd door ongeïnteresseerde leidinggevenden en een onduidelijk doel.

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers een intranet gaan gebruiken?

Hoe kunnen de onderliggende oorzaken van het mislukken van een intranet dan worden aangepakt? Hoe stimuleer je het gebruik van het intranet? Het gebruik van het intranet komt niet vanzelf. Organisaties hebben een implementatieplan nodig en het management moet prioriteit geven aan het acceptatieproces van het intranet. Hier volgen enkele tips voor uw strategie om het intranet te laten gebruiken en hoe u uw team – van de topmanagers tot de projectteams – kunt betrekken bij de nieuwe intranetsoftware.

6 tips voor een strategie om het intranet te laten gebruiken

1. Het management betrekken bij de invoering van het intranet

De eerste stap om draagvlak binnen het hele bedrijf te creëren, is het management ervan overtuigen. Het is cruciaal om deze groep aan je kant te hebben tijdens het implementatieproces van het intranet, niet alleen omdat zij een grote invloed hebben op het bedrijfsbeleid, maar ook omdat medewerkers hun voorbeeld zullen volgen.

Medewerkers kijken naar het management als voorbeeld. Zoals Hannah Price van CMS Wire het verwoordt: “Als de CEO nog steeds interne e-mails met ‘Allen beantwoorden’ verstuurt in plaats van de chatfunctie van het intranet te gebruiken, of bestanden op een harde schijf opslaat in plaats van in het intranetsysteem, zullen anderen hetzelfde doen.” Als uw topmanagement het intranet vanaf dag één gebruikt, zullen medewerkers dit voorbeeld volgen, wat resulteert in een bedrijfsbrede acceptatie van het intranet. Dus, hoe zorgt u ervoor dat dit gebeurt?

Om de steun van het topmanagement te krijgen, moet je hen raadplegen en overtuigen voordat de implementatie van start gaat. Zij moeten bij alle vergaderingen over de planning en strategie van het intranet worden betrokken. Maar je zult moeten beginnen met een presentatie. Wat het topmanagement als eerste wil zien, zijn harde feiten en gegevens die je bewering onderbouwen. Je moet hen bewijzen dat dit hun investering waard zal zijn.

Er zijn talloze statistieken beschikbaar die het succes en het rendement (ROI) van de implementatie van een intranetsysteem ondersteunen en bevestigen. McKinsey doet bijvoorbeeld onderzoek naar sociale technologie op de werkplek en heeft vastgesteld dat „het gebruik van sociale technologieën om de samenwerking en communicatie binnen en tussen bedrijven te verbeteren, de productiviteit van interactieve medewerkers met 20 tot 25 procent zou kunnen verhogen.” Deze statistiek gaat vergezeld van een grafiek waarin wordt uitgelegd hoe ze dat cijfer hebben berekend.

Een ander rapport van IDC laat zien dat informatieverwerkers veel tijd besteden aan het zoeken naar en verwerken van informatie – en dat dit zeer hoge kosten met zich meebrengt:

• E-mail: 13 uur per week (kosten: $21.000 per jaar)
  
  
• Zoeken naar informatie: 9 uur per week (kosten: $14.000 per jaar)
  
  
• Informatie analyseren: 8 uur per week (kosten: $13.000 per jaar)
  
  
• Communiceren / samenwerken met collega’s: 6,5 uur per week (kosten: $10.000 per jaar)
  
  
• Inhoud creëren: 6 uur per week (kosten: $10.000 per jaar)
  
  
• Informatie publiceren: 4 uur per week (kosten: $6.000 per jaar)

Het rapport concludeert dat de productiviteit van medewerkers zal stijgen en de winst zal omhoogschieten wanneer bedrijven het gemakkelijker maken om informatie te vinden. Volgens hen is sociale intranetsoftware het aanbevolen hulpmiddel om de productiviteit van medewerkers te stimuleren.

Kortom: doe je onderzoek en verzamel statistieken om het topmanagement voor je te winnen. Zorg ervoor dat je deze statistieken afstemt op jouw specifieke bedrijf door cijfers op te nemen die laten zien hoe intranetten interne problemen kunnen verbeteren.

Nadat je het topmanagement hebt geïmponeerd met cijfers en statistieken, is het tijd om te laten zien hoe de implementatie van een intranetsysteem je werkplek daadwerkelijk zal transformeren.

Intranetsystemen zijn in de kern gebruikersgericht en hebben tot doel de werknemerservaring op de werkplek te verbeteren. Als je betrokken medewerkers hebt, beschik je over een krachtig personeelsbestand dat de doelstellingen en visie van je bedrijf zal verwezenlijken. Dus nadat je de harde cijfers hebt gepresenteerd die de financiële waarde aantonen, is het tijd om te laten zien hoe ook de werkcultuur en de tevredenheid van medewerkers zullen verbeteren.

Hoewel cijfers indrukwekkend kunnen zijn, is er momenteel een trend om af te stappen van kwantificeerbare intranet-KPI-statistieken en over te stappen op meer kwalitatieve gegevens die het succes van het intranet meten vanuit het perspectief van de werknemerservaring. Er zijn veel intranetfuncties die medewerkers meer mogelijkheden bieden en hen helpen hun werk te doen, zoals:

• Volledige toegang tot bedrijfsgegevens en documenten
  
  
• Mobiele intranet-apps
  
  
• Gestroomlijnde en relevante inhoud
  
  
• Samenwerkingsruimtes voor groepen
  
  
• Directe communicatie in twee richtingen
  
  
• Sociale functies
  
  
• Volledige werknemersprofielen
  
  
• Integratie met andere tools

Vraag uw medewerkers om feedback over de stand van zaken van uw huidige interne communicatie (wij raden een intranetbehoefteanalyse aan), deel die verhalen en presenteer vervolgens aan uw C-Suite hoe een intranetsysteem een oplossing kan bieden. Dit onderbouwt al uw statistieken met menselijke ervaringen en toegevoegde waarde en laat zien hoe de invoering van een intranet een holistische oplossing kan zijn. En als uw leidinggevenden zich hier niet in kunnen vinden, kunt u het verband uitleggen tussen een verbeterde werknemerservaring en een toename in klanttevredenheid, zoals gepubliceerd door bedrijven als Forbes, om hun aandacht te trekken.

Nadat je je leidinggevenden aan boord hebt gekregen met je geweldige pitch, moet je ervoor zorgen dat je je implementatieplan aan hen presenteert en bespreekt hoe het gebruik van het intranet elk probleem dat je in de communicatie van je bedrijf hebt gesignaleerd, zal aanpakken en oplossen. Neem het ruwe, stapsgewijze implementatieplan door, maar zorg ervoor dat ze weten dat ze inspraak hebben en zullen krijgen in het proces. Plan vervolgafspraken en verdere gesprekken met hen. Vergeet niet dat je wilt dat ze niet alleen in je plan geloven, maar dat ze ook voorstanders en enthousiaste intranetgebruikers worden. Laat hen weten dat ze een onmisbaar onderdeel zijn van elk aspect van dit intranetimplementatieproces.

Zodra het managementteam aan boord is, is het tijd om het aan het grote publiek te presenteren.

Voordat je je intranet daadwerkelijk lanceert, moet je je medewerkers voorbereiden op de verandering om een soepel implementatieproces te garanderen. Je moet je voornemen om een intranet te implementeren duidelijk communiceren aan al je medewerkers, hun feedback vragen en hun inbreng meenemen in de oplossing, en trainingen organiseren zodat ze de intranetsoftware met vertrouwen kunnen gebruiken.

Communicatie is de eerste stap om uw team mee te krijgen en voor te bereiden op de verandering. Zodra het topmanagement achter het plan staat en u groen licht krijgt, moet u met de medewerkers communiceren wat er precies gaat gebeuren, zodat ze enthousiast kunnen worden. Zoals eerder vermeld, moeten medewerkers het gevoel hebben dat ze inspraak hebben en bij het proces worden betrokken.

Neem bij het communiceren van het plan voor de invoering van het intranet enkele statistieken op die je hebt gevonden in je intranetbehoefteanalyse en de medewerkersenquête over ontevredenheid, en laat zien hoe je dit via de intranetoplossing gaat aanpakken. Laat hen de resultaten zien van wat zij aangaven te willen van een intranetsysteem, en laat vervolgens zien hoe je op die feedback inspeelt.

U wilt de vragen van medewerkers over het ‘hoe’ en ‘waarom’ van deze oplossing beantwoorden voordat u het intranetsysteem implementeert.

Medewerkers zullen willen weten wat de voordelen van een intranet zijn en wat het hen oplevert. Door een breed beeld te schetsen van de toekomst van het bedrijf – waarin duidelijk wordt hoe het gebruik van het intranet hun dagelijkse werk direct ten goede komt – kunt u hen enthousiast maken voor de mogelijkheden die een intranet biedt. Het is ook nuttig om vanaf het begin een aantal intranetambassadeurs aan te wijzen. Welke medewerkers kunnen helpen om het team te motiveren en u door het implementatieproces te begeleiden?

Zorg er vervolgens voor dat je traint, traint en nog eens traint! Organiseer bijeenkomsten om de aanstaande verandering te bespreken, beantwoord zoveel mogelijk vragen en bezorgdheden, en begin dan met het trainingsproces. Bied korte, effectieve trainingen aan voor het hele personeel om de algemene werking van het intranet door te nemen, verwachtingen te scheppen en vertrouwd te raken met de gebruikersinterface. En blijf trainen, zelfs na de implementatie!

Je hebt alles gedaan om je voor te bereiden op de implementatie van het intranet, en nu is het tijd om ervoor te zorgen dat het acceptatieproces van het intranet blijft hangen. Er zijn mogelijke belemmeringen voor de acceptatie van het intranet:

Organisatorisch (interne structuur en procedures)

• Het onvermogen om over de silo’s van de onderneming heen te werken
  
  
• Angst om een verouderd systeem te vervangen
  
  
• Gebrek aan budgettering
  
  
• Ongeorganiseerde klant- en bedrijfsgegevens
  
  

Personeel (interne medewerkers en HR)

• Weerstand bij medewerkers
  
  
• Interne managementcapaciteiten
  
  
• Gebrek aan vaardigheden of kennis
  
  

Externe factoren (krachten buiten uw onderneming)

• Beveiliging
  
  
• Negatieve reacties van klanten of belanghebbenden
  
  
• Omgaan met leveranciers en oplossingen
  
  

Vanwege mogelijke belemmeringen is het belangrijk om de invoering van uw intranet te zien als een holistisch proces en een interne cultuuromslag, en niet alleen als de nieuwste technologie. Leg aan medewerkers uit welke verandering er gaat plaatsvinden en begeleid hen daarbij. Ze hebben nu volledige toegang tot informatie en kunnen met alle medewerkers communiceren, waardoor de hiërarchie op de werkplek zal verdwijnen en het personeel zal worden verenigd. Medewerkers krijgen meer mogelijkheden dankzij deze tools, en het succes van het intranetsysteem ligt in hun handen.

U kunt medewerkers helpen om soepel in dit proces te komen en hun interesse vast te houden door nieuwe functies stapsgewijs te introduceren, en het leuk te maken met wedstrijden of beloningen. Blijf feedback verzamelen en breng waar nodig wijzigingen of aanpassingen aan om uw medewerkers te laten zien dat zij inspraak hebben in dit systeem en uiteindelijk de leiding hebben. Zorg er ook voor dat u intranetbeheerteams opzet die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de inhoud, om ervoor te zorgen dat deze relevant en gebruikersgericht is, en zodat medewerkers een aanspreekpunt hebben voor vragen of opmerkingen.

Het gebruik van het intranet in stand houden: tips voor een sociale oplossing

Nadat de eerste implementatie heeft plaatsgevonden en het intranet in gebruik is genomen, wilt u processen opzetten om ervoor te zorgen dat alles blijft werken en niet na verloop van tijd in het niets verdwijnt. U wilt een duurzame, langetermijnoplossing voor uw bedrijf. Hier zijn enkele manieren waarop u het voortdurende gebruik van het intranet kunt stimuleren:

• Maak het onmisbaar
  
  Weet u nog toen u het management aan boord kreeg? Het is cruciaal dat zij het intranet consequent blijven gebruiken. Als managers het intranet gebruiken om taken toe te wijzen, informatie te delen en inhoud te verstrekken, zullen medewerkers wel moeten inloggen. Maak essentiële bedrijfsprocessen alleen beschikbaar via het intranetportaal, evenals essentiële bedrijfsdocumenten en informatie die medewerkers helpen.
  
  
• Houd de inhoud relevant en boeiend
  
  Zorg ervoor dat de inhoud van je intranet interessant en nuttig is voor medewerkers, maar ook visueel aantrekkelijk en dynamisch. Je kunt de verantwoordelijkheid voor de inhoud ook over de hele organisatie verdelen, zodat elke afdeling vertegenwoordigd is en intranetgebruikers voortdurend inloggen om hun eigen inhoud te creëren. Op deze manier weet je zeker dat medewerkers zien wat ze willen zien, omdat zij het zelf maken.
  
  
• Maak gebruik van sociale functies
  
  Er zijn veel sociale functies ingebouwd in een intranet die ertoe bijdragen dat uw medewerkers het intranetsysteem gaan gebruiken. Direct chatten, reageren, delen, liken, @vermeldingen, onderwerptags en forumabonnementen zorgen ervoor dat medewerkers een melding krijgen wanneer ze persoonlijk op het intranet worden genoemd, wat er waarschijnlijk toe leidt dat ze inloggen om te zien wat er gebeurt. Maak gebruik van deze sociale aspecten en voeg leuke functies toe, zoals quizzen die niets met het werk te maken hebben of puur sociale groepsforums, om hun betrokkenheid te behouden.

Zelfs als u deze ideeën in de praktijk brengt, zult u hoogstwaarschijnlijk nog steeds te maken krijgen met een reeks mogelijke intranetuitdagingen. Maar wat belangrijk is om te onthouden wanneer u met uitdagingen wordt geconfronteerd, is dat ze overwonnen kunnen worden. Als u zich op deze intranetuitdagingen voorbereidt, ze in kaart brengt en erover communiceert met uw team, zult u samen oplossingen en manieren vinden om ze aan te pakken.

De voordelen van intranetgebruik onder de aandacht brengen

Om draagvlak te creëren voor de invoering van een intranet, is het van cruciaal belang om de nadruk te leggen op de voordelen van het intranet voor het team, de medewerker, de leidinggevende en het bedrijf als geheel. Dit is vrij eenvoudig, aangezien de voordelen van een intranetoplossing talrijk zijn.

Omdat het succes van een intranet wordt bepaald door de gebruiker, is het ontworpen om gebruikersgericht en gebruiksvriendelijk te zijn. Neem de tijd om de uitdagingen of behoeften van elke afdeling of elk type medewerker in kaart te brengen, en zoek een manier om daar specifiek op in te spelen in je presentatie. Als je de voordelen van het intranet aan gebruikers kunt uitleggen en kunt laten zien hoe zij er persoonlijk baat bij hebben, ongeacht hun functie, zullen zij achter de oplossing staan.

Veelgestelde vragen

Waarom mislukken zoveel implementaties van intranetten?

Ongeveer 40% van de intranetten levert geen rendement op vanwege een gebrekkige acceptatie, meestal veroorzaakt door een gebrek aan aandacht voor de behoeften van medewerkers, onvoldoende training, weinig betrokken leidinggevenden en een onduidelijk doel.

Waarom is draagvlak bij het management zo belangrijk voor de acceptatie van een intranet?

Medewerkers volgen het voorbeeld van het management. Wanneer de topmanagers het intranet dus vanaf dag één actief gebruiken in plaats van terug te vallen op e-mail of gedeelde schijven, is de kans veel groter dat medewerkers het bedrijfsbreed gaan gebruiken.

Wat helpt medewerkers om een nieuw intranet daadwerkelijk te omarmen?

Medewerkers gaan een intranet gebruiken wanneer ze in een vroeg stadium worden betrokken via feedback en behoefteanalyses, duidelijke training krijgen en te zien krijgen hoe de tool hun dagelijkse werk direct ten goede komt, in plaats van dat ze alleen maar wordt verteld dat ze het moeten gebruiken.

Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat het intranet na de lancering blijvend wordt gebruikt?

Organisaties zorgen ervoor dat het intranet blijvend wordt gebruikt door het onmisbaar te maken voor de kernprocessen van het bedrijf, de inhoud relevant en regelmatig bijgewerkt te houden en gebruik te maken van sociale functies zoals reacties en vermeldingen om medewerkers betrokken te houden.