Adozione dell'intranet: come coinvolgere i dipendenti nell'utilizzo di una nuova intranet

I vantaggi derivanti dall'utilizzo di un software intranet sul posto di lavoro sono evidenti. Le intranet migliorano la comunicazione interna, la collaborazione tra i team, il coinvolgimento dei dipendenti, il lavoro di squadra e la produttività.

Sebbene i vantaggi sembrino evidenti, il 40% delle intranet non riesce a garantire un ritorno sull’investimento (ROI) a causa di un’adozione inadeguata. Il fallimento nell’adozione dell’intranet è spesso causato dalla mancata considerazione delle esigenze dei dipendenti e dalla mancanza di formazione sull’uso dell’intranet, seguiti da dirigenti poco coinvolti e da uno scopo poco chiaro.

Come convincere i dipendenti a utilizzare una intranet?

Come superare quindi le cause alla radice del fallimento dell’intranet? Come incoraggiarne l’adozione? L’adozione dell’intranet non avverrà da sola. Le organizzazioni hanno bisogno di un piano di implementazione e la direzione deve dare priorità al processo di adozione della rete intranet. Ecco alcuni consigli per la vostra strategia di adozione della rete intranet e su come coinvolgere il vostro team nel nuovo software intranet, dai vertici aziendali ai team di progetto.

6 consigli per una strategia di adozione dell’intranet

1. Ottenere il sostegno della dirigenza per l’adozione dell’intranet

Il primo passo per ottenere il consenso a livello aziendale è coinvolgere i vertici aziendali. È fondamentale avere questo gruppo dalla propria parte nel processo di adozione dell’intranet, non solo perché ha un peso determinante nella gestione aziendale, ma anche perché i dipendenti seguiranno il loro esempio.

I dipendenti guardano alla dirigenza come a un modello da seguire. Come afferma Hannah Price di CMS Wire, «Se l’amministratore delegato continua a inviare e-mail interne con risposta a tutti invece di utilizzare la funzione di chat dell’intranet, o a salvare i file su un disco rigido anziché sul sistema intranet, gli altri faranno lo stesso». Se i vostri dirigenti utilizzano l’intranet sin dal primo giorno, i dipendenti seguiranno il loro esempio, il che porterà a un’adozione dell’intranet a livello aziendale. Quindi, come si fa a ottenere questo risultato?

Per ottenere il sostegno della dirigenza, è necessario consultarla e convincerla prima che inizi l’implementazione. I dirigenti dovrebbero essere coinvolti in tutte le riunioni di pianificazione e strategia relative all’intranet. Ma dovrete iniziare con una presentazione. Ciò che la dirigenza vuole vedere per prima cosa sono dati concreti e informazioni che sostengano la vostra tesi. Dovete dimostrare loro che ne varrà la pena.

Esistono moltissime statistiche che sostengono e confermano il successo e il ritorno sull’investimento (ROI) che otterrete dall’implementazione di un sistema intranet. Ad esempio, McKinsey conduce ricerche sulle tecnologie sociali sul posto di lavoro e ha scoperto che «l’uso delle tecnologie sociali per migliorare la collaborazione e la comunicazione all’interno delle aziende e tra di esse potrebbe aumentare la produttività dei lavoratori che interagiscono con gli altri dal 20 al 25 per cento». Questa statistica è accompagnata da un grafico che spiega come è stato quantificato tale dato.

Un altro rapporto di IDC mostra che i lavoratori dell’informazione dedicano molto tempo alla ricerca e all’elaborazione delle informazioni, con costi molto elevati:

• Posta elettronica: 13 ore alla settimana (costo: 21.000 dollari all’anno)
  
  
• Ricerca di informazioni: 9 ore alla settimana (costo: 14.000 dollari all’anno)
  
  
• Analisi delle informazioni: 8 ore alla settimana (costo: 13.000 dollari all’anno)
  
  
• Comunicazione e collaborazione con i colleghi: 6,5 ore alla settimana (costo: 10.000 dollari all’anno)
  
  
• Creazione di contenuti: 6 ore alla settimana (costo: 10.000 $ all’anno)
  
  
• Pubblicazione delle informazioni: 4 ore alla settimana (costo: 6.000 dollari all’anno)

Il rapporto conclude che la produttività dei dipendenti aumenterà e i profitti saliranno alle stelle quando le aziende renderanno più facile la ricerca delle informazioni. Secondo gli autori, un software di intranet sociale è lo strumento consigliato per stimolare la produttività dei dipendenti.

In breve, fate le vostre ricerche e raccogliete alcune statistiche per convincere i vostri dirigenti. Assicuratevi di adattare queste statistiche alla vostra azienda specifica, includendo dati che dimostrino come le intranet possano migliorare le dinamiche interne.

Dopo aver “stupito” i vostri dirigenti con numeri e statistiche, è il momento di mostrare loro come l’implementazione di un sistema intranet trasformerà concretamente il vostro ambiente di lavoro.

Fondamentalmente, i sistemi intranet sono incentrati sull’utente e mirano a migliorare l’esperienza dei dipendenti sul posto di lavoro. Quando si hanno dipendenti coinvolti, si dispone di una forza lavoro potente che realizzerà gli obiettivi e la visione della vostra azienda. Quindi, dopo aver fornito i dati concreti che ne dimostrano il valore economico, è il momento di mostrare loro come miglioreranno anche la cultura aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.

Sebbene i numeri possano essere di grande effetto, attualmente si sta registrando una tendenza ad abbandonare le statistiche quantificabili relative agli indicatori chiave di prestazione (KPI) dell’intranet a favore di dati più qualitativi che misurano il successo dell’intranet attraverso la lente dell’esperienza dei dipendenti. Esistono molte funzionalità dell’intranet che daranno più autonomia ai dipendenti e li aiuteranno a portare a termine il proprio lavoro, come ad esempio:

• Accesso completo ai dati e ai documenti aziendali
  
  
• App mobili per l’intranet
  
  
• Contenuti ottimizzati e pertinenti
  
  
• Spazi di lavoro collaborativi per gruppi
  
  
• Comunicazione istantanea bidirezionale
  
  
• Funzionalità social
  
  
• Profili completi dei dipendenti
  
  
• Integrazione con altri strumenti

Raccogliete alcuni feedback dai vostri dipendenti sullo stato delle attuali comunicazioni interne (consigliamo un'analisi delle esigenze relative all'intranet), condividete queste testimonianze e poi presentate al vostro C-Suite come un sistema intranet possa fornire una soluzione. Questo rafforza tutte le vostre statistiche con l'esperienza umana e il valore aggiunto e mostra come l'adozione di un'intranet possa rappresentare una soluzione olistica. E se i vostri dirigenti non sembrano cogliere il nesso, potete spiegare la relazione tra il miglioramento dell’esperienza dei dipendenti e l’aumento della soddisfazione dei clienti, come riportato da testate come Forbes, per catturare la loro attenzione.

Dopo aver convinto i dirigenti grazie alla tua straordinaria presentazione, assicurati di illustrare loro il piano di implementazione e di spiegare in che modo l’uso dell’intranet affronterà e risolverà ogni problema che hai individuato nella comunicazione aziendale. Esamina il piano di implementazione di massima, passo dopo passo, ma assicurati che sappiano che possono e avranno voce in capitolo nel processo. Pianifica dei follow-up con loro e delle conversazioni continue. Ricorda: non basta che credano nel tuo piano, devi far sì che ne diventino sostenitori e utenti appassionati della intranet. Fai loro capire che sono parte integrante di ogni aspetto di questo processo di adozione della intranet.

Una volta ottenuto il sostegno del team dirigenziale, è il momento di coinvolgere tutti i dipendenti.

Prima di lanciare effettivamente la vostra intranet, dovete preparare il personale al cambiamento per garantire un processo di adozione senza intoppi. Dovreste comunicare chiaramente a tutto il personale la vostra intenzione di implementare una intranet, raccogliere il loro feedback e includere il loro punto di vista nella soluzione, nonché organizzare corsi di formazione affinché possano utilizzare il software della intranet con sicurezza.

La comunicazione è il primo passo per coinvolgere il proprio team e prepararlo al cambiamento. Non appena i vertici aziendali saranno d'accordo e si otterrà il via libera, è necessario iniziare a comunicare ai dipendenti esattamente cosa accadrà, in modo che possano entusiasmarsi. Come affermato in precedenza, i dipendenti devono sentire di avere voce in capitolo e di essere coinvolti nel processo.

Quando comunicate il piano di adozione dell’intranet, includete alcune statistiche emerse dal sondaggio sui bisogni relativi all’intranet e dall’indagine sulla insoddisfazione dei dipendenti, spiegando come intendete affrontare tali aspetti attraverso la soluzione intranet. Mostrate loro i risultati di ciò che hanno espresso come desiderabile in un sistema intranet e, successivamente, illustrate come state rispondendo a tale feedback.

È importante rispondere alle domande dei dipendenti sul “come” e sul “perché” di questa soluzione prima di implementare il sistema intranet.

I dipendenti vorranno sapere quali sono i vantaggi di una intranet e quali benefici ne trarranno; pertanto, delineare una visione d’insieme del futuro dell’azienda che permetta loro di comprendere come l’uso della intranet andrà a beneficio diretto del loro lavoro quotidiano li renderà entusiasti delle possibilità offerte dalla intranet. È inoltre utile individuare fin dall’inizio alcuni promotori della rete intranet. Quali dipendenti possono aiutare a mobilitare il personale e guidarvi nel processo di adozione?

Quindi, assicuratevi di formare, formare e formare ancora! Organizzate riunioni per discutere del cambiamento imminente, rispondete al maggior numero possibile di domande e dubbi, e poi avviate il processo di formazione. Offrite sessioni di formazione brevi ed efficaci a tutto il personale per illustrare il funzionamento generale dell’intranet, definire le aspettative e familiarizzare con l’interfaccia utente. E continuate a formare il personale, anche dopo l’implementazione!

Avete fatto tutto il possibile per prepararvi all’implementazione dell’intranet, e ora è il momento di assicurarvi che il processo di adozione dell’intranet abbia successo. Esistono potenziali ostacoli all’adozione dell’intranet:

Organizzativi (struttura interna e procedure)

• Incapacità di lavorare superando i silos aziendali
  
  
• Timore di sostituire un sistema legacy
  
  
• Mancanza di risorse di bilancio
  
  
• Dati relativi a clienti e attività non organizzati
  
  

Personale (dipendenti interni e risorse umane)

• Resistenza da parte dei dipendenti
  
  
• Capacità gestionali interne
  
  
• Mancanza di competenze o conoscenze
  
  

Fattori esterni (forze esterne al di fuori della vostra impresa)

• Sicurezza
  
  
• Reazione negativa da parte dei clienti o degli stakeholder
  
  
• Gestione di fornitori e soluzioni
  
  

A causa dei possibili ostacoli, è importante considerare l’adozione della vostra intranet come un processo olistico e un cambiamento culturale interno, non solo come l’ultima tecnologia. Spiegate ai dipendenti il cambiamento che sta per avvenire e accompagnateli in questo percorso. Ora dispongono di pieno accesso alle informazioni e di piene capacità di comunicazione con tutto il personale, pertanto la gerarchia sul posto di lavoro si attenuerà e il personale sarà unificato. Questi strumenti daranno maggiore autonomia ai dipendenti e il successo del sistema intranet è nelle loro mani.

Potete aiutare i dipendenti ad adattarsi gradualmente a questo processo e mantenere vivo il loro interesse introducendo nuove funzionalità in modo graduale, rendendolo divertente con competizioni o premi. Continuate a raccogliere feedback e apportate modifiche o adattamenti quando necessario, per dimostrare ai vostri dipendenti che hanno voce in capitolo in questo sistema e che, in ultima analisi, sono loro a detenerne il controllo. Assicuratevi inoltre di istituire team di gestione della intranet incaricati di monitorare i contenuti per garantire che siano pertinenti e incentrati sull’utente, in modo che i dipendenti possano avere un referente a cui rivolgersi per domande o dubbi.

Mantenere l’utilizzo dell’intranet: consigli per una soluzione social

Una volta completata l’implementazione iniziale e l’adozione dell’intranet, sarà opportuno definire dei processi per garantire che tutto rimanga stabile e non si esaurisca nel tempo. L’obiettivo è una soluzione sostenibile e a lungo termine per la vostra azienda. Ecco alcuni modi per incoraggiare un uso continuativo dell’intranet:

• Rendila indispensabile
  
  Ricordate quando avete convinto la direzione? È fondamentale che siano loro a garantire un uso costante dell’intranet. Se i dirigenti aziendali utilizzano l’intranet per assegnare compiti, condividere informazioni e distribuire contenuti, i dipendenti saranno costretti ad accedervi. Rendete disponibili esclusivamente tramite il portale intranet i processi aziendali essenziali, così come i documenti e le informazioni aziendali fondamentali che aiuteranno i dipendenti.
  
  
• Mantenete i contenuti pertinenti e coinvolgenti
  
  Assicuratevi che i contenuti della vostra intranet siano interessanti e utili per i dipendenti, oltre che visivamente accattivanti e dinamici. Potete anche condividere la responsabilità dei contenuti all’interno dell’organizzazione, in modo che ogni reparto sia rappresentato e gli utenti dell’intranet accedano continuamente per creare i propri contenuti. In questo modo, saprete che i dipendenti vedono ciò che vogliono vedere, perché sono loro stessi a crearlo.
  
  
• Affidatevi alle funzionalità social
  
  Esistono molte funzionalità social integrate nell’intranet che contribuiranno a coinvolgere i dipendenti nel sistema. Chat istantanee, commenti, condivisione, “mi piace”, @menzioni, tag per argomenti e iscrizioni ai forum notificheranno ai dipendenti quando vengono menzionati personalmente nell’intranet, il che li spingerà probabilmente ad accedere per vedere cosa sta succedendo. Sfruttate questi aspetti social e aggiungete funzionalità divertenti come quiz non legati al lavoro o forum di gruppo puramente social per mantenerli coinvolti.

Anche mettendo in pratica queste idee, molto probabilmente dovrete comunque affrontare una serie di potenziali sfide legate all’intranet. Tuttavia, ciò che è importante ricordare quando si affrontano queste sfide è che possono essere superate. Se vi preparate, individuate e comunicate queste sfide relative all’intranet al vostro team, troverete soluzioni e modi per affrontarle insieme.

Comunicare i vantaggi dell'uso dell'intranet

Per ottenere il consenso all’adozione dell’intranet è fondamentale concentrarsi sui vantaggi che essa offre al team, al singolo dipendente, al manager e all’azienda nel suo complesso. È piuttosto facile concentrarsi su questo aspetto, poiché i vantaggi di una soluzione intranet sono numerosi.

Poiché il successo dell’intranet dipende dagli utenti, essa è progettata per essere incentrata sull’utente e di facile utilizzo. Prenditi il tempo necessario per valutare le problematiche o le esigenze di ciascun reparto, o di ogni categoria di dipendenti, e trova un modo per affrontarle in modo specifico nella tua presentazione. Se riesci a comunicare agli utenti i vantaggi dell’intranet e come ne trarranno beneficio personalmente, indipendentemente dalla loro posizione, accetteranno di buon grado la soluzione.

Domande frequenti

Perché così tante implementazioni di intranet falliscono?

Circa il 40% delle intranet non riesce a generare un ritorno sull’investimento a causa di uno scarso utilizzo, solitamente dovuto alla mancata considerazione delle esigenze dei dipendenti, a una formazione insufficiente, al disimpegno dei dirigenti e a una mancanza di chiarezza sugli obiettivi.

Perché il sostegno dei dirigenti è così importante per l’adozione dell’intranet?

I dipendenti seguono l’esempio della dirigenza, quindi quando i vertici aziendali utilizzano attivamente l’intranet sin dal primo giorno, invece di ricorrere alla posta elettronica o alle unità condivise, è molto più probabile che i dipendenti la adottino a livello aziendale.

Cosa aiuta i dipendenti ad adottare effettivamente una nuova intranet?

I dipendenti adottano una intranet quando vengono coinvolti sin dalle prime fasi attraverso feedback e analisi delle esigenze, ricevono una formazione chiara e viene loro mostrato in che modo lo strumento apporti benefici diretti al loro lavoro quotidiano, anziché limitarsi a ricevere l’ordine di utilizzarlo.

In che modo le organizzazioni possono garantire l’adozione della rete intranet dopo il lancio?

Le organizzazioni garantiscono l’adozione rendendo l’intranet indispensabile per i processi aziendali fondamentali, mantenendo i contenuti pertinenti e aggiornati regolarmente e sfruttando funzionalità social come commenti e menzioni per mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti.