Intranetin käyttöönotto: miten saada työntekijät innostumaan uudesta intranetistä

Intranetto-ohjelmiston käytön edut työpaikalla ovat ilmeiset. Intranetit parantavat sisäistä viestintää, tiimien yhteistyötä, työntekijöiden sitoutumista, tiimityöskentelyä ja tuottavuutta.

Vaikka edut näyttävät olevan selvät, 40 % intranetistä ei tuota sijoitetun pääoman tuottoa (ROI), koska niiden käyttöönotto on puutteellista. Intranetin käyttöönoton epäonnistuminen johtuu usein työntekijöiden tarpeiden huomioimisen puutteesta ja intranet-koulutuksen puutteesta, minkä jälkeen seuraavat sitoutumattomat johtajat ja epäselvä tarkoitus.

Miten saada työntekijät käyttämään intranetiä?

Miten siis voitetaan intranetin epäonnistumisen perussyyt? Miten kannustetaan intranetin käyttöönottoon? Intranetin käyttöönotto ei tapahdu itsestään. Organisaatiot tarvitsevat käyttöönottosuunnitelman, ja johdon on asetettava intranetin käyttöönottoprosessi etusijalle. Tässä on muutamia vinkkejä intranetin käyttöönottostrategiaan ja siihen, miten saat tiimisi mukaan uuteen intranet-ohjelmistoon – ylimmästä johdosta projektitiimeihin.

6 vinkkiä intranetin käyttöönottostrategiaan

1. Johdon sitouttaminen intranetin käyttöönottoon

Ensimmäinen askel koko yrityksen laajuisen tuen saamiseksi on saada ylimmän johdon tuki. On ratkaisevan tärkeää saada tämä ryhmä puolellesi intranetin käyttöönottoprosessissa, ei vain siksi, että heillä on suuri vaikutusvalta yrityksen johtamisessa, vaan myös siksi, että työntekijät seuraavat heidän esimerkkiään.

Työntekijät ottavat johdosta esimerkkiä. Kuten CMS Wiren Hannah Price toteaa: ”Jos toimitusjohtaja lähettää edelleen sisäisiä ’vastaa kaikille’ -sähköposteja intranetin chat-toiminnon sijaan tai tallentaa tiedostoja kiintolevylle intranet-järjestelmän sijaan, muut tekevät samoin.” Jos yrityksen johto käyttää intranetiä alusta alkaen, työntekijät seuraavat esimerkkiä, mikä johtaa intranetin käyttöönottoon koko yrityksessä. Miten tämä sitten toteutetaan?

Jotta ylimmän johdon tuki saadaan, sinun on neuvoteltava heidän kanssaan ja vakuutettava heidät ennen käyttöönoton aloittamista. Heidän tulisi olla mukana kaikissa intranetin suunnittelu- ja strategiapalavereissa. Sinun on kuitenkin aloitettava esittelyllä. Ylimmän johdon haluaa nähdä ensisijaisesti kovat faktat ja tiedot, jotka tukevat väitteitäsi. Sinun on osoitettava heille, että tämä on heidän investointinsa arvoinen.

On olemassa valtavasti tilastoja, jotka tukevat ja vahvistavat intranet-järjestelmän käyttöönotosta saatavaa menestystä ja sijoitetun pääoman tuottoa (ROI). Esimerkiksi McKinsey tutkii sosiaalista teknologiaa työpaikoilla ja on havainnut, että ”sosiaalisen teknologian käyttö yhteistyön ja viestinnän parantamiseksi yritysten sisällä ja niiden välillä voisi nostaa vuorovaikutteisessa työssä toimivien työntekijöiden tuottavuutta 20–25 prosenttia”. Tämän tilastotiedon mukana on kaavio, joka selittää, miten kyseinen luku on laskettu.

Toinen IDC:n raportti osoittaa, että tietotyöläiset käyttävät paljon aikaa tiedon etsimiseen ja käsittelyyn – ja että kustannukset ovat erittäin korkeat:

• Sähköposti: 13 tuntia viikossa (kustannukset: 21 000 dollaria vuodessa)
  
  
• Tiedon etsiminen: 9 tuntia viikossa (kustannukset: 14 000 dollaria vuodessa)
  
  
• Tiedon analysointi: 8 tuntia viikossa (kustannukset: 13 000 dollaria vuodessa)
  
  
• Viestintä ja yhteistyö työtovereiden kanssa: 6,5 tuntia viikossa (kustannukset: 10 000 dollaria vuodessa)
  
  
• Sisällön luominen: 6 tuntia viikossa (kustannukset: 10 000 dollaria vuodessa)
  
  
• Tiedon julkaiseminen: 4 tuntia viikossa (kustannus: 6 000 dollaria vuodessa)

Raportin johtopäätös on, että työntekijöiden tuottavuus nousee ja voitot kasvavat räjähdysmäisesti, kun yritykset helpottavat tiedon löytämistä. Heidän mukaansa sosiaalinen intranet-ohjelmisto on suositeltava työkalu työntekijöiden tuottavuuden edistämiseen.

Lyhyesti sanottuna: tee taustatutkimusta ja esitä tilastoja, joilla voit vakuuttaa ylimmän johdon. Muista räätälöidä nämä tilastot juuri yrityksesi tarpeisiin sisällyttämällä lukuja, jotka osoittavat, kuinka intranet voi parantaa sisäisiä toimintoja.

Kun olet tehnyt vaikutuksen ylimmään johtoon luvuilla ja tilastoilla, on aika näyttää heille, kuinka intranet-järjestelmän käyttöönotto todella muuttaa työpaikkaanne.

Intranettijärjestelmät ovat pohjimmiltaan käyttäjäkeskeisiä, ja niiden tarkoituksena on parantaa työntekijäkokemusta työpaikalla. Kun työntekijät ovat sitoutuneita, sinulla on vahva työvoima, joka toteuttaa yrityksesi tavoitteet ja vision. Joten sen jälkeen, kun olet esittänyt kovat numerotiedot, jotka osoittavat taloudellisen arvon, on aika näyttää heille, kuinka myös työpaikkakulttuuri ja työntekijöiden tyytyväisyys paranevat.

Vaikka numerot voivat olla silmiinpistäviä, nykyinen trendi onkin siirtymässä mitattavista intranetin KPI-tilastoista kohti laadullisempaa dataa, joka mittaa intranetin menestystä työntekijäkokemuksen näkökulmasta. On olemassa monia intranet-ominaisuuksia, jotka vahvistavat työntekijöitä ja auttavat heitä hoitamaan työnsä, kuten:

• Täysi pääsy yrityksen tietoihin ja asiakirjoihin
  
  
• Mobiilit intranet-sovellukset
  
  
• Järjestelmällinen ja relevantti sisältö
  
  
• Yhteistyöhön tarkoitetut ryhmätyötilat
  
  
• Kaksisuuntainen reaaliaikainen viestintä
  
  
• Sosiaaliset ominaisuudet
  
  
• Kattavat työntekijäprofiilit
  
  
• Integrointi muihin työkaluihin

Kerää työntekijöiltäsi palautetta nykyisen sisäisen viestinnän tilasta (suosittelemme intranetin tarveanalyysiä), jaa nämä tarinat ja esittele sitten ylimmälle johdolle, miten intranet-järjestelmä voi tarjota ratkaisun. Tämä tukee kaikkia tilastojasi inhimillisellä kokemuksella ja arvolla ja osoittaa, kuinka intranetin käyttöönotto voi olla kokonaisvaltainen ratkaisu. Ja jos johtoryhmäsi ei tunnu ymmärtävän asiaa, voit selittää heille parantuneen työntekijäkokemuksen ja asiakastyytyväisyyden kasvun välisen yhteyden, josta on julkaistu artikkeleita esimerkiksi Forbesin kaltaisissa julkaisuissa, jotta saat heidän huomionsa kiinnitettyä asiaan.

Kun olet saanut johdon puolellesi upean esityksesi avulla, muista esitellä heille toteutussuunnitelmasi ja käydä läpi, miten intranetin käyttö auttaa ratkaisemaan kaikki yrityksesi viestinnässä havaitut ongelmat. Käy läpi alustava, vaiheittainen toteutussuunnitelma, mutta varmista, että he tietävät voivansa vaikuttaa prosessiin. Suunnittele seurantakokouksia ja jatkuvaa vuoropuhelua heidän kanssaan. Muista, että heidän on paitsi uskottava suunnitelmaasi, myös ryhdyttävä sen puolestapuhujiksi ja innokkaiksi intranetin käyttäjiksi. Kerro heille, että he ovat keskeisessä roolissa intranetin käyttöönottoprosessin jokaisessa vaiheessa.

Kun johtoryhmä on mukana, on aika viedä asia koko henkilöstölle.

Ennen kuin lanseeraat intranetin, sinun on valmistauduttava henkilöstöäsi muutokseen, jotta käyttöönottoprosessi sujuu jouhevasti. Sinun tulisi viestittää selkeästi koko henkilöstölle aikomuksesi ottaa intranet käyttöön, kerätä heidän palautteensa ja ottaa heidän näkemyksensä huomioon ratkaisussa sekä järjestää koulutuksia, jotta he osaavat käyttää intranet-ohjelmistoa luottavaisesti.

Viestintä on ensimmäinen askel tiimin sitouttamisessa ja muutokseen valmistautumisessa. Heti kun johto on mukana ja saat vihreän valon, sinun on alettava kertoa työntekijöille tarkasti, mitä on tulossa, jotta he voivat innostua asiasta. Kuten aiemmin todettiin, työntekijöiden on tunnettava, että heillä on sananvaltaa ja että he ovat mukana prosessissa.

Kun tiedotat intranetin käyttöönottosuunnitelmasta, sisällytä siihen tilastoja, jotka olet löytänyt intranetin tarpeiden analyysissä tehdystä työntekijäkyselystä, joka koski työntekijöiden tyytymättömyyttä, sekä siitä, miten aiot puuttua asiaan intranet-ratkaisun avulla. Näytä heille tulokset siitä, mitä he sanoivat haluavansa intranet-järjestelmältä, ja näytä sitten, miten vastaat tähän palautteeseen.

Sinun on vastattava työntekijöiden kysymyksiin siitä, ”miten” ja ”miksi” tämä ratkaisu toteutetaan, ennen kuin otat intranet-järjestelmän käyttöön.

Työntekijät haluavat tietää, mitkä ovat intranetin edut ja mitä hyötyä siitä on heille. Siksi on tärkeää luoda työntekijöille ymmärrettävä kokonaiskuva yrityksen tulevaisuudesta, jossa selitetään, miten intranetin käyttö hyödyttää suoraan heidän päivittäistä työtään. Näin he innostuvat intranetin tarjoamista mahdollisuuksista. On myös hyödyllistä nimetä jo alusta alkaen muutamia intranetin edistäjiä. Mitkä työntekijät voivat auttaa motivoimaan muita ja opastamaan sinua käyttöönottoprosessissa?

Sitten on tärkeää kouluttaa, kouluttaa ja kouluttaa vielä kerran! Järjestä kokouksia, joissa keskustellaan tulevasta muutoksesta, vastataan mahdollisimman moniin kysymyksiin ja huolenaiheisiin ja aloitetaan sitten koulutusprosessi. Järjestä koko henkilöstölle lyhyitä ja tehokkaita koulutuksia, joissa käydään läpi intranetin yleinen toiminta, määritellään odotukset ja totutellaan käyttöliittymään. Ja jatka koulutusta myös käyttöönoton jälkeen!

Olet tehnyt kaiken mahdollisen valmistautuaksesi intranetin käyttöönottoon, ja nyt on aika varmistaa, että intranetin käyttöönottoprosessi vakiintuu. Intranetin käyttöönotossa voi olla seuraavia esteitä:

Organisaatiolliset (sisäinen rakenne ja menettelytavat)

• Kyvyttömyys työskennellä organisaation eri osastojen välillä
  
  
• Pelko vanhan järjestelmän korvaamisesta
  
  
• Budjetoinnin puute
  
  
• Järjestämättömät asiakas- ja liiketoimintatiedot
  
  

Henkilöstö (sisäiset työntekijät ja henkilöstöhallinto)

• Työntekijöiden vastarinta
  
  
• Sisäiset johtamisvalmiudet
  
  
• Taitojen tai tietojen puute
  
  

Ulkoiset tekijät (yrityksen ulkopuoliset voimat)

• Turvallisuus
  
  
• Asiakkaiden tai sidosryhmien vastareaktio
  
  
• Toimittajien ja ratkaisujen hallinta
  
  

Mahdollisten esteiden vuoksi on tärkeää nähdä intranetin käyttöönotto kokonaisvaltaisena prosessina ja sisäisenä kulttuurimuutoksena, ei pelkästään uusimpana teknologiana. Selitä työntekijöille tuleva muutos ja opasta heitä sen läpi. Heillä on nyt täysi pääsy tietoihin ja mahdollisuus kommunikoida koko henkilöstön kanssa, joten työpaikan hierarkia hälvenee ja henkilöstö yhtenäistyy. Nämä työkalut antavat työntekijöille uusia mahdollisuuksia, ja intranet-järjestelmän menestys on heidän käsissään.

Voit auttaa työntekijöitä sopeutumaan tähän prosessiin ja pitää heidän kiinnostuksensa yllä ottamalla uusia toimintoja käyttöön vaiheittain sekä tekemällä siitä hauskaa kilpailujen tai palkintojen avulla. Kerää jatkuvasti palautetta ja tee muutoksia tai mukautuksia tarpeen mukaan osoittaaksesi työntekijöillesi, että heillä on sananvaltaa tässä järjestelmässä ja että he ovat viime kädessä vastuussa siitä. Muista myös perustaa intranetin hallintatiimejä, jotka vastaavat sisällön seurannasta varmistaakseen, että se on relevanttia ja käyttäjälähtöistä, ja jotta työntekijöillä on yhteyshenkilö kysymyksiä tai huolenaiheita varten.

Intranetin käytön ylläpitäminen: vinkkejä sosiaaliseen ratkaisuun

Kun alkuperäinen käyttöönotto ja intranetin omaksuminen on tapahtunut, on syytä luoda prosesseja, joilla varmistetaan, että kaikki pysyy vakaana eikä hiipu ajan myötä. Yrityksellesi tarvitaan kestävä, pitkäaikainen ratkaisu. Tässä on muutamia tapoja, joilla voit kannustaa intranetin jatkuvaan käyttöön:

• Tee siitä välttämätöntä
  
  Muistatko, kun sait johdon mukaan? On ratkaisevan tärkeää, että he käyttävät intranetiä johdonmukaisesti. Jos yrityksen johtajat käyttävät intranetiä tehtävien jakamiseen, tiedon välittämiseen ja sisällön jakamiseen, työntekijät joutuvat kirjautumaan sisään. Tee välttämättömät liiketoimintaprosessit saataville vain intranet-portaalin kautta, samoin kuin tärkeät liiketoimintadokumentit ja tiedot, joista on apua työntekijöille.
  
  
• Pidä sisältö ajankohtaisena ja kiinnostavana
  
  Varmista, että intranetin sisältö on työntekijöille mielenkiintoista ja hyödyllistä sekä visuaalisesti houkuttelevaa ja dynaamista. Voit myös jakaa vastuun sisällöstä koko organisaation kesken, jotta jokainen osasto on edustettuna ja intranetin käyttäjät kirjautuvat jatkuvasti sisään luodakseen omaa sisältöään. Näin tiedät, että työntekijät näkevät juuri sen, mitä haluavat nähdä, koska he itse luovat sen.
  
  
• Hyödynnä sosiaalisia ominaisuuksia
  
  Intranetiin on sisäänrakennettu monia sosiaalisia ominaisuuksia, jotka auttavat houkuttelemaan työntekijät intranet-järjestelmään. Pikaviestintä, kommentointi, jakaminen, tykkäys, @maininnat, aihetunnisteet ja foorumin tilaukset ilmoittavat työntekijöille, kun heidät mainitaan henkilökohtaisesti intranetissä, mikä todennäköisesti saa heidät kirjautumaan sisään ja katsomaan, mitä on meneillään. Hyödynnä näitä sosiaalisia piirteitä ja lisää hauskoja ominaisuuksia, kuten työhön liittymättömiä tietokilpailuja tai puhtaasti sosiaalisia ryhmäfoorumeita, jotta työntekijöiden kiinnostus säilyy.

Vaikka panisitkin nämä ideat käytäntöön, tulet todennäköisesti silti kohtaamaan monenlaisia mahdollisia intranet-haasteita. Haasteita kohdatessasi on kuitenkin tärkeää muistaa, että ne ovat ylitettävissä. Jos valmistaudut näihin intranet-haasteisiin, tunnistat ne ja viestit niistä tiimillesi, löydätte yhdessä ratkaisuja ja keinoja niiden ratkaisemiseksi.

Intranetin käytön etujen viestintä

Intranetin käyttöönoton hyväksynnän saaminen edellyttää keskittymistä intranetin etuihin tiimin, yksilön, esimiehen ja koko yrityksen kannalta . Tähän on melko helppo keskittyä, sillä intranet-ratkaisun etuja on runsaasti.

Koska intranetin menestys riippuu käyttäjistä, se on suunniteltu käyttäjäkeskeiseksi ja helppokäyttöiseksi. Käytä aikaa arvioidaksesi kunkin osaston tai työntekijäryhmän ongelmia ja tarpeita ja etsi tapa käsitellä niitä nimenomaan esityksessäsi. Jos pystyt viestimään käyttäjille intranetin eduista ja siitä, miten he hyötyvät siitä henkilökohtaisesti asemastaan riippumatta, he suhtautuvat ratkaisuun myönteisesti.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miksi niin monet intranetin käyttöönotot epäonnistuvat?

Noin 40 % intranet-hankkeista ei tuota sijoitetun pääoman tuottoa (ROI), koska käyttöönotto epäonnistuu. Tämä johtuu yleensä siitä, että työntekijöiden tarpeita ei ole otettu huomioon, koulutus on puutteellista, johto ei ole sitoutunut hankkeeseen ja tavoitteet ovat epäselvät.

Miksi johdon tuki on niin tärkeää intranetin käyttöönoton kannalta?

Työntekijät seuraavat johdon esimerkkiä, joten kun ylin johto käyttää intranetiä aktiivisesti alusta lähtien sen sijaan, että turvautuisi sähköpostiin tai jaettuihin kansioihin, työntekijät ottavat sen todennäköisemmin käyttöön koko yrityksessä.

Mikä auttaa työntekijöitä ottamaan uuden intranetin todella käyttöön?

Työntekijät ottavat intranetin käyttöön, kun heidät otetaan mukaan prosessiin jo varhaisessa vaiheessa palautteen ja tarpeiden kartoituksen kautta, heille annetaan selkeää koulutusta ja heille osoitetaan, miten työkalu hyödyttää suoraan heidän päivittäistä työtään, sen sijaan että heitä vain käsketään käyttämään sitä.

Miten organisaatiot voivat varmistaa intranetin käytön jatkumisen sen käyttöönoton jälkeen?

Organisaatiot ylläpitävät käyttöä tekemällä intranetistä keskeisen osan liiketoiminnan ydinprosesseja, pitämällä sisällön ajantasaisena ja päivittämällä sitä säännöllisesti sekä hyödyntämällä sosiaalisia ominaisuuksia, kuten kommentteja ja mainintoja, työntekijöiden sitoutumisen ylläpitämiseksi.