Adopción de la intranet: cómo conseguir que los empleados se sumen a una nueva intranet

Las ventajas de utilizar un software de intranet en el trabajo son evidentes. Las intranets mejoran la comunicación interna, la colaboración entre equipos, el compromiso de los empleados, el trabajo en equipo y la productividad.

Aunque las ventajas parecen evidentes, el 40 % de las intranets no logran generar un retorno de la inversión debido a una adopción insuficiente. El fracaso en la adopción de la intranet suele deberse a una falta de consideración de las necesidades de los empleados y a la falta de formación sobre su uso, seguido de una falta de implicación por parte de los directivos y de un objetivo poco claro.

¿Cómo conseguir que los empleados utilicen la intranet?

Entonces, ¿cómo superar las causas fundamentales del fracaso de la intranet? ¿Cómo fomentar su adopción? La adopción de la intranet no se producirá por sí sola. Las organizaciones necesitan un plan de implantación y la dirección debe dar prioridad al proceso de adopción de la intranet. A continuación te ofrecemos algunos consejos para tu estrategia de adopción de la intranet y sobre cómo conseguir que tu equipo se sume al nuevo software de intranet, desde la alta dirección hasta los equipos de proyecto.

Seis consejos para una estrategia de adopción de la intranet

1. Conseguir el apoyo de la dirección para la implantación de la intranet

El primer paso para conseguir la aceptación en toda la empresa es contar con el apoyo de la alta dirección. Es fundamental tener a este grupo de tu lado durante el proceso de implantación de la intranet, no solo porque tienen una gran influencia en la gestión de la empresa, sino porque los empleados seguirán su ejemplo.

Los empleados toman como ejemplo a la dirección. Como señala Hannah Price, de CMS Wire: «Si el director general sigue enviando correos electrónicos internos con “responder a todos” en lugar de utilizar la función de chat de la intranet, o guardando archivos en un disco duro en lugar de en el sistema de la intranet, los demás harán lo mismo». Si los altos directivos utilizan la intranet desde el primer día, los empleados seguirán su ejemplo, lo que se traducirá en la adopción de la intranet en toda la empresa. Entonces, ¿cómo se consigue esto?

Para conseguir el apoyo de la alta dirección, debes consultarles y convencerles antes de que comience la implementación. Deben participar en todas las reuniones de planificación y estrategia de la intranet. Pero tendrás que empezar por una presentación. Lo primero que la alta dirección quiere ver son datos y cifras concretos que respalden tu argumento. Tienes que demostrarles que esta inversión merecerá la pena.

Existen multitud de estadísticas que respaldan y validan el éxito y el retorno de la inversión (ROI) que obtendrás al implementar un sistema de intranet. Por ejemplo, McKinsey investiga las tecnologías sociales en el ámbito laboral y ha descubierto que «el uso de tecnologías sociales para mejorar la colaboración y la comunicación dentro de las empresas y entre ellas podría aumentar la productividad de los trabajadores que interactúan entre sí entre un 20 % y un 25 %». Esta estadística va acompañada de un gráfico que explica cómo se ha cuantificado esa cifra.

Otro informe de IDC muestra que los trabajadores de la información dedican mucho tiempo a buscar y procesar información, lo que conlleva unos costes muy elevados:

• Correo electrónico: 13 horas a la semana (coste: 21.000 dólares al año)
  
  
• Búsqueda de información: 9 horas a la semana (coste: 14 000 dólares al año)
  
  
• Análisis de información: 8 horas a la semana (coste: 13 000 dólares al año)
  
  
• Comunicación y colaboración con compañeros: 6,5 horas a la semana (coste: 10 000 dólares al año)
  
  
• Creación de contenidos: 6 horas a la semana (coste: 10 000 dólares al año)
  
  
• Publicación de información: 4 horas a la semana (coste: 6.000 dólares al año)

El informe concluye que la productividad de los empleados aumentará y los beneficios se dispararán cuando las empresas faciliten la búsqueda de información. Según ellos, un software de intranet social es la herramienta recomendada para impulsar la productividad de los empleados.

En resumen, investiga y recopila algunas estadísticas para convencer a la alta dirección. Asegúrate de adaptar estas estadísticas a tu empresa en concreto, incluyendo cifras que demuestren cómo las intranets pueden mejorar los problemas internos.

Después de «impresionar» a la alta dirección con cifras y estadísticas, es el momento de mostrarles cómo la implantación de un sistema de intranet transformará realmente vuestro lugar de trabajo.

En esencia, los sistemas de intranet se centran en el usuario y tienen como objetivo mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo. Cuando se cuenta con empleados comprometidos, se dispone de una plantilla sólida que llevará a cabo los objetivos y la visión de la empresa. Así que, tras presentar los datos concretos que muestran el valor económico, es el momento de demostrarles cómo mejorarán también la cultura de trabajo y la satisfacción de los empleados.

Aunque las cifras pueden resultar llamativas, en realidad existe una tendencia actual que se aleja de las estadísticas cuantificables de los KPI de la intranet para inclinarse hacia datos más cualitativos que miden el éxito de la intranet desde la perspectiva de la experiencia de los empleados. Hay muchas funciones de la intranet que empoderarán a los empleados y les ayudarán a realizar su trabajo, como por ejemplo:

• Acceso completo a los datos y documentos de la empresa
  
  
• Aplicaciones móviles de intranet
  
  
• Contenido optimizado y relevante
  
  
• Espacios de trabajo colaborativo en grupo
  
  
• Comunicación instantánea bidireccional
  
  
• Funcionalidades sociales
  
  
• Perfiles completos de los empleados
  
  
• Integración con otras herramientas

Recaba opiniones de tus empleados sobre el estado actual de las comunicaciones internas (te recomendamos realizar un análisis de necesidades de la intranet), comparte esas historias y, a continuación, presenta a la alta dirección cómo un sistema de intranet puede ofrecer una solución. Esto respalda todas tus estadísticas con experiencias y valores humanos, y muestra cómo la implantación de una intranet puede ser una solución integral. Y si tus ejecutivos no parecen entenderlo, puedes explicarles la relación entre la mejora de la experiencia de los empleados y el aumento de la satisfacción de los clientes, tal y como publican empresas como Forbes, para captar su atención.

Una vez que hayas conseguido el apoyo de los directivos gracias a tu magnífica presentación, asegúrate de exponerles tu plan de implementación y de explicarles cómo el uso de la intranet abordará y resolverá cada uno de los problemas que has detectado en la comunicación de tu empresa. Repasa el plan de implementación a grandes rasgos, paso a paso, pero asegúrate de que sepan que pueden y van a tener voz y voto en el proceso. Planifica reuniones de seguimiento con ellos y conversaciones continuas. Recuerda que necesitas que vayan más allá de simplemente creer en tu plan: debes conseguir que se conviertan en defensores y usuarios entusiastas de la intranet. Hazles saber que son parte integral de todos y cada uno de los aspectos de este proceso de adopción de la intranet.

Una vez que el equipo directivo esté de acuerdo, es el momento de llevarlo a la plantilla.

Antes de lanzar oficialmente la intranet, debes preparar a tu plantilla para el cambio con el fin de garantizar un proceso de adopción fluido. Debes comunicar claramente a toda tu plantilla tu intención de implementar una intranet, recabar sus opiniones e incluir sus aportaciones en la solución, y organizar sesiones de formación para que puedan utilizar el software de la intranet con confianza.

La comunicación es el primer paso para conseguir que tu equipo se sume al proyecto y esté preparado para el cambio. En cuanto la alta dirección dé su visto bueno y obtengas luz verde, debes empezar a comunicar a los empleados exactamente lo que va a suceder para que se ilusionen con el proyecto. Como se ha mencionado anteriormente, los empleados deben sentir que tienen voz y que participan en el proceso.

Al comunicar el plan de implantación de la intranet, incluye algunas estadísticas extraídas de la encuesta a los empleados realizada en el análisis de necesidades de la intranet sobre su insatisfacción y cómo vas a abordarla mediante la solución de intranet. Muéstrales los resultados de lo que dijeron que esperaban de un sistema de intranet y, a continuación, muéstrales cómo estás respondiendo a esos comentarios.

Es importante responder a las preguntas de los empleados sobre el «cómo» y el «por qué» de esta solución antes de implementar el sistema de intranet.

Los empleados querrán saber cuáles son las ventajas de una intranet y qué beneficios les reportará, por lo que presentarles una visión global del futuro de la empresa —en la que se explique cómo el uso de la intranet beneficiará directamente a su trabajo diario— les hará ilusionarse con las posibilidades que ofrece la intranet. También resulta útil identificar desde el principio a algunos «embajadores» de la intranet. ¿Qué empleados pueden ayudar a movilizar al resto del equipo y guiarte a lo largo del proceso de implantación?

A continuación, ¡asegúrate de formar, formar y volver a formar! Organiza reuniones para debatir el cambio que se avecina, responde a tantas preguntas y dudas como sea posible y, después, inicia el proceso de formación. Ofrece sesiones de formación breves y eficaces para todo el personal con el fin de repasar el funcionamiento general de la intranet, establecer expectativas y familiarizarse con la interfaz de usuario. ¡Y sigue formando, incluso después de la implementación!

Has hecho todo lo posible para prepararte para la puesta en marcha de la intranet y ahora es el momento de asegurarte de que el proceso de adopción de la intranet se consolide. Existen posibles obstáculos para la adopción de la intranet:

Organizativas (estructura interna y procedimientos)

• Incapacidad para trabajar más allá de los silos de la empresa
  
  
• Miedo a sustituir un sistema heredado
  
  
• Falta de presupuesto
  
  
• Datos de clientes y de negocio desorganizados
  
  

Plantilla (empleados internos y recursos humanos)

• Resistencia de los empleados
  
  
• Capacidades de gestión interna
  
  
• Falta de competencias o conocimientos
  
  

Factores externos (fuertes ajenas a su empresa)

• Seguridad
  
  
• Reacción negativa de los clientes o las partes interesadas
  
  
• Gestión de proveedores y soluciones
  
  

Debido a los posibles obstáculos, es importante considerar la implantación de la intranet como un proceso integral y un cambio cultural interno, y no solo como la última tecnología. Explica a los empleados el cambio que se va a producir y guíalos a lo largo del proceso. Ahora disponen de acceso completo a la información y de plenas capacidades de comunicación con todo el personal, por lo que la jerarquía en el lugar de trabajo se disipará y la plantilla quedará unificada. Estas herramientas empoderarán a los empleados, y el éxito del sistema de intranet está en sus manos.

Puedes ayudar a los empleados a adaptarse a este proceso y mantener su interés lanzando nuevas funciones de forma gradual, y hacerlo más divertido con concursos o recompensas. Sigue recabando opiniones y realiza cambios o adaptaciones cuando sea necesario para demostrar a tus empleados que tienen voz en este sistema y que, en última instancia, son ellos quienes están al mando. Asegúrate también de crear equipos de gestión de la intranet que se encarguen de supervisar los contenidos para garantizar que sean relevantes y estén centrados en el usuario, de modo que los empleados dispongan de una persona de contacto a la que dirigir sus preguntas o inquietudes.

Mantener el uso de la intranet: consejos para una solución social

Una vez que se haya producido la implementación inicial y la adopción de la intranet, querrás establecer procesos para asegurarte de que todo se consolide y no se vaya diluyendo con el tiempo. Lo que buscas es una solución sostenible y a largo plazo para tu empresa. A continuación te ofrecemos algunas formas de fomentar el uso continuado de la intranet:

• Haz que sea imprescindible
  
  ¿Recuerdas cuando conseguiste que la dirección se sumara al proyecto? Es fundamental que mantengan un uso constante de la intranet. Si los directivos de la empresa utilizan la intranet para asignar tareas, compartir información y difundir contenidos, los empleados se verán obligados a iniciar sesión. Haz que los procesos empresariales esenciales solo estén disponibles a través del portal de la intranet, así como los documentos e información imprescindibles que ayuden a los empleados.
  
  
• Mantén el contenido relevante y atractivo
  
  Asegúrate de que el contenido de tu intranet sea interesante y útil para los empleados, además de visualmente atractivo y dinámico. También puedes compartir la responsabilidad del contenido entre toda la organización, de modo que todos los departamentos estén representados y los usuarios de la intranet inicien sesión continuamente para crear su propio contenido. De esta forma, sabrás que los empleados ven lo que quieren ver, porque son ellos mismos quienes lo crean.
  
  
• Aprovecha las funciones sociales
  
  Hay muchas funciones sociales integradas en una intranet que te ayudarán a que tus empleados utilicen el sistema. El chat instantáneo, los comentarios, compartir contenido, dar «me gusta», las @menciones, las etiquetas temáticas y las suscripciones a foros notificarán a los empleados cuando se les mencione personalmente en la intranet, lo que probablemente les llevará a iniciar sesión y ver qué está pasando. Aprovecha estos aspectos sociales y añade funciones divertidas, como cuestionarios no relacionados con el trabajo o foros grupales de carácter puramente social, para mantener su interés.

Incluso si pones en práctica estas ideas, es muy probable que te enfrentes a una serie de posibles retos relacionados con la intranet. Sin embargo, lo importante a la hora de afrontar estos retos es recordar que se pueden superar. Si te preparas para ellos, los identificas y los comunicas a tu equipo, encontraréis soluciones y formas de abordarlos juntos.

Cómo comunicar las ventajas del uso de la intranet

Para conseguir la aceptación de la intranet, lo fundamental es centrarse en los beneficios que esta aporta al equipo, a cada persona, a los responsables y a la empresa en su conjunto. No resulta difícil centrarse en ello, ya que las ventajas de una solución de intranet son numerosas.

Dado que el éxito de la intranet depende de los usuarios, está diseñada para ser intuitiva y centrada en ellos. Tómate tu tiempo para evaluar los problemas o las necesidades de cada departamento, o de cada tipo de empleado que tengas, y busca la forma de abordarlos específicamente en tu presentación. Si consigues transmitir a los usuarios las ventajas de la intranet y cómo les beneficiarán personalmente, independientemente de su puesto, se mostrarán a favor de la solución.

Preguntas frecuentes

¿Por qué fracasan tantas implementaciones de intranets?

Alrededor del 40 % de las intranets no logran generar un retorno de la inversión debido a una baja aceptación, causada normalmente por una falta de consideración de las necesidades de los empleados, una formación insuficiente, la falta de compromiso de los directivos y un objetivo poco claro.

¿Por qué es tan importante el apoyo de los directivos para la adopción de la intranet?

Los empleados siguen el ejemplo de los directivos, por lo que, cuando los altos directivos utilizan activamente la intranet desde el primer día, en lugar de recurrir al correo electrónico o a las unidades compartidas, es mucho más probable que los empleados la adopten en toda la empresa.

¿Qué ayuda realmente a los empleados a adoptar una nueva intranet?

Los empleados adoptan una intranet cuando se les involucra desde el principio mediante comentarios y análisis de necesidades, se les imparte una formación clara y se les muestra cómo la herramienta beneficia directamente a su trabajo diario, en lugar de limitarse a decirles que la utilicen.

¿Cómo pueden las organizaciones mantener la adopción de la intranet tras su puesta en marcha?

Las organizaciones mantienen la adopción haciendo que la intranet sea esencial para los procesos empresariales fundamentales, manteniendo el contenido relevante y actualizado periódicamente, y aprovechando las funciones sociales, como los comentarios y las menciones, para mantener el compromiso de los empleados.