<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1349950302381848&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Comparisons

De 8 belangrijkste kenmerken van een goed kennisbeheersysteem

De 8 belangrijkste kenmerken van een goed kennisbeheersysteem

Probeer Happeo vandaag nog

Vraag aan gratis demo

Gareth Morgan had gelijk: organisaties zijn machines - het zijn ook culturele systemen, het zijn hersenen, het zijn organismen; en zoals elk organisme bevatten ze kennis.

In feite bevatten ze heel veel kennis. 

Wanneer organisaties groeien, volgt de kennis en als dat gebeurt, ontstaan er uitdagingen. Hoe organiseer je de kennis die iedereen gebruikt? Hoe maak je het toegankelijk voor iedereen?

Ga zitten en maak het jezelf gemakkelijk. We gaan het vandaag hebben over kennismanagement. 

Wat is een kennismanagementsysteem?

Voordat we de aspecten van een kennismanagementsysteem uit elkaar halen, laten we eerst het doel ervan definiëren. Een kennisbeheersysteem is een digitaal systeem dat informatie opslaat, organiseert en afleidt. Het wordt gebruikt om inhoud te centraliseren, samenwerking te bevorderen en ervoor te zorgen dat processen binnen de organisatie soepel verlopen

Maar wat zijn de belangrijkste kenmerken van een kennisbeheersysteem? We hebben de belangrijkste hier verzameld, zonder poeha:

  • Gebruikersvriendelijkheid

  • Zoekfunctionaliteit

  • Rapportage en ingebouwde analyse

  • Aanpassingsmogelijkheden

  • Mobiele app

  • Samenwerkingsfuncties

  • Integratie met tools van derden

  • Feedbacksysteem

We gaan ze in deze blogpost stuk voor stuk uitpluizen, dus lees snel verder.  

  1. Gebruiksvriendelijkheid


    Beginnen met het voor de hand liggende: als je mensen er niet mee geholpen zijn, is het ook niet de bedoeling. Veel organisaties worstelen met het introduceren van nieuwe technologie bij hun werknemers. Daarom moet uw nieuwe kennismanagementsoftware uitnodigend zijn en uw mensen naar binnen lokken.

    Gebruiksvriendelijkheid is een belangrijk kenmerk van een kennisbeheersysteem. Als de nieuwe oplossing niet gebruiksvriendelijk is, zullen ze niet de moeite nemen om het voordeel van de twijfel te geven en zal uw investering in een kennismanagementoplossing snel een verspilling van tijd en geld worden. 

    Woord tot de wijzen: niets jaagt gebruikers zo weg als software die moeilijk te gebruiken is, dus maak daar een prioriteit van. 

  2. Een zoekfunctie


    Niemand wil tijd verspillen door te denken "Umm, dat had hier moeten staan" - je weet hoe vervelend het is om iets te zoeken dat je dringend nodig hebt en het niet te kunnen vinden. Een slechte zoekfunctie vermindert automatisch de bruikbaarheid, waardoor informatie moeilijk te vinden is en de adoptiegraad van de software in gevaar komt. 

    Een zoekfunctie die universeel door het platform zoekt, maar ook door bestanden en e-mails, maakt uw mensen productiever door hen tijd te besparen en hen in staat te stellen zich te concentreren op het eigenlijke werk in plaats van te zoeken naar wat nodig is om de klus te klaren. 

  3. Rapportage en ingebouwde analyses


    We hebben het al gehad over meten en hoe belangrijk het is om te meten wat er toe doet (in ieder geval voor uw organisatie). In de context van een goed kennisbeheersysteem is het belangrijk om te begrijpen hoe en wat mensen zoeken. Dit geeft je inzichten in gebruiksvriendelijkheid, meest geprefereerde inhoud en elke andere metriek die belangrijk is voor uw organisatie.

     
  4. Customization 


    Een aanpasbaar kennisbeheersysteem kan een ruwe diamant zijn - zeer krachtig, maar (nog) niet perfect gevormd. Met een volledige branding add-on kunt u uw kennisbeheersysteem inrichten naar het beeld en de gelijkenis van uw organisatie - van uw logo, merkkleuren en e-mailuitnodiging tot aangepaste widgets. 

    Het aanpassen van uw software aan uw bedrijfsbehoeften zorgt ervoor dat de software sneller wordt geaccepteerd en uw mensen niet het gevoel krijgen dat ze met een buitenaards wezen te maken hebben. 

  5. Mobiele app


    Niet alleen informatie moet niet in silo's zitten, ook je mensen niet. Een mobiele app maakt uw kennisbeheersysteem toegankelijk voor iedereen in de organisatie, ook voor degenen die niet aan een bureau gebonden zijn. Het is essentieel om medewerkers op locatie aan boord te houden en ze het gevoel te geven dat ze verbonden zijn met de organisatie. 

    Een mobiele app kan de verborgen truc zijn om adoptie te stimuleren. Als u uw kennismanagementsoftware gemakkelijk toegankelijk maakt, zullen werknemers het vaker gebruiken en blijft iedereen op de hoogte. 

  6. Samenwerkingsfuncties


    Als u onze blog hebt gelezen of in ieder geval onze website hebt doorgespit, weet u dat bij ons draait alles om samenwerking. Zo wordt kennis omgezet in concrete bedrijfsresultaten. 

    Als je daar +1 op staat, of in ieder geval als je organisatie daar waarde aan hecht, dan zou dat in alles terug moeten komen, ook in je digitale tools. Het doel van een kennisbeheersysteem is het opslaan en organiseren van informatie, maar een stap verder gaan en samenwerking mogelijk maken is geen luxe, maar een noodzaak. Dit is waarom: 

    Wanneer apps en tools met elkaar verbonden zijn:

  • Informatie raakt niet in silo

  • Schaduwtooling wordt vermeden

    Dit laatste gebeurt wanneer mensen de fout ingaan en zelfgekozen apps gaan gebruiken. Hierdoor wordt uw rapportage onvolledig, wat leidt tot statistieken die niet overeenkomen met de werkelijkheid. 

    7. Integratie met tools van derden


    Tools van derden gaan hand in hand met kennismanagement. Als u een kennisbeheersysteem aanschaft, wilt u er zeker van zijn dat het integreert met de apps die uw organisatie al gebruikt. Als je geen rekening houdt met deze functie, kan dat je later hoofdpijn bezorgen, obstakels opwerpen voor je mensen, de productiviteit belemmeren en je zeker geen ster opleveren voor efficiëntie en goede besluitvorming. 


    8. Feedbacksysteem


    Delen is zorgen - en in dit geval komt het zowel de organisatie als de mensen ten goede. Het is de ultieme manier om te weten te komen wat werknemers echt denken, een plek waar mensen kunnen sideeën delen en samenwerken om uw bedrijf te verbeteren. Zonder feedback wordt kennis een van bovenaf opgelegd mandaat in plaats van een levend, ademend, evoluerend iets. Je hebt input van onderaf nodig om al die kennis up-to-date te houden en dat is het doel van feedback. Bovendien geeft het hen een stem en voelen ze zich gewaardeerd, wat bijdraagt aan andere bedrijfsaspecten, zoals betrokkenheid en tevredenheidscijfers. De wonderen die een stuk software kan verrichten, hè?


Comparisons