Corporate Wiki of kennisbank: welke moet je kiezen?

Beheert, creëert en deelt uw organisatie actief kennis? Verliezen uw medewerkers vaak tijd met het zoeken naar informatie over verschillende tools?

Volgens een recent onderzoek zegt 75% van de bedrijven dat het effectief creëren en beheren van kennis bijdraagt aan hun succes. Toch voelt slechts 9% zich er "zeer klaar" voor.

Om goed voorbereid te zijn, moeten bedrijven verschillende tools implementeren. Deze helpen hun werknemers om kennis te delen, te organiseren en vrij toegankelijk te maken. Een bedrijfswiki kan de ideale oplossing zijn.

Wat is een bedrijfswiki?

Een bedrijfswiki is een centrale database waarin werknemers van een organisatie inhoud kunnen opslaan en organiseren. Dit kunnen bijvoorbeeld handleidingen voor medewerkers, productinformatie, projectplannen, checklists voor integratie en interne processen zijn. 

Fundamenteel zijn het de werknemers van een bedrijf die de bedrijfswiki maken en gebruiken, niet het kennismanagementteam. Iedereen binnen het bedrijf kan de wiki aanpassen of eraan toevoegen wanneer ze informatie hebben om te delen. Een wiki-kennisbank functioneert dan als de interne privéversie van Wikipedia binnen uw organisatie.

Kennisbank vs bedrijfswiki

Bedrijfswiki's wiki's en interne kennisbanken zijn systemen voor het opslaan en organiseren van interne inhoud. De twee termen mogen echter niet met elkaar worden verward. Terwijl een bedrijfswiki ontworpen is om organisch ontwikkeld (en verrijkt) te worden door de werknemers van een organisatie, gebeurt een kennisbank op een meer doelbewuste en gestructureerde manier.

Het zijn een paar specifieke werknemers die de inhoud van een kennisbank creëren en onderhouden. Ze kunnen andere medewerkers, zoals afdelingshoofden, het recht geven om inhoud te creëren of te wijzigen. Dit geeft organisaties meer controle over de opgeslagen informatie en voorkomt verwarring door verouderde of verspreide informatie.

Een bedrijfswiki daarentegen is bedoeld om samenwerking aan te moedigen en het delen van kennis op alle niveaus van de organisatie te vergemakkelijken, op een minder beperkte manier. De kennisbank biedt echter een betere manier om inhoud te structureren en op een logische manier te organiseren. U kunt zelfs regels definiëren, zoals taxonomie en naamgevingsconventies, om het voor werknemers gemakkelijker te maken de juiste inhoud te vinden.

bedrijfswiki's en kennisbanken kunnen heel nuttig zijn voor het opslaan en beheer van kennis in bedrijven. Veel moderne oplossingen bieden het beste van twee werelden door een wikimodule, waaraan alle medewerkers kunnen bijdragen, te combineren met de structuur en controle van een kennisbank.

Waarom in-house wikisoftware gebruiken

Volgens een studie van McKinsey besteden professionals gemiddeld 19% van hun tijd aan het zoeken naar informatie. Voor een fulltime werknemer komt dit neer op een volledige werkdag per week.

Het gebruik van interne wiki-software kan je team helpen om makkelijker de informatie te vinden die ze nodig hebben.

Hier volgen enkele redenen om wikisystemen te gebruiken om informatie te organiseren:

De bedrijfswiki helpt om kennis beter te beheren en te behouden

De kennis van een organisatie is een van haar grootste activa. Het is essentieel om een bedrijfswiki te maken en je medewerkers aan te moedigen om hun kennis te documenteren. Dit zorgt ervoor dat de kennis van de organisatie voor iedereen toegankelijk blijft. Het helpt je ook om je kennis te behouden, zelfs als het beste talent vertrekt.

De bedrijfswiki biedt een doorzoekbare kennisbank

Het heeft geen zin om alle belangrijke kennis van je organisatie te documenteren als niemand het kan vinden. Met goede wikisoftware kunnen medewerkers zoeken naar specifieke inhoud. Dit verandert je wiki in een self-service opslagplaats voor content. Werknemers kunnen dan de informatie vinden die ze nodig hebben zonder om hulp te hoeven vragen.

De bedrijfswiki voorkomt verwarring

In veel organisaties is bedrijfsinformatie verspreid over verschillende platforms. Dit kan het moeilijk maken om de juiste informatie te vinden. Een goed georganiseerde wiki brengt alle kennis van uw organisatie samen op één plek. Dankzij deze single source of truth weten je medewerkers altijd waar ze moeten zoeken naar de informatie die ze nodig hebben.

De bedrijfswiki versnelt het inwerken van nieuwe medewerkers

Integreren in een nieuw bedrijf kan ingewikkeld zijn als je je niet goed oriënteert. Je moet vertrouwd raken met verschillende mensen, beleidsregels en procedures. Daarom is het essentieel om een effectief introductieproces te ontwerpen. Dit kan helpen om het behoud van werknemers tot 82% te verhogen.

Door middel van een bedrijfswiki hebben je nieuwe werknemers gemakkelijk toegang tot alle richtlijnen en praktische handleidingen. Dit omvat ook trainingsmateriaal en andere documenten die nodig zijn om zo snel mogelijk productief te zijn. Managers en leidinggevenden kunnen ook tijd besparen omdat ze niet langer dezelfde vragen hoeven te beantwoorden die alle nieuwe werknemers stellen.
 

Bedrijfswiki verbetert de productiviteit van werknemers

Het creëren van een bedrijfswiki biedt één enkele bron van waarheid voor het stroomlijnen van informatie binnen het bedrijf. Werknemers kunnen dan onafhankelijk werken, wat tijd bespaart zodat ze zich op hun werk kunnen concentreren. Ze hoeven niet langer meerdere kanalen te doorzoeken of hulp te vragen aan collega's.

De bedrijfswiki bevordert teamsamenwerking

Een voorbeeld van een bedrijfswiki vinden en implementeren is een gezamenlijke inspanning waar iedereen aan kan bijdragen. Deze tool moedigt de leden van je team aan om hun kennis, ervaring en ideeën te delen om anderen te helpen. Dit creëert een collaboratieve, teamgebaseerde cultuur waarin iedereen kan groeien.

Wiki-software kan ook helpen om informatiesilo's binnen je organisatie te doorbreken. Met een bedrijfswiki kan elk lid van uw team profiteren van gedeelde kennis, ongeacht zijn of haar functie.

De bedrijfswiki integreert met bestaande processen

Organisaties gebruiken elke dag verschillende werkinstrumenten. Daarom kunnen de meeste moderne wiki-oplossingen integreren met uw bestaande tools en processen.

Happeo integreert bijvoorbeeld met zowel Google Workspace als Microsoft 365. Met andere woorden, de zoekresultaten die je in je bedrijfswiki uitvoert, bevatten ook je Google Drive- of OneDrive-bestanden. Je kunt Drive- of OneDrive-bestanden zelfs insluiten in je pagina's om ze in een context te plaatsen. Werknemers kunnen dan gemakkelijker de informatie vinden die ze zoeken.

Ondernemingswiki vermindert verloop

Werknemers in bedrijven met een collaboratieve en ondersteunende cultuur zullen minder snel ontslag nemen. Een interne wiki kan je hierbij helpen. Deze tool geeft je werknemers ook alle informatie die ze nodig hebben, zodat ze geen tijd hoeven te verspillen aan het zoeken naar feiten en cijfers. Ze hebben dan meer tijd om hun werk te doen, wat stressniveaus en burn-out vermindert.

De voordelen van het maken van een bedrijfswiki en het aanmoedigen van alle werknemers om hun kennis en expertise bij te dragen, gaan verder. Door dit te doen, zorg je er ook voor dat werknemers zich gewaardeerd voelen en dat er naar hen geluisterd wordt op het werk.

Nadelen van een traditionele bedrijfswiki

Een bedrijfswikisoftware kan een waardevol hulpmiddel zijn voor het beheren van kennis in je organisatie. Er zijn echter enkele nadelen aan traditionele wiki-oplossingen.

Deze zijn onder andere:

Noodzaak voor monitoring

Het creëren van een interne wiki, het bevorderen van een cultuur van kennisdeling en samenwerking, kan zijn beperkingen hebben. Als iedereen informatie toevoegt aan de wiki, zonder de goedkeuring van materiedeskundigen, kun je eindigen met onjuiste of verouderde informatie.

Dankzij functies als goedkeuring van inhoud zorgen moderne wiki-oplossingen voor bedrijven voor de juiste balans tussen vrij gebruik en informatiekwaliteit.

Een andere belangrijke functie is lifecycle management, die managers waarschuwt wanneer een stuk inhoud lange tijd niet is bijgewerkt en verouderd lijkt.

Beperkte zoekfunctionaliteit

De zoekfunctionaliteit van traditionele wiki-oplossingen voor bedrijven is niet altijd even intuïtief of krachtig. Daardoor kunnen werknemers tijd verliezen met het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben.

De moderne wiki-oplossingen voor bedrijven combineren daarentegen functionele wiki-software met een krachtige zoekfunctie. Met sommige (zoals Happeo) kun je zelfs zoeken in meerdere applicaties van derden vanuit je digitale omgeving.

Relaxatie van bestaande processen

Het beheren van een interne wiki kan veel extra werk met zich meebrengen voor je medewerkers. Ze moeten met name informatie toevoegen, bijwerken en zoeken op je bedrijfswiki. Dit kan hen afleiden van hun normale taken, wat resulteert in verloren tijd en productiviteit.

Om dit te voorkomen, zoek je naar wiki-oplossingen voor bedrijven die naadloos samenwerken met je bestaande tools en platforms. Op die manier hoeven uw medewerkers geen tijd te verspillen aan het wisselen tussen platforms en kunnen ze uw wiki gewoon integreren in hun dagelijkse workflow.

Geen analysefunctie

Traditionele bedrijfswiki's bieden niet veel informatie over hoe je werknemers ze gebruiken. Het resultaat kan zijn dat je tonnen pagina's met inhoud hebt waar niemand toegang tot heeft. Het kan ook moeilijk zijn om te weten of je werknemers belangrijke informatie missen.

Een moderne wiki kan je voorzien van waardevolle analyses, die je vertellen waar je werknemers naar op zoek zijn (of niet). Zo kun je overbodige inhoud die je wiki vervuilt verwijderen. U kunt er ook voor zorgen dat u de meest voorkomende vragen van uw team beantwoordt.

Exploit moderne enterprise wiki software 

Traditionele bedrijfswiki's lijken niet meer te passen bij de realiteit van de hedendaagse werkwereld. Gelukkig is er een oplossing. Happeo combineert een moderne bedrijfswiki, een kennisbank en een sociaal intranet op een intuïtief platform.

Hier lees je waarom Happeo de moderne ondernemingswikisoftware kan zijn die jouw organisatie nodig heeft:

• Globaal zoekene: met Happeo kun je gelijktijdig zoeken in de inhoud van je wiki, Google Drive, OneDrive en SharePoint. Dit betekent dat je de informatie die je nodig hebt binnen enkele seconden kunt vinden, zonder tussen toepassingen te hoeven schakelen.

• Sociale functies:McKinsey-onderzoek heeft uitgewezen dat bedrijven de productiviteit van kennisprofessionals met 20-25% kunnen verhogen door gebruik te maken van sociale technologieën. Met Happeo vindt communicatie plaats op Communities. Dit zijn ruimten voor teams om elkaar te ontmoeten, samen te werken en te socialiseren. 

• Aangepaste homepages: Niemand hoeft alle kennis van een bedrijf in één keer te zien. Met Happeo kun je eenvoudig je homepage aanpassen om alleen de inhoud, Communities en widgets weer te geven die je nodig hebt.

• Content lifecycle management: Happeo's lifecycle management functie stuurt automatische waarschuwingen naar leidinggevenden wanneer content verouderd raakt. Hierdoor kun je actie ondernemen om het bij te werken of te verwijderen.

• Workspace-integraties: Happeo is ontworpen om in het hart van je werk te staan. Het verbindt alles, dankzij diepe integraties met populaire tools zoals Google Workspace, Microsoft 365, etc.

• Diepgaande analytics: Met de analytics-functies van Happeo kun je bijvoorbeeld eenvoudig bepalen welke publicaties en pagina's het meeste engagement genereren. Je hoeft niet te raden welke content je teams willen zien. Zoekanalyses helpen je terugkerende vragen op te sporen en zorgen ervoor dat eventuele kennishiaten worden opgevuld.

Benieuwd naar hoe Happeo jouw organisatie kan helpen? Boek dan vandaag nog een gratis, persoonlijke demo.