Fjärrarbetets tillväxt
Mellan 2005 och 2017 ökade distansarbetet i USA med 159 % – en utveckling som möjliggjordes av framsteg inom teknik, mobila enheter och ultrasnabba internetuppkopplingar. Verktyg som molnbaserade lagringslösningar gjorde det möjligt för individer att samarbeta med kollegor direkt, varifrån som helst i världen.
I takt med att distansarbetet fortsätter att öka pekar experter på de många fördelarna för både arbetsgivare och arbetstagare. Förutom ökad produktivitet och flexibla arbetstider har distansanställda en bättre balans mellan arbete och fritid jämfört med dem som arbetar heltid på kontoret. Att leda en distansarbetande personal medför sina egna utmaningar, och att samordna medarbetare i olika tidszoner är bara en av dem. Ledare bör överväga att införa programvara för distansarbete för att effektivisera processer och säkerställa att teamen arbetar effektivt.
Hur fungerar programvara för distansarbete?
Vad är ett intranät?
Vi känner alla till nackdelarna med att arbeta isolerat. Det uppstår när varje person i ett team arbetar självständigt utan att samarbeta eller dela viktiga filer. Denna inställning leder snabbt till missförstånd och felkommunikation. Ett intranät är en portal som innehåller allt som medarbetarna behöver för att hålla kontakten. Det fungerar som en central knutpunkt för all kommunikation och datadelning inom företaget.
Ett välfungerande intranät för distansarbetande team erbjuder ett brett utbud av funktioner och möjligheter. Sociala intranät kan nås av medarbetarna från vilken enhet eller plats som helst. Detta gör dem praktiska för personer som arbetar i olika tidszoner. Att ha en dedikerad bas säkerställer också att medarbetarna vet var de kan hitta den senaste och mest korrekta versionen av den information de behöver för att slutföra projekt.
6 skäl till varför företag behöver ett intranät för att kunna arbeta på distans
- Intranät håller distansarbetande team sammankopplade
Oavsett bransch eller kontorsmiljö måste medarbetarna kunna kommunicera effektivt. Även om de flesta organisationer använder e-postplattformar har e-post sina begränsningar. Intranät för distansarbetare gör det möjligt för människor att kommunicera i realtid eller ansikte mot ansikte via snabbmeddelanden och videochattar. Det innebär att grupper kan lösa problem och brainstorma lösningar från ett enda enkelt program. Inget mer förlorat i en e-posttråd.
Intranät är också ett utmärkt verktyg för distansarbete som främjar en sund företagskultur. Ledande befattningshavare och chefer kan använda plattformen för att dela företagets vision och mål, främja nya idéer och ta upp ämnen av intresse. Personalansvariga kan publicera uppdateringar av riktlinjer och nya initiativ för att hålla distansanställda engagerade. Tack vare bättre internkommunikation kommer medarbetarna att känna sig mer kopplade till sin arbetsplats och därmed få en bättre medarbetarupplevelse.
- Intranät ökar produktiviteten hos distansanställda
Trots den digitala arbetsplatsens tillväxt använder många företag fortfarande papper och manuella processer för att hantera arbetsuppgifter. Intranätprogramvara för distansarbete hanterar dessa utmaningar genom att effektivisera vissa processer för att öka medarbetarnas produktivitet. Organisationer som satsar på automatisering sparar tid och minskar risken för mänskliga fel.
Att förlita sig på pappersformulär är till exempel ett stort tidsslöseri. Medarbetarna måste hitta den senaste versionen av ett dokument, fylla i det, skanna in det och sedan skicka det via e-post till rätt chef. På en intranätplattform för distansarbetande team kan alla filer fyllas i och skickas online. Chefen får sedan ett meddelande via e-post och påminns om att agera i god tid.
- Intranät underlättar informationsdelningen för team som arbetar på distans
Det är ingen hemlighet att vissa företag har svårt med organisationen. Medarbetare lagrar ofta filer på svårminnesvärda platser, såsom e-posttrådar eller USB-minnen. Istället för att slösa tid på att leta efter rätt dokument eller formulär gör ett intranät för distansanställda det enkelt att lagra allt på en central plats. De flesta intranät har sökfunktioner så att man snabbt kan hitta rätt information.
Data som lagras i ett intranät för distansanställda kan ha många former, till exempel introduktionsdokument och företagsomröstningar. Personalavdelningen kan använda intranätet för att hantera personalförmåner och juridiska riktlinjer, medan marknadsföringsavdelningen kan ladda upp de senaste varumärkesriktlinjerna. En av de största fördelarna med att ha ett innehållshanteringssystem är att teamen inte längre har föråldrad eller ofullständig information. Allt kan organiseras på ett sätt som underlättar flexibelt arbete.
- Intranät skyddar företagets data – även utanför kontoret
Varje företag har konfidentiella filer eller uppgifter som måste hållas hemliga. Det finns alla möjliga typer av interna och externa hot som kan äventyra dessa uppgifter. Säkerhetsöverträdelser, svaga lösenord och obehörig åtkomst kan utsätta alla för risk. Ett företagsintranät är ett slutet, privat nätverk som skyddar företag från obehöriga användare. Med ett sådant verktyg kan anställda och teammedlemmar som arbetar hemifrån hålla sina projekt säkra.
Även om intranät för distansarbetare innehåller information som är användbar för alla anställda, är inte allt nödvändigt eller relevant för alla. Vissa organisationer vill begränsa åtkomsten till känslig data, såsom personlig kontaktinformation. Företag med distansarbetare kan skapa anpassade sekretessinställningar så att endast specifika personer kan visa eller redigera vissa filer. Detta tillför ett extra skyddslager mot alla som skulle kunna hacka sig in i ert system.
Upptäck alla funktioner i en programvara för distansarbete
- Intranät erbjuder mobil åtkomst för flexibelt distansarbete
Utanför den traditionella kontorsmiljön kan distansarbetare gå miste om företagskulturen och den personliga kommunikationen. För att hålla medarbetarna uppkopplade kan organisationer implementera mobila funktioner i sitt sociala intranät. En mobil intranätapp håller medarbetarnas engagemang på en hög nivå genom att ge dem tillgång till det de behöver, oavsett var de befinner sig. Användarna kan enkelt svara på meddelanden från kollegor eller hålla koll på ett projekt.
Chefer kan använda sin mobilapp för att hålla kontakten med team som arbetar på distans eller för att erbjuda utmärkt kundservice. När kunder har frågor eller funderingar kan medarbetarna helt enkelt öppna sin mobilapp för att svara på meddelanden. Detta är utmärkt för att förbättra varumärkeslojaliteten och företagets anseende. Det bästa av allt är att intranätets utformning gör det möjligt för personer som arbetar på distans att stänga av aviseringar utanför arbetstid.
- Intranät sparar tid för distansanställda
En av de verkliga fördelarna med att använda ett intranät för team som arbetar på distans är möjligheten att integrera med verktyg som Microsoft 365 och Google Workspace ( tidigare G Suite) för att göra projektledningen ännu mer produktiv. Verktyg som Google Kalender fungerar också som programvara för tidshantering, eftersom användarna kan boka möten och videosamtal när det passar dem. Med Google Kalender kan användarna även avsätta tid för att arbeta med projekt och uppgifter.
Hur kan programvara för distansarbete hjälpa ditt företag?
Varför Happeo är ditt intranät för distansarbete
Oavsett om det är på heltid eller deltid har distansarbete blivit en naturlig del av vår arbetskultur. Happeo är en social intranätplattform och ett verktyg för distansarbete som gör det möjligt för organisationer att sammanföra distansanställda och resurser, lösa gemensamma utmaningar och skapa en stark företagskultur. Oavsett om du behöver ett mer effektivt sätt att introducera distansanställda eller en central plats för informationsdelning har vår personal en lösning som uppfyller dina behov. Kontakta oss för att lära dig mer om våra intranätlösningar för distansarbetande team och bekanta dig med vårt verktyg – genom att boka en kostnadsfri demo eller ladda ner vår kostnadsfria jämförelseguide.
Vanliga frågor
Vad är ett intranät för distansarbetande team?
Ett intranät för distansarbetande team är en central portal som kopplar samman medarbetare över olika platser och tidszoner, vilket ger dem en gemensam plats där de kan kommunicera, dela filer och få tillgång till den senaste företagsinformationen.
Hur hjälper ett intranät distansarbetande team att hålla kontakten?
Ett intranät håller distansarbetande team sammankopplade genom meddelanden i realtid och videochatt, vilket ersätter spretiga e-posttrådar och hjälper teamen att kommunicera ansikte mot ansikte oavsett var de befinner sig.
Hur förbättrar ett intranät produktiviteten för distansanställda?
Ett intranät ökar produktiviteten genom att ersätta pappersbaserade och manuella processer med effektiva digitala arbetsflöden, vilket minskar tidsspillan och minskar risken för mänskliga fel.
Hur säkerställer ett intranät datasäkerheten vid distansarbete?
Ett intranät är ett slutet, privat nätverk med anpassade sekretessinställningar som begränsar åtkomsten till känslig information och skyddar företagsinformation även när medarbetarna arbetar utanför kontoret.
