6 redenen waarom bedrijven een intranet nodig hebben om op afstand te kunnen werken

De opmars van werken op afstand

Tussen 2005 en 2017 kende de VS een toename van 159% in het telewerken – de ontwikkeling van technologieën, mobiele apparaten en ultrasnelle internetverbindingen maakte dat mogelijk. Dankzij tools zoals cloudgebaseerde opslagoplossingen konden mensen direct en overal ter wereld samenwerken met collega's.

Nu het aantal banen op afstand blijft groeien, wijzen experts op de vele voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. Naast een hogere productiviteit en een flexibel rooster genieten telewerkers van een betere balans tussen werk en privéleven in vergelijking met mensen die fulltime op kantoor zitten. Het aansturen van een team op afstand brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, en het onderhouden van contact tussen medewerkers in verschillende tijdzones is daar slechts één van. Leidinggevenden zouden moeten overwegen om software voor telewerken in te zetten om processen te stroomlijnen en teams efficiënt te houden.

Wat is een intranet?

We kennen allemaal de valkuilen van het werken in een silo. Dit gebeurt wanneer iedereen in een team onafhankelijk werkt, zonder samen te werken of belangrijke bestanden te delen. Deze mentaliteit leidt al snel tot misverstanden en miscommunicatie. Een intranet is een portaal dat alles bevat wat medewerkers nodig hebben om verbonden te blijven. Het fungeert als een centraal knooppunt voor alle bedrijfscommunicatie en het delen van gegevens.

Een succesvol intranetontwerp voor teams op afstand biedt een breed scala aan functies en mogelijkheden. Sociale intranetten zijn voor medewerkers toegankelijk vanaf elk apparaat en elke locatie. Dit maakt ze handig voor mensen die in verschillende tijdzones werken. Het hebben van een vaste thuisbasis zorgt er ook voor dat mensen weten waar ze de nieuwste en meest accurate versie van de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben om projecten af te ronden.

6 redenen waarom bedrijven een intranet nodig hebben om op afstand te werken

1. Intranetten houden teams op afstand met elkaar verbonden

Ongeacht de branche of kantooromgeving moeten medewerkers efficiënt kunnen communiceren. Hoewel de meeste organisaties e-mailplatforms gebruiken, heeft e-mail zijn beperkingen. Intranetten voor medewerkers op afstand stellen mensen in staat om in realtime of face-to-face te communiceren via instant messaging en videochats. Dit betekent dat teams problemen kunnen oplossen en kunnen brainstormen over oplossingen vanuit één eenvoudig programma. Geen verloren communicatie meer in een e-mailthread.

Intranetten zijn ook een geweldig hulpmiddel voor werken op afstand om een gezonde bedrijfscultuur te bevorderen. Leidinggevenden en het management kunnen het platform gebruiken om de bedrijfsvisie en -doelstellingen te delen, nieuwe ideeën te promoten en interessante onderwerpen te bespreken. HR-medewerkers kunnen beleidsupdates en nieuwe initiatieven plaatsen om medewerkers op afstand betrokken te houden. Dankzij betere interne communicatie zullen medewerkers zich meer verbonden voelen met hun werkplek en daardoor een betere werknemerservaring hebben.

2. Intranetten verhogen de productiviteit van medewerkers die op afstand werken

Ondanks de opkomst van de digitale werkplek maken veel bedrijven nog steeds gebruik van papier en handmatige processen om taken te beheren. Intranetsoftware voor werken op afstand pakt deze uitdagingen aan door bepaalde processen te stroomlijnen en zo de productiviteit van medewerkers te verhogen. Van organisaties die automatisering omarmen, is bekend dat ze tijd besparen en menselijke fouten terugdringen.

Het gebruik van papieren formulieren is bijvoorbeeld een enorme tijdverspilling. Medewerkers moeten de nieuwste versie van een document opzoeken, het invullen, inscannen en vervolgens per e-mail naar de juiste manager sturen. Op een intranetplatform voor teams op afstand kunnen alle documenten online worden ingevuld en verzonden. De manager wordt vervolgens per e-mail op de hoogte gesteld en eraan herinnerd om tijdig actie te ondernemen.

3. Intranetten maken het delen van informatie eenvoudig voor verspreid werkende teams

Het is geen geheim dat sommige bedrijven moeite hebben met organisatie. Medewerkers slaan bestanden vaak op op moeilijk te onthouden locaties, zoals e-mailconversaties of USB-sticks. In plaats van tijd te verspillen met het zoeken naar het juiste document of formulier, maakt een intranet voor medewerkers op afstand het eenvoudig om alles op één centrale locatie op te slaan. De meeste intranetten beschikken over zoekfuncties, zodat mensen de juiste informatie snel kunnen vinden.

Gegevens die op een intranet voor medewerkers op afstand worden opgeslagen, kunnen vele vormen aannemen, zoals onboardingdocumenten en bedrijfsenquêtes. De afdeling Human Resources kan het intranet gebruiken om informatie over personeelsvoordelen en juridisch beleid bij te houden, terwijl de marketingafdeling de nieuwste merkrichtlijnen kan uploaden. Een van de belangrijkste voordelen van een contentmanagementsysteem is dat teams niet langer over verouderde of onvolledige informatie beschikken. Alles kan zo worden georganiseerd dat flexibel werken eenvoudig wordt.

4. Intranetten houden de gegevens van uw bedrijf veilig – ook buiten kantoor

Elk bedrijf heeft vertrouwelijke bestanden of informatie die privé moet blijven. Er zijn allerlei interne en externe bedreigingen die deze gegevens in gevaar kunnen brengen. Beveiligingslekken, zwakke wachtwoorden en ongeoorloofde toegang kunnen iedereen in gevaar brengen. Een bedrijfsintranet is een gesloten, privé-netwerk dat bedrijven beschermt tegen onbevoegde gebruikers. Met een dergelijke tool kunnen medewerkers en teamleden die vanuit huis werken hun projecten veilig houden.

Hoewel intranetten voor telewerkers informatie bevatten die nuttig is voor alle medewerkers, is niet alles noodzakelijk of relevant voor iedereen. Sommige organisaties willen de toegang tot gevoelige gegevens, zoals persoonlijke contactgegevens, beperken. Bedrijven met telewerkers kunnen aangepaste privacy-instellingen maken, zodat alleen specifieke personen bepaalde bestanden kunnen bekijken of bewerken. Dit voegt een extra beschermingslaag toe tegen iedereen die mogelijk in uw systeem inbreekt.

5. Intranetten bieden mobiele toegang voor flexibel werken op afstand

Buiten de traditionele kantooromgeving kunnen telewerkers de bedrijfscultuur en persoonlijke communicatie missen. Om medewerkers verbonden te houden, kunnen organisaties mobiele functies implementeren in hun sociale intranet. Een mobiele intranet-app houdt de betrokkenheid van medewerkers hoog door hen toegang te geven tot wat ze nodig hebben, waar ze ook zijn. Gebruikers kunnen eenvoudig reageren op berichten van collega's of een project in de gaten houden.

Managers kunnen hun mobiele app gebruiken om contact te houden met teams op afstand of om uitstekende klantenservice te bieden. Wanneer klanten bepaalde vragen of zorgen hebben, kunnen medewerkers eenvoudig hun mobiele app openen om op berichten te reageren. Dit is uitstekend voor het verbeteren van merkloyaliteit en de reputatie van het bedrijf. Het beste van alles is dat het intranetontwerp het voor medewerkers die op afstand werken mogelijk maakt om meldingen buiten werktijd uit te schakelen.

6. Intranetten besparen tijd voor medewerkers op afstand

Een van de echte voordelen van het gebruik van een intranet voor teams op afstand is de mogelijkheid om te integreren met tools zoals Microsoft 365 en Google Workspace ( voorheen G Suite), waardoor projectbeheer nog productiever wordt. Tools zoals Google Agenda fungeren ook als tijdmanagementsoftware, omdat mensen vergaderingen en videochats kunnen plannen wanneer het hen uitkomt. Met Google Agenda kunnen gebruikers ook tijd reserveren om aan projecten en taken te werken.

Waarom Happeo uw intranet voor werken op afstand is

Of het nu fulltime of parttime is: thuiswerken is een normaal onderdeel geworden van onze werkcultuur. Happeo is een sociaal intranetplatform en een tool voor werken op afstand waarmee organisaties medewerkers en middelen op afstand bij elkaar kunnen brengen, gemeenschappelijke uitdagingen kunnen oplossen en een sterke bedrijfscultuur kunnen creëren. Of u nu op zoek bent naar een efficiëntere manier om medewerkers op afstand in te werken of naar een centrale plek om informatie te delen: onze medewerkers hebben een oplossing die aan uw behoeften voldoet. Neem contact met ons op voor meer informatie over onze intranetoplossingen voor teams op afstand en maak kennis met onze tool – vraag een gratis demo aan of download onze gratis vergelijkingsgids.

Veelgestelde vragen

Wat is een intranet voor teams op afstand?

Een intranet voor teams op afstand is een centraal portaal dat medewerkers over verschillende locaties en tijdzones heen met elkaar verbindt, waardoor ze één plek hebben om te communiceren, bestanden te delen en toegang te krijgen tot de meest recente bedrijfsinformatie.

Hoe helpt een intranet teams op afstand om verbonden te blijven?

Een intranet houdt teams op afstand met elkaar verbonden via realtime berichten en videochats. Het vervangt versnipperde e-mailconversaties en helpt teams om face-to-face te communiceren, ongeacht hun locatie.

Hoe verbetert een intranet de productiviteit van medewerkers op afstand?

Een intranet verhoogt de productiviteit door papieren en handmatige processen te vervangen door gestroomlijnde digitale workflows, waardoor tijdverspilling wordt teruggedrongen en menselijke fouten worden verminderd.

Hoe zorgt een intranet ervoor dat gegevens bij werken op afstand veilig blijven?

Een intranet is een gesloten, privé-netwerk met aangepaste privacy-instellingen die de toegang tot gevoelige gegevens beperken, waardoor bedrijfsinformatie wordt beschermd, zelfs wanneer medewerkers buiten kantoor werken.