L'intranet des employés : la clé d'un environnement de travail efficace et épanouissant

Ces dernières années, de plus en plus d'entreprises ont adopté un environnement de travail entièrement à distance, ou du moins une combinaison de travail au bureau et à distance.

À une époque où les employeurs s'efforcent de pourvoir les postes vacants, l'option du travail à domicile pourrait être l'avantage qui permet aux entreprises d'attirer et de conserver les meilleurs talents.

Si les dirigeants et les professionnels des ressources humaines reconnaissent la nécessité du travail à distance, ils se demandent peut-être comment aborder l'intégration, la communication interne et l'engagement des salariés. Est-il vraiment possible d'avoir une culture d'entreprise si la plupart des employés ne se voient jamais en personne ?

Dans cet article, nous verrons comment un intranet pour les employés peut améliorer les opérations, établir une culture d'entreprise et maintenir l'engagement des employés. Nous expliquerons également quelles sont les caractéristiques essentielles à rechercher lorsque vous envisagez d'installer un intranet pour les employés dans votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un intranet pour les employés ?

Un intranet destiné aux employés est une plateforme privée que les entreprises utilisent pour la communication interne, la gestion des documents, ainsi que la gestion et le partage des connaissances. Il peut s'agir d'une solution sur site accessible uniquement depuis le bureau, ou d'une plateforme intranet basée sur le cloud à laquelle les employés peuvent accéder à distance.

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Quels sont les avantages d'un intranet pour les employés ?

Le meilleur intranet pour les employés n'est pas seulement une plateforme de gestion de projet. Ses fonctionnalités permettent d'améliorer :

l'engagement

Les plateformes intranet modernes intègrent une composante sociale qui contribue à stimuler l'engagement. C'est d'autant plus important que 51 % des employés ne se sentent pas engagés au travail. Un intranet pour les employés permet une communication bidirectionnelle entre la direction et les employés et facilite le type de communication qui se produit habituellement dans un bureau physique.

Cohésion

Pendant la pandémie, 42 % de la main-d'œuvre américaine travaillait à distance. Les entreprises disposant d'équipes éloignées ou de plusieurs sites situés dans des fuseaux horaires et des pays différents peuvent utiliser un intranet pour les employés afin de créer une cohésion culturelle. Cela signifie que les employés situés de part et d'autre du globe ont accès aux mêmes informations, peuvent facilement se retrouver et se contacter, et comprennent les valeurs de l'entreprise.

La transparence

Outre les organigrammes, les meilleures plateformes intranet comprennent un annuaire des employés avec des informations détaillées sur chacun d'entre eux. Les travailleurs peuvent rechercher des personnes et trouver leur photo, leur titre, leur service et leurs coordonnées. Ce niveau de transparence - la possibilité de faire correspondre un visage à un nom - peut aider les travailleurs à distance à se sentir plus proches.

Accès

Lorsque les fichiers sont stockés dans un portail intranet pour employés basé sur le cloud plutôt que sur un serveur local, il est facile d'y accéder de n'importe où. Grâce à une fonction de recherche robuste et à des intégrations inter-applications, les employés peuvent rechercher des fichiers, des conversations et des tâches à partir de l'intranet des employés - il n'est pas nécessaire de quitter la plateforme pour trouver des informations.

La productivité

Les employés qui sont connectés les uns aux autres sont 20 à 25 % plus productifs que ceux qui sont déconnectés. En effet, ils ne perdent pas un temps précieux à rechercher des informations ou à attendre des réponses. Un logiciel d'intranet pour employés permet à ces derniers de trouver rapidement des contacts clés, d'avoir des conversations en temps réel et de résoudre des problèmes.

L'intégration

Une étude réalisée par CareerBuilder a révélé que 36 % des entreprises n'ont pas de processus d'intégration pour les nouveaux employés. Avec un intranet pour les employés, vous pouvez créer un processus d'intégration en libre-service, avec des vidéos pratiques, des politiques de ressources humaines et d'autres informations que les nouveaux employés doivent connaître. Cela permet de mieux fidéliser les nouveaux employés et de libérer du temps pour que les responsables et les professionnels des ressources humaines puissent se consacrer à d'autres tâches.

Ce qu'il faut rechercher lors du choix d'un intranet pour les employés

De nombreuses plateformes intranet présentent des caractéristiques similaires, mais certaines d'entre elles n'offrent pas les fonctionnalités dont les équipes distantes et hybrides ont besoin. Lorsque vous comparez les plateformes intranet, gardez un œil sur ces fonctionnalités utiles :

Onboarding et support

Même les plateformes intranet les plus faciles à utiliser ne sont pas intuitives à 100 % - vous avez besoin de quelqu'un pour vous montrer comment l'installer et répondre à toutes vos questions. Recherchez une plateforme qui propose des forfaits d'intégration et une assistance permanente. (Conseil de pro : vérifiez le taux de renouvellement de tout logiciel intranet pour employés que vous envisagez - s'il est de 100 % ou plus, il est probablement assorti d'une assistance exceptionnelle).

Intégrations et accès aux connaissances

Bien qu'un intranet pour employés réponde à de nombreux besoins, vous pouvez choisir de conserver d'autres plateformes utilisées par votre équipe - Slack, Jira, Microsoft 365 et Google Workspace, par exemple. Si c'est le cas, vous voudrez une plateforme qui s'intègre à vos autres outils et qui permette aux employés de rechercher des informations dans tous ces outils sans quitter l'intranet.

Personnalisation

Lorsque les employés peuvent personnaliser la page d'accueil de leur intranet, ils sont beaucoup plus enclins à s'engager sur la plateforme. Recherchez des fonctionnalités telles qu'un éditeur de page d'accueil par glisser-déposer, la personnalisation du fil d'actualité et des canaux de communication d'équipe.

Collaboration sociale

Les employés à distance peuvent parfois se sentir isolés et déconnectés de leurs collègues, c'est pourquoi les fonctions de collaboration sociale sont indispensables sur une plateforme intranet pour employés. Avec la possibilité d'aimer, de commenter et de partager des mises à jour, les employés peuvent utiliser un intranet d'entreprise de la même manière qu'ils utiliseraient des plateformes de médias sociaux populaires.

Communautés d'employés

Un lieu de travail numérique ne doit pas être synonyme de déconnexion. Les employés peuvent utiliser les canaux de l'intranet pour former leurs propres communautés, lancer des idées et apporter soutien et encouragement.

La gouvernance

Grâce aux fonctions d'analyse de l'engagement et de gestion du cycle de vie, les responsables peuvent voir comment les employés interagissent avec le contenu et s'assurer que le contenu périmé est archivé ou mis à jour. Vous pouvez également définir les autorisations des utilisateurs pour les pages et les canaux.

Analyse de l'utilisation

Des analyses d' utilisation détaillées vous aident à tirer des enseignements de votre plateforme intranet sociale. Par exemple, vous pouvez voir quels types de contenu génèrent le plus d'engagement, quels canaux et quelles pages sont les plus populaires et quels termes de recherche sont les plus courants au sein de votre organisation ou d'équipes spécifiques.

Sécurité

Un portail intranet destiné aux employés contient des informations personnelles, des connaissances exclusives de l'entreprise et un nombre illimité de fichiers ; il doit donc s'agir d'un réseau sécurisé et privé. Recherchez une plateforme certifiée ISO 27001 (l'étalon-or de la sécurité internationale), dotée d'une authentification SAML et d'un certificat de cryptage SSL.

Évolutivité

Si vous n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités disponibles sur une plateforme intranet, recherchez une tarification échelonnée qui vous permette d'évoluer lorsque votre équipe s'agrandit ou que vos besoins changent.

Solutions populaires d'intranet pour les employés

Nous avons mentionné précédemment que les plateformes intranet sont nombreuses - examinons maintenant quelques-unes d'entre elles.

Happeo

Happeo est une plateforme intranet sociale, ce qui signifie qu'elle comprend un ensemble de fonctionnalités conçues pour encourager l'interaction. Les utilisateurs peuvent aimer et commenter les messages, ajouter des emoji et même planifier une réunion vidéo rapide à partir d'une conversation.

Contrairement à d'autres intranets, Happeo s'intègre à la fois à Microsoft Office 365 et à Google Workspace. Les travailleurs qui passent beaucoup de temps en déplacement apprécieront l'application mobile Happeo, qui peut envoyer des notifications push sur les nouvelles importantes de l'entreprise. Enfin, les clients de Happeo peuvent s'attendre à utiliser pleinement le logiciel en l'espace de quelques semaines ou mois, ce qui représente un temps d'intégration bien plus court que sur d'autres plateformes.

"La capacité à communiquer rapidement et à étendre la collaboration est inégalée. Les utilisateurs du monde entier peuvent recevoir des informations, se connecter et collaborer en temps réel - répondre aux questions rapidement et publiquement afin d'éviter la duplication des courriels."

Molly Quinn
Directrice du marketing et de la communication

SharePoint

SharePoint est un produit Microsoft qui fonctionne bien pour la gestion des documents, mais il ne s'intègre pas totalement à Google Workspace et n'offre pas la possibilité de personnaliser son fil d'actualité. Comparé à Happeo, il ne dispose pas non plus des composantes sociales dont les travailleurs à distance peuvent avoir besoin.

Simpplr

Comparé à SharePoint, Simpplr offre de meilleures fonctions d'interaction sociale, notamment la possibilité de créer des canaux sociaux, de personnaliser les fils d'actualité et d'identifier les personnes influentes. Il s'intègre à Google Workspace - dans une certaine mesure - mais n'offre pas d'édition intégrée pour Google Docs, Sheets ou Slides. Il lui manque également certaines des fonctionnalités de collaboration proposées par Happeo.

Confluence

Parmi les quatre intranets d'employés présentés dans cette section, Confluence est le moins robuste. Il ne s'intègre pas à Google Workspace ou à Office 365, et l'intégration de Slack nécessite un achat supplémentaire. Il comprend un wiki d'équipe que les employés peuvent utiliser pour collaborer et partager des informations, mais son utilisation globale en tant qu'outil social est limitée.

Exemples de cas d'utilisation de l'intranet des employés

Voyons comment les entreprises ont utilisé l'intranet des employés pour atteindre leurs objectifs.

ActivTrak

ActivTrak, une entreprise qui crée des logiciels d'analyse de la main-d'œuvre, était à la recherche d'une technologie qui pourrait l'aider à passer à un environnement de travail entièrement à distance. Ils ont choisi Happeo et l'ont utilisé pour créer des pages pour chaque département, gérer l'intégration de leur équipe en pleine croissance et apporter de la cohésion à leur équipe à travers plusieurs fuseaux horaires.

MINT Dentistry

MINT Dentistry est un groupe de cabinets dentaires dans les régions de Dallas et de Houston, avec plus de 60 sites et plus de 300 employés. Avant d'utiliser Happeo, l'organisation s'appuyait sur une solution intranet maison et avait du mal à garder son personnel sur la même longueur d'onde.

Depuis l'implémentation de Happeo, MINT Dentistry a constaté une augmentation significative de l'engagement et de l'interaction entre les différents sites. Cela a permis de s'assurer que tous les employés de MINT Dentistry se sentent liés à l'organisation et à sa vision, ce qui a favorisé la rétention, renforcé la marque employeur de l'entreprise et, en fin de compte, lui a donné une longueur d'avance sur ses concurrents.

Sysarb

Sysarb est une société SaaS basée en Suède qui milite pour une rémunération équitable entre les sexes et fournit un outil d'analyse de l'équité salariale et de fixation des salaires. Il s'agit d'une entreprise à forte croissance, avec quatre bureaux en Suède et des équipes hybrides.

Avant de s'associer à Happeo, Sysarb disposait d'une structure de communication ad hoc et utilisait des liens vers Dropbox et Slack pour toutes les communications internes. Cela signifiait que les informations se perdaient facilement. De plus, en l'absence de processus de gestion du contrôle des versions et de référentiel central pour le contenu, les employés n'étaient souvent pas sûrs de travailler sur la bonne version des documents. L'entreprise disposait de Sharepoint, mais personne ne l'utilisait.

L'une des raisons pour lesquelles Sysarb a choisi Happeo est son intégration avec Microsoft, qui permet à l'équipe de Sysarb d'intégrer ses documents OneDrive. Les dirigeants de Sysarb ont également apprécié l'interface utilisateur de Happeo et savaient que cela encouragerait les gens à utiliser la plateforme.

Une plateforme intranet pour les employés bien conçue joue un rôle central dans les communications internes modernes, en particulier dans un environnement de travail hybride ou entièrement à distance. En agissant comme un réseau privé sécurisé avec un accès par nom d'utilisateur et mot de passe, l'intranet de l'entreprise devient la source unique de vérité pour les nouvelles et les politiques de l'entreprise, ainsi que pour le matériel de formation. Ce type de lieu de travail numérique garantit que les employés, qu'ils soient au bureau ou qu'ils travaillent dans des fuseaux horaires différents, ont toujours un accès facile aux mêmes informations, documents et ressources. En conséquence, les employés se sentent plus connectés, alignés et confiants dans leur travail quotidien.

D'un point de vue opérationnel, les logiciels d'intranet pour les employés améliorent considérablement l'efficacité de l'organisation grâce à une gestion structurée des connaissances et des documents. La centralisation des ressources de l'entreprise, un annuaire des employés consultable et des espaces dédiés clairement définis pour les équipes permettent un partage plus rapide de l'information et une meilleure collaboration interfonctionnelle. Pour les ressources humaines, cela signifie une intégration plus facile des nouveaux employés, un soutien cohérent aux équipes distantes et une meilleure expérience globale des employés, en particulier pour les travailleurs sans bureau ou les employés qui dépendent d'un accès à distance via des appareils mobiles.

Enfin, l'engagement augmente lorsque les plateformes intranet intègrent de solides composantes sociales qui encouragent l'interaction au-delà de la communication formelle. Des fonctionnalités telles que les commentaires, les réactions, les notifications push et même la vidéoconférence aident les employés à lancer des idées, à partager des mises à jour et à rester sur la même longueur d'onde. L'intégration avec des outils tels que Google Workspace permet une collaboration en temps réel, tandis que les analyses aident les organisations à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec le contenu. Lorsqu'il est bien mis en œuvre, un intranet ne se contente pas de stocker des connaissances : il soutient activement la culture d'entreprise, renforce la collaboration et aide les employés à rester concentrés, informés et connectés.

Voir ce que disent les clients de Happeo

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FAQ sur les intranets pour employés