Etätyön kasvu
Vuosina 2005–2017 etätyö kasvoi Yhdysvalloissa 159 % – tämän mahdollistivat teknologian kehitys, mobiililaitteet ja erittäin nopeat internetyhteydet. Pilvipohjaisten tallennusratkaisujen kaltaisten työkalujen ansiosta ihmiset pystyivät tekemään yhteistyötä työtovereidensa kanssa välittömästi mistä tahansa maailmassa.
Etätyön yleistyessä asiantuntijat korostavat sen monia etuja sekä työnantajille että työntekijöille. Tuottavuuden kasvun ja joustavan työajan lisäksi etätyöntekijät nauttivat paremmasta työ- ja yksityiselämän tasapainosta verrattuna niihin, jotka työskentelevät kokopäiväisesti toimistossa. Etätyöntekijöiden johtamiseen liittyy omat haasteensa, ja työntekijöiden yhteydenpito eri aikavyöhykkeillä voi olla vain yksi niistä. Johtajien tulisi harkita etätyöohjelmistojen käyttöönottoa prosessien tehostamiseksi ja tiimien tehokkuuden ylläpitämiseksi.
Miten etätyöohjelmisto toimii?
Mikä on intranet?
Me kaikki tunnemme siilotyöskentelyn sudenkuopat. Siitä on kyse, kun jokainen tiimin jäsen työskentelee itsenäisesti ilman yhteistyötä tai tärkeiden tiedostojen jakamista. Tämä ajattelutapa johtaa nopeasti väärinkäsityksiin ja viestinnän katkeamiseen. Intranet on portaali, joka sisältää kaiken, mitä työntekijät tarvitsevat pysyäkseen yhteydessä toisiinsa. Se toimii keskitettynä solmukohtana kaikelle yrityksen viestinnälle ja tiedon jakamiselle.
Menestyksellinen etätyöskentelyyn tarkoitettu intranet tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia ja toimintoja. Työntekijät pääsevät sosiaalisiin intranetteihin millä tahansa laitteella ja mistä tahansa sijainnista. Tämä tekee niistä käteviä henkilöille, jotka työskentelevät eri aikavyöhykkeillä. Oma tukikohta varmistaa myös, että ihmiset tietävät, mistä löytävät uusimman ja tarkimman version tiedoista, joita he tarvitsevat projektien toteuttamiseen.
6 syytä, miksi yritykset tarvitsevat intranetin etätyöskentelyyn
- Intranetit pitävät etätyöskentelevät tiimit yhteydessä toisiinsa
Toimialasta tai toimistoympäristöstä riippumatta työntekijöiden on pystyttävä kommunikoimaan tehokkaasti. Vaikka useimmat organisaatiot käyttävät sähköpostialustoja, sähköpostilla on rajansa. Etätyöntekijöille tarkoitetut intranetit antavat ihmisille mahdollisuuden kommunikoida reaaliajassa tai kasvotusten pikaviestien ja videokeskustelujen avulla. Tämä tarkoittaa, että ryhmät voivat ratkaista ongelmia ja ideoida ratkaisuja yhden yksinkertaisen ohjelman avulla. Viestien katoaminen sähköpostiketjuissa on nyt historiaa.
Intranetit ovat myös erinomainen etätyöskentelytyökalu, joka edistää terveellistä yrityskulttuuria. Ylimmän johdon ja esimiesten kannattaa käyttää alustaa yrityksen vision ja tavoitteiden jakamiseen, uusien ideoiden edistämiseen sekä kiinnostavien aiheiden jakamiseen. Henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat julkaista käytäntöjen päivityksiä ja uusia aloitteita etätyöntekijöiden sitoutumisen ylläpitämiseksi. Paremman sisäisen viestinnän ansiosta työntekijät tuntevat vahvemman yhteyden työpaikkaansa ja saavat siten paremman työntekijäkokemuksen.
- Intranet parantaa etätyöntekijöiden tuottavuutta
Digitaalisen työympäristön kasvusta huolimatta monet yritykset käyttävät edelleen paperia ja manuaalisia prosesseja tehtävien hallintaan. Etätyöskentelyyn tarkoitettu intranet-ohjelmisto ratkaisee nämä haasteet virtaviivaistamalla tiettyjä prosesseja työntekijöiden tuottavuuden lisäämiseksi. Automaatiota hyödyntävien organisaatioiden tiedetään säästävän aikaa ja vähentävän inhimillisiä virheitä.
Esimerkiksi paperilomakkeisiin turvautuminen vie paljon aikaa. Työntekijöiden on löydettävä asiakirjan uusin versio, täytettävä se, skannattava se ja lähetettävä se sähköpostitse asianomaiselle esimiehelle. Etätiimeille tarkoitetulla intranet-alustalla kaikki asiakirjat voidaan täyttää ja lähettää verkossa. Esimies saa sitten ilmoituksen sähköpostitse ja muistutuksen toimia asiassa ajoissa.
- Intranetit helpottavat tiedon jakamista hajautettujen tiimien kesken
Ei ole mikään salaisuus, että joillakin yrityksillä on vaikeuksia organisoinnissa. Työntekijät tallentavat tiedostoja usein vaikeasti muistettaviin paikkoihin, kuten sähköpostiketjuihin tai USB-muistitikkuihin. Sen sijaan, että tuhlattaisiin aikaa oikean asiakirjan tai lomakkeen etsimiseen, etätyöntekijöille tarkoitetun intranet-työkalun avulla kaikki on helppo tallentaa yhteen keskitettyyn paikkaan. Useimmissa intranet-alustoissa on hakutoiminnot, joiden avulla käyttäjät voivat löytää oikeat tiedot nopeasti.
Etätyöntekijöille tarkoitetussa intranetissä tallennetut tiedot voivat olla monenlaisia, kuten perehdytysasiakirjoja ja yrityksen kyselyitä. Henkilöstöhallinto voi käyttää intranetiä työntekijöiden etuuksien ja lakisääteisten käytäntöjen ylläpitoon, kun taas markkinointiosasto voi ladata sinne uusimmat brändiohjeet. Yksi sisällönhallintajärjestelmän merkittävimmistä eduista on, että tiimeillä ei enää ole vanhentuneita tai puutteellisia tietoja. Kaikki voidaan järjestää tavalla, joka helpottaa joustavaa työskentelyä.
- Intranetit pitävät yrityksesi tiedot turvassa – myös toimiston ulkopuolella
Jokaisella yrityksellä on luottamuksellisia tiedostoja tai tietoja, jotka on pidettävä salaisina. On olemassa kaikenlaisia sisäisiä ja ulkoisia uhkia, jotka voivat vaarantaa nämä tiedot. Tietoturvaloukkaukset, heikot salasanat ja luvaton pääsy voivat asettaa kaikki vaaraan. Yrityksen intranet on suljettu, yksityinen verkko, joka suojaa yritystä luvattomilta käyttäjiltä. Tällaisen työkalun avulla kotona työskentelevät työntekijät ja tiimin jäsenet voivat pitää projektinsa turvassa.
Vaikka etätyöntekijöille tarkoitetut intranetit sisältävätkin kaikille työntekijöille hyödyllistä tietoa, kaikki tieto ei ole välttämätöntä tai merkityksellistä kaikille. Jotkut organisaatiot haluavat rajoittaa pääsyä arkaluontoisiin tietoihin, kuten henkilökohtaisiin yhteystietoihin. Etätyötä harjoittavat yritykset voivat luoda räätälöityjä tietosuoja-asetuksia, jolloin vain tietyt henkilöt voivat tarkastella tai muokata tiettyjä tiedostoja. Tämä lisää ylimääräisen suojakerroksen kaikkia niitä vastaan, jotka saattavat murtautua järjestelmäänne.
Tutustu etätyöohjelmiston kaikkiin ominaisuuksiin
- Intranetit tarjoavat mobiilikäytön joustavaan etätyöhön
Perinteisen toimistoympäristön ulkopuolella etätyöntekijät voivat jäädä paitsi yrityskulttuurista ja kasvokkain tapahtuvasta viestinnästä. Jotta työntekijät pysyvät yhteydessä toisiinsa, organisaatiot voivat ottaa käyttöön mobiilitoimintoja sosiaalisessa intranetissään. Mobiili intranet-sovellus pitää työntekijöiden sitoutumisen korkealla tasolla antamalla heille pääsyn tarvitsemiinsa tietoihin riippumatta siitä, missä he ovat. Käyttäjät voivat vastata työtovereiden viesteihin tai seurata projektien etenemistä helposti.
Esimiehet voivat käyttää mobiilisovellusta pitääkseen yhteyttä etätyöskenteleviin tiimeihin tai tarjotakseen erinomaista asiakaspalvelua. Kun asiakkailla on kysyttävää tai huolenaiheita, työntekijät voivat yksinkertaisesti avata mobiilisovelluksensa ja vastata viesteihin. Tämä on erinomainen tapa parantaa brändiuskollisuutta ja yrityksen mainetta. Parasta on, että intranetin suunnittelu antaa etätyötä tekeville mahdollisuuden poistaa ilmoitukset käytöstä työajan ulkopuolella.
- Intranet säästää etätyöntekijöiden aikaa
Yksi intranetin käytön todellisista eduista etätyöskenteleville tiimeille on mahdollisuus integroida se työkaluihin, kuten Microsoft 365 ja Google Workspace ( ent. G Suite), jolloin projektinhallinnasta tulee entistä tuottavampaa. Google Kalenterin kaltaiset työkalut toimivat myös ajanhallintaohjelmistoina, sillä niiden avulla ihmiset voivat aikatauluttaa kokouksia ja videokeskusteluja silloin, kun se heille sopii. Google Kalenterin avulla käyttäjät voivat myös varata aikaa projektien ja tehtävien parissa työskentelyyn.
Miten etätyöohjelmisto auttaa yritystäsi?
Miksi Happeo on juuri sinun etätyöskentelyyn sopiva intranet-alustasi
Olipa kyseessä sitten kokopäivä- tai osa-aikatyö, etätyöskentely on tullut tavalliseksi osaksi työkulttuuriamme. Happeo on sosiaalinen intranet-alusta ja etätyöskentelytyökalu, jonka avulla organisaatiot voivat tuoda etätyöntekijät ja resurssit yhteen, ratkaista yhteisiä haasteita ja luoda vahvan yrityskulttuurin. Tarvitsitpa sitten tehokkaampaa tapaa perehdyttää etätyöntekijöitä tai keskitetyn paikan tiedon jakamiseen, henkilökuntamme tarjoaa ratkaisun juuri sinun tarpeisiisi. Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja etätiimeille suunnatuista intranet-ratkaisuistamme ja tutustuaksesi työkaluumme – pyydä ilmainen esittely tai lataa ilmainen vertailuoppaamme.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on etätyöryhmille tarkoitettu intranet?
Etätyöryhmille tarkoitettu intranet on keskitetty portaali, joka yhdistää eri paikkakunnilla ja aikavyöhykkeillä työskentelevät työntekijät ja tarjoaa heille yhden paikan, jossa he voivat kommunikoida, jakaa tiedostoja ja saada uusimmat yritystiedot.
Miten intranet auttaa etätyöskenteleviä tiimejä pysymään yhteydessä toisiinsa?
Intranetti pitää etätyöskentelevät tiimit yhteydessä toisiinsa reaaliaikaisen viestinvaihdon ja videokeskustelujen avulla. Se korvaa hajanaiset sähköpostiketjut ja auttaa tiimejä kommunikoimaan kasvotusten sijainnista riippumatta.
Miten intranet parantaa etätyöntekijöiden tuottavuutta?
Intranetti parantaa tuottavuutta korvaamalla paperipohjaiset ja manuaaliset prosessit virtaviivaisilla digitaalisilla työnkulkuilla, mikä vähentää ajanhukkaa ja inhimillisiä virheitä.
Miten intranet varmistaa etätyötietojen turvallisuuden?
Intranet on suljettu, yksityinen verkko, jossa on mukautetut tietosuoja-asetukset, jotka rajoittavat pääsyä arkaluontoisiin tietoihin ja suojaavat yritystietoja myös silloin, kun työntekijät työskentelevät toimiston ulkopuolella.
