El auge del teletrabajo
Entre 2005 y 2017, Estados Unidos experimentó un aumento del 159 % en el teletrabajo; la evolución de las tecnologías, los dispositivos móviles y la conexión a Internet ultrarrápida lo hicieron posible. Herramientas como las soluciones de almacenamiento en la nube permitieron a las personas colaborar con sus compañeros de forma instantánea desde cualquier parte del mundo.
A medida que los puestos de trabajo a distancia siguen creciendo, los expertos señalan las numerosas ventajas que ello supone tanto para las empresas como para los trabajadores. Además del aumento de la productividad y la flexibilidad horaria, los empleados a distancia disfrutan de un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal en comparación con quienes trabajan a tiempo completo en una oficina. La gestión de una plantilla a distancia conlleva sus propios retos, y la coordinación de empleados en diferentes zonas horarias puede ser solo uno de ellos. Los responsables deberían plantearse la adopción de software de teletrabajo para ayudar a agilizar los procesos y mantener la eficiencia de los equipos.
¿Cómo funciona un software de teletrabajo?
¿Qué es una intranet?
Todos conocemos los inconvenientes de trabajar de forma aislada. Esto ocurre cuando cada miembro de un equipo trabaja de forma independiente, sin colaborar ni compartir archivos importantes. Esta mentalidad conduce rápidamente a malentendidos y a una comunicación deficiente. Una intranet es un portal que contiene todo lo que los empleados necesitan para mantenerse conectados. Actúa como centro neurálgico para todas las comunicaciones de la empresa y el intercambio de datos.
Un diseño de intranet eficaz para equipos a distancia ofrece una amplia gama de características y funcionalidades. Los empleados pueden acceder a las intranets sociales desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Esto las hace muy prácticas para quienes trabajan en diferentes zonas horarias. Contar con una base de operaciones dedicada también garantiza que las personas sepan dónde acceder a la versión más reciente y precisa de la información que necesitan para completar sus proyectos.
Seis razones por las que las empresas necesitan una intranet para trabajar a distancia
- Las intranets mantienen conectados a los equipos remotos
Independientemente del sector o del entorno de trabajo, los empleados deben poder comunicarse de forma eficiente. Aunque la mayoría de las organizaciones utilizan plataformas de correo electrónico, este tiene sus limitaciones. Las intranets para trabajadores a distancia permiten a las personas comunicarse en tiempo real o cara a cara a través de mensajería instantánea y videollamadas. Esto significa que los grupos pueden resolver problemas y aportar ideas para encontrar soluciones desde un único y sencillo programa. Se acabaron las comunicaciones perdidas en un hilo de correo electrónico.
Las intranets también son una excelente herramienta de trabajo a distancia para fomentar una cultura empresarial saludable. Los altos ejecutivos y la dirección podrían utilizar la plataforma para compartir la visión y los objetivos de la empresa, promover nuevas ideas y compartir temas de interés. Los profesionales de recursos humanos podrían publicar actualizaciones de políticas y nuevas iniciativas para mantener el compromiso de los empleados a distancia. Gracias a una mejor comunicación interna, los empleados se sentirán más conectados con su lugar de trabajo y, por lo tanto, tendrán una mejor experiencia laboral.
- Las intranets aumentan la productividad de los trabajadores a distancia
A pesar del crecimiento del entorno de trabajo digital, muchas empresas siguen utilizando papel y procesos manuales para gestionar las tareas. El software de intranet para teletrabajo aborda estos retos agilizando determinados procesos para aumentar la productividad de los empleados. Se sabe que las organizaciones que apuestan por la automatización ahorran tiempo y reducen los errores humanos.
Recurrir a formularios en papel, por ejemplo, supone una gran pérdida de tiempo. Los empleados deben buscar la última versión de un documento, rellenarlo, escanearlo y, a continuación, enviarlo por correo electrónico al responsable correspondiente. En una plataforma de intranet para equipos remotos, todos los archivos se pueden completar y enviar en línea. A continuación, se notifica al responsable por correo electrónico y se le recuerda que debe actuar a la mayor brevedad posible.
- Las intranets facilitan el intercambio de información entre equipos distribuidos
No es ningún secreto que algunas empresas tienen problemas de organización. Los empleados suelen guardar archivos en lugares difíciles de recordar, como hilos de correo electrónico o memorias USB. En lugar de perder tiempo buscando el documento o formulario adecuado, una intranet para empleados remotos facilita el almacenamiento de todo en una única ubicación centralizada. La mayoría de las intranets cuentan con funciones de búsqueda para que los usuarios puedan localizar rápidamente la información adecuada.
Los datos almacenados en una intranet para empleados remotos pueden adoptar muchas formas, como documentos de incorporación o encuestas de la empresa. El departamento de Recursos Humanos puede utilizar la intranet para gestionar las prestaciones de los empleados y las políticas legales, mientras que el departamento de marketing puede subir las últimas directrices de marca. Una de las ventajas más significativas de contar con un sistema de gestión de contenidos es que los equipos ya no disponen de información desactualizada o incompleta. Todo se puede organizar de manera que facilite el trabajo flexible.
- Las intranets mantienen a salvo los datos de tu empresa, incluso fuera de la oficina
Todas las empresas tienen archivos o información confidencial que debe mantenerse privada. Existen todo tipo de amenazas internas y externas que podrían poner en peligro estos datos. Las brechas de seguridad, las contraseñas débiles y el acceso no autorizado podrían poner a todo el mundo en riesgo. La intranet de una empresa es una red cerrada y privada que protege a las empresas de usuarios no autorizados. Con una herramienta como esta, los empleados y los miembros del equipo que trabajan desde casa pueden mantener sus proyectos a salvo.
Aunque las intranets para trabajadores remotos contienen información útil para todos los empleados, no todo es necesario o relevante para todos. Algunas organizaciones desean restringir el acceso a datos sensibles, como la información de contacto personal. Las empresas con personal remoto pueden crear configuraciones de privacidad personalizadas para que solo determinadas personas puedan ver o editar ciertos archivos. Esto añade una capa adicional de protección frente a cualquiera que pueda piratear vuestro sistema.
Descubre todas las funciones de un software de teletrabajo
- Las intranets ofrecen acceso móvil para un trabajo a distancia flexible
Fuera del entorno tradicional de la oficina, los trabajadores a distancia pueden perderse la cultura de la empresa y la comunicación presencial. Para mantener a los empleados conectados, las organizaciones pueden incorporar funciones móviles a su intranet social. Una aplicación de intranet móvil mantiene alto el compromiso de los empleados al permitirles acceder a lo que necesitan, estén donde estén. Los usuarios pueden responder a mensajes de sus compañeros o seguir de cerca un proyecto fácilmente.
Los responsables pueden utilizar su aplicación móvil para mantenerse en contacto con los equipos a distancia u ofrecer un excelente servicio de atención al cliente. Cuando los clientes tienen alguna pregunta o duda, los empleados solo tienen que abrir su aplicación móvil para responder a los mensajes. Esto es ideal para mejorar la fidelidad a la marca y la reputación de la empresa. Y lo mejor de todo es que el diseño de la intranet permite a las personas que trabajan a distancia desactivar las notificaciones fuera del horario laboral.
- Las intranets ahorran tiempo a los empleados que trabajan a distancia
Una de las ventajas reales de utilizar una intranet para equipos remotos es la capacidad de integrarse con herramientas como Microsoft 365 y Google Workspace ( antes G Suite) para que la gestión de proyectos sea aún más productiva. Herramientas como Google Calendar también actúan como software de gestión del tiempo, ya que permiten programar reuniones y videollamadas cuando a los usuarios les resulte más conveniente. Google Calendar también permite a los usuarios reservar tiempo para trabajar en proyectos y tareas.
¿Cómo ayuda a tu empresa un software de trabajo a distancia?
Por qué Happeo es tu intranet para el teletrabajo
Ya sea a tiempo completo o a tiempo parcial, el teletrabajo se ha convertido en una parte habitual de nuestra cultura laboral. Happeo es una plataforma de intranet social y una herramienta de teletrabajo que permite a las organizaciones reunir a los empleados y recursos que trabajan a distancia, resolver retos comunes y crear una sólida cultura empresarial. Tanto si necesitas una forma más eficiente de incorporar a empleados que teletrabajan como un lugar centralizado para compartir información, nuestro equipo tiene una solución que se adapta a tus necesidades. Ponte en contacto con nosotros para conocer nuestras soluciones de intranet para equipos que teletrabajan y descubrir nuestra herramienta: solicita una demostración gratuita o descarga nuestra guía comparativa gratuita.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una intranet para equipos remotos?
Una intranet para equipos remotos es un portal central que conecta a los empleados de distintas ubicaciones y zonas horarias, ofreciéndoles un único lugar para comunicarse, compartir archivos y acceder a la información más reciente de la empresa.
¿Cómo ayuda una intranet a los equipos remotos a mantenerse conectados?
Una intranet mantiene a los equipos remotos conectados mediante mensajería en tiempo real y videollamadas, sustituyendo las cadenas de correos electrónicos dispersas y ayudando a los equipos a comunicarse cara a cara independientemente de su ubicación.
¿Cómo mejora una intranet la productividad de los empleados que trabajan a distancia?
Una intranet aumenta la productividad al sustituir los procesos manuales y basados en papel por flujos de trabajo digitales optimizados, lo que reduce la pérdida de tiempo y minimiza los errores humanos.
¿Cómo garantiza una intranet la seguridad de los datos del trabajo a distancia?
Una intranet es una red privada y cerrada con ajustes de privacidad personalizados que restringen el acceso a los datos confidenciales, protegiendo así la información de la empresa incluso cuando los empleados trabajan fuera de la oficina.
