Einführung eines Intranets: So gewinnen Sie Ihre Mitarbeiter für ein neues Intranet

Die Vorteile des Einsatzes einer Intranet-Software am Arbeitsplatz liegen auf der Hand. Intranets verbessern die interne Kommunikation, die Zusammenarbeit im Team, das Engagement der Mitarbeiter, die Teamarbeit und die Produktivität.

Obwohl die Vorteile offensichtlich sind, erzielen 40 % der Intranets aufgrund unzureichender Akzeptanz keinen ROI. Das Scheitern der Intranet-Akzeptanz wird häufig durch mangelnde Berücksichtigung der Mitarbeiterbedürfnisse und fehlende Intranet-Schulungen verursacht, gefolgt von unengagierten Führungskräften und einem unklaren Zweck.

Wie bringt man Mitarbeiter dazu, ein Intranet zu nutzen?

Wie lassen sich also die Ursachen für das Scheitern von Intranets beseitigen? Wie kann die Nutzung des Intranets gefördert werden? Die Nutzung des Intranets erfolgt nicht von selbst. Unternehmen benötigen einen Einführungsplan, und die Unternehmensleitung muss dem Prozess der Intranet-Nutzung Priorität einräumen. Hier finden Sie einige Tipps für Ihre Strategie zur Förderung der Intranet-Nutzung und dazu, wie Sie Ihr Team – von der Führungsetage bis hin zu den Projektteams – für die neue Intranet-Software begeistern können.

6 Tipps für eine Strategie zur Einführung des Intranets

1. Die Geschäftsleitung für die Einführung des Intranets gewinnen

Der erste Schritt, um unternehmensweite Zustimmung zu erreichen, besteht darin, die Führungsetage mit ins Boot zu holen. Es ist entscheidend, diese Gruppe im Prozess der Intranet-Einführung auf Ihrer Seite zu haben – nicht nur, weil sie großen Einfluss auf die Unternehmensführung hat, sondern auch, weil die Mitarbeiter ihrem Beispiel folgen werden.

Mitarbeiter orientieren sich am Beispiel der Führungskräfte. Wie Hannah Price von CMS Wire es ausdrückt: „Wenn der CEO weiterhin interne E-Mails mit der Option ‚Allen antworten‘ versendet, anstatt die Chat-Funktion des Intranets zu nutzen, oder Dateien auf einer Festplatte statt im Intranetsystem speichert, werden andere es ihm gleichtun.“ Wenn Ihre Führungsetage das Intranet vom ersten Tag an nutzt, werden die Mitarbeiter diesem Beispiel folgen, was zu einer unternehmensweiten Nutzung des Intranets führt. Wie lässt sich das also erreichen?

Um die Unterstützung der Führungsetage zu gewinnen, müssen Sie diese vor Beginn der Umsetzung konsultieren und überzeugen. Sie sollte in alle Planungs- und Strategietreffen zum Intranet einbezogen werden. Zunächst müssen Sie jedoch ein Konzept vorlegen. Was die Geschäftsleitung als Erstes sehen möchte, sind konkrete Fakten und Daten, die Ihre Behauptung untermauern. Sie müssen ihnen beweisen, dass sich diese Investition für sie lohnen wird.

Es gibt unzählige Statistiken, die den Erfolg und den ROI untermauern, den Sie durch die Einführung eines Intranetsystems erzielen werden. So hat beispielsweise McKinsey soziale Technologien am Arbeitsplatz untersucht und festgestellt, dass „der Einsatz sozialer Technologien zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und zwischen Unternehmen die Produktivität von Mitarbeitern im interaktiven Bereich um 20 bis 25 Prozent steigern könnte“. Diese Statistik wird durch eine Grafik ergänzt, die verdeutlicht, wie diese Zahl ermittelt wurde.

Ein weiterer Bericht von IDC zeigt, dass Informationsmitarbeiter viel Zeit mit der Suche und Aufbereitung von Informationen verbringen – und dass damit sehr hohe Kosten verbunden sind:

• E-Mail: 13 Stunden pro Woche (Kosten: 21.000 US-Dollar pro Jahr)
  
  
• Suche nach Informationen: 9 Stunden pro Woche (Kosten: 14.000 $ pro Jahr)
  
  
• Informationen analysieren: 8 Stunden pro Woche (Kosten: 13.000 US-Dollar pro Jahr)
  
  
• Kommunikation/Zusammenarbeit mit Kollegen: 6,5 Stunden pro Woche (Kosten: 10.000 US-Dollar pro Jahr)
  
  
• Erstellung von Inhalten: 6 Stunden pro Woche (Kosten: 10.000 $ pro Jahr)
  
  
• Veröffentlichung von Informationen: 4 Stunden pro Woche (Kosten: 6.000 $ pro Jahr)

Der Bericht kommt zu dem Schluss, dass die Produktivität der Mitarbeiter steigt und die Gewinne in die Höhe schnellen, wenn Unternehmen das Auffinden von Informationen erleichtern. Ihrer Ansicht nach ist eine Social-Intranet-Software das empfohlene Werkzeug, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Kurz gesagt: Recherchieren Sie gründlich und stellen Sie einige Statistiken zusammen, um die Führungsetage zu überzeugen. Passen Sie diese Statistiken unbedingt an Ihr Unternehmen an, indem Sie Zahlen einbeziehen, die zeigen, wie Intranets interne Probleme verbessern können.

Nachdem Sie Ihre Führungskräfte mit Zahlen und Statistiken beeindruckt haben, ist es an der Zeit, ihnen zu zeigen, wie die Einführung eines Intranetsystems Ihren Arbeitsplatz tatsächlich verändern wird.

Im Kern sind Intranetsysteme nutzerorientiert und darauf ausgerichtet, die Mitarbeitererfahrung am Arbeitsplatz zu verbessern. Wenn Sie engagierte Mitarbeiter haben, verfügen Sie über eine leistungsstarke Belegschaft, die die Ziele und die Vision Ihres Unternehmens umsetzt. Nachdem Sie also die harten Zahlen präsentiert haben, die den finanziellen Wert verdeutlichen, ist es an der Zeit, zu zeigen, wie sich auch die Arbeitskultur und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern werden.

Zwar können Zahlen beeindruckend wirken, doch gibt es derzeit einen Trend weg von quantifizierbaren Intranet-KPI-Statistiken hin zu eher qualitativen Daten, die den Erfolg des Intranets aus der Perspektive der Mitarbeitererfahrung messen. Es gibt viele Intranet-Funktionen, die Mitarbeiter befähigen und ihnen helfen, ihre Arbeit zu erledigen, wie zum Beispiel:

• Uneingeschränkter Zugriff auf Unternehmensdaten und -dokumente
  
  
• Mobile Intranet-Apps
  
  
• Optimierte und relevante Inhalte
  
  
• Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit in Gruppen
  
  
• Sofortige Kommunikation in beide Richtungen
  
  
• Soziale Funktionen
  
  
• Vollständige Mitarbeiterprofile
  
  
• Integration mit anderen Tools

Holen Sie sich Feedback von Ihren Mitarbeitern zum Stand Ihrer aktuellen internen Kommunikation (wir empfehlen eine Intranet-Bedarfsanalyse), teilen Sie diese Erfahrungsberichte und präsentieren Sie Ihrer Führungsetage anschließend, wie ein Intranet-System eine Lösung bieten kann. Dies untermauert all Ihre Statistiken mit menschlichen Erfahrungen und Mehrwert und zeigt, wie die Einführung eines Intranets eine ganzheitliche Lösung sein kann. Und sollten Ihre Führungskräfte den Zusammenhang nicht nachvollziehen können, können Sie den Zusammenhang zwischen einer verbesserten Mitarbeitererfahrung und einer Steigerung der Kundenzufriedenheit erläutern – wie er von Unternehmen wie Forbes veröffentlicht wird –, um ihre Aufmerksamkeit zu wecken.

Nachdem Sie Ihre Führungskräfte mit Ihrer überzeugenden Präsentation für das Projekt gewonnen haben, sollten Sie ihnen Ihren Umsetzungsplan darlegen und erläutern, wie die Nutzung des Intranets die einzelnen Probleme, die Sie in der Kommunikation Ihres Unternehmens festgestellt haben, angehen und lösen wird. Gehen Sie den groben, schrittweisen Umsetzungsplan durch, aber stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass sie in diesem Prozess mitreden können und werden. Planen Sie Folgegespräche und den weiteren Austausch mit ihnen ein. Denken Sie daran: Es reicht nicht aus, dass sie lediglich an Ihren Plan glauben – Sie müssen sie dazu bringen, zu Fürsprechern und begeisterten Intranet-Nutzern zu werden. Machen Sie ihnen klar, dass sie in jedem Aspekt dieses Intranet-Einführungsprozesses eine zentrale Rolle spielen.

Sobald die Führungskräfte an Bord sind, ist es an der Zeit, das Projekt der breiten Masse vorzustellen.

Bevor Sie Ihr Intranet tatsächlich starten, müssen Sie Ihre Mitarbeiter auf die Veränderung vorbereiten, um einen reibungslosen Einführungsprozess zu gewährleisten. Sie sollten Ihre Absicht, ein Intranet einzuführen, klar an alle Mitarbeiter kommunizieren, deren Feedback einholen und ihre Meinung in die Lösung einbeziehen sowie Schulungen durchführen, damit sie die Intranet-Software sicher nutzen können.

Kommunikation ist der erste Schritt, um Ihr Team mit ins Boot zu holen und auf die Veränderung vorzubereiten. Sobald die Führungsetage an Bord ist und Sie grünes Licht erhalten haben, müssen Sie den Mitarbeitern genau vermitteln, was passieren wird, damit sie sich darauf freuen können. Wie bereits erwähnt, müssen die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie mitreden können und in den Prozess eingebunden sind.

Beziehen Sie bei der Vermittlung des Plans zur Einführung des Intranets einige Statistiken ein, die Sie in Ihrer Mitarbeiterbefragung im Rahmen der Intranet-Bedarfsanalyse ermittelt haben – beispielsweise zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter und dazu, wie Sie diese durch die Intranet-Lösung angehen werden. Zeigen Sie ihnen die Ergebnisse ihrer Wünsche an ein Intranet-System und erläutern Sie anschließend, wie Sie auf dieses Feedback reagieren.

Sie sollten die Fragen der Mitarbeiter zum „Wie“ und „Warum“ dieser Lösung beantworten, bevor Sie das Intranetsystem einführen.

Die Mitarbeiter werden wissen wollen, welche Vorteile ein Intranet bietet und was sie davon haben. Wenn Sie ihnen also eine umfassende Vision der Unternehmenszukunft vermitteln, die ihnen verdeutlicht, wie sich die Nutzung des Intranets direkt auf ihre tägliche Arbeit auswirkt, werden sie von den Möglichkeiten, die ein Intranet bietet, begeistert sein. Es ist außerdem von Vorteil, von Anfang an einige Intranet-Befürworter zu identifizieren. Welche Mitarbeiter können dabei helfen, die Belegschaft zu mobilisieren und Sie durch den Einführungsprozess zu begleiten?

Dann gilt es: schulen, schulen und noch einmal schulen! Halten Sie Besprechungen ab, um die bevorstehenden Veränderungen zu besprechen, so viele Fragen und Bedenken wie möglich zu klären, und beginnen Sie anschließend mit den Schulungen. Bieten Sie kurze, effektive Schulungen für die gesamte Belegschaft an, um die allgemeine Funktionsweise des Intranets zu erläutern, Erwartungen zu klären und die Benutzeroberfläche vertraut zu machen. Und schulen Sie weiter – auch nach der Einführung!

Sie haben alles getan, um die Einführung des Intranets vorzubereiten, und nun gilt es sicherzustellen, dass der Prozess der Intranet-Akzeptanz von Dauer ist. Es gibt potenzielle Hindernisse für die Akzeptanz des Intranets:

Organisatorische (interne Struktur und Abläufe)

• Unfähigkeit, über Unternehmenssilos hinweg zu arbeiten
  
  
• Angst vor der Ablösung eines Altsystems
  
  
• Fehlende Budgetierung
  
  
• Unstrukturierte Kunden- und Geschäftsdaten
  
  

Belegschaft (interne Mitarbeiter und Personalwesen)

• Widerstand der Mitarbeiter
  
  
• Interne Managementkapazitäten
  
  
• Mangelnde Fähigkeiten oder Kenntnisse
  
  

Externe Faktoren (Kräfte außerhalb Ihres Unternehmens)

• Sicherheit
  
  
• Negative Reaktionen von Kunden oder Stakeholdern
  
  
• Auswahl von Anbietern und Lösungen
  
  

Aufgrund möglicher Hindernisse ist es wichtig, die Einführung Ihres Intranets als ganzheitlichen Prozess und als internen Kulturwandel zu betrachten und nicht nur als die neueste Technologie. Erklären Sie den Mitarbeitern den bevorstehenden Wandel und begleiten Sie sie dabei. Da sie nun uneingeschränkten Zugriff auf Informationen und uneingeschränkte Kommunikationsmöglichkeiten mit allen Mitarbeitern haben, wird die Hierarchie am Arbeitsplatz aufgelöst und die Belegschaft vereint. Diese Tools stärken die Mitarbeiter, und der Erfolg des Intranetsystems liegt in ihren Händen.

Sie können den Mitarbeitern den Einstieg in diesen Prozess erleichtern und ihr Interesse aufrechterhalten, indem Sie neue Funktionen schrittweise einführen und durch Wettbewerbe oder Belohnungen für Spaß sorgen. Holen Sie weiterhin Feedback ein und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen oder Anpassungen vor, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass sie in diesem System mitreden können und letztendlich das Sagen haben. Richten Sie außerdem Intranet-Managementteams ein, die für die Überwachung der Inhalte zuständig sind, um sicherzustellen, dass diese relevant und nutzerorientiert sind, und damit die Mitarbeiter einen Ansprechpartner für Fragen oder Anliegen haben.

Nachhaltige Intranet-Nutzung: Tipps für eine soziale Lösung

Nachdem die anfängliche Implementierung und Akzeptanz des Intranets erfolgt ist, sollten Sie Prozesse einrichten, um sicherzustellen, dass sich alles festigt und nicht mit der Zeit im Sande verläuft. Sie wollen eine nachhaltige, langfristige Lösung für Ihr Unternehmen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die kontinuierliche Nutzung des Intranets fördern können:

• Machen Sie es unverzichtbar
  
  Erinnern Sie sich noch daran, wie Sie die Führungskräfte mit ins Boot geholt haben? Es ist entscheidend, dass diese das Intranet konsequent nutzen. Wenn Führungskräfte das Intranet nutzen, um Aufgaben zuzuweisen, Informationen weiterzugeben und Inhalte bereitzustellen, sind die Mitarbeiter gezwungen, sich anzumelden. Stellen Sie wichtige Geschäftsprozesse sowie wichtige Geschäftsdokumente und Informationen, die den Mitarbeitern helfen, ausschließlich über das Intranet-Portal zur Verfügung.
  
  
• Sorgen Sie für relevante und ansprechende Inhalte
  
  Stellen Sie sicher, dass Ihre Intranet-Inhalte für die Mitarbeiter interessant und nützlich sowie optisch ansprechend und dynamisch sind. Sie können die Verantwortung für die Inhalte auch im gesamten Unternehmen verteilen, sodass jede Abteilung vertreten ist und sich die Intranet-Nutzer regelmäßig einloggen, um ihre eigenen Inhalte zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Mitarbeiter das sehen, was sie sehen wollen , denn sie sind es, die die Inhalte erstellen.
  
  
• Setzen Sie auf soziale Funktionen
  
  In einem Intranet sind viele soziale Funktionen integriert, die dazu beitragen, Ihre Mitarbeiter für das Intranet-System zu begeistern. Sofortnachrichten, Kommentarfunktionen, Teilen, Likes, @Erwähnungen, Themen-Tags und Forenabonnements benachrichtigen Mitarbeiter, wenn sie im Intranet persönlich angesprochen werden – was sie wahrscheinlich dazu veranlasst, sich anzumelden und zu sehen, was gerade passiert. Nutzen Sie diese sozialen Aspekte und fügen Sie unterhaltsame Funktionen wie nicht arbeitsbezogene Quizze oder rein soziale Gruppenforen hinzu, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Selbst wenn Sie diese Ideen in die Praxis umsetzen, werden Sie höchstwahrscheinlich dennoch mit einer Reihe potenzieller Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Intranet konfrontiert sein. Wichtig ist jedoch, sich bei solchen Herausforderungen vor Augen zu halten, dass sie überwunden werden können. Wenn Sie sich auf diese Herausforderungen vorbereiten, sie identifizieren und mit Ihrem Team besprechen, werden Sie gemeinsam Lösungen und Wege finden, um sie zu bewältigen.

Die Vorteile der Intranetnutzung vermitteln

Um die Akzeptanz für die Einführung eines Intranets zu gewinnen, muss der Fokus auf den Vorteilen liegen, die ein Intranet für das Team, den Einzelnen, die Führungskraft und das Unternehmen insgesamt bietet . Dies ist relativ einfach, da die Vorteile einer Intranet-Lösung zahlreich sind.

Da der Erfolg eines Intranets von den Nutzern abhängt, ist es nutzerorientiert und benutzerfreundlich gestaltet. Nehmen Sie sich Zeit, um die Probleme oder Bedürfnisse jeder Abteilung bzw. jeder Mitarbeitergruppe zu erfassen, und finden Sie einen Weg, genau darauf in Ihrer Präsentation einzugehen. Wenn Sie den Nutzern die Vorteile des Intranets vermitteln können und aufzeigen, wie sie persönlich davon profitieren werden – unabhängig von ihrer Position –, werden sie die Lösung akzeptieren.

Häufig gestellte Fragen

Warum scheitern so viele Intranet-Einführungen?

Etwa 40 % der Intranets erzielen keinen ROI, da sie nur unzureichend genutzt werden – was in der Regel auf eine mangelnde Berücksichtigung der Mitarbeiterbedürfnisse, unzureichende Schulungen, unengagierte Führungskräfte und einen unklaren Zweck zurückzuführen ist.

Warum ist die Unterstützung durch die Führungskräfte für die Akzeptanz des Intranets so wichtig?

Mitarbeiter orientieren sich am Vorbild der Führungskräfte. Wenn die Geschäftsleitung also vom ersten Tag an aktiv das Intranet nutzt, anstatt auf E-Mail oder gemeinsam genutzte Laufwerke zurückzugreifen, ist die Wahrscheinlichkeit weitaus größer, dass die Mitarbeiter es unternehmensweit annehmen.

Was hilft den Mitarbeitern dabei, ein neues Intranet tatsächlich zu nutzen?

Mitarbeiter nutzen ein Intranet, wenn sie frühzeitig durch Feedback und Bedarfsanalysen einbezogen werden, klare Schulungen erhalten und ihnen gezeigt wird, wie das Tool ihrer täglichen Arbeit direkt zugutekommt – anstatt nur aufgefordert zu werden, es zu nutzen.

Wie können Unternehmen die Akzeptanz des Intranets nach der Einführung aufrechterhalten?

Unternehmen sichern die Akzeptanz, indem sie das Intranet für zentrale Geschäftsprozesse unverzichtbar machen, die Inhalte relevant halten und regelmäßig aktualisieren sowie soziale Funktionen wie Kommentare und Erwähnungen nutzen, um das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.