Interne Kommunikation verbessern: Ihr Leitfaden zu einer erfolgreichen Mitarbeiterkommunikation

Wie eine effiziente Kommunikation in Unternehmen den Erfolg Ihrer Organisation verbessern kann, indem sie Ihr Team vernetzen, engagieren und langfristig motivieren.

Einführung

Interne Kommunikation ist das Triebwerk - welches Produktivität, Zusammenarbeit, Mitarbeiterengagement und sogar die Interessenvertretung der Mitarbeiter vorantreibt - insofern sie richtig umgesetzt wird. Umgekehrt kann eine mangelhafte interne Kommunikationsstrategie (oder das Fehlen einer solchen) einem Unternehmen schaden. Laut einer Studie von Netigate zufolge, sind 37% der befragten Mitarbeiter unzufrieden mit der internen Kommunikation innerhalb ihres Unternehmens.  Eine Studie der Marken- und Designagentur Peter-Schmidt-Group beschäftigte sich ebenfalls mit mit der internen Kommunikation in Unternehmen und der Mitarbeiterzufriedenheit. Dabei gaben über 40% der Befragten an, dass die Kommunikation Ihres Arbeitgebers nicht transparent und offen sei und 33% betrachten diese sogar als unglaubwürdig. Das Führungsteam kann viel dazu beitragen, dass diese Punkte verbessert werden oder gar nicht erst entstehen. Durch kurze und übersichtliche Kommunikationswege oder benutzerfreundlichen Kommunikationstools für Unternehmen können diese Zahlen nachhaltig verbessert werden.

Unzufriedenheit mit interner Kommunikation

Für viele Unternehmen kann die Kluft zwischen den bewährten Praktiken der internen Kommunikation und der Realität groß sein. Wir sind uns jedoch bewusst, dass die Änderung Ihrer bestehenden internen Kommunikationsstrategie oder die Entwicklung einer völlig neuen Verfahrensweise zu viel sein kann - vor allem ohne Anleitung und ausreichend Unterstützung.

Unsere Schritt-für-Schritt Anleitung unterstützt Sie dabei, eine erfolgreiche Strategie für die interne Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zu implementieren. Außerdem werden wir Ihnen mögliche Herausforderungen aufzeigen, und wie Sie diese meistern können.

 

Lesen Sie weiter und erfahren Sie:

 

Interne Kommunikation Definition

Die interne Kommunikation in Unternehmen bezieht sich auf die Art und Weise, wie eine Organisation mit dessen Mitarbeitern interagiert und Klarheit über die Ziele der Organisation schafft. Zudem geht es um den Aufbau einer Unternehmenskultur, welche die externen Unternehmenswerte auch intern fördert. Das übergreifende Ziel ist es, eine gute interne Kommunikation im Unternehmen zu gewährleisten.

Aber wie genau können Sie eine effiziente Kommunikation in Unternehmen fördern und was sind eigentlich die Aufgaben der internen Kommunikation genau?

  • Ausarbeitung einer klaren internen Kommunikationsstrategie mit dem Management-Team

  • Erstellung und Übermittlung von Unternehmensnachrichten

  • Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation durch regelmäßige Updates wie beispielsweise zu bevorstehenden Veranstaltungen, neuen Softwares oder Richtlinien

  • Planung und Verfassung der Inhalte für die interne Unternehmenskommunikation - einschließlich Intranet, Newsletter und Magazine

  • Förderung der Unternehmenskultur

  • Mitarbeiterkommunikation via Social Media

  • Verantwortlich für die Handhabung der Reaktionen auf Krisensituationen

  • Erstellung und Entwicklung von Kampagnen, um das Personal mehr einzubinden

  • Mitarbeiterbefragungen, um Schwachstellen der internen Kommunikation zu ermitteln und entsprechende Lösungen bereitzustellen

  • Umsetzung von Veränderungen in Bezug auf die digitale Mitarbeiterkommunikation

  • Berücksichtigung kultureller Unterschiede

  • Event Management: Verbesserung des Mitarbeiterengagements mithilfe verschiedener Veranstaltungen

 

Konzept Interne Kommunikation

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Hauptaufgaben der internen Kommunikation in einem Drei-Stufen Konzept zusammengefasst werden können:

  1. Analyse: Zunächst müssen Sie die Aufgaben und Ziele definieren, Recherchieren Sie Ideen und analysieren Sie anschließend die Ergebnisse.

  2. Strategie: Nach der Analyse erstellen Sie Ihre Strategie mit den jeweiligen Zielen, Zielgruppen, Positionierung und möglichen Inhalten.

  3. Operation: Welche konkreten interne Kommunikation Tools helfen Ihnen bei der Durchführung Ihrer Strategie? Planen Sie außerdem alle anfallenden Kosten, Zeit und Möglichkeiten zur Erfolgskontrolle mit ein.

Konzept interne Kommunikation


Effiziente Kommunikation in Unternehmen

Eine starke interne Kommunikation ist die Grundlage jedes erfolgreichen Unternehmens, weshalb es so wichtig ist, diese in Ihre Geschäftsstrategie zu integrieren. Gründe hierfür sind:

  • Mitarbeiter auf dem neuesten Stand halten
  • Förderung das Mitarbeiterengagement
  • Stärkung die Unternehmenskultur 
  • Klarheit
  • Feedback und Diskussion
  • Wettbewerbsfähigkeit

Why is internal communication important?

Mitarbeiter auf dem neuesten Stand halten

Mitarbeiter möchten stets auf dem Laufenden gehalten und über die aktuellsten Neuigkeiten informiert werden. Zudem können Sie dadurch Transparenz schaffen, wobei dies gegenseitiges Vertrauen erfordert. Die Offenlegung von Unternehmensdaten kann nur erfolgen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen. Umgekehrt trägt diese Zuversicht zur Überzeugung Ihrer Belegschaft bei. Ein Beispiel hierbei ist die Offenlegung der Gehälter. ITdesign hat hierbei eine Gehaltspyramide eingeführt, welche die Anforderungen für das jeweilige Job-Level definiert. Dadurch kann jeder Mitarbeiter einsehen, welche Leistungen erbracht werden müssen, um die nächste Stufe zu erreichen. 

Natürlich gibt es dabei auch Ausnahmen. Dazu zählen beispielsweise Gesundheitszustände, welche natürlich nicht offengelegt werden.

Mitarbeiterengagement fördern

Lediglich 13% der weltweit Beschäftigten sind mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden und engagiert. Mangelndes Mitarbeiterengagement wirkt sich ebenso auf die Motivation der Mitarbeiter als auch auf die Produktivität aus. Einer der Gründe hierfür könnte eine mangelhafte interne Kommunikationsstrategie sein.

Zufriedenheit am Arbeitsplatz

Aber durch die Implementierung einer starken internen Kommunikation verbessern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter - und engagierte Mitarbeiter treiben Ihr Unternehmen voran.

Zudem können weitere Faktoren wie das Zugehörigkeitsgefühl, Aufstiegsmöglichkeiten oder Beziehungen zwischen Mitarbeitern durch ein erhöhtes Mitarbeiterengagement gestärkt werden.

Aufgrund verschiedener Aspekte sollten sich Unternehmen die nötige Zeit nehmen, um eine präzise Strategie für die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zu entwickeln.


Unternehmenskultur stärken

Die Umsetzung einer guten Strategie und Planung für die interne Kommunikation ist ein sicherer Weg, um eine blühende Unternehmenskultur in Gang zu bringen. Warum? Jede Ankündigung, jeder Blog-Artikel oder jede Nachricht, die den Mitarbeitern mitgeteilt wird, haben Einfluss darauf, wie die Mitarbeiter die Werte und Überzeugungen Ihres Unternehmens interpretieren werden. 

Statistiken zeigen, dass eine positive Unternehmenskultur ausschlaggebenden Einfluss auf das Mitarbeiterengagement habe und deren Bindung an das Unternehmen erhöht.

Klarheit und Übersichtlichkeit

Eine starke interne Kommunikationsstrategie vermittelt den Arbeitnehmern klare Informationen und macht Sie auf neue und wichtige Unternehmensnachrichten aufmerksam.

  • Kommunizieren Sie offen und ehrlich. Dabei können Sie auch gerne Ihre Mitarbeiter wissen lassen, wenn Sie zu bestimmten Entwicklungen noch keine weiteren Informationen geben können
  • Stellen Sie eine einheitliche Kommunikation sicher und gleichen Sie Ihre externe und interne Kommunikation an
  • Die Gallup-Studie fand heraus, dass  74% der Mitarbeiter das Gefühl haben, wichtige Informationen, wie beispielsweise Unternehmensnachrichten, zu verpassen

Wichtige Unternehmensnachrichten

Förderung von Feedback und Diskussion

Insofern die Interne Kommunikationsstrategie richtig durchgeführt wird, kann die Weitergabe von Feedback, Diskussionen und Beratungen gefördert werden. Dadurch kann eine stetige Verbesserung gewährleistet und zukünftige Fehler vermieden werden.

Wettbewerbsfähigkeit

Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die besten Talente an das Unternehmen zu binden, ist eine konsequente Anpassung der internen Kommunikation unbedingt notwendig.


 

Herausforderungen interne Kommunikation

Eine gute interne Kommunikation kann dazu beitragen, die Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter zu stärken. Dennoch können hierbei Schwierigkeiten und Probleme auftreten. Aber welche Herausforderungen sind damit genau gemeint?

  • Veraltete Strategie
  • Kluft zwischen Generationen
  • Mangel an Informationen
  • Keine Nachverfolgung von Messgrößen
  • Schlechter Einbezug der Fernarbeiter 
  • Limitiertes Budget
  • Einseitige Kommunikation
  • Fehlende abteilungsübergreifende Kommunikation
  • Ansehen interner Kommunikation
  • Kulturelle Barrieren


Herausforderung 1: Veraltete Strategie

Trotz der großen Vielfalt an Kommunikationssoftwares und Tools für interne Kommunikation, welche effizientere Arbeitsabläufe ermöglichen, bleiben E-Mails weiterhin das wichtigste Kommunikationsmittel für viele Unternehmen.
Seibert Media fasste die Auswirkungen von übermäßigen E-Mails in einem Beitrag zusammen. Laut einer Studie der TU Freiburg stammen zwei Drittel aller E-Mails von internen Absendern. Die University of Michigan fand heraus, dass die Produktivität der Mitarbeiter aufgrund der ineffizienten Bearbeitung von E-Mails um 40% sinkt.

Veraltete Strategie interne Kommunikation

Herausforderung 2: Kluft zwischen Generationen

Die Unterschiede zwischen den Generationen in der Art zu kommunizieren sollte unbedingt berücksichtigt werden - ansonsten könnte dies eine effektive interne Kommunikation verhindern. Die Millennials und Generation Z neigen beispielsweise eher dazu, Direktnachrichten zu versenden. Schließlich sind sie auch mit den digitalen Anwendungen aufgewachsen. Die Generation der Babyboomer bevorzugen in der Regel die traditionellen Kommunikationswege wie Anrufe per Telefon, E-Mails und persönliche Gespräche. Diese Präferenzen und Unterschiede sollten unbedingt berücksichtigt werden.

Herausforderung 3: Mangel an Informationen 

Eine McKinsey-Studie zeigt, dass nur 3 % der Mitarbeiter genügend Informationen über ihre Organisation, Abteilung oder Branche hätten.

Ein Mangel an Informationen führt bei den Mitarbeitern zu Verwirrung und Frustration, was sich auf die von ihnen geleistete Arbeit auswirkt.

Das wohl schlimmste Szenario liegt vor, wenn Ihre Mitarbeiter über aktuelle Geschehnisse und Veränderungen durch die Medien informiert werden. Das sollte unter keinen Umständen passieren, daher stellen Sie immer sicher, dass Sie wichtige Neuigkeiten mit Ihrer Belegschaft teilen, damit diese über aktuelle Ereignisse jederzeit Bescheid wissen. 

Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie den Informationsfluss jederzeit aufrecht erhalten und Informationen zeitgerecht an Ihre Mitarbeiter weitergeben.

Herausforderung 4: Schlechte Nachverfolgung von Messgrößen

Um den Erfolg Ihres Unternehmens messen zu können, sollten unbedingt Messgrößen festgelegt werden. Daran scheitern jedoch einige Organisationen, wie ein Blog-Beitrag von SocialChorus aufzeigt. Eine aktuelle Studie zeigt, dass ca. 19% der Teams für interne Kommunikation keine Messgrößen nachverfolgen. 

Und selbst bei denjenigen, die dies tun, besteht eine Unsicherheit hinsichtlich der verwendeten Messgrößen. Nur 22% gaben an, dass sie zuversichtlich seien, dass sie die richtigen Metriken zur Verbesserung ihrer internen Kommunikation verfolgen. Dies zeigt auf, dass auch hier enormes Verbesserungspotenzial besteht.

Herausforderung 5: Failing to Include remote workers

Die Corona-Krise hat die Arbeitssituation komplett auf den Kopf gestellt, denn bis zu diesem Zeitpunkt, war das Home Office noch nicht weit verbreitet. Laut einer aktuellen Studie konnten rund 67% der Beschäftigten von Zuhause arbeiten. Vor einigen Jahren war das laut einer Studie der Universität der Bundeswehr München noch anders. Damals fanden Sie heraus, dass die Arbeit im Home Office oft aufgrund von mangelndem Vertrauen nicht durchgeführt wurde


Herausforderung 6: Limitiertes Budget

Budgetbeschränkungen können interne Kommunikationsteams vor Schwierigkeiten stellen. Die Implementation neuer Kommunikationsmittel- oder softwares in größerem Umfang kann schnell teuer werden. Diese Limitierungen sind meist auf die bereits fehlgeschlagene interne Kommunikationsstrategie Ihrer Organisation zurückzuführen.Die Corona-Krise hat die Arbeitssituation komplett auf den Kopf gestellt, denn bis zu diesem Zeitpunkt, war das Home Office noch nicht weit verbreitet. Laut einer aktuellen Studie konnten rund 67% der Beschäftigten von Zuhause arbeiten. Vor einigen Jahren war das laut einer Studie der Universität der Bundeswehr München noch anders. Damals fanden Sie heraus, dass die Arbeit im Home Office oft aufgrund von mangelndem Vertrauen nicht durchgeführt wurde

Herausforderung 7: Einseitige Kommunikation

Eine erfolgreiche Kommunikation besteht aus immer mindestens zwei Parteien. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter an den Dialogen teilhaben und führen Sie zweiseitige Diskussionen. Nehmen Sie die Wünsche und Anregungen an und gewährleisten Sie einen reibungslosen Kommunikationsfluss.

Statistiken zeigen, dass Mitarbeiter, die sich von ihren Vorgesetzten gehört fühlen, dies auch tun:

  • 21-mal häufiger dazu bereit sind, sich an ihrem Arbeitsplatz zu engagieren
  • 5-mal höhere  Jobbegeisterung

Starke interne Kommunikation

Herausforderung 8: Keine abteilungsübergreifende Kommunikation

Um den Erfolg des Unternehmens voranzutreiben zu können, ist eine gute Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen unabdingbar. Laut Econsultancy haben rund 40% der Unternehmen Ihre eigene Tagesordnung - ganz unabhängig von den anderen Teams und Abteilungen.

Herausforderung 9: Der Ruf der internen Kommunikation

Die Internen Kommunikation wird oft als nicht-strategisch angesehen. Viele Unternehmen konnten zudem noch nicht definieren, was Sie unter einer guten kommunikativen Führung verstehen. Dies macht es natürlich einfach, den Nutzen der internen Kommunikation zu kritisieren.

Herausforderung 10: Kulturelle Differenzen

Kulturelle Unterschiede können für Teams der interner Kommunikation von wichtiger Bedeutung sein, auch wenn Sie nicht länderübergreifend arbeiten. Sie müssen sich nur in Ihrem Unternehmen umsehen: Sehr wahrscheinlich finden Sie komplett verschiedene Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und kulturellen Eigenschaften.

Deshalb muss auch die interne Kommunikation lokalisiert und kulturelle Nuancen berücksichtigt werden. Dies kann sich nachhaltig und positiv auf das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter auswirken.

Interne Kommunikation verbessern

Wir haben die Bedeutung der internen Kommunikation und mögliche Herausforderungen bereits beschrieben, aber wie können Sie diese Hindernisse nun bewältigen? Im Folgenden werden sechs Methoden aufgezeigt, die Sie einsetzen können, um eine effektive interne Kommunikation zu gewährleisten.

  • Aktualisieren Sie Ihre Kommunikationsmethoden
  • Feedback and regelmäßige Evaluierungen
  • Motivation Ihrer generationsübergreifenden Belegschaft
  • Unternehmenstransparenz gewährleisten
  • Fokus auf interkulturelle Kommunikation
  • Erfolge feiern

Tipp 1: Aktualisierung der Kommunikationsmethoden

Priorisieren Sie die Überarbeitung Ihrer Kommunikationsmethoden, welche die Zusammenarbeit und den Austausch von Dateien und Dokumenten erleichtern - ohne weiterhin E-Mails versenden zu müssen. 

Abhängig davon, welche Nachricht Sie versenden möchten, sind manche Kommunikationsmittel- und kanäle besser geeignet als andere. Zum Beispiel:

  • Stellenangebote könnten besser in sozialen Medien beworben werden 
  • Chat Tools sind am besten für Direktnachrichten und den schnellen Austausch von Dokumenten geeignet
  • Cloud Softwares ist am besten für die gemeinsame Nutzung von Dateien einsetzbar

Ein integrierter Multi-Channel Ansatz ist ab besten für eine interne Kommunikationsstrategie geeignet, denn so kann die Vernetzung Ihres Teams gefördert werden.

Die Nutzung von sozialen Tools ist eine großartige Möglichkeit, um verschiedener Abteilungen besser zu vernetzen. Eine McKinsey-Studie über den Einsatz von Kommunikationsplattformen und sozialen Instrumenten zeigt, dass 80% der Mitarbeiter dadurch regelmäßig mit anderen Mitgliedern ihres Teams kommunizieren. Bei Anwendungen ohne soziale Aspekte tun dies nur 65% der Mitarbeiter. 

Tipp 2: Feedback und regelmäßige Bewertungen

Feedback und regelmäßige Evaluierungen Ihrer internen Kommunikation sollten fest integriert werden, um eine optimale Leistung der Strategie zu erzielen und so die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Dies kann in Form von Einzelgesprächen, Gruppendiskussionen oder anonymen Online-Umfragen erfolgen.

Hier nun ein paar Beispiele, für mögliche Feedback-Fragen:

    • In welchen Bereichen können wir unsere interne Kommunikation verbessern?
    • Was sind für Sie Anforderungen an die Interne Kommunikation, insbesondere in Ihrem täglichen gebrauch?
    • Sind Sie der Meinung, dass unsere Interne Kommunikation transparent genug ist?
    • Sind Sie zufrieden mit der internen Kommunikation innerhalb unseres Unternehmens?
    • Welche internen Kommunikations Tools verwenden Sie am häufigsten/wenigstens?

Tipp 3: Generationsübergreifende Belegschaft

Die Präferenzen bezüglich der Kommunikation innerhalb der Organisation sind von Generation zu Generation unterschiedlich. Heutzutage sind die Belegschaften so dynamisch, deshalb müssen Sie sich überlegen, wie Sie die verschiedenen Altersgruppen einbinden und mit gleichermaßen mit Ihrer internen Kommunikationsstrategie vertraut machen können. Dabei hilft der Einsatz verschiedener Kommunikationstools.

Tipp 4: Unternehmenstranzparenz gewährleisten

Die Gewährleistung der Transparenz in Unternehmen ist äußerst wichtig und eine gute Zusammenarbeit zwischen Teams beeinflusst den Unternehmenserfolg. Eine stets offene Kommunikation fördert die Unternehmenskultur und stärkt das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter. 

Durch das gemeinsame Mittagessen oder virtuelle Kaffeepausen können Sie beispielsweise der Entstehung von Silos entgegenwirken.

Tipp 5: Fokus auf interkulturelle Kommunikation

Innerhalb einer internationalen Belegschaft ist die Berücksichtigung kultureller Unterschiede in der internen Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Dadurch wird sichergestellt, dass auch wirklich die beabsichtigte Botschaft übermittelt wird.

Versuchen Sie, länderübergreifende Botschaften in den lokalen Kontext zu übersetzen. Außerdem kann es auch sinnvoll sein, regionale Spezialisten für die interne Kommunikation vor Ort einzusetzen. Diese können dabei helfen, die jeweiligen Informationen auf speziellen internen Kommunikationskanälen zu vermitteln.

Tipp 6: Erfolge feiern

Wenn Sie eine starke Unternehmenskultur aufbauen wollen, sollten Sie sicherstellen, dass Erfolge der Mitarbeiter gefeiert werden. Wenn sich die Mitarbeiter für ihre Leistung fühlen,  Beiträge wertgeschätzt fühlen, wird dies Ihre Mitarbeiter weiterhin motivieren und dazu anregen, weiterhin hart für das Unternehmen zu arbeiten.

In 7 Schritten zu einer erfolgreichen internen Kommunikationsstrategie 

Wenn Sie eine bestehende interne Kommunikationsstrategie überarbeiten und verbessern wollen, sollten Sie die folgenden Schritt beachten:

  1. Bewerten Sie Ihre bestehende Strategie neu
  2. Identifizieren Sie die wichtigsten Metriken
  3. Entwickeln Sie eine klare Strategie für jedes Ihrer Ziele
  4. Legen Sie einen realistischen Zeitplan fest
  5. Recherchieren und segmentieren Sie Ihr Publikum
  6. Definieren Sie das 'Warum'
  7. Ausrichtung einer neuen internen Kommunikationsstrategie

In 7 Schritten zu einer erfolgreichen internen Kommunikationsstrategie

Schritt 1: Bewerten Sie Ihre aktuelle Strategie

Bevor Sie eine neue interne Kommunikationsstrategie entwickeln, sollten Sie sich zunächst Ihren aktuellen Plan ansehen. Nachdem Sie diesen evaluiert haben können Sie festlegen, was Ihre neue Strategie beinhalten sollte. Dabei sollten Sie unter anderem folgende Fragen berücksichtigen:

  • Was ist der Stand Ihrer aktuellen internen Kommunikationsstrategie?
  • Was sind die besten und was die schlechtesten Aspekte Ihrer internen Kommunikationsstrategie?
  • Wer könnte Ihre Strategie verbessern?
  • Wo möchten Sie mit Ihrer internen Kommunikation stehen?
  • Wie werden Sie Ihre Ziele für Ihre Mitarbeiterkommunikation erreichen?
  • Welche Ressourcen werden Sie benötigen?
  • In welchem Zeitraum möchten Sie die Ziele Ihrer internen Kommunikationsstrategie erreichen?
  • Sollten Sie Mitglieder Ihr Team für Interne Kommunikation erweitern oder müssen eventuell Stellen abgebaut werden?

Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Messgrößen

Damit die neue Strategie für Ihre internen Kommunikation erfolgreich ist, müssen Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen kennen. Auf diese Weise können Sie analysieren, welche Bereiche der internen Kommunikation in Ihrer Organisation Aufmerksamkeit erfordern oder als zukünftige Ziele definiert werden können.

Mögliche Messgrößen sind:

  • Empfehlungen durch Mitarbeiter: Wie viele erhalten Sie derzeit und wie können Sie sich verbessern?

    • Projekt Management: Gibt es Bereiche, in denen ständig Probleme auftreten?
    • Mitarbeiterengagement: Sehen Mitarbeiter Inhalte, hinterlassen sie gegebenenfalls Kommentare oder beginnen Diskussionen? Fühlen sich die Mitarbeiter gehört und teilen die Werte des Unternehmens?
    • Social Media:  Wie häufig geben Mitarbeiter Ihre Inhalte in den sozialen Medien weiter und erhöhen dadurch das Markenbekanntheit?

Schritt 3: Eine klare Strategie für Ihr Ziel

Unabhängig davon, ob Sie ein übergreifendes Ziel oder mehrere Ziele für Ihre internen Kommunikation verfolgen - Sie müssen eine klare Strategie festlegen und genau erläutertn, wie Sie diese umsetzen möchten. Hierbei können Sie beispielsweise Interne Kommunikationstools angeben, die zu einer erfolgreichen Umsetzung des angestrebten Ziels beitragen können.

Langfristige Kommunikationsstrategie

Schritt 4: Einen realistischen Zeitplan festlegen

60% der Unternehmen haben keine langfristige interne Kommunikationsstrategie. Jedoch ist vorausschauendes Denken und die Planung eines realistischen Zeitrahmens ein wichtiger Aspekt für eine effektive interne Kommunikationsstrategie. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie im Vorfeld klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten haben.

Schritt 5: Untersuchung und Segmentierung des Publikums

Definieren Sie Ihre Zielgruppe - und damit reden wir nicht einfach von Ihren Mitarbeitern. Sie müssen diese in Berufsbezeichnung, Standort oder Betriebszugehörigkeit segmentieren. Eine Segmentierung ist erforderlich, bevor Sie mit der Ausführung Ihrer neuen Strategie beginnen, um darauf die Art und Weise Ihrer internen Kommunikation abzustimmen.

Schritt 6: Das "Warum" definieren

Bei der Ausarbeitung einer Strategie für die interne Kommunikation müssen Sie festlegen, was genau Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln wollen und warum Sie dies tun sollten. 

Versuchen Sie, über die folgenden Fragen nachzudenken:

  • Was sollten Sie Ihren Zuhörern mitteilen, damit sie Veränderungen oder Maßnahmen problemlos umsetzen können?
  • Was ist das Endergebnis - was sollen die Mitarbeiter Ihrer Meinung nach tun?
  • Wie setzen Ihre Mitarbeiter die gewünschte Veränderung oder Aktionen um?
  • Die Mitarbeiter brauchen eine klare Vision, um sich voll und ganz auf ihre Arbeit und mögliche Veränderungen einzulassen. Das hilft ihnen zu verstehen, warum ihr Beitrag für das Erreichen der Unternehmensziele wertvoll ist.

Schritt 7: Ausrichtung an der Unternehmensstrategie

Schlüsselaspekt jeder effektiven internen Kommunikationsstrategie ist die Sicherstellung, dass sie mit den übergeordneten Unternehmenswerten und -zielen in Einklang steht. Jede von Ihnen entwickelte interne Kommunikationsstrategie muss auf die Geschäftsziele abgestimmt sein.

 

Die passende Interne Kommunikation Software nutzen

Egal ob Intranet, Messaging-Plattformen, Videokonferenz-Tools oder Projektmanagement-Tools: Die Verwendung der richtigen Tools kann eine starke interne Kommunikationsstrategie fördern und so das Engagement der Mitarbeiter und gleichzeitig die gesamte Effizienz des Unternehmens fördern. Jedoch sollten Sie beachten, dass manche Tools für gewisse Bedürfnisse besser geeignet sind, als andere.

Die verschiedenen Optionen können verwirrend sein. Daher haben wir Ihnen die wichtigsten Tools kurz zusammengefasst und die Vor- und Nachteile aufgelistet:

  • Chat Tools
  • Video-Conferencing Tools
  • Zusammenarbeit und Management Tools
  • Intranet Software
  • Traditionelles Intranet (Intranet 1.0)
  • Social Intranet (Intranet 2.0)
  • Enterprise Social Networks (ESNs)

Chat-Tools 

Bei der internen Kommunikation geht es darum, die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen zu erleichtern. Chat-Tools wie beispielsweise Slack, HipChat oder Chanty ermöglichen private Direktnachrichten oder Konversationen in Gruppen-Chats. Außerdem sind meist Live-Chat-Funktionen, sowie Videoanrufe und die nahtlose Integration mit anderen Tools möglich.

Beispiele chat-tools

  • Slack
  • HipChat
  • Chanty

Chat-tools vorteile

  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Fördert Wissensaustausch
  • Nachrichtenübermittlung in Echtzeit
  • Einfache Nutzung
  • Integration mit bekannten Tools
  • Nachrichten werden im Chat gespeichert


chat-tools Nachteile

  • Kann zu einer isolierten Kommunikation zwischen Teams führen
  • Zugriff auf Unternehmensdatenbank nicht möglich
  • Ablenkung durch zu viele Chats
  • Niedrige Mitarbeiterbeteiligung

Video-Conferencing Tools 

Video-Conferencing Tools wie beispielsweise Google Meet, Zoom und BlueJeans sind durch den Anstieg der Arbeit im Home Office und von unterwegs für viele Unternehmen zu einer Notwendigkeit geworden. Bei richtiger Anwendung können sich Video Conferencing-Softwares positiv auf die Produktivität und das Engagement auswirken. Zudem wird das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter aus entfernten Standorten gestärkt. 

Beispiele video-conferencing tools

  • Google Meet
  • Zoom
  • BlueJeans

Video-conferencing tools Vorteile

  • Erhöhte Produktivität
  • Bessere Effizienz
  • Verbessert Mitarbeiterengagement
  • Hohe Beteiligung

video-conferencing tools nachteile

  • Unzuverlässig bei schlechter Internetverbindung
  • Kann bei zu häufiger Anwendung das Engagement verringern
  • Kann sich innerhalb einer großen Konferenz oder eines Webinars unpersönlich anfühlen


Produktivitäts- und Management Tools

Beliebte Tools für Zusammenarbeit und Verwaltung von Teams wie zum Beispiel Trello, Asana und Google Docs erleichtern den Arbeitsalltag. Es wird mehreren Benutzern ermöglicht, Projekte und Aufgaben reibungslos zu planen und zu verwalten. Dadurch können Sie Dateien gemeinsam nutzen, Notizen hinzufügen und Änderungen verfolgen. Mit solchen Tools lassen sich effiziente Arbeitsabläufe ganz einfach implementieren.

beispiele für Produktivitäts- und management tools

  • Google Docs
  • Asana
  • Trello
  • Google Workspace (früher G Suite)

Produktivitäts- und management tools vorteile

  • Unterstützt effiziente Arbeitsabläufe 
  • Bessere Organisation von Projekten
  • Ermöglicht gute Zusammenarbeit
  • Mehrere Nutzer können an einem Dokument zusammenarbeiten
  • Projekte werden an einem Ort gespeichert
  • Einfache Nutzung

Produktivitäts- und management tools nachteile

  • Limitierte Integrationsmöglichkeiten
  • Schwierigkeiten beim Hinzufügen von Kommentaren in Projektmanagement-Tools
  • Sicherheitsrisiken müssen berücksichtigt werden


Intranet Software

Ein Intranets funktioniert als digitaler Arbeitsplatz, welcher eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams ermöglicht. Die verschiedenen Arten von Intranet Softwares für die interne Kommunikation zeigen wir nun im Folgenden auf:

Traditionelles Intranet (Intranet 1.0)

Ein traditionelles Intranet umfasst die Funktionen, die Sie von einer statischen Intranet Software erwarten. Top-Down-Kommunikation der neuesten Nachrichten, Aktualisierungen sowie Zugang zu wichtigen Dokumenten.

traditionelles intranet vorteile

  • Zugang zu wichtigen Unternehmensnachrichten
  • Einsehen der neuesten Updates und Nachrichten


traditionelles intranet nachteile

  • Mangelnde Gelegenheit, die Wissensbasis der Mitarbeiter zu erweitern
  • Statischer Informationsaustausch
  • Mitarbeiter sind nicht aktiv beteiligt

Social Intranet (Intranet 2.0)

Ein Social Intranet ist mehr als nur eine Desktop-Anwendung, der kaum Aufmerksamkeit geschenkt wird. Als Kanal für interne Kommunikation ermöglicht es, Diskussionen und Konversationen zu führen , die Zusammenarbeit an Projekten zu vereinfachen und eine erhöhte Produktivität zu ermöglichen. Ein Social Intranet hilft nicht nur bei der Verbreitung von Nachrichten, sondern dient auch als Anlaufstelle für jegliche internen Prozesse und sämtliche Fragen.

social intranet vorteile

  • Erhöhte Produktivität
  • Verbesserte abteilungsübergreifende Kommunikation
  • Fördert Wissensaustausch
  • Stärkt die Unternehmenskultur
  • Erhöht die Zusammenarbeit
  • Reduziert übermäßige E-Mails
  • Engagierte Mitarbeiter


social intranet nachteile

  • Erfordert eine Änderung der Unternehmenskultur
  • Weniger Face-to-Face Interaktion

Enterprise Social Networks (ESNs)

ESNs sind Versionen von beliebten Social Media Plattformen wie beispielsweise Facebook und Twitter - nur eben für geschäftliche Zwecke. Die beliebtesten Enterprise Social Networks sind Workplace by Facebook und Yammer. Jeder Mitarbeiter besitzt sein eigenes Profil und kann dieses für networking und Direktnachrichten nutzen.

Beispiele ESN

  • Workplace
  • Yammer

ESN Vorteile

  • Einwandfreie Direktnachrichten-Funktion
  • Trägt zu einer erfolgreichen Unternehmenskultur bei 
  • Einfache soziale Interaktion
  • Fördert Zusammenarbeit

ESN nachteile

  • Fehlender Zugang zu Firmendokumenten
  • Möglichkeit zur schnellen Ablenkung

Ziele Interne Kommunikation

Die Grundlage einer erfolgreichen Strategie ist die Festlegung klar definierter und vor allem realistischer Ziele der internen Kommunikation.

Warum? Wenn Sie und Ihr Team für interne Kommunikation sich nicht im Klaren darüber sind, welche Ziele Sie genau anstreben (und welche Rolle sie selbst bei der Erreichung dieser Ergebnisse spielen) - wie wollen Sie dann diese erfolgreich erreichen? Wenn Sie keine messbaren Ziele für Ihre interne Kommunikation definieren, riskieren Sie eine unklare Kommunikation von Informationen des Managements. Und das könnte den Erfolg Ihres Unternehmens negativ beeinflussen.

Aber wie definiert man überhaupt messbare Ziele? Folgende Schritte sollten Sie beachten:

  • Planung mit Ihrem Team für interne Kommunikation
  • Mitarbeiter-Feedback einbinden
  • SMART-Ziele


Ziel 1: Abstimmung mit dem Team für interne Kommunikation

Zu Beginn empfehlen wir, mit Ihrem Team folgendes zu durchzugehen:

  • Was ist das Hauptziel, welches Sie mit Ihrer neuen internen Kommunikationsstrategie für Ihr Unternehmen erreichen wollen?
  • Welche Bereiche Ihrer bisherigen Strategie funktionieren bereits gut, und welche eher nicht?
  • Wie können Sie die Schwächen Ihrer aktuellen internen Kommunikationsstrategie verbessern?
  • Wann wollen Sie dieses Ziel erreichen?
  • Verfügen Sie über die passenden Tools, Plattformen und ausreichend Budget, um diese Strategie umzusetzen?

Ziel 2: Mitarbeiterbefragungen

Wie wir bereits erwähnt haben, ist auch das Einholen von Mitarbeiter Feedback ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Kommunikationsstrategie. Einer der wichtigsten Gründe dafür ist, dass dies ein hervorragendes Mittel zur Festlegung künftiger Ziele sein kann. Sie sollten das eingeholte Feedback Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und in Ihre Entscheidungen einbeziehen.

Goal 3:  SMART-Ziele

Ihre Strategie für die interne Kommunikation sollte SMART-Ziele enthalten, d.h. spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitbasierte Ziele.

Die Aussage, dass Sie "das Mitarbeiterengagement erhöhen" möchten, ist nicht optimal, denn was bedeutet "erhöhen" konkret? Wie sollen Sie denn dabei genau herausfinden, ob das Mitarbeiterengagement wirklich gewachsen ist? Und wie werden Sie das messen? Sobald Sie genaue Werte und festgelegt haben, müssen Sie sicherstellen, dass diese Ziele realistisch und erreichbar sind. Setzen Sie zunächst lieber kleinere Ziele fest, um daraus dann zu wachsen. Schließlich sollten Sie sich eine Frist setzen, bis wann Sie bestimmte Meilensteine erreichen möchten.

SMART-Ziele

Interne Kommunikation messen

Es ist wichtig, den Erfolg Ihrer internen Kommunikationsstrategie zu messen - andernfalls haben Sie keine Möglichkeit zu erfahren, ob Sie Ihre gewünschten Ergebnisse erreicht haben. Durch die Analyse Ihrer Metriken werden Sie in der Lage sein, umsetzbare Verbesserungsbereiche zu bestimmen und aus diesen Erkenntnissen die notwendigen Schritte zur Erreichung Ihrer Ziele der internen Kommunikation durchzuführen.

Was sind die erfolgreichsten Methoden zur Messung der internen Kommunikation?

  • Mit Google Analytics können Sie verfolgen, welche internen Kommunikationsstrategie funktioniert und welche Inhalte gelesen werden

    • Chat-Tools wie Slack tragen dazu bei, den Dialog über Ihre interne Kommunikationsstrategie zu fördern

  • Ein G Suite Intranet kann mit diesen beiden Tools synchronisiert werden, wodurch Sie die Performance Ihrer internen Kommunikation analysieren und messen können

    Aber auf welche Messungen achten Sie bei der Bewertung des Erfolgs Ihrer internen Kommunikationsstrategie? Folgende Punkte können Sie als Ausgangspunkt verwenden:

  • Mitarbeiterengagement - Dies beinhaltet beispielsweise die Reaktion auf Umfragen oder Ergebnisse des Employee Net Promoter Score (Kennzahl zur Mitarbeiterzufriedenheit)

  • Wurden Beiträge von Ihren Mitarbeitern geöffnet? Wie hoch war die Click-Through-Rate? Diese Informationen geben Ihnen Auskunft darüber, ob Ihre Mitteilungen auch wirklich gelesen werden

  • Antworten und Feedback in den verschiedenen Kommunikationskanälen

  • Mitarbeiterfluktuation - Schlechte Kommunikation kann in einer schlechten Unternehmenskultur resultieren. Die Interne Kommunikation ist nicht alleinig dafür verantwortlich, jedoch kann diese die Mitarbeiterzufriedenheit und dadurch ebenso die Mitarbeiterbindung beeinflussen

Fazit

Wie wir in diesem Leitfaden für Interne Kommunikation erläutert haben, beeinflusst diese das Engagement der Mitarbeiter erheblich - denn eine engagierte Belegschaft geht jeden Tag mit Begeisterung und Zielstrebigkeit an die Arbeit. Dies kann sich auch direkt auf das Endergebnis auswirken, was die strategische Bedeutung der internen Kommunikation noch deutlicher hervorhebt.

Die Messung der Auswirkungen der internen Kommunikation ist der Schlüssel zu weiterem strategischem Handeln. Jedoch kann die Art und Weise, wie und was gemessen werden soll, eine heikle Entscheidung darstellen. Letztlich wird dies durch die Instrumente und Tools beeinflusst, die Ihnen zur Verfügung stehen sowie durch die strategischen Ergebnisse, die Sie erzielen werden.

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