G Suite Intranet Guide: Alles was Sie über Google Workspace (früher G Suite) und Intranet Softwares für Google wissen sollten

Google bietet Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität in Unternehmen. Gleichzeitig ist ein breites Angebot verschiedener Intranet-Lösungen in Googles Marketplace erhältlich.

Wie können Ihre Mitarbeiter mit Hilfe von Cloud Computing und G Suite bzw. einem G Suite Intranet besser zusammenarbeiten und dabei jederzeit informiert bleiben?



Einführung G Suite

Die Digitalisierung und technologische Revolution veränderten den Arbeitsplatz grundlegend. Dies beeinflusst ebenso die Art und Weise, wie die Mitarbeiter miteinander kommunizieren, arbeiten und Dokumente teilen. 

Das Intranet veränderte sich zunehmend innerhalb der letzten Jahre. Die G Suite Transformation begann bereits mit der Weiterentwicklung der Google Apps und wird durch die verschiedenen Kollaborations- und Kommunikationstools weitergeführt. Zudem tragen die verschiedenen Funktionen einer passenden Software zu einer erhöhten Produktivität und Effizienz innerhalb des Unternehmens bei.

Aber was ist G Suite eigentlich genau? Welche Vorteile bringt ein G Suite Intranet? Und warum sollten Sie überhaupt ein cloud-basiertes Intranet nutzen?

 

Lesen Sie weiter und erfahren Sie:

Wechsel in die Cloud

Was ist eine Cloud?

Erinnern Sie sich noch an die alten Serverräume? Diese waren gewöhnlich im Keller oder in einer dunklen Ecke des Bürogebäudes versteckt und blinkende Lichter sowie surrende Geräusche gingen hervor. Früher wurden Speicher- und Intranet-Lösungen in diesen Räumen untergebracht. 

Seit Jahren vertrauen Unternehmen auf On-Premise-Lösungen, um ihre Daten und Anwendungen zu speichern. Diese Rechenzentren sind nach wie vor sehr beliebt, denn es entstehen weder laufenden Kosten noch müssen sensible Daten das eigene System verlassen. Dabei handelt sich es um Informationen wie beispielsweise:

  • Mitarbeiterdaten
  • Vertrauliche Informationen
  • Geistiges Eigentum
  • Finanzielle Details
  • Geschäftsstrategie

Dennoch werden Cloud-Lösungen immer beliebter und die Speicherung der Software in Rechenzentren der jeweiligen Anbieter wird immer häufiger genutzt. 

Aber was sind nun genau die Unterschiede zwischen Cloud-Lösungen und On-Premise Systemen? Im folgenden finden Sie die Antwort darauf. 


Cloud vs. Server

On-Premise Systeme sind sehr teuer und die Kosten fallen meist im voraus an. Selbst wenn Sie genügend Budget für eine neue Microsoft Office Suite inklusive SharePoint zur Verfügung haben, werden Sie die nächsten Jahre auf dieselbe Technologie setzen müssen - denn es werden keine automatischen Updates durchgeführt. 

Des Weiteren nimmt die Einführung einer On-Premise-Lösung viel Zeit in Anspruch und jemanden, der das Rechenzentrum installiert, pflegt und für Ergänzungen sowie Verbesserungen zur Verfügung steht. Das wirkt sich selbstverständlich auf die Kosten aus und treibt diese erheblich in die Höhe. Nicht nur im Bezug auf die technischen, sondern auch auf die personellen Ressourcen - weshalb viele Unternehmen mittlerweile auf Cloud-Lösungen sowie Kollaborations- und Kommunikationstools umsteigen.

Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz führen dazu, dass Unternehmen ihre Anwendungen und Daten immer häufiger in cloud-basierte Lösungen migrieren. Insbesondere Services wie Google Apps for Work, G Suite oder andere Software as a Service (SaaS) Dieser Trend wird sich womöglich fortsetzen, denn immer mehr Teams arbeiten außerhalb des Büros und Investitionen in IT-Infrastrukturen werden reduziert. Gründe für die immer häufigere Speicherung von Daten und Anwendungen in cloud-basierten Lösungen sind der hohe Grad an Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz. Insbesondere G Suite zeichnet sich durch niedrige Einrichtungskosten und eine zügige Bereitstellung der Software aus.

Zudem ermöglicht G Suite die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, wodurch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter wesentlich effizienter gestaltet wird. Dies führt gleichzeitig zu einer erleichterten Arbeit im Home Office, da verschiedene Aufgaben einfacher durchgeführt werden können.

G Suite vs. Office 365 - Welche Suite ist besser?

Vergleich Office 365 und G Suite

Office 365

  • Mehr als 200.000 Organisationen in 181 verschiedenen Märkten nutzen Microsoft-Teams

  • Mehr als 135 Millionen kommerzielle Nutzer verwenden Office 365

  • Die Funktionen von Office 365 sind oftmals sehr ähnlich. So werden beispielsweise mit Microsoft Teams, Yammer und SharePoint bereits drei verschiedene Kommunikations. und Kollaborationstools genutzt

  • Internetzugang wird benötigt, um auf Dateien und Anwendungen zugreifen zu können



    G Suite
  • Die Bedienung der G Suite Tools ist so unkompliziert, dass keine Schulungen notwendig sind

  • Andere Systeme lassen sich schnell einbinden

  • Jüngere Nutzer finden die Benutzeroberfläche von Google intuitiver und einfacher zu bedienen, als das Microsoft-System

  • Viele Studenten verwenden G Suite bereits während des Studiums und sind mit der Software vertraut

  • Beispiele für G Suite Nutzer sind Nielsen, Airbus, Carrefour und Colgate-Palmolive

  • Laut Reuters schätzen die Benutzer die niedrigen Preise und die kollaborativen Funktionen, wie beispielsweise die Möglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten

 

Cloud-Computing: Vorteile

Die Nutzung einer Cloud trägt zur Verbesserung der Arbeitsweise, Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Organisationen bei. Ein weiterer ausschlaggebender Vorteil für Unternehmen, die die Google Cloud oder Tools wie ein G Suite Intranet nutzen, liegt in der Integrationsfähigkeit. Dadurch können verschiedene Systeme miteinander interagieren und Sie ersparen sich gleichzeitig intensive Programmierarbeiten.


Weitere Vorteile sind: 

  • Geringe Investitionskosten

  • Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern

  • Erhöhte Flexibilität durch die orts-und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Cloud-Anwendungen

      • Die Minimierung operativer Probleme sorgt für die Gewährleistung der Geschäftskontinuität

 

Mit dem Wachstum von SaaS-Lösungen wurde die Optimierung von Geschäftsprozessen entscheidend. Durch die Integration von verschiedenen Systemen sind Ihre Mitarbeiter besser vernetzt, wodurch eine bessere interne Kommunikation ermöglicht wird und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation gestärkt wird.

Folgende Tools können beispielsweise integriert werden:

 

Was ist G Suite?

Früher unter dem Namen Google Apps for Work bekannt, ist nun G Suite der Name für Googles Produktivitäts-, Erstellungs- und Kollaborationstools.

Google Apps

G Suite beinhaltet neben Gmail auch viele weitere Tools für verschiedene Verwendungszwecke. 

Google Apps

  • Google Hangouts: Führen Sie Videokonferenzen mit Ihren Kollegen durch und besprechen Sie aktuelle Projekte in einer benutzerfreundlichen Umgebung.

  • Google Kalender: Planen Sie Ihre Woche und Erstellen Sie Veranstaltungen und Termine. Dabei können Sie einen bestimmten Büroraum auswählen oder ganz einfach über Google Hangouts teilnehmen.

  • Google Drive: Speichern und teilen Sie Dateien oder ganze Ordner. Diese können für bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen oder auch externe Personen freigegeben werden.

  • Google Keep: Verfassen Sie Notizen und fügen Sie Bilder, Listen und Audio-Dateien hinzu und bleiben Sie dadurch bestens organisiert.

  • Google Chat: Versenden Sie Direktnachrichten und teilen Sie Ordner und Dokumente an einem einzigen Ort.

  • Google Sheets: Arbeiten Sie an Tabellen - allein oder gemeinsam mit Ihrem Team.

  • Google Slides: Erstellen Sie Präsentationen und erweitern Sie diese mit verschiedenen Videos, Animationen und Schriftarten oder wählen Sie eine von verschiedenen Vorlagen aus.

  • Google Forms: Nutzen Sie Google Forms um Umfragen zu erstellen. Die Ergebnisse können zudem ganz einfach visualisiert werden.

  • Google Docs: Erstellen Sie ein Dokument und bearbeiten Sie dieses zeitgleich mit Ihren Kollegen.

  • Google Sites: Erstellen Sie eine firmenweite Website ohne Programmierarbeiten oder Fachwissen im Website-Building.

    Privatpersonen erhalten für diese Dienste  kostenfreien Zugriff. Unternehmen haben die Möglichkeit, auf eine benutzerdefinierte Domäne und zusätzliche administrative Tools und Einstellungen zuzugreifen. Das beinhaltet beispielsweise das Forum für Administratoren, Vault, das digitale und interaktive Whiteboard Jamboard sowie die App-Entwicklungsplattform App-Maker.

Google Workspace

Anfang Oktober stellte Google eine neue Kommunikations- und Kollaborationsumgebung vor - Google Workspace. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, warum Google erneut ein Rebranding durchführt, wo doch Google Apps erst im Jahr 2016 zu G Suite geändert wurde. Neben einer neuen Preisstruktur werden weitere Funktionen angeboten, die auf bereits bestehende G Suite Produkte aufbauen. Die gemeinsame Interaktion zwischen den Mitarbeitern soll mehr an Bedeutung gewinnen, weshalb die verschiedenen Anwendungen mehr an den neuen Arbeitsalltag angepasst werden. Bereits im Juli führte Google eine verbesserte Version des E-Mail Dienstes Gmail ein, um die Art des Arbeitens und der Kommunikation zu erleichtern. Außerdem wird eine neue  Markenidentität eingeführt, die Googles Produktfamilie im neuen Glanz erscheinen lässt und die verschiedenen Tools auch optisch vereinheitlicht. 

Google Marketplace

G Suites Marketplace bietet sämtliche Integrationen, die Ihr Unternehmen effizienter arbeiten lassen und Ihr G Suite Erlebnis verbessern. Diese Anwendungen sind auf Unternehmen ausgerichtet und umfassen folgende Kategorien im G Suite Marketplace:

  • Verwaltungstools
  • Produktivität
  • Bildung
  • Kommunikation

     

  • Was ist G Suite Business?

G Suite for Small Businesses 

Lee Dobson, Leiter Strategie bei Bulldog Digital Media: „Googles Apps und die vorhandenen Kollaborationstools waren für uns ein großer Entscheidungsfaktor bei der Wahl unserer neuen Arbeitsweise. G Suite war für uns als Unternehmen optimal geeignet, insbesondere aufgrund unseres schnellen Wachstums. Wir brauchten ein System, das so schnell skaliert wie wir.“

Erleichterung von Aufgaben durch G Suite

„G Suite Business lässt sich zudem mit einigen unserer anderen Tools verbinden, wie beispielsweise Hubspot. Dadurch wird die Erledigung von Aufgaben noch weiter beschleunigt.“

G Suite for Startups

Ähnlich verhielt es sich bei Rock Salt Consulting, einem in London ansässigen Startup-Unternehmen. Die Organisation hilft anderen Startups und unterstützt sie bei deren Wachstum. „Wir begannen mit Microsoft Office“, sagt Direktorin Jessica Williams Chadwick, „aber die freiberufliche Community, der ich angehöre, verwendet G Suite. Ich war direkt von der gegebenen Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit beeindruckt!“

„Der Wechsel von Microsoft Office zu G Suite war sehr einfach. Zudem konnten wir unsere E-Mail Adressen personalisieren und dadurch professioneller wirken. Der Umstieg zu G Suite fiel mir sehr einfach, da ich die verschiedenen Applikationen von Google bereits in meinem persönlichen Alltag nutze.“

„Unser Unternehmen ist sehr flexibel und mobil, weshalb für uns ausschließlich eine cloud-basierte Lösung in Frage kam. Wir arbeiten von verschiedenen Orten - ganz gleich ob von Zuhause, unterwegs, oder in einem anderen Land. Daher ist es besonders wichtig, dass unsere Daten online zugänglich sind, um so eine stets produktive und effiziente Arbeitsweise gewährleisten zu können.“

Paresh Dave schreibt für Reuters: „Seit der Einführung des Pakets im Jahr 2006 zählen Schulen und Startups zu G Suites Top-Nutzern. Sie bevorzugen die niedrigen Preise und kollaborativen Funktionen, wie beispielsweise die Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig einem Dokument arbeiten können.“

G Suite Business for Startups

Aber es sind nicht nur Start-ups und Bildungseinrichtungen, die G Suite nutzen. Die britische Supermarktkette Morrisons, die Modemarke GANT, Canada Games Council, Colgate-Palmolive und das Versicherungsunternehmen Generali Hungary verwenden G Suite Business und holen dadurch das beste aus deren Organisationen heraus.

 

Vorteile von G Suite

Vorteile von G Suite

Weitere gute Gründe für G Suite Business

Google beauftragte Forester Consulting mit der Durchführung einer Total Economic Impact (TEI) - Studie. Diese sollte den Wert untersuchen, welchen Googles Kunden durch die Implementierung der G Suite erzielen. Es wurden sechs G Suite-Kunden befragt und dabei die gesamten wirtschaftlichen Auswirkungen über einen Zeitraum von drei Jahren gemessen, in denen Unternehmen von der alten On-Premise Lösungen zu der webbasierte Alternative wechselten. Anschließend wurde durch die Aggregation der Daten ein Modellunternehmen erstellt - eine globale und multinationale B2B-Dienstleistungsorganisation mit 10.000 Mitarbeitern. Es wird angenommen, dass G Suite verwendet und einem Jahresumsatz von 4 Milliarden US-Dollar erzielt wird.

Das Modellunternehmen erzielte folgende Vorteile:

  • ROI von 331 % durch G Suite
  • 171 gesparte Arbeitsstunden pro Nutzer und Jahr 
  • Um mehr als 95 % reduziertes Risiko von Datenlecks
  • 20 % weniger Bedarf an technischem Support

Sie können zwischen drei verschiedenen Preismodellen für G Suite Business wählen. Die Kosten sind dabei abhängig von der Anzahl an Nutzern und den enthaltenen Anwendungen.

Was ist ein Intranet?

Wir sind nun ausführlich auf G Suite und die verschiedenen Tools und Funktionen eingegangen. Aber wie kann nun die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation mit Hilfe eines Intranets und ganz besonders durch eine cloud-basierte Lösung verbessert werden? Und was ist ein Intranet eigentlich? 

Ein Intranet ist ein privates Kommunikationsnetzwerk, das online und innerhalb einer Organisation gehostet wird. Es ist wie ein digitaler Arbeitsplatz, an dem Sie Ideen und Dokumente austauschen und gemeinsam mit Ihren Kollegen an Projekten arbeiten können. Dadurch wird die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens verbessert und die Produktivität nachhaltig gesteigert. 

Ein G Suite Intranet bietet verschiedene Möglichkeiten. Sie können mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten, kommunizieren und Informationen teilen.  Das Mitarbeiterengagement kann mit einem cloud-basierten Intranet gesteigert werden und sollte ein integraler Bestandteil sein, wenn ein Unternehmen eine digitale Transformation anstrebt. 

Happeos Intranet-Guide unterteilt die Eigenschaften in Kommunikation, Information, Zusammenarbeit und Community:Wichtige Eigenschaften eines Intranets

Intranet Vorteile

Ein cloud-basiertes Intranet hat viele Vorteile. Wir haben zunächst die drei wichtigsten für Sie zusammengefasst:

  • Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation und Engagement
  • Steigerung der Produktivität 
  • Mehr Flexibilität für Mitarbeiter

    Erhöhung der Produktivität durch G Suite

 

Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation und Engagement

Wie verbessert nun ein Intranet das Engagement Ihrer Mitarbeiter? Der erste und wohl ausschlaggebendste Punkt ist eine bessere Kommunikation mit und zwischen Ihrer Belegschaft. Ein Intranet, ganz gleich ob es sich dabei um ein G Suite Intranet oder eine Office 365 Alternative handelt, vernetzt Ihre Mitarbeiter ganz unabhängig von deren Standort. Die sozialen Funktionen, wie beispielsweise die Möglichkeit zur  Veröffentlichung von Neuigkeiten oder Beiträgen helfen dabei, die Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten. Dadurch sind sie stets über das allgemeine Geschehen, Entwicklungen oder neue Aufgaben informiert.Mitarbeiterengagement

Steigerung der Produktivität

Produktivität bedeutet nicht, so vieles wie möglich zu erledigen und abzuarbeiten. Eher geht es um die Art und Weise, wie Aufgaben durchgeführt werden. Jedes Unternehmen kann immer mehr von den Mitarbeiter erwarten, aber solange sich die betriebliche Effizient nicht verbessert, wird dieses “mehr” in langen Arbeitszeiten und müden Arbeitnehmern resultieren. 

Mit einem gut vernetzten Intranet können Sie sich zügig mit Ihren Kollegen in Verbindung setzen, das richtige Dokument finden oder benötigte Informationen herausfinden, wie beispielsweise die Vorgehensweise zur Kostenrückerstattung von betrieblichen Ausgaben. 

Außerdem hilft ein Intranet bei der Erfüllung verschiedener Aufgaben. Eine Intranet-Homepage sollte Sie zu Ihren Tools zur Dokumentenerstellung, Kalender oder einem Mitarbeiterverzeichnis führen. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter mehr auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, wobei die Produkte wie beispielsweise von G Suite für Unternehmen zusätzlich helfen können.

Mehr Flexibilität im Homeoffice oder unterwegs

Früher war es sehr schwierig, mit mobilen Mitarbeitern zu kommunizieren. Ein Intranet und ganz besonders eine cloud-basierte Lösung ermöglicht den Zugriff auf Unternehmensinformationen und zu reibungslose Zusammenarbeit der Mitarbeiter - ohne überhaupt auf dem Firmengelände zu sein.

Vorteile von flexiblen Arbeitsbedingungen

 

Wie Sie das passende G Suite Intranet finden

Best Practice

Charles Fenoughty ist Digital Director bei der preisgekrönten Agentur für Interne Kommunikation - Sequel Group. Er hat die verschiedenen Phasen und Eigenschaften der Intranet Softwares während der letzten Jahrzehnte wie folgt beschrieben: 

Intranet Timeline

Selbst die kleinsten Unternehmen würden ein Intranet benötigen, so Fenoughty. Diese Plattformen stellen einen wesentlichen Bestandteil einer produktiven Arbeitsweise dar, denn offizielle Dokumente,  Prozesse und Verfahren sollten an einem zentralen Ort gesammelt werden und leicht zugänglich sein.

„Jeder Arbeiter hat drei Bedürfnisse, um seine Arbeit zu erledigen: Information, Kommunikation und Zusammenarbeit“, so Fenoughty. „All diese Bedürfnisse müssen erfüllt werden, ob dies nun durch ein Intranet oder einen digitalen Arbeitsplatz passiert, hängt ganz von der Interpretation der jeweiligen Person ab. Deshalb spreche ich von einem Corporate-Publishing-Intranet, welches zentral verwaltet wird und die offizielle Quelle für Unternehmensinformationen darstellt...

… Sie sollten keine Plattform installieren, bevor sie nicht einen klaren Weg definiert haben, der für sie am besten funktioniert.  Ihnen müssen die Prinzipien der verschiedenen Kanäle bewusst sein sowie welche Informationen Sie für welche Mitarbeiter bereitstellen müssen. Wenn Sie dazu noch tolle Inhalte produzieren, rückt die Technologie fast schon in den Hintergrund. Am tollsten ist es zu sehen, wenn sich Organisationen zuerst um Ihre Mitarbeiter und deren Bedürfnisse kümmern, anstatt eine passende Plattform zu suchen.“

„Die richtige Planung und Ausführung der Organisationsstruktur ist wesentlich wichtiger als die Auswahl des richtigen Tools.“

 

Wie Sie ein passendes Google G Suite Intranet finden

Googles Businesstools erhalten bereits alle Funktionen, um Ihre Arbeiten bestmöglich zu erledigen. Da es sich dabei um cloud-basierte Lösungen handelt, sind Ihre Dokumente jederzeit und überall zum Abruf verfügbar. 

Diese G Suite Apps wurden in vier verschiedene Bereiche unterteilt:

Die vier Bereiche der G Suite Apps

Kommunikation - Erreichen Sie Ihre Kollegen, jederzeit und überall

G Suite funktioniert auf vollständig integrierte Art und Weise. Alle Konten können zentral  verwaltet werden - und das über die gesamte Organisation und alle Geräte hinweg. Dabei sind sämtliche Daten sicher in Googles Web-Umgebung gespeichert. Googles Dienst zur Datenmigration beschleunigt den Wechsel von Ihrer bisherigen Umgebung, wie beispielsweise Microsoft und Sie können E-Mails, Kalender oder Kontaktdaten ganz einfach in Ihr neues System übertragen.

Die wichtigsten Funktionen für eine bessere Kommunikation sind:

  • Google Kalender: Erstellen Sie Termine und Veranstaltungen 

    • Google Hangouts:  Führen Sie sichere Videokonferenzen von überall aus

    • Google Chat: Versenden Sie sichere Direktnachrichten und führen Sie Gruppenunterhaltungen

    • Google Mail: Erhalten Sie individuelle und geschäftliche E-Mail Adressen

      Eine Studie von Principled Technologies konnte folgende Vorteile von Google G Suite gegenüber Office 365 feststellen: 

Gmail

Zusammenarbeit - Projekte richtig umsetzen

Sie sind nun in der Lage, einwandfrei mit Ihren Teams zu kommunizieren. Jedoch ist neben der einfachen Kommunikation, eine benutzerfreundliche Erstellung von Dokumenten notwendig, um die bestmögliche Produktivität zu gewährleisten.

Dafür bietet G Suite verschiedene Anwendungen:

  • Google Docs: Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit

  • Google Tabellen: Erstellung von Online-Tabellen

      • Google Präsentationen: Einfache Erstellung von Präsentationen. Dabei können Sie verschiedene Vorlagen auswählen, Videos und Grafiken einfügen sowie gemeinsam mit Ihrem Team oder externen Ansprechpartnern online an einer Präsentation arbeiten

  • Google Formulare: Erstellen Sie Umfragen und Formulare. Diese können anschließend in einer Tabelle erfasst und analysiert werden.

  • Google Notizen: Notieren Sie Ihre Aufgaben und behalten Sie stets den Überblick. Durch die geräteübergreifende Synchronisation sind all Ihre Notizen auf jedem Ihrer Geräte verfügbar.

  • Google Sites: Erstellen Sie ganz einfach Webseiten und das ganz ohne Programmierkenntnisse

  •  Apps Script: In der einzigen Low-Code-Plattform können Sie individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen entwickeln. Dadurch können die G Suite Funktionen erweitert werden

    Was bedeutet das nun für Ihr Unternehmen? Sie können Umfragen durchführen, Challenges starten, Schulungen konzipieren, Kollegen über Entwicklungen informieren, Brainstorming durchführen, gemeinsam Strategien entwickeln und diese dann per Videoanruf präsentieren. Ein Google Intranet hilft Ihnen dabei, diese Vorgänge zu vereinfachen. 

Vorteile Google Docs

Verwaltung - Verwalten Sie Benutzer, Geräte und Dateien auf einfache und sichere Art und Weise

Das alles klingt schön und gut, aber was wird wohl Ihr Führungsteam dazu sagen, wenn Sie einen Plan für Cloud-Operations und G Suite Business vorlegen? Vielleicht überzeugen Ihn die folgenden Punkte:

  • Das Admin Panel bietet eine einheitliche Verwaltung. Durch die Nutzung von integrierten Cloud Identity Funktionen können die verschiedenen Nutzer verwaltet und Sicherheitsoptionen sowie 2-Step-Authentifizierung installiert werden

  • Alles kann über verschiedene Geräte betreut werden. Dadurch werden keine wichtigen Nachrichten verpasst und Verwaltungsarbeiten können bequem durchgeführt werden.

  • Ihre Stammdaten werden in einem Data Vault archiviert. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Inhalte oder bestimmte Einheiten festlegen sowie Daten nachverfolgen und diese protokollieren

 

Speicherplatz - Speichern Sie Dateien und finden Sie diese sofort wieder 

Wichtige Dateien auf Ihrem lokalen Desktop zu speichern und mehrere Versionen per E-Mail zu versenden, ist weder produktiv noch effizient. Mit Hilfe von Cloud Computing und Google Drive bzw. G Suite bedeutet, dass wir heutzutage nicht mehr so arbeiten müssen. 

Auch hier hat Principled Technologies interessante Erkenntnisse über die Vorteile des Einsatzes der G Suite gegenüber Office 365 herausfinden:

Vorteile Google Drive

Mit Google Drive können Unternehmen Dateien an einem sicheren Ort speichern, auf diese zugreifen und sie gemeinsam nutzen. Zudem kann auf diese Dateien von überall und von jedem Gerät aus zugegriffen werden. Das Streaming direkt aus der Cloud spart außerdem Speicherplatz auf den Festplatten oder Servern und dadurch  auch Kosten für die IT-Infrastruktur.

Die Suchalgorithmen von Google machen es Ihnen leicht, alles, was Sie benötigen, schnell und einfach zu finde. Das umfasst alle Anwendungen der G Suite, einschließlich Google Mail, Google Docs usw.


Was ist Google Sites?

Google Sites wurde jetzt schon ein paar Mal erwähnt. Da Sie vermutlich nach einem G Suite Intranet suchen, wäre diese Alternative naheliegend, oder? Als Intranet wirbt Google Sites für sich selbst als eine Möglichkeit, "mühelos wirkungsvolle Team-Seiten zu erstellen", die "auf allen Bildschirmen großartig aussehen", "und das alles ohne das Erlernen von Design oder Programmierung" funktioniert.

Vorteile Google Sites:
  • Einfacher Austausch von Nachrichten und Informationen

  • Die Produkte der G Suite - von Google Docs bis hin zu Google Drive, Kalender und vielen mehr - ist für die Nutzer leicht und einfach verfügbar

  • Drag & Drop Bearbeitung ermöglicht einfache Zusammenarbeit und Kommunikation

Nachteile Google Sites:

Google Sites ist nicht automatisch auf Ihre Mitarbeiter beschränkt - wenn Sie also eine Website veröffentlichen, müssen Sie zunächst auswählen, wer sie sehen kann

 

Weitere Google Intranet Lösungen: G Suite Apps im Marketplace

Rise of G SuiteMit dem Wissen, dass Google Sites nur gut genug ist,  fingen einige Technologie Unternehmen an, ihr eigenes Google Intranet und somit eine Google Sites Alternative zu entwickeln. Diese Intranet Lösungen lassen sich nahtlos mit G Suite integrieren und ermöglichen zugleich eine bessere Zusammenarbeit, was zu einer besseren Unternehmensleistung beiträgt.

Im folgenden zeigen wir die führenden Intranet Anbieter und Plattformen auf, welche unter anderem als Vorreiter der Branche angesehen werden können:

Jostle

Jostle bezeichnet sich selbst aus "People Engagement Platform" und ein "vollständig intuitives Intranet" - also sozusagen die optimale Anlaufstelle für alles und jeden in Ihrer Organisation. Bekannte Kunden des Software Anbieters sind die Hotel-Kette Yotel, Service-Unternehmen Sodexo oder die Warner Music Group.

Vorteile

  • Es sind keine individuellen Anpassungen erforderlich, wodurch die Intranet Plattform innerhalb einer Woche bereitgestellt werden kann.

  • Die Nutzer mögen die  Möglichkeit, mit allen Kollegen zu kommunizieren und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Hier werden besonders die Gruppen positiv hervorgehoben. Dadurch werden die Mitarbeiter mehr in das Unternehmen eingebunden und engagiert. 

  • Die Intranet Software ist intuitiv und stets auf den neuesten Stand.

 

Nachteile

  • Die Analytics könnten verbessert werden und andere Integrationen wären ebenfalls nützlich. 

  • In einer Review wurde vermerkt, hdass der Verwaltungsbereich etwas verwirrend aufgebaut ist und die Wissensbank schwierig zu navigieren ist.
  • Es können nicht mehr als eine Google E-Mail Domäne verlinkt werden, was für Nutzer mit mehreren Abteilungen schnell zur Herausforderung wurde.

 

LumApps

Als Jostle-Alternative und die von Google als Google-Intranet-Lösung empfohlene Plattform ist LumApps eine sichere Plattform, die auf der Google-Cloud aufbaut und deren Fahrplan mit Google abstimmt. So profitieren Sie als "Early Adopter" stets von den neuesten Innovationen. LumApps wird von Unternehmen wie Veolia, ETAM, Air Liquide und TIBC verwendet.

Google Intranetvorteile

  • Benutzer können von einem einzigen Portal aus mit einem Klick auf alle Anwendungen der G Suite zugreifen. Dadurch wird die Produktivität in Unternehmen gesteigert.

  • Die globale Suche erstreckt sich nicht nur auf die Intranet-Plattform selbst, sondern geht über die Google Cloud Search und die jeweilige G Suite hinaus.

nachteile


    • Laut Bewertungen auf G2 zufolge, versucht LumApps zu viele Dinge gleichzeitig zu integrieren und anzubieten, anstatt sich etwas einzuschränken und sich auf diese Funktionen speziell zu fokussieren.

 

Happeo: Ihr G Suite Intranet

Als Alternative zu LumApps und als Konkurrent von Coyoapp ist Happeo ein einheitliche und digitale Intranet Software, welche Kollegen aus aller Welt und auf ganz neue Art und Weise vernetzt. Es handelt sich um einen digitalen Arbeitsplatz, der für G Suite entwickelt wurde und dadurch die Effizienz und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Es wird von Unternehmen wie Randstad Sourceright, South China Morning Post und Trimble Solutions verwendet.

Vorteile:

  • Der digitale Arbeitsplatz kombiniert statische Informationen mit dynamischen und sozialen Funktionen für eine bessere Zusammenarbeit, wodurch die Produktivität maßgeblich gesteigert wird.

  • Das Google Intranet von Happeo zielt mit seiner Lösung nicht nur auf die interne Kommunikation ab, sondern insbesondere auch auf IT-Teams. So soll mehr Nutzen aus den vorhandenen Produktivitätstools gezogen und das Intranet von allen genutzt werden. Dadurch können Ideen ausgetauscht und Abteilungen vernetzt werden.

  • Aus einigen Rezensionen geht hervor, dass durch die einfache Handhabung die Teamarbeit, Zusammenarbeit und Produktivität erleichtert werden. In den einzelnen Channels können einzelne Projekte und Gespräche geführt, sowie gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden.

  • Die Kunden von Happeo haben eine monatliche aktive Nutzungsrate von 76%.

Nachteile

  • Laut Rezensionen gibt es dennoch Raum für Verbesserungen. Es werden verschiedene Vorlagen von Designs und Seitenlayouts gewünscht, um dadurch den Aufbau der eigenen Intranet Plattform zu erleichtern.

Business Cases -Was mit G Suite und einem Google Intranet möglich ist

ZPG veränderte Ihre Unternehmenskommunikation grundlegend 

Natalie Allen, Leiterin der Abteilung Mitarbeiterengagement bei ZPG, probierte in der Vergangenheit schon viele verschiedene Plattformen aus. Sie musste jedoch feststellen, dass alle Lösungen in die gleiche Richtung gingen und die Interaktion der Mitarbeiter nicht wirklich verbessert wurde. Durch die Einführung eines speziellen G Suite Intranets wurde die Kommunikation jedoch eindeutig verbessert. Nun findet mehr Interaktion und Konversation statt und die Mitarbeiter können Meinungen und Informationen austauschen.

Natalie Allen nennt den Prozess für neue Mitarbeiter als ein gutes Beispiel: Anstatt sich mit jedem neuen Mitarbeiter einzeln zu befassen, gibt es nun eine ganze Google-Gruppenseite. Dort werden sämtliche Informationen bereitgestellt, welche zu jederzeit verfügbar sind.

Randstad Sourceright vernetzte deren Mitarbeiter aus 17 verschiedenen Ländern - und das mit nur einer Plattform

"Vor der Einführung des neuen G Suite Intranets war es sehr schwierig herauszufinden, wie die einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen miteinander interagieren", sagt Anna Tolley, Global Internal Communications Manager bei Randstad Sourceright. 

Die gesamte Kommunikation lief bei global relevanten Themen stets über E-Mail. Bei lokalen Themen wurden von den einzelnen Standorten verschiedene Tools verwendet. Tolleys Team hatte daher keine Ahnung, welche Tools funktionierten und wen diese letztendlich erreichen. Die Einführung einer Google Intranet Software hat "uns wirklich zu verstehen gegeben, wie engagiert unsere Mitarbeiter wirklich sind. Zudem können sie nun besser miteinander interagieren.”, sagt sie.

Trimble ermöglicht einfache und mobile Zusammenarbeit

Taina Saarikoski ist bei Trimble für die interne Kommunikation zuständig. Sie versuchte, veraltete Informationen und Technologien zu beseitigen, bevor das Unternehmen dann schließlich zu G Suite und einem Google Intranet wechselte. Sie findet die neue Lösung sowohl leicht zu erlernen als auch zu bedienen, was ihre Arbeit "sehr viel einfacher und schneller" gemacht habe. Das G Suite Intranet habe auch die Interaktion im gesamten Unternehmen vereinfacht, was zu einer Verringerung der Anzahl an täglichen E-Mails führte.

 

Fazit

Ein G Suite Intranet ermöglicht es den Mitarbeitern, zusammenzuarbeiten und informiert zu bleiben

Die heutigen Belegschaften sind vielfältig, auf vielen Standorten verteilt sowie  zielstrebig und entschlossen. Ein großer Teil von ihnen ist mit digitalen Mitteln und sozialen Medien aufgewachsen und daher sind die Ansprüche an ein Intranet heutzutage etwas anders - neben Informationsvermittlung, liegt der Fokus ebenso auf Zusammenarbeit und Engagement.

Die technologische Revolution bietet uns mehr Online-Apps und Tools, als wir jemals brauchen werden. Heutzutage sind wir mehr Ablenkungen ausgesetzt als je zuvor, weshalb ein Weg gefunden werden muss, um sich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren zu können. Verschiedene Tools können dazu unterstützend beitragen. 

G Suite für Unternehmen, Google Intranet und Google Kollaborationstools ... All diese Tools bieten Lösungen für Unternehmen, um die verstreuten Mitarbeiter besser zu vernetzen. Die Integration eines G Suite Intranets mit verschiedenen Google Apps - wie beispielsweise Google Docs, Google Mail oder Google Hangouts - kann die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern und zur Kosteneffizienz Ihres Unternehmens beitragen. 

Immer mehr Unternehmen wechseln von On-Premise Servern zu cloud-basierten Lösungen und dabei kommt natürlich immer wieder die Frage auf: G Suite oder Office 365? Wählen Sie den Anbieter, der für Sie am besten geeignet ist. Beachten Sie dabei auch besonders die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter - denn diese arbeiten damit tagtäglich.

Berücksichtigen Sie dabei auch folgende Aspekte:

    • Benutzeroberfläche und einfache Navigation

    • Intuitive Funktionsweise oder werden Schulungen benötigt?

    • Einfaches Log-In und wechseln zwischen verschiedener Tools?

    • Wie gut die Suchmaschine funktioniert

    • Welche Integrationen mit Ihren aktuellen Kollaborationstools verfügbar sind oder welche Integrationen Sie zukünftig benötigen

    • Wie Sie mit Ihren Mitarbeitern bzw. Nutzern kommunizieren möchten und wie diese gerne Neuigkeiten und Informationen erhalten würden

    • Nicht zu vergessen: Macht es Ihre Arbeit einfacher, produktiver und angenehmer?


      Wenn Sie noch nicht genau wissen, was für Ihre Bedürfnisse und Anforderungen das Richtige ist, dann werden sie doch gerne einen Blick in unseren Intranet-Vergleich

Inspirieren und innovieren - gemeinsam mit Happeo.