5 steg för att sätta igång ditt intranätprojekt 80 % snabbare

Så du har fått ansvaret för ett intranätprojekt.

Kanske har du redan valt en färdig lösning som gör att du kan bygga ett interaktivt intranät på nolltid. Du loggar in på lösningen för första gången och inser att du inte vet någonting om webbdesign och inte har en aning om var du ska börja med projektet.

Oroa dig inte, du behöver inte vara en skicklig grafisk formgivare för att kunna bygga ett bra intranät. Det första du måste komma ihåg är att ditt intranät inte ska vara en kopia av din externa webbplats. Varför då? Jo, eftersom er externa webbplats är skapad för era potentiella och befintliga partners och kunder, medan målgruppen för ert intranät är era medarbetare.

I stället för att försöka sälja dina produkter eller tjänster till besökarna på intranätet försöker du underlätta deras dagliga arbete. Intranätet bör först och främst betraktas som en affärslösning som hjälper dig att nå vissa, konkreta affärsmål. Här är några saker att tänka på som hjälper dig att komma igång med ditt intranätprojekt.

Innan du börjar med designen ska du definiera dina mål och krav

Innan du funderar på färger, typsnitt och alla de spännande delarna av intranätets visuella utformning, ta ett steg tillbaka och gå igenom projektets vision och uppdrag. Vilka mätbara mål bör du sätta upp för ditt nya intranät? Vilka olika målgrupper har ditt intranät och vilka unika behov har de? Vilka verktyg använder dina medarbetare dagligen och hur är de kopplade till intranätet? Det är också bra att redan i detta skede fundera över vem som ska vara ansvarig för intranätet, hur du planerar att hantera den nya lösningen och vilka gemensamma riktlinjer du behöver införa när det gäller användningen av intranätet.

Att hitta information är nyckeln

Huvudfokus för ett intranät bör ligga på att ge dina medarbetare snabb och enkel tillgång till information och verktyg som hjälper dem att utföra sitt arbete. Börja med att ta fram en innehållsplan som omfattar vilken typ av information som ska finnas på intranätet, vilken information som är relevant för vem och om det finns något innehåll som är känsligt och endast bör vara synligt för en viss del av organisationen. Överväg att redan i ett tidigt skede involvera innehållsskaparna och de personer som i framtiden kommer att ansvara för att uppdatera innehållet i projektet, så att de förstår vad som förväntas av dem.

När du utformar en innehållsplan bör du också fundera över vilka typer av medarbetargrupper du har. Om du till exempel har en grupp medarbetare som inte arbetar med stationära datorer utan med mobila enheter, se till att informationen är kort och koncis, så att den är lätt att ta till sig på en liten skärm.

En välfungerande navigeringsmeny tar dig långt

Du kan presentera ditt innehåll för dina medarbetare på flera olika sätt, till exempel efter ämnesområde eller i alfabetisk ordning. Det bästa sättet att strukturera informationen beror på målgrupperna för ditt intranät. Ett tips för att skapa en framgångsrik navigeringsmeny är att namnge dina intranätssektioner med tydliga rubriker som hjälper dina medarbetare att enkelt hitta rätt innehåll. Det är till exempel bättre att ha en sektion som heter ”Nya medarbetare” och som innehåller all information som en nyanställd kan behöva, än att denna information är utspridd över flera olika sektioner. Du kan också överväga att välja en intranätlösning med en avancerad sökfunktion för att göra navigeringen ännu enklare.

5 steg för att lansera ditt intranät 80 % snabbare

Ett intranätför medarbetarna kan förändra ditt företag i grunden. Men om du befinner dig i de inledande faserna av ett intranätprojekt kan det kännas som en ganska överväldigande uppgift.

Ska du börja med att jämföra olika plattformar, eller fråga dina medarbetare vilka funktioner de vill ha och utgå från det? Behöver du en mobilapp? En medarbetarkatalog?

Och hur är det med intranätanalyser, push-meddelanden eller en samordnad sökfunktion? Ska du försöka lansera så snabbt som möjligt, eller ta dig tid för att se till att du gör det rätt? Och hur ska du övertyga medarbetarna om att faktiskt använda ditt intranät?

Okej. Ta ett djupt andetag.

Och när du är klar kan du läsa vidare om vår enkla 5-stegsprocess för att lansera ditt intranätprojekt upp till 80 % snabbare – utan att få huvudvärk.

Varför har företag svårt med planeringsfasen?

Om du planerar att lansera ett företagsintranät kan du stöta på motstånd från IT-avdelningen, ledningen eller andra intressenter. Om din organisation tidigare har haft ett (misslyckat) intranät kan dåliga minnen göra att medarbetarna är ovilliga att gå med på satsningen. Eller så kanske ekonomiavdelningen anser att ni helt enkelt inte har budgeten för att lansera ett helt nytt system utan någon garanti för att någon kommer att använda det.

Poängen är att det finns en rad olika skäl till varför det inte är någon enkel uppgift att planera ett intranätprojekt. Men genom att följa en strukturerad och beprövad process kan du få alla med på tåget och lägga grunden för ett framgångsrikt intranät.

De 5 stegen för en framgångsrik lansering av ett intranätprojekt

Vi förstår att det kan vara stressigt att leda ett intranätprojekt. Därför har vi tagit fram en enkel process i fem steg för att hjälpa våra kunder att snabbare lansera sina nya intranät.

Hur mycket snabbare? Jo, det tar i genomsnitt cirka 1,2 år för ett företag att lansera ett nytt intranät. Med Happeo tar det snarare 6–8 veckor. Här är stegen du ska följa för en framgångsrik intranätlansering:

1. Utvärdera

Den första fasen handlar om att fastställa mål och syften för intranätet så att ni kan se till att alla är överens. Låt oss bryta ner det:

Definiera dina mål och syften

Ska intranätet endast vara tillgängligt för anställda, eller behöver även underleverantörer och samarbetspartners tillgång? Kommer användarna att behöva komma åt intranätet utanför företagets kontor? Behöver ni en mobilapp? Genom att fastställa projektets omfattning får ni en bättre uppfattning om vad ni behöver göra för att lyckas.

Det är också en bra idé att skissa upp en tidsplan för projektet, som kommer att bero på organisationens storlek och komplexitet, omfattningen av den planerade plattformen och hur mycket anpassning som krävs.

Granska den befintliga intranätmiljön

Om ni redan har ett intranät kan en granskning av intranätets analysdata ge er en god uppfattning om exakt hur era medarbetare använde det gamla systemet, så att ni kan vara säkra på att det nya fortfarande uppfyller deras behov. Även om ditt gamla intranät inte fungerade är det en bra idé att ta reda på varför – så att du kan se till att det nästa blir en framgång.

Du måste också bestämma vilket innehåll som ska migreras till den nya plattformen. En del innehåll kan vara föråldrat, oanvänt eller irrelevant – och lanseringen av ett nytt intranät är ett bra tillfälle att rensa upp.

Beskriv systemkraven

Nu är du redo att lista de funktioner och den funktionalitet du behöver för ditt nya system. Genom att göra en behovsanalys för intranätet kan du få en god uppfattning om vilka funktioner som skulle vara användbara för viktiga avdelningar och intressenter inom hela organisationen. Här är några exempel på intranätfunktioner som du kanske väljer att prioritera:

• Mobilapp
• Medarbetarkatalog och organisationsschema
• Funktionalitet för enkäter och omröstningar
• Sociala kanaler
• Anpassningsbar varumärkesprofilering
• Sök funktion
• Integrationer med tredjepartsleverantörer
• Push-meddelanden
• Intranätanalys

Utvärdera intranätplattformar

När du har sammanställt kraven för ditt intranätprojekt är du redo att börja jämföra dem med tillgängliga lösningar tills du hittar den som passar just din organisation.

Olika plattformar har olika funktioner, och vissa passar bättre för vissa typer av organisationer, så det är viktigt att göra en noggrann undersökning. Behöver du hjälp med att hitta rätt intranätprogramvara? Ladda ner vår kostnadsfria jämförelseguide för att komma igång.

2. Planera

Därefter måste du fördjupa dig i hur ditt nya intranät ska se ut, hur användarna ska få tillgång till informationen och hur du ska kunna avgöra om intranätet fungerar.

Välj ditt intranätprojektteam

Att få rätt personer att delta i ditt intranätprojekt är avgörande för dess framgång. Du måste fastställa både vem som ansvarar för lanseringen av intranätet och vem som ska sköta driften när det väl är i drift. Det är viktigt att överväga vilka avdelningar som ska ingå i intranätteamet och hur mycket tid de kommer att ha att ägna åt projektet vid sidan av sina övriga arbetsuppgifter.

Storleken på ditt intranätteam beror på organisationens storlek och intranätets komplexitet. Du bör åtminstone ha en intranätprojektledare som tar ansvar för projektet samt ett par intranätansvariga eller administratörer som sköter systemet när det väl är i drift.

Utforma er informationsarkitektur

Därefter måste du utforma strukturen (eller informationsarkitekturen) för ditt intranät. Detta är ett avgörande steg, eftersom det avgör hur användarupplevelsen kommer att bli för slutanvändarna. Målet är att göra det så enkelt som möjligt för medarbetarna att navigera på intranätet – vilket kräver noggrant övervägande.

Bestäm hur du ska mäta framgång

Det är meningslöst att investera mycket tid och pengar i ett projekt om du inte med säkerhet kan säga att det har haft någon effekt på din organisation. Fundera på vilka nyckeltal du ska mäta för att avgöra hur framgångsrik din plattform är när den väl är klar att tas i bruk.

Du kan till exempel överväga att mäta följande:

• Användningsgrad
  
  
• Daglig användning
  
  
• Användarnöjdhet
  
  
• Engagemang i inlägg

Utveckla en plan för förändringshantering

Varje större förändring påverkar oundvikligen en organisation. Ta dig tid att planera hur du ska hantera övergången till det nya intranätet, inklusive implementeringsprocessen, vilka personer som kommer att vara involverade och hur du ska kommunicera om det nya intranätet till dina medarbetare.

3. Ta fram

Nu är du nästan klar! I det här steget handlar det om att se till att ditt intranät är klart för lansering.

Utbilda intranätadministratörer

Dina intranätadministratörer kommer att ansvara för att skapa nya sidor, hantera webbplatsstrukturen och godkänna det innehåll som publiceras på intranätet.

De kommer också att spela en viktig roll när det gäller att hjälpa alla att använda intranätet när det väl är igång, så det är avgörande att de förstår hur det fungerar fullt ut. Se till att du ordnar tillräcklig utbildning i god tid, så att de hinner vänja sig vid systemet och ställa eventuella frågor.

Skapa en startsida

Vi har nått ett av de mest spännande stegen i ditt intranätprojekt: utformningen av startsidan! Det här är den första sidan som användarna ser när de loggar in på intranätet, och din första chans att fånga deras intresse. Det innebär att startsidan är en av de viktigaste delarna i utformningen av ditt intranät. Den bör vara dynamisk, relevant och användarvänlig, och göra det enkelt för medarbetarna att snabbt hitta de resurser de behöver.

Migrera befintligt innehåll

Därefter måste du migrera innehållet från ditt befintliga intranät till den nya plattformen. Beroende på intranätets storlek och komplexitet kan detta bli ett omfattande arbete. Det är en god idé att sätta ihop ett team för att genomföra migreringen så effektivt som möjligt.

Implementera integrationer med tredjepartstjänster

Om du vill att användarna ska använda ditt intranät måste du se till att det fungerar tillsammans med de andra verktyg som de använder regelbundet. Genom att konfigurera de viktigaste integrationerna i förväg säkerställer du att alla kan komma åt allt från intranätplattformen så snart den lanseras.

Konfigurera åtkomstkontroller

Ett starkt intranät bör ha ett gediget behörighetssystem som avgör vem som får sprida information eller göra ändringar i innehållet. Det är upp till dig att bestämma exakt vilka behörigheter du ska bevilja varje användare, men det är viktigt att tänka igenom detta noga så att intranätet inte blir överbelastat med för mycket innehåll.

4. Pilotprojekt

Innan du lanserar intranätet för hela organisationen bör du testa det med några tidiga användare. Genom att låta några personer testa plattformen kan du samla in deras synpunkter, göra ändringar och se till att intranätet är så bra som möjligt innan den fullständiga lanseringen.

Dessa tidiga användare kommer också att spela en avgörande roll för att övertyga resten av medarbetarna att använda intranätet när det väl har lanserats – vilket ökar användningen och nöjdheten bland intranätanvändarna.

5. Lansering!

Och nu är vi klara! Det är dags att lansera intranätplattformen fullt ut, se till att alla registrerar sig och genomföra utbildning i hur man använder intranätet.

Hur du konkret lanserar ditt intranät är upp till dig: du kan välja en stegvis lansering, rulla ut det till hela företaget på en gång eller till och med koppla ihop intranätlanseringen med ett evenemang som en fusion eller ett årligt allmänmöte.

Oavsett vad ni beslutar är det viktigt att noga överväga hur ni kommunicerar intranätets lansering till era medarbetare. Målet är att väcka deras entusiasm för intranätet och visa dem hur det kommer att underlätta deras vardag.

Lansera ditt intranät 80 % snabbare med Happeo

Happeo är en intranätlösning som hjälper snabbväxande företag att demokratisera kunskapen, knyta samman medarbetarna och få engagemanget att skjuta i höjden.

Dessutom kan Happeos plattform lanseras på bara 6–8 veckor. Det innebär att du kan rulla ut ditt splitternya intranät på bara 42 dagar.

Vill du veta mer? Begär en kostnadsfri demo för att påbörja din resa med Happeo.

Vanliga frågor

Bör ett intranät se ut som företagets externa webbplats?

Nej – ett intranät bör inte kopiera en extern webbplats, eftersom den externa webbplatsen är utformad för att sälja till kunder och samarbetspartner, medan ett intranät finns till för att underlätta medarbetarnas dagliga arbete.

Vad bör organisationer fastställa innan de utformar ett intranät?

Innan man utformar ett intranät bör organisationer fastställa sina mål, målgrupper, ansvarsfördelning och styrningsriktlinjer, eftersom det ofta leder till ett mindre effektivt intranät om man börjar med den visuella utformningen innan dessa mål har klargjorts.

Vilka är de fem stegen för en framgångsrik lansering av ett intranätprojekt?

De fem stegen i en framgångsrik intranätlansering är utvärdering, planering, produktion, pilotfas och lansering, vilket omfattar allt från att definiera mål och granska befintliga system till att utbilda administratörer och testa med tidiga användare innan en fullständig utrullning.

Hur mycket snabbare kan en modern intranätplattform lanseras jämfört med ett genomsnittligt projekt?

Medan det i genomsnitt tar cirka 1,2 år för ett företag att lansera ett nytt intranät kan en modern plattform som Happeo driftsättas på så kort tid som 6 till 8 veckor.