Intranät för medarbetare: Nyckeln till en effektiv och trivsam arbetsplats

Under de senaste åren har allt fler företag gått över till att arbeta helt på distans, eller åtminstone en kombination av arbete på kontoret och på distans.

I en tid när arbetsgivare kämpar för att fylla öppna positioner kan ett alternativ med arbete hemifrån vara den fördel som hjälper företag att locka till sig och behålla topptalanger.

Även om chefer och HR-personal inser nödvändigheten av distansarbete kanske de också undrar hur de ska hantera introduktion, internkommunikation och medarbetarengagemang. Är det verkligen möjligt att ha en företagskultur om de flesta anställda aldrig träffar varandra personligen?

I det här inlägget tittar vi på hur ett intranät för anställda kan förbättra verksamheten, skapa en företagskultur och hålla medarbetarna engagerade. Vi förklarar också vilka viktiga funktioner du bör leta efter när du överväger ett intranät för anställda för ditt företag.

Vad är ett intranät för anställda?

Ett intranät för anställda är en privat plattform som företag använder för intern kommunikation, dokumenthantering samt kunskapshantering och -delning. Det kan vara en lösning på plats som endast är tillgänglig från kontoret, eller en molnbaserad intranätplattform som medarbetarna kan komma åt på distans.

→ Läs mer om Happeos intranät här

Vilka är fördelarna med ett intranät för anställda?

Det bästa intranätet för anställda är inte bara en plattform för projekthantering. Dess funktioner förbättras:

Engagemang

Moderna intranätplattformar innehåller en social komponent som bidrar till att öka engagemanget. Och det är viktigt, med tanke på att 51% av medarbetarna inte känner sig engagerade på jobbet. Ett intranät för anställda möjliggör tvåvägskommunikation mellan ledningen och de anställda och underlättar den typ av kommunikation som vanligtvis sker på ett fysiskt kontor.

Sammanhållning

Under pandemin arbetade 42% av den amerikanska arbetskraften helt på distans. Företag med team som arbetar på distans eller på flera platser i olika tidszoner och länder kan använda ett intranät för att skapa kulturell sammanhållning. Det innebär att medarbetare på motsatta sidor av jordklotet har tillgång till samma information, lätt kan hitta och kontakta varandra och förstår företagets värderingar.

Öppenhet och transparens

Förutom organisationsscheman innehåller de bästa intranätplattformarna en personalkatalog med information om varje anställd. Medarbetarna kan söka efter personer och hitta deras foto, titel, avdelning och kontaktinformation. Den här nivån av transparens - möjligheten att matcha ett ansikte med ett namn - kan hjälpa distansarbetare att känna sig mer delaktiga.

Tillgång till

När filer lagras i en molnbaserad intranätportal för anställda i stället för på en lokal server är de lätta att komma åt var som helst. Och med en robust sökfunktion och integrationer mellan olika appar kan medarbetarna söka efter filer, konversationer och uppgifter inifrån intranätet - de behöver inte lämna plattformen för att hitta information.

Produktivitet

Anställda som är uppkopplade mot varandra är 20-25% mer produktiva än de som inte är uppkopplade. Det beror på att de inte förlorar värdefull tid på att leta efter information eller vänta på svar. Programvara för intranät för anställda gör det möjligt för anställda att snabbt hitta viktiga kontakter, ha konversationer i realtid och lösa problem.

Onboarding

En studie från CareerBuilder visade att 36% av företagen inte har någon onboardingprocess för nyanställda. Med ett intranät för anställda kan du skapa en sömlös introduktionsprocess med självbetjäning, komplett med instruktionsvideor, HR-policyer och annan information som nyanställda behöver känna till. Det gör det lättare att behålla nyanställda och frigör tid för chefer och HR-medarbetare att fokusera på andra uppgifter.

Vad du bör tänka på när du väljer ett intranät för anställda

Det finns många intranätplattformar som har liknande funktioner, men vissa av dem saknar den funktionalitet som distans- och hybridteam behöver. När du jämför intranätplattformar bör du hålla utkik efter dessa användbara funktioner:

Onboarding och support

Inte ens de mest lättanvända intranätplattformarna är 100 % intuitiva - du behöver någon som visar dig hur du konfigurerar dem och svarar på eventuella frågor. Leta efter en plattform som erbjuder onboarding-paket och löpande support. (Proffstips: Kolla upp förnyelsegraden för alla intranätprogram för anställda som du överväger - om den är 100% eller högre kommer den förmodligen med enastående support).

Integrationer och tillgång till kunskap

Även om ett intranät för anställda uppfyller många behov kanske du väljer att behålla andra plattformar som ditt team använder - Slack, Jira, Microsoft 365 och Google Workspace, till exempel. Om så är fallet vill du ha en plattform som integreras med dina andra verktyg och gör det möjligt för medarbetarna att söka efter information i dem alla utan att lämna intranätet.

Personalisering

När medarbetarna kan anpassa sin intranätshemsida är det mycket mer sannolikt att de engagerar sig i plattformen. Leta efter funktioner som en drag-och-släpp-redaktör för startsidan, anpassning av nyhetsflödet och teamkommunikationskanaler.

Socialt samarbete

Distansanställda kan ibland känna sig isolerade och frånkopplade från sina kollegor, vilket är anledningen till att funktioner för socialt samarbete är ett måste för en intranätplattform för anställda. Med möjligheten att gilla, kommentera och dela uppdateringar kan medarbetarna använda företagets intranät på samma sätt som de använder populära sociala medieplattformar.

Medarbetarnas gemenskaper

En digital arbetsplats behöver inte betyda att man känner sig frånkopplad. Medarbetarna kan använda intranätkanalerna för att bilda sina egna grupper, brainstorma idéer och ge stöd och uppmuntran.

Styrning

Med funktioner för engagemangsanalys och livscykelhantering kan cheferna se hur medarbetarna interagerar med innehållet och se till att inaktuellt innehåll arkiveras eller uppdateras. Du kan också ange användarbehörigheter för sidor och kanaler.

Analys av användning

Detaljerad användningsanalys hjälper dig att dra lärdom av din sociala intranätplattform. Du kan t.ex. se vilka typer av innehåll som genererar mest engagemang, vilka kanaler och sidor som är mest populära och vilka söktermer som är vanligast i hela organisationen eller i specifika team.

Säkerhet

En intranätportal för anställda innehåller personlig information, företagsspecifik kunskap och ett obegränsat antal filer, så det måste vara ett säkert och privat nätverk. Leta efter en plattform som har ISO 27001-certifiering (guldstandarden inom internationell säkerhet), SAML-autentisering och ett SSL-krypteringscertifikat.

Skalbarhet

Om du inte behöver alla funktioner som finns tillgängliga i en intranätplattform, leta efter en differentierad prissättning som gör att du kan skala upp när ditt team växer eller dina behov förändras.

Populära lösningar för intranät för anställda

Vi nämnde tidigare att det finns många intranätplattformar - låt oss nu titta på några av dem.

Happeo

Happeo är en social intranätplattform, vilket innebär att den innehåller en rad funktioner som är utformade för att uppmuntra interaktion. Användare kan gilla och kommentera inlägg, lägga till emoji och till och med schemalägga ett snabbt videomöte från en konversation.

Till skillnad från vissa andra intranät kan Happeo integreras med både Microsoft Office 365 och Google Workspace. Medarbetare som tillbringar mycket tid på resande fot kommer att uppskatta Happeos mobilapp, som kan skicka push-notiser om viktiga företagsnyheter. Det bästa av allt är att Happeos kunder kan förvänta sig att använda programvaran fullt ut inom bara några veckor eller månader, vilket är en mycket kortare introduktionstid än vad som är fallet med andra plattformar.

"Möjligheten att snabbt kommunicera och skala upp samarbetet är oöverträffad. Användare över hela världen kan ta emot information, ansluta och samarbeta i realtid - svara på frågor snabbt och offentligt för att undvika dubbla e-postmeddelanden."

Molly Quinn
Direktör för marknadsföring och kommunikation

SharePoint

SharePoint är en Microsoft-produkt som fungerar bra för dokumenthantering, men den är inte helt integrerad med Google Workspace och erbjuder inte heller möjligheten att anpassa sitt nyhetsflöde. Jämfört med Happeo saknar det också de sociala komponenter som fjärrstyrda arbetsgrupper kan behöva.

Simpplr

Jämfört med SharePoint erbjuder Simpplr bättre sociala interaktionsfunktioner, inklusive möjligheten att skapa sociala kanaler, anpassa nyhetsflöden och identifiera påverkare. Det integreras med Google Workspace - till en viss grad - men det erbjuder inte integrerad redigering för Google Docs, Sheets eller Slides. Det saknar också några av de samarbetsfunktioner som Happeo har.

Sammanflöde

Av de fyra intranäten för anställda i det här avsnittet är Confluence det minst robusta. Det går inte att integrera med Google Workspace eller Office 365, och Slack-integration kräver ett tilläggsköp. Det innehåller en teamwiki som de anställda kan använda för att samarbeta och dela information, men den övergripande användningen som ett socialt verktyg är begränsad.

Exempel på användningsfall för intranät för anställda

Låt oss ta en titt på hur företag har använt ett intranät för anställda för att uppnå sina mål.

ActivTrak

ActivTrak, ett företag som tillverkar programvara för analys av arbetsstyrkan, letade efter teknik som kunde hjälpa dem att övergå till en helt distansbaserad arbetsmiljö. De valde Happeo och har använt det för att skapa sidor för varje avdelning, hantera onboarding för sitt snabbt växande team och skapa sammanhållning i teamet över flera tidszoner.

MINT Tandvård

MINT Dentistry är en grupp tandläkarpraktiker i Dallas- och Houstonområdena, med över 60 platser och över 300 anställda. Innan de började använda Happeo förlitade sig organisationen på en egenutvecklad intranätlösning och hade svårt att hålla personalen på samma sida.

Efter att ha implementerat Happeo har MINT Dentistry sett en betydande ökning av engagemang och interaktion på olika platser. Detta har bidragit till att säkerställa att alla MINT Dentistrys medarbetare känner sig knutna till organisationen och dess vision, vilket ökar kvarhållandet, stärker företagets arbetsgivarvarumärke och i slutändan ger det en fördel gentemot sina konkurrenter.

Sysarb

Sysarb är ett SaaS-företag baserat i Sverige som förespråkar rättvisa löner mellan könen och tillhandahåller ett verktyg för analys och lönesättning. De är ett snabbväxande företag med fyra kontor i Sverige och hybridteam.

Innan de började samarbeta med Happeo hade Sysarb en ad hoc-struktur för kommunikation och använde länkar till Dropbox och Slack för all intern kommunikation. Detta innebar att information lätt gick förlorad. Och utan någon process för att hantera versionskontroll och utan någon central lagringsplats för innehåll var medarbetarna ofta inte säkra på att de arbetade med rätt version av dokumenten. Företaget hade Sharepoint, men det var ingen som använde det.

En av anledningarna till att Sysarb valde Happeo var dess Microsoft-integration, som skulle göra det möjligt för Sysarb-teamet att bädda in sina OneDrive-dokument. Sysarbs ledning gillade också Happeos användargränssnitt och visste att det skulle uppmuntra människor att använda plattformen.

En väldesignad intranätplattform för anställda spelar en central roll i modern internkommunikation, särskilt i en hybrid- eller helt distansbaserad arbetsmiljö. Genom att fungera som ett säkert privat nätverk med åtkomst via användarnamn och lösenord blir ett företagsintranät den enda sanningskällan för företagsnyheter, företagspolicyer och utbildningsmaterial. Den här typen av digital arbetsplats säkerställer att medarbetarna, oavsett om de sitter på kontoret eller arbetar i olika tidszoner, alltid har enkel tillgång till samma information, dokument och resurser. Resultatet blir att medarbetarna känner sig mer delaktiga, samspelta och trygga i sitt dagliga arbete.

Ur ett verksamhetsperspektiv förbättrar programvaran för intranät för anställda avsevärt organisationens effektivitet genom strukturerad kunskapshantering och dokumenthantering. Centraliserade företagsresurser, en sökbar medarbetarkatalog och tydligt definierade utrymmen för team möjliggör snabbare informationsdelning och bättre tvärfunktionellt samarbete. För personalavdelningen innebär detta en smidigare introduktion för nyanställda, konsekvent stöd för distansteam och en bättre övergripande medarbetarupplevelse, särskilt för anställda som inte är på plats eller som är beroende av fjärråtkomst via mobila enheter.

Slutligen ökar engagemanget när intranätplattformar innehåller starka sociala komponenter som uppmuntrar till interaktion utöver formell kommunikation. Funktioner som kommentarer, reaktioner, push-notiser och till och med videokonferenser hjälper medarbetarna att brainstorma idéer, dela uppdateringar och hålla sig på samma sida. Integration med verktyg som Google Workspace möjliggör samarbete i realtid, medan analyser hjälper organisationer att förstå hur användarna interagerar med innehållet. När ett intranät implementeras på rätt sätt lagrar det inte bara kunskap - det stöder aktivt företagskulturen, stärker samarbetet och hjälper medarbetarna att hålla sig fokuserade, informerade och uppkopplade.

Se vad Happeos kunder säger

Behöver du fler bevis på att ett intranät för anställda är rätt för ditt företag? Besök Happeos sida med fallstudier för att ta reda på hur Happeo har hjälpt företag att förena avlägsna kontor, underlätta sammanslagningar, skala upp kommunikationen och skapa lyckligare arbetsplatser.

Vanliga frågor om intranät för anställda