5 stappen om je intranetproject 80% sneller op te starten

Je hebt dus de leiding gekregen over een intranetproject.

Misschien heb je al een kant-en-klare oplossing gekozen waarmee je in een mum van tijd een interactief intranet kunt opzetten. Je logt voor het eerst in op de oplossing en realiseert je dat je niets weet van webdesign en geen idee hebt waar je met je project moet beginnen.

Maak je geen zorgen: je hoeft geen zeer ervaren grafisch ontwerper te zijn om een geweldig intranet te bouwen. Het eerste wat je moet onthouden, is dat je intranet geen kopie mag zijn van je externe website. Waarom is dat? Omdat je externe website is gemaakt voor je potentiële en bestaande partners en klanten, terwijl de doelgroep van je intranet je medewerkers is.

In plaats van te proberen je product of diensten aan de bezoekers van je intranet te verkopen, probeer je hun dagelijkse werk gemakkelijker te maken. Een intranet moet in de eerste plaats worden gezien als een bedrijfsoplossing die je helpt om bepaalde, tastbare bedrijfsdoelen te bereiken. Hier zijn een paar zaken waarmee je rekening moet houden en die je zullen helpen om aan de slag te gaan met je intranetproject.

Bepaal vóór het ontwerp uw doelstellingen en vereisten

Voordat u nadenkt over kleuren, lettertypes en al die spannende aspecten van de visuele uitstraling van uw intranet, moet u even een stapje terug doen en nagaan wat de visie en missie van uw project zijn. Welke meetbare doelstellingen moet u voor uw nieuwe intranet vaststellen? Welke verschillende doelgroepen heeft uw intranet en wat zijn hun specifieke behoeften? Welke tools gebruiken uw medewerkers dagelijks en hoe zijn deze gekoppeld aan uw intranet? Daarnaast is het goed om in dit stadium al na te denken over wie de eigenaar van het intranet wordt, hoe u de nieuwe oplossing gaat beheren en welke algemene richtlijnen u moet opstellen met betrekking tot het gebruik van het intranet.

Het vinden van informatie is de sleutel

De belangrijkste doelstelling van een intranet moet zijn om uw medewerkers snel en eenvoudig toegang te bieden tot informatie en hulpmiddelen die hen helpen bij het uitvoeren van hun werk. Begin met het opstellen van een inhoudsplan waarin u vastlegt welke informatie op uw intranet te vinden moet zijn, welke informatie voor wie relevant is en of er gevoelige inhoud is die alleen zichtbaar mag zijn voor een bepaald deel van uw organisatie. Overweeg om de makers van de inhoud en de mensen die uiteindelijk verantwoordelijk zullen zijn voor het bijwerken van de inhoud al in een vroeg stadium bij het project te betrekken, zodat zij begrijpen wat er van hen wordt verwacht.

Denk bij het opstellen van een contentplan ook na over de verschillende groepen medewerkers die u heeft. Als u bijvoorbeeld een groep medewerkers heeft die niet met desktopcomputers maar met mobiele apparaten werkt, zorg er dan voor dat de informatie kort en bondig is en gemakkelijk te verwerken op een klein scherm.

Een goed navigatiemenu brengt je een heel eind

Je kunt je inhoud op verschillende manieren aan je medewerkers presenteren, bijvoorbeeld per onderwerp of alfabetisch. De beste manier om de informatie te structureren hangt af van de doelgroepen van je intranet. Een tip voor het maken van een succesvol navigatiemenu: geef je intranetsecties duidelijke titels die je medewerkers helpen om de juiste inhoud gemakkelijk te vinden. Het is bijvoorbeeld beter om een rubriek ‘Nieuwe medewerkers’ te hebben met alle informatie die een nieuwe medewerker nodig zou kunnen hebben, dan deze informatie verspreid over verschillende rubrieken te hebben. Je kunt ook overwegen om te kiezen voor een intranetoplossing met een geavanceerde zoekfunctie om de navigatie nog eenvoudiger te maken.

5 stappen om je intranet 80% sneller te lanceren

Een intranetvoor medewerkers kan uw bedrijf volledig transformeren. Maar als u zich in de beginfase van een intranetproject bevindt, kan dit een behoorlijk overweldigende taak lijken.

Moet je beginnen met het vergelijken van verschillende platforms, of je medewerkers vragen welke functies ze graag zouden zien en van daaruit verdergaan? Heb je een mobiele app nodig? Een medewerkerslijst?

En hoe zit het met intranetanalyses, pushmeldingen of een federatieve zoekfunctie? Moet u proberen het zo snel mogelijk te lanceren, of de tijd nemen om ervoor te zorgen dat u het goed aanpakt? En hoe gaat u mensen er überhaupt van overtuigen om uw intranet ook daadwerkelijk te gebruiken?

Oké. Haal even diep adem.

En als je klaar bent, lees dan verder voor ons eenvoudige 5-stappenplan waarmee je je intranetproject tot wel 80% sneller kunt lanceren – zonder dat je er hoofdpijn van krijgt.

Waarom hebben bedrijven moeite met de planningsfase?

Als u van plan bent een bedrijfsintranet te lanceren, kunt u te maken krijgen met weerstand van de IT-afdeling, het management of andere belanghebbenden. Als je organisatie in het verleden al eens een (mislukt) intranet heeft gehad, kunnen slechte herinneringen ervoor zorgen dat medewerkers terughoudend zijn om mee te werken. Of misschien vindt je financiële afdeling dat er simpelweg geen budget is om een geheel nieuw systeem te lanceren zonder garantie dat iemand het ook daadwerkelijk zal gebruiken.

Het punt is dat er verschillende redenen zijn waarom het plannen van een intranetproject geen gemakkelijke taak is. Maar door een gestructureerd, beproefd proces te volgen, kunt u iedereen aan boord krijgen en de basis leggen voor een succesvol intranet.

De 5 fasen van een succesvolle lancering van een intranetproject

We begrijpen dat het beheren van een intranetproject een stressvolle onderneming kan zijn. Daarom hebben we een eenvoudig proces in vijf stappen ontwikkeld om onze klanten te helpen hun nieuwe intranetten sneller te lanceren.

Hoeveel sneller? Het duurt bij een gemiddeld bedrijf ongeveer 1,2 jaar om een nieuw intranet te lanceren. Bij Happeo is de opstarttijd eerder 6–8 weken. Dit zijn de stappen die u moet volgen voor een succesvolle lancering van uw intranet:

1. Evalueer

De eerste fase bestaat uit het vaststellen van uw doelen en doelstellingen voor het intranet, zodat u ervoor kunt zorgen dat iedereen op één lijn zit. Laten we dit eens nader bekijken:

Bepaal uw doelen en doelstellingen

Is het intranet alleen bestemd voor medewerkers, of moeten ook aannemers en partners toegang hebben? Moeten gebruikers ook buiten het hoofdkantoor toegang hebben tot het intranet? Heb je een mobiele app nodig? Door de omvang van je project vast te stellen, krijg je een beter beeld van wat er nodig is om het tot een succes te maken.

Het is ook een goed idee om een tijdschema voor uw project op te stellen. Dit hangt af van de omvang en complexiteit van uw organisatie, de reikwijdte van het geplande platform en de mate van maatwerk die u nodig hebt.

Beoordeel de bestaande intranetomgeving

Als u al een intranet heeft, kunt u door de intranetanalyses te bekijken een goed beeld krijgen van hoe uw medewerkers het oude systeem precies gebruikten, zodat u er zeker van kunt zijn dat het nieuwe systeem nog steeds aan hun behoeften voldoet. Zelfs als uw oude intranet niet goed functioneerde, is het een goed idee om uit te zoeken waarom — zodat u ervoor kunt zorgen dat het volgende intranet een succes wordt.

U moet ook beslissen welke inhoud naar het nieuwe platform moet worden gemigreerd. Sommige inhoud is mogelijk verouderd, ongebruikt of irrelevant – en de lancering van een nieuw intranet is een goede gelegenheid om schoon schip te maken.

Systeemvereisten opstellen

In deze fase bent u klaar om de functies en mogelijkheden op te sommen die u nodig hebt voor uw nieuwe systeem. Door een behoefteanalyse voor het intranet uit te voeren, krijgt u een goed beeld van de functies die nuttig zouden zijn voor belangrijke afdelingen en belanghebbenden binnen de organisatie. Hier volgen enkele voorbeelden van intranetfuncties waaraan u wellicht prioriteit wilt geven:

• Mobiele app
• Medewerkerslijst en organigram
• Functies voor enquêtes en polls
• Sociale kanalen
• Aanpasbare huisstijl
• Zoek functie
• Integraties met diensten van derden
• Pushmeldingen
• Intranetanalyses

Intranetplatforms evalueren

Zodra u uw vereisten voor uw intranetproject op een rijtje hebt gezet, bent u klaar om deze te vergelijken met de beschikbare oplossingen, totdat u de juiste oplossing voor uw organisatie hebt gevonden.

Verschillende platforms hebben verschillende functies, en sommige zijn beter geschikt voor bepaalde soorten organisaties. Het is dus belangrijk om je goed te verdiepen in de mogelijkheden. Hulp nodig bij het vinden van de juiste intranetssoftware? Download onze gratis vergelijkingsgids om aan de slag te gaan.

2. Plan

Vervolgens moet u zich verdiepen in hoe uw nieuwe intranet eruit zal zien, hoe gebruikers toegang krijgen tot informatie en hoe u kunt bepalen of het intranet goed functioneert.

Stel je intranetprojectteam samen

Het is cruciaal voor het succes van uw intranetproject dat de juiste mensen erbij worden betrokken. U moet vaststellen wie verantwoordelijk is voor de implementatie van uw intranet en wie het zal beheren zodra het live is. Het is belangrijk om na te gaan welke afdelingen in uw intranetteam vertegenwoordigd zijn en hoeveel tijd zij naast hun andere werkzaamheden aan het project kunnen besteden.

De omvang van uw intranetteam hangt af van de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw intranet. U zult op zijn minst een intranetprojectmanager nodig hebben die de verantwoordelijkheid voor het project op zich neemt, en een paar intranetmanagers of -beheerders om het systeem te beheren zodra het in gebruik is.

Ontwerp uw informatiearchitectuur

Vervolgens moet u de structuur (of informatiearchitectuur) van uw intranet ontwerpen. Dit is een cruciale fase, omdat deze bepaalt hoe de gebruikerservaring van uw intranet voor de eindgebruikers zal zijn. Het doel is om uw intranet zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken voor medewerkers — en dat vereist een zorgvuldige afweging.

Bepaal hoe u het succes gaat meten

Het heeft weinig zin om veel tijd en geld in een project te investeren als je niet met zekerheid kunt zeggen dat het effect heeft gehad op je organisatie. Bedenk welke belangrijke indicatoren je gaat meten om het succes van je platform te bepalen zodra het klaar is voor gebruik.

Je zou bijvoorbeeld het volgende kunnen bijhouden:

• Gebruiksgraad
  
  
• Dagelijks gebruik
  
  
• Gebruikerstevredenheid
  
  
• Betrokkenheid bij berichten

Ontwikkel een plan voor verandermanagement

Elke grote verandering heeft onvermijdelijk gevolgen voor een organisatie. Neem de tijd om vast te leggen hoe u de overgang naar het nieuwe intranet gaat aanpakken, inclusief het implementatieproces, de betrokken personen en de manier waarop u met uw medewerkers over het nieuwe intranet gaat communiceren.

3. Opstellen

Je bent er bijna! In deze fase zorg je ervoor dat je intranet klaar is voor de lancering.

Train intranetbeheerders

Uw intranetbeheerders zijn verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe pagina’s, het beheren van de sitestructuur en het goedkeuren van de inhoud die op uw intranet wordt gepubliceerd.

Ze zullen ook een belangrijke rol spelen bij het ondersteunen van alle gebruikers bij het gebruik van het intranet zodra het in gebruik is, dus het is van cruciaal belang dat ze volledig begrijpen hoe het werkt. Zorg ervoor dat u tijdig een adequate training verzorgt, zodat ze de tijd hebben om aan het systeem te wennen en eventuele vragen te stellen.

Maak een startpagina aan

We zijn aangekomen bij een van de spannendste fasen van uw intranetproject: het ontwerpen van uw startpagina! Dit is de eerste pagina die gebruikers te zien krijgen wanneer ze inloggen op uw intranet, en uw eerste kans om hun aandacht te trekken. Dit betekent dat de startpagina een van de belangrijkste onderdelen van uw intranetontwerp is. Deze moet dynamisch, relevant en gebruiksvriendelijk zijn, en ervoor zorgen dat medewerkers snel de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

Bestaande inhoud migreren

Vervolgens moet u de inhoud van uw bestaande intranet naar het nieuwe platform migreren. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het intranet kan dit een omvangrijke operatie zijn. Het is een goed idee om een team samen te stellen om de migratie zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Integraties van derden implementeren

Als u wilt dat mensen uw intranet gaan gebruiken, moet u ervoor zorgen dat het samenwerkt met de andere tools die zij regelmatig gebruiken. Door de belangrijkste integraties van tevoren in te stellen , kan iedereen direct na de lancering vanuit het intranetplatform toegang krijgen tot alle functies.

Configureer toegangsbeheer

Een sterk intranet moet beschikken over een degelijk machtigingssysteem dat bepaalt wie informatie mag verspreiden of wijzigingen aan de inhoud mag aanbrengen. Het is aan u om te beslissen welke machtigingen u precies aan elke gebruiker toekent, maar het is belangrijk om hier goed over na te denken, zodat het intranet niet vol raakt met te veel inhoud.

4. Proefproject

Voordat u uw intranet in de hele organisatie uitrolt, moet u het eerst testen met een paar early adopters. Door een paar mensen het platform te laten uitproberen, kunt u hun feedback verzamelen, aanpassingen doorvoeren en ervoor zorgen dat uw intranet zo goed mogelijk functioneert voordat u het volledig lanceert.

Deze early adopters zullen ook een belangrijke rol spelen bij het overtuigen van de rest van uw medewerkers om het intranet te gebruiken zodra het is uitgerold – waardoor het gebruik en de tevredenheid over het intranet toenemen.

5. Lancering!

En het is gelukt! Het is nu tijd om uw intranetplatform volledig in gebruik te nemen, iedereen te laten registreren en training te geven over het gebruik van uw intranet.

Hoe u uw intranet precies lanceert, is aan u: u kunt kiezen voor een gefaseerde lancering, het in één keer voor het hele bedrijf uitrollen, of de lancering van het intranet zelfs koppelen aan een gebeurtenis zoals een fusie of een jaarlijkse townhall-bijeenkomst.

Wat je ook besluit, het is belangrijk om goed na te denken over hoe je de lancering van je intranet aan je medewerkers communiceert. Het doel is om hen enthousiast te maken voor het intranet en hen te laten zien hoe het hun leven gemakkelijker zal maken.

Lanceer je intranet 80% sneller met Happeo

Happeo is een intranetoplossing die dynamische bedrijven helpt om kennis voor iedereen toegankelijk te maken, medewerkers met elkaar te verbinden en de betrokkenheid tot ongekende hoogten te tillen.

Bovendien kan het platform van Happeo al binnen 6 tot 8 weken worden gelanceerd. Dat betekent dat u uw gloednieuwe intranet al binnen 42 dagen in gebruik kunt nemen.

Wilt u meer weten? Vraag een gratis demo aan om uw reis met Happeo te beginnen.

Veelgestelde vragen

Moet een intranet eruitzien als de externe website van een bedrijf?

Nee — een intranet moet een externe website niet kopiëren, aangezien de externe site is opgezet om aan klanten en partners te verkopen, terwijl een intranet bedoeld is om het dagelijkse werk van medewerkers te vergemakkelijken.

Wat moeten organisaties vaststellen voordat ze een intranet ontwerpen?

Voordat organisaties een intranet ontwerpen, moeten ze hun doelstellingen, doelgroepen, verantwoordelijkheden en bestuursrichtlijnen vaststellen, aangezien het beginnen met het visuele ontwerp voordat deze doelstellingen duidelijk zijn, vaak leidt tot een minder effectief intranet.

Wat zijn de vijf fasen van een succesvolle lancering van een intranetproject?

De vijf fasen van een succesvolle intranetlancering zijn: evalueren, plannen, ontwikkelen, testen en lanceren. Deze fasen omvatten alles, van het vaststellen van doelstellingen en het beoordelen van bestaande systemen tot het opleiden van beheerders en het testen met early adopters vóór de volledige uitrol.

Hoeveel sneller kan een modern intranetplatform worden gelanceerd in vergelijking met een gemiddeld project?

Terwijl het bij een gemiddeld bedrijf ongeveer 1,2 jaar duurt om een nieuw intranet te lanceren, kan een modern platform zoals Happeo al binnen 6 tot 8 weken worden geïmplementeerd.