Het intranet voor medewerkers: de sleutel tot een efficiënte en prettige werkomgeving

De afgelopen jaren zijn steeds meer bedrijven overgestapt op een volledig externe werkomgeving, of op zijn minst een combinatie van werken op kantoor en werken op afstand.

In een tijd waarin werkgevers worstelen om vacatures in te vullen, kan een thuiswerkoptie het voordeel zijn dat bedrijven helpt toptalent aan te trekken en te behouden.

Hoewel managers en HR-professionals de noodzaak van telewerken erkennen, vragen ze zich misschien ook af hoe ze onboarding, interne communicatie en werknemersbetrokkenheid moeten aanpakken. Is het echt mogelijk om een bedrijfscultuur te hebben als de meeste werknemers elkaar nooit persoonlijk zien?

In dit artikel bekijken we hoe een intranet voor werknemers de activiteiten kan verbeteren, een bedrijfscultuur kan creëren en werknemers betrokken kan houden. We leggen ook uit op welke essentiële functies je moet letten als je een intranet voor werknemers overweegt voor je bedrijf.

Wat is een werknemersintranet?

Een werknemersintranet is een privéplatform dat bedrijven gebruiken voor interne communicatie, documentbeheer en kennisbeheer en -deling. Het kan een on-site oplossing zijn die alleen toegankelijk is vanuit het kantoor, of een cloud-gebaseerd intranetplatform waar werknemers op afstand toegang toe hebben.

→ Lees hier meer over Happeo intranet

Wat zijn de voordelen van een intranet voor werknemers?

Het beste werknemersintranet is niet alleen een projectbeheerplatform. De functies ervan verbeteren:

Betrokkenheid

Moderne intranetplatforms bevatten een sociale component die de betrokkenheid bevordert. En dat is belangrijk, aangezien 51% van de werknemers zich niet betrokken voelt op het werk. Een intranet voor werknemers zorgt voor tweerichtingscommunicatie tussen leidinggevenden en werknemers en vergemakkelijkt het soort communicatie dat normaal gesproken op een fysiek kantoor plaatsvindt.

Cohesie

Tijdens de pandemie werkte 42% van de Amerikaanse werknemers volledig op afstand. Bedrijven met teams op afstand of meerdere locaties in verschillende tijdzones en landen kunnen een werknemersintranet gebruiken om culturele cohesie te creëren. Dat betekent dat werknemers aan weerszijden van de wereld toegang hebben tot dezelfde informatie, elkaar gemakkelijk kunnen vinden en contact met elkaar kunnen opnemen, en de waarden van het bedrijf begrijpen.

Transparantie

Naast organigrammen bevatten de beste intranetplatforms een personeelsdirectory met details over elke werknemer. Werknemers kunnen mensen opzoeken en hun foto, titel, afdeling en contactgegevens vinden. Dit niveau van transparantie - de mogelijkheid om een gezicht aan een naam te koppelen - kan externe werknemers helpen zich meer verbonden te voelen.

Ga naar

Wanneer bestanden worden opgeslagen in een cloud-gebaseerd intranetportaal voor werknemers in plaats van op een lokale server, zijn ze overal gemakkelijk toegankelijk. En met een robuuste zoekfunctie en cross-app integraties kunnen werknemers vanuit het intranet zoeken naar bestanden, gesprekken en taken - ze hoeven het platform niet te verlaten om informatie te vinden.

Productiviteit

Werknemers die met elkaar verbonden zijn, zijn 20-25% productiever dan werknemers die niet verbonden zijn. Dat komt omdat ze geen kostbare tijd verliezen met het zoeken naar informatie of het wachten op antwoorden. Intranetsoftware voor werknemers stelt werknemers in staat om snel belangrijke contacten te vinden, in realtime gesprekken te voeren en problemen op te lossen.

Inwerken

Uit een onderzoek van CareerBuilder blijkt dat 36% van de bedrijven geen inwerkproces heeft voor nieuwe werknemers. Met een intranet voor werknemers kunt u een naadloos onboardingproces creëren, compleet met instructievideo's, HR-beleid en andere informatie die nieuwe werknemers moeten weten. Dit verbetert de retentie van nieuwe medewerkers en maakt tijd vrij voor managers en HR-professionals om zich op andere taken te richten.

Waar u op moet letten bij het kiezen van een intranet voor werknemers

Er zijn veel intranetplatforms met vergelijkbare functies, maar sommige missen de functionaliteit die externe en hybride teams nodig hebben. Let bij het vergelijken van intranetplatforms op deze handige functies:

Onboarding en ondersteuning

Zelfs de makkelijkst te gebruiken intranetplatforms zijn niet 100% intuïtief - je hebt iemand nodig die je laat zien hoe je het moet instellen en die al je vragen beantwoordt. Ga op zoek naar een platform dat onboardingpakketten en doorlopende ondersteuning biedt. (Pro tip: controleer de vernieuwingsratio van de intranetsoftware voor werknemers die je overweegt - als deze 100% of hoger is, wordt het platform waarschijnlijk geleverd met uitstekende ondersteuning).

Integraties en toegang tot kennis

Hoewel een intranet voor werknemers aan veel behoeften voldoet, kies je er misschien voor om vast te houden aan andere platformen die je team gebruikt - Slack, Jira, Microsoft 365 en Google Workspace, bijvoorbeeld. Als dat het geval is, wil je een platform dat integreert met je andere tools en waarmee medewerkers informatie kunnen zoeken in al deze tools zonder het intranet te verlaten.

Personalisatie

Als werknemers hun intranet homepage kunnen personaliseren, zullen ze veel meer geneigd zijn om het platform te gebruiken. Zoek naar functies zoals een drag-and-drop homepage editor, aanpassing van nieuwsfeeds en communicatiekanalen voor teams.

Sociale samenwerking

Werknemers op afstand kunnen zich soms geïsoleerd voelen en niet verbonden met hun collega's. Daarom zijn functies voor sociale samenwerking een must voor een intranetplatform voor werknemers. Met de mogelijkheid om updates te liken, van commentaar te voorzien en te delen, kunnen werknemers een bedrijfsintranet op dezelfde manier gebruiken als populaire sociale mediaplatforms.

Werknemersgemeenschappen

Een digitale werkplek hoeft niet te betekenen dat je je afgesloten voelt. Werknemers kunnen intranet-kanalen gebruiken om hun eigen community te vormen, ideeën te brainstormen en ondersteuning en aanmoediging te bieden.

Beheer

Met de functies voor engagementanalyse en levenscyclusbeheer kunnen managers zien hoe werknemers omgaan met content en ervoor zorgen dat verouderde content wordt gearchiveerd of bijgewerkt. U kunt ook gebruikersrechten instellen voor pagina's en kanalen.

Gebruiksanalyses

Gedetailleerde gebruiksanalyses helpen je te leren van je sociale intranetplatform. Je kunt bijvoorbeeld zien welke soorten content de meeste betrokkenheid genereren, welke kanalen en pagina's het populairst zijn en welke zoektermen het meest voorkomen binnen je organisatie of bij specifieke teams.

Beveiliging

Een intranetportaal voor werknemers bevat persoonlijke informatie, bedrijfskennis en een onbeperkt aantal bestanden, dus het moet een veilig en privénetwerk zijn. Zoek naar een platform dat ISO 27001 gecertificeerd is (de gouden standaard in internationale beveiliging), SAML-authenticatie en een SSL-encryptiecertificaat heeft.

Schaalbaarheid

Als je niet elke functie nodig hebt die beschikbaar is in een intranetplatform, ga dan op zoek naar gedifferentieerde prijzen waarmee je kunt opschalen als je team groeit of je behoeften veranderen.

Populaire intranetoplossingen voor werknemers

We hebben eerder al gezegd dat intranetplatforms talrijk zijn - laten we er nu een paar bekijken.

Happeo

Happeo is een sociaal intranetplatform, wat betekent dat het een reeks functies bevat die zijn ontworpen om interactie aan te moedigen. Gebruikers kunnen berichten liken en becommentariëren, emoji toevoegen en zelfs een snelle videovergadering plannen vanuit een gesprek.

In tegenstelling tot sommige andere intranetten integreert Happeo met zowel Microsoft Office 365 als Google Workspace. Werknemers die veel onderweg zijn zullen de mobiele app van Happeo waarderen, die pushmeldingen over belangrijk bedrijfsnieuws kan versturen. Het beste van alles is dat klanten van Happeo kunnen verwachten dat ze de software binnen een paar weken of maanden volledig kunnen gebruiken, wat een veel kortere inwerktijd is dan bij andere platforms.

"De mogelijkheid om snel te communiceren en samenwerking te schalen is ongeëvenaard. Gebruikers over de hele wereld kunnen informatie ontvangen, verbinding maken en samenwerken in realtime - vragen snel en publiekelijk beantwoorden om dubbele e-mails te voorkomen."

Molly Quinn
Directeur Marketing en Communicatie

SharePoint

SharePoint is een Microsoft-product dat goed werkt voor documentbeheer, maar het integreert niet volledig met Google Workspace en biedt ook niet de mogelijkheid om iemands nieuwsfeed te personaliseren. Vergeleken met Happeo mist het ook de sociale componenten die externe werknemers nodig kunnen hebben.

Simpplr

Vergeleken met SharePoint biedt Simpplr betere functies voor sociale interactie, waaronder de mogelijkheid om sociale kanalen te maken, nieuwsfeeds te personaliseren en beïnvloeders te identificeren. Het integreert tot op zekere hoogte met Google Workspace, maar biedt geen geïntegreerde bewerking voor Google Docs, Sheets of Slides. Het mist ook een aantal van de samenwerkingsfuncties die Happeo wel heeft.

Confluence

Van de vier intranetten voor werknemers in deze sectie is Confluence het minst robuust. Het integreert niet met Google Workspace of Office 365, en voor Slack-integratie is een extra aankoop nodig. Het bevat wel een teamwiki die werknemers kunnen gebruiken om samen te werken en informatie te delen, maar het algemene gebruik als sociale tool is beperkt.

Gebruiksvoorbeelden intranet voor werknemers

Laten we eens kijken hoe bedrijven een intranet voor werknemers hebben gebruikt om hun doelen te bereiken.

ActivTrak

ActivTrak, een bedrijf dat software maakt voor personeelsanalyses, was op zoek naar technologie die hen kon helpen bij de overgang naar een volledig externe werkomgeving. Ze kozen voor Happeo en gebruikten het om pagina's voor elke afdeling te maken, de onboarding voor hun snelgroeiende team te beheren en hun team in verschillende tijdzones samen te brengen.

MINT Tandheelkunde

MINT Dentistry is een groep tandartspraktijken in Dallas en Houston, met meer dan 60 locaties en meer dan 300 werknemers. Voordat ze Happeo gebruikten, vertrouwde de organisatie op een intranetoplossing van eigen makelij en vonden ze het moeilijk om het personeel op één lijn te houden.

Sinds de implementatie van Happeo heeft Tandartspraktijk MINT de betrokkenheid en interactie tussen de verschillende locaties aanzienlijk zien toenemen. Dit heeft ertoe bijgedragen dat alle medewerkers van MINT Dentistry zich verbonden voelen met de organisatie en haar visie, waardoor de retentie is verbeterd, de employer brand van het bedrijf is versterkt en het uiteindelijk een voorsprong heeft op de concurrentie.

Sysarb

Sysarb is een SaaS-bedrijf in Zweden dat zich inzet voor eerlijke beloning tussen mannen en vrouwen en een tool biedt voor het analyseren van beloningsverschillen en het bepalen van salarissen. Het is een snelgroeiend bedrijf, met vier kantoren in Zweden en hybride teams.

Vóór de samenwerking met Happeo had Sysarb een ad-hocstructuur voor communicatie en gebruikten ze koppelingen naar Dropbox en Slack voor alle interne communicatie. Dit betekende dat informatie gemakkelijk verloren ging. En omdat er geen proces was voor het beheren van versiebeheer en geen centrale opslagplaats voor inhoud, wisten medewerkers vaak niet zeker of ze aan de juiste versie van documenten werkten. Het bedrijf had Sharepoint, maar niemand gebruikte het.

Een van de redenen waarom Sysarb voor Happeo koos, was de Microsoft-integratie, waardoor het Sysarb-team hun OneDrive-documenten kon insluiten. De leiding van Sysarb hield ook van de gebruikersinterface van Happeo en wist dat dit mensen zou aanmoedigen om het platform te gebruiken.

Een goed ontworpen intranetplatform voor werknemers speelt een centrale rol in de moderne interne communicatie, vooral in een hybride of volledig externe werkomgeving. Door te fungeren als een beveiligd privénetwerk met toegang via gebruikersnaam en wachtwoord, wordt een bedrijfsintranet de enige bron van waarheid voor bedrijfsnieuws, bedrijfsbeleid en trainingsmateriaal. Dit soort digitale werkplek zorgt ervoor dat werknemers, of ze nu op kantoor zijn of in verschillende tijdzones werken, altijd gemakkelijk toegang hebben tot dezelfde informatie, documenten en bronnen. Als gevolg daarvan voelen werknemers zich meer verbonden, op één lijn en vol vertrouwen in hun dagelijkse werk.

Vanuit een operationeel perspectief verbetert intranetsoftware voor werknemers de efficiëntie van de organisatie aanzienlijk door gestructureerd kennisbeheer en documentbeheer. Gecentraliseerde bedrijfsbronnen, een doorzoekbaar personeelsdirectory en duidelijk gedefinieerde speciale ruimtes voor teams zorgen voor snellere informatie-uitwisseling en betere functionele samenwerking. Voor human resources betekent dit een soepeler onboarding voor nieuwe werknemers, consistente ondersteuning voor externe teams en een betere algemene werknemerservaring, met name voor mensen zonder bureau of werknemers die afhankelijk zijn van toegang op afstand via mobiele apparaten.

Tot slot groeit de betrokkenheid wanneer intranetplatforms sterke sociale componenten bevatten die interactie aanmoedigen die verder gaat dan formele communicatie. Functies zoals opmerkingen, reacties, pushmeldingen en zelfs videoconferenties helpen werknemers om ideeën te brainstormen, updates te delen en op één lijn te blijven. Integratie met tools als Google Workspace maakt samenwerking in realtime mogelijk, terwijl analyses organisaties inzicht geven in de interactie tussen gebruikers en content. Bij een goede implementatie slaat een intranet niet alleen kennis op - het ondersteunt actief de bedrijfscultuur, versterkt de samenwerking en helpt werknemers gefocust, geïnformeerd en verbonden te blijven.

Lees wat de klanten van Happeo zeggen

Heb je meer bewijs nodig dat een intranet voor werknemers geschikt is voor jouw bedrijf? Ga naar de Happeo-pagina met casestudy's om te zien hoe Happeo bedrijven heeft geholpen kantoren op afstand te verenigen, fusies te vergemakkelijken, de communicatie te verbeteren en gelukkiger werkplekken te creëren.

Werknemers intranet FAQ