5 passaggi per avviare il tuo progetto di intranet con un’accelerazione dell’80%

Quindi ti è stato affidato un progetto relativo alla rete intranet.

Forse hai già scelto una soluzione pronta all’uso che ti permette di creare una intranet interattiva in pochissimo tempo. Accedi alla soluzione per la prima volta e ti rendi conto di non sapere nulla di web design e di non avere idea da dove iniziare il tuo progetto.

Non preoccuparti, non devi essere un grafico esperto per riuscire a realizzare un’ottima intranet. La prima cosa da tenere a mente è che la tua intranet non deve essere una copia del tuo sito web esterno. Perché? Perché il tuo sito esterno è pensato per i tuoi partner e clienti potenziali ed esistenti, mentre il pubblico della tua intranet è costituito dai tuoi dipendenti.

Anziché cercare di vendere i tuoi prodotti o servizi ai visitatori della tua intranet, il tuo obiettivo è quello di semplificare il loro lavoro quotidiano. L’intranet dovrebbe, innanzitutto, essere considerata una soluzione aziendale che ti aiuta a raggiungere determinati obiettivi aziendali concreti. Ecco alcuni aspetti da considerare che ti aiuteranno a dare il via al tuo progetto di intranet.

Prima di passare alla progettazione, definisci i tuoi obiettivi e le tue esigenze

Prima di pensare ai colori, ai caratteri e a tutti quegli aspetti accattivanti dell’aspetto visivo della vostra intranet, fate un passo indietro e riflettete su quali siano la visione e la missione del vostro progetto. Quali obiettivi misurabili dovreste fissare per la vostra nuova intranet? Quali sono i diversi tipi di pubblico a cui si rivolge la vostra intranet e quali sono le loro esigenze specifiche? Quali strumenti utilizzano quotidianamente i vostri dipendenti e in che modo sono collegati alla vostra intranet? Inoltre, è bene riflettere già in questa fase su chi sarà il responsabile della intranet, come intendete gestire la nuova soluzione e quali linee guida comuni è necessario stabilire per quanto riguarda l’utilizzo della intranet.

La ricerca delle informazioni è fondamentale

L’obiettivo principale di una intranet dovrebbe essere quello di fornire ai dipendenti un accesso rapido e semplice alle informazioni e agli strumenti che li aiutano a svolgere il proprio lavoro. Iniziate elaborando un piano dei contenuti che includa il tipo di informazioni che dovrebbero essere reperibili sulla vostra intranet, quali informazioni sono rilevanti per chi e se vi siano contenuti sensibili che dovrebbero essere visibili solo a una determinata parte della vostra organizzazione. Valutate la possibilità di coinvolgere sin dalle prime fasi del progetto i creatori di contenuti e le persone che saranno responsabili dell’aggiornamento dei contenuti, in modo che comprendano chiaramente cosa ci si aspetta da loro.

Nel definire un piano dei contenuti, tenete conto anche delle diverse categorie di dipendenti presenti in azienda. Ad esempio, se avete un gruppo di dipendenti che non lavora con computer desktop ma con dispositivi mobili, rendete le informazioni concise e chiare, facilmente fruibili su uno schermo di piccole dimensioni.

Un menu di navigazione ben fatto ti porta lontano

Puoi presentare i tuoi contenuti ai dipendenti in diversi modi, ad esempio per argomento o in ordine alfabetico. Il modo migliore per strutturare le informazioni dipende dal pubblico di destinazione della tua intranet. Per darti un consiglio su come creare un menu di navigazione efficace, ricordati di intitolare le sezioni della tua intranet con titoli chiari che aiutino i tuoi dipendenti a trovare facilmente i contenuti giusti. Ad esempio, è preferibile avere una sezione “Nuovi dipendenti” che contenga tutte le informazioni di cui un nuovo assunto potrebbe aver bisogno, piuttosto che avere queste informazioni sparse in diverse sezioni. Potresti anche prendere in considerazione una soluzione intranet dotata di una funzione di ricerca avanzata per rendere la navigazione ancora più intuitiva.

5 passaggi per lanciare la tua intranet l’80% più velocemente

Un’intranetper i dipendenti potrebbe trasformare radicalmente la vostra azienda. Tuttavia, se vi trovate nelle prime fasi di lancio di un progetto di intranet, l’impresa può sembrare piuttosto ardua.

Dovresti iniziare confrontando diverse piattaforme, oppure chiedere ai tuoi dipendenti quali funzionalità vorrebbero e partire da lì? Ti serve un’app mobile? Un elenco dei dipendenti?

E che dire dell’analisi dei dati dell’intranet, delle notifiche push o di una funzione di ricerca federata? È meglio cercare di lanciarla il più rapidamente possibile o prendersi il tempo necessario per assicurarsi di farlo nel modo giusto? E, in ogni caso, come convincerete le persone a utilizzare effettivamente la vostra intranet?

Ok. Fai un respiro profondo.

E quando hai finito, continua a leggere per scoprire il nostro semplice processo in 5 passaggi che ti consentirà di lanciare il tuo progetto di intranet fino all’80% più velocemente, senza farti venire il mal di testa.

Perché le aziende incontrano difficoltà durante la fase di pianificazione?

Se state pianificando di lanciare una intranet aziendale, potreste incontrare resistenze da parte del reparto IT, della direzione o di altre parti interessate. Se la vostra organizzazione ha già avuto in passato un'intranet (fallita), i brutti ricordi potrebbero rendere i dipendenti riluttanti ad aderire al progetto. Oppure, il vostro team finanziario potrebbe ritenere che semplicemente non abbiate il budget necessario per lanciare un sistema completamente nuovo senza alcuna garanzia che qualcuno lo utilizzi.

Il punto è che esistono diversi motivi per cui pianificare un progetto di intranet non è un compito facile. Tuttavia, seguendo un processo strutturato e collaudato, potrete coinvolgere tutti e gettare le basi per il successo della vostra intranet.

Le 5 fasi per il lancio di un progetto intranet di successo

Siamo consapevoli che la gestione di un progetto intranet possa rivelarsi un'impresa stressante. Ecco perché abbiamo sviluppato un processo semplice, articolato in 5 fasi, per aiutare i nostri clienti a lanciare più rapidamente le loro nuove intranet.

Quanto più velocemente? Beh, in media un’azienda impiega circa 1,2 anni per lanciare una nuova intranet. Con Happeo, il tempo di avvio è più vicino alle 6–8 settimane. Ecco i passaggi da seguire per un lancio di successo della propria intranet:

1. Valutare

La prima fase consiste nel definire gli obiettivi e le finalità della intranet, in modo da garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Analizziamo nel dettaglio:

Definire i propri obiettivi e traguardi

L’intranet sarà riservata esclusivamente ai dipendenti o anche i collaboratori esterni e i partner dovranno potervi accedere? Gli utenti dovranno poter accedere all’intranet anche fuori dalla sede aziendale? È necessaria un’app mobile? Determinare l’ambito del progetto vi consentirà di avere un’idea più chiara di ciò che dovrete fare per raggiungere il successo.

È inoltre consigliabile delineare una tempistica per il progetto, che dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità della vostra organizzazione, dalla portata della piattaforma prevista e dal livello di personalizzazione necessario.

Analisi dell’ambiente intranet esistente

Se disponete già di una rete intranet, un'analisi approfondita dei dati analitici può fornirvi un quadro chiaro di come i vostri dipendenti utilizzavano il vecchio sistema, consentendovi di assicurarvi che quello nuovo soddisfi ancora le loro esigenze. Anche se la vostra vecchia intranet non ha funzionato, è una buona idea capire perché, in modo da poter garantire il successo di quella successiva.

Dovrete inoltre decidere quali contenuti migrare sulla nuova piattaforma. Alcuni contenuti potrebbero essere obsoleti, inutilizzati o irrilevanti: il lancio di una nuova intranet rappresenta infatti un’ottima occasione per fare ordine.

Definire i requisiti di sistema

A questo punto, siete pronti a elencare le caratteristiche e le funzionalità necessarie per il vostro nuovo sistema. Condurre un’analisi dei bisogni dell’intranet può darvi un’idea chiara delle caratteristiche che potrebbero rivelarsi utili per i reparti chiave e le parti interessate all’interno dell’organizzazione. Ecco alcuni esempi di caratteristiche dell’intranet a cui potreste decidere di dare priorità:

• App mobile
• Elenco dei dipendenti e organigramma
• Funzionalità di sondaggi e votazioni
• Canali social
• Personalizzazione del marchio
• Funzionedi ricerca
• Integrazioni con terze parti
• Notifiche push
• Analisi dei dati intranet

Valutazione delle piattaforme intranet

Una volta stilato l'elenco dei requisiti per il vostro progetto intranet, sarete pronti a confrontarli con le soluzioni disponibili fino a trovare quella più adatta alla vostra organizzazione.

Le diverse piattaforme offrono funzionalità diverse e alcune sono più adatte a determinati tipi di organizzazioni, quindi è importante fare le giuste ricerche. Hai bisogno di aiuto per trovare il software intranet più adatto? Scarica la nostra guida comparativa gratuita per iniziare.

2. Pianifica

Successivamente, dovrai approfondire come sarà la tua nuova intranet, in che modo gli utenti accederanno alle informazioni e come potrai valutare se l’intranet sta funzionando.

Scegli il team di progetto per la tua intranet

Coinvolgere le persone giuste nel progetto intranet è fondamentale per il suo successo. Dovrai stabilire sia chi è responsabile dell’implementazione della tua intranet, sia chi la gestirà una volta che sarà attiva. È importante considerare quali reparti sono rappresentati nel tuo team dedicato all’intranet e quanto tempo avranno a disposizione per lavorare al progetto oltre alle loro altre mansioni.

La dimensione del tuo team intranet dipenderà dalle dimensioni della tua organizzazione e dalla complessità della tua intranet. Come minimo, dovresti probabilmente disporre di un project manager intranet che si assuma la responsabilità del progetto e di un paio di responsabili o amministratori intranet che gestiscano il sistema una volta che sarà operativo.

Progetta l’architettura delle informazioni

Successivamente, dovrai progettare la struttura (o architettura informativa) della tua intranet. Si tratta di una fase cruciale, poiché determina quale sarà l’esperienza d’uso della tua intranet per gli utenti finali. L’obiettivo è rendere la navigazione nella tua intranet il più semplice possibile per i dipendenti — il che richiede un’attenta riflessione.

Stabilisci come misurerai il successo

Non ha molto senso investire molto tempo e denaro in un progetto se non si può affermare con certezza che abbia avuto un impatto sulla propria organizzazione. Pensate agli indicatori chiave che utilizzerete per valutare il successo della vostra piattaforma una volta che sarà pronta per essere lanciata.

Ad esempio, potresti prendere in considerazione di monitorare:

• Tasso di adozione
  
  
• Utilizzo quotidiano
  
  
• Soddisfazione degli utenti
  
  
• Coinvolgimento dei post

Sviluppare un piano di gestione del cambiamento

Qualsiasi cambiamento di grande portata è destinato ad avere un impatto sull'organizzazione. Dedicate un po' di tempo a definire come gestirete la transizione verso la nuova intranet, compreso il processo di implementazione, le persone che saranno coinvolte e le modalità con cui comunicherete ai vostri dipendenti le novità relative alla nuova intranet.

3. Realizzare

Ci sei quasi! Questa fase serve a garantire che la tua intranet sia pronta per il lancio.

Formare gli amministratori dell'intranet

Gli amministratori della vostra intranet saranno responsabili della creazione di nuove pagine, della gestione della struttura del sito e dell’approvazione dei contenuti pubblicati sulla vostra intranet.

Svolgeranno inoltre un ruolo importante nell’aiutare tutti a utilizzare l’intranet una volta che sarà operativa, pertanto è fondamentale che ne comprendano appieno il funzionamento. Assicuratevi di fornire una formazione adeguata con anticipo, in modo che abbiano il tempo di familiarizzare con il sistema e porre eventuali domande.

Creare una pagina iniziale

Siamo giunti a una delle fasi più entusiasmanti del vostro progetto di intranet: la progettazione della vostra homepage! Questa sarà la prima pagina che gli utenti vedranno quando accederanno alla vostra intranet e la vostra prima occasione per coinvolgerli. Ciò significa che la homepage è uno degli elementi più importanti del design della vostra intranet. Dovrebbe essere dinamica, pertinente e intuitiva, e consentire ai dipendenti di trovare rapidamente le risorse di cui hanno bisogno.

Migrazione dei contenuti esistenti

Successivamente, sarà necessario trasferire i contenuti dalla vostra intranet esistente alla nuova piattaforma. A seconda delle dimensioni e della complessità dell’intranet, questa operazione potrebbe rivelarsi piuttosto impegnativa. È consigliabile costituire un team per portare a termine la migrazione nel modo più efficiente possibile.

Implementare integrazioni di terze parti

Se volete che gli utenti utilizzino la vostra intranet, dovete assicurarvi che sia compatibile con gli altri strumenti che utilizzano abitualmente. Configurare in anticipo le integrazionipiù importanti significa che tutti potranno accedere a tutto dall’interno della piattaforma intranet non appena questa verrà lanciata.

Configurare i controlli di accesso

Una rete intranet efficiente dovrebbe disporre di un solido sistema di autorizzazioni che determini chi è autorizzato a distribuire informazioni o ad apportare modifiche ai contenuti. Spetta a voi decidere esattamente quali autorizzazioni concedere a ciascun utente, ma è importante riflettere attentamente su questo aspetto per evitare che la rete intranet finisca per essere sovraccarica di contenuti superflui.

4. Progetto pilota

Prima di estendere la tua intranet a tutta l’organizzazione, provala con alcuni utenti pionieri. Facendo provare la piattaforma a poche persone, potrai raccogliere i loro feedback, apportare modifiche e assicurarti che la tua intranet sia il più solida possibile prima del lancio completo.

Questi utenti pionieri svolgeranno inoltre un ruolo fondamentale nel convincere il resto dei dipendenti a utilizzare l’intranet una volta che sarà stata implementata, aumentando così il tasso di adozione e la soddisfazione degli utenti.

5. Lancio!

Ce l’abbiamo fatta! È ora il momento di lanciare ufficialmente la vostra piattaforma intranet, far iscrivere tutti gli utenti e fornire formazione su come utilizzarla.

Le modalità specifiche di lancio della vostra intranet dipendono da voi: potete optare per un lancio graduale, estenderla all’intera azienda in una sola volta o persino abbinare il lancio dell’intranet a un evento come una fusione o un’assemblea annuale.

Qualunque sia la vostra decisione, è importante riflettere attentamente su come comunicare il lancio della vostra intranet ai dipendenti. L’obiettivo è suscitare il loro entusiasmo per l’intranet e mostrare loro come questa semplificherà il loro lavoro.

Lancia la tua intranet l’80% più velocemente con Happeo

Happeo è una soluzione intranet che aiuta le aziende in rapida evoluzione a democratizzare la conoscenza, mettere in contatto i dipendenti e far schizzare alle stelle il livello di coinvolgimento.

Inoltre, la piattaforma di Happeo può essere lanciata in sole 6-8 settimane. Ciò significa che potresti rendere operativa la tua nuova e brillante intranet in soli 42 giorni.

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Domande frequenti

Una intranet dovrebbe avere lo stesso aspetto del sito web esterno di un’azienda?

No: una intranet non dovrebbe essere una copia del sito web esterno, poiché quest'ultimo è progettato per vendere a clienti e partner, mentre una intranet ha lo scopo di facilitare il lavoro quotidiano dei dipendenti.

Cosa dovrebbero definire le organizzazioni prima di progettare una intranet?

Prima di progettare una intranet, le organizzazioni dovrebbero definire i propri obiettivi, i destinatari, le responsabilità e le linee guida di governance, poiché iniziare dalla progettazione grafica prima di aver chiarito tali obiettivi tende a produrre una intranet meno efficace.

Quali sono le cinque fasi per il lancio di un progetto di intranet di successo?

Le cinque fasi per il lancio di successo di una intranet sono: valutazione, pianificazione, realizzazione, fase pilota e lancio; esse coprono ogni aspetto, dalla definizione degli obiettivi e dalla revisione dei sistemi esistenti alla formazione degli amministratori e ai test con i primi utenti prima del lancio completo.

Quanto più velocemente è possibile lanciare una piattaforma intranet moderna rispetto a un progetto medio?

Mentre un’azienda media impiega circa 1,2 anni per lanciare una nuova intranet, una piattaforma moderna come Happeo può essere implementata in sole 6-8 settimane.