L'essor du télétravail
Entre 2005 et 2017, les États-Unis ont connu une augmentation de 159 % du télétravail – une évolution rendue possible par les progrès technologiques, les appareils mobiles et les connexions Internet ultra-rapides. Des outils tels que les solutions de stockage dans le cloud ont permis aux individus de collaborer instantanément avec leurs collègues, où qu’ils se trouvent dans le monde.
Alors que les emplois à distance continuent de se développer, les experts soulignent les nombreux avantages qu’ils présentent tant pour les employeurs que pour les salariés. Outre une productivité accrue et des horaires flexibles, les employés en télétravail bénéficient d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée par rapport à ceux qui travaillent à temps plein au bureau. La gestion d’une équipe en télétravail comporte toutefois son lot de défis, et la coordination entre des employés situés dans différents fuseaux horaires n’en est qu’un parmi d’autres. Les dirigeants devraient envisager d’adopter des logiciels dédiés au télétravail afin de rationaliser les processus et de maintenir l’efficacité des équipes.
Comment fonctionne un logiciel de télétravail ?
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Nous connaissons tous les écueils du travail en silo. Cela se produit lorsque chaque membre d’une équipe travaille de manière indépendante, sans collaborer ni partager les fichiers importants. Cette mentalité conduit rapidement à des malentendus et à des problèmes de communication. Un intranet est un portail qui regroupe tout ce dont les collaborateurs ont besoin pour rester connectés. Il sert de plaque tournante centrale pour l’ensemble des communications de l’entreprise et le partage des données.
Un intranet bien conçu pour les équipes à distance offre un large éventail de fonctionnalités. Les intranets sociaux sont accessibles aux collaborateurs depuis n’importe quel appareil et n’importe où. Cela les rend particulièrement pratiques pour les personnes travaillant dans des fuseaux horaires différents. Disposer d’un espace dédié permet également à chacun de savoir où trouver la version la plus récente et la plus précise des informations dont il a besoin pour mener à bien ses projets.
6 raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin d’un intranet pour travailler à distance
- Les intranets permettent aux équipes à distance de rester connectées
Quel que soit le secteur d’activité ou l’environnement de travail, les employés doivent pouvoir communiquer efficacement. Même si la plupart des organisations utilisent des plateformes de messagerie électronique, les e-mails ont leurs limites. Les intranets destinés aux télétravailleurs permettent aux collaborateurs de communiquer en temps réel ou en face à face grâce à la messagerie instantanée et aux visioconférences. Ainsi, les équipes peuvent résoudre des problèmes et réfléchir ensemble à des solutions à partir d’un seul et même programme. Finies les communications perdues dans un fil de discussion par e-mail.
Les intranets constituent également un excellent outil de télétravail pour favoriser une culture d’entreprise saine. Les cadres supérieurs et la direction peuvent utiliser la plateforme pour partager la vision et les objectifs de l’entreprise, promouvoir de nouvelles idées et aborder des sujets d’intérêt. Les responsables des ressources humaines peuvent publier des mises à jour des politiques et de nouvelles initiatives afin de maintenir l’engagement des employés à distance. Grâce à une meilleure communication interne, les employés se sentiront plus liés à leur lieu de travail et bénéficieront ainsi d’une meilleure expérience employé.
- Les intranets stimulent la productivité des télétravailleurs
Malgré l’essor de l’ environnement de travail numérique, de nombreuses entreprises utilisent encore le papier et des processus manuels pour gérer leurs tâches. Les logiciels d’intranet à distance répondent à ces défis en rationalisant certains processus afin d’accroître la productivité des employés. Les organisations qui adoptent l’automatisation parviennent à gagner du temps et à réduire les erreurs humaines.
Le recours aux formulaires papier, par exemple, représente une perte de temps considérable. Les collaborateurs doivent trouver la dernière version d’un document, le remplir, le numériser, puis l’envoyer par e-mail au responsable concerné. Sur une plateforme intranet destinée aux équipes en télétravail, tous les fichiers peuvent être complétés et envoyés en ligne. Le responsable est alors averti par e-mail et reçoit un rappel l’invitant à agir dans les meilleurs délais.
- Les intranets facilitent le partage d’informations pour les équipes dispersées
Ce n’est un secret pour personne que certaines entreprises ont du mal à s’organiser. Les employés stockent souvent leurs fichiers dans des emplacements difficiles à retenir, tels que des fils de discussion par e-mail ou des clés USB. Au lieu de perdre du temps à rechercher le bon document ou formulaire, un intranet destiné aux employés en télétravail permet de tout stocker facilement en un seul emplacement centralisé. La plupart des intranets sont dotés de fonctionnalités de recherche afin que chacun puisse trouver rapidement les informations dont il a besoin.
Les données stockées sur un intranet destiné aux collaborateurs à distance peuvent prendre de nombreuses formes, telles que des documents d’intégration ou des sondages d’entreprise. Le service des ressources humaines peut utiliser l’intranet pour conserver les informations relatives aux avantages sociaux et aux politiques juridiques, tandis que le service marketing peut y mettre en ligne les dernières directives relatives à la marque. L’un des principaux avantages d’un système de gestion de contenu est que les équipes ne disposent plus d’informations obsolètes ou incomplètes. Tout peut être organisé de manière à faciliter le travail flexible.
- Les intranets assurent la sécurité des données de votre entreprise, même en dehors des locaux
Chaque entreprise dispose de fichiers ou d’informations confidentiels qui doivent rester privés. Il existe toutes sortes de menaces internes et externes susceptibles de compromettre ces données. Les failles de sécurité, les mots de passe faibles et les accès non autorisés peuvent mettre tout le monde en danger. L’intranet d’une entreprise est un réseau fermé et privé qui protège les entreprises contre les utilisateurs non autorisés. Grâce à un tel outil, les employés et les membres d’équipe travaillant à domicile peuvent assurer la sécurité de leurs projets.
Bien que les intranets destinés aux télétravailleurs contiennent des informations utiles à tous les employés, toutes ces informations ne sont pas nécessairement indispensables ou pertinentes pour chacun. Certaines organisations souhaitent restreindre l’accès aux données sensibles, telles que les coordonnées personnelles. Les entreprises pratiquant le télétravail peuvent créer des paramètres de confidentialité personnalisés afin que seules certaines personnes puissent consulter ou modifier certains fichiers. Cela ajoute une couche de protection supplémentaire contre toute personne susceptible de pirater votre système.
Découvrez toutes les fonctionnalités d’un logiciel dédié au télétravail
- Les intranets offrent un accès mobile pour un télétravail flexible
En dehors de l'environnement de bureau traditionnel, les télétravailleurs peuvent passer à côté de la culture d'entreprise et des échanges en face à face. Pour maintenir le lien entre les collaborateurs, les entreprises peuvent intégrer des fonctionnalités mobiles à leur intranet social. Une application intranet mobile permet de maintenir un niveau d'engagement élevé chez les collaborateurs en leur donnant accès à ce dont ils ont besoin, où qu'ils se trouvent. Les utilisateurs peuvent répondre aux messages de leurs collègues ou suivre facilement l’avancement d’un projet.
Les responsables peuvent utiliser leur application mobile pour rester en contact avec leurs équipes à distance ou offrir un excellent service client. Lorsque les clients ont des questions ou des préoccupations, les employés n’ont qu’à ouvrir leur application mobile pour répondre aux messages. C’est un excellent moyen d’améliorer la fidélité à la marque et la réputation de l’entreprise. Mieux encore, la conception de l’intranet permet aux personnes travaillant à distance de désactiver les notifications en dehors des heures de travail.
- Les intranets font gagner du temps aux employés en télétravail
L’un des véritables avantages de l’utilisation d’un intranet pour les équipes en télétravail réside dans la possibilité de l’intégrer à des outils tels que Microsoft 365 et Google Workspace ( anciennement G Suite) afin de rendre la gestion de projet encore plus productive. Des outils comme Google Agenda font également office de logiciels de gestion du temps, puisque les utilisateurs peuvent planifier des réunions et des visioconférences au moment qui leur convient. Google Agenda permet également aux utilisateurs de réserver du temps pour travailler sur des projets et des tâches.
Pourquoi Happeo est l'intranet idéal pour le télétravail
Qu'il s'agisse d'un emploi à temps plein ou à temps partiel, le télétravail fait désormais partie intégrante de notre culture d'entreprise. Happeo est une plateforme d'intranet social et un outil de télétravail qui permet aux organisations de rassembler leurs collaborateurs à distance et leurs ressources, de relever ensemble les défis communs et de créer une culture d'entreprise forte. Que vous recherchiez un moyen plus efficace d’intégrer vos collaborateurs à distance ou un espace centralisé pour partager des informations, notre équipe a la solution adaptée à vos besoins. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos solutions d’intranet destinées aux équipes à distance et découvrir notre outil : demandez une démonstration gratuite ou téléchargez notre guide comparatif gratuit.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’un intranet pour équipes à distance ?
Un intranet pour équipes à distance est un portail central qui relie les collaborateurs répartis sur différents sites et fuseaux horaires, leur offrant un espace unique pour communiquer, partager des fichiers et accéder aux dernières informations de l’entreprise.
Comment un intranet aide-t-il les équipes à distance à rester connectées ?
Un intranet permet aux équipes à distance de rester connectées grâce à la messagerie en temps réel et au chat vidéo. Il remplace ainsi les fils de discussion épars par e-mail et aide les équipes à communiquer en face à face, quel que soit leur lieu de travail.
Comment un intranet améliore-t-il la productivité des collaborateurs à distance ?
Un intranet stimule la productivité en remplaçant les processus papier et manuels par des flux de travail numériques rationalisés, ce qui permet de réduire les pertes de temps et de limiter les erreurs humaines.
Comment un intranet assure-t-il la sécurité des données liées au télétravail ?
Un intranet est un réseau fermé et privé doté de paramètres de confidentialité personnalisés qui restreignent l'accès aux données sensibles, protégeant ainsi les informations de l'entreprise même lorsque les collaborateurs travaillent en dehors des locaux.
