5 étapes pour lancer votre projet d'intranet 80 % plus rapidement

On vous a donc confié la responsabilité d’un projet d’intranet.

Peut-être avez-vous déjà choisi une solution prête à l'emploi qui vous permet de créer un intranet interactif en un clin d'œil. Vous vous connectez à la solution pour la première fois et vous vous rendez compte que vous ne connaissez rien à la conception de sites web et que vous n'avez aucune idée par où commencer votre projet.

Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas besoin d’être un graphiste chevronné pour créer un excellent intranet. La première chose à retenir, c’est que votre intranet ne doit pas être une copie de votre site web externe. Pourquoi ? Parce que votre site externe est conçu pour vos partenaires et clients potentiels et existants, tandis que le public de votre intranet, ce sont vos collaborateurs.

Au lieu d’essayer de vendre vos produits ou services aux visiteurs de votre intranet, vous cherchez à faciliter leur travail quotidien. L’intranet doit avant tout être considéré comme une solution métier qui vous aide à atteindre des objectifs commerciaux précis et concrets. Voici quelques éléments à prendre en compte pour vous aider à démarrer votre projet d’intranet.

Avant de passer à la conception, définissez vos objectifs et vos besoins

Avant de vous pencher sur les couleurs, les polices et tous ces aspects passionnants de l'identité visuelle de votre intranet, prenez du recul et examinez la vision et la mission de votre projet. Quels types d’objectifs mesurables devez-vous fixer pour votre nouvel intranet? Quels sont les différents publics ciblés par votre intranet et quels sont leurs besoins spécifiques ? Quels outils vos collaborateurs utilisent-ils au quotidien et comment sont-ils reliés à votre intranet ? Il est également judicieux, dès cette étape, de réfléchir à qui sera le responsable de l’intranet, comment vous comptez gérer cette nouvelle solution et quelles directives communes vous devrez mettre en place concernant son utilisation.

La recherche d’informations est essentielle

L'objectif principal d'un intranet doit être de permettre à vos collaborateurs d'accéder rapidement et facilement aux informations et aux outils qui les aident à accomplir leur travail. Commencez par élaborer un plan de contenu précisant le type d’informations qui doivent figurer sur votre intranet, quelles informations sont pertinentes pour qui, et s’il existe des contenus sensibles qui ne doivent être visibles que par une partie spécifique de votre organisation. Pensez à impliquer dès le début du projet les créateurs de contenu et les personnes qui seront chargées de le mettre à jour, afin qu’ils comprennent bien ce que l’on attend d’eux.

Lors de l’élaboration d’un plan de contenu, réfléchissez également aux différents groupes d’employés que vous comptez. Par exemple, si vous avez un groupe d’employés qui ne travaillent pas sur des ordinateurs de bureau mais sur des appareils mobiles, veillez à ce que les informations soient concises et claires, faciles à assimiler sur un petit écran.

Un menu de navigation bien conçu vous mènera loin

Vous pouvez présenter votre contenu à vos collaborateurs de différentes manières, par exemple par thème ou par ordre alphabétique. La meilleure façon de structurer les informations dépend des publics cibles de votre intranet. Pour vous aider à créer un menu de navigation efficace, pensez à nommer les rubriques de votre intranet avec des titres explicites qui aident vos collaborateurs à trouver facilement le contenu qu’ils recherchent. À titre d’exemple, il vaut mieux disposer d’une rubrique « Nouveaux collaborateurs » regroupant toutes les informations dont une nouvelle recrue pourrait avoir besoin, plutôt que de disperser ces informations dans plusieurs rubriques différentes. Vous pourriez également envisager d’opter pour une solution d’intranet dotée d’une fonction de recherche avancée afin de rendre la navigation encore plus simple.

5 étapes pour lancer votre intranet 80 % plus rapidement

Un intranetdestiné aux collaborateurs peut transformer radicalement votre entreprise. Mais si vous en êtes aux premières étapes du lancement d’un projet d’intranet, la tâche peut sembler assez intimidante.

Faut-il commencer par comparer différentes plateformes, ou demander à vos collaborateurs quelles fonctionnalités ils souhaiteraient et partir de là ? Avez-vous besoin d'une application mobile ? D'un annuaire des collaborateurs ?

Et qu'en est-il des analyses d'intranet, des notifications push ou d'une fonction de recherche fédérée ? Faut-il essayer de le lancer le plus rapidement possible, ou prendre son temps pour s'assurer de bien faire les choses ? Et comment allez-vous convaincre vos collaborateurs d'utiliser réellement votre intranet, au juste ?

Bon. Respirez un bon coup.

Et quand vous aurez terminé, poursuivez votre lecture pour découvrir notre processus simple en 5 étapes qui vous permettra de lancer votre projet d'intranet jusqu'à 80 % plus rapidement — sans vous prendre la tête.

Pourquoi les entreprises rencontrent-elles des difficultés pendant la phase de planification ?

Si vous envisagez de lancer un intranet d’entreprise, vous risquez de vous heurter à la résistance du service informatique, de la direction ou d’autres parties prenantes. Si votre organisation a déjà mis en place un intranet (qui a échoué) par le passé, ces mauvais souvenirs pourraient rendre les employés réticents à s'y investir. Il se peut également que votre équipe financière estime que vous ne disposez tout simplement pas du budget nécessaire pour lancer un tout nouveau système sans aucune garantie que quiconque l'utilisera.

En réalité, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la planification d’un projet d’intranet n’est pas une tâche aisée. Mais en suivant un processus structuré et éprouvé, vous pouvez rallier tout le monde à votre cause et mettre toutes les chances de votre côté pour que votre intranet soit un succès.

Les 5 étapes d'un lancement réussi de projet d'intranet

Nous savons que la gestion d’un projet d’intranet peut être une tâche stressante. C’est pourquoi nous avons mis au point un processus simple en 5 étapes pour aider nos clients à mettre en place leur nouvel intranet plus rapidement.

À quel point plus rapidement ? Eh bien, une entreprise met en moyenne environ 1,2 an pour lancer un nouvel intranet. Avec Happeo, le délai de mise en place est plutôt de 6 à 8 semaines. Voici les étapes à suivre pour réussir le lancement de votre intranet :

1. Évaluer

La première étape consiste à définir vos buts et objectifs pour l’intranet afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Voyons cela plus en détail :

Définissez vos buts et objectifs

L'intranet sera-t-il réservé aux salariés, ou les prestataires et partenaires devront-ils également y avoir accès ? Les utilisateurs devront-ils pouvoir accéder à l'intranet en dehors du siège de l'entreprise ? Avez-vous besoin d'une application mobile ? Définir la portée de votre projet vous permettra de mieux cerner les actions à mener pour réussir.

Il est également judicieux d'esquisser le calendrier de votre projet, qui dépendra de la taille et de la complexité de votre organisation, de la portée de la plateforme prévue et du niveau de personnalisation requis.

Analyse de l’environnement intranet existant

Si vous disposez déjà d’un intranet, l’analyse de ses statistiques peut vous donner une bonne idée de la manière dont vos collaborateurs utilisaient l’ancien système, ce qui vous permettra de vous assurer que le nouveau répond toujours à leurs besoins. Même si votre ancien intranet a échoué, il est judicieux d’en comprendre les raisons, afin de garantir le succès du prochain.

Vous devrez également déterminer quels contenus doivent être migrés vers la nouvelle plateforme. Certains contenus peuvent être obsolètes, inutilisés ou non pertinents : le lancement d’un nouvel intranet est une bonne occasion de faire le tri.

Définir la configuration système requise

À ce stade, vous êtes prêt à dresser la liste des fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre nouveau système. Réaliser une analyse des besoins de l’intranet peut vous donner une bonne idée des fonctionnalités qui seraient utiles aux principaux services et parties prenantes de l’organisation. Voici quelques exemples de fonctionnalités d’intranet que vous pourriez décider de privilégier :

• Application mobile
• Annuaire des collaborateurs et organigramme
• Fonctionnalité de sondages et de votes
• Réseaux sociaux
• Personnalisation de l'identité visuelle
• Fonctionde recherche
• Intégrations tierces
• Notifications push
• Analyses de l'intranet

Évaluer les plateformes d'intranet

Une fois que vous avez dressé la liste des exigences de votre projet d'intranet, vous êtes prêt à les comparer aux solutions disponibles jusqu'à ce que vous trouviez celle qui convient le mieux à votre organisation.

Les différentes plateformes offrent des fonctionnalités variées, et certaines conviennent mieux à certains types d'organisations ; il est donc important de bien vous renseigner. Besoin d'aide pour trouver le logiciel d'intranet qui vous convient ? Téléchargez notre guide comparatif gratuit pour vous lancer.

2. Planifier

Ensuite, vous devrez approfondir la réflexion sur l’aspect de votre nouvel intranet, la manière dont les utilisateurs accéderont aux informations et les critères qui vous permettront de déterminer si l’intranet fonctionne correctement.

Choisissez votre équipe de projet pour l'intranet

Il est essentiel d’impliquer les bonnes personnes dans votre projet d’intranet pour en garantir le succès. Vous devrez déterminer à la fois qui est chargé de la mise en place de votre intranet et qui en assurera la gestion une fois qu'il sera opérationnel. Il est important de réfléchir aux services qui seront représentés au sein de votre équipe intranet, ainsi qu'au temps dont ses membres disposeront pour travailler sur le projet en parallèle de leurs autres tâches.

La taille de votre équipe intranet dépendra de la taille de votre organisation et de la complexité de votre intranet. Au minimum, vous devriez probablement disposer d’un chef de projet intranet chargé de superviser le projet, ainsi que de quelques responsables ou administrateurs intranet pour gérer le système une fois qu’il sera opérationnel.

Concevez votre architecture de l'information

Vous devez ensuite concevoir la structure (ou architecture de l'information) de votre intranet. Il s'agit d'une étape cruciale, car elle détermine l'expérience utilisateur que vivront les utilisateurs finaux de votre intranet. L'objectif est de rendre la navigation sur votre intranet aussi simple que possible pour les collaborateurs, ce qui nécessite une réflexion approfondie.

Déterminez comment vous allez mesurer le succès

Il ne sert pas à grand-chose d’investir beaucoup de temps et d’argent dans un projet si vous ne pouvez pas affirmer avec certitude qu’il a eu un impact sur votre organisation. Réfléchissez aux indicateurs clés que vous utiliserez pour évaluer le succès de votre plateforme une fois qu’elle sera opérationnelle.

Par exemple, vous pourriez envisager de suivre :

• Taux d'adoption
  
  
• L'utilisation quotidienne
  
  
• Satisfaction des utilisateurs
  
  
• Engagement sur les publications

Élaborer un plan de gestion du changement

Tout changement d’envergure a inévitablement un impact sur une organisation. Prenez le temps de définir comment vous allez gérer la transition vers le nouvel intranet, notamment le processus de mise en œuvre, les personnes qui y participeront et la manière dont vous communiquerez sur le nouvel intranet à vos collaborateurs.

3. Réaliser

Vous y êtes presque ! Cette étape consiste à vous assurer que votre intranet est prêt à être mis en service.

Former les administrateurs de l'intranet

Vos administrateurs de l'intranet seront chargés de créer de nouvelles pages, de gérer la structure du site et de valider le contenu publié sur votre intranet.

Ils joueront également un rôle important en aidant l'ensemble des utilisateurs à se familiariser avec l'intranet une fois celui-ci opérationnel ; il est donc essentiel qu'ils en comprennent parfaitement le fonctionnement. Veillez à leur dispenser une formation adéquate en amont, afin qu'ils aient le temps de se familiariser avec le système et de poser toutes leurs questions.

Créer une page d'accueil

Nous sommes arrivés à l’une des étapes les plus passionnantes de votre projet d’intranet : la conception de votre page d’accueil! Ce sera la première page que les utilisateurs verront lorsqu’ils se connecteront à votre intranet, et votre première occasion de capter leur attention. La page d’accueil est donc l’un des éléments les plus importants de la conception de votre intranet. Elle doit être dynamique, pertinente et conviviale, et permettre aux collaborateurs de trouver facilement et rapidement les ressources dont ils ont besoin.

Migrer le contenu existant

Vous devrez ensuite migrer le contenu de votre intranet existant vers la nouvelle plateforme. En fonction de la taille et de la complexité de l’intranet, cette opération peut s’avérer considérable. Il est conseillé de constituer une équipe afin de mener à bien la migration de la manière la plus efficace possible.

Mettre en place des intégrations tierces

Si vous souhaitez que les utilisateurs se servent de votre intranet, vous devez vous assurer qu’il fonctionnera avec les autres outils qu’ils utilisent régulièrement. En mettant en place à l’avance les intégrationsles plus importantes , vous garantissez que tout le monde pourra accéder à l’ensemble des fonctionnalités depuis la plateforme intranet dès son lancement.

Configurer les contrôles d'accès

Un intranet performant doit disposer d’un système d’autorisations solide qui détermine qui est habilité à diffuser des informations ou à modifier le contenu. C’est à vous de décider précisément quelles autorisations vous accorderez à chaque utilisateur, mais il est important d’y réfléchir soigneusement afin d’éviter que l’intranet ne soit encombré par un excès de contenu.

4. Projet pilote

Avant de déployer votre intranet à l'ensemble de l'entreprise, testez-le auprès de quelques utilisateurs précurseurs. En faisant tester la plateforme à quelques personnes, vous pourrez recueillir leurs commentaires, apporter des modifications et vous assurer que votre intranet est aussi performant que possible avant son lancement à grande échelle.

Ces premiers utilisateurs joueront également un rôle clé pour convaincre le reste de vos collaborateurs d’utiliser l’intranet une fois celui-ci déployé, ce qui permettra d’accroître son adoption et la satisfaction des utilisateurs.

5. C'est parti !

Et voilà, c'est fait ! Il est désormais temps de lancer officiellement votre plateforme intranet, de faire en sorte que tout le monde s'inscrive et d'organiser des formations sur son utilisation.

Les modalités concrètes du lancement de votre intranet dépendent de vous : vous pouvez opter pour un lancement progressif, le déployer d’un seul coup à l’échelle de l’entreprise, ou même associer le lancement de l’intranet à un événement tel qu’une fusion ou une réunion générale annuelle.

Quelle que soit votre décision, il est important de bien réfléchir à la manière dont vous allez communiquer le lancement de votre intranet à vos collaborateurs. L’objectif est de susciter leur enthousiasme pour l’intranet et de leur montrer en quoi il leur facilitera la vie.

Lancez votre intranet 80 % plus vite avec Happeo

Happeo est une solution d’intranet qui aide les entreprises en pleine croissance à démocratiser les connaissances, à créer du lien entre les collaborateurs et à faire grimper l’engagement en flèche.

De plus, la plateforme Happeo peut être mise en place en seulement 6 à 8 semaines. Cela signifie que vous pourriez déployer votre tout nouvel intranet en seulement 42 jours.

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Foire aux questions

Un intranet doit-il ressembler au site web externe d'une entreprise ?

Non — un intranet ne doit pas reproduire le site web externe, car ce dernier est conçu pour vendre aux clients et aux partenaires, tandis qu'un intranet a pour but de faciliter le travail quotidien des collaborateurs.

Que doivent définir les entreprises avant de concevoir un intranet ?

Avant de concevoir un intranet, les entreprises doivent définir leurs objectifs, leurs publics cibles, les responsabilités et les principes de gouvernance, car se lancer dans la conception visuelle avant d'avoir clarifié ces objectifs conduit généralement à un intranet moins efficace.

Quelles sont les cinq étapes d'un lancement réussi de projet d'intranet ?

Les cinq étapes d'un lancement d'intranet réussi sont les suivantes : évaluation, planification, production, phase pilote et lancement. Elles couvrent l'ensemble du processus, depuis la définition des objectifs et l'analyse des systèmes existants jusqu'à la formation des administrateurs et aux tests auprès des premiers utilisateurs, avant le déploiement à grande échelle.

Dans quelle mesure le lancement d'une plateforme intranet moderne peut-il être plus rapide que celui d'un projet classique ?

Alors qu'une entreprise met en moyenne environ 1,2 an pour lancer un nouvel intranet, une plateforme moderne comme Happeo peut être déployée en seulement 6 à 8 semaines.