5 vaihetta, joilla saat intranet-projektisi käyntiin 80 % nopeammin

Sinulle on siis annettu vastuu intranet-projektista.

Ehkä olet jo valinnut valmiin ratkaisun, jonka avulla voit rakentaa interaktiivisen intranetin hetkessä. Kirjaudut ratkaisuun ensimmäistä kertaa ja huomaat, ettet tiedä mitään verkkosuunnittelusta etkä tiedä, mistä aloittaa projektisi.

Älä huoli, sinun ei tarvitse olla huipputaitoinen graafinen suunnittelija voidakseen rakentaa loistavan intranetin. Ensimmäinen muistettava asia on, että intranetisi ei saisi olla kopio ulkoisesta verkkosivustostasi. Miksi? Koska ulkoinen verkkosivustosi on tarkoitettu potentiaalisille ja nykyisille yhteistyökumppaneillesi sekä asiakkaillesi, kun taas intranetin kohderyhmänä ovat työntekijäsi.

Sen sijaan, että yrittäisit myydä tuotteitasi tai palveluitasi intranetin kävijöille, tavoitteenasi on helpottaa heidän päivittäistä työtään. Intranetiä tulisi ennen kaikkea pitää liiketoimintaratkaisuna, joka auttaa sinua saavuttamaan tiettyjä, konkreettisia liiketoimintatavoitteita. Tässä on muutamia huomioitavia seikkoja, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun intranet-projektissasi.

Määritä tavoitteet ja vaatimukset ennen suunnittelua

Ennen kuin alat miettiä värejä, fontteja ja kaikkia niitä jännittäviä asioita, jotka liittyvät intranetin visuaaliseen ilmeeseen, ota askel taaksepäin ja käy läpi projektisi visio ja missio. Millaisia mitattavia tavoitteita sinun tulisi asettaa uudelle intranetillesi? Millaisia kohderyhmiä intranetilläsi on ja mitkä ovat niiden yksilölliset tarpeet? Mitä työkaluja työntekijät käyttävät päivittäin ja miten ne liittyvät intranetiin? Lisäksi on hyvä pohtia jo tässä vaiheessa, kuka toimii intranetin vastuuhenkilönä, miten aiot hallinnoida uutta ratkaisua ja millaisia yhteisiä ohjeita intranetin käyttöön on laadittava.

Tiedon löytäminen on avainasia

Intranetin pääasiallisena tarkoituksena tulisi olla tarjota työntekijöille nopea ja helppo pääsy tietoihin ja työkaluihin, jotka auttavat heitä hoitamaan työtehtäviään. Aloita laatimalla sisältösuunnitelma, jossa määritellään, millaista tietoa intranetistä pitäisi löytyä, mikä tieto on merkityksellistä kenellekin ja onko sisältöä, joka on luonteeltaan arkaluonteista ja jonka tulisi olla näkyvissä vain organisaatiosi tietylle osalle. Harkitse sisällöntuottajien ja niiden henkilöiden, jotka tulevat vastaamaan sisällön päivittämisestä, ottamista mukaan projektiin jo varhaisessa vaiheessa, jotta he ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan.

Kun laadit sisältösuunnitelmaa, mieti myös, millaisia työntekijäryhmiä sinulla on. Jos sinulla on esimerkiksi ryhmä työntekijöitä, jotka eivät työskentele pöytätietokoneilla vaan mobiililaitteilla, tee tiedoista lyhyitä ja ytimekkäitä, jotta ne ovat helposti ymmärrettäviä pieneltä näytöltä.

Hyvä navigointivalikko vie sinut pitkälle

Voit esittää sisältöäsi työntekijöillesi useilla eri tavoilla, esimerkiksi aihealueittain tai aakkosjärjestyksessä. Paras tapa jäsentää tietoa riippuu intranetin kohderyhmistä. Vinkkinä onnistuneen navigointivalikon luomiseen: muista nimetä intranetin osiot selkeillä otsikoilla, jotka auttavat työntekijöitäsi löytämään oikean sisällön helposti. Esimerkiksi on parempi, että intranetissä on ”Uudet työntekijät” -osio, joka sisältää kaikki uuden työntekijän tarvitsemat tiedot, kuin että nämä tiedot ovat hajallaan useissa eri osioissa. Voit myös harkita intranet-ratkaisua, jossa on edistynyt hakutoiminto, jotta navigointi olisi entistäkin sujuvampaa.

5 vaihetta intranetin käyttöönottoon 80 % nopeammin

Henkilöstöintranet voi muuttaa yrityksesi toiminnan täysin. Jos olet kuitenkin vasta intranet-projektin käynnistämisen alkuvaiheessa, tehtävä voi tuntua melko ylivoimaiselta.

Pitäisikö aloittaa eri alustojen vertailulla vai kysyä työntekijöiltä, mitä ominaisuuksia he toivovat, ja jatkaa siitä? Tarvitsetko mobiilisovelluksen? Työntekijähakemiston?

Entä intranetin analytiikka, push-ilmoitukset tai yhdistetty hakutoiminto? Pitäisikö pyrkiä käynnistämään intranet mahdollisimman nopeasti vai ottaa aikaa varmistaaksesi, että se tehdään oikein? Ja miten saat ihmiset ylipäätään käyttämään intranetiäsi ?

Okei. Hengitä syvään.

Ja kun olet valmis, lue eteenpäin ja tutustu helppoon viisivaiheiseen prosessiimme, jonka avulla voit käynnistää intranet-projektisi jopa 80 % nopeammin – ilman päänvaivaa.

Miksi yritykset kohtaavat vaikeuksia suunnitteluvaiheessa?

Jos aiot ottaa käyttöön yrityksen intranetin, saatat kohdata vastustusta IT-osaston, johdon tai muiden sidosryhmien taholta. Jos organisaatiollasi on ollut aiemmin (epäonnistunut) intranet, huonot muistot saattavat saada työntekijät suhtautumaan hankkeeseen vastahakoisesti. Tai talousosastosi saattaa katsoa, ettei sinulla yksinkertaisesti ole budjettia käynnistää kokonaan uutta järjestelmää ilman takuuta siitä, että kukaan tulee sitä käyttämään.

Tärkeintä on, että on olemassa useita eri syitä, miksi intranet-projektin suunnittelu ei ole helppo tehtävä. Mutta noudattamalla jäsenneltyä, koeteltua prosessia voit saada kaikki mukaan ja luoda pohjan intranetin menestykselle.

Onnistuneen intranet-projektin käynnistämisen 5 vaihetta

Ymmärrämme, että intranet-projektin johtaminen voi olla stressaavaa. Siksi olemme kehittäneet yksinkertaisen viisivaiheisen prosessin, jonka avulla asiakkaamme voivat ottaa uudet intranet-järjestelmänsä käyttöön entistä nopeammin.

Kuinka paljon nopeammin? No, keskimääräisellä yrityksellä kestää noin 1,2 vuotta uuden intranetin käyttöönotto. Happeon käyttöönottoaika on pikemminkin 6–8 viikkoa. Tässä ovat vaiheet, joita on noudatettava onnistuneen intranetin käyttöönoton varmistamiseksi:

1. Arvioi

Ensimmäisessä vaiheessa määritellään intranetin tavoitteet, jotta kaikki ovat samalla aaltopituudella. Tarkastellaan asiaa tarkemmin:

Määritä tavoitteet ja päämäärät

Onko intranet tarkoitettu vain työntekijöille, vai tarvitsivatko myös alihankkijat ja yhteistyökumppanit pääsyn siihen? Tarvitsevatko käyttäjät pääsyn intranetiin myös yrityksen toimiston ulkopuolella? Tarvitsetko mobiilisovelluksen? Projektin laajuuden määrittäminen auttaa sinua ymmärtämään paremmin, mitä sinun on tehtävä menestyäksesi.

On myös hyvä idea laatia alustava aikataulu projektille. Se riippuu organisaation koosta ja monimutkaisuudesta, suunnitellun alustan laajuudesta sekä siitä, kuinka paljon räätälöintiä tarvitaan.

Tarkista vanha intranet-ympäristö

Jos yritykselläsi on jo intranet, intranetin analytiikan tarkastelu voi antaa hyvän käsityksen siitä, miten työntekijät käyttivät vanhaa järjestelmää, jotta voit varmistaa, että uusi järjestelmä täyttää edelleen heidän vaatimuksensa. Vaikka vanha intranet-järjestelmäsi olisi epäonnistunut, on hyvä selvittää syyt siihen – jotta voit varmistaa, että seuraava järjestelmä on menestys.

Sinun on myös päätettävä, mikä sisältö siirretään uuteen alustaan. Osa sisällöstä saattaa olla vanhentunutta, käyttämätöntä tai epäolennaista – ja uuden intranetin käyttöönotto on hyvä tilaisuus siivota sisältöä.

Määritä järjestelmävaatimukset

Tässä vaiheessa olet valmis luetteloimaan uuden järjestelmän tarvitsemasi ominaisuudet ja toiminnot. Intranetin tarpeiden analysointi antaa sinulle hyvän käsityksen siitä, mitkä ominaisuudet olisivat hyödyllisiä organisaation keskeisille osastoille ja sidosryhmille. Tässä on muutamia esimerkkejä intranetin ominaisuuksista, jotka saatat päättää asettaa etusijalle:

• Mobiilisovellus
• Henkilöstöhakemisto ja organisaatiokaavio
• Kysely- ja äänestystoiminnot
• Sosiaaliset kanavat
• Mukautettava brändäys
• Hakutoiminto
• Kolmannen osapuolen integraatiot
• Push-ilmoitukset
• Intranetin analytiikka

Intranettialustojen arviointi

Kun olet laatinut luettelon intranet-projektisi vaatimuksista, voit alkaa vertailla niitä saatavilla oleviin ratkaisuihin, kunnes löydät organisaatiollesi sopivan ratkaisun.

Eri alustoilla on erilaisia ominaisuuksia, ja jotkut sopivat paremmin tietyntyyppisille organisaatioille, joten on tärkeää tehdä perusteellinen selvitys. Tarvitsetko apua oikean intranet-ohjelmiston löytämisessä? Lataa ilmainen vertailuoppaamme ja aloita.

2. Suunnittele

Seuraavaksi sinun on syvennettävä pohdintaa siitä, miltä uusi intranet tulee näyttämään, miten käyttäjät pääsevät käsiksi tietoihin ja miten voit selvittää, toimiiko intranet.

Valitse intranet-projektitiimi

Oikeiden ihmisten osallistuminen intranet-projektiin on ratkaisevan tärkeää sen onnistumisen kannalta. Sinun on määritettävä sekä kuka vastaa intranetin käyttöönotosta että kuka hallinnoi sitä sen käyttöönoton jälkeen. On tärkeää pohtia, mitkä osastot ovat edustettuina intranet-tiimissäsi ja kuinka paljon aikaa heillä on käytettävissä projektityöhön muiden työtehtäviensä ohella.

Intranet-tiimin koko riippuu organisaation koosta ja intranetin monimutkaisuudesta. Vähintäänkin sinulla tulisi olla intranet-projektipäällikkö, joka ottaa vastuun projektista, sekä muutama intranet-vastaava tai -ylläpitäjä, jotka hallinnoivat järjestelmää sen käyttöönoton jälkeen.

Suunnittele tietorakenne

Seuraavaksi sinun on suunniteltava intranetin rakenne (eli tietorakenne). Tämä on ratkaiseva vaihe, sillä se määrittää, millainen intranetin käyttökokemus loppukäyttäjille tulee olemaan. Tavoitteena on tehdä intranetistä mahdollisimman helppokäyttöinen työntekijöille — mikä vaatii huolellista suunnittelua.

Määritä, miten mittaat menestystä

Ei ole juurikaan järkeä sijoittaa paljon aikaa ja rahaa projektiin, jos et voi varmuudella sanoa, että sillä on ollut vaikutusta organisaatioosi. Mieti, mitä avainmittareita aiot käyttää alustasi menestyksen mittaamiseen, kun se on valmis käyttöönottoon.

Voit esimerkiksi harkita seuraavien seurantaa:

• Käyttöönottoprosentti
  
  
• Päivittäinen käyttö
  
  
• Käyttäjien tyytyväisyys
  
  
• Viestien vuorovaikutus

Laadi muutoksenhallintasuunnitelma

Mikä tahansa suuri muutos vaikuttaa väistämättä organisaatioon. Käytä hieman aikaa miettiäksesi, miten hoidat siirtymisen uuteen intranetiin, mukaan lukien käyttöönottoprosessi, siihen osallistuvat henkilöt ja se, miten viestit uudesta intranetistä työntekijöillesi.

3. Tuota

Olet melkein valmis! Tässä vaiheessa varmistetaan, että intranet on valmis käyttöönottoon.

Kouluta intranetin järjestelmänvalvojat

Intranetin ylläpitäjät vastaavat uusien sivujen luomisesta, sivuston rakenteen hallinnasta sekä intranetiin julkaistavan sisällön hyväksymisestä.

Heillä on myös tärkeä rooli intranetin käytön opastamisessa sen käyttöönoton jälkeen, joten on erittäin tärkeää, että he ymmärtävät täysin, miten järjestelmä toimii. Varmista, että järjestät riittävän koulutuksen hyvissä ajoin, jotta heillä on aikaa totutella järjestelmään ja esittää kysymyksiä.

Luo kotisivu

Olemme saapuneet intranet-projektisi jännittävimpiin vaiheisiin: kotisivun suunnitteluun! Tämä on ensimmäinen sivu, jonka käyttäjät näkevät kirjautuessaan intranetiin, ja ensimmäinen tilaisuutesi herättää heidän kiinnostuksensa. Tämä tarkoittaa, että kotisivu on yksi intranetin suunnittelun tärkeimmistä osista. Sen tulisi olla dynaaminen, relevantti ja käyttäjäystävällinen sekä helpottaa työntekijöiden tarvitsemien resurssien nopeaa löytämistä.

Siirrä olemassa oleva sisältö

Seuraavaksi sinun on siirrettävä sisältö nykyisestä intranetistä uuteen alustaan. Intranetin koosta ja monimutkaisuudesta riippuen tämä voi olla mittava urakka. On hyvä idea koota tiimi, jotta siirto voidaan toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti.

Toteuta kolmansien osapuolten integraatiot

Jos haluat, että käyttäjät hyödyntävät intranetiäsi, sinun on varmistettava, että se toimii yhdessä muiden heidän säännöllisesti käyttämiensä työkalujen kanssa. Kun tärkeimmät integraatiotmääritetään etukäteen, kaikki pääsevät käyttämään kaikkia toimintoja intranet-alustan kautta heti sen käyttöönoton jälkeen.

Määritä käyttöoikeudet

Tehokkaassa intranetissä tulisi olla vankka käyttöoikeusjärjestelmä, joka määrittää, kuka voi jakaa tietoa tai tehdä muutoksia sisältöön. Sinun tehtäväsi on päättää tarkasti, mitkä käyttöoikeudet myönnät kullekin käyttäjälle, mutta on tärkeää miettiä asiaa huolellisesti, jotta intranet ei päädy täyttyämään liikaa turhasta sisällöstä.

4. Pilottivaihe

Ennen kuin otat intranetin käyttöön koko organisaatiossa, testaa sitä muutaman varhaiskäyttäjän kanssa. Kun annat muutaman henkilön kokeilla alustaa, voit kerätä heidän palautteensa, tehdä muutoksia ja varmistaa, että intranet on mahdollisimman toimiva ennen täysimittaista käyttöönottoa.

Nämä varhaiset käyttäjät ovat myös avainasemassa, kun on kyse muiden työntekijöiden vakuuttamisesta intranetin käytöstä sen käyttöönoton jälkeen – mikä lisää intranetin käyttöastetta ja käyttäjien tyytyväisyyttä.

5. Käynnistä!

Ja nyt olemme valmiita! On tullut aika ottaa intranet-alustasi täysimääräisesti käyttöön, rekisteröidä kaikki käyttäjät ja järjestää koulutusta intranetin käytöstä.

Intranetin käyttöönoton yksityiskohdat ovat sinun päätettävissäsi: voit valita vaiheittaisen käyttöönoton, ottaa sen käyttöön koko yrityksessä kerralla tai jopa yhdistää intranetin käyttöönoton johonkin tapahtumaan, kuten fuusioon tai vuotuiseen koko henkilöstön kokoukseen.

Mitä tahansa päätätkin, on tärkeää miettiä huolellisesti, miten viestit intranetin käyttöönotosta työntekijöillesi. Tavoitteena on saada heidät innostumaan intranetistä ja näyttää heille, miten se helpottaa heidän arkeaan.

Käynnistä intranet 80 % nopeammin Happeon avulla

Happeo on intranet-ratkaisu, joka auttaa nopeasti kehittyviä yrityksiä demokratisoimaan tietoa, yhdistämään työntekijöitä ja nostamaan sitoutumista huikealle tasolle.

Lisäksi Happeon alusta voidaan ottaa käyttöön jo 6–8 viikossa. Tämä tarkoittaa, että voisit ottaa upean uuden intranetin käyttöön jo 42 päivän kuluttua.

Haluatko tietää lisää? Pyydä ilmainen esittely ja aloita matkasi Happeon kanssa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Pitäisikö intranetin näyttää samalta kuin yrityksen ulkoinen verkkosivusto?

Ei — intranetin ei pitäisi kopioida ulkoista verkkosivustoa, sillä ulkoinen sivusto on rakennettu myymään tuotteita asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, kun taas intranetin tarkoituksena on helpottaa työntekijöiden päivittäistä työtä.

Mitä organisaatioiden tulisi määritellä ennen intranetin suunnittelua?

Ennen intranetin suunnittelua organisaatioiden tulisi määritellä tavoitteensa, kohderyhmänsä, vastuunjaon sekä hallinnointiohjeistuksensa, sillä visuaalisen suunnittelun aloittaminen ennen näiden tavoitteiden selkeyttämistä johtaa usein vähemmän tehokkaaseen intranetiin.

Mitkä ovat onnistuneen intranet-projektin käynnistämisen viisi vaihetta?

Onnistuneen intranet-käyttöönoton viisi vaihetta ovat arviointi, suunnittelu, tuotanto, pilotointi ja käyttöönotto. Ne kattavat kaiken tavoitteiden määrittelystä ja vanhojen järjestelmien tarkastelusta järjestelmänvalvojien kouluttamiseen ja varhaiskäyttäjien kanssa tehtäviin testeihin ennen täysimittaista käyttöönottoa.

Kuinka paljon nopeammin moderni intranet-alusta voidaan ottaa käyttöön verrattuna keskimääräiseen projektiin?

Kun keskimääräisellä yrityksellä kestää noin 1,2 vuotta uuden intranetin käyttöönotto, Happeon kaltainen moderni alusta voidaan ottaa käyttöön jo 6–8 viikossa.