Henkilöstön intranet: avain tehokkaaseen ja tyytyväiseen työpaikkaan

Viime vuosina yhä useammat yritykset ovat siirtyneet täysin etätyöympäristöön tai ainakin toimisto- ja etätyön yhdistelmään.

Aikana, jolloin työnantajat kamppailevat avoimien työpaikkojen täyttämisestä, etätyömahdollisuus voi olla etu, joka auttaa yrityksiä houkuttelemaan ja pitämään huippuosaajia.

Vaikka esimiehet ja henkilöstöammattilaiset saattavat tunnustaa etätyön tarpeellisuuden, he saattavat myös miettiä, miten lähestyä perehdyttämistä, sisäistä viestintää ja työntekijöiden sitouttamista. Onko yrityskulttuuri todella mahdollista, jos useimmat työntekijät eivät koskaan näe toisiaan henkilökohtaisesti?

Tässä postauksessa tarkastelemme, miten työntekijöiden intranet voi parantaa toimintaa, luoda yrityskulttuuria ja pitää työntekijät sitoutuneina. Kerromme myös, mitä olennaisia ominaisuuksia kannattaa etsiä, kun harkitset työntekijäintranetin hankkimista yritykseesi.

Mikä on työntekijöiden intranet?

Työntekijöiden intranet on yksityinen alusta, jota yritykset käyttävät sisäiseen viestintään, asiakirjojen hallintaan sekä tiedonhallintaan ja jakamiseen. Se voi olla paikan päällä toimiva ratkaisu, johon pääsee käsiksi vain toimistosta, tai pilvipohjainen intranet-alusta, jota työntekijät voivat käyttää etänä.

→ Lue lisää Happeo-intranetistä täältä.

Mitkä ovat työntekijöiden intranetin edut?

Paras työntekijäintranet ei ole pelkkä projektinhallinta-alusta. Sen ominaisuudet parantavat:

sitoutumista

Nykyaikaiset intranet-alustat sisältävät sosiaalisen komponentin, joka auttaa lisäämään sitoutumista. Se on tärkeää, kun otetaan huomioon, että 51 prosenttia työntekijöistä ei tunne olevansa sitoutuneita työssään. Työntekijöiden intranet mahdollistaa kaksisuuntaisen viestinnän johdon ja työntekijöiden välillä ja helpottaa sellaista viestintää, jota tavallisesti tapahtuu fyysisessä toimistossa.

Yhteenkuuluvuus

Pandemian aikana 42 prosenttia Yhdysvaltojen työvoimasta oli täysin etätyössä. Yritykset, joilla on etäryhmiä tai useita toimipisteitä eri aikavyöhykkeillä ja eri maissa, voivat käyttää intranetiä kulttuurisen yhteenkuuluvuuden luomiseen. Tämä tarkoittaa, että eri puolilla maapalloa olevat työntekijät saavat käyttöönsä samat tiedot, löytävät helposti toisensa ja ottavat helposti yhteyttä toisiinsa ja ymmärtävät yrityksen arvot.

Avoimuus

Organisaatiokaavioiden lisäksi parhaat intranet-alustat sisältävät työntekijähakemiston, jossa on tietoja jokaisesta työntekijästä. Työntekijät voivat etsiä henkilöitä ja löytää heidän kuvansa, tittelinsä, osastonsa ja yhteystietonsa. Tämä avoimuuden taso - mahdollisuus yhdistää kasvot nimeen - voi auttaa etätyöntekijöitä tuntemaan yhteenkuuluvuutta.

Pääsy osoitteeseen

Kun tiedostot tallennetaan pilvipohjaiseen intranet-portaaliin paikallisen palvelimen sijasta, niitä on helppo käyttää mistä tahansa. Vankan hakutoiminnon ja sovellusten välisten integraatioiden ansiosta työntekijät voivat hakea tiedostoja, keskusteluja ja tehtäviä intranetistä käsin - tietoja ei tarvitse hakea muualta.

Tuottavuus

Työntekijät, jotka ovat yhteydessä toisiinsa, ovat 20-25 prosenttia tuottavampia kuin ne, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa. Tämä johtuu siitä, että he eivät menetä arvokasta aikaa tiedon etsimiseen tai vastausten odottamiseen. Työntekijöiden intranet-ohjelmisto antaa työntekijöille mahdollisuuden löytää nopeasti tärkeimmät kontaktit, käydä keskusteluja reaaliajassa ja ratkaista ongelmia.

Käyttöönotto

CareerBuilderin tutkimuksen mukaan 36 prosentilla yrityksistä ei ole uusien työntekijöiden perehdyttämisprosessia. Työntekijöiden intranetin avulla voit luoda saumattoman itsepalveluperiaatteella toimivan perehdyttämisprosessin, joka sisältää opetusvideoita, HR-käytäntöjä ja muita tietoja, jotka uusien työntekijöiden on tiedettävä. Tämä parantaa uusien työntekijöiden sitoutumista ja vapauttaa johtajien ja HR-ammattilaisten aikaa keskittyä muihin tehtäviin.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota työntekijän intranetin valinnassa?

On monia intranet-alustoja, joilla on samankaltaisia ominaisuuksia, mutta joistakin niistä puuttuu toiminnallisuuksia, joita etä- ja hybriditiimit tarvitsevat. Kun vertaat intranet-alustoja, pidä silmällä näitä hyödyllisiä ominaisuuksia:

Käyttöönotto ja tuki

Edes helppokäyttöisimmät intranet-alustat eivät ole 100-prosenttisen intuitiivisia - tarvitset jonkun, joka näyttää, miten intranet-alusta otetaan käyttöön, ja vastaa kaikkiin kysymyksiin. Etsi alusta, joka tarjoaa perehdytyspaketteja ja jatkuvaa tukea. (Ammattilaisvinkki: Tarkista harkitsemasi työntekijöiden intranet-ohjelmiston uusimisaste - jos se on 100 % tai korkeampi, siihen sisältyy todennäköisesti erinomainen tuki).

Integroinnit ja tiedonsaanti

Vaikka työntekijöiden intranet täyttää monet tarpeet, saatat haluta pitää kiinni muista tiimisi käyttämistä alustoista - esimerkiksi Slackista, Jirasta, Microsoft 365:stä ja Google Workspacesta. Jos näin on, haluat alustan, joka integroituu muihin työkaluihin ja jonka avulla työntekijät voivat hakea tietoa kaikista niistä poistumatta intranetistä.

Personointi

Kun työntekijät voivat personoida intranetin etusivun, he sitoutuvat alustaan paljon todennäköisemmin. Etsi ominaisuuksia, kuten vedä ja pudota -kotisivueditori, uutissyötteen mukauttaminen ja tiimin viestintäkanavat.

Sosiaalinen yhteistyö

Etätyöntekijät voivat joskus tuntea itsensä eristetyiksi ja eristäytyneiksi kollegoistaan, minkä vuoksi sosiaaliset yhteistyöominaisuudet ovat työntekijöiden intranet-alustan ehdoton edellytys. Kun työntekijät voivat tykätä, kommentoida ja jakaa päivityksiä, he voivat käyttää yrityksen intranetiä samalla tavalla kuin suosittuja sosiaalisen median alustoja.

Työntekijöiden yhteisöt

Digitaalisen työpaikan ei tarvitse merkitä sitä, että tuntee itsensä irralliseksi. Työntekijät voivat käyttää intranet-kanavia omien yhteisöjen muodostamiseen, ideoiden ideointiin sekä tuen ja kannustuksen tarjoamiseen.

Hallinto

Sitoutumisanalytiikan ja elinkaaren hallintaominaisuuksien avulla esimiehet voivat nähdä, miten työntekijät ovat vuorovaikutuksessa sisällön kanssa, ja varmistaa, että vanhentunut sisältö arkistoidaan tai päivitetään. Voit myös asettaa sivuille ja kanaville käyttäjäoikeuksia.

Käyttöanalytiikka

Yksityiskohtainen käyttöanalytiikka auttaa sinua oppimaan sosiaalisesta intranet-alustastasi. Voit esimerkiksi nähdä, minkä tyyppinen sisältö tuottaa eniten sitoutumista, mitkä kanavat ja sivut ovat suosituimpia ja mitkä hakusanat ovat yleisimpiä organisaatiossasi tai tietyissä tiimeissä.

Turvallisuus

Työntekijöiden intranet-portaalissa on henkilökohtaisia tietoja, yrityksen omaa tietoa ja rajattomasti tiedostoja, joten sen on oltava turvallinen ja yksityinen verkko. Etsi alusta, jolla on ISO 27001 -sertifiointi (kansainvälisen turvallisuuden kultainen standardi), SAML-todennus ja SSL-salaussertifikaatti.

Skaalautuvuus

Jos et tarvitse kaikkia intranet-alustan ominaisuuksia, etsi porrastettua hinnoittelua, jonka avulla voit skaalautua, kun tiimisi kasvaa tai tarpeesi muuttuvat.

Suosittuja työntekijöiden intranet-ratkaisuja

Mainitsimme aiemmin, että intranet-alustoja on lukuisia - tarkastellaan nyt muutamia niistä.

Happeo

Happeo on sosiaalinen intranet-alusta, mikä tarkoittaa, että se sisältää monia vuorovaikutukseen kannustavia ominaisuuksia. Käyttäjät voivat tykätä ja kommentoida viestejä, lisätä hymiöitä ja jopa suunnitella nopean videokokouksen keskustelun sisällä.

Toisin kuin jotkut muut intranetit, Happeo integroituu sekä Microsoft Office 365:een että Google Workspaceen. Työntekijät, jotka viettävät paljon aikaa matkoilla, arvostavat Happeon mobiilisovellusta, joka voi lähettää push-ilmoituksia tärkeistä yritysuutisista. Mikä parasta, Happeon asiakkaat voivat odottaa käyttävänsä ohjelmistoa täysimittaisesti vain muutaman viikon tai kuukauden kuluessa, mikä on paljon lyhyempi käyttöönottoaika kuin muilla alustoilla.

"Kyky kommunikoida nopeasti ja skaalata yhteistyötä on vertaansa vailla. Käyttäjät eri puolilla maailmaa voivat vastaanottaa tietoja, olla yhteydessä ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa - vastata kysymyksiin nopeasti ja julkisesti päällekkäisten sähköpostiviestien välttämiseksi."

Molly Quinn
Markkinointi- ja viestintäjohtaja

SharePoint

SharePoint on Microsoftin tuote, joka toimii hyvin asiakirjojen hallinnassa, mutta se ei integroidu täysin Google Workspaceen eikä tarjoa mahdollisuutta muokata uutissyötettä. Happeoon verrattuna siitä puuttuvat myös sosiaaliset komponentit, joita etätyöntekijät saattavat tarvita.

Simpplr

SharePointiin verrattuna Simpplr tarjoaa parempia sosiaalisen vuorovaikutuksen ominaisuuksia, kuten mahdollisuuden luoda sosiaalisia kanavia, personoida uutissyötteitä ja tunnistaa vaikuttajia. Se integroituu Google Workspaceen - jossain määrin - mutta se ei tarjoa integroitua muokkausta Google Docs, Sheets tai Slides -ohjelmille. Siitä puuttuu myös joitakin yhteistyöominaisuuksia, joita Happeolla on.

Confluence

Tämän osion neljästä työntekijäintranetistä Confluence on vähiten vankka. Se ei integroidu Google Workspaceen tai Office 365:een, ja Slack-integraatio vaatii lisäoston. Confluence sisältää tiimin wikin, jota työntekijät voivat käyttää yhteistyöhön ja tietojen jakamiseen, mutta sen yleinen käyttö sosiaalisena työkaluna on rajallista.

Esimerkkejä työntekijöiden intranetin käyttötapauksista

Katsotaanpa, miten yritykset ovat käyttäneet työntekijäintranetiä tavoitteidensa saavuttamiseen.

ActivTrak

ActivTrak, työvoiman analysointiohjelmistoja valmistava yritys, etsi teknologiaa, joka auttaisi heitä siirtymään täysin etätyöympäristöön. He valitsivat Happeon ja ovat käyttäneet sitä luodakseen sivuja jokaiselle osastolle, hallitakseen nopeasti kasvavan tiiminsä perehdyttämistä ja tuodakseen tiimiinsä yhteenkuuluvuutta useiden aikavyöhykkeiden välillä.

MINT Hammaslääketiede

MINT Dentistry on Dallasin ja Houstonin alueilla toimiva hammaslääkäriryhmä, jolla on yli 60 toimipistettä ja yli 300 työntekijää. Ennen Happeon käyttöä organisaatio käytti kotimaista intranet-ratkaisua, ja sen oli vaikea pitää henkilöstö samalla sivulla.

Happeon käyttöönoton jälkeen MINT Dentistry on huomannut, että sitoutuminen ja vuorovaikutus eri toimipisteissä on lisääntynyt merkittävästi. Tämä on auttanut varmistamaan, että kaikki MINT Dentistryn työntekijät tuntevat olevansa yhteydessä organisaatioon ja sen visioon, mikä on lisännyt sitoutumista, vahvistanut yrityksen työnantajabrändiä ja viime kädessä antanut sille etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden.

Sysarb

Sysarb on ruotsalainen SaaS-yritys, joka ajaa sukupuolten välistä oikeudenmukaista palkkausta ja tarjoaa työkalun palkkatasa-arvon analysointiin ja palkanmääritykseen. Se on voimakkaasti kasvava yritys, jolla on neljä toimipistettä Ruotsissa ja hybriditiimit.

Ennen yhteistyötä Happeon kanssa Sysarbilla oli ad hoc -rakenne viestintää varten, ja se käytti linkkejä Dropboxiin ja Slackiin kaikkeen sisäiseen viestintään. Tämä tarkoitti sitä, että tieto katosi helposti. Koska versionhallintaprosessia ei ollut eikä sisällön keskitettyä arkistoa, työntekijät eivät useinkaan olleet varmoja siitä, että he työskentelivät oikean asiakirjaversion parissa. Yrityksellä oli Sharepoint, mutta kukaan ei käyttänyt sitä.

Sysarb valitsi Happeon muun muassa sen Microsoft-integraation vuoksi, jonka ansiosta Sysarbin tiimi voisi upottaa OneDrive-asiakirjat.... Sysarbin johto piti myös Happeon käyttöliittymästä ja tiesi, että se kannustaisi ihmisiä käyttämään alustaa.

Hyvin suunnitellulla työntekijöiden intranet-alustalla on keskeinen rooli nykyaikaisessa sisäisessä viestinnässä, erityisesti hybridityöympäristössä tai täysin etätyössä. Toimimalla turvallisena yksityisenä verkkona, johon on käyttäjätunnuksella ja salasanalla pääsy, yrityksen intranetistä tulee yksi ainoa totuuden lähde yrityksen uutisille, yrityksen käytännöille ja koulutusmateriaaleille. Tällainen digitaalinen työpaikka varmistaa, että työntekijöillä, olivatpa he sitten toimistossa tai työskentelevät eri aikavyöhykkeillä, on aina helppo pääsy samoihin tietoihin, asiakirjoihin ja resursseihin. Tämän seurauksena työntekijät tuntevat olevansa paremmin yhteydessä toisiinsa, yhdenmukaisempia ja varmempia päivittäisessä työssään.

Operatiivisesta näkökulmasta katsottuna työntekijöiden intranet-ohjelmistot parantavat merkittävästi organisaation tehokkuutta jäsennellyn tiedonhallinnan ja asiakirjojen hallinnan avulla. Keskitetyt yritysresurssit, hakukelpoinen työntekijähakemisto ja selkeästi määritellyt tiimeille varatut tilat mahdollistavat nopeamman tiedon jakamisen ja paremman monitoimialaisen yhteistyön. Henkilöstöresurssien kannalta tämä tarkoittaa uusien työntekijöiden sujuvampaa perehdytystä, johdonmukaista tukea etäryhmille ja parempaa yleistä työntekijäkokemusta, erityisesti niiden työntekijöiden osalta, jotka eivät työskentele työpöydän ääressä tai jotka ovat riippuvaisia mobiililaitteiden kautta tapahtuvasta etäkäytöstä.

Sitoutuminen lisääntyy, kun intranet-alustat sisältävät vahvoja sosiaalisia komponentteja, jotka kannustavat vuorovaikutukseen muodollisen viestinnän lisäksi. Kommenttien, reaktioiden, push-ilmoitusten ja jopa videoneuvottelujen kaltaiset ominaisuudet auttavat työntekijöitä ideoimaan, jakamaan päivityksiä ja pysymään samalla sivulla. Integrointi Google Workspacen kaltaisten työkalujen kanssa mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyön, ja analytiikka auttaa organisaatioita ymmärtämään, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa sisällön kanssa. Hyvin toteutettuna intranet ei vain säilytä tietoa - se tukee aktiivisesti yrityskulttuuria, vahvistaa yhteistyötä ja auttaa työntekijöitä pysymään keskittyneinä, tietoisena ja yhteydessä.

Katso, mitä Happeon asiakkaat sanovat

Tarvitsetko lisää todisteita siitä, että intranet sopii yrityksellesi? Käy Happeon tapaustutkimussivulla ja lue, miten Happeo on auttanut yrityksiä yhdistämään etätoimistoja, helpottamaan fuusioita, skaalaamaan viestintää ja luomaan onnellisempia työpaikkoja.

Työntekijöiden intranet FAQ