5 pasos para poner en marcha tu proyecto de intranet un 80 % más rápido

Así que te han encargado un proyecto de intranet.

Quizá ya hayas elegido una solución lista para usar que te permita crear una intranet interactiva en un abrir y cerrar de ojos. Inicias sesión en la solución por primera vez y te das cuenta de que no sabes nada de diseño web y no tienes ni idea de por dónde empezar tu proyecto.

No te preocupes, no hace falta ser un diseñador gráfico altamente cualificado para crear una intranet excelente. Lo primero que debes recordar es que tu intranet no debe ser una copia de tu página web externa. ¿Por qué? Porque tu sitio web externo está pensado para tus socios y clientes potenciales y actuales, mientras que el público de tu intranet son tus empleados.

En lugar de intentar vender tus productos o servicios a los visitantes de tu intranet, lo que buscas es facilitarles el trabajo diario. La intranet debe considerarse, ante todo, una solución empresarial que te ayude a alcanzar determinados objetivos empresariales tangibles. A continuación te indicamos algunos aspectos que debes tener en cuenta y que te ayudarán a poner en marcha tu proyecto de intranet.

Antes de pasar al diseño, define tus objetivos y requisitos

Antes de pensar en los colores, las tipografías y todos esos aspectos emocionantes del aspecto visual de tu intranet, da un paso atrás y reflexiona sobre cuál es la visión y la misión de tu proyecto. ¿Qué tipo de objetivos cuantificables deberías fijar para tu nueva intranet? ¿Qué tipos de público tiene tu intranet y cuáles son sus necesidades específicas? ¿Qué herramientas utilizan tus empleados a diario y cómo se relacionan con tu intranet? Además, es recomendable que, ya en esta fase, reflexiones sobre quién será el responsable de la intranet, cómo piensas gestionar la nueva solución y qué tipo de directrices comunes debes establecer en lo que respecta al uso de la intranet.

Encontrar información es la clave

El objetivo principal de una intranet debe ser proporcionar a tus empleados un acceso rápido y sencillo a la información y las herramientas que les ayuden a realizar su trabajo. Empieza por elaborar un plan de contenidos que incluya qué tipo de información debe encontrarse en tu intranet, qué información es relevante para quién y si hay algún contenido sensible que solo deba ser visible para una parte concreta de tu organización. Plantéate involucrar desde el principio en el proyecto a los creadores de contenidos y a las personas que, en última instancia, se encargarán de actualizar los contenidos, para que comprendan lo que se espera de ellos.

Al elaborar un plan de contenidos, ten en cuenta también qué tipos de grupos de empleados tienes. Por ejemplo, si hay un grupo de empleados que no trabaja con ordenadores de sobremesa, sino con dispositivos móviles, haz que la información sea breve y concisa, fácil de asimilar en una pantalla pequeña.

Un menú de navegación bien diseñado te llevará lejos

Puedes presentar tu contenido a tus empleados de varias formas diferentes, por ejemplo, por tema o por orden alfabético. La mejor forma de estructurar la información depende del público objetivo de tu intranet. Un consejo para crear un menú de navegación eficaz: recuerda nombrar las secciones de tu intranet con títulos claros que ayuden a tus empleados a encontrar fácilmente el contenido adecuado. Por ejemplo, es mejor contar con una sección titulada «Nuevos empleados» que contenga toda la información que un nuevo empleado pueda necesitar, en lugar de que esta información esté dispersa en varias secciones diferentes. También podrías plantearte optar por una solución de intranet que cuente con una función de búsqueda avanzada para que la navegación resulte aún más sencilla.

5 pasos para poner en marcha tu intranet un 80 % más rápido

Una intranetpara empleados podría transformar por completo tu empresa. Pero si te encuentras en las primeras fases de lanzamiento de un proyecto de intranet, puede parecer una tarea bastante abrumadora.

¿Deberías empezar comparando diferentes plataformas o preguntar a tus empleados qué funciones les gustaría tener y partir de ahí? ¿Necesitas una aplicación móvil? ¿Un directorio de empleados?

¿Y qué hay de la analítica de la intranet, las notificaciones push o una función de búsqueda federada? ¿Deberías intentar ponerla en marcha lo antes posible o tomarte tu tiempo para asegurarte de hacerlo bien? Y, en cualquier caso, ¿cómo vas a convencer a la gente para que utilice realmente tu intranet?

Vale. Respira hondo.

Y cuando hayas terminado, sigue leyendo para descubrir nuestro sencillo proceso de 5 pasos con el que podrás poner en marcha tu proyecto de intranet hasta un 80 % más rápido, sin que te dé ningún dolor de cabeza.

¿Por qué las empresas tienen dificultades durante la fase de planificación?

Si estás planeando poner en marcha una intranet para tu empresa, es posible que te encuentres con resistencia por parte del departamento de TI, la dirección u otras partes interesadas. Si tu organización ha tenido una intranet (fallida) en el pasado, los malos recuerdos pueden hacer que los empleados se muestren reacios a sumarse al proyecto. O bien, es posible que tu equipo de finanzas considere que simplemente no dispones del presupuesto necesario para poner en marcha un sistema completamente nuevo sin garantía alguna de que alguien lo vaya a utilizar.

La cuestión es que hay varias razones por las que planificar un proyecto de intranet no es tarea fácil. Pero si sigues un proceso estructurado y contrastado, podrás conseguir que todos se sumen al proyecto y sentar las bases para el éxito de la intranet.

Las 5 etapas para el lanzamiento exitoso de un proyecto de intranet

Somos conscientes de que gestionar un proyecto de intranet puede resultar una tarea estresante. Por eso hemos desarrollado un proceso sencillo de cinco pasos para ayudar a nuestros clientes a poner en marcha sus nuevas intranets más rápidamente.

¿Cuánto más rápido? Pues bien, una empresa media tarda aproximadamente 1,2 años en poner en marcha una nueva intranet. El tiempo de puesta en marcha de Happeo es más bien de entre 6 y 8 semanas. Estos son los pasos que hay que seguir para poner en marcha con éxito una intranet:

1. Evaluar

La primera fase consiste en determinar las metas y los objetivos de la intranet para asegurarte de que todo el mundo esté en sintonía. Veámoslo con más detalle:

Define tus metas y objetivos

¿La intranet será solo para empleados, o también necesitarán acceso los contratistas y socios? ¿Los usuarios necesitarán acceder a la intranet desde fuera de la oficina central? ¿Necesitas una aplicación móvil? Determinar el alcance de tu proyecto te da una idea más clara de lo que tendrás que hacer para tener éxito.

También es recomendable esbozar el calendario del proyecto, que dependerá del tamaño y la complejidad de su organización, del alcance de la plataforma prevista y del grado de personalización que necesite.

Revisar el entorno de la intranet existente

Si ya dispones de una intranet, analizar sus estadísticas puede darte una idea clara de cómo utilizaban tus empleados el sistema anterior, lo que te permitirá asegurarte de que el nuevo siga satisfaciendo sus necesidades. Incluso si tu antigua intranet no funcionó, es recomendable averiguar por qué, para asegurarte de que la próxima sea un éxito.

También tendrás que decidir qué contenido debe migrarse a la nueva plataforma. Es posible que parte del contenido esté desactualizado, en desuso o sea irrelevante, y el lanzamiento de una nueva intranet es una buena oportunidad para hacer limpieza.

Definir los requisitos del sistema

En esta fase, ya estás listo para enumerar las características y funcionalidades que necesitas para tu nuevo sistema. Realizar un análisis de necesidades de la intranet puede darte una buena idea de las características que resultarían útiles para los departamentos clave y las partes interesadas de toda la organización. A continuación te ofrecemos algunos ejemplos de características de la intranet a las que podrías dar prioridad:

• Aplicación móvil
• Directorio de empleados y organigrama
• Funcionalidad de encuestas y sondeos
• Canales sociales
• Personalización de la imagen de marca
• Funciónde búsqueda
• Integraciones con terceros
• Notificaciones push
• Análisis de la intranet

Evaluar plataformas de intranet

Una vez que hayas elaborado la lista de requisitos para tu proyecto de intranet, estarás listo para empezar a compararlos con las soluciones disponibles hasta que encuentres la más adecuada para tu organización.

Las diferentes plataformas ofrecen distintas funcionalidades y algunas se adaptan mejor a determinados tipos de organizaciones, por lo que es importante informarse bien. ¿Necesitas ayuda para encontrar el software de intranet adecuado? Descarga nuestra guía comparativa gratuita para empezar.

2. Planificar

A continuación, tendrás que profundizar en cómo será tu nueva intranet, cómo accederán los usuarios a la información y cómo sabrás si la intranet está funcionando.

Elige el equipo de tu proyecto de intranet

Contar con las personas adecuadas en tu proyecto de intranet es fundamental para su éxito. Tendrás que determinar quién se encargará de poner en marcha la intranet y quién se ocupará de su gestión una vez que esté operativa. Es importante tener en cuenta qué departamentos están representados en el equipo de la intranet y de cuánto tiempo dispondrán para dedicarse al proyecto, además de sus demás tareas.

El tamaño de tu equipo de intranet dependerá del tamaño de tu organización y de la complejidad de tu intranet. Como mínimo, probablemente deberías contar con un gestor de proyectos de intranet que asuma la responsabilidad del proyecto, y un par de gestores o administradores de intranet para gestionar el sistema una vez que esté en funcionamiento.

Diseña tu arquitectura de la información

A continuación, debes diseñar la estructura (o arquitectura de la información) de tu intranet. Se trata de una fase crucial, ya que determina cómo será la experiencia de uso de la intranet para los usuarios finales. El objetivo es que a los empleados les resulte lo más fácil posible navegar por tu intranet, lo que requiere una reflexión minuciosa.

Determina cómo vas a medir el éxito

No tiene mucho sentido invertir mucho tiempo y dinero en un proyecto si no puedes afirmar con certeza que ha tenido un impacto en tu organización. Piensa en los indicadores clave que vas a medir para determinar el éxito de tu plataforma una vez que esté lista para su puesta en marcha.

Por ejemplo, podrías plantearte hacer un seguimiento de:

• Tasa de adopción
  
  
• Uso diario
  
  
• Satisfacción de los usuarios
  
  
• Interacción con las publicaciones

Elaborar un plan de gestión del cambio

Cualquier cambio importante tiene inevitablemente un impacto en una organización. Dedica algo de tiempo a definir cómo vas a gestionar la transición a la nueva intranet, incluyendo el proceso de implementación, las personas que participarán en él y cómo vas a informar a tus empleados sobre la nueva intranet.

3. Elaborar

¡Ya casi lo tienes! En esta fase hay que asegurarse de que tu intranet esté lista para su puesta en marcha.

Forma a los administradores de la intranet

Los administradores de la intranet se encargarán de crear nuevas páginas, gestionar la estructura del sitio y aprobar el contenido que se publique en la intranet.

También desempeñarán un papel importante a la hora de ayudar a todos a utilizar la intranet una vez que esté en funcionamiento, por lo que es fundamental que comprendan perfectamente cómo funciona. Asegúrate de proporcionarles la formación adecuada con antelación, para que tengan tiempo de familiarizarse con el sistema y plantear cualquier duda.

Crea una página de inicio

Hemos llegado a una de las fases más emocionantes de tu proyecto de intranet: ¡el diseño de tu página de inicio! Esta será la primera página que vean los usuarios al iniciar sesión en tu intranet y tu primera oportunidad para captar su atención. Esto significa que la página de inicio es uno de los elementos más importantes del diseño de tu intranet. Debe ser dinámica, relevante y fácil de usar, y facilitar a los empleados la búsqueda rápida de los recursos que necesitan.

Migrar el contenido existente

A continuación, tendrás que migrar el contenido de tu intranet actual a la nueva plataforma. Dependiendo del tamaño y la complejidad de la intranet, esta operación podría ser bastante extensa. Es recomendable formar un equipo para llevar a cabo la migración de la forma más eficiente posible.

Implementar integraciones de terceros

Si quieres que la gente utilice tu intranet, debes asegurarte de que sea compatible con las demás herramientas que utilizan habitualmente. Configurar con antelación las integracionesmás importantes garantiza que todo el mundo pueda acceder a todo desde la plataforma de la intranet tan pronto como se ponga en marcha.

Configurar los controles de acceso

Una intranet eficaz debe contar con un sistema de permisos sólido que determine quién puede distribuir información o realizar cambios en el contenido. Depende de ti decidir exactamente qué permisos vas a conceder a cada usuario, pero es importante que lo pienses bien para no acabar con un exceso de contenido que sature la intranet.

4. Fase piloto

Antes de implantar la intranet en toda la organización, pruébala con unos cuantos usuarios pioneros. Al hacer que unas cuantas personas prueben la plataforma, podrás recabar sus opiniones, introducir cambios y asegurarte de que tu intranet sea lo más sólida posible antes de su lanzamiento definitivo.

Estos usuarios pioneros también desempeñarán un papel clave a la hora de convencer al resto de empleados de que utilicen la intranet una vez que se haya puesto en marcha, lo que aumentará la aceptación y la satisfacción de los usuarios de la intranet.

5. ¡Lanzamiento!

¡Y ya lo hemos conseguido! Ahora es el momento de poner en marcha por completo tu plataforma de intranet, conseguir que todo el mundo se registre e impartir formación sobre cómo utilizarla.

Los detalles concretos de cómo poner en marcha tu intranet dependen de ti: puedes optar por un lanzamiento por fases, implantarla en toda la empresa de una sola vez o incluso vincular el lanzamiento de la intranet a un evento como una fusión o una reunión general anual.

Decidas lo que decidas, es importante que reflexiones detenidamente sobre cómo comunicar el lanzamiento de la intranet a tus empleados. El objetivo es despertar su interés por la intranet y mostrarles cómo les facilitará la vida.

Lanza tu intranet un 80 % más rápido con Happeo

Happeo es una solución de intranet que ayuda a las empresas dinámicas a democratizar el conocimiento, conectar a los empleados entre sí y disparar el compromiso.

Además, la plataforma de Happeo se puede poner en marcha en tan solo 6-8 semanas. Eso significa que podrías estar lanzando tu nueva y brillante intranet en tan solo 42 días.

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Preguntas frecuentes

¿Debería una intranet tener el mismo aspecto que la página web externa de una empresa?

No: una intranet no debe copiar una página web externa, ya que esta última está diseñada para vender a clientes y socios, mientras que una intranet existe para facilitar el trabajo diario de los empleados.

¿Qué deben definir las organizaciones antes de diseñar una intranet?

Antes de diseñar una intranet, las organizaciones deben definir sus objetivos, públicos destinatarios, titularidad y directrices de gobernanza, ya que empezar por el diseño visual antes de aclarar estos objetivos suele dar lugar a una intranet menos eficaz.

¿Cuáles son las cinco fases para el lanzamiento exitoso de un proyecto de intranet?

Las cinco fases para el lanzamiento exitoso de una intranet son: evaluar, planificar, desarrollar, realizar una prueba piloto y lanzar, y abarcan todo el proceso, desde la definición de objetivos y la revisión de los sistemas existentes hasta la formación de los administradores y las pruebas con los primeros usuarios antes del despliegue completo.

¿Cuánto más rápido se puede poner en marcha una plataforma de intranet moderna en comparación con un proyecto medio?

Mientras que una empresa media tarda aproximadamente 1,2 años en poner en marcha una nueva intranet, una plataforma moderna como Happeo puede implementarse en tan solo 6 a 8 semanas.