Intranet para empleados: la clave para un lugar de trabajo eficiente y satisfactorio

En los últimos años, cada vez más empresas han optado por un entorno de trabajo totalmente a distancia, o al menos por una combinación de trabajo en la oficina y a distancia.

En un momento en el que las empresas luchan por cubrir puestos vacantes, la opción de trabajar desde casa podría ser la ventaja que ayude a las empresas a atraer y retener a los mejores talentos.

Aunque los directivos y los profesionales de RR.HH. reconozcan la necesidad del trabajo a distancia, es posible que también se pregunten cómo enfocar la incorporación, la comunicación interna y el compromiso de los empleados. ¿Es realmente posible tener una cultura de empresa si la mayoría de los empleados nunca se ven en persona?

En este artículo, veremos cómo una intranet para empleados puede mejorar las operaciones, establecer una cultura corporativa y mantener el compromiso de los empleados. También explicaremos las características esenciales que debe tener una intranet para empleados.

¿Qué es una intranet para empleados?

Una intranet para empleados es una plataforma privada que las empresas utilizan para la comunicación interna, la gestión de documentos y la gestión e intercambio de conocimientos. Puede ser una solución in situ accesible sólo desde la oficina, o una plataforma de intranet basada en la nube a la que los empleados pueden acceder de forma remota.

→ Más información sobre la intranet Happeo aquí.

Cuáles son las ventajas de una intranet para empleados?

La mejor intranet para empleados no es solo una plataforma de gestión de proyectos. Sus características mejoran:

El compromiso

Las plataformas de intranet modernas incluyen un componente social que ayuda a aumentar el compromiso. Y eso es importante, teniendo en cuenta que el 51% de los empleados no se sienten comprometidos en el trabajo. Una intranet para empleados permite la comunicación bidireccional entre la dirección y los empleados y facilita el tipo de comunicación que suele producirse en una oficina física.

Cohesión

Durante la pandemia, el 42% de la mano de obra estadounidense trabajaba a distancia. Las empresas con equipos remotos o múltiples ubicaciones en diferentes zonas horarias y países pueden utilizar una intranet de empleados para crear cohesión cultural. Esto significa que los empleados situados en puntos opuestos del planeta tienen acceso a la misma información, pueden encontrarse y ponerse en contacto fácilmente y comprenden los valores de la empresa.

Transparencia

Además de los organigramas, las mejores plataformas de intranet incluyen un directorio de empleados con datos sobre cada uno de ellos. Los trabajadores pueden buscar personas y encontrar su foto, cargo, departamento e información de contacto. Este nivel de transparencia -la posibilidad de relacionar una cara con un nombre- puede ayudar a los trabajadores remotos a sentirse más conectados.

Acceda a

Cuando los archivos se almacenan en un portal de intranet para empleados basado en la nube en lugar de en un servidor local, es fácil acceder a ellos desde cualquier lugar. Y con una sólida función de búsqueda e integraciones entre aplicaciones, los empleados pueden buscar archivos, conversaciones y tareas desde dentro de la intranet para empleados, sin necesidad de salir de la plataforma para encontrar información.

Productividad

Los empleados que están conectados entre sí son un 20-25% más productivos que los que están desconectados. Esto se debe a que no pierden un tiempo valioso buscando información o esperando respuestas. El software de intranet para empleados les permitirá encontrar rápidamente contactos clave, mantener conversaciones en tiempo real y resolver problemas.

Incorporación

Un estudio de CareerBuilder reveló que el 36% de las empresas no dispone de un proceso de incorporación para los nuevos empleados. Con una intranet para empleados, puede crear un proceso de incorporación de autoservicio sin fisuras, con vídeos de instrucciones, políticas de RR.HH. y otra información que los nuevos empleados necesitan conocer. Esto mejora la retención de los nuevos empleados y libera tiempo para que los directivos y los profesionales de RR.HH. se centren en otras tareas.

Qué hay que tener en cuenta al elegir una intranet para empleados

Hay muchas plataformas de intranet que tienen características similares, pero algunas carecen de la funcionalidad que necesitan los equipos remotos e híbridos. Cuando compare plataformas de intranet, preste atención a estas útiles características:

Incorporación y asistencia

Ni siquiera las plataformas de intranet más fáciles de usar son intuitivas al 100%: necesitas que alguien te enseñe a configurarlas y responda a tus preguntas. Busque una plataforma que ofrezca paquetes de integración y asistencia continua. (Consejo profesional: compruebe la tasa de renovación de cualquier software de intranet para empleados que esté considerando; si es del 100% o superior, probablemente venga con un soporte excelente).

Integraciones y acceso al conocimiento

Aunque una intranet para empleados satisface muchas necesidades, es posible que decidas aferrarte a otras plataformas que utiliza tu equipo: Slack, Jira, Microsoft 365 y Google Workspace, por ejemplo. Si ese es el caso, querrás una plataforma que se integre con tus otras herramientas y permita a los empleados buscar información en todas ellas sin salir de la intranet.

Personalización

Cuando los empleados pueden personalizar la página de inicio de su intranet, es mucho más probable que se comprometan con la plataforma. Busque funciones como un editor de páginas de inicio de arrastrar y soltar, personalización de fuentes de noticias y canales de comunicación en equipo.

Colaboración social

Los empleados remotos a veces se sienten aislados y desconectados de sus compañeros, por lo que las funciones de colaboración social son imprescindibles en una plataforma de intranet para empleados. Con la posibilidad de dar "me gusta", comentar y compartir actualizaciones, los empleados pueden utilizar la intranet de la empresa del mismo modo que utilizarían las plataformas de redes sociales más populares.

Comunidades de empleados

Un lugar de trabajo digital no tiene por qué significar sentirse desconectado. Los empleados pueden utilizar los canales de la intranet para formar sus propias comunidades, aportar ideas y proporcionar apoyo y ánimo.

Gobernanza

Con las funciones de análisis de la participación y gestión del ciclo de vida, los gestores pueden ver cómo interactúan los empleados con los contenidos y asegurarse de que los contenidos obsoletos se archivan o actualizan. También puede establecer permisos de usuario para páginas y canales.

Análisis de uso

Los análisis de uso detallados le ayudan a aprender de su plataforma de intranet social. Por ejemplo, puede ver qué tipos de contenido generan más participación, qué canales y páginas son más populares y qué términos de búsqueda son más comunes en su organización o en equipos específicos.

Seguridad

Un portal de intranet para empleados alberga información personal, conocimientos exclusivos de la empresa y un número ilimitado de archivos, por lo que debe ser una red segura y privada. Busque una plataforma que cuente con la certificación ISO 27001 (el estándar de oro en seguridad internacional), autenticación SAML y un certificado de cifrado SSL.

Escalabilidad

Si no necesita todas las funciones disponibles en una plataforma de intranet, busque precios escalonados que le permitan ampliarla cuando su equipo crezca o sus necesidades cambien.

Soluciones populares de intranet para empleados

Ya hemos dicho que hay muchas plataformas de intranet, ahora veamos algunas de ellas.

Happeo

Happeo es una plataforma de intranet social, lo que significa que incluye una serie de funciones diseñadas para fomentar la interacción. Los usuarios pueden hacer "me gusta" y comentar las publicaciones, añadir emoji e incluso programar una reunión rápida por vídeo desde una conversación.

A diferencia de otras intranets, Happeo se integra tanto con Microsoft Office 365 como con Google Workspace. Los trabajadores que pasan mucho tiempo viajando apreciarán la aplicación móvil de Happeo, que puede enviar notificaciones push sobre noticias importantes de la empresa. Lo mejor de todo es que los clientes de Happeo pueden esperar estar utilizando plenamente el software en unas pocas semanas o meses, lo que supone un tiempo de incorporación mucho más corto que el que encontrarán en otras plataformas.

"La capacidad de comunicarse rápidamente y ampliar la colaboración es insuperable. Los usuarios de todo el mundo pueden recibir información, conectarse y colaborar en tiempo real, responder a preguntas de forma rápida y pública para evitar la duplicación de correos electrónicos."

Molly Quinn
Directora de Marketing y Comunicación

SharePoint

SharePoint es un producto de Microsoft que funciona bien para la gestión de documentos, pero no se integra totalmente con Google Workspace ni ofrece la posibilidad de personalizar el feed de noticias. En comparación con Happeo, también carece de los componentes sociales que pueden necesitar los equipos de trabajo remotos.

Simpplr

En comparación con SharePoint, Simpplr ofrece mejores funciones de interacción social, como la posibilidad de crear canales sociales, personalizar las noticias e identificar a las personas influyentes. Se integra hasta cierto punto con Google Workspace, pero no ofrece edición integrada para Google Docs, Sheets o Slides. También le faltan algunas de las funciones de colaboración que tiene Happeo.

Confluence

De las cuatro intranets para empleados de esta sección, Confluence es la menos robusta. No se integra con Google Workspace ni con Office 365, y la integración con Slack requiere una compra adicional. Incluye una wiki de equipo que los empleados pueden utilizar para colaborar y compartir información, pero su uso general como herramienta social es limitado.

Ejemplos de casos de uso de la intranet para empleados

Veamos cómo han utilizado las empresas una intranet para empleados para lograr sus objetivos.

ActivTrak

ActivTrak, una empresa que fabrica software de análisis de mano de obra, buscaba una tecnología que pudiera ayudarles en la transición a un entorno de trabajo totalmente remoto. Eligieron Happeo y lo han utilizado para crear páginas para cada departamento, gestionar la incorporación de su equipo en rápido crecimiento y aportar cohesión a su equipo a través de varias zonas horarias.

MINT Odontología

MINT Dentistry es un grupo de clínicas dentales en las áreas de Dallas y Houston, con más de 60 ubicaciones y más de 300 empleados. Antes de utilizar Happeo, la organización utilizaba una solución de intranet propia y tenía dificultades para mantener al personal en sintonía.

Desde la implantación de Happeo, MINT Dentistry ha experimentado un aumento significativo del compromiso y la interacción entre las distintas sedes. Esto ha ayudado a garantizar que todos los empleados de MINT Dentistry se sientan vinculados a la organización y a su visión, lo que ha impulsado la retención, fortalecido la marca de empleador de la empresa y, en última instancia, le ha dado una ventaja sobre sus competidores.

Sysarb

Sysarb es una empresa SaaS con sede en Suecia que aboga por una retribución justa entre hombres y mujeres y proporciona una herramienta para el análisis de la igualdad salarial y la fijación de salarios. Es una empresa de gran crecimiento, con cuatro oficinas en Suecia y equipos híbridos.

Antes de asociarse con Happeo, Sysarb tenía una estructura ad hoc para las comunicaciones y utilizaba enlaces a Dropbox y Slack para todas las comunicaciones internas. Esto significaba que la información se perdía fácilmente. Y sin un proceso para gestionar el control de versiones, y sin un repositorio central para el contenido, los empleados a menudo no estaban seguros de que estaban trabajando en la versión correcta de los documentos. La empresa tenía Sharepoint, pero nadie lo utilizaba.

Una de las razones por las que Sysarb eligió Happeo fue su integración con Microsoft, que permitiría al equipo de Sysarb integrar sus documentos de OneDrive. A la dirección de Sysarb también le gustó la interfaz de usuario de Happeo y sabía que eso animaría a la gente a utilizar la plataforma.

Una plataforma de intranet para empleados bien diseñada desempeña un papel fundamental en las comunicaciones internas modernas, especialmente en un entorno de trabajo híbrido o totalmente remoto. Al actuar como una red privada segura con nombre de usuario y contraseña de acceso, una intranet de la empresa se convierte en la única fuente de verdad para las noticias de la empresa, las políticas de la empresa y los materiales de formación. Este tipo de lugar de trabajo digital garantiza que los empleados, tanto si están en la oficina como si trabajan en zonas horarias diferentes, tengan siempre fácil acceso a la misma información, documentos y recursos. Como resultado, los empleados se sienten más conectados, alineados y seguros en su trabajo diario.

Desde una perspectiva operativa, el software de intranet para empleados mejora significativamente la eficiencia organizativa mediante la gestión estructurada del conocimiento y la gestión de documentos. Los recursos centralizados de la empresa, un directorio de empleados con función de búsqueda y espacios dedicados claramente definidos para los equipos permiten compartir información más rápidamente y mejorar la colaboración entre funciones. Para los recursos humanos, esto significa una incorporación más fluida de los nuevos empleados, un apoyo coherente a los equipos remotos y una mejor experiencia general del empleado, especialmente para los trabajadores sin escritorio o los empleados que dependen del acceso remoto a través de dispositivos móviles.

Por último, el compromiso aumenta cuando las plataformas de intranet incluyen fuertes componentes sociales que fomentan la interacción más allá de la comunicación formal. Funciones como comentarios, reacciones, notificaciones push e incluso videoconferencias ayudan a los empleados a aportar ideas, compartir actualizaciones y mantenerse en sintonía. La integración con herramientas como Google Workspace permite la colaboración en tiempo real, mientras que los análisis ayudan a las organizaciones a comprender cómo interactúan los usuarios con los contenidos. Cuando se implementa bien, una intranet no se limita a almacenar conocimientos: apoya activamente la cultura de la empresa, refuerza la colaboración y ayuda a los empleados a mantenerse centrados, informados y conectados.

Vea lo que dicen los clientes de Happeo

¿Necesita más pruebas de que una intranet para empleados es adecuada para su empresa? Visite la página de casos prácticos de Happeo para saber cómo Happeo ha ayudado a empresas a unir oficinas remotas, facilitar fusiones, ampliar la comunicación y crear lugares de trabajo más felices.

Preguntas frecuentes sobre la intranet para empleados