Mitarbeiter-Intranet: Der Schlüssel zu einem effizienten und zufriedenen Arbeitsplatz

In den letzten Jahren sind immer mehr Unternehmen dazu übergegangen, vollständig aus der Ferne zu arbeiten oder zumindest eine Kombination aus Büro- und Fernarbeit anzubieten.

In einer Zeit, in der die Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, offene Stellen zu besetzen, könnte die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ein Vorteil sein, der den Unternehmen hilft, Top-Talente anzuziehen und zu halten.

Während Manager und Personalverantwortliche die Notwendigkeit der Telearbeit erkennen, fragen sie sich vielleicht auch, wie sie die Einarbeitung, die interne Kommunikation und das Engagement der Mitarbeiter angehen sollen. Ist es wirklich möglich, eine Unternehmenskultur zu schaffen, wenn die meisten Mitarbeiter einander nie persönlich sehen?

In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach, wie ein Mitarbeiter-Intranet die Arbeitsabläufe verbessern, eine Unternehmenskultur schaffen und das Engagement der Mitarbeiter fördern kann. Außerdem erklären wir, auf welche wesentlichen Funktionen Sie achten sollten, wenn Sie ein Mitarbeiter-Intranet für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen.

Was ist ein Mitarbeiter-Intranet?

Ein Mitarbeiter-Intranet ist eine private Plattform, die Unternehmen für die interne Kommunikation, die Dokumentenverwaltung und die Verwaltung und den Austausch von Wissen nutzen. Dabei kann es sich um eine Vor-Ort-Lösung handeln, die nur vom Büro aus zugänglich ist, oder um eine Cloud-basierte Intranet-Plattform, auf die Mitarbeiter aus der Ferne zugreifen können.

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Was sind die Vorteile eines Mitarbeiter-Intranets?

Das beste Intranet für Mitarbeiter ist nicht nur eine Projektmanagement-Plattform. Seine Funktionen verbessern:

Engagement

Moderne Intranet-Plattformen enthalten eine soziale Komponente, die das Engagement fördert. Und das ist wichtig, wenn man bedenkt, dass 51 % der Mitarbeiter sich bei der Arbeit nicht engagiert fühlen. Ein Mitarbeiter-Intranet ermöglicht eine wechselseitige Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und erleichtert die Art der Kommunikation, die normalerweise in einem physischen Büro stattfindet.

Zusammenhalt

Während der Pandemie arbeiteten 42 % der US-Belegschaft vollständig remote. Unternehmen mit dezentralen Teams oder mehreren Standorten in verschiedenen Zeitzonen und Ländern können ein Mitarbeiter-Intranet nutzen, um kulturellen Zusammenhalt zu schaffen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auf der anderen Seite des Globus Zugang zu denselben Informationen haben, sich leicht finden und kontaktieren können und die Werte des Unternehmens verstehen.

Transparenz

Die besten Intranet-Plattformen enthalten neben Organigrammen auch ein Mitarbeiterverzeichnis mit Angaben zu jedem Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können nach Personen suchen und deren Foto, Titel, Abteilung und Kontaktinformationen abrufen. Dieses Maß an Transparenz - die Möglichkeit, einem Namen ein Gesicht zuzuordnen - kann dazu beitragen, dass sich Fernmitarbeiter stärker verbunden fühlen.

Zugang

Wenn Dateien in einem Cloud-basierten Intranet-Portal für Mitarbeiter statt auf einem lokalen Server gespeichert sind, können sie von überall aus leicht abgerufen werden. Und mit einer robusten Suchfunktion und app-übergreifenden Integrationen können Mitarbeiter direkt im Mitarbeiter-Intranet nach Dateien, Gesprächen und Aufgaben suchen - sie müssen die Plattform nicht verlassen, um Informationen zu finden.

Produktivität

Mitarbeiter, die miteinander verbunden sind, sind 20-25 % produktiver als Mitarbeiter, die nicht miteinander verbunden sind. Das liegt daran, dass sie keine wertvolle Zeit damit verlieren, nach Informationen zu suchen oder auf Antworten zu warten. Die Intranet-Software für Mitarbeiter ermöglicht es den Mitarbeitern, wichtige Kontakte schnell zu finden, Gespräche in Echtzeit zu führen und Probleme zu lösen.

Onboarding

Eine Studie von CareerBuilder ergab, dass 36 % der Unternehmen keinen Einführungsprozess für neue Mitarbeiter haben. Mit einem Mitarbeiter-Intranet können Sie einen nahtlosen Onboarding-Prozess zur Selbstbedienung einrichten, komplett mit Anleitungsvideos, HR-Richtlinien und anderen Informationen, die neue Mitarbeiter wissen müssen. Dies verbessert die Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen und verschafft Managern und Personalverantwortlichen Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Mitarbeiter-Intranets achten sollten

Es gibt viele Intranet-Plattformen mit ähnlichen Funktionen, aber einige von ihnen bieten nicht die Funktionen, die Remote- und Hybrid-Teams benötigen. Achten Sie beim Vergleich von Intranet-Plattformen auf diese nützlichen Funktionen:

Onboarding und Unterstützung

Selbst die benutzerfreundlichsten Intranet-Plattformen sind nicht zu 100 % intuitiv - Sie brauchen jemanden, der Ihnen zeigt, wie Sie die Plattform einrichten, und der Ihnen alle Fragen beantwortet, die Sie haben. Suchen Sie nach einer Plattform, die Einführungspakete und laufenden Support bietet. (Profi-Tipp: Prüfen Sie die Verlängerungsrate für jede Intranet-Software, die Sie in Erwägung ziehen - wenn sie bei 100 % oder höher liegt, bietet sie wahrscheinlich einen hervorragenden Support).

Integrationen und Wissenszugang

Ein Mitarbeiter-Intranet erfüllt zwar viele Anforderungen, aber vielleicht möchten Sie auch andere Plattformen nutzen, die Ihr Team verwendet - Slack, Jira, Microsoft 365 und Google Workspace zum Beispiel. In diesem Fall sollten Sie eine Plattform wählen, die sich in Ihre anderen Tools integrieren lässt und es den Mitarbeitern ermöglicht, in all diesen Plattformen nach Informationen zu suchen, ohne das Intranet zu verlassen.

Personalisierung

Wenn die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Intranet-Startseite zu personalisieren, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich mit der Plattform beschäftigen, wesentlich größer. Achten Sie auf Funktionen wie einen Drag-and-Drop-Homepage-Editor, individuell anpassbare Newsfeeds und Teamkommunikationskanäle.

Soziale Zusammenarbeit

Remote-Mitarbeiter fühlen sich manchmal isoliert und von ihren Kollegen getrennt, weshalb Funktionen zur sozialen Zusammenarbeit ein Muss für eine Intranet-Plattform für Mitarbeiter sind. Mit der Möglichkeit, Aktualisierungen zu mögen, zu kommentieren und zu teilen, können Mitarbeiter ein Unternehmensintranet auf die gleiche Weise nutzen wie beliebte Social-Media-Plattformen.

Mitarbeiter-Communities

Ein digitaler Arbeitsplatz muss nicht bedeuten, dass man sich abgekoppelt fühlt. Mitarbeiter können Intranet-Kanäle nutzen, um ihre eigenen Gemeinschaften zu bilden, Ideen zu sammeln und Unterstützung und Ermutigung zu bieten.

Governance

Mit Engagement-Analysen und Lebenszyklus-Management-Funktionen können Manager sehen, wie Mitarbeiter mit Inhalten interagieren und sicherstellen, dass veraltete Inhalte archiviert oder aktualisiert werden. Außerdem können Sie Benutzerberechtigungen für Seiten und Kanäle festlegen.

Nutzungsanalyse

Detaillierte Nutzungsanalysen helfen Ihnen, aus Ihrer Social Intranet-Plattform zu lernen. Sie können zum Beispiel sehen, welche Arten von Inhalten das meiste Engagement erzeugen, welche Kanäle und Seiten am beliebtesten sind und welche Suchbegriffe in Ihrem Unternehmen oder bestimmten Teams am häufigsten vorkommen.

Sicherheit

Ein Intranet-Portal für Mitarbeiter beherbergt persönliche Informationen, geschütztes Unternehmenswissen und eine unbegrenzte Anzahl von Dateien, weshalb es ein sicheres und privates Netzwerk sein muss. Achten Sie auf eine Plattform, die nach ISO 27001 (dem internationalen Sicherheitsstandard) zertifiziert ist und über SAML-Authentifizierung und ein SSL-Verschlüsselungszertifikat verfügt.

Skalierbarkeit

Wenn Sie nicht alle Funktionen einer Intranet-Plattform benötigen, sollten Sie nach einer Preisstaffelung Ausschau halten, die es Ihnen ermöglicht, die Plattform zu erweitern, wenn Ihr Team wächst oder sich Ihre Anforderungen ändern.

Beliebte Intranet-Lösungen für Mitarbeiter

Wir haben bereits erwähnt, dass es zahlreiche Intranet-Plattformen gibt - sehen wir uns nun einige von ihnen an.

Happeo

Happeo ist eine soziale Intranet-Plattform, d. h. sie enthält eine Reihe von Funktionen, die die Interaktion fördern sollen. Nutzer können Beiträge mögen und kommentieren, Emoji hinzufügen und sogar ein kurzes Videomeeting innerhalb einer Unterhaltung planen.

Im Gegensatz zu einigen anderen Intranets lässt sich Happeo sowohl in Microsoft Office 365 als auch in Google Workspace integrieren. Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, werden die mobile App von Happeo zu schätzen wissen, die Push-Benachrichtigungen über wichtige Unternehmensnachrichten senden kann. Das Beste ist, dass die Kunden von Happeo erwarten können, die Software innerhalb weniger Wochen oder Monate vollständig nutzen zu können, was eine viel kürzere Einarbeitungszeit ist als bei anderen Plattformen.

"Die Fähigkeit, schnell zu kommunizieren und die Zusammenarbeit zu skalieren, ist unübertroffen. Benutzer auf der ganzen Welt können Informationen erhalten, sich verbinden und in Echtzeit zusammenarbeiten - Fragen schnell und öffentlich beantworten, um doppelte E-Mails zu vermeiden."

Molly Quinn
Direktorin für Marketing und Kommunikation

SharePoint

SharePoint ist ein Microsoft-Produkt, das sich gut für die Dokumentenverwaltung eignet, aber es lässt sich nicht vollständig in Google Workspace integrieren und bietet auch nicht die Möglichkeit, den eigenen News-Feed zu personalisieren. Im Vergleich zu Happeo fehlen auch die sozialen Komponenten, die Remote-Arbeitskräfte möglicherweise benötigen.

Simpplr

Im Vergleich zu SharePoint bietet Simpplr bessere Funktionen für die soziale Interaktion, einschließlich der Möglichkeit, soziale Kanäle zu erstellen, Newsfeeds zu personalisieren und Einflussnehmer zu identifizieren. Es lässt sich zwar bis zu einem gewissen Grad in Google Workspace integrieren, bietet aber keine integrierte Bearbeitung für Google Docs, Sheets oder Slides. Außerdem fehlen einige der Kollaborationsfunktionen, die Happeo bietet.

Confluence

Von den vier Mitarbeiter-Intranets in diesem Abschnitt ist Confluence das am wenigsten robuste. Es lässt sich nicht mit Google Workspace oder Office 365 integrieren, und die Integration von Slack erfordert einen zusätzlichen Kauf. Es enthält ein Team-Wiki, das Mitarbeiter für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch nutzen können, aber insgesamt ist die Nutzung als soziales Tool begrenzt.

Beispiele für die Nutzung des Mitarbeiter-Intranets

Werfen wir einen Blick darauf, wie Unternehmen ein Mitarbeiter-Intranet genutzt haben, um ihre Ziele zu erreichen.

ActivTrak

ActivTrak, ein Unternehmen, das Software zur Personalanalyse herstellt, war auf der Suche nach einer Technologie, die ihm bei der Umstellung auf eine vollständig dezentrale Arbeitsumgebung helfen könnte. Das Unternehmen entschied sich für Happeo und nutzte es, um Seiten für jede Abteilung zu erstellen, das Onboarding für sein schnell wachsendes Team zu verwalten und den Zusammenhalt des Teams über mehrere Zeitzonen hinweg zu fördern.

MINT-Zahnmedizin

MINT Dentistry ist eine Gruppe von Zahnarztpraxen in den Regionen Dallas und Houston mit über 60 Standorten und mehr als 300 Mitarbeitern. Vor dem Einsatz von Happeo setzte das Unternehmen auf eine selbst entwickelte Intranet-Lösung und hatte Schwierigkeiten, die Mitarbeiter auf dem gleichen Stand zu halten.

Seit der Implementierung von Happeo konnte MINT Dentistry einen deutlichen Anstieg des Engagements und der Interaktion zwischen den verschiedenen Standorten verzeichnen. Dies hat dazu beigetragen, dass sich alle Mitarbeiter von MINT Dentistry mit dem Unternehmen und seiner Vision verbunden fühlen, was die Mitarbeiterbindung erhöht, die Arbeitgebermarke des Unternehmens stärkt und ihm letztendlich einen Vorteil gegenüber seinen Wettbewerbern verschafft.

Sysarb

Sysarb ist ein SaaS-Unternehmen mit Sitz in Schweden, das sich für eine gerechte Entlohnung zwischen den Geschlechtern einsetzt und ein Tool für die Analyse der Lohngleichheit und die Festlegung des Gehalts anbietet. Es handelt sich um ein stark wachsendes Unternehmen mit vier Niederlassungen in Schweden und hybriden Teams.

Vor der Zusammenarbeit mit Happeo verfügte Sysarb über eine Ad-hoc-Struktur für die Kommunikation und nutzte für die gesamte interne Kommunikation Links zu Dropbox und Slack. Dies bedeutete, dass Informationen leicht verloren gehen konnten. Da es keinen Prozess zur Versionskontrolle und kein zentrales Repository für Inhalte gab, waren sich die Mitarbeiter oft nicht sicher, ob sie an der richtigen Version von Dokumenten arbeiteten. Das Unternehmen hatte Sharepoint, aber niemand nutzte es.

Einer der Gründe, warum sich Sysarb für Happeo entschied, war die Microsoft-Integration, mit der das Sysarb-Team seine OneDrive-Dokumente einbetten konnte. Die Sysarb-Führung war auch von der Benutzeroberfläche von Happeo begeistert und wusste, dass dies die Mitarbeiter zur Nutzung der Plattform anregen würde.

Eine gut konzipierte Intranet-Plattform für Mitarbeiter spielt eine zentrale Rolle in der modernen internen Kommunikation, insbesondere in einer hybriden oder vollständig dezentralen Arbeitsumgebung. Als sicheres privates Netzwerk mit Benutzernamen und Passwort wird das Intranet zur zentralen Informationsquelle für Unternehmensnachrichten, Unternehmensrichtlinien und Schulungsmaterialien. Diese Art des digitalen Arbeitsplatzes stellt sicher, dass die Mitarbeiter, egal ob sie im Büro oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, immer einfachen Zugang zu denselben Informationen, Dokumenten und Ressourcen haben. Infolgedessen fühlen sich die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit besser vernetzt, ausgerichtet und zuversichtlich.

Aus betrieblicher Sicht verbessert die Intranetsoftware für Mitarbeiter die organisatorische Effizienz durch strukturiertes Wissensmanagement und Dokumentenverwaltung erheblich. Zentralisierte Unternehmensressourcen, ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis und klar definierte Bereiche für Teams ermöglichen einen schnelleren Informationsaustausch und eine bessere funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Für die Personalabteilung bedeutet dies ein reibungsloseres Onboarding für neue Mitarbeiter, konsistente Unterstützung für Remote-Teams und ein besseres Gesamterlebnis für die Mitarbeiter, insbesondere für Mitarbeiter ohne Schreibtisch oder Mitarbeiter, die auf den Remote-Zugriff über mobile Geräte angewiesen sind.

Schließlich wächst das Engagement, wenn Intranet-Plattformen starke soziale Komponenten enthalten, die die Interaktion über die formale Kommunikation hinaus fördern. Funktionen wie Kommentare, Reaktionen, Push-Benachrichtigungen und sogar Videokonferenzen helfen den Mitarbeitern, Ideen zu entwickeln, Updates auszutauschen und auf dem gleichen Stand zu bleiben. Die Integration mit Tools wie Google Workspace ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, während Analysen Unternehmen helfen zu verstehen, wie Nutzer mit Inhalten interagieren. Wenn ein Intranet gut implementiert ist, speichert es nicht nur Wissen - es unterstützt aktiv die Unternehmenskultur, stärkt die Zusammenarbeit und hilft den Mitarbeitern, sich zu konzentrieren, informiert und verbunden zu bleiben.

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Mitarbeiter-Intranet FAQ