Att mäta avkastningen på intranätet med hjälp av en kostnads-nyttoanalys

Intranät ger företag både materiellt och immateriellt värde.

De bidrar till att effektivisera den interna kommunikationen, fungerar som en central knutpunkt för organisationens kunskapsbas och minskar det kaos som ofta uppstår när man hanterar kommunikation och dokument i flera olika appar och plattformar. Men enligt data från Slack är det endast 6 % av företagen som faktiskt mäter avkastningen på sitt intranät.

Även om det inte är någon exakt vetenskap att mäta intranätets effekt och avkastning finns det konkreta nyckeltal som du kan följa för att bättre förstå värdet av att införa ett intranät. Detta kan i sin tur hjälpa ditt IT-team att motivera ökade investeringar i intranätet, oavsett om det innebär fler resurser för underhåll eller utökade funktioner.

Undersökning om intranätets avkastning

Vi ville få en bättre förståelse för varför våra egna kunder hade infört en intranätlösning och vilka användningsfall som genererade den högsta avkastningen. I slutet av 2021 genomförde vi därför en undersökning bland över 235 Happeo-kunder för vår rapport om avkastning på investeringar.

I denna undersökning arbetade 46 % av de svarande inom IT, medan resten representerade avdelningarna för internkommunikation, marknadsföring, HR, drift samt olika ledande befattningar.

De tillfrågade bestod av Happeo-kunder i USA, Storbritannien, Skandinavien och Västeuropa, vilka alla fungerade som administratörer för sin egen Happeo-plattform.

De fem vanligaste användningsområdena som gav den högsta avkastningen på investeringen var:

1. Förbättrad central kommunikation: 96 % av de tillfrågade uppgav att Happeo berikade den interna innehållsupplevelsen, och 53 % angav att det hade förbättrat hastigheten i den interna kommunikationen.

2. Centralisering och kunskapshantering: 34 % av kunderna använde Happeo för att skapa en central informationskälla där företags- och avdelningskunskap samlas. Dessa företag fokuserar på att bryta informationssilos och bevara kunskap genom att skapa ett informationsarkiv med en tydlig, sökbar hierarki.

3. Enhetliga verktyg och digital arbetsplats: 11 % av de tillfrågade använde Happeo för att ersätta flera olika kommunikationsverktyg. Intranätet blev en samlad plattform för viktiga affärsappar. Det gjorde det också möjligt för dem att få tillgång till information snabbare – med hjälp av Universal Search – samtidigt som användningen av befintliga verktyg ökade.

4. Sammanhållning och tillhörighet: 95 % av de tillfrågade uppgav att Happeo främjade en känsla av tillhörighet genom att hjälpa medarbetarna att känna sig kopplade till företaget och sina kollegor. Genom att möjliggöra tvåvägskommunikation mellan ledningen och medarbetarna bidrog Happeo till att bygga en samarbetskultur som gjorde det möjligt för cheferna att i högre grad uppmärksamma medarbetarnas insatser och bidrag.

5. Datadriven kommunikation: Cirka 7 % av de tillfrågade använde främst data från Happeo för att förbättra sin interna kommunikation och medarbetarnas engagemang. Analyser och insikter hjälpte teamen att optimera kommunikationen, behålla medarbetare samt främja engagemang och konsumtion av innehåll.

Vilken avkastning på intranätet kan ett medelstort företag förvänta sig?

I Happeos egen undersökning bland 235 kunder rapporterade företagen en genomsnittlig ökning av medarbetarnas produktivitet på 38 % och att de hittade information 65 % snabbare efter att ha infört Happeo. Den snabba implementeringen förstärker avkastningen ytterligare: 54 % av Happeos kunder lanserade lösningen inom de första tre månaderna, och 87 % var i drift inom sex månader – jämfört med en genomsnittlig implementeringstid för intranät i branschen på 1,2 år. En snabbare tid till värde innebär att produktivitetsvinsterna ovan börjar ackumuleras flera månader tidigare än vid en typisk intranätlansering.

Hur man utvärderar intranätets avkastning med en kostnads-nyttoanalys

Det är relativt enkelt att mäta avkastningen på en reklamkampanj (intäkter och utgifter). Ett kritiskt affärssystem som ett intranät är dock betydligt mer nyanserat, eftersom det finns fler variabler och immateriella faktorer som spelar in.

När du utvärderar avkastningen på ditt intranät bör du utgå från den grundläggande avkastningsformeln. För att göra detta dividerar du nettovinsten med den totala investeringen och multiplicerar med 100. Det ser ut så här:

Avkastning = [nettovinst / total investering] x 100

Kostnaden för din intranätprogramvara är lätt att beräkna, men fördelarna kan vara svåra att kvantifiera. För att göra en kostnads-nyttoanalys måste du fastställa riktmärken för de konkreta fördelarna med ett intranät (t.ex. kostnadsbesparingar genom ökad produktivitet). Här är några steg för att komma igång:

Fastställa riktmärken

Jämförelsedata hjälper dig att identifiera produktivitetsproblem och fastställa utgångsvärden innan ditt nya intranät är på plats. Du måste involvera dina medarbetare i denna process. Här är en lista över nyckeltal att utvärdera per kategori:

• Produktivitet – Tid som läggs på att slutföra uppgifter, hitta information, svara på förfrågningar och utföra repetitiva/dubbla arbetsuppgifter.
  
  
• Samarbete och engagemang – Deltagande i forum, skapande, redigering och delning av dokument samt kommentarer, gillamarkeringar eller delningar av uppgifter, trådar och uppdrag.
  
  
• Kommunikation – E-postanvändning och konsumtion av företagsnyheter.
  
  
• Förfrågningar och support – Förfrågningar till IT-helpdesken och HR-ärenden.

Koppla varje riktmärke till den genomsnittliga tid det tar att utföra uppgiften – på så sätt får du fram ett monetärt värde. Låt oss till exempel säga att dina medarbetare lägger ungefär 2,6 timmar per dag (13 timmar per vecka) på att skicka och kolla e-post. Ett intranät och en kunskapsbas kan minska denna tid genom att eliminera behovet av att söka igenom e-post och svara på enskilda förfrågningar. Om intranätet sparar 6 timmar per vecka per medarbetare blir det totalt 24 timmar per månad. För en anställd som tjänar motsvarande 25 dollar per timme motsvarar det 600 dollar per månad (per anställd!).

När du väl har dina jämföredata på plats kan du se över dem cirka 3–6 månader efter att intranätet har tagits i drift. Detta hjälper dig att förstå var (och hur) medarbetarna sparar tid, vilket direkt kan kopplas till avkastningen på investeringen (ROI).

Beräkna direkta kostnader

Att mäta direkta kostnader är ett av de enklaste sätten att bedöma avkastningen på intranätet. Detta omfattar bland annat kostnadsbesparingar på papper och utskrifter eftersom du nu lagrar dokument i molnet.

Du bör också mäta eventuella tillkommande kostnader, såsom utbildning av personal eller installationen av intranätet i sig. Räkna med abonnemangsavgifter, konsultarvoden och administrationskostnader när du beräknar totalsummorna. Dessa investeringar – vare sig de är engångskostnader eller löpande kostnader – är viktiga att ta med i beräkningen när du ska förstå ditt företags totala avkastning.

Tilldela värden till produktivitetsvinster

Som en del av din ROI-formel för intranätet rekommenderar vi att du tilldelar värden till produktivitetsvinster. Några värden som kan mätas är:

• Mindre tid åt att kolla e-post
• Snabbare informationssökning
• Färre förfrågningar till IT-supporten
• Snabbare svar på kundförfrågningar
• Snabbare introduktion av nya medarbetare
• Tillgång till ämnesexperter

När du väl har fastställt hur mycket tid som går förlorad på olika uppgifter och processer kan du börja fokusera på att automatisera eller eliminera dem.

När du mäter produktiviteten bör du följa så många nyckeltal som möjligt för att få en helhetsbild av var dina medarbetare lägger sin tid och hur intranätet kan hjälpa dem att bli mer produktiva.

Mät infrastrukturkostnaderna

Det kostar pengar att underhålla infrastrukturen för att driva ett intranät, särskilt om du använder lokala servrar. Om du går över till molnet kan du dra nytta av stordriftsfördelar och bara betala för de resurser du behöver. Några interna kostnader kopplade till lokala servrar är:

• Minne
• Lagring
• Programvarulicenser
• Säkerhet
• Specialutbildning för webbapplikationer
• Applikationsutveckling
• IT-personal som sköter uppdateringar

Molnbaserade intranätleverantörer sköter vanligtvis säkerhet, uppdateringar, uppgraderingar och support.

Värdebevarande

Att behålla medarbetare är betydligt mer kostnadseffektivt än att ersätta dem (det kan kosta 1–2 gånger en medarbetares lön att ersätta dem när de slutar). Ett intranät bidrar till att behålla medarbetare genom att göra det enklare för dem att hitta, dela och använda den information och de resurser de behöver. Detta bidrar till att minska utbrändhet och förbättra medarbetarupplevelsen.

I en färsk studie från MetLife uppgav 2 av 5 medarbetare att kunskapsdelningen har blivit svårare sedan pandemin, och ungefär hälften uppgav att de arbetar utanför normal arbetstid. För att behålla medarbetare krävs det att man ger dem de verktyg de behöver för att effektivt hantera sin tid och underlätta kommunikationen.

För att beräkna hur ett intranät förbättrar personalbehållningen kan du:

• Mäta medarbetarnas nöjdhet före och efter införandet av ett intranät
• Genomföra avgångssamtal för att bättre förstå medarbetarnas problem
• Analysera de direkta kostnaderna för att ersätta en medarbetare (t.ex. rekryteringsavgifter, utbildning, utrustning osv.)

Utvärdera kostnaderna för introduktionsutbildning

Intranät kan påskynda introduktionsprocessen för nya medarbetare genom att hjälpa dem att snabbt hitta det material de behöver. Det gör det också möjligt för dem att knyta kontakt med mentorer och viktiga teammedlemmar samt att engagera sig mer fullt ut i företagskulturen.

Ett väl utformat intranät gör det enklare för medarbetarna att hitta de resurser de behöver när de behöver dem. Detta kan bidra till att minska frustrationen och förbättra personalomsättningen.

När du utvärderar hur ett intranät minskar kostnaderna för introduktionen bör du titta på:

• Hur lång tid det vanligtvis tar att introducera en nyanställd
• Andelen nyanställda som slutar inom de första 3 till 6 månaderna
• Den totala kostnaden för introduktionen

Jämför dessa nyckeltal med och utan intranätet för att mäta hur intranätet minskar kostnaderna för introduktionen.

Fallstudier om avkastning på intranätet

Här följer tre sammanfattningar av fallstudier som visar hur intranät kan ge en positiv avkastning för företag av alla storlekar och typer:

Fallstudie nr 1

Doctolib, ett snabbväxande startup-företag inom hälso- och sjukvård i Europa, använde Happeo för att integrera med Google Workspace och skapade en gemensam, sökbar källa till sanningsenlig information för alla sina dokument och all information. De integrerade även Slack och sociala kanaler, vilket förbättrade medarbetarnas engagemang och gör det möjligt för dem att fortsätta skala upp sin interna kommunikation i takt med att deras team växer.

”Vi behöver Happeo eftersom vi växer extremt snabbt. Det är ingen linjär tillväxt. Det är en exponentiell tillväxt när det gäller människor och idéer, så vi behöver en plats där vi kan samla vår ständigt växande kunskap.”

Fallstudie nr 2

State Auto, ett hundraårigt amerikanskt försäkringsbolag, behövde ett flexibelt intranät för att effektivisera och underlätta den interna kommunikationen. Happeo hjälpte dem att ställa om till en helt distansbaserad arbetsstyrka, förbättra produktiviteten genom att minska e-postvolymen och möjliggöra snabb tillgång till information och kollegor via en mobilapp. Teammedlemmarna kunde lättare hålla kontakten med varandra – och få tillgång till den information de behövde för att utföra sina arbetsuppgifter.

State Auto drog också nytta av Happeos avancerade analysverktyg, som visade vad medarbetarna sökte efter och gav ledningen insyn i hur teammedlemmarna interagerade med systemet.

Fallstudie nr 3

ActivTrak, en molnbaserad plattform för personalanalys, ville sluta använda Slack, centralisera sin kunskapsbas och främja företagskulturen och engagemanget hos sina distansanställda. De behövde också effektivisera sin introduktionsprocess, särskilt med tanke på att personalstyrkan växer snabbt.

ActivTrak använde Happeo för att samla all information i ett enda sökbart arkiv och kopplade det till sitt HR-system. Detta gjorde det möjligt för dem att automatisera HR-uppgifter, såsom att uppdatera den ständigt föränderliga organisationsplanen. De skapade också teamhubbar anpassade efter enskilda avdelningar.

Hur man ökar avkastningen på ett intranätsystem

Det är viktigt att välja ett system som går att anpassa i stor utsträckning. För att få ut mesta möjliga värde av ditt intranät – och högsta avkastning på investeringen – måste du vara proaktiv när det gäller hur en viss plattform stöder och integreras med din befintliga teknik och dina befintliga processer. Här är några tips:

Boka en live-demo

En demo låter dig uppleva plattformens funktionalitet i realtid. Det är ett tillfälle att försäkra dig om att den kan göra allt du behöver och att få en känsla för användarupplevelsen. Det ger dig också möjlighet att ställa specifika frågor till säljaren om huruvida verktygets funktionalitet stämmer överens med ditt företags behov.

Detta är ett riskfritt sätt att fullt ut förstå och jämföra olika lösningar. Enligt vår omfattande lista med frågor inför demosamtalet bör du ta upp funktioner, introduktionsprocessen, användarupplevelsen, prissättning, integrationer, säkerhet, support och kundrecensioner.

Påskynda implementeringen

Att välja en plattform som du kan implementera snabbt är ett av de bästa sätten att öka avkastningen på din intranätinvestering. Den genomsnittliga implementeringstiden för ett intranät är 1,2 år, vilket innebär att du inte ser någon avkastning på din investering på över ett år.

Happeo kan driftsättas på så kort tid som 6–8 veckor, vilket innebär att du kommer att se fördelarna med din investering mycket snabbare. Det innebär också att dina medarbetare – oavsett var de befinner sig – kan börja samarbeta och bidra till företagets kunskapsbas direkt.

Välj rätt abonnemang

En molnbaserad lösning som Happeos är skalbar, vilket innebär att du kan köpa ett abonnemang som endast innehåller de funktioner du verkligen behöver. Du får mer värde genom att undvika dyra tillägg och funktioner som du inte kommer att använda.

Utvärdera noggrant de olika tillgängliga abonnemangen och fråga om intranätintegrationer. Ditt intranät bör (enkelt) kunna integreras med de verktyg du redan använder, såsom Google Workspace, Microsoft 365 eller Zoom.

Uppnå snabbare avkastning på investeringen med Happeo

Att välja rätt intranätplattform är avgörande för att uppnå en snabb avkastning på investeringen. Happeo uppfyller alla krav när det gäller funktioner, anpassningsmöjligheter, integrationer och skalbarhet. Vi samarbetar med företag i alla storlekar inom många olika branscher och kan hjälpa er att bli välorganiserade och mer produktiva på nolltid. Begär en offert redan idag för ert skalbara Happeo-intranät.

Vanliga frågor

Hur beräknar man egentligen avkastningen på investeringen (ROI) för ett intranät?

Börja med den grundläggande formeln – nettovinsten dividerad med den totala investeringen, multiplicerat med 100 – och fastställ sedan produktivitetsmål innan lanseringen så att du har något att jämföra med 3–6 månader senare. Kombinera direkta kostnader (abonnemang, utbildning, infrastruktur) med mätbara produktivitetsvinster, som minskad tid för e-post eller informationssökning, för att få en helhetsbild.

Vilket ROI-riktmärke kan ett medelstort företag realistiskt sett förvänta sig?

I Happeos egen kundundersökning rapporterade företagen en genomsnittlig ökning av medarbetarnas produktivitet på 38 % och att de hittade information 65 % snabbare efter införandet. En snabbare implementering förstärker avkastningen ytterligare – de flesta kunder drar igång inom 3–6 månader, jämfört med en genomsnittlig implementeringstid i branschen på 1,2 år, vilket innebär att produktivitetsvinsterna börjar ackumuleras flera månader tidigare.

Hur påverkar ett intranät personalomsättningen och kostnaderna för nyanställningsprocessen?

Att ersätta en medarbetare kostar vanligtvis 1–2 gånger dennes lön, och ett intranät bidrar till att minska den kostnaden genom att göra det enklare för medarbetarna att hitta information och kommunicera med kollegor, vilket minskar utbrändhet och förbättrar den dagliga arbetsupplevelsen. För att mäta effekten jämför du introduktionstiden, personalomsättningen under de första sex månaderna och den totala introduktionskostnaden före och efter implementeringen.

Vad är det snabbaste sättet att öka avkastningen på ett befintligt eller nytt intranät?

Prioritera en snabb implementering, eftersom en plattform som tar över ett år att implementera fördröjer avkastningen med samma tidsperiod. Att välja ett abonnemang som är anpassat efter dina faktiska behov, istället för att betala för tilläggsfunktioner du inte använder, och att säkerställa att plattformen integreras smidigt med de verktyg du redan använder, bidrar båda till att ytterligare öka avkastningen.