Företagswiki eller kunskapsbas: Vilket alternativ passar dig bäst?

Arbetar er organisation aktivt med att hantera, skapa och sprida kunskap? Eller slösar era medarbetare tid på att söka efter information i flera olika verktyg?

Enligt en färsk undersökning uppgav 75 % av organisationerna att skapande och bevarande av kunskap skulle vara viktigt eller mycket viktigt för deras framgång under de kommande 12–18 månaderna. Ändå ansåg endast 9 % att de var ”mycket redo” att göra det.

För att överbrygga denna brist på beredskap måste företagen införa verktyg som gör det möjligt för deras medarbetare att fritt dela, organisera och få tillgång till kunskap – och en företagswiki kan vara lösningen.

Vad är en företagswiki?

En företagswiki är en central databas som ett företag använder för att lagra och organisera innehåll. Detta kan omfatta personalhandböcker, produktinformation, projektplaner, checklistor för introduktion av nya medarbetare och dokumentation av interna processer.

Det är företagets anställda, inte ett särskilt team för kunskapshantering, som skapar och underhåller företagswikin. Vem som helst inom företaget kan redigera eller lägga till information i företagswikin när de har information att dela med sig av. På så sätt fungerar en företagswiki som organisationens privata, interna version av Wikipedia.

Företagswiki jämfört med företagets kunskapsbas

Företagswikier och interna kunskapsbaser är båda system för att lagra och organisera internt innehåll, och de två begreppen förväxlas ofta. Den största skillnaden mellan en företagswiki och en kunskapsbas är att medan en wiki växer fram organiskt genom organisationens anställda, så byggs en kunskapsbas upp på ett mer medvetet sätt.

Ansvaret för att sammanställa och förvalta en kunskapsbas ligger vanligtvis hos endast ett fåtal utvalda medarbetare, även om de kan ge andra medarbetare, till exempel avdelningschefer, rätt att skapa eller redigera innehåll. Detta gör det möjligt för organisationer att ha större kontroll över informationen och att förhindra förvirring som orsakas av föråldrad eller dåligt organiserad information.

En kunskapsbas erbjuder vanligtvis fler sätt att strukturera och organisera innehåll och innehåller regler för taxonomi och namngivningskonventioner. Detta kan göra det enklare för medarbetarna att hitta rätt innehåll.

Både företagswikier och kunskapsbaser kan vara värdefulla sätt för företag att lagra och hantera kunskap. Många moderna programvarulösningar erbjuder det bästa av två världar genom att kombinera en wiki-funktion som alla medarbetare kan bidra till med en mer strukturerad kunskapsbas.

Varför använder företag wiki-programvara?

En studie från McKinsey visade att högkvalificerade kunskapsarbetare i genomsnitt lägger 19 % av sin tid på att söka efter information. För en heltidsanställd blir det sammanlagt cirka sju eller åtta timmar per vecka – eller en hel arbetsdag. En företagswiki kan hjälpa ditt team att lättare hitta den information de behöver.

Här är några av fördelarna med wiki-system för företag:

Bättre kunskapshantering och kunskapsbevarande

En organisations kunskap är en av dess största tillgångar. Genom att inrätta en företagswiki och uppmuntra dina medarbetare att dokumentera sin kunskap kan du se till att organisationens kunskap är tillgänglig för alla. Detta hjälper dig att bevara kunskapen även när dina mest värdefulla medarbetare så småningom lämnar företaget.

Sökbar kunskapsbas

Det är inte mycket vits med att dokumentera all den viktigaste kunskapen inom organisationen om ingen kan hitta den. En bra företagswiki-lösning gör det möjligt för medarbetarna att söka efter specifikt innehåll. Detta förvandlar din wiki till ett självbetjäningsarkiv där medarbetarna kan hämta den information de behöver, utan att behöva be om hjälp.

Mindre förvirring

I många organisationer är informationen utspridd över flera olika plattformar, vilket kan göra det svårt att hitta rätt information. En välorganiserad wiki är ett sätt att samla all kunskap på ett ställe. Genom att skapa denna enda källa till sanning kan du se till att dina medarbetare alltid vet var de ska leta efter den information de behöver.

Snabbare introduktion

Att lära känna ett nytt företag, med alla dess olika medarbetare, policyer och rutiner, kan kännas överväldigande. Med hjälp av en företagswiki kan du ge dina nyanställda enkel tillgång till alla riktlinjer, instruktionsguider, utbildningsmaterial och andra dokument som de behöver för att komma in i arbetet så snabbt som möjligt. En effektiv introduktionsprocess kandessutom öka personalbehållningen med upp till 82%.

Högre produktivitet

Att skapa en företagswiki som fungerar som en enda källa till sanning för din organisation hjälper till att strömlinjeforma informationen och ger medarbetarna möjlighet att arbeta självständigt. Det kan också spara mycket tid, eftersom dina medarbetare inte behöver söka igenom flera kanaler eller be sina kollegor om hjälp. Detta ger medarbetarna mer tid att fokusera på att göra sitt bästa arbete.

Förbättrat teamsamarbete

Hela poängen med en företagswiki är att den är ett samarbetsprojekt som alla i organisationen kan bidra till. Genom att uppmuntra dina teammedlemmar att dela med sig av sin kunskap, erfarenhet och sina insikter kan du skapa en samarbetsinriktad kultur där alla får möjlighet att utvecklas.

Wiki-programvara för företag kan också vara ovärderlig när det gäller att bryta ner informationssilos inom organisationen. Med en företagswiki på plats kan varje medlem i teamet ta del av den värdefulla gemensamma kunskapen, oavsett befattning.

Integrationer med befintliga arbetsflöden

De flesta organisationer använder dagligen en rad olika verktyg på arbetsplatsen. Moderna wiki-lösningar för företag kan ofta integreras med de andra verktyg och processer som ni redan använder.

Happeo kan till exempel integreras med både Google Workspace och Microsoft 365. Det innebär att när du söker i din företagswiki kommer programvaran samtidigt att söka igenom filer på Google Drive eller OneDrive. Dessutom kan du till och med bädda in filer från Drive eller OneDrive i dina sidor för att ge mer sammanhang och göra det enklare för medarbetarna att hitta den information de behöver.

Minskad personalomsättning

En företagswiki bidrar till att skapa en samarbetsinriktad och stödjande kultur som höjer personalens arbetsmoral och minskar personalomsättningen. Dessutom, när dina medarbetare har all information de behöver samlad på en lättöverskådlig och sökbar plats, slipper de slösa tid på att leta efter fakta och siffror. Det innebär att de får mer tid att utföra sitt arbete, vilket leder till lägre stressnivåer och mindre risk för utbrändhet.

Att införa en företagswiki och uppmuntra alla medarbetare att bidra med sin kunskap och expertis kan också bidra till att medarbetarna känner sig uppskattade och hörda på arbetsplatsen.

Se till exempel hur Happeo hjälper BlueBridge att upprätthålla medarbetarnas välbefinnande i takt med att företaget växer.

Nackdelar med traditionella företagswikier

Även om en företagswiki kan vara ett värdefullt verktyg för kunskapshantering i din organisation, har traditionella wikilösningar vissa nackdelar.

Här är några av nackdelarna med traditionella företagswikier:

Kräver extra övervakning

En företagswiki som vem som helst kan bidra till främjar en kultur av kunskapsdelning och samarbete – men det kan också orsaka problem. När vem som helst kan lägga till information i wikin utan godkännande från ämnesexperter finns det en risk att wikin i slutändan innehåller felaktig eller föråldrad information.

Moderna företagswikilösningar skapar en balans mellan att låta alla bidra och att säkerställa att informationen är korrekt och uppdaterad, genom funktioner som godkännande av innehåll. En annan viktig funktion är livscykelhantering, där ledare får en varning när ett innehåll inte har uppdaterats på länge och kan vara föråldrat.

Saknar sökfunktion

Även om de flesta wiki-lösningar för företag erbjuder viss sökfunktionalitet är den ofta inte särskilt intuitiv eller kraftfull. Detta kan leda till att medarbetare slösar tid på att leta efter den information de behöver.

Moderna wiki-lösningar för företag kombinerar dock funktionell wiki-programvara med en kraftfull sökfunktion, och vissa (bland annat Happeo) låter dig till och med söka i flera tredjepartsappar direkt från din digitala arbetsplats.

Dålig integration med befintliga arbetsflöden

Traditionella wikis kanske inte integreras väl med de verktyg du använder dagligen. Det innebär att medarbetarna kan förlora tid på att växla fram och tillbaka mellan plattformar. För att undvika detta bör du leta efter wiki-lösningar för företag som fungerar sömlöst tillsammans med de verktyg och plattformar som dina team redan använder.

Ingen analys

Traditionella företagswikis ger inte mycket insikt i hur dina medarbetare använder dem. Det innebär att du kan hamna med överflödigt innehåll som ingen besöker, eller misslyckas med att tillhandahålla den kunskap som medarbetarna behöver.

En modern wiki kan förse dig med värdefull analys som visar vad dina medarbetare söker efter (och inte söker efter). Detta hjälper dig att ta bort eller sammanfoga överflödigt innehåll som tar upp onödigt utrymme i din wiki, och säkerställa att du tillhandahåller det innehåll som dina medarbetare behöver.

Utnyttja kraften i modern wiki-programvara för företag

Även om traditionella företagswikier kanske saknar de funktioner som företag behöver idag, finns det en lösning. Happeo är din moderna företagswiki, kunskapsbas och sociala intranät, samlat i en intuitiv plattform:

• Universell sökning: Med Happeo kan du söka i både ditt wiki-innehåll, Google Drive, OneDrive och SharePoint samtidigt. Det innebär att du kan hitta den information du behöver på några sekunder utan att behöva växla mellan olika appar.

• Socialt samarbete: En undersökning från McKinsey visar att företag kan öka kunskapsarbetarnas produktivitet med 20–25 % genom att använda sociala teknologier. I Happeo sker kommunikationen i kanaler, som är särskilda utrymmen där teamen kan träffas, samarbeta och umgås.

• Anpassade startsidor: Ingen behöver se hela företagets kunskapsbas på en gång. Med Happeo kan du enkelt anpassa din startsida så att den endast visar det innehåll, de kanaler och de widgets som du behöver.

• Hantering av innehållets livscykel: Happeos funktioner för livscykelhantering varnar dig när innehåll blir inaktuellt, så att du kan uppdatera eller ta bort det.

• Djup gå ende arbetsplatsintegrationer: Happeo knyter ihop allt genom djupgående integrationer med populära verktyg som Google Workspace, Microsoft 365och många fler.

• Djupgående analys: Happeos analysfunktioner visar vilka inlägg och sidor som får mest engagemang. Och du behöver inte gissa vilket innehåll dina team vill se: Sökanalyser hjälper dig att upptäcka vanliga frågor så att du kan skapa innehåll för att fylla eventuella kunskapsluckor.

Vill du veta mer om vad Happeo kan göra för din organisation? Boka en kostnadsfri, skräddarsydd demo redan idag .

Vanliga frågor

Vad är en företagswiki?

En företagswiki är en central databas som medarbetarna använder för att lagra, organisera och dela företagets kunskap – till exempel handböcker, projektplaner och processdokumentation. Till skillnad från en formell kunskapsbas byggs och underhålls den gemensamt av medarbetarna istället för av ett särskilt team.

Vad är skillnaden mellan en företagswiki och en kunskapsbas?

En företagswiki växer organiskt i takt med att medarbetarna lägger till och redigerar innehåll, medan en kunskapsbas sammanställs mer medvetet av en liten grupp med fastställda klassificerings- och namngivningsregler. Många moderna verktyg kombinerar båda metoderna i en och samma plattform.

Vilka är de främsta fördelarna med en företagswiki?

En företagswiki förbättrar kunskapsbevarandet, minskar informationssilos, påskyndar introduktionen av nya medarbetare och ökar produktiviteten genom att ge medarbetarna en enda sökbar plats där de kan hitta det de behöver, istället för att behöva fråga kollegor eller söka i olika verktyg.

Vilka är nackdelarna med traditionell wiki-programvara för företag?

Traditionella wikis saknar ofta kraftfulla sökfunktioner, erbjuder ingen användningsanalys och kan innehålla föråldrat eller felaktigt innehåll eftersom vem som helst kan redigera dem utan godkännande. Moderna lösningar hanterar detta med hantering av innehållets livscykel och integrerad sökfunktion.