Het meten van de ROI van het intranet aan de hand van een kosten-batenanalyse

Intranetten bieden bedrijven zowel materiële als immateriële waarde.

Ze helpen de interne communicatie te stroomlijnen, fungeren als centraal knooppunt voor de kennisbank van je organisatie en verminderen de chaos die gepaard gaat met het beheren van communicatie en documenten via meerdere apps en platforms. Maar volgens gegevens van Slack meet slechts 6% van de bedrijven daadwerkelijk de ROI van hun intranet.

Hoewel het meten van de impact en de ROI van een intranet geen exacte wetenschap is, zijn er concrete indicatoren die u kunt volgen om de waarde van de implementatie van een intranet beter te begrijpen. Dit kan op zijn beurt uw IT-team helpen om te pleiten voor meer investeringen in uw intranet, of dat nu betekent dat er meer middelen worden ingezet voor het onderhoud ervan of voor het uitbreiden van de functionaliteiten.

Enquête over de ROI van intranetten

We wilden beter begrijpen waarom onze eigen klanten voor een intranetoplossing hadden gekozen en welke gebruiksscenario's de hoogste ROI opleverden. Daarom hebben we eind 2021 meer dan 235 Happeo-klanten ondervraagd voor ons ROI-onderzoeksrapport.

Bij deze enquête was 46% van de respondenten werkzaam in de IT; de rest was afkomstig uit interne communicatie, marketing, HR, operations en diverse leidinggevende functies.

De respondenten bestonden uit klanten van Happeo in de VS, het VK, Scandinavië en West-Europa, die allen als beheerders van hun eigen Happeo-platform fungeerden.

De vijf belangrijkste gebruiksscenario’s met het hoogste rendement (ROI) waren:

1. Verbeterde centrale communicatie: 96% van de respondenten gaf aan dat Happeo de interne contentervaring had verrijkt, waarbij 53% aangaf dat de snelheid van de interne communicatie was verbeterd.

2. Centralisatie en kennisbeheer: 34% van de klanten gebruikte Happeo om een centrale bron van waarheid op te zetten waarin bedrijfs- en afdelingskennis wordt ondergebracht. Deze bedrijven richten zich op het doorbreken van informatiesilo’s en het behouden van kennis door een informatiearchief te creëren met een duidelijke, doorzoekbare hiërarchie.

3. Gecentraliseerde tools en digitale werkplek: 11% van de respondenten gebruikte Happeo om meerdere communicatietools te vervangen. Het intranet werd een one-stop-shop voor essentiële bedrijfsapps. Het stelde hen ook in staat om sneller toegang te krijgen tot informatie – met behulp van Universal Search – terwijl het gebruik van bestaande tools toenam.

4. Verbondenheid en verbondenheid: 95% van de respondenten gaf aan dat Happeo een gevoel van verbondenheid bevorderde door medewerkers te helpen zich verbonden te voelen met hun bedrijf en collega’s. Door tweerichtingscommunicatie tussen het management en de medewerkers mogelijk te maken, hielp Happeo bij het opbouwen van een cultuur van samenwerking, waardoor managers de inspanningen en bijdragen van medewerkers beter konden erkennen.

5. Datagestuurde communicatie: Ongeveer 7% van de respondenten gebruikte voornamelijk gegevens uit Happeo om hun interne communicatie en de betrokkenheid van medewerkers te verbeteren. Analyses en inzichten hielpen teams om de communicatie te optimaliseren, medewerkers te behouden en de betrokkenheid en het gebruik van content te bevorderen.

Welke ROI-benchmark voor het intranet kan een middelgroot bedrijf verwachten?

Uit een eigen enquête van Happeo onder 235 klanten bleek dat bedrijven na de implementatie van Happeo een gemiddelde stijging van 38% in de productiviteit van hun medewerkers rapporteerden en informatie 65% sneller konden vinden. De snelheid van de implementatie versterkt dat rendement nog verder: 54% van de Happeo-klanten ging binnen de eerste 3 maanden live, en 87% was binnen 6 maanden operationeel — tegenover een gemiddelde implementatietijd voor intranetten in de sector van 1,2 jaar. Een snellere time-to-value betekent dat de bovengenoemde productiviteitswinst maanden eerder begint door te werken dan bij een typische intranetimplementatie.

Hoe u de ROI van een intranet kunt beoordelen met een kosten-batenanalyse

Het meten van de ROI van een advertentiecampagne is relatief eenvoudig (inkomsten en uitgaven). Een cruciaal bedrijfssysteem zoals een intranet is echter veel genuanceerder, omdat er meer variabelen en immateriële factoren meespelen.

Begin bij het beoordelen van de ROI van uw intranet met de basisformule voor ROI. Deel hiervoor de nettowinst door de totale investering en vermenigvuldig dit met 100. Dat ziet er als volgt uit:

ROI = [nettowinst / totale investering] x 100

De kosten van uw intranetsoftware zijn eenvoudig te berekenen, maar de voordelen zijn soms moeilijk te kwantificeren. Om een kosten-batenanalyse uit te voeren, moet u benchmarks vaststellen voor de tastbare voordelen die een intranet oplevert (bijvoorbeeld kostenbesparingen door verhoogde productiviteit). Hier volgen enkele stappen om aan de slag te gaan:

Stel benchmarks vast

Met benchmarkgegevens kunt u productiviteitsproblemen opsporen en uitgangspunten vaststellen voordat uw nieuwe intranet in gebruik wordt genomen. U zult uw medewerkers bij dit proces moeten betrekken. Hieronder vindt u een lijst met te evalueren indicatoren per categorie:

• Productiviteit – Tijd besteed aan het voltooien van taken, het zoeken naar informatie, het reageren op verzoeken en het uitvoeren van repetitief of dubbel werk.
  
  
• Samenwerking en betrokkenheid – Deelname aan forums, het maken, bewerken en delen van documenten, en reacties, likes of shares op taken, discussiethreads en opdrachten.
  
  
• Communicatie – E-mailgebruik en het volgen van bedrijfsnieuws.
  
  
• Verzoeken en ondersteuning – Verzoeken bij de IT-helpdesk en HR-tickets.

Koppel elke benchmark aan de gemiddelde tijd die nodig is om deze te voltooien; zo kom je tot een geldwaarde. Stel bijvoorbeeld dat je medewerkers ongeveer 2,6 uur per dag (13 uur per week) besteden aan het versturen en controleren van e-mail. Een intranet en kennisbank kunnen deze tijd verkorten doordat het niet langer nodig is om e-mails te doorzoeken en individuele vragen te beantwoorden. Als het intranet elke medewerker 6 uur per week bespaart, komt dat neer op een totaal van 24 uur per maand. Voor een medewerker die het equivalent van $ 25 per uur verdient, komt dat neer op $ 600 per maand (per medewerker!).

Zodra u over uw benchmarkgegevens beschikt, kunt u deze ongeveer 3-6 maanden nadat het intranet in gebruik is genomen opnieuw bekijken. Dit helpt u te begrijpen waar (en hoe) medewerkers tijd besparen, wat direct kan worden gekoppeld aan het rendement op de investering (ROI).

Bereken de directe kosten

Het meten van de directe kosten is een van de meest eenvoudige manieren om de ROI van uw intranet te beoordelen. Hieronder vallen bijvoorbeeld de kostenbesparingen op papier en afdrukken, omdat u documenten nu in de cloud opslaat.

U moet ook eventuele bijkomende kosten meten, zoals opleidingen voor medewerkers of het opzetten van het intranet zelf. Houd bij het berekenen van de totalen rekening met abonnementskosten, advieskosten en administratieve kosten. Deze investeringen — zowel eenmalige als doorlopende — zijn belangrijk om mee te nemen bij het bepalen van de totale ROI van uw bedrijf.

Wijs waarden toe aan productiviteitswinsten

Als onderdeel van uw ROI-formule voor het intranet raden wij u aan waarden toe te kennen aan productiviteitswinst. Enkele te meten waarden zijn onder meer:

• Minder tijd besteden aan het checken van e-mail
• Informatie sneller vinden
• Minder verzoeken aan de IT-helpdesk
• Snellere reacties op vragen van klanten
• Snellere inwerking van nieuwe medewerkers
• Toegang tot vakspecialisten

Zodra u in kaart heeft gebracht hoeveel tijd er verloren gaat aan verschillende taken en processen, kunt u zich gaan richten op het automatiseren of elimineren ervan.

Houd bij het meten van de productiviteit zoveel mogelijk statistieken bij, zodat u een totaalbeeld krijgt van waar uw medewerkers hun tijd aan besteden en hoe het intranet hen kan helpen productiever te zijn.

Meet de infrastructuurkosten

Het onderhoud van de infrastructuur voor het beheer van een intranet kost geld, vooral als u gebruikmaakt van servers op locatie. Als u overstapt naar de cloud, kunt u profiteren van schaalvoordelen en betaalt u alleen voor de resources die u nodig hebt. Enkele interne kosten die verband houden met servers op locatie zijn onder meer:

• Geheugen
• Opslag
• Softwarelicenties
• Beveiliging
• Speciale training voor webapplicaties
• Toepassingsontwikkeling
• IT-medewerkers voor het uitvoeren van updates

Aanbieders van cloudgebaseerde intranetten zorgen doorgaans voor de beveiliging, updates, upgrades en ondersteuning.

Waarde-retentiepercentages

Het behouden van medewerkers is veel kosteneffectiever dan het vervangen ervan (het vervangen van een medewerker die vertrekt, kan 1 tot 2 keer het salaris van die medewerker kosten). Een intranet helpt bij het behouden van medewerkers door het voor hen gemakkelijker te maken de informatie en middelen te vinden, te delen en te gebruiken die ze nodig hebben. Dit helpt burn-out te verminderen en de werknemerservaring te verbeteren.

In een recent onderzoek van MetLife gaven 2 op de 5 werknemers aan dat het delen van kennis sinds de pandemie moeilijker is geworden, en ongeveer de helft zei dat ze buiten de normale werktijden werken. Om werknemers te behouden, moeten ze de tools krijgen die ze nodig hebben om hun tijd effectief te beheren en de communicatie te vergemakkelijken.

Om te berekenen in hoeverre een intranet het personeelsbehoud verbetert, kunt u:

• De tevredenheid van werknemers meten vóór en na de implementatie van een intranet
• Exitgesprekken voeren om inzicht te krijgen in de knelpunten van werknemers
• De directe kosten van het vervangen van een medewerker analyseren (bijv. wervingskosten, opleiding, apparatuur, enz.)

Evalueer de kosten voor het inwerken van nieuwe medewerkers

Intranetten kunnen de inwerkperiode van medewerkers versnellen door nieuwe medewerkers te helpen snel de benodigde materialen te vinden. Ze stellen hen ook in staat contact te leggen met mentoren en belangrijke teamleden en zich vollediger te verbinden met de bedrijfscultuur.

Een goed ontworpen intranet maakt het voor medewerkers gemakkelijker om de benodigde informatie te vinden wanneer ze die nodig hebben. Dit kan frustratie helpen verminderen en het personeelsbehoud verbeteren.

Let bij het beoordelen van de manier waarop een intranet de inwerkkosten verlaagt op het volgende:

• Hoe lang het doorgaans duurt om een nieuwe medewerker in te werken
• Het percentage nieuwe medewerkers dat binnen de eerste 3 tot 6 maanden vertrekt
• De totale kosten van de inwerkperiode

Vergelijk deze cijfers met en zonder het intranet om te meten in hoeverre het intranet de inwerkkosten verlaagt.

Casestudies over de ROI van het intranet

Hieronder volgen drie samenvattingen van casestudy's die aantonen hoe intranetten een positieve ROI kunnen opleveren voor bedrijven van elke omvang en elk type:

Casestudy #1

Doctolib, een snelgroeiende start-up in de gezondheidszorg in Europa, gebruikte Happeo om te integreren met Google Workspace en creëerde zo één enkele, doorzoekbare bron van waarheid voor al hun documenten en informatie. Ze integreerden ook Slack en sociale kanalen, wat de betrokkenheid van de medewerkers verbeterde en hen in staat stelt hun interne communicatie te blijven opschalen naarmate hun teams groeien.

“We hebben Happeo nodig omdat we razendsnel groeien. Het is geen lineaire groei. Het is een exponentiële groei in termen van mensen en ideeën, dus we hebben een plek nodig om onze steeds groter wordende kennis te bundelen.”

Casestudy #2

State Auto, een eeuwenoude Amerikaanse verzekeringsmaatschappij, had behoefte aan een flexibel intranet om de interne communicatie te stroomlijnen en te vergemakkelijken. Happeo hielp hen de overstap te maken naar een volledig op afstand werkend personeelsbestand, de productiviteit te verbeteren door het e-mailverkeer te verminderen en snelle toegang tot informatie en collega’s mogelijk te maken via een mobiele app. Teamleden konden beter contact maken met elkaar — en met de informatie die ze nodig hadden om hun werk te doen.

State Auto profiteerde ook van de geavanceerde analysefuncties van Happeo, die inzicht gaven in wat medewerkers zochten en het senior management inzicht boden in hoe teamleden met het systeem omgaan.

Casestudy #3

ActivTrak, een cloudgebaseerd platform voor personeelsanalyse, wilde afstappen van Slack, zijn kennisbank centraliseren en de bedrijfscultuur en betrokkenheid van zijn medewerkers op afstand bevorderen. Daarnaast moest het onboardingproces worden gestroomlijnd, vooral omdat het personeelsbestand snel groeit.

ActivTrak gebruikte Happeo om al hun informatie te bundelen in één doorzoekbare database en koppelde deze aan hun HR-systeem. Hierdoor konden ze HR-taken automatiseren, zoals het bijwerken van het voortdurend veranderende organigram. Daarnaast creëerden ze teamhubs die waren afgestemd op de afzonderlijke afdelingen.

Hoe de ROI van een intranetsysteem te verhogen

Het is belangrijk om een systeem te kiezen dat in hoge mate aanpasbaar is. Om het maximale uit je intranet te halen — en de hoogste ROI te behalen — moet je proactief nadenken over hoe een bepaald platform je bestaande technologie en processen ondersteunt en hiermee integreert. Hier volgen enkele tips:

Vraag een live demo aan

Met een demo kunt u de functionaliteit van het platform in realtime ervaren. Het is een kans om te controleren of het alles kan wat u nodig hebt en om een indruk te krijgen van de gebruikerservaring. Ook kunt u de verkoper specifieke vragen stellen over of de functionaliteit van de tool aansluit bij de behoeften van uw bedrijf.

Dit is een risicovrije manier om verschillende oplossingen volledig te begrijpen en met elkaar te vergelijken. Aan de hand van onze uitgebreide lijst met vragen voor een demogesprek kunt u onderwerpen als functies, onboarding, gebruikerservaring, prijzen, integraties, beveiliging, ondersteuning en klantbeoordelingen aan de orde stellen.

Versnel de implementatie

Het kiezen van een platform dat u snel kunt implementeren, is een van de beste manieren om het rendement op uw intranetinvestering te verhogen. De gemiddelde implementatietijd van een intranet bedraagt 1,2 jaar, wat betekent dat u pas na meer dan een jaar rendement op uw investering ziet.

Happeo kan al binnen 6 tot 8 weken worden opgezet, waardoor u veel sneller de vruchten van uw investering plukt. Het betekent ook dat uw medewerkers — ongeacht waar ze zich bevinden — direct kunnen beginnen met samenwerken en bijdragen aan de kennisbank van het bedrijf.

Kies het juiste abonnement

Een gehoste oplossing zoals die van Happeo is schaalbaar, wat betekent dat u een abonnement kunt afsluiten dat alleen de functies bevat die u absoluut nodig hebt. U haalt meer waarde uit uw investering door dure extra's en functies die u niet zult gebruiken te vermijden.

Bekijk de verschillende beschikbare abonnementen goed en vraag naar integratiemogelijkheden met je intranet. Je intranet moet (eenvoudig) kunnen worden geïntegreerd met de tools die je al gebruikt, zoals Google Workspace, Microsoft 365 of Zoom.

Realiseer een snellere ROI met Happeo

Het kiezen van het juiste intranetplatform is cruciaal voor het realiseren van een snelle ROI. Happeo voldoet aan alle eisen op het gebied van functies, aanpassingsmogelijkheden, integraties en schaalbaarheid. Wij werken samen met bedrijven van elke omvang in tal van verschillende sectoren en kunnen u helpen om in een mum van tijd georganiseerd en productiever te worden. Vraag vandaag nog een offerte aan voor uw schaalbare Happeo-intranet.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken je eigenlijk de ROI van een intranet?

Begin met de basisformule — nettowinst gedeeld door de totale investering, vermenigvuldigd met 100 — en stel vervolgens vóór de implementatie productiviteitsbenchmarks vast, zodat je 3 tot 6 maanden later iets hebt om mee te vergelijken. Combineer de directe kosten (abonnementen, training, infrastructuur) met meetbare productiviteitswinsten, zoals minder tijd die wordt besteed aan e-mail of het zoeken naar informatie, om een volledig beeld te krijgen.

Welke ROI-benchmark kan een middelgroot bedrijf realistisch gezien verwachten?

Uit Happeo’s eigen klantenenquête bleek dat bedrijven na de implementatie een gemiddelde stijging van 38% in de productiviteit van hun medewerkers rapporteerden en informatie 65% sneller konden vinden. Een snellere implementatie versterkt dat rendement nog verder — de meeste klanten gaan binnen 3 tot 6 maanden live, terwijl de gemiddelde implementatietijd in de sector 1,2 jaar bedraagt, wat betekent dat de productiviteitswinst al maanden eerder begint door te werken.

Welke invloed heeft een intranet op het behoud van medewerkers en de kosten voor het inwerken van nieuwe medewerkers?

Het vervangen van een medewerker kost doorgaans 1 tot 2 keer zijn of haar salaris, en een intranet helpt die kosten te verlagen door het voor mensen gemakkelijker te maken informatie te vinden en contact te leggen met collega’s, wat burn-out vermindert en de dagelijkse werkervaring verbetert. Om het effect te meten, vergelijkt u de inwerkperiode, het verloop in de eerste zes maanden en de totale inwerkkosten vóór en na de implementatie.

Wat is de snelste manier om het rendement op investering (ROI) van een bestaand of nieuw intranet te verhogen?

Geef prioriteit aan een snelle implementatietermijn, want een platform waarvan de implementatie meer dan een jaar in beslag neemt, vertraagt uw rendement met precies diezelfde tijd. Door een abonnement te kiezen dat is afgestemd op wat u daadwerkelijk nodig hebt – in plaats van te betalen voor ongebruikte extra's – en ervoor te zorgen dat het platform naadloos integreert met de tools die u al gebruikt, vergroot u het rendement nog verder.